Docstoc

Melakukan Prosedur Adm

Document Sample
Melakukan Prosedur Adm Powered By Docstoc
					     MELAKUKAN
PROSEDUR ADMINISTRASI
    ADM.PK02.007.01
Standar Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi

Kompetensi Dasar   : 1. Proses dokumen-dokumen kantor
                     2. Melakukan Surat-menyurat
                     3. Mengurus/Menjaga Sistem Dokumen
    PROSES DOKUMEN DOKUMEN
            KANTOR

1. Dokumen kantor diproses sesuai dengan
   prosedur perusahaan dengan batas waktu.

2. Peralatan kantor dipakai secara benar
   untuk memproses dokumen

3. Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi
   secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan,
   sesuai dengan prosedur perusahaan
         TUJUAN PEMBELAJARAN

           Kompetensi Dasar 1
     Proses dokumen-dokumen kantor

1.   Siswa dapat mengetahui jenis-jenis dokumen

2.   Siswa dapat menyebutkan kan bagian-bagian surat
     dengan responsif


3.   Siswa dapat membedakan bentuk-bentuk surat.
         TUJUAN PEMBELAJARAN

            Kompetensi Dasar 2
         Melakukan Surat-menyurat

1.   Siswa dapat Menggunakan tata bahasa dalam surat
     menyurat sesuai dengan kaidah

2.   Siswa dapat membedakan surat dinas, niaga, dan
     surat pribadi
         TUJUAN PEMBELAJARAN

           Kompetensi Dasar 3
     Proses dokumen-dokumen kantor

1.   Siswa dapat menjelaskan sistim indeks

2.   Siswa dapat mengindeks nama orang dan
     perusahaan sesuai peraturan yang berlaku
DOCUMENT ?
DOCUMENT ?
DOCUMENT ?
DOCUMENT ?
      PENGERTIAN DOKUMEN
1.Kamus Bahasa Indonesia
  Diartikan sebagai “sesuatu yang tertulis atau
 tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti
 atau keterangan”


2.Kamus Bahasa Inggris Webster
 Diartikan sebagaia “sesuatu yang tertulis atau
 tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti
 atau keterangan”
3. Ensiklopedi Administrasi
   Warkat asli yang digunakan sebagai alat pem-
   buktian atau sebagai alat untuk mendukung
   suatu keterangan


4. Ensiklopedi umum
  Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan
  rekaman tertulis atau terrcetak yang dapat
  memberikan keterangan
5. Kamus Kepegawaian
   a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun
      tidak tercetak
   b. Segala benda yang mempunyai keterangan-
      ketterangan dipilih untuk dikumpulkan,
      disusun, disediakan, atau untuk disebarkan

Kesimpulan:
Pengertian dokumen sangat luas, mencakup segala macam
  benda yang dapat memberikan ketrangan, tidak terbatas
  pada yang tertulis dan tercetak, tetapi juga termasuk
  benda yang mempunyai nilai sejarah seperti candi, arca,
  alat perkakas, mata uang kuno dan sebagainya
       JENIS-JENIS DOKUMEN


• Dilihat dari segi si pemakai
  a. Dokumen Pribadi, yang menyangkut kepentingan
     perorangan; KTP, SIM, Ijazah dan sebagainya
  b. Dokumen Niaga; Cek, Packing list, Kwitansi dsb.
  c. Dokumen Sejarah; Fosil, Tugu, Naskah Proklamasi
  d. Dokumen Pemerintah, Berisi informasi tentang
     ketatanegaraan suatu pemerintahan; Keppres dan
     Undang-Undang.
2. Dilihat dari segi Fungsinya
A. Dokumen Dinamis, yang digunakan secara langsung da-
   lam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
   a. Dinamis aktif; Dipakai secara terus-menerus dalam
      dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
   b. Dokumen semi aktif; Penggunaannya sudah menurun
   c. Dokumen In aktif, Sudah jarang digunakan

B. Dokumen Statis; Dokumen yang tidak secara
   langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor
3. Dilihat dari segi Bentuk Fisiknya
  a. Dokumen Korporal; berupa benda sejarah, seperti
     arca, patung, pakaian tradisional, uang logam
     kuno, candi dsb. Biasa menjadi koleksi musium

  b. Dokumen literal; dokumen yang dicetak, ditulis di-
     rekam dan digambar; buku, surat kabar, majalah
     film, micro film, pita kaset. Biasa jadi koleksi per-
     pustakaan

  c. Dokumen rivat; berupa arsip, surat, laporan dsb.;
     Biasa dikelola dalam kegiatan kearsipan
MACAM-MACAM DOKUMEN



                Document




                                   Environment and
   User point   Functional Point
                                    Physical Point
    of View         Of View
                                       Of View
KINDS OF DOCUMENT



                     User Point
                       of View




  Individual   Business     Government   Historical
  Document     Document      Document    Document
               Macam-macam
                  Dokumen
                                                        Dilihat dari segi
                                                             Fungsi



                        Dynamic Document                                    Static Document




Active Dynamic Document                Semi Active Document




   In active document
KINDS OF DOCUMENT


                Environment and
                 Physical Pont
                     Of View




     Corporal       Literal         Privat
     Document      Document       Document
   RUANG LINGKUP DOKUMENTASI

1. Dokumentasi Literer
   Meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini meru-
   kan kegiatan mengumpul buku, majalah, koran, bahan
   pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu
   agar pengunjung mudah mencari bahan yang
   diperlukan
2. Dokumentasi Korporil
   Meliputi bidang permusiuman. Dokumentasi ini
   meliputi kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-
   tulisan kuno, arca dan benda kuno yang disusun
   berdasarkan sistem tertentu
3. Dokumentasi Privat meliputi bidaing kearsipan,
   berupa kegiatan mengumpulkan warkat arsip dan
   atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan
   disimpan menurut sistem tertentu agar bla diper-
   lukan mudah ditemukan.

  Salah satu kegiatan dalam proses dokumentasi
  adalah pengumpulan.
  Berikut di bawah ini merupakan salah satu
  formulir sebagai alat bantu pencatatan penerimaan
  dokumen dalam bentuk buku:
Salah satu kegiatan dalam proses dokumentasi
              adalah pengumpulan.
   Berikut di bawah ini merupakan salah satu
     formulir sebagai alat bantu pencatatan
   penerimaan dokumen dalam bentuk buku:
No     Tanggal                         Kota     Tahun               Cara
Urut             Judul   Pengarang   Penerbit   Terbit   Jumlah   Perolehan   Ket.
DOKUMEN KANTOR
   ( SURAT )
 DOKUMEN KANTOR (SURAT)



Dokumen yang dikelola dalam kantor
lebih banyak termasuk dalam jenis
surat, seperti memo, lembar pesan
telepon, e-mail, laporan dan
sebagainya. Oleh karena itu dalam
kegiatan proses dokumen, sangat
penting mengetahui tentang dasar-
dasar surat-menyurat.
 DOKUMEN KANTOR ( SURAT )




 Surat Sebagai Dokumen Kantor,
diciptakan melalui sebuah Proses dan
         prosedur yang jelas,
     Mulai surat itu dirancang
   sampai surat itu siap dikirimkan
    PROSES PENANGANAN SURAT



               DICATAT        DIPROSES       DISIMPAN/FILE
SURAT MASUK


                                                DIJAWAB


                                                DIBUAT
 DITANDA       DICETAK        DIPERIKSA          DRAP
 TANGAN                                         KONSEP


              DISIMPAN/FILE

                              SURAT KELUAR
               DIKIRIM
PENGERTIAN SURAT
Indonesian Encyclopedy WJS Poerwadarminta

”is a written letter”,
”is a tool to inform something writtenly”.

Drs. E. Martono


Letter is only a piece of paper which is
written about news, but as tool of
comunication for an individual or a group
1.Definition verbal expression; literal
  statement      or   meaning;   exact
  signification requirement
2.A written or printed communication;
  a message expressed in intelligiblee
  character on something adapted to
  conveyance, as paper, parchment,
  etc.;
In simply a letter is a tool
which is used to inform
news/ message from a
writer / seder to receiver
2. The Function of Letter

1.   As a representative
2.   As Written evidence
3.   As a guide to do
4.   As a Reminder
5.   As a Organization progress barometer
6.   As a Historical Document
                  LETTER CLASSIFICATION



                                                            URGENSI
IN EXIST             USER               SIFAT             PENYELESAIAN

Covvered Letter    Private Letter    Common Letter         Urgent Letter
  Post Card
                  Official Letter

    Telex                           Confidential letter     Semi U.L
                  Business letter
  Teleghram
                   Social letter    Stricly Comf. L.      Common Letter
  Faxsimile

Memo & Nota

 As Evidence
PERLENGKAPAN SURAT




    Bisnis Manajemen
 LETTER EQUIPMENT

1. Jenis-jenis kertas
2. Ukuran Kertas
3. Macam-macam lipatan
   surat
4. Macam-macam amplop
KIND OF PAPER



1. Kertas Union Skin
2. Kertas HVS
3. Kertas Doorslag (tipis, bisa untuk tindasan
4. Kertas Stensil ( bisa untuk penggandaan dalam
   jumlah banyak)




                                   Bisnis dan Manajemen
SIZE OF PAPER

1.   21 x 23 cm     (204 x 330 mm)   =       Folio
2.   21 x 28 cm     (204 x 254 mm)   =       Kwarto
3.   21 x 28 cm     (204 x 165 mm)   =       Sixmo
4.   21 x 28 cm     (204 x 127 mm)   =       Oktavo
5.   21 x 28 cm     (204 x 127 mm)   =       Memo
6.   21 x 29,7 cm (210 x 297 mm)     =       A4
7.   21 x 14,8 cm (210 x 148 mm)     =       A5
8.   10,5 x 14,8 cm (105 x 148 mm)   =       A6




                                         Bisnis dan Manajemen
TYPE OF BENDING LETTER




                  Bisnis dan Manajemen
KIND OF COVER LETTER




                  Bisnis dan Manajemen
kind OF ENVELOPE




              Bisnis dan Manajemen
Part of Letter

   Bisnis Manajemen
     BAGIAN-BAGIAN SURAT
 1. Letterhead/Heading
 2. Date line
 3. Number of letter
 4. Inside Address
 5. Attention Line
 6. Greeting/Solutation
 7. Subject line
 8. Body of the Letter
 9. Complimentary Close
10. Signature
11. Attachment
12. Reference line / initial
13. Additional information
    (Enclosure,Carbon copies)
                                Bisnis dan Manajemen
                    HADING/LETTERHEAD




RERERENCE                               DATE LINE
LINE


    INSEDE
   ADDRESS


ATTENTION LINE

 SOLUTATION

                        SUBJECT LINE




                 BODI OF THE LETTER

                                   COMPLIMENTARY CLOSE




                                        SIGNATURE
   ENCLOSURE
     Kind of From the
     Letter
1.   Block Format
2.   Modified Block Format
3.   Modified Semi Block Format
4.   Simplified Format
5.   Indented Style
6.   Hanging Faragraph Style
7.   Official Style
8.   New Official Style



                                  Bisnis dan Manajemen
             BLOCK FORMAT                                         MODIFIED BLOCK F



                                                                                  ============
                                                                              ===================
                      ===========
                  ==================                                               ==========
                      ==========                                -------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------   ==========                        ============
===========
========

                                                                ===========
                                                                ==============
===========                                                     =========
===============
=========                                                                        ===============
===: =========                                                  ========
==========,                                                     ====================================
====================================                            ====================================
===================================                             ============================
===========================
                                                                ====================================
====================================                            ====================================
====================================                            ====================================
====================================                            ====================================
====================================                            ==============================

===================================                             ====================================
=============================                                   =================================
                                                                                                  =============
=============                                                                                     ===============
========

                                                                                                  ===========
=========                                                                                         =======
=====
                                                                =====: =====
                                                                ===/===
                Semi block                                                                  INDENTED



                    ============                                                      ============
                  =================                                                 =================
                      ========                                                          ========
---------------------------------------------------------------   ---------------------------------------------------------------
==========                        ===============                 ==========                        ===============



==========                                                        ==========
==============                                                        ==============
============                                                              ============
             ======== : ============                                           ======== : ============
==========                                                        ==========
    ===============================8                                  ===============================8
============================                                      ============================
    ================================                                  ================================
====================================                              ====================================
====================================                              ====================================
================================                                  ================================
    =================================                                 =================================
==============================                                    ==============================
                    ==============                                                    ==============


                                  ===========
                                  ==========                                                        ===========
                                                                                                    ==========
  Hangging paragrafh

                        ============
                    =================== ( 1 ) )
                         ==========
      -------------------------------------------------------------
      ========== ( 2 )                  ============ ( 3 ))



      ===========
      ============== ( 4 ))
      =========
                       =============== (5))
    ======== (6 ))
    ====================================
(7)    =================================
       ========================
      ====================================
         =================================
(8)      =================================
         =================================
         ======================
      ====================================
(9)      ============================
                                      ============= (1))
                                  (11 ===============

                                         =========== ( 11 )
                             ( 12 )     )=======

      =====: ===== ( 13 ))
      ===/=== ( ( 14 )




                                                                      Bisnis dan Manajemen
                    HADING/LETTERHEAD




RERERENCE                               DATE LINE
LINE


    INSEDE
   ADDRESS


ATTENTION LINE

 SOLUTATION

                        SUBJECT LINE




                 BODI OF THE LETTER

                                   COMPLIMENTARY CLOSE




                                        SIGNATURE
   ENCLOSURE
  MELAKUKAN
SURAT MENYURAT


   Bisnis Manajemen
      TUJUAN PEMBELAJARAN


           Kompetensi Dasar 2
        Melakukan Surat-menyurat

1.   Siswa dapat Menggunakan tata bahasa
     dalam surat menyurat sesuai dengan
     kaidah

2.   Siswa dapat membedakan surat dinas,
     niaga, dan surat pribadi
       BAHASA SURAT
BAHASA SURAT DINAS DAN NIAGA
Seorang penulis surat harus mengguna-
 menggunakan susunan kalimat dengan
 pilihan kata dan ejaan serta tanda baca
 yang sesuai dengan kaidah bahasa
 indonesia yang baik dan benar.

Nada surat harus simpatik, sopan, menarik,
 luwes tapi lugas dan tidak memakai kata
 yang kurang tepat, bermakna ganda
Sebuah surat khususnya business letter harus
    memiliki sifat-sifat berikut:
1. Jelas (clear)
    - Kepada siapa surat ditujukan
    - Dari siapa surat itu berasal
    - Isi yang dimaksudkan
    - Kata-kata atau kalimatnya, tulisan
       atau ketikannya
2. Singkat (consice)
   - tidak bertele-tele
   - tidak menggunakan kalimat panjang atau
     berlebihan, pendek dan tegas
3. Lengkap (complete)
   - Mengandung semua informasi yang dibutuhkan
4. Bernada sopan (courteous)
   - Bijak dalam mengemukakan kehendak dan
     tidak meremehkan orang lain.
5. Benar (correct)
   - Benar dan baik dalam pemilihan bahasanya
     serta berisi informasi yang benar
6. Bersih (clear)
   - Menggunakan kertas yang baik dan bersih
7. Hati-hati (careful)
   - Diketik hati-hati agar rapih, bersih dan tidak
     salah
Pembukaan, Isi dan Penutup Surat


a. Pembuka Surat
   1). Dalam menulis pembuka, hindari bahasa resmi
       seperti:
    “In reply to your letter…….” atau
    “We are in receipt of your letter.

   Gunakan kata-kata penggantinya yang tidak resmi
   seperti:

  “Thank you for your letter….”
  “We are glad to send you…..”
  “We appreciate your notifying us that…”
2). Jika dibutuhkan, tulis kata-kata yang mengandung
    rasa simpati atau ucapan maaf kepada pembaca.
   “We are sorry to learn that……..”
   “We regert we are not able to…..”
   “Pleace accept our apologies for…”

3). Jangan menuliskan keputusan menolak pada
  pembukaan kalimat. Jika anda harus mengatakan
  “tidak”, tulislah pada kalimat berikutnya.
*Jangan menulis seperti:
  “We regret to inform you that your suggestion is not
  acceptable”
* Tapi Tulislah:
“ We appreciate the suggestion you made but we are not
  possible to take it”
“We have carrefully considered your suggestion but…..”
b. Isi Surat
   1). Isi alinea biasanya lebih panjang dibanding pem-
       buka dan penutup, tetapi hindari alinea yang
       berisi lebih dari sepuluh atau dua belas baris.
   2). Susunlah ide-ide dengan logis dan konsisten, mi-
       salnya dengan cara kronologis atau berdasarkan
       kepentingannya
   3). Jika terdapat banyak informasi yang mesti
       disampaikan, susun dan beri nomor agar
       memudahkan pembaca dan menghemat tempat
   4). Jika informasinya singkat, tambahkanlah
       beberapa kata yang menarik pada awal atau
       akhir kalimat.
c. Akhir Surat
   1). Untuk mengakhiri surat dengan kata-kata formal
       tidak begitu penting. Berhenti setelah informasi
       yang diperlukan sudah tersampaian
   2). Dalam banyak hal, hidari penggunaan frase;
            “Hoping this is satisfactory, I remain”
       Jika itu saja yang ingin anda utarakan maka
       akan lebih baik seperti ini:
            “ I hope this is satisfactory”
    3). Bagian akhir surat merupakan bagian paling
        tepat untuk menyampaikan apa yang pembuat
        surat inginkan. Nada yang akan disampaikan
       dapat lembut dapat juga kuat,
        “If you will give me a call, we can arrange a
         mutually satisfactory date” : (lembut)
        “Please return the card at your convenience”
        (kuat)
4). Selain bagian akhir surat untuk memperoleh kesan
    dari si pembaca. Bagian akhir juga dapat
    digunakan untuk menyampaikan niat baik.
         “We appreciate writing to us”
         “Thank you for giving us the opportunity to
           service you”
         “We will most certainly keep you in mind”

5). Jika terjadi kesalahan, cobalah meluruskannya
    dengan ungkapan seperti berikut, asalkan jangan
    sudah dibuat sebelumnya.
       “Thank you so much for your patience”
       “We are sorry for the inconvenience caused
         you”
       “Please accept you sincerele apologies
     Pemilihan Kata dan Susunan
               Kalimat
Dalam surat niaga, ada beberapa hal yang perlu
diparhatikan.
A. Gunakanlah kata “I”, “We” dan “You” untuk
   membuat sebuat surat terkesan akrab dan menarik
   tetapi jangan digunakan berulang-ulang.
            Resmi                      Akrab
Pleas communicate with    Please write to me
The undersigned

As requested              As you requested

It is believed            We believe

This pamplet deals with   You will find this pamplet
Estate probems            helful in dealinlg with estate
                          problems.
b. Gunakan kata-kata yang menarik sebanyak mungkin:
   Thank you    pleasure     benefit     glad
   please       service      considerate happy
   appreciate   promptly     generous     dellighted

c. Hindari kata-kata atau frase yang sering digunakan
   (klise) sehingga menghilangkan ciri khas.

               Klise                           Wajar

  We wish to acknowledge            We have received tour recent
  receipt of you letter of recent   Letter
  date
  Please be advised that this       This charge was made by the
  charge was made by the            collecting agency.
  collecting agent.
c. Susunlah ungkapan negatif menjadi positif.

            Negatif                            Positif
I cannot send you the             I shall be glad to send you
information because you           the information as soon as
failed to give the account        you give us your account
number

We hope there will be no          We are trying hard to get
further delay in shipping your    your order to you promptly
order

Its is against our policy to sell It is our policy to sell only
direct to cnsumer.                through retailers
f. Lihatlah kemampuan pembaca, dan jangan
   menggunakan bahasa yang terlalu teknis:

         Teknis                     Mudah
Will you please           Will you sign the blue slip
acnowledge payment by     accompanying the check and
receiving and returning   return to us as our receipt
to us the voucher
accompanying the check
            Enquiry Letter

Enquiry Letter adalah surat yang dibuat untuk
  mendapatkan informasi tentang: mutu,
  harga barang, potongan harga, cara
  pembayaran dan waktu pengiriman barang.

Contoh 1. Meminta katalog dan daftar harga;
Dear Sirs,
We are interested in buying office equipment
  and would be pleased to receive your lates
  catalogue and price list.
                            Yours faithfully,
       Kalimat-kalimat yang perlu
    disampaikan dalam inquiry letter;

a. Kalimat pembuka
   * Your name has been given to us by the British
     Chamber of Commerce Hamburg…..
   * We saw your products demonstrated at the Hannover
     Fairearlier this year, and would like to know
     whether…

b. Kalimlat-kalimat lanjutan tentang kondisi pasar:
   * here is high demand here for high-quality sport shirts
     of the type you manufacture.
   * You can count on a brisk turnover if prices are
     competitive and deliveries prompt.
c. Kalimat-kalimat meminta informasi
• Will you please send us your catalogue and price list
   for……
• Will you please quote prices c.i.f. Amsterdam for the
   following items in the quantity stated…..
• We are interested in your items of payment and in
   discount offered for regular purchases and large
   orders.

d. Kalimat-kalimat Penutup:
• We are looking forward to hearing from you.
• We would appreciate a prompt answer.
• Since our customers are pressing us on quotation,
   we hope you will be able to make us an offer within
   a week from today’s date.
Contoh 2

 Menanyakan informasi tentang katalog, dafatar
   harga, cara pembayaran dan tanggal pengiriman;

 Dear Sirs,
                  Re: Verdi Mens Shoes
 We have seen some of your exellent shoes products
  exhibited at Jakarta Fair and as we are interested
  in your Verdi Men’s Shoes, we should like to know
  whether you can let us have your catalogue and
  price list and tell us your terms of business and
  delivery date.

 We should appreciate your prompt reply.

                               Yours faithfully,
              Reflies to Inquiry:

a. Mengucapkan terima kasuh atas surat Enquiry
   yang dikirimkannya
b. Berikan informasi yang diminta; katalog, daftar
   harga, tanggal pengiriman dan sebagainya
c. Erikan informasi tambahan jika perlu
d. Tutuplah surat dengan kata-kata yang merangsang
   untuk memesan.

Kalimat-kalimat yang perlu diterapkan dalam surat ini:
Membuka kalimat balawan enquiry:
a. Many thanks for your enquiry of………
b. We are pleased to hare your enquiry about……
c. We thank you for your letter of 6th Januari in whichy
   you enquire about…..
d. In reply to your enquiry of 8 August we are
   enclosing…….
e. Replying to your enquiry of 2 June……
Dear Sirs,

Thank you for your enquiry of 15th January and we
haveleasure in enclosing a copy of our latest
catalogue and price list.
                             Yours truly,
Dear Sirs,
                 Our Verdi Men’s Shoes
      Thank you for your enquiry letter of 15th March,
  1987 asking catalogue and price list of our men’s
  shoes. We have pleasure in sending you under
  separate cover our illustrated catalogue which gives
  you full particulars of our Men’s shoes together with
  prices.
      We let you know that for order 10 pairs and
  more we shall allow you a discount of 5%
      We hope you will find our prices and terms
  satisfactory and look forward to hearing from you
  soon.
                                 Yours fithfully,
Dear Sirs,
              Re 200 Kitchen Cupboards
We are very pleased to have your letter of 5th. May,
 1987 requesting quotation for our teak-wood
 kitchen cupboards, and are sending you herewith
 the pricelist requested. We also enclose details of
 our terms and conditions of sale.
We will assure you that the kitchen cupboards you
 mentioned in the letter can be delivered in
 accordance with the delivery dates you requested.
We are also sending you descriptive brochures of our
 furniture products, and hope you will find our prices,
 terms and quality satisfactory and look forward to
 receiving your order in the near future.
                                Yours Faithfully,
                Order Letter

Order with Post – Card
                              115 Jl. Sukaamanah V
                                  Jakarta

                                28 September, 1995
Please supply the following items:

10 “SAUKI” filing cabinet     @ Rp 600.000,-
 8 “ROJI” filing cabinet      @ Rp 450.000,-
 5 “ITTOH” safes GS 87        @ Rp 700.000,-

Delivery    : Prompt
Terms       : As usual        Monier Trade Ltd.

                              Agus Suharto
  Order dan menanyakan tanggal kirim

Dear Sirs,

  In reply to your letter of 2nd October 1982 with
  samples and price list, for which we thank you, we
  would ask you to send us as soon as possible:

  12 Doz Serang Siver Tea Spoon No. 27
  10 Doz Serang Dinner Kaives No. 73
   6 Doz Serang Silver Cups and Saucers

  Would you let us know when the articles could be
  despatched.
                             Best Regards
                             For Duran & Co. Ltd.
              Complaint Letter

a. Keterlambatan:
 Dear Sirs,
 On 5th August:1992, we ordered 100 copies of secretarial
 Practice, a book by Drs. E. Martono and enclosed a cheque
 for Rp 1000.000,- in payment of them.

 As we requested, this book was needed for the college
 session beginning 10th August 1992, but the books did not
 arrive on time.

 We would be glad if you look into the matter and let us
 know when the books will arrive at our address.

                                         Yours faithfully,
b. Kerusakan barang
   Dear Sirs,
   Refering to our order No. 266, we regret to inform you
   that our customer has refused to take delivery of 2 our of
   10 cases of Philip tape recorders because the goods were
   badly damaged during transit.

  There was nothing wrong with the forwarding company in
  transporting the goods. The main cause of damage was
  due to the improper packing in your Warehouse
  Departement. The materia; froin which the two cases were
  made was so poor that it is easyly broken with slight
  pressure.

  This is the first time we have had to complaint, and we
  have no order alternative but to return the goods. We
  would require replaacements for the damaged goods as
  soon as possible.
   Athe Word for Complaint letter

Tentang Mutu yang rendah
• You have supplied goods below standard we
  expected from samples.
• The bulk of the goods is not up to sample
• Unfortunately, we find you hav sent us the wrong
  goods
• We cannot accp this container as they are not the
  size and shape we ordered.

Tentang barang yang rusak:
• On checking the goods received we find that several
  items on your invoice have not been included; we
  enclose a list of the missing articles
• Unfortunately you have not sent us all the goods we
  ordered, the folloeings are missing.
• You have short-shipped this consignment by 100
  kgs.
Tentang Keterlambatan barang
• If the goods have not been shipped we must ask you
  to send them by air.
• We must ask you to despatch the consignment
  immediately, if you have not already done so, and in
  any case, please inform us by cable what the
  position is
• Any delay now will cause us a loss of buseness

Tentang Pengepakan buruk
• We regret that we have to complain about the way
  the goods packed
• The packing inside the case was too loose/was
  insufficientn so that there was some shiffing of the
  contents and several cups and plates have been
  broken.
                      MULTI TRADING CO.
                       164 Jl. Gajahmada
                      Jakarta Utara 11120

----------------------------------------------------------------------
Your Refl      : UY/SA                   23 December, 2010

PT SUMBER TEKNIK
268 Jl. Otto Iskandardinata
Bandung

Dear Sirs,
              RE : BOSCH TECHNICAL TOOLS
We have receiived your letter of 6th December 2010
asking for quotation of our Bosch Technical Tools, for
which we thank you, we are sending you herewith our
latest catalogue together with prices and terms.

As we want to expand our turn-over with you we have in
this case decided to quote you very low prices. We shall
unable to repeate these when our present stock is
exhausted.
We are also pleased to inform you that we will allow you a
10% discount on order for 100 pieces of all kinds of our
Bosch Technical Tools our more for settlement within a
month from the date of the invoice.

We hope you will find our prices and terms satisfactory
and expecting your order as soon as possible.

                                          Yours faithfully,

                                        FOR MULTI TRADING CO.


                                       Mohamad Ismail
                                       Sales Manager
Encl: Catalogue
             VERIDICAL SHOES MANUFACTURERS
                    268 Jl. Kopo Utama
                 Bandung 40233. West Java
                        INDONESIA
   ==================================
   Your Ref: AC/YS         18 th March, 2010
   Our Ref : MM/SA


   The Modern Shoes Centre
   158 Pucang Anom Raya
   Surabaya

   Dear Sirs,
                  OUR VERDI MEN’S SHOES
   We thank you for your inquiry letter of 15 th March,
    2010 requesting catalogue and pricelist of our Men’s
    shoes, and also thank you for your interest in our
    products.

   Wh have pleasure in sending you under separate cover
    our illustrated catalogue which gives you full particulars
    af our Men’s shoes together with the prices.

   We are also let you know that we have given you our
    very lowest quotations; for orders at 10 pairs and more
    we shall allow you our special discount of 5%.

   All qualities can at present be supplied from stock, but
    in view of the keen demand we would advise you to
    send as your order immediately.
   We hope you will find our prices and terms satisfactory
    and look forward to hearing from you soon.

             Your faithfully,

             FOR THE VERDICAL SHOES MANUFACT


            Mohamad Mochtar
             Sales Manager

MENGURUS/MENJAGA SISTEM DOKUMEN
       TUJUAN PEMBELAJARAN


           Kompetensi Dasar 3
     Proses dokumen-dokumen kantor

1.   Siswa dapat menjelaskan sistim indeks

2.   Siswa dapat mengindeks nama orang dan
     perusahaan sesuai peraturan yang berlaku
    DOKUMEN KANTOR ( SURAT )



   Surat Sebagai Dokumen Kantor, diciptakan
 melalui sebuah Proses dan prosedur yang jelas,
            mulai surat itu dirancang
sampai surat itu siap dikirimkan dan perlu adanya
   arsip yang disimpan, baik surat yang telahlah
  diterima maupun yang telah dikirimkan keluar
  Salah satu kemampuan yang dituntut dalam
     proses penyimpanan surat/arsip/dokumen
        adalah kemampuan mengindeks.
       Pengertian Indeks
1. Sebagai alat bantu untuk menemukan suatu
   tempat

2. Sebagai katalogissi mengenai, judul buku,
   deskripsi buku, judul masalah, nomor
   klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan
   buku sesuai dengan klasifikasinya

3. Petunjuk atau tanda pengenal untuk
   memudahkan dalam penentuan tempat
   penyimpanan arsip, sehingga ketika
   membutuhkan arsip tersebut dengan mudah
   dapat ditemukan kembali
         Kegunaan Indeks



1. Untuk mengelompokkan atau
   menyatukan arsip/dokumen yang
   memiliki kode dan kegiatan yang sama
   kemudian disatukan de dalam satu
   berkas

2. Sebagai media penemuan kembali
   dokumen yang telah disimpan
   Syarat-syarat Mengindeks


1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami
2. Menggunakan kata yang mudah
   dimengerti
3. Memiliki orientasi kepada kebutuhan
   pemakai
4. Diambil dan ditentukan dari isi surat
   tersebut
            MENGINDEKS

A. Menentukan Kata Tangkap
Mengindeks, adalah menentukan urutan unit-
   unit/bagian-bagian dari kata tangkap/
   caption yang akan disusun menurut abjad.
   Kata tangkap dapat berupa nama orang,
   nama organisasi, nama masalah, nama
   tempat, atau angka tergantung dari sistem
   penyimpanan yang digunakan.

Kata tangkap merupakan tanda pengenal/ID
   dari suatu warkat yang disimpan, sehingga
   ia dipilih berdasarkan sistem penyimpanan
   yang digunakan…. Jadi;
1. Jika menggunakan penyimpanan sistem
    alphabetical filing system, maka yang
    menjadi kata tangkapnya adalah nama
    orang atau nama organisasi. Oleh karena
    itu yang diindeks adalah nama orang atau
    organisasi

2. Jika menggunakan penyimpanan sistem
    subjetical filing system, yang menjadi kata
    tangkap adalah nama masalah/ subjek
    dari arsip/dokumen yang disimpan
3. Jika menggunakan penyimpanan sistem
   cronologocal filing system/tanggal, maka
   yang menjadi kata tangkapnya adalah
   tanggal surat dari suatu arsip yang
   disimpan

4. Jika menggunakan penyimpanan sistem
   geografical filing system/wilayah, maka
   yang menjadi kata tangkapnya adalah
   nama tempat, daerah, wilayah dari suatu
   arsip yang disimpan
5. Jika menggunakan penyimpanan sistem
   numerical filing system/nomor, maka
   yang menjadi kata tangkapnya adalah dari
   nomor urut yang terdapat dalam buku
   arsip
                  B. Cara Mengindeks


Nama tunggal mendahului nama tunggal dengan bersingkatan
Nama tunggal bersingkatan mendahului yang singkatannya
             diperpanjang


                                INDEKS             Kode    Urutan
    Name                                           Abjad   Abjad
                     Unit 1      Unit 2   Unit 3
Crisnandi          Crisnandi         -              Cr       1
S. Crisnandi       Crisnandi    S                   Cr       2
Setyo Crisnandi    Crisnandi    Setyo               Cr       3
Crisnandia         Crisnandia        -              Cr       4
A. Crisnandia      Crisnandia   A                   Cr       5
Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang.
Perhatikan contoh berikut!


                                INDEKS             Kode     Urutan
     Name                                          Abjad    Abjad
                    Unit 1      Unit 2    Unit 3
Adinda Nur Aisyah   Aisyah     Adinda    Nur           Ai     1

Aryo Wibisono       Wibisono   Aryo                    Wi     2

Susanto Wibowo      Wibowo     Susanto                 Wi     3
Nama keluarga, suku, marga, nama diindeks dari nama marga/ke-
luarga suku pada unit pertama


                                   INDEKS               Kode    Urutan
      Name                                              Abjad   Abjad
                          Unit 1      Unit 2   Unit 3
Cindi Harahap          Harahap       Cindy               Ha       1
Jody Gondokusumo       Gondokusumo   Jody                Go       2
Abdul Haris Nasution   Nasution      Abdul     Haris     Na       3
Sony Tulung            Tulung        Sony                Tu       5
Tomy Soeharto          Soeharto      Tomy                So       4
 Nama dengan gelar, dikenal:
 1. Gelar Akademis
 2. Gelar Kebangsawanan
 3. Gelar Keagamaan
 4. Gelar Kepangkatan dan gelar Jabatan

                                           INDEKS                 Ko    Uru
         Name                                                     de    tan

                                Unit 1      Unit 2     Unit 3     Ab-   Ab-
                                                                  jad   jad
Prof. Dr. Agus Hermawan       Hermawan     Agus       Prof. Dr.   He     2
KH. Abdullah Nasution, S.E.   Nasution     Abdullah   KH, S.E.    Na     4
AKBP. Teguh Waskito, S.H.     Waskito      Teguh      AKBP, S.H   Wa     5
RA. Melur Ishartanti          Ishartanti   Melur      RA          Is     3
Uskup Armenson Bello          Bello        Armenson   Uskup       Be     1
Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di bela-
Kang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama
Jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu
Kepanjangannya.

     Name                      INDEKS                Kode    Urutan
                                                     Abjad   Abjad
                     Unit 1        Unit 2   Unit 3
M. Baharudin       Baharudin   M                     Ba        1

M. Galih P         Galih       M            P        Ga        2

BJ. Habibie        Habibie     Baharudin    Jusup    Ha        3

Doni Setiawan K    Setiawan    Doni         K        Se        4
Nama Indonesia dengan urutan kelahuran (orang bali) diindeks lebih
Dulu nama diri, kemudian urtan kelahiran dan gelar kalau ada



     Name                       INDEKS                 Kode    Urutan
                                                       Abjad   Abjad
                       Unit 1      Unit 2     Unit 3
I Wayan Widiada    Widiada       I Wayan               Wi        4
Ni Made Desiana    Desiana       Ni Made               De        1
I Ketut Rajasa     Rajasa        I Ketut               Ra        3
I Nyoman Putra     Putra         I Nyoman              Pu        2
Nama Orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga, dan biasa
terdapat setelah nama asli, kecuali Cina dan Korea, Nama keluarga
terletak di depan.



        Name                        INDEKS              Kode    Urutan
                                                        Abjad   Abjad
                          Unit 1     Unit 2   Unit 3
William Jefferson Clinton Clinton   William Jefferson   Cl        2
Barack Obama              Obama     Barack              Ob        7
David Beckham             Beckham   David               Be        1
Kim Dong Mun              Kim       Dong    Mun         Ki        3
Liem Swie King            Liem      Swie    King        Li        6
Li Lingwey                Li        Lingwey             Li        5
Bruce Lee                 Lee       Bruce               Le        4
Nama Orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap se-
Bagai satu unit.



      Name                         INDEKS              Kode    Urutan
                                                       Abjad   Abjad
                        Unit 1       Unit 2   Unit 3


Sylvia Loper-Tiana   Loper-Tiana    Sylvia             Lo        2
John Lee-Barry       Lee-Barry      John               Lee       1
Nama yang memakai awalan keluarge (De, Da, de, Du, del, Des, Di,
Fiz, La, Le, M, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, Van, Vander, Von, Vonder
Dalam mengindeks tidak terpisah sebagai unit pertama, tetapi dalam
Memberi kode, awalan tersebut diabaikan

                                    INDEKS              Kode    Urutan
        Name                                            Abjad   Abjad
                           Unit 1      Unit 2    Unit
                                                  3
Harun Al Rasyid         Al Rasyid     Harun             Ra        3
Leonardo da Vinci       da Vinci      Leonardo          Vi        4
Bartje van Houten       van Houten    Bartje            Ho        2
Saleh bin Walid         bin Walid     Saleh             Wa        5
Chris O Donnel          O Donnel      Chris             Do        1
Nama yang memakai seniority (Sir, Jr, I, II, III) diletakkan pada
Unit terakhir



        Name                        INDEKS                 Kode     Uruta
                                                                    n
                                                           Abjad
                           Unit 1    Unit 2   U.3    U.4            Abjad


George Bush, Sr          Bush       George    Sr           Bu         1
John F. Kennedy, Jr      Kennedy    John      F      Jr    Ke         2
King Edward, I           Edward     King      I            Ed         3
        MENGINDEK NAMA LEMBAGA

Nama perusahaan diindeks lebih dahulu kata yang penting, kemu-
dian jenis badan hukum atau kegiatannya.

                                  INDEKS
                                                           Kode    Urutn
                                                           Abjad   Abjad
        Name
                             Unit 1        Unit 2   Unit
                                                     3
PT Mekarsari             Mekarsari         PT              Me        5
CV Bahagia               Bahagia           CV              Ba        1
Salon Johny Andrean      Johny Andrean     Salon           Jo        4
Hotel Indonesia          Indonesia         Hotel           In        3
PT Indah Kiat Jaya       Indah Kiat Jaya   PT              In        2
Rumah Sakit Pasar Rebo   Pasar Rebo        Rumah           Pa        6
Ramayana Dept. Store                       Sakit
                         Ramayana          Dept.           Ra        7
                                           Store
Untuk nama perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatan-
Nya diperpanjang dahulu, baru diindeks. Tapu untuk perusahaan
Yang sudah dikenal dengan akronimnya(singkatan), dapat diindeks
Akronim tersebut kemudian diberi tunjuk silang

  Name                    INDEKS                     Kode    Urutan
                                                     Abjad   Abjad
                 Unit 1          Unit 2     Unit 3
GIA         Garuda             Indonesia   Airways   Ga        2
BRI         Rakyat Indonesia   Bank           -      Ra        4
IBM         International      Business    Machine   In        3
BCA         Central Asia       Bank           -      Ce        1
Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama
tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit.



                                INDEKS                Kode    Urutan
     Name                                             Abjad   Abjad
                       Unit 1         Unit 2     U.
                                                 3
Toko 234          Dua Tiga Empat Toko                 Du        2
Club 77           Tujuh Tujuh    Club                 Tu        3
Bengkel Motor 202 Dua Nol Dua    Bengkel Motor        Du        1
Nama perusahaan yang memakai nama penghubung, (dan, pada, of,
And, & dsb.) tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempat-
kan di antara dua tanda kurung



                                       INDEKS                Ko    Ur
                                                                   ut
                                                             de
                              Unit 1       Unit 2      U.3         an
          Name                                               Abj
                                                             ad    Ab
                                                                   jad
Andi & Motor Service         Andi &  Motor Service     -     An    2
Bank of America              America Bank (of)         -     Am    1

Modern Fashion and Make-Up   Modern    Fashion (and)   -     Mo    3
                                       Make-Up
Nama badan yang bergerak dalam pendidikan seperti sekolah, ake-
Demi, dan Universitas diletakkan pada unit terakhir.



                                     INDEKS                  Kode    Urutn
                                                             Abjad   Abjad
      Name                  Unit 1          Unit 2      Un
                                                        it
                                                        3
Universitas Indonesia   Indonesia         Universitas        In        2
IPB                     Pertanian Bogor   Institut           Pe        3
SMK Walisongo           Walisongo         SMK                Wa        4
SMK Negeri 5 Malang     Lima Malang       SMK Negeri         Li        1
Nama Instansi Pemerintah, yang diutamakan adalah nama pokok da-
Ri instansi tersebut. Sifat organisasasi seperti departemen, kantor,
Jawatan,, lembaga, bagian, dan seksi ditempatkan di unit terakhir.

                                          INDEKS                   Ko    Ur
                                                                         ut
                                                                   de
                                    Unit 1            Unit 2     U       an
         Name                                                      Abj
                                                                 .       Ab
                                                                   ad
                                                                 3       jad
Departemen Dalam Negeri       Dalam Negeri          Departemen     Da    2
Lembaga Administrasi Negara   Administrasi Negara   Lembaga        Ad    1
Pemprov DKI                   DKI                   Pemprov        DK    3
Badan Pertanahan Nasional     Pertanahan Nasional   Badan          Pe    4
Nama organisasi/himpunan, yang diindeks kata pengenal terpenting
dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti persatuan, perhim-
punan, partai dll.


                                  INDEKS                 Kode    Urutan
      Name                                               Abjad   Abjad
                         Unit 1            Unit 2   U.
                                                    3
Partai Golkar     Golkar                Partai           Go        3
Yayasan Gotong-   Gotong Royong         Yayasan          Go        4
Royong

IDI               Dokter Indonesia      Ikatan           Do        2
LBH               Bantuan Hukum         Lembaga          Ba        1
HMI               Mahasiswa Indonesia   Himpunan         Ma        5

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:1503
posted:4/30/2011
language:Indonesian
pages:108