base de données

Document Sample
base de données Powered By Docstoc
					3 – Méthodologie de conception d’une base de données relationnelle
Access est conçu pour informatiser le classement et le stockage des informations. Sa mise en œuvre doit normalement être l’aboutissement de tout un processus d’analyse des problèmes et de l’organisation existante, d’une critique de cet existant et d’une étude des solutions possibles. La création de la base de données implique un dialogue et une collaboration étroite avec les anciens et les futurs utilisateurs du système de gestion, afin que la solution retenue réponde à leurs besoins et améliore les procédures passées.
Important ! 1 - L’informatisation des fichiers constitue une solution parmi d’autres qui n’est pas forcément la plus adaptée (un annuaire de 200 noms n’exige pas forcément une solution de type informatique). 2 - L’informatique est parfois un mythe et, loin d’améliorer une situation, elle peut l’aggraver par des rejets et des conflits. 3 - L’informatique peut déplacer le problème sans le résoudre. L’informatisation d’un annuaire qui n’est pas fiable rend sa consultation plus rapide mais ne le rendra pas plus juste. 4 - L’informatisation peut considérablement accélérer les procédures, réduire les erreurs et alléger les tâches répétitives.

La conception d’une base relationnelle doit impérativement être précédée d’une phase de préparation sur papier. Il est indispensable de faire les plans de la base de données, pour savoir quelles informations saisir et comment les organiser en différentes tables. Cette étape est capitale car les modifications ultérieures de la structure de la base peuvent entraîner des pertes de données.

Bases de données et MCD

34

Ce travail sur papier peut être décomposé en 4 étapes : - lister les informations à enregistrer dans la base de données et les inscrire dans un tableau récapitulatif appelé Dictionnaire des données, - ventiler ces informations en différentes tables pour éviter les saisies multiples, - créer, pour chaque table, un champ qui recevra obligatoirement une donnée différente (clé primaire), - relier les tables entre elles, pour rendre les informations accessibles simultanément. Ces 4 étapes sont synthétisées dans le tableau suivant que l’on appelle un Modèle Conceptuel de Données ou MCD :

Nous allons maintenant aborder, à l’aide de trois exemples commentés, la construction de bases de données multitables et relationnelles. Ces exemples nous aiderons à manipuler les concepts et le vocabulaire spécifique à Access.

4 – Exemples commentés de conception de bases de données
- Cas Bonlieu Tables : Clients ; Visites - Cas Narlay Tables : Salariés ; Diplômes ; Enfants ; Arrêts - Cas Chalin Tables : Clients ; Commandes ; Lignes commande ; Articles
35
Bases de données et MCD

Le dictionnaire de la société Bonlieu se présente ainsi : Champs N° Client Raison sociale Rue 1 Rue 2 CP Ville Téléphone 1 Fax Civilité Nom Prénom Fonction Téléphone 2 Date Contact Disponibilité Rapidité Efficacité Prix Commentaire Type Texte Texte Texte Texte Texte Texte Texte Texte Texte Texte Texte Texte Texte Date Texte Numérique Numérique Numérique Numérique Mémo Taille 10 40 50 50 5 30 15 15 15 50 50 15 15

Informations fixes par client

20 Informations variables par client

B – Structure de la base
En analysant le dictionnaire de données, il est possible de regrouper les informations en deux grandes catégories : - les informations fixes qui concernent le client et qui restent permanentes à chaque visite, - les informations variables par client qui changent à chaque visite. Dans Access (et plus généralement dans les logiciels de type SGBDR), les informations de type un à plusieurs et qui ne sont pas de même nature sont placées dans des tables différentes, reliées entre elles.

Bases de données et MCD

38

Elles sont mises en relation ou associées par l’action pour Monsieur Bonlieu d’effectuer une visite chez le client. Pour cette raison, on représente les tables de la façon suivante : Clients N° Client Raison sociale Rue 1 Rue 2 CP Ville Téléphone 1 Fax Civilité Nom Prénom Fonction Téléphone 2 Effectuer Visites Date Contact Disponibilité Rapidité Efficacité Prix Commentaire

Important ! Chaque fois qu’une information correspondant à un enregistrement (un client) est susceptible d’être multiple (visites), il y a lieu de créer une seconde table. On parle également de table mère et de table fille. Exemples : Un salarié peut avoir plusieurs enfants => table Salariés (mère) + table Enfants (fille) Un fournisseur peut vendre plusieurs articles => table Fournisseurs (mère) + table Articles (fille) Un client peut recevoir plusieurs visites => table Clients (mère) + table Visites (fille)

C – Clé primaire
Pour être fiable, une base de données doit interdire la saisie multiple d’un même enregistrement. La solution consiste à interdire un même contenu dans un ou plusieurs champs d’une table. Ce ou ces champs sont appelés clé primaire (ou identifiant unique) et leur contenu est obligatoirement différent pour chaque enregistrement.
39
Bases de données et MCD

– Clé sur un seul champ : N° de Sécurité sociale ; n° d’immatriculation ; n° de téléphone ; n° comptable ; codification de données. – Clé sur plusieurs champs : Nom + prénom + rue ; Nom + prénom + date naissance. Une table doit obligatoirement posséder une clé primaire (il est toutefois possible qu’il n’y en ait pas, mais les contrôles d’intégrité ne seront pas faits). Par convention, elle est soulignée et apparaît en premier dans la structure de table. Dans notre exemple, nous allons utiliser le N° du client. Table Clients : le N° Client peut être utilisé comme clé primaire. Toute saisie d’un N° client qui existe déjà sera refusée. Table Visites : le risque de doublons est faible car il y a peu de chance que Monsieur Bonlieu saisisse plusieurs fois les mêmes informations lors d’une même visite. Une solution consiste à ajouter un champ de type NuméroAuto qui sera incrémenté (augmenté) de un après chaque visite. Cette clé permettra accessoirement de connaître le nombre de visites. Il en résulte la structure suivante : Clients N° Client Raison sociale Rue 1 Rue 2 CP Ville Téléphone 1 Fax Civilité Nom Prénom Fonction Téléphone 2
Bases de données et MCD

Effectuer Clé primaire

Visites N° visite Date Contact Disponibilité Rapidité Efficacité Prix Commentaire

40

D – Relations
Pour mettre en relation les visites qui concernent un même client, il faut obligatoirement avoir dans la table Visites un champ qui identifie le Client correspondant. La solution consiste à ajouter la clé primaire de la table mère (N° client) dans la table fille (visites). On parle de clé externe dans la table visites. Clients N° Client Raison sociale Rue 1 Rue 2 CP Ville Téléphone 1 Fax Civilité Nom Prénom Fonction Téléphone 2 Effectuer Visites N° visite N° Client (Index) Date Contact Disponibilité Rapidité Efficacité Prix Commentaire

Clé externe

Par défaut, les tables sont classées sur la clé primaire. Pour accélérer les recherches, il est préférable que la table fille soit également classée sur le même critère que la table mère. En conséquence, nous allons créer un deuxième critère de tri dans la table visites que l’on appelle Index. Nous allons donc classer la table Visites sur le N° Client en affectant un index au N° Client.

E – Cardinalités et contrainte d’intégrité référentielle
La cardinalité matérialise et quantifie (minimum, maximum) la relation de dépendance qui existe entre une table mère et une table fille. Dans notre exemple, les cardinalités sont les suivantes : - à un client peuvent correspondre une ou plusieurs visites (1 ou n) ; - à une visite peut correspondre au minimum et au maximum un client (1 ou 1).
41
Bases de données et MCD

Une requête est une interrogation de la base de données qui projette uniquement les enregistrements qui satisfont des critères de sélection. Il existe plusieurs types de requêtes. 1 - Requête Sélection : affiche les enregistrements de la base de données dans une feuille de réponse dynamique. Exemple : Quels sont, parmi nos clients, les grossistes de la région Rhône-Alpes dont le chiffre d’affaires avec notre société est supérieur à 100 000 F ? 2 - Requête Suppression : supprime en une opération un ensemble d’enregistrements. Exemple : Supprimer toutes les personnes dont l’adresse ne se situe plus dans le département. 3 - Requête Mise à jour : modifie des séries d’enregistrements. Exemple : Augmenter tous les prix de 10 %. 4 - Requête Création de table : crée une nouvelle table à partir de données copiées d’une ou d’autres tables. 5 - Requête Ajout : ajoute des enregistrements d’une table dans une autre table. 6 - Requête Analyse croisée : regroupe des enregistrements selon certains critères, tout en réalisant des calculs, puis affiche les résultats dans une feuille de données. 7 - Requête Union : fusionne des champs provenant de différentes tables.

1 – Créer une requête
Il existe trois techniques pour trouver des informations dans une base de données : – l’outil Rechercher permet d’accéder à une donnée (p. 108) ; - le filtre (p. 121), sélectionne et affiche les enregistrements qui satisfont des critères de recherche. Simple à mettre en oeuvre, son utilisation est ponctuelle ; - la requête Sélection est un filtre amélioré (possibilité de créer des champs calculés) dont les caractéristiques peuvent être enregistrées. Le résultat est affiché dans une feuille dynamique en interaction avec les tables d’origine.
Les requêtes

130

s 11 - Requête Sélection – À l’aide de l’Assistant
-> Activer la fenêtre de gestion de la base [F11] -> Cliquer l’objet : Requête

-> Double-clic sur : Créer une requête à l’aide de l’Assistant => La fenêtre de l’assistant apparaît :

Sélectionner la table source -> Cliquer la table à partir de laquelle construire la requête => La liste des champs de la table est affichée au-dessous :
q

Sélectionner les champs -> Cliquer le 1er champ à placer dans la requête
q

-> Cliquer le bouton => Le champ est transféré dans la zone de droite :

-> Recommencer pour les autres champs à utiliser dans la requête et avec les autres tables
131
Les requêtes

1 – Créer un contrôle calculé s Tracer le contrôle
-> Cliquer l’outil Zone de texte dans la palette des outils -> Tracer le contrôle sur le formulaire par un cliqué-glissé de la souris => Le contrôle est tracé avec son étiquette à gauche :

s Programmer la formule de calcul
-> Cliquer dans le contrôle -> Saisir le signe : = -> Saisir la formule en plaçant les noms de champs entre crochets []. Pour saisir les crochets, faire [Alt gr] + [5] ou [°]

s Saisir le libellé de l’étiquette
-> Cliquer dans l’étiquette -> Saisir le texte de l’étiquette (exemple : PU TTC) -> [Entrée]

- Le champ n’est pas ajouté à la liste des champs de la table. Il est impossible d’y saisir des données à partir du clavier. - Les noms de champs doivent apparaître entre des crochets : [CA]. - Les opérateurs mathématiques suivants peuvent être utilisés : / diviser ; * multiplier ; - moins ; + plus. - Ne pas laisser d’espace dans la formule.

- Cliquer l’icône - Cliquer l’icône - Cliquer l’icône

pour visualiser la feuille de données pour revenir au formulaire en mode Création pour utiliser le formulaire
200

Les formulaires (fonctions avancées)

2 – Boutons d’options, cases à cocher ou boutons bascules
Ces contrôles sont souvent associés à des champs de type Oui/Non. Lorsqu’ils sont activés, Access enregistre la valeur Oui/Non, Vrai/Faux ou Actif/Inactif selon la propriété paramétrée. Case à cocher : Bouton d’option : Bouton bascule : Active Actif Actif Inactive Inactif Inactif

Attention : le champ de la table qui sera associé au bouton ou à la case doit avoir été conçu au préalable dans la table.

s 21 - Tracer le contrôle
-> Cliquer dans la boîte à outils le type de bouton à créer
Case à cocher Bouton à cocher Bouton à bascule

-> Tracer le contrôle sur le formulaire par un cliqué-glissé de la souris => Le contrôle se présente ainsi :

s 22 - Paramétrer le contrôle
Activer la fenêtre des propriétés > Cliquer la case à cocher pour la sélectionner
q

-> Cliquer l’icône de la barre d’outils pour afficher la fenêtre des propriétés => La fenêtre des propriétés devient active :

Attribuer un nom au contrôle -> Cliquer l’onglet Toutes -> Cliquer dans la zone : Nom -> Saisir le nom à attribuer au contrôle
q

201

Les formulaires (fonctions avancées)


				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Stats:
views:221
posted:6/27/2009
language:French
pages:10