; What+is+ECM
Documents
Resources
Learning Center
Upload
Plans & pricing Sign in
Sign Out
Your Federal Quarterly Tax Payments are due April 15th Get Help Now >>

What+is+ECM

VIEWS: 30 PAGES: 10

  • pg 1
									ОРИГИНАЛ                                       ПЕРЕВОД
WHAT IS ECM?                                   ЧТО ТАКОЕ ECM?

Bryant Duhon, Jeetu Patel, and Rick            Брайан Духон, Джииту Патэл и Рик Такер
Tucker
Enterprise Content Management (ECM) is         Управление корпоративным контентом (ECM) – это
the technologies used to capture, manage,      набор технологий, используемых для сбора,
store, preserve, and deliver content and       управления, хранения, защиты и доставки контента и
documents related to organizational            документов, относящихся к организационным
processes. ECM tools and strategies allow      процессам. Инструментарий и стратегии ECM
the management of an organization's            обеспечивают управление неструктурированной
unstructured information, wherever that        информацией, где бы она ни находилась.
information exists.
                                               Узнайте больше о AIIM – ассоциации производителей
Learn more about AIIM - the Enterprise         систем управления корпоративным контентом, а также
Content Management industry association        о том, где вы можете получить необходимую
and how you can get information,               информацию, пройти курсы и получить доступ к
education, training, and resources to help     ресурсам, которые помогут вам и вашей компании
you and your company get your                  более эффективно управлять работой с
documents, content, forms, records,            корпоративными документами, информационными
images, and business processes under           ресурсами, бланками, записями, графическими
control.                                       изображениями и бизнес-процессами.
                                               Контент в работе
Content at Work                                Недостаточно просто «управлять» контентом.
It's not enough to "manage" content. Of        Безусловно, возможность обеспечить доступ к
course, the ability to access the correct      правильной версии документа или записи – важная
version of a document or record is             составляющая бизнеса, однако, организации должны
important, but companies must go further.      идти дальше. Контентом нужно управлять так, чтобы
Content must be managed so that it is          он способствовал достижению поставленных перед
used to achieve business goals. Central to     компанией целей. Ядром этой стратегии является
this strategy are the tools and technologies   набор инструментов и технологий ECM, которые
of ECM, which manage the complete              охватывают полный жизненный цикл корпоративного
lifecycle of content, birth to death. To       контента, от его создания до уничтожения. Для
drive understanding of these tools, this       полного понимания того, как работает ECM, данная
poster highlights a typical process for a      статья приводит в качестве примера типичный процесс
piece of content as well as four primary       обработки контентной единицы, а также знакомит с
areas in which content, and ECM, is            четырьмя ведущими критериями, соблюдение которых
fundamental to the success of your             делает контент и ECM ключевым залогом успешности
company: Compliance, Collaboration,            вашей компании: соответствие нормативам,
Continuity, and Cost.                          совместная работа, непрерывность и стоимость.

While there are ECM technologies, more         В то время как существуют разные ECM-технологии,
importantly, ECM is an ongoing and             важнейшей их характеристикой является то, что ECM
evolving strategy for maximizing how           – это постоянно развивающаяся стратегия получения
your content is to be used. Use the            максимальной эффективности от использовании
information below as a starting point to       корпоративного контента. Используйте
review a common content lifecycle. Map a       нижеприведенную информацию в качестве отправного
current process to see where you may find      пункта для пересмотра жизненного цикла контента.
overlap and room for improvement for the       Разбейте на этапы типичный процесс обработки
applications and strategies that your          контента в вашей организации, чтобы увидеть, какие
business is developing. The information        звенья используемых приложений и стратегий
below only hints at the complexity             пересекаются и какие требуют доработки. Данная
inherent in any process that deals with        статья только подводит вас к осознанию того,
managing an organization's content. As       насколько сложен и многоступенчат любой процесс,
always, you must match up the technology     связанный с управлением корпоративным контентом.
tools to address YOUR businesses needs.      Нелишним будет напомнить, что вы должны
Technology can enable streamlined            «подогнать» инструменты предлагаемой технологии
management of content, but the               под нужды ВАШЕЙ организации. Технология ECM
underlying strategy must come first.         позволяет оптимизировать управление контентом,
                                             однако, основное внимание нужно уделить лежащей в
Compliance                                   ее основе стратегии.
The key to a successful compliance           Соответствие нормативам
strategy is integrating the idea of          Ключевой фактор успешной реализации стратегии
compliance success into your business-not соответствия нормативам заключается в интеграции
viewing compliance as a project that can     самой идеи соответствия в идеологию вашей
be completed and then considered             компании. Ни в коем случае не следует рассматривать
"finished." While painful, complying with вопрос соответствия установленным нормативам как
regulations should be viewed as an           проект, который может быть завершен и затем
opportunity to improve common business считаться закрытым. Да, это может быть болезненным,
processes and not just an ongoing cost to    но вопрос соответствия принятым стандартам должен
the business. It is no secret that there can рассматриваться как возможность усовершенствовать
be high costs associated with your           используемые бизнес-процессы, а не только как
compliance initiatives for both technology дополнительная статья расходов компании. Не секрет,
and employees. Only securing compliance что работы, направленные на соответствие
for one regulation such as Sarbanes-Oxley формальными требованиями могут быть сопряжены с
or HIPAA will cause your costs to            высокими издержками, как в плане технологий, так и
continue to grow as each new regulation is персонала. Одно только соответствие таким
delivered over the years. To help limit the регулятивным актам как Сарбан-Оксли (Sarbanes-
risk and cost, proactive ECM strategies      Oxley) или HIPAA ассоциируется со все
must be developed within key areas, such возрастающими издержками для вашей компании, так
as records management and business           как через каждые несколько лет эти стандарты
process management. Ensuring that the        обновляются. Чтобы минимизировать риск и издержки,
proper business practices are followed and проактивные ECM-стратегии должны быть
that content is properly captured, stored,   разработаны в первую очередь для центрообразующих
managed, and disposed of at the              аспектов работы вашей организации, таких как
appropriate and legal time in its lifecycle. управление официальной документацией и управление
Developing a compliance initiative           бизнес-процессами, с тем, чтобы гарантировать четкое
properly will tap many areas of expertise, соблюдение стандартов, а также корректную и
particularly legal, IT, and records          юридически грамотную работу с корпоративным
management; all in support of the overall    контентом на всех этапах его жизненного цикла.
business objectives of the organization.     Разработка и реализация инициативы по соответствию
Individuals from each of these areas must нормативам потребует мобилизации многих отделов
contribute their knowledge and               вашей организации, в особенности юридической
perspectives to ensure the benefits of a     службы, IT-отдела, архивистов и делопроизводителей,
sound compliance program. While              которые в итоге работают на глобальные цели,
compliance is not always a technology        стоящие перед компанией. Сотрудники этих отделов
problem, information technology, and the должны поделиться своими знаниями и
massive growth of unstructured content,      профессиональным опытом для того, чтобы программа
contributes to corporate exposure. The       соответствия нормативам могла принести
tools of ECM, properly used, can help        максимальную выгоду организации. Несмотря на то,
reduce the overall cost of compliance to     что вопросы соответствия стандартам не всегда
the business.                                относятся к вопросам технологии, современные
                                             средства IT и стремительное увеличение объема
                                             неструктурированного контента делают организацию
                                             все менее защищенной от внешнего воздействия.
                                             Инструменты ECM, если их правильно использовать,
                                               помогут сократить издержки, связанные с внедрением
                                               соответствий на предприятии.
Collaboration                                  Совместная работа
Collaboration is the art of working            Совместная работа (collaboration) – это искусство
together. The key to strong collaboration      работать сообща. Залог успешности совместной
is utilizing the set of technologies-instant   работы лежит в использовании определенного набора
messaging, whiteboards, online meetings,       технологий – обмен мгновенными сообщениями,
email, etc.-that allow work to take place      смарт-доски, онлайн-совещания, электронная почта и
wherever and whenever needed. It's good        т.д. – которые позволяют рабочему процессу идти
business; groups can accomplish more           когда угодно и где угодно. Это хорошая бизнес-
than individuals. Collaboration allows         практика, ведь группа сотрудников может добиться
individuals with complementary, or             большего, чем каждый из сотрудников в отдельности.
overlapping, areas of expertise to create      Совместная работа позволяет сотрудникам со
better results faster than before. With        взаимодополняющими или пересекающимися
today's collaborative tools, business units    обязанностями достигать лучших результатов за более
and teams can work together anytime-           короткое время. С инструментами, которыми
whether in adjoining offices or a world        располагают современные технологии совместной
apart. The technology can now address          работы, бизнес-единицы и команды сотрудников могут
operational objectives like saving time,       работать вместе в любое время – будь то смежные
streamlining processes, cutting costs, and     кабинеты или разные концы света. Эта технология
improving time to market. With the many        также позволяет решать операционные задачи, такие
different types of collaborative tools         как экономия времени, оптимизация процессов,
available, companies must be sure they         сокращение издержек, а также сокращение времени от
select the correct tool for their business     момента создания продукта до его выхода на рынок.
need. Functionality can be broadly             Среди широкого разнообразия доступных средств
grouped into (1) communication channel         совместной работы компания должна выбрать
facilitation, which enables short-lived        наиболее подходящие для удовлетворения конкретной
interaction such as chat, instant              потребности. В зависимости от выполняемых функций
messaging, white boarding, etc.; (2)           эти средства можно классифицировать следующим
content lifecycle management, which            образом: 1) средства поддержки каналов общения,
manages content objects involved in a          обеспечивающие быстрое взаимодействие, например,
business process; and (3) project              чат, обмен мгновенными сообщениями, использование
facilitation, which organizes and              смарт-доски и т.д.; 2) средства управления жизненным
simplifies the way that people work            циклом контента, которые управляют единицами
toward a common goal. However, there is        контента, вовлеченными в бизнес-процессы, и 3)
a catch with collaboration. When using         средства содействия работе над проектами, которые
collaborative tools, you must be aware of      организуют и упрощают работу сотрудников над
records management, knowledge capture,         общими целями. Однако и здесь есть загвоздка.
and compliance requirements. For some          Используя средства совместной работы, вы иметь
industries, all customer communications        представление об управлении официальной
must be kept. And, for a collaborative         документацией, управлении знаниями и нормативах
product design process, companies must         работы с документами. Для некоторых отраслей любое
be sure that the results are kept as           взаимодействие с клиентом должно быть сохранено.
business records.                              Что касается совместной работы над дизайном
                                               продукции, компании должны сохранять результаты в
Cost                                           виде бизнес-документов.
While ECM can be a costly initiative,          Стоимость
what are the costs of not properly             Внедрение ECM потребует немало средств, но с другой
managing your content? The cost of not         стороны, давайте подумаем, во сколько может
implementing ECM tools is too often left       обойтись некорректное управление контентом?
unmeasured until too late. Things like the     Убытки от неприменения средств ECM слишком часто
cost of long legal proceedings, the loss of    не измеряются, либо оцениваются тогда, когда
repeat business through the inability to       становится уже слишком поздно. Затраты на
perform simple customer service                 длительные судебные разбирательства, потери от
interactions, and the cost of typical           повторных бизнес-операций из-за неспособности
business process delays are easy to             наладить простейшие формы взаимодействия с
measure after the fact-lawyers' time, the       клиентами, а также убытки от несвоевременного
cost to acquire new customers, and FTE          исполнения этапов бизнес-процесса на самом деле
salaries. Understanding the cost of these       легко поддаются расчету – суммируйте оплату
potential losses will allow you to see that     адвокатских услуг, цену привлечения новых клиентов
ECM investments have valuable benefits          и оплату труда сотрудников за полный рабочий день.
that often can be measured, but not             Только оценив масштаб этих потенциальных издержек,
always. The key is to set your key metrics      можно понять, что средства, вложенные в
for success up front and measure your           приобретение и внедрение ECM, способны принести
success based on those expectations.            компании реальную выгоду, которая зачастую вполне
Measuring the revenue based on improved         измерима, хотя и не всегда. Главное – понять и
information in the call center can be done      определить критерии успешности, а затем оценивать
as well as measuring the cost benefits of       степень успешности внедрения и использования ECM
improvements in process speed for a loan        на основе первоначальных ожиданий. Можно измерить
application, claim process, or FDA drug         доход, полученный в результате использования более
approval (to name a few). The                   точной информации в колл-центре, сокращение
improvements will not always show on            издержек в результате более быстрой процедуры
the final balance sheet but they are out        подачи заявления для получения кредита или процесса
there. While identifying a direct ROI can       обработки претензии или, например, процедуры
be difficult, it is not impossible to see the   одобрения Министерства здравоохранения на
impacts of the improved process                 производство лекарства. Положительные изменения не
efficiency on the business. ECM tools can       всегда могут явно отражаться в балансовых отчетах,
make your organization more efficient and       однако, это не означает, что их нет. В то время как
drive down the cost of doing business.          вычислить прямой доход от инвестиций трудно,
These technologies provide value to your        увидеть положительные изменения в деятельности
organization by more efficiently                компании, вызванные повышением эффективности
organizing information for its subsequent       бизнес-процессов, вполне реально. Средства ECM
retrieval, use, and, ultimately, disposition.   помогут повысить эффективность работы вашей
Plus, as these tools are used by more           организации и сократить издержки, связанные с
organizations, it becomes part of how you       ведением бизнеса. Эти технологии повышают ценность
work. What's the ROI on a telephone?            вашей компании благодаря более эффективной работе
Yet, you wouldn't think of doing business       с информацией для ее последующего извлечения,
without one, would you?                         использования и, в конечном итоге, распределения и
                                                уничтожения. По мере того, как все большее число
                                                организаций используют эти средства, они становятся
                                                неотъемлемой частью повседневной работы. Каков
                                                доход от средств, вложенных в телефон? Трудно точно
                                                сказать. Тем не менее, вы ведь не можете себе
                                                представить работу организации без телефонной
                                                связи?
Continuity                                      Непрерывность
Keeping a business going 24x7 is the task       Непрерывная работа компании 24 часа в сутки 7 дней в
of business continuity planning. While          неделю – результат правильного планирования
often mentioned with disaster recovery,         бизнеса. Несмотря на то, что чаще всего планирование
business continuity planning is the overall     непрерывности бизнеса упоминается в связи с какой-
strategy for ensuring that operations           нибудь чрезвычайной ситуацией на предприятии, эта
continue in the event of any disruption-        масштабная стратегия позволяет организации
natural or man-made. Disaster recovery is       продолжать работу и все текущие операции даже в
more narrowly focused on getting an             случае наступления непредвиденных трудностей,
organization's IT infrastructure going          вызванных либо человеческим фактором, либо
again, a subset of business continuity.         обстоятельствами, не зависящими от человека.
Because the lifeblood of most businesses       Восстановление нормального функционирования
today is represented by electronic             предприятия в первую очередь связано с
documents, ECM has a key role to play in       восстановлением работы инфраструктуры
continuity. After all, without access to the   информационных систем на предприятии, что является
most vital electronic documents, a             залогом непрерывности бизнеса. Поскольку жизненно
business is dead in the water. ECM             важные артерии большинства современных
technologies allow the creation of             организаций представлены электронными
centralized repositories where all vital       документами, ECM-системы играют решающую роль в
corporate information can reside. The          обеспечении непрерывности работы предприятия, ведь
method of storage will vary depending on       без доступа к ключевым электронным документам,
how critical the content is to the company-    компания просто перестанет работать. ECM-
from off-site back up tapes to redundant,      технологии позволяют создать централизованные
mirrored sites separated by geography and      репозитории (хранилища информации), где хранится
on different power grids. A strong             вся жизненно необходимая корпоративная
continuity plan will show you that not all     информация. Подобный метод хранения может
content is critical. Companies must            варьироваться от одного предприятия к другому в
prioritize their content to determine how      зависимости от того, насколько критичен конкретный
quickly content needs to be back online in     информационный ресурс для компании – начиная от
the event of a disaster. Business continuity   резервных пленочных записей и заканчивая
begins with a sound plan and high-level        зеркальными сайтами, разделенными географическими
executive support. Next, mission-critical      пространствами и работающими от разных
processes and the entities on which they       электросетей. Составив четкий план непрерывности
are dependent must be determined,              работы предприятия, вы увидите, что не вся
followed by a business impact assessment       информация является критичной для организации.
to determine the impact of a disruption, or    Организация должна четко определить для себя какая
losing, those processes. Defining what a       информация является приоритетной, а какая нет с тем,
business considers a disaster and              чтобы в случае наступления непредвиденных
explaining how key processes will be           обстоятельств в кратчайшие сроки установить какую
recovered are the next steps in the plan. A    информацию и как быстро нужно восстанавливать
crisis operations center should also be        прежде всего. Непрерывность бизнеса начинается с
established with procedures for chain of       четко прописанного плана и поддержки высшего
command and other roles. Finally, don't        руководства компании. Далее, следует определить
forget to update and test the plan annually    какие процессы являются критичными для миссии
or as business needs change. Effectively       компании, и от каких структурных подразделений
delivering on a continuity plan will           зависит их исполнение. Также необходимо провести
enhance your ability not only to recover       оценку потенциального воздействия негативных
during a system failure but will enable        факторов на бизнес, чтобы определить степень урона
you to better define the priority of your      от срыва или утери этих процессов. Определение того,
business content and improve your overall      что компания считает кризисом и алгоритм
ECM strategy.                                  восстановления ключевых процессов - следующий шаг
                                               этого плана. Необходимо создать операционный центр
                                               по преодолению кризиса, который должен по цепочке
                                               передавать команды, а также выполнять другие
                                               функции. Наконец, не забывайте проводить
                                               тестирование и обновление плана ежегодно, либо по
                                               мере изменения потребностей бизнеса. Эффективная
                                               реализация плана непрерывности бизнеса повысит
                                               вашу способность не только в кратчайшие сроки
                                               восстановить работу после кризиса, но также поможет
                                               вам ранжировать корпоративные ресурсы по степени
                                               приоритетности и усовершенствует общую ECM-
                                               стратегию.
BUSINESS PROCESS                               УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ /
MANAGEMENT/WORKFLOW                            ПОТОКОМ РАБОТ
The tools that move content throughout an      Данная составляющая ECM-решения представляет
identified business process, such as claims    собой инструменты, которые позволяют перемещать
processing. BPM solutions are                  контент внутри выделенных бизнес-процессов,
frameworks that can be used to develop,        например, обработка претензий. BMP-решения – это
deploy, monitor, and optimize multiple         своего рода каркас, на базе которого можно
types of process automation applications-      разрабатывать, размещать, отслеживать и
including processes that involve both          оптимизировать многочисленные типы приложений по
systems and people. Consider which             автоматизации процессов, в которых участвуют как
processes are candidates for automation,       люди, так и системы. Определите, какие процессы
and whether they require some degree of        можно автоматизировать, и потребуют ли они
ad hoc processing or manual intervention.      специальной обработки или ручной настройки. В
Workflow is now commonly associated            настоящее время под термином «поток работ»
with the manual processes of managing          (workflow) обычно понимается ручная обработка
documents. Workflow handles approvals          документов. C помощью систем workflow можно
and prioritizes the order documents are        производить утверждение документов и устанавливать
presented. In the case of exceptions,          очередность предоставления документов. В некоторых
workflow also escalates decisions to the       случаях workflow также доводит принятое решение до
next person in the hierarchy. These            следующего сотрудника в корпоративной иерархии.
decisions are based on pre-defined rules       Эти решения отталкиваются от заранее установленных
developed by system owners.                    правил, разработанных владельцами системы.

CONTENT AND DOCUMENTS                          КОНТЕНТ И ДОКУМЕНТЫ
Unstructured content enters an                 Неструктурированная информация попадает в
organization's IT infrastructure from a        информационную систему организации из разных
variety of sources. Regardless of how a        источников. Независимо от того, каким образом
piece of content enters, it has a lifecycle.   единица контента попадает в организацию, у нее есть
Follow a document through its lifecycle as     жизненный цикл. С точки зрения ECM-технологии
viewed through the use of ECM                  можно выделить следующие этапы жизненного цикла
technology.                                    корпоративного контента:
1. Electronic Unstructured Data: email,           1. Неструктурированные электронная
instant message, text document,                      информация: электронная почта, обмен
spreadsheet, etc.                                    мгновенными сообщениями, текстовые
2. Electronic Forms                                  документы, презентации и т.д.
3. Paper Documents/Forms                          2. Электронные бланки (формы)
                                                  3. Бумажные документы / формы (бланки)
SCANNING
Paper generally enters the organization        СКАНИРОВАНИЕ
through a scanner, or sometimes, a             Бумажные документы обычно попадают в
multifunction device. In centralized scan      организацию через сканер или многофункциональное
operations, large volumes of paper are put     устройство. В случае, когда используется
into the system by dedicated workers. In       централизованный сканер, огромный объем бумаги
distributed operations, smaller volumes of     попадает в систему через назначенных сотрудников. В
documents are captured with lower              случае, когда операции разделены, меньший поток
volume scanners or multifunction devices       документов попадает через менее загруженные
closer to their point of creation.             сканеры или многофункциональные устройства в
                                               непосредственной близости от места создания
DOCUMENT IMAGING                               документа.
Software captures the image of the paper
document. Increasingly, electronic             ОБРАЗЫ ДОКУМЕНТОВ
document images have the same legal            Программное обеспечение преобразует бумажный
                                               документ в формат образа. Электронные документы
status as a paper document.                   неуклонно приобретают такую же юридическую силу,
                                              как бумажные документы.

                                              ОБРАБОТКА БЛАНКОВ
FORMS PROCESSING                              Бланки поглощаются системой. Большинство бланков
Business forms are ingested into the          в современной организации структурированы –
system. Most forms today are                  расположение элементов бланка строго задано.
"structured"-the location of the form         Заметно улучшается способность систем обрабатывать
elements are known. The ability to            неструктурированные бланки, т.е. те, которые
process unstructured forms, those without     выполнены не по строго заданному шаблону.
a pre-defined form template, is improving.
                                              РАСПОЗНАВАНИЕ
RECOGNITION                                   Это технологии, позволяющие бумажную информацию
Technologies that allow paper information     преобразовывать в электронную, минуя ручную
to be translated to electronic data without   обработку. Технологии распознавания обладают рядом
manual data input. Recognition                прогрессивных возможностей, начиная от оптического
technologies have progressive capabilities    распознавания знаков (OCR) и заканчивая
from optical character recognition (OCR)      интеллектуальным распознаванием знаков (ICR) и
to intelligent character recognitions (ICR)   играют важные роль в переводе огромного объема
and are important for converting large        бланков или неструктурированных данных в
amounts of forms or unstructured data to      удобочитаемую информацию в систему управления
usable information in a content               контентом.
management system.
                                              КАТЕГОРИЗАЦИЯ / ТАКСОНОМИЯ
CATEGORIZATION/TAXONOMY                       Таксономия облекает информацию в
A taxonomy provides a formal structure        структурированную форму, в зависимости от
for information, based on the individual      индивидуальных потребностей организации.
needs of a business. Categorization tools     Инструменты категоризации автоматизируют процесс
automate the placement of content             размещения контента (образы документов,
(document images, email, text documents,      электронная почта, текстовые документы, т.е. весь
i.e., all electronic content) for future      электронный контент) для последующего извлечения
retrieval based on the taxonomy. Users        на основе таксономии. Пользователи также могут
can also manually categorize documents.       классифицировать документы вручную. Это важный
Critical step to ensure that content is       этап, который обеспечивает надлежащее хранение
properly stored.                              контента.

INDEXING                                      ИНДЕКСИРОВАНИЕ
An essential part of the capture process,     Этот этап является неотъемлемой частью сбора
creates metadata from scanned documents       информации, создает метаданные из сканированных
(customer ID number, for example) so the      документов (идентификационный номер клиента,
document can be found. Indexing can be        например) с тем, чтобы потом документ можно было
based on keywords or full-text.               легко найти. Индексирование документов может
                                              основываться на ключевых словах, либо на
DOCUMENT MANAGEMENT                           полнотекстовом поиске.
Document management technology helps
organizations better manage the creation,     УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ
revision, approval, and consumption of        Технология управления документами помогает
electronic documents. It provides key         организациям лучше управлять такими процессами,
features such as library services,            как создание, внесение изменений, утверждение и
document profiling, searching, check-in,      потребление электронных документов. Среди
check-out, version control, revision          ключевых функций этой технологии можно назвать
history, and document security.               услуги библиотеки, создание профилей документов,
                                              поиск, выписка/возврат, контроль версий, история
                                                исправлений и безопасность.

RECORDS MANAGEMENT                              УПРАВЛЕНИЕ ОФИЦИАЛЬНОЙ
Content of long-term business value are         ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
deemed records and managed according to         Официальная документация относится к типу
a retention schedule that determines how        контента, который имеет долгосрочное значение для
long a record is kept based on either           организации и управляется согласно графику
outside regulations or internal business        хранения, определяющим как долго следует хранить
practices. Any piece of content can be          документ, отталкиваясь либо от внешних нормативов,
designated a record.                            либо от утвержденного в данной организации
                                                внутреннего регламента. Официальным документом
                                                может быть любая единица контента.

EMAIL MANAGEMENT                                УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ
As the de facto standard for business           Несмотря на общепринятый стандарт деловой
communication, removing emails from the         переписки, который предписывает удалять сообщения
server and saving them to a repository          электронной почты из сервера и сохранять их в
isn't enough. Email must be classified,         репозитории, этого недостаточно. Сообщения
stored, and destroyed consistent with           электронной почты должны классифицироваться,
business standards-just as any other            храниться и уничтожаться в соответствии с
document or record.                             корпоративными стандартами – также как любой
                                                другой документ или запись.
WEB CONTENT MANAGEMENT
Web content management technology               УПРАВЛЕНИЕ ВЕБ-КОНТЕНТОМ
addresses the content creation, review,         Технология управление веб-контентом решает такие
approval, and publishing processes of           задачи, как создание, рецензирование, утверждение и
Web-based content. Key features include         публикация веб-контента. Среди ключевых
creation and authoring tools or                 характеристик этого компонента можно назвать
integrations, input and presentation            создание и авторизация инструментов и интеграций,
template design and management, content         моделирование и управление шаблонами ввода и
re-use management, and dynamic                  презентации, управление повторным использованием
publishing capabilities.                        контента и динамические возможности публикации.

DIGITAL ASSET MANAGEMENT                        УПРАВЛЕНИЕ ЦИФРОВЫМИ АКТИВАМИ
Similar in functionality to document            Схожая по функционалу с управлением документами,
management, DAM is focused on the               управление цифровыми активами (DAM) выполняет
storage, tracking, and use of rich media        функции хранения, отслеживания и использования
documents (video, logos, photographs,           медиа-документов (видео, логотипы, фотографии и
etc.). Roots of the technology are in the       т.д.). Своими корнями эта технология уходит в
media and entertainment industry,               индустрию медиа и развлечений, которая в настоящий
currently experiencing growth, especially       момент продолжает расширяться, особенно это
in marketing departments. Digital assets        касается маркетинговых служб. Цифровые активы
typically have high intellectual property       обычно обладают высокой ценой интеллектуальной
value.                                          собственности.

REPOSITORIES                                    РЕПОЗИТОРИИ
Structured and unstructured-the core of         Структурированные и неструктурированные
many ECM systems. This is where the             репозитории являются ключевым компонентом многих
data resides and where much of a                ECM-систем. Именно здесь хранятся данные и именно
company's investment in ECM resides. A          здесь заключена значительная часть корпоративных
repository can be a sophisticated system        средств, вложенных в ECM. Репозиторий может
that costs hundreds of thousands of             представлять собой сложноустроенную систему
dollars, or as simple as a file folder system   стоимостью в сотни тысяч долларов, либо простую,
in a smaller company. The key is to have      как файловая папка, если речь идет о мелких
information that can be found once it is      компаниях. Главное – найти ту информацию, которая
placed in the system.                         когда-то была заложена в систему.

STORAGE                                       ХРАНЕНИЕ
Content needs to "live" somewhere.            Контент должен где-то «жить». Технологии хранения
Storage technology (optical disks,            (оптические диски, магнитные пленки, микропленки,
magnetic, tape, microfilm, RAID, paper)       матрицы независимых дисковых накопителей (RAID),
provide options for storing content online    бумага) позволяют хранить контент как в формате
for rapid access or near- or off-line for     онлайн для быстрого доступа, так и в автономном
content that isn't needed often.              формате, если контент не используется часто.

CONTENT INTEGRATION                           ИНТЕГРАЦИЯ КОНТЕНТА
Enables disparate content sources to look     Этот компонент позволяет разнородным источникам
and act as a single repository.               контента выглядеть и функционировать как единый
                                              репозиторий.
MIGRATION                                     МИГРАЦИЯ
As storage media ages, content must be        По мере того, как средства информации устаревают,
moved to new media for continued              контент должен перемещаться в новые, современные
accessibility.                                средства информации в целях обеспечения легкого
                                              доступа.

                                              СОЗДАНИЕ РЕЗЕРВНЫХ КОПИЙ
BACKUP/RECOVERY                               /ВОССТАНОВЛЕНИЕ
Backing up content in various formats         Создание резервных копий контента в разных
and/or locations helps to ensure business     форматах и/или местах повышает шансы компании на
viability in the face of a disaster.          выживаемость и быстрое восстановление нормальной
                                              работы в случае наступления непредвиденных
SEARCH/RETRIEVAL                              обстоятельств.
One of the greatest benefits of a strong
ECM system is the ability to get out what     ПОИСК / ИЗВЛЕЧЕНИЕ
you put in. By having strong indexing,        Одно из наиболее замечательных преимуществ
taxonomy, and repository services,            качественной ECM-системы – это способность извлечь
locating the information in your system       то, что вы туда положили. Если у вас проведена
should be a snap.                             тщательная работа по индексированию документов,
                                              таксономии и организации репозитория, найти и
SYNDICATION                                   извлечь нужную информацию не составит труда.
Distribution of content for reuse and
integration into other content.               СИНДИКАЦИЯ
                                              Это распределение контента для повторного
LOCALIZATION                                  использования и интеграции в другой контент.
Recasting content based on the needs and
cultural mores of different global markets.   ЛОКАЛИЗАЦИЯ
                                              Это преобразование контента в зависимости от
PERSONALIZATION                               потребностей и культурных традиций разных мировых
Drawing on a taxonomy and based on            рынков.
established user preferences, various types
and subjects of content can be delivered    ПЕРСОНАЛИЗАЦИЯ
via user-defined preferences.               Используя средства таксономии и основываясь на
                                            заданных параметрах пользователя, различные типы и
                                            предметы контента могут быть доставлены согласно
                                            заданным пользователем параметрам.
PUBLISH
Content gets where and to whom it needs        ПУБЛИКАЦИЯ
to go through a number of tools. Content       Контент доставляется туда и тому, кому необходимо,
can be delivered via print, email, websites,   благодаря набору определенных инструментов.
portals, text messages, RSS feeds.             Контент может быть доставлен в печатном виде, по
                                               электронной почте, через вебсайты, порталы, смс-
PAPER ELECTRONIC                               сообщения, RSS-каналы.
Portal, Intranet, Extranet, Email, Fax
                                               БУМАЖНО-ЭЛЕКТРОННЫЕ СРЕДСТВА
SECURITY                                       Портал, Интранет, Экстранет, электронная почта, факс.
Restricts access to content, both during its
creation and management as well as when        БЕЗОПАСНОСТЬ
delivered. 1. Digital Rights Management -      Средства безопасности обеспечивают ограничение
prevents the illegal distribution of rights-   доступа к контенту, как в период его создания и
managed content by restricting access to       управления, так и во время доставки. 1. Управление
content down to the sentence level as well     цифровыми правами – предотвращает незаконное
as granting/restricting permissions for        распространение защищенного правами контента
forwarding and accessing content.              путем ограничения доступа к контенту, а также путем
2. Digital Signatures - ensures the identity   предоставления /ограничения прав пересылки контента
of a document sender, and the authenticity     и доступа к нему. 2. Цифровые подписи –
of the message.                                идентифицируют отправителя документа и
3. PKI - uses a public and private key pair    аутентичность сообщения. 3. Инфраструктура
held by a trusted third party to transact      управления открытыми ключами (PKI) – использует
business over the public Internet.             открытые и закрытые ключи, находящиеся во владении
                                               у доверенной третьей стороны, для совершения сделок
COLLABORATION                                  через публичный Интернет.
Collaboration technologies enable
individual users, such as employees or         СОВМЕСТНАЯ РАБОТА
business partners to easily create and         Технологии совместной работы позволяют отдельным
maintain project teams, regardless of          пользователям, например, сотрудникам или партнерам
geographic location. These technologies        по бизнесу с легкостью создавать и осуществлять
facilitate collaborative, team-based           поддержку проектных команд, независимо от их
content creation and decision-making.          географического местоположения. Эти технологии
                                               облегчают создание коллективного, командного
LONG-TERM ARCHIVAL                             контента и процесс принятия решений.
Content that must be preserved over
decades must be saved to media, such as        ДОЛГОСРОЧНАЯ АРХИВАЦИЯ
paper and film-based imaging, with             Контент, который необходимо хранить в течение
longevity to match.                            десятилетий, должен быть сохранен в средствах медиа,
                                               таких как бумага и киноизображения, с
                                               соответствующим сроком хранения.

								
To top