Tips Membuat Mailmerge Label

Document Sample
Tips Membuat Mailmerge Label Powered By Docstoc
					                                                                      Nov 28, '07 5:45 AM
   Tips Membuat Mailmerge Label
                                                                      untuk



Lanjutan tips membuat format label Tom and Jerry, lihat di http://larassejati.multiply.com/journal/item/421,
sekarang saya kasih tips membuat mailmerge.

Tapi apa itu mailmerge? Gini, kamu disuruh mengirim ucapan tahun baru ke 1000 orang. Kemudian, supaya
mudah dan cepat, kita cetak alamat setiap orang di atas label undangan. Nggak mungkin dong kita ketik satu2 di
format label yang kemarin kita buat?

Untuk itu, kita gunakan 2 file, yang satu berupa template label, yang kedua adalah pangkalan data/database
alamat berupa file Excel, MS Access, MS Outlook address book dll. Itu yang disebut mailmerge.

Biar nggak bingung, mending kita praktekkan langsung aja ya! ;-)

Oh ya, di sini saya menggunakan software MS Word 2003 dan MS Excell.

================================================

Mari kita mulai langkah demi langkah:

1. Kita buka template yang kemarin kita buat untuk Label no. 103.




2. Ini labelnya kan:
3. Di Menu bar, klik Tools>Letter and Malings>Mail Merge




4. Setelah itu akan muncul panel di sebelah kanan. Karena kita mau bikin mailmerge untuk surat, ya kita pilih
"Letters". Kemudian lihat di bagian bawah panel, klik "Starting New Document"
5. Karena kita ingin menggunakan format label yg sudah kita buka tadi, pilih "Use current Document".




6. Kemudian kita pilih, "Use existing List", ini artinya kita ingin menggunakan file berisi alamat yg kita punya.
Setelah itu klik "Browse" untuk mencari lokasi dimana file Excel yang mau kita pakai berada dalam komputer
kita.
7. Sebagai contoh, saya menggunakan file excel yg berisi data member mailing list pustakawan CGIAR berikut.




8. Setelah itu, kita pilih pada sheet mana data alamat tersebut berada.
9. Lalu kita akan disajikan bentuk data yang ada di dalam file excel tadi. Di sini kita bisa memilih data mana saja
yang mau kita tampilkan di label. Tapi kalau bingung, tampilkan saja semuanya dulu. Caranya, klik "Select All".




10. Kita boleh memilih recipient, maksudnya si penerima surat. Silahkan edit recipient kalau diperlukan, kalau
tidak lanjut saja. Klik "Next: Write Your Letter".
11. Nah, disini kamu klik cursor kamu di kolom pertama label. Kemudian klik "More Items" di panel sebelah
kanan.




12. Akan muncul dialog box seperti gambar di bawah. Kita pilih ruas(field) mana yang akan kita tampilkan di
label. Kita akan mengirim surat, tentu saja yang kita akan tampilkan adalah data Nama pada ruas "Name", Nama
Lembaga yang dalam contoh ini ada di ruas "Center", Kemudian saya ingin tampilkan email pada field "Email".
Seharusnya ada field alamat, tapi karena sekedar contoh, nggak usah dimasalahkan ya :D
13. Ketika kamu klik "Insert", maka ruas2 itu muncul di label. Lihat gambar dibawah.




14. Yah sekarang tinggal sesuaikan susunannya. Tinggal klik enter biar susunannya turun ke bawah. Trus select
dan bold fontnya sesuai kebutuhan.
15. Oh iya, saya lupa mengaktifkan toolbar mailmerge. Coba ikutin gambar di bawah ini aja ya.




16. Kalau recipient atau penerima suratnya buanyak banget, misalnya 100 orang ya, pasti kita ingin agar kita bisa
mencetak secara berkesinambungan. Label 1 berisi nama A label kedua si B dst. Karena itu kita harus tambahin
Macro dari Mailmerge Toolbar. Klik toolbar mailmerge yg judulnya "Insert Word Field", kemudian klik "Next
Record".
17. Macro word field "Next Record" itu dikopi dan paste di setiap label ya. Biar masing2 label menampilkan
record yang berurutan.




18. Hasilnya akan seperti di bawah ini. Klik "Preview Your Label" di bagian bawah panel sebelah kanan. Kalo
hasilnya menampilkan satu lembar label satu record, berarti masih ada kesalahan di langkah sebelumnya. Coba
dicek lagi. Kalo bingung, coba lagi saja dari awal.
19. Maka MS Word akan menampilkan semua data nama dan alamat di label anda.




20. Pada tahap ini proses mailmerge bisa dikatakan selesai. Kamu sudah bisa mencetak label2 tersebut pada
printer. Tapi bila kamu ingin melihat dulu hasil mailmergenya dalam sebuah dokumen label yang panjang sesuai
jumlah data yang kamu punya, kamu bisa lihat ke toolbar mailmerge kemudian klik tombol "Merge to New
Document". Silahkan dicoba deh, pasti dia akan membuat sebuah dokumen panjang sebanyak orang yang ingin
kamu kirimi surat. Jangan lupa cek kesinambungan urutan nama pada label di masing2 halaman. Kadangkala ada
kesalahan urutan kerja sehingga urutannya agak kacau.




21. Saya tidak tampilkan preview seperti apa dokumen yang dihasilkan. Kalian mesti mencobanya sendiri. Bila
anda ingin mencetak nama2 tertentu saja dalam pangkalan data anda, anda bisa memilih secara manual nama
tersebut. Dengan mengedit recipent list. Ini ada di langkah sebelumnya. Coba kamu cari lagi ke atas deh.
Selesai deh tutorialnya. Sebelum memulai, jangan lupa siapkan dulu format labelnya dan file MS Excel atau MS
Accessnya. Nanti kalau sudah jago, kamu bisa coba mailmerge dari file pangkalan data yang lain, seperti dari file
txt, MS Outlook, dll.
Mail Merge Menggunakan Microsoft Office Word 2007

Labels: 2007, mail merge, microsoft, office, tips, tutorial, word




                         Melakukan pekerjaan kantor seperti surat menyurat, pembuatan label, dan lain
sebagainya dengan jumlah banyak memerlukan teknik pengerjaan yang efisien. Untuk tugas tersebut kita bisa
menggunakan perangkat lunak yang secara khusus dirancang membantu efisiensi pekerjaan kantor seperti
Microsoft Office Word atau Open Office Writer, yakni menggunakan perintah Mail Merge. Perintah Mail Merge
ini memungkinkan kita membuat sekaligus mencetak alamat tujuan surat atau membuat label dalam jumlah yang
banyak, cepat, dan otomatis sehingga pekerjaan kantor kita lebih efisien. Mari kita manfaatkan fasilitas perangkat
lunak ini supaya tanggung jawab pekerjaan yang menjadi tugas kita dapat lebih amanah. Pada kesempatan ini kita
belajar menggunakan perintah Mail Merge lewat Microsoft Office Word 2007 yang banyak dipakai oleh berbagai
organisasi di seluruh dunia selain itu mudah pemakaiannya.
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan perangkat lunak Microsoft Office Word 2007 yang
kemudian masuk ke Tab Mailings yang ada di ribbon perangkat ini seperti yang terlihat pada gambar 1 di bawah
ini :




                                                     Gambar 1



                                                   Gambar 2
Kemudian pada langkah kedua silahkan klik tombol Select Recipients. Muncul tiga menu seperti berikut : Type
New List..., Use Existing List..., dan Select from Outlook Contacts... (gambar 2). Type New List... digunakan
untuk membuat database baru dalam bentuk file MDB (bisa diedit menggunakan Microsoft Access) seperti
tampak pada gambar 3 sedangkan Use Existing List... digunakan untuk mengambil database yang sudah ada.
Select from Outlook Contacts... memanfaatkan database yang dibuat oleh program Microsoft Outlook.
                                                Gambar 3
Jendela New Address List muncul sesudah kita klik perintah Type New List.... Kita bisa langsung mengisi data
di kolom-kolom yang sudah disediakan. Setelah selesai mengisi kemudian klik tombol ok dan lanjutkan
menyimpan database yang sudah kita buat pada jendela Save Address List, buat nama file dan disimpan dalam
bentuk file MDB seperti gambar 4 berikut ini :




                                                    Gambar 4
Bagi Anda yang sudah menyiapkan database dari software lain bisa memanfaatkan menu Use Existing List....
File dalam bentuk MDB (MS-Access), XLS (MS-Excel), maupun DOC (MS-Word) bisa dimanfaatkan sebagai
file database yang dipilih melalui jendela Select Data Source yang muncul setelah klik menu Use Existing List...
seperti tampak pada gambar 5 berikut:
                                                   Gambar 5
File database yang sudah kita siapkan harus berupa tabel dalam posisi tanpa header atau judul di atas tabel. Jadi di
tabel tersebut, baris pertama berisi judul kolom seperti kolom nomor, nama, alamat, dan sebagainya kemudian
baris berikutnya kita isi dengan data.



Word 2007 : Menggunakan Address Block Pada Mail Merge
Posted in Windows Tips by frise1412 | General Tips & Tricks
ADVERTISEMENTS




Mail merge telah ada sejak lama, tetapi salah satu aspek tersebut selalu menjadi masalah yang nyata. Berurusan
dengan daftar alamat yang kadang memanfaatkan Alamat ke 2 (atau bahkan alamat ke 3) sementara yang lainnya
tidak bisa meninggalkan anda dengan baris kosong yang tidak diinginkan dalam dokumen yang digabung.




Menggunakan pengaturan Address Block pada Word 2007 akan membuat hal ini cukup sederhana karena secara
otomatis akan menekan setiap baris yang kosong, meninggalkan anda dengan alamat yang diformat dengan benar.
Untuk menggunakan fitur tersebut ikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Pilih tab Mailings dari Ribbon.

2. Klik Start Mail Merge untuk memilih jenis dokumen yang anda inginkan. Klik pada jenis dan kemudian pilih
pilihan yang sesuai dari kotak dialog dan klik OK.

3. Klik Select recipients dan pilih lokasi penerima anda. Anda dapat membuat daftar baru jika Anda perlu. Pergi
melalui kotak dialog untuk memilih penerima.

4. Daripada memasukkan penggabungan kolom(merge fields) untuk nama dan alamat, klik Address Block. Hal
ini akan memunculkan kotak dialog yang memungkinkan anda untuk memilih elemen apa yang ingin anda
masukkan. Hal ini termasuk nama penerima, nama perusahaan, dan alamat pos. Pilih elemen yang diinginkan
dengan mengklik checkbox yang sesuai.

5. Klik tombol Match Fields untuk memastikan bahwa semua bidang cocok. Jika tidak, gunakan dropdown yang
sesuai untuk memilih bidang yang sesuai untuk komponen itu.
6. Klik OK untuk menutup kotak dialog.

blok alamat Anda kini telah ditambahkan ke dokumen Anda.


Source: http://islam-download.net/tips-tricks/software-tips-windows/word-2007-menggunakan-address-block-
pada-mail-merge.html#ixzz1K9WXw9sV




mail merge

 Pembuatan Mail Merge pada Microsoft Office Word 2003 dapat kita temui pada menu Tools>Letters and
Mailings>Mail Merge, sedangkan pada Microsoft Office Word 2007 dapat kita temui pada Tab Mailings. Mail
Merge adalah naskah yang digunakan sebagai induk dokumen untuk membuat surat ataupun undangan yang
berjumlah besar. Dengan fasilitas ini, kita hanya perlu membuat satu dokumen induk dan database sehingga bisa
mencetaknya berulangkali sebanyak database yang dimasukkan. Pada bagian ini kita akan mempelajari teknik
menggunakan mail merge, yaitu langkah atau teknik membuat dokumen utama (main document) dan data tujuan
(data source).

MEMBUAT DOKUMEN UTAMA (MAIN DOCUMENT)
Langkah yang digunakan untuk membuat dokumen utama (main dokumen) adalah sebagai berikut :

1. Aktifkan dokumen baru yang masih kosong

2. Ketik Undangan Rapat seperti berikut :
3. Simpan dokumen surat tersebut di atas dengan cara klik File>Save atau tekan Ctrl+S.

4. Di layar akan terlihat kotak dialog Save as.

5. Tentukan drive dan folder tempat file tersebut akan disimpan, misalnya DAFTAR SURAT di drive D:\

6. Pada bagian File Name, ketik nama file Surat Undangan Rapat. Perhatikan gambar berikut.




7. Klik tombol Save.

MEMBUAT MAIL MERGE
Setelah mengetik surat seperti tersebut diatas, langkah berikutnya adalah menggabung antara surat tersebut
dengan sumber data. Langkah yang digunakan adalah sbb :

1.       Pastikan         dokumen           Surat      Undangan     tetap          aktif     di       layar.
2.         Klik            menu             Tools>Letters       and            mailings>Mail          Merge
3. Pada bagian Select document type yang berada dalam Task Pane, Anda dapat menentukan jenis dokumen yang
akan Anda buat. Pilihan tersebut adalah sbb :

      Letters untuk membuat dokumen berbentuk surat
      Envelopes untuk membuat dokumen dalam bentuk amplop
      Labels untuk membuat dokumen dalam bentuk label
      Directory untuk membuat dokumen dalam bentuk katalog atau data yang diambilkan dalam daftar
       data/list atau buku alamat.

4. Klik pilihan Letters pada Task Pane Mail Merge.

5. Klik Next : Starting document untuk menuju pada langkah ke-2

6. Pada bagian Select starting document, yang berada di Task Pane Mail Merge, klik pilihan Use the current
document untuk memilih dokumen aktif atau yang terlihat di layar sebagai main document. Lihat gambar berikut
:




Gambar Task Pane Mail Merge – Select starting document

7. Lalu klik pilihan Next : Select recipients untuk menuju langkah ke-3.

8. Pada bagian Select recipients pada Task Pane, tentukan data yang akan digunakan sebagai data tujuan
(Sumber                                                                                          Data)
9. Klik pilihan Type a new list untuk membuat data tujuan yang baru. Perhatikan gambar berikut !
Anda dapat memilih pilihan lain, yaitu :

      Use an existing list untuk memilih jenis data yang pernah dibuat (data berbentuk sebuah tabel). Apabila
       Anda memilih pilihan ini, maka klik Browse untuk memilih file data.
      Select from Outlook contacts untuk memilih jenis data yang berada dalam daftar alamat pada Microsoft
       Outlook.

10. Pada bagian Select recipients, klik pilihan Create… pada bagian Typea new list di Task Pane Mail Merge.
11. Setelah Anda klik Create, maka di layar akan terlihat kotak dialog New Address List. Perhatikan gambar
berikut :




Gambar Kotak Dialog New Address List

Pada kotak dialog tersebut terlihat beberapa tombol pilihan. Tombol/Button pilihan tersebut adalah :

      New Entry digunakan untuk entri/memasukkan data yang baru.
      Delete Entry digunakan untuk menghapus data yang telah di masukkan dalam daftar alamat tujuan.
      Find Entry digunakan untuk mencari data tertentu pada daftar data tujuan.
      Customize digunakan untuk menentukan nama field baru sesuai dengan kebutuhan data.

12. Klik tombol Customize untuk menentukan nama field baru sesuai dengan kebutuhan data.
13. Kotak dialog Customize Address List akan terlihat sbb :
Gambar Kotak Dialog Customize Address List

Pada kotak dialog tersebut terlihat beberapa tombol pilihan. Tombol pilihan tersebut adalah sbb:

      Add digunakan untuk menambah field name yang baru
      Delete digunakan untuk menghapus nama field yang telah dibuat sebelumnya.
      Rename digunakan untuk merubah field name yang tersedia dalam daftar field name.
      Move Up digunakan untuk memindahkan field name ke atas.

      Move Down digunakan untuk memindahkan field name ke bawah.

Menggabungkan Dokumen Dan Database Mail Merge
Setelah selesai membuat dokumen dan database mail merge, langkah selanjutnya adalah menata field ke surat
yang telah dibuat. Cara menggabungkan dokumen dengan database mail merge adalah sebagai berikut :

      Letakkan kursor di bawah Yth.


      Klik ikon open data source




                                                     Setelah tampil kotak dialog Select Data Source, carilah
       letak database melalui kotak isian Look in dan akhiri dengan klik Open.


      Klik ikon Insert Merge Field.
                                         Setelah muncul kotak dialog Insert Merge Field, Anda pilih First
       Name, kemudian klik Insert sehingga muncul << First Name >> di halaman surat dan akhiri dengan
       mengklik tombol close.

      Lakukan langkah yang sama pada tempat yang ingin diisi dengan field yang ditandai simbol << >> pada
       tempat yang diinginkan

      Setelah selesai, aktifkan Mail Merge dengan mengklik ikon view Merge Data di Toolbar Mail Merge
       sehinga akan tampil database Anda di dokumen surat.


   

      Untuk melihat database, Anda bisa mengklik ikon Next Record.

      Jika ingin mencetaknya, Anda bisa melalui menu File.




Pembulatan angka pada excel yang menggunakan mail merge 2007
Sunday, February 6, 2011 8:12
Posted in category Tutorial Excel, mail merge
No Comments

Ilustrasi dari komentar yang didapat pada blog ini yakni mas fauzi menanyakan tentang rumus excel berikut
pertanyaanya :

mohon maaf mas mau nanya, agak keluar dari topik, saya membuat mail merge dan menjadikan data excel
sebagai data source, data angka seperti 7,60 setelah di mail merge berubah menjadi 7,599999996. atau angka 6,00
berubah menjadi 6. gimana cara agar tidak berubah? thanks sebelumnya


Saya akan mecoba memaparkanya dengan teliti dan detail. klw bener hehehe

Pertama siapkan file excel yang akan dibuat mail merger contoh lihat pada gambar dibawah ini
Simpan data diatas dengan nama dbnilai pada direktori My Data Sources yang letaknya di c://my document/My
Data Sources lihat gambar dibawah ini :




Jika sudah tersimpan close dan exit program ms excel nya. Hal ini dikarenakan dbnilai akan kita gunakan sebagai
isi data pada mail merger di ms. Word. Ilustrasi skarang saya buat file ms word sebagai file utamanya sedangkan
datanya saya gunakan dbnilai. Lihat pada gambar




                                                 Dengan ilustrasi pada gambar diatas isi data yang akan diambil
adalah dari dbnilai sebelumnya simpan file ms. Word dengan type file .doc dan docx. Langkah selanjutnya kita
buat mail merge dengan langkah sebagai berikut :

1.    Klik mailings pada menu ms word pilih Selest Recipients pilih Use Existing List
2.    Masukan file dbnilai tadi atau cari dimana anda meletakan file source dbnilai. Penting : tutup file yang akan
dipakai dalam mail merger




3.    Pilih sheet dimana anda buat nilai tadi pada contoh saya buat di sheet 1 lihat gambar




4.    Setelah anda pilih klik OK. Nah sekarang kita akan mencoba memasukan datanya dengan cara tetep berada
di menu Mailing.. kemudian saya pilih Insert Merger Filed sebelumnya arahkan cursor pada bagian No. lihat
gambar :




5.     Kemudian klik filednya 1 persatu dengan cara mengklik filed tersebut. ingat arahkan cursor pada posisi
filed. Contoh arahkan cursor ke No. Pilih Insert klik No, Arahkan cursor ke Nama klik Insert Merge Filed pilih
Nama dst. Dan hasilnya adalah
6.    Sudah selesai.. nah bagaimana cara mennampilkan data pada filed tersebut di mail merge ? caranya tinggal
klik Preview

7.   Oke selesai deh….. Tapi pada NILAI HASIL kok angkanya banyak dibelakang koma..?? mau tau
jawabanya… oke lanjut cara menampilkan 2 digit angka dibelakang koma seperti gambar diatas adalah




8.    Sudah lihat gambar diatas? Oke pada filed nilai yakni 9,300000dst klik kanan pilih Toggle Filed Codes dan
isikan nilai pada { MERGEFIELD Nilai ##0,00 } kemudian klik kanan lagi pilih Updates Filed lihat gambar :




9.    Nah hasilnya bisa dilihat deh… sendiri… “ waduh punya saya kok gak mau yah… “ hehehe anda belum
beruntung… coba lagi tutorialnya…… ingat : sebelumnya ubah dulu regional and setting di control panel menjadi
Indonesia. Dan hasilnya adalah
Cara menggunakan mail merge untuk membuat surat formulir di microsoft word 2007.

Browse › Home › microsoft word » Cara menggunakan mail merge untuk membuat surat formulir di microsoft
word 2007.




                                Jika Anda ingin mengirim surat ke satu atau dua orang, itu bukan masalah besar.
Tapi jika Anda memiliki daftar orang-orang yang Anda ingin menerima informasi tentang promosi atau peristiwa,
itu terlalu banyak yang harus dilakukan dengan tangan. Menggunakan Mail Merge dapat sangat mengurangi
waktu dan usaha anda dimasukkan ke dalam surat massal!

Ini adalah apa yang Anda butuhkan:

komputer

Microsoft Office

mailing list di Excel, Access atau Outlook (saya menggunakan Excel untuk contoh ini)

1. Yang Anda butuhkan adalah sebuah database sederhana di Excel, Access atau Outlook untuk melakukan mail
merge. Jika Anda menggunakan Excel, itu ide yang baik untuk nama lembar kerja, terutama jika Anda ingin
menyimpan beberapa milis. Kolom pertama harus judul (Nama Depan, Nama Belakang, dll) untuk membuatnya
lebih mudah untuk bekerja dengan dalam Mail Merge. Untuk informasi lebih lanjut tentang membangun sebuah
buku alamat sederhana, lihat artikel saya tentang cara membuat sebuah database untuk milis Anda.

2. Dari tab surat, pastikan bahwa opsi Normal Dokumen Word dipilih dari daftar Start Mail Merge drop-down.

3. Dalam Penerima Pilih drop-down, klik "Gunakan ada Daftar". Browse untuk memilih database dan buku
alamat Anda.

4. Pada kotak dialog Tabel Pilih, pilih worksheet yang berisi alamat yang ingin Anda gunakan dan tekan OK.
Perhatikan kotak centang di sebelah kiri mengatakan "Pertama Row Kolom Berisi Data Headers". Ini dipilih
secara default. Jika baris pertama berisi header ("Pertama" Nama, "" Nama Belakang, dll) dan Anda tidak
memilih kotak ini, dokumen pertama Anda akan mencetak dengan informasi ini, i. e. "Dear Judul Last_Name," -
jadi pastikan bahwa Anda hanya hapus baris ini jika pertama memiliki informasi orang yang sebenarnya itu.

5. Dari dokumen Anda, tempatkan kursor di mana Anda ingin memasukkan alamat penerima. Klik pada tombol
Blok Alamat di atas.

6. Tentukan format nama dan alamat penerima. Untuk melihat bagaimana setiap record akan ditampilkan,
gunakan tombol navigasi di sebelah kanan. Jika nama atau alamat yang tidak ditampilkan dengan benar, ladang
tidak dapat dipetakan dengan benar. Jika mereka melihat benar, tekan OK dan melewatkan langkah berikutnya.

7. Jika Anda tidak memiliki header kolom atau mereka dipetakan salah, Anda dapat membuat penyesuaian
dengan mengklik tombol Match Fields. Di bidang Match Anda dapat "menentukan" bidang Anda. Bidang
Microsoft berada di kiri dan bidang dalam database Anda di drop down di sebelah kanan. Cocok dengan semua
bidang yang mungkin Anda gunakan untuk bidang Microsoft yang sesuai. Jika Anda gulir ke bawah, ada
sejumlah bidang ekstra yang Anda mungkin atau mungkin tidak dalam database Anda. Bila Anda telah cocok
semua bidang yang ingin Anda, tekan OK dua kali untuk kembali ke dokumen Anda.

8. Setelah Anda kembali ke dokumen Anda, Anda akan melihat "Alamat Blok" yang terkandung dalam lebih
besar dari / kurang dari tanda-tanda. Hal ini menunjukkan ke Word bahwa itu adalah lapangan dengan data
eksternal yang perlu diambil dan dimasukkan sebelum dicetak.

9. Untuk memasukkan baris salam, tekan enter sekali atau dua kali untuk menempatkan kursor di mana Anda
inginkan dan klik tombol Greeting Line di atas. Kotak dialog akan tampak sangat mirip dengan Blok Alamat,
dengan pilihan format tertentu. Anda dapat memilih tanda baca, bagaimana nama diformat, dll Perhatikan area
pratinjau ke bawah. Anda dapat menavigasi melalui buku alamat Anda untuk melihat bagaimana garis akan
mencari penerima tertentu.
Setelah Anda puas dengan format, klik OK.

10. Sekarang untuk tubuh surat - bagian yang akan sama untuk semua penerima pada daftar Anda. Cukup ketik
dalam pesan Anda. Jika Anda ingin memasukkan informasi pribadi dari buku alamat Anda, berhenti pada titik
yang Anda ingin untuk memasukkannya.

11. Untuk memasukkan bidang individu menjadi badan dokumen, pilih bidang yang Anda inginkan dari panah
drop-down dengan tombol Insert Merge Field. Dalam hal ini, saya dimasukkan Judul, memasuki ruang, Nama
Pertama, ruang lain, dan Nama Belakang.

12. Untuk melihat bagaimana huruf akan terlihat, klik pada tombol Hasil Gambar di bagian atas tab. Perhatikan
tombol navigasi ke kanan.

13. Tempat spidol lapangan akan diganti dengan data aktual dari milis Anda, dimulai dengan catatan pertama.
kuning ini menyoroti tidak akan berada di sana, aku hanya menggunakan mereka untuk menggambarkan di mana
bidang yang digabung.

14. Untuk melihat bagaimana surat Anda akan terlihat dengan penerima lain, gunakan tombol navigasi di bagian
atas. Setelah Anda puas, Anda dapat menyimpan dan mencetak dokumen digabung Anda. Setiap halaman akan
dicetak dengan informasi yang unik untuk setiap orang.

Petunjuk:

Jika Anda ingin menghilangkan satu atau lebih orang dari milis Anda, klik tombol Edit Daftar Penerima. Ini akan
membuka kotak dialog yang akan memungkinkan Anda untuk tidak memilih satu atau lebih penerima.

Contoh ini dilakukan di MS Office 2007. Meskipun fungsi yang sama tersedia dalam versi sebelumnya, metode
menyelesaikan proses agak berbeda. Jika ada bunga yang cukup, saya bisa membuat artikel yang sama untuk
Office 2003 dan sebelumnya.
Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti
surat undangan. Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan
membuat amplop secara masal. Selain itu mail merge juga diasa dimanfaatkan untuk membuat sertifikat, label,
dan amplop. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama
merupakan dokumen utama (biasa disebut dengan dokumen master), berisi surat yang akan dikirim. File kedua
merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.Data source dapat dibuat melalui Microsoft
Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.




mail merge ms. 2007

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

        Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
        Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan
         alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

1. Membuat atau Menyimpan Dokumen Utama Mail Merge

1)       Buka dokumen word dengan kik tombol New,

2)       Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge,

3)       Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan,

4)     Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah
berikut.

        Klik Maillings
        Klik tombol Start Mail Merge
        Klik tombol Letter

2. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail Merge

Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut
:

1)       Buka dokumen word dengan klik tombol Select Recepients

2)       Kemudian akan muncul layar seperti dibawah ini!
3)      Halaman diatas telah diisi dengan data seperti yang akan dikirim. Sebelum memeasukkan data seperti
diatas, pastikan terlebih dahulu type recipient information dengan cara menge KLIK TOMBOL New Entry. Akan
muncul layar seperti dibawah!

4) Kemudian pilihlah Field Names yang akan menjadi data.

5) Bila dirasa cukup dalam memasukkan data, pilih tombol OK untuk menge-save data. Pilih tempat untuk
menyimpan.

3. Menggabungkan Main Documen Surat Mail Merge dengan Data Source

1)   Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan).

2) Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge Wizard. Hal ini dilakukan untuk
memudahkan dalam membuka file data alamat yang akan dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan
mengedit jika masih ada data yang ingin dirubah.

3) Diatas terdapat beberapa pilihan. Pilih letters, karena yang akan dibuat adalah mail merge, bukan berupa E-
meil messages, Envelopes, Labels dan Directory. Kemudian pilih Use the current documents, karena dokument
master telah dibuat.

4) Pilih “Select a different list…” untuk menaggabungkan file master dengan file pendukungnya (berupa
alamat yang akan dituju). Pilih file data alamat yang akan dikirim.

5)   Atau pilih Edit recipient list… untuk mengedit kembali data alamat yang akan dikirim.

4. Menyisipkan Data Source ke Dalam Main Document Surat

1)  Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah
Kepada Yth atau pada alamat surat.

2)   Klik tab Mailings

3)   Klik tombol Insert Merge Field

4) Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama
Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.

1)   Klik tab Mailings

2)   Klik tombol Preview Results

3)   Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan.
mail merge ms 2007

5. Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

1)       Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

         Print Documents, untuk mencetak surat.

Ada 3 pilihan:

     1. All untuk mencetak semua surat.
     2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
     3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

         Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.

          Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).

          Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru
          tersebut.
Format Currency pada Mail Merge di Ms. Word                                       06:52
Filed under:




BagiAnda yang sering menggunakan Mail Merge Word, mungkin pernah menemukan kok kalau nomor
formatnya tidak ribuan ya?

Padahal di database sudah format ribuan loh... Nah loh... Jangan kaget. Ternyata untuk memformatnya ada
triknya :) Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

   1. Tekan Alt + F9, maka akan muncul seperti ini :




   2.
   3. Misalnya pada No. Order kita ingin memberikan format ribuan tanpa digit pecahan tambahkan
   4. Misalnya pada Pembayaran kita ingin memberikan format ribuan tapi didepannya ada tulisan Rp dan
      dibelakangnya ada 2 digit pecahan tambahkan ini \#Rp#,##0.00 sehingga jadi seperti ini
      {MERGEFIELD AmountPaid \#Rp#,##0.00}
   5. Tekan Alt + F9 lagi kemudian jalankan
   6. Semoga bermanfaat

NB : untuk penggunaan titik dan koma disesuaikan dengan format Regional Setting pada Control Panel (Decimal
symbol dan digit grouping symbol). Contoh diatas menggunakan Format English (United States).
Anda dapat menggunakan Mail Merge pada Word 2003 untuk menciptakan mailing labels untuk sebuah database
yang penuh dengan pelanggan.




Buka Word 2003 dan klik Tools Letters and Mailings Mail Merge

Pada menu Mail Merge yang terletak pada bagian sebelah kanan pada tipe dokumen Select, pilih Labels. Lalu klik
Next :Starting Document.

Dari Step 2 Klik options Label.

Lalu sebuah menu akan muncul membolehkan anda untuk memilih model dan merek label yang ingin anda print.
Jika anda memiliki label addball anda dapat memilih setting kustom. Ketika anda selesai dengan label options
klik Ok.

Lalu anda dapat memilih sumber data anda. pada bagian Use an Existing List, klik Browse. Gunakan Explorer
untuk menemukan sumber data yang ingin anda gunakan dan double pada data tersebut.

Lalu anda harus melakukan klik pada sebuah screen konfirmasi untuk memverifikasi sumber data anda dan masuk
ke window Mail Merge Recipients. Disini anda dapat mengbuah informasi anda, menghaous user tertentu, dan
informasi yang valid. Karena saya mengetahui sumber data adalah data yang saya inginkan saya memilih Select
All. Lalu klik OK.


Source: http://islam-download.net/software-free-gratis-terbaru/office-and-news/menciptakan-mailing-labels-pada-
word-2003-menggunakan-mail-merge.html#ixzz1K9ZGwIsD



Panduan Lengkap Menggunakan Fasilitas Mail Merge Pada Microsoft Office Word 2007



Masih membahas seputar Microsoft Office, kali ini kita akan membuat tutorial menggunakan fasilitas mail merge
pada Microsoft Office Word 2007. Mail Merge sendiri adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office
Word untuk membuat dokumen berangkai (dukumen yang perlu dikirimkan kepada banyak orang dengan format
maksud, dan isi yang sama)

Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat Surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat
amplop secara masal. Selain itu mail merge juga diasa dimanfaatkan untuk membuat sertifikat, label dan amplop.

Berikut adalah panduan dan langkah langkah menggunakan fasilitas mail merge pada Microsoft word 2007;

1.    Buatlah dukumen baru pada Microsoft word

2.    Pilih „mailing menu‟

3.    Pilih Ikon „start mail merge‟
4.       Buat atau siapkan dokumen utama (main dokumen) yang bisa berupa surat, email, amplop dsb

5.       Buat atau pilih alamat sebagai sumber data (data source)

         Ketik daftar baru (new list) untuk membuat alamat sumber data baru
         Ketik daftar yang tersedia (existing list) utnuk menggunakan sumber data yang sudah tersedia, seperti MS
          Excel document, database access, dsb

6.       Buat data atau isi pada dokumen utama

7.       Untuk melihat hasilnya, klik Ikon „preview‟


Source: http://islam-download.net/software-free-gratis-terbaru/office-and-news/panduan-lengkap-menggunakan-
fasilitas-mail-merge-pada-microsoft-office-word-2007.html#ixzz1K9ZnVKfJ




6 Langkah Mail Merge
Oleh Teddy Marcus Zakaria


Mail Merge adalah salah satu fasilitas Microsoft Word yang sangat berguna buat Anda yang sering membuat surat-surat masal seperti undangan, surat
pemberitahuan, edaran, label, sertifikat dan sebagainya. Suatu saat Anda mau membuat surat undangan rapat yang akan diberikan kepada 100 orang.
Dengan cara manual berarti Anda harus menulis surat tersebut, mengosongkan nama dan alamatnya yang akan dikirim, dikopi sebanyak seratus
kali,baru Anda tulis satu persatu nama dan alamat tersebut. Cara itu sungguh melelahkan bukan? Untuk mengatasi persoalan yang menjenuhkan
tersebut, maka program Microsoft Word diperlengkapi dengan fasilitas Mail Merge.

Mail Merge didalam Microsoft Word, terdiri dari dua dokumen :.

Dokumen utama yang berisi surat, atau sejenisnya (label, sertifikat) yang merupakan informasi yang akan diperbanyak,
Ini data rekanan yang akan dipakai untuk membuat mailmerge, asumsi kita akan mengirim surat ke mereka

dan Recipiens atau sumber data (data source) yang berisi nama dan alamat yang akan digabungkan – lihat contoh diatas Data Rekanan. Berikut adalah
langkah-langkah untuk membuat surat secara masal dari membuat dokumen utama, membuat sumberdata dan menggabungkannya. Data source bisa
dari berbagai macam sumber, salah satunya adalah data dari file Excel.
Data Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam dokumen utama. Walaupun data yang akan dimasukkan bisa dibuat belakangan, namun
sebaiknya data ini dibuat terlebih dahulu. Contoh data seperti berikut dibuat menggunakan MS Excel 2003.


Setelah Anda membuat dokumen Data Source yang diperlukan, sekarang buatlah Document Utama berupa surat. Berikut contoh surat tsb :
Tujuan kita adalah memasukkan data-data Nama, Alamat dan kota dari Data Source ke dalam Document Utama, sehingga kita tidak perlu memasukkan
data-data tersebut satu persatu.

Saatnya Menggunakan Mail Merge. Ikuti langkah-langkah berikut dari MS Word 2003.


    1.   Pilih menu Tools – Letters and Mailings – Mail Merge. Anda masuk ke Step 1 of 6. Perhatikan di sebelah kanan, akan muncul Jendela untuk
         memilih tipe dokumen. Di sini saya menggunakan “Letters”. Klik “Next: Starting document”.




Ini adalah langkah pertama pada pembuatan Mailmerge. Dialog ini akan muncul disebelah kanan.
Langkah ke-2, anda menentukan mana yang menjadi dokumen utama

2) Pada Step 2 of 6, Anda diminta memilih Document Utama yang akan digunakan. Anda bisa memilih akan menggunakan dokumen yang aktif (Use
the current document), Utama MS Word yang sudah ada (Start from a Utama), atau membuka file yang sudah ada sebelumnya (Start from existing
document). Di sini kita menggunakan dokumen yang sudah kita buat ini.

Klik “Next: Select recipients”.
3) Di Step 3 of 6, Anda diminta memilih Data Source yang akan digunakan. Kita akan menggunakan data yang sudah dibuat sebelumnya, maka pilihlah
“Use an existing list”, klik Browse, dan pilih file excel yang sudah dibuat sebelumnya.
Akan keluar tampilan untuk memilih Sheet yang akan digunakan. Karena kita membuat data di Sheet1, maka pilihlah Sheet1. Pastikan “First row of
data contains column header” dicentang, yang artinya baris pertama dari data adalah judul kolom.




Selanjutnya akan muncul data-data dari file tersebut. Anda bisa memilih data mana yang akan digunakan dan mana yang tidak. Anda hanya dapat
memilih data di baris mana yang akan digunakan. Jika ada kolom yang nantinya mungkin tidak terpakai, akan diatur belakangan. Yang dimaksud
dengan baris di sini misalnya: 1, N0001, Jl. ABC 123, Bdg. Sedangkan kolom adalah No., Nama, Alamat dan Kota. Misalnya Anda hanya ingin
membuang data di nomor 1, 2, dan 3 saja, maka hilangkan tanda cek pada nomor 1, 2, dan 3.




Masih di Step 3 of 6, jika Anda ingin mengubah sumber data, klik “Select a different list”, atau klik “Edit recipient list” untuk memilih data mana saja
yang akan digunakan. Jika sudah, klik “Next: Write your letter”.
Di Step 4 of 6, klik “More items”. Anda bisa mencoba sendiri pilihan yang lain, namun yang penting di sini untuk mengambil data dari suatu kolom
adalah “More items”.
Akan keluar kotak dialog “Insert Merge Field”. Pastikan “Database Fields” yang terpilih. Semua field (kolom) yang ada dari data sebelumnya muncul
di sini. Anda dapat memasukkan data pada suatu field dengan meng-klik tombol “Insert”. Masukkanlah field-field yang Anda inginkan seperti terlihat
dari dua gambar di bawah, yang memperlihatkan dokumen sebelum dan sesudah Anda memasukkan field.

Sebelum




Sesudah
Jika Anda belum meletakkan kursor di posisi yang benar, tekan tombol “Cancel” dahulu, tentukan lokasinya, klik “More items” lagi, dan masukkan
field yang diinginkan.


5) Setelah selesai, klik “Next: Preview your letters”.




Perhatikan pada dokumen. Bagian-bagian tempat field dimasukkan akan berubah menjadi data dari file Data Source yang Anda gunakan. Anda bisa
menggunakan tombol << dan >> untuk berpindah dari satu data ke data yang lain. Setelah memastikan kalau posisi field-field sudah benar, klik “Next”
Complete the merge”.
6) Di Step 6 of 6 Anda bisa memilih langsung mencetak data yang ada (Print) atau mengubah dokumen-dokumen tersebut secara sendiri-sendiri (Edit
Individual Letters).

        Print : Hasil Mailmerge akan dicetak langsung
        Edit individual letters : Hasil Mailmerge akan disimpan pada sebuah dokumen.




Cara menggunakan mail merge pada microsoft word

        Thursday, May 27, 2010, 4:26
        Microsoft Word
        17,368 views
        10 comments

Mail merge , merupakan salah satu fasilitas yang ada pada microsoft word yang sangat berguna bagi kita ketika
membuat sebuah data yang memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan banyak.
contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. undang mempunya format yang sama, misalnya pada
bagian hari, tanggal, dan acara. sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang, dan juga alamat
yang diundang. seperti contoh di bawah ini.
agar lebih jelas dalam memahami fasilitas mail merge tidak ada salahnya mencoba panduan mail merge di bawah
ini.

Yang pertama ketiklah contoh naskah undangan di bawah ini, untuk bagian Nama, alamat dan kota dikosongkan
saja, berikan ruang kosong untuk nantinya disipi nama dari mail merge.
setelah contoh naskah undangan di atas selesai diketik, sekarang saatnya mencoba fasilitas mail merge. Klik pada
Menu Tools , kemudian klik pada Letters anda Mailings, kemudian klik pada Mail Merge . . .




setelah Mail Merge . . . kamu klik, perhatian pada jendela microsoft word bagian kanan, akan ada jendela mail
merge seperti gambar di bawah ini. klik pada bagian Letters, kemudian lihat bagian bawah dan klik pada Next :
starting document.
lalu kamu akan diarahkan pada jendela starting document seperti gambar di bawah ini, klik pada Use the current
document , kemudian klik pada Next: select recipient ,
pada jendela recipients seperti gambar di bawah ini, klik pada Type a news lits, kemudian klik pada Create




setelah kamu klik Create pada langkah sebelumnya tadi, akan muncul jendela New adress list seperti di bawah ini.
jendela ini berfungsi untuk mengatur data data yang akan digunakan pada fasilitas mail merge. secara default
sudah disediakan daftar kolom isian seperti di bawah ini. tapi karena yang akan kita gunakan pada latihan di atas
hanyalah 3 kolom saja, yaitu Nama, ALamat, dan kota, maka kita akan mengganti semua kolom yang sudah
disediakan dengan 3 kolom tadi, caranya klik pada tombol Customize … ,




setelah kamu klik Cuztomize akan muncul jendela cuztomize address list seperti di bawah ini. hapuslah semua
yang ada pada kolom Field names tersebut dengan cara klik pada tombol Delete.
jika setelah kamu klik tombol delete muncul peringatan seperti gambar di bawah ini, klik pada tombol yes.




setelah semua terhapus, sekarang saatnya menambahkan field baru, dengan cara klik pada Tombol Add ,




setelah kamu klik tombol Add akan muncul jendela Add field seperti gambar di bawah ini. masukkan nama
fieldnya yang pertama, yaitu “nama” kemudian klik tombol OK .




dengan langkah yang sama buat lah field untuk “alamat” dan juga “kota” , sehingga hasilnya seperti gambar di
bawah ini, selelah ketiga field selesai dibuat, klik pada tombol OK
setelah kamu klik pada tombol OK pada langkah sebelumnya tadi, jendela address list telah berubah menjadi
seperti gambar di bawah ini. masukkanlah nama, alamat, dan kota yang ingin diundang. seperti contoh di bawah
ini. kemudian untuk menampilkan kolom address baru, tinggal pada tombol New Entry.




pada contoh gambar di bawah ini merupakan kolom address pada urutan ke empat, untuk melihat address kolom
sebelumnya klik pada tombol Previous, tombol First untuk kolom pertama, tombol Next untuk melihat kolom
selanjutnya , dan tombol last untuk melihat kolom address yang terakhir. jika semua data telah diisi klik pada
tombol Close.
setelah kamu klik tombol close, akan muncul jendela Save Address list seperti gambar di bawah ini. berikan
nama file nya, kemudian klik pada tombol save.




setelah kamu klik pada tombol save, akan muncul jendela Mail Merge Recipients seperti gambar di bawah ini,
klik pada tombol OK
setelah kamu klik pada tombol OK, perhatikan toolbar bagian atas microsoft word, maka akan tampak toolbar
baru, yaitu toolbar untuk fasilitas mail merge.




untuk mengaktifkan fasilitas mail merge yang baru kita buat tadi, aktifkan kursor pada ruang kosong di bawah
tulisan Yth. Bpk/Ibu/Sdr. seperti gambar di bawah ini.




setelah meletakkan kursor pada ruang kosong seperti yang telah tersebut pada langkah sebelumnya, sekarang klik
pada Icon Insert Merge Fields, seperti gambar di bawah ini.
akan muncul jendela Insert Merge Fied sperti gambar di bawah ini. klik pada Field “Nama,” kemudian klik OK.
lakukan langkah yang sama untuk field “alamat” dan “kota”, tapi jangan lupa untuk meletakkan dulu kursor pada
ruang kosong yang sebelumnya telah kamu sediakan untuk kedua field tersebut.




sehingga hasilnya akan seperti gambar di bawah ini.




s
pada gambar di atas hanya muncul <<nama>>, <<alamat>>, dan <<kota>> , nah untuk menampilkan data
sesungguhnya klik pada Icon ABC seperti pada gambar di bawah ini.




maka data akan tampil seperti gambar di bawah ini.
untuk menampilkan data halaman kedua klik pada icon panah, seperti gambar di bawah ini.




cara menggunakan mail merge ternyata sangat mudah kan ? contoh latihan di atas hanyalah contoh sederhana
saja, kamu bisa memanfaatkan untuk keperluan yang lain. selamat mencoba.

panduan di atas adalah mail merge untuk microsoft word xp atau 2003

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:9255
posted:4/25/2011
language:Malay
pages:49
About