SAP ALE EDI and IDOC - 2 by pcherukumalla

VIEWS: 241 PAGES: 79

									ALE EDI &
EDI & IDoc

    • To provide a better understanding of EDI 

3                            The ASPplus Solutions Compan
    EDI – Definition

    • EDI is a technique used to communicate 
      business and information transactions between 
      computer systems of different companies and 
    • These transactions include such documents as 
      purchase orders, invoices, inquiries, planning, 
      acknowledgements, pricing, order status, 
      scheduling, test results, shipping and receiving, 
      payments, and financial reporting. 
4                                  The ASPplus Solutions Compan
    EDI System Components Standards

    • ANSI X12 Transaction Sets
       ­ Accredited Standards Committee X12
       ­ Electronic Interchange For 
       Administration, Commerce and Transport.

5                           The ASPplus Solutions Compan
    EDI Introduction
    The EDI interface is intended to connect an EDI 
    subsystem with the SAP system. EDI subsystems 
    perform the following tasks related to EDI processing:
    •         Conversion of data
    •         Message and Interchange Handling
    •         Communication
    •         Administration of partner profiles
    •         Monitoring of processing

6                                 The ASPplus Solutions Compan
    From the SAP side, the EDI interface is based on 
    IDoc technology, which is independent of EDI 
    standards. All data is transferred in files between 
    the R/3 System and the EDI subsystem. 
    Synchronous RFC (Remote Function Call) is 
    implemented to define the time of transfer for a 
    file between the two systems.

7                                    The ASPplus Solutions Compan
    Electronic Commerce


                    System R/3, MM                                        System R/3, SD
                       IDoc                                                   IDoc

                              Status    IDoc                                         Status   IDoc

                    EDI Subsystem                                         EDI Subsystem

    © SAP AG 1998                CSP/ICC (Th.Becker) June 1998 / 2

8                                                                       The ASPplus Solutions Compan
      EDI – Benefits

    • Improves data accuracy –
    With EDI business can eliminate the need to re­enter 
    data from paper documents and thus prevent potential 
    data entry errors. Additionally, the cost of processing an 
    electronic requisition is estimated to be one­tenth the cost 
    of handling its paper equivalent

9                                        The ASPplus Solutions Compan
     EDI – Benefits                        Contd…..

     Lowers personnel costs­
     EDI can help companies reduce the need for personnel 
     involved in orders and accounting processing.
     Speeds up information exchange­
     EDI systems can shorten the lead time between receipt 
     and fulfillment  of orders. When  scheduling 
     information is transmitted with ordering  data, 
     companies can plan production more accurately and 
     thus reduce stock investments.

10                                  The ASPplus Solutions Compan
     EDI Benefits                           Contd…..
     Reduces technical complexity related to data 
     interchange –
     With EDI companies use standardized data formats 
     to exchange documents. EDI allows companies using 
     different business applications and systems to achieve 
     computer­to­computer electronic exchange of 
     business documents.

11                                   The ASPplus Solutions Compan
     IDOC Introduction
     IDOCs are basically used to provide a standard for 
     interfaces to SAP. 
     Whenever you have  some interface where there is a 
     need for data transfer both inbound and outbound 
     IDOCs can be used.
     They are nothing  but structures defined for various 
     logical functions. So whenever data needs to go out of 
     SAP all you need to do is to populate the IDOC with the 
     relevant data that is required for your application and 
     SAP will create a text file out of this IDOC 
     automatically thru message control. 
12                                    The ASPplus Solutions Compan
     IDOC                               Contd…
     An IDoc type consists of the following three record 
     ∙      Control record
     ∙      Data records
     ∙      Status records

13                                    The ASPplus Solutions Compan
     IDOC Record Types

     The control record ­  
     Each IDoc has a control record, which contains 
     information on the EDI trading partner and the 
     content of the message..  There is only one control 
     record per IDoc  

14                                    The ASPplus Solutions Compan
     Record types

     Data Record ­
     The data records contain relevant application 
     data, either from the R/3 application (outbound) 
     or passed to R/3 (inbound).  There can be many 
     data records per IDoc, depending on the size of 
     the application document (sales order, purchase 
     order, etc..).

15                                   The ASPplus Solutions Compan
     Record Types

     Status Record – 
     Status records are written by both SAP and the EDI 
     subsystem, and are used to track the IDoc 

16                                  The ASPplus Solutions Compan
     Contents of Idoc

            Intermediate Document

                       Control Record   IDoc-ID
                                        IDoc type
                                        EDI structure

                       Data Record      IDoc-ID
                                                        Format definition for
                                                        • header data
                                                        • item data

                       Status Record    IDoc-ID
                                        Status information

                      IDoc 2
                       IDoc 3
      © SAP AG 1997

17                                                                 The ASPplus Solutions Compan
ALE (Application 
 Link Enabling)
       Application Link Enabling
     ALE Objectives – ALE incorporates controlled exchange of 
     data messages ensuring data consistency across loosely 
     coupled applications.
     ALE comprises of three layers.
           Application Services
           Distribution Services
           Communication Services

19                                     The ASPplus Solutions Compan
      ALE Concept

     Basic principle of ALE is to provide a 
       distributed and fully integrated R/3 system. 
     Each application is self­sufficient. The use of 
       self­sufficient system implies a certain 
       measure of data redundancy.Hence data has 
       to be both distributed and synchronized.

20                                 The ASPplus Solutions Compan
     Steps to configure ALE
      Setting up Clients ­> Set up two clients to 
       enable communication between logical 
       systems. The two clients may be located on 
       the same R/3 or on separate systems.
     To create new clients choose Tools ­> Business 
       Engineer ­ > Customizing
     then choose Basic Functions ­ > Set up Clients.

21                               The ASPplus Solutions Compan
      Maintaining Clients
     To set up clients in Client                                   
     Administration :
     Choose Tools   ­> Administration ­> Client Admin ­> Client 
     To set up clients in Customizing :
     Choose Tools ­> Business Engineer ­> Customizing

22                                        The ASPplus Solutions Compan
     Copying Clients within same system

     Choose Tools ­> Administration ­> Client Admin ­> 
     Client Copy ­> Local Copy
     Ex : SAP_USR ­ Copies user master 
                  records and profiles
           SAP_CUST­ Copies Customizing                                  
         tables including Profiles
            SAP_ALL   ­ Copies all data               
                       belonging to the client

23                                           The ASPplus Solutions Compan
     Transporting Clients between systems
     When you transport a client to another system , the data 
     from the client in the source system is exported from the 
     database to a transport file on hard disk and then 
     imported into the client in the target system.
        Choose  Tools ­> Administration ­> Client Admin ­> 
                Client Transport ­> Client Export
     Post Processing After Client Import : 
     Choose Tools ­> Administration ­> Client Admin ­> Client 
     Transport ­> Post Process Import

24                                      The ASPplus Solutions Compan
     Copying Transport Requests

     Choose Tools ­> Administration ­> Client Admin ­> 
     Special Functions ­> Copy Transport Request 

25                                   The ASPplus Solutions Compan
     Distribution Model

     Distribution Model describes the ALE message flows 
     between logical systems. Modeling involves 
     maintaining of views of distribution model.

     Steps to create Distribution Model :

        (a) Logon to the logical system from which you want 
     to send the materials to another system.

        (b) In the ALE Customizing choose Maintain 
     Distribution Model
26                                    The ASPplus Solutions Compan
     Partner Profiles
     Partners are communicated via IDoc’s in Partner 
     Process Codes are part of Partner Profiles.

27                                    The ASPplus Solutions Compan

     A Process Code is another name for a process that is 
     implemented by a Function Module or Workflow.
     Partners also involve selecting a port.This port must be 

28                                     The ASPplus Solutions Compan
     Configuring Ports
     Idoc’s are exchanged with the external system along 
     different paths or “Ports”. 
     This communication technique is implemented by 
     means of “Port Types”.
     Data defining the technical link is stored in the “Port 

29                                      The ASPplus Solutions Compan
     Creating a Port Definition
     1. Enter transaction WE21 in order to configure the 
     2. Create a new Port by giving the Port Number.
     3.  A popup comes where you need to specify 
         whether it is to generate a port or create your 
         own port.

30                                    The ASPplus Solutions Compan
31   The ASPplus Solutions Compan
     4. Choose the Generate Port name  radio button and 
     enter the Port number.
     5. Enter the Description and RFC Destination for the 
        Port and select version of the Idoc record types.

32                                  The ASPplus Solutions Compan
33   The ASPplus Solutions Compan
     6.  Save the tRFC port.

34                             The ASPplus Solutions Compan
     Partner Profiles in Standard Dialog
      Partner Profiles are defined separately for inbound 
      and outbound processing.
      To define Partner Profiles , enter WEDI transaction 
      this takes you to the initial IDoc interface screen.

35                                    The ASPplus Solutions Compan
     General Partner Profile

     First , Choose Idoc ­> Partner Profile from the initial 
     Idoc screen or enter transaction WE20.
     Then ,Choose Partner ­> Create to create a new 
     partner.It is defined uniquely by “Partner Type” and 
     “Partner Number”.

36                                     The ASPplus Solutions Compan
     Partners can be divided into “Partner Classes” . A new 
     message for all partners can be defined via API by 
     creating it once for the class.
     You can only communicate with your partners if the 
     status is  “Active”. Deactivate it by means of “Inactive” 
     status .

37                                      The ASPplus Solutions Compan
     Outbound Partner Profile
      From the initial Idoc screen , choose Idoc ­> Partner 
      Profile or enter transaction WE20. Then choose , 
      Outbound Parameters.
      The logical message

38                                     The ASPplus Solutions Compan
     Creating a Partner Profile

     1. Go to WE20 transaction as to create Partner 
     Profile. Place the cursor on the Partner type and 
     choose “Create” button.Enter the Partner Number, 
     Type and Agent for the Partner Number and save 
     the Partner Profile.

39                                  The ASPplus Solutions Compan
40   The ASPplus Solutions Compan
     1. Place the cursor on the Outbound Parameters of 
        Partner Profile and click on the Insert button below 
        which takes to  the Partner Profiles Out bound 
        Parameter screen.
     3. Enter the Partner Function, Message Type and the 
         associated Basic Type and also the Packet Size.

41                                     The ASPplus Solutions Compan
42   The ASPplus Solutions Compan
      4.Go to the Message Control and insert the application 
     and also the Customized Condition type or the message 
     type.This Message type is different from the Message type 
     which has been defined above and also select the 
     associated process code which the system generates as per 
     the Message type.

43                                     The ASPplus Solutions Compan
44   The ASPplus Solutions Compan
     5.Now go to the Post processing: permitted agent 
     and enter the type,agent and the language.

45                                   The ASPplus Solutions Compan
46   The ASPplus Solutions Compan
     6 . It is optional to enter the EDI standard data and the 
     telephony field.
     7 . After entering all the data Save the Partner Profile.
     8 . This Partner is ready for   

47                                      The ASPplus Solutions Compan
       Creating a new Condition Type
     1. Now enter the transaction  SPRO and go to the IMG 
     screen and then go to the SD and then in SD go to Basic 
     functions and then to the Output control and then to the 
     Output Determination  and then to Output Determination 
     using Condition Technique and then to the Maintain 
     Output determination of Sales Documents.

48                                     The ASPplus Solutions Compan
49   The ASPplus Solutions Compan
     Maintain Condition Tables
     1. Activating the Condition Table takes you to a 
        popup where you got to select the Activity.
     2. Double Click on the Maintain output condition table 
         for Sales Documents. This takes you to the 
         Condition Table Screen where you got to choose 
         your Condition Table or can create your Condition 

50                                    The ASPplus Solutions Compan
     3. The naming convention for the  Condition Table 
         created should start from above 500 .
     2. Choose the required Condition Table from the pop 
        down. This takes you to the below screen.
     5. Choose the field of the Field Catalog if required other 
         than provided by the existing table.This can be done 
         if only when you create a new table

51                                     The ASPplus Solutions Compan
52   The ASPplus Solutions Compan
     Creating Output Types
     1. Go to Maintain Output Types from the SPRO screen 
     and then study the Output Types available and then 
     copy an existing Output Type and name it as a new 
     Output Type and then Configure the Mail Texts , 
     Processing Routines and the Partner Functions.

53                                  The ASPplus Solutions Compan
     Maintain Output Types

     1. Select either the Condition Types provided by the 
     system or the one which you have created by looking 
     into the Print Text and Title and the Processing 
     Routine and the Partner Functions.

54                                   The ASPplus Solutions Compan
55   The ASPplus Solutions Compan
      Maintaining Access Sequence
     1. Select either the Access Sequence provided by the 
        system or created by you.
     2. The Access Sequence has to be created before 
         creating the Condition Types. 
     3. Access Sequence is nothing but the access of the 
         Condition Type to the fields of the Condition Tables

56                                     The ASPplus Solutions Compan
57   The ASPplus Solutions Compan
      Assign Output Types for Partner Functions

     1. Here we assign the Partner Function and the Medium 
     of transmission for the Output Type which is either an 
     existing one or a newly created one.

58                                     The ASPplus Solutions Compan
59   The ASPplus Solutions Compan
      Maintain Output Determination Procedure
     Procedures are nothing but an access to the Condition 
     Types through a sequence of steps in the Access Sequence 
     with the added facility of a requirement and a manual 
     radio button provided .
     Click on the Procedure and select the Control on the left 
     hand side as to go to the Control Procedure.

60                                      The ASPplus Solutions Compan
61   The ASPplus Solutions Compan
     1. Step Number – Number that determines the sequence 
        of conditions within a procedure.
     2. Condition Counter – Access number of the conditions 
         within a step in the Pricing Procedure
     3. Condition Type is the Output type which you have 
         selected or created earlier.

62                                   The ASPplus Solutions Compan
     4. Requirement – This is nothing but the Order 
     Confirmation , Contract , Credit Memo or a Quotation 
     5. Manual – This is optional.If there are any last minute 
     changes by the user you can check on this radio button .

63                                      The ASPplus Solutions Compan
      Assign Output Determination Procedure
     Here you assign the Procedure to the existing Sales 
     Document Type or the newly created Sales Document 
     1. Select the Sales Document Header in the Activity 
     Popup.Then assign the Procedure and the Output Type 
     to the existing Sales Documents or to a newly created 
     Sales Document.

64                                   The ASPplus Solutions Compan
     Creating a Sales Order

65                      The ASPplus Solutions Compan
     Enter the Order Type , Sales Organization , Distribution 
     channel and Division. This takes to the below screen. 
     Place the cursor on the Material no double click on it. 
     This takes you to the Item level . Now go to the 
     “Conditions” of the Item level and specify the Pricing 

66                                     The ASPplus Solutions Compan
67   The ASPplus Solutions Compan
     Pricing Condition Screen

68                      The ASPplus Solutions Compan
     After entering the Pricing Condition save the Sales  Order and take 
     a note of the Sales Document Number created.

69                                            The ASPplus Solutions Compan
     1. Now go to the “Change” mode of the Sales Document 
        Number ( transaction VA02). Enter the Sales 
        Document Number and press enter key which takes 
        you to the Sales Document Header level.
     2. Go to Extras ­> Output ­> Header ­ > Edit

70                                     The ASPplus Solutions Compan
     3. Enter the Output type and press enter key.
     4. Now the Idoc is ready for dispatch after saving the 
     below screen.

71                                      The ASPplus Solutions Compan
72   The ASPplus Solutions Compan
      Display of IDoc
     Now go to transaction WE02 (Idoc List) and activate 
     it.An Idoc will be created which is ready for dispatch. 
     After activating it , we will get the Idoc no will be 
     automatically generated by the system. Go to the Data 
     records of the Idoc and verify for the Sales Document 

73                                     The ASPplus Solutions Compan
74   The ASPplus Solutions Compan
     Now ,go to transaction WE19 (Test Tool for IDoc 
     Processing). Enter the IDoc number and activate it. This 
     takes you to the IDoc Processing Screen where you need 
     to select the “Standard Outbound Processing” on the 
     application toolbar so as to send the Idoc to the 

75                                     The ASPplus Solutions Compan
     Test tool for IDoc Processing

76                       The ASPplus Solutions Compan
77   The ASPplus Solutions Compan
     Finally ,IDoc is saved on the database server. The IDoc is 
     now available in the Outbound directory of the RFC 
     destination directory. From here, the EDI subsystem (a 
     translator) maps it to his respective format and then 
     maps to the client specific application.

78                                     The ASPplus Solutions Compan

79           The ASPplus Solutions Compan

To top