Formato De Legalizacion Anticipo De Viaje - DOC

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					                                                    MANUAL DE POLITICAS-ANTICIPOS Y GASTOS DE VIAJE Y
                                                                                                       REPRESENTACION

                                                                                                    Código: DADAPS-PR02



                                               TABLA DE CONTENIDO

1     PROPÓSITO ................................................................................................................. 2

2     ALCANCE ..................................................................................................................... 2

3     POLÍTICAS................................................................................................................... 2
    3.1      GENERALES .......................................................................................................... 2
    3.2      GASTOS DE REPRESENTACIÓN ................................................................................... 3
    3.3      ANTICIPOS DE DINERO ............................................................................................ 3
    3.4      ANTICIPOS Y LAS LEGALIZACIONES DE LOS GASTOS DE VIAJE Y REPRESENTACIÓN. .................. 4
    3.5      ADQUISICIÓN DE TIQUETES AÉREOS ........................................................................... 5
    3.6      TARJETAS DE CRÉDITO: .......................................................................................... 6
    3.8      LEGALIZACIÓN DE LOS GASTOS DE VIAJE Y DE REPRESENTACIÓN .......................................... 7
    3.9      POLÍTICAS CONTABLES ............................................................................................ 8
    3.10     GASTOS DE VIAJE PERMITIDOS ................................................................................. 9

4     PROCESO GENERAL ................................................................................................... 12

5     PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS ............................................................................. 13
    5.1      EMPLEADOS DE LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES ......................................................... 13
    5.2      GASTOS DE VIAJE EMPLEADOS TEMPORALES .............................................................. 14
    5.3      GASTOS DE VIAJE ASESORES .................................................................................. 14

6     FORMATOS Y ANEXO ................................................................................................. 16




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    Martha I. Rengel                     Amanda Morales V.                     José Luís Borrero G.
                                                                                                                    C.O.O.
Directora Adm.y Plan.Fin.                   Contralor                                 C.F.O.

                                                     Agosto 24 de 2007
                                          MANUAL DE POLITICAS-ANTICIPOS Y GASTOS DE VIAJE Y
                                                                                       REPRESENTACION

                                                                                   Código: DADAPS-PR02




PROPÓSITO

      Establecer las políticas y procedimientos para la autorización y legalización de los gastos
      de viaje y de representación en los que incurren los empleados y contratistas en el
      desarrollo de las operaciones propias de las Instituciones del Grupo.

1     ALCANCE

      En el presente documento se incluyen las políticas desde la solicitud del anticipo para
           gastos de viaje hasta la presentación de la legalización de los gastos de viaje y de
           representación.
      Se incluyen los gastos de representación y los gastos de viaje de los empleados y de los
           grupos de estudiantes de las Instituciones y Empresas, por todos los conceptos, como
           de negocio, intercambios deportivos, ferias, congresos, etc.

2     POLÍTICAS

2.1    Generales

            Cada Empresa o Institución cancelará a sus empleados los gastos de los viajes que
             requieran realizar en el desempeño de sus funciones, como son: el valor del
             transporte aéreo o terrestre, la alimentación y el hospedaje.
            En los formatos de Legalización de Gastos de Viaje y de Representación no se
             podrán reportan compras de materiales, activos fijos y bienes ó servicios distintos a
             los establecidos en el presente documento.
            Las autorizaciones para los gastos de viaje se darán con el documento Solicitud de
             Viaje y Anticipo de Dinero (Formato No.01), con el cual se solicitan los tiquetes, los
             anticipos en dinero y la reserva hotelera.


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    Martha I. Rengel              Amanda Morales V.             José Luís Borrero G.
                                                                                                C.O.O.
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                                                                                 Código: DADAPS-PR02



         Se descontarán por nómina los gastos no autorizados, y los anticipos de dinero y
          tiquetes no legalizados dentro de los tres días siguientes al regreso del viaje.

2.2   Gastos de representación

         Serán autorizados previamente por el Jefe inmediato.
         Deben ser razonables y deben tener un objetivo claro para la Empresa o Institución.
         Se reportarán y legalizarán en el formato Legalización Gastos de Viaje y de
          Representación (Formato No.2).
         Se podrán cancelar con la tarjeta de crédito personal.
         Los gastos de representación se aceptarán en el mes en que ocurrieron, y los
          realizados después del cierre contable, en el mes siguiente. No se autorizarán gastos
          realizados en meses anteriores.
         En los casos que participen varios empleados de la institución en una atención, esta
          debe ser cancelada y reportada por el empleado de mayor rango.
         No se aceptan celebraciones como almuerzos o comidas de cumpleaños o
          despedidas u otros agasajos.

2.3   Anticipos de Dinero

         Los anticipos se deben solicitar como mínimo con cuatro (4) días de anticipación.
         Los anticipos solicitados con varios días o semanas de anticipación, se entregarán
          dos días antes del viaje.
         El empleado que tenga pendiente anticipos por legalizar, no se le aprobará un nuevo
          anticipo.
         Si el empleado no viaja debe devolver inmediatamente el anticipo recibido.
         Los excedentes de anticipos, se deben reintegrar en la misma moneda que se
          hicieron: los anticipos en pesos se deben reintegrar en pesos, y los anticipos en
          dólares se deben reintegrar en dólares.
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    Martha I. Rengel           Amanda Morales V.              José Luís Borrero G.
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                                             MANUAL DE POLITICAS-ANTICIPOS Y GASTOS DE VIAJE Y
                                                                                            REPRESENTACION

                                                                                        Código: DADAPS-PR02



          El valor del anticipo debe estar en concordancia con los gastos que se van a pagar
           directamente y en la duración del viaje, y considerando si el empleado tiene o no
           tarjeta de crédito empresarial.
          Con relación a las solicitudes de anticipos se debe cumplir con los siguientes
           requisitos:


      Concepto del anticipo      Número máximo de anticipos                Valor máximo           Días máximos
                                      pendientes por legalizar             por anticipo         para legalización
  Gastos de representación                         2                         $700.000                     5
  Gastos de viaje nacionales                       2                         $500.000                     5
  Gastos de viaje al exterior                      1                         US$1.500                     5




2.4    Anticipos y las Legalizaciones de los Gastos De Viaje y Representación.


             Institución o Empresa                            Área                             Autorización
        Politécnico Grancolombiano           Académica                                Vicerrector Académico
                                             Rector y Vicerrector Académico           C.O.O.
                                             Administrativa                           Director Administrativo y
                                                                                      Planeación Financiera
        Compuclub y B.C.C.                   Académica y Administrativa               Gerente
                                             Gerente                                  Director Administrativo y
                                                                                      Planeación Financiera
        S.E.E. Ltda.                         Administrativa, Financiera,              Jefe Inmediato
                                             Mercadeo, etc.
                                             C.O.O                                    C.F.O.



       Los anticipos llevarán el visto bueno del Dpto. de Contabilidad, en cuanto a que el
       empleado no tenga anticipos pendientes por legalizar.

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    Martha I. Rengel                 Amanda Morales V.               José Luís Borrero G.
                                                                                                       C.O.O.
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                                                                                   Código: DADAPS-PR02



2.5   Adquisición De Tiquetes Aéreos

         Los tiquetes aéreos se deben adquirir a través de la Agencia de Viajes previamente
          establecida.
         Los reembolosos de los tiquetes que no se adquieran a través de la Agencia
          autorizada, deben ser aprobados previamente por el Gerente Administrativo y de
          Planeación Financiera.
         Los trayectos aéreos nacionales e internacionales se harán en clase económica. Solo
          esta autorizado viajar en primera clase las personas que ocupan los cargos de
          Rector, C.F.O y C.O.O., y las personas que ocupan los cargos de Banda 2 y 3 (ver
          políticas de Recursos Humanos), cuando los viajes internacionales tengan una
          duración superior a 3 horas continuas.


          Excepción: Si se viaja con un ejecutivo o visitante que viaja en clase ejecutiva, se
          podrá modificar previa autorización del C.F.O. Esto aplica solo para un (1)
          acompañante.


         No podrán viajar más de tres Ejecutivos de la Alta Gerencia en el mismo vuelo
          comercial.
         Para lograr los mejores descuentos, todo tiquete se debe solicitar a la agencia de
          viajes, así:
                     Para vuelos nacionales mínimo 7 días antes y máximo de 14 días.
                     Para los vuelos internacionales mínimo 14 días antes y máximo 21 días.


         Los tiquetes se expedirán, a más tardar, a los tres (3) días. Todo tiquete ya
          expedido, no se puede modificar por las penalidades existentes, antes de cambiar el
          itinerario se debe solicitar un nuevo tiquete a la agencia. Para solicitar un nuevo
          tiquete deberá justificar el cambio y ser autorizado.
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    Martha I. Rengel              Amanda Morales V.             José Luís Borrero G.
                                                                                                C.O.O.
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                                                                                    Código: DADAPS-PR02



             En el evento de perdida de un tiquete se debe reportar inmediatamente a la agencia
              de viajes.
             Incentivos de Compañías aéreas:
                  Por millaje acumulado:
                   Cuando la compañía aérea otorgue al personal tiquetes gratis por acumulación
                   de puntos, estos tiquetes pueden ser usados a nivel personal.
                  Convenios, promociones o tarifas especiales:
                   Cuando se trate de promociones, o convenios con las líneas aéreas por volumen
                   de compras, en las cuales, la tarifa especial incluye el obsequio de un tiquete o
                   descuentos en tiquetes, estos serán propiedad de la Empresa o Institución.
              Si los empleados aprovechan los planes de viaje de descuento o de tarifas
               reducidas, el costo neto del viaje de negocios del empleado (por ejemplo, la suma
               de dinero realmente pagada por los tiquetes, etc.) es la suma que se le permitirá
               reportar.
              Cargos de transportes con descuentos: Cuando, los empleados combinan viajes de
               negocios con viajes personales, la Compañía permite y reembolsa al empleado los
               gastos incurridos y apropiadamente identificados como gastos de negocios.
              Si un tiquete es devuelto total o parcialmente a la agencia es deber del empleado
               enviar una copia del formato de devolución al Departamento de Contabilidad; de lo
               contrario, el valor de este tiquete será descontado por nómina.

2.6   Tarjetas De Crédito:

             La compañía tiene establecido tarjetas de crédito corporativas a nombre de algunos
              empleados que, debido a sus funciones, deben viajar o realizar gastos de
              representación periódicamente. Estas tarjetas tienen un cupo limitado y están
              destinadas a cubrir exclusivamente gastos de viaje o realizar gastos de
              representación.
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    Martha I. Rengel               Amanda Morales V.             José Luís Borrero G.
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                                            MANUAL DE POLITICAS-ANTICIPOS Y GASTOS DE VIAJE Y
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                                                                                     Código: DADAPS-PR02



             No se puede utilizar en compra de tiquetes aéreos, estos se deben solicitar a la
              Agencia de Viajes autorizada.
             Para el manejo de la tarjeta de crédito se debe tener en cuenta :


                  La tarjeta de crédito es a nombre del usuario, pero la compañía es responsable
                   de su manejo ante el banco.
                  Su uso es personal e intransferible
                  En caso de extravío o hurto de la tarjeta, el usuario queda obligado a formular
                   denuncio penal y dar aviso inmediato y por escrito a las oficinas del banco
                   respectivo.
                  Las inconsistencias o diferencias deben ser consultadas a contabilidad
                   oportunamente para su aclaración.
                  En ningún caso se podrá utilizar la tarjeta de crédito para el pago de bienes o
                   servicios personales.
                  No esta permitido solicitar avances en efectivo con la tarjeta de crédito.
                  Los pagos efectuados con tarjeta de crédito se deben legalizar con la factura
                   del beneficiario del pago y el voucher de la tarjeta de crédito.
                  Cuando el empleado se retira de la compañía debe devolver la Tarjeta de
                   Crédito.
              Para la liquidación de prestaciones sociales se requiere el Paz y Salvo de la entidad
               financiera.

3.8       Legalización de los gastos de viaje y de representación

             En el formato Legalización Gastos de Viaje y de Representación (Formato No.2) se
              incluirán todos los gastos incurridos en el viaje, como tiquetes aéreos, servicios de
              hotel, alimentación, transporte terrestre, etc. Adjuntando las facturas por cada


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                                                                                Código: DADAPS-PR02



          concepto, en caso de perdida de alguna de ellas estos valores no serán
          reembolsados.
         La Legalización de los Gastos de Viaje y de Representación se deben presentar a los
          cincos días hábiles siguientes al regreso del viaje o de realizado el gasto de
          representación.
         No se aceptarán reembolsos de gastos que no se reporten a través del formato
          Legalización de Gastos de Viaje y de Representación.
         Las legalizaciones de gastos de viajes internacionales se deben elaborar en dólares.
          Si los gastos se efectuaron en una moneda diferente a dólares, como euros o libras
          esterlinas, estas se deben convertir a dólares, con la tasa de cambio del día que se
          realizó el gasto.
         Los saldos a favor de la Institución se deben consignar inmediatamente; el recibo de
          consignación se debe adjuntar al formato de Legalización de Gastos de Viaje y de
          Representación.
         Los gastos de viaje deben tener una explicación clara y completa de la naturaleza,
          propósito, fecha y lugar donde se incurrió en el gasto.
         Para los gastos de representación, se debe incluir el motivo y los nombres
          completos de las personas que participaron.
         Aquellos gastos que no están adecuadamente documentados o explicados no se
          aceptarán.

2.9   Políticas contables

         Las facturas de compra de los tiquetes, las facturas de los hoteles y los pagos que se
          realizan con tarjeta de crédito corporativa, se deben contabilizar como un anticipo a
          nombre de cada empleado; anticipo que será legalizado con el formato Legalización
          de Gastos de Viaje y de Representación (formato No.2).

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                                                                                     Código: DADAPS-PR02



             Los conceptos y los valores que no cumplan con las políticas, se deben dejar a cargo
              del empleado para que sea cancelado o descontado por nómina.
             Los saldos a favor de los empleados serán reintegrados después la revisión y registro
              en el Depto. de Contabilidad.

2.10 Gastos De Viaje Permitidos

      A continuación se detallan los gastos permitidos que se presentan con frecuencia en los
      viajes de negocios. Los gastos no incluidos en esta relación no están autorizados,
      cualquier excepción debe ser aprobada previamente por el Gerente Administrativo.

2.10.1            Alimentación:

              Los gastos de alimentación deben ser razonables. Se consideran reembolsables
               los gastos de alimentación que se generen cuando se está en viaje de negocios,
               fuera de su base y por asuntos relacionados con el negocio.
              Se autoriza como valor máximo por día el valor de $60.000 para viajes nacionales,
               y de US$50 para viajes internacionales. Esta política la deben cumplir todos los
               empleados de las Instituciones excepto el Rector, el C.O.O y el C.F.O.
              Está terminantemente prohibido reportar gastos por consumo de licor, incluida la
               cerveza, excepto las personas que ocupan los cargos de Banda 1 y 2.

2.10.2            Hospedaje Y Servicios Hoteleros

             Para los viajes nacionales se deben utilizar uno de los hoteles establecidos para cada
              ciudad por la Dirección Administrativa. Los hoteles autorizados se informará a la
              Agencia de Viajes y a las personas que los utilizarán.
             En casos excepcionales que no se puedan utilizar los hoteles autorizados, se podrá
              utilizar otro hotel similar a los establecidos por la Compañía.



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                                                                                       Código: DADAPS-PR02



             En el Anexo adjunto se incluyen los hoteles autorizados en la actualidad, por ciudad
              y por categoría del hotel así:


               Categoría 5            Rector, C.O.O., C.F.O,
               Categoría 4            Empleados en general
               Categoría 3            Estudiantes



2.10.3            Alquiler de Automóvil:

              Se autoriza este servicio cuando sea más económico o practico de acuerdo a los
               requerimientos.
              Se autoriza alquilar vehículos grandes cuando sean varias personas.

2.10.4            Uso de Vehículo Propio:

              Se prefiere que los empleados no utilicen sus vehículos para labores de la
               Institución. Si por algún motivo el empleado hace uso de su vehículo, lo hará bajo
               su propia responsabilidad.
              Se le reembolsará al empleado el gasto que incurra en parqueaderos, peajes,
               combustible, etc.
              La suma total del reembolso no puede exceder el costo que se incurriría si se usara
               un servicio de taxi.

2.10.5            Llamadas telefónicas:

              Las llamadas telefónicas personales son permitidas sólo cuando se está fuera de la
               ciudad en viaje de negocios de la Institución.
              El límite máximo de las llamadas personales diarias será de 20 minutos, al día.


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    Martha I. Rengel                  Amanda Morales V.             José Luís Borrero G.
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                                                                                 Código: DADAPS-PR02



           Para los viajes internacionales, se debe utilizar las tarjetas para llamadas, similares
            a las de Orbitel.
           Las personas que gozan del beneficio de celular no se les reconocerá ningún tipo
            de llamadas durante los viajes nacionales.

2.10.6          Otros gastos de viaje

        Se aceptan gastos relacionados con visas, pasaportes, fotografías, vacunas.
        Se autoriza un consumo máximo de una hora de Internet al día.
        Se autoriza el consumo de los snacks.
        Los gastos por lavandería deben ser razonables y sólo se aceptarán cuando la
            estadía exceda de 4 días consecutivos.




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    Martha I. Rengel            Amanda Morales V.             José Luís Borrero G.
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                                                                                                                                                              Código: DADAPS-PR02




3    PROCESO GENERAL
                       D e fin e via je o g a sto                                           So licitu d d e Via je y                So licita la                    E ntrega a la persona
                        d e re p re se n ta ció n          D ile g e n cia e l fo rm a to   An ticip o d e d in e ro          a u to riza ció n a su               asignada para tram itar
    Inicio                                                 d e So licitu d d e Via je y                                        Je fe in m e d ia to .                  los anticipos, las                       A
                                                           An ticip o d e d in e ro .                                                                             reservas hoteleras y los
                                                                                                                                                                        tiquetes aereos
                       E m pleado que requiere                                                 Form ato N o.1
                       el anticipo
                                                                                                                                                                               En tre g a so b ra n te d e l
                       R e a liza e l via je o e l                                                                                                                         d in e ro e n la C a ja . Ad ju n ta
                                                            D ile g e n cia                                                                         Hay             Si
                               g a sto d e                                                      L e g a liza ció n G to s                                                   a la cu e n ta d e g a sto s e l
        A                                                   L e g a liza ció n G a sto s                                                        excedente
                         re p re se n ta ció n                                                  d e Via je y R e p re s.                                                     re cib o d e co n sig n a ció n
                                                            d e Via je y                                                                        del dinero
                                                            R e p re se n ta ció n                                                               recibido?

                       E l em pleado                                                           Form ato N o.2

                                                                                                                                                                            Ad ju n ta lo s d o cu m e n to s
                                                                                                                                                             No               so p o rte s y e n tre g a a l
                                                                                               So licita la re visió n y                                                      D p to . d e C o n ta b ilid a d
                                                                                               a u to riza ció n d e l                                                       p a ra re visió n y re g istro
                                                                                               In fo rm e d e G a sto s a l
                                                                                               Je fe In m e d ia to .

                                                                                               E m pleado
                                                                                                                                                                            En ca so q u e se in clu ya n
                                                                                                                                                                             g a sto s n o a u to riza d o s,
                                                                                                                                                                               so licita a u to riza ció n ,
                                                                                                                                                                             re in te g ra e l d in e ro o se
                                                                                                                                                                              h a ce d e scu e n to p o r
                                                                                                                                                                                         n ó m in a .




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    Martha I. Rengel                                 Amanda Morales V.                      José Luís Borrero G.
                                                                                                                                               C.O.O.
Directora Adm.y Plan.Fin.                               Contralor                                  C.F.O.

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                                                                            Código: DADAPS-PR02




4     PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS


4.1    Empleados de las Empresas o Instituciones

      1. A los formatos de Legalización de Gastos de Viaje y de Representación
         (formato No.2), se deben adjuntar los documentos soportes de los pagos
         realizados. Documentos que deben cumplir con los siguientes requisitos:


                      Para los servicios de hotel con los que se tienen convenio, copia
                       de la factura; el original de la factura, la enviará el Hotel a la
                       Institución, en donde se realizará el pago directamente. En los
                       casos que no se tenga convenio se adjuntará la factura original
                       del hotel.
                      Alimentación: Se deben adjuntar los copia de las facturas de los
                       restaurantes, en donde se incluya el número del NIT o cédula,
                       número consecutivo de facturación, ciudad, fecha y descripción
                       del servicio facturado.
                      Taxis: Se debe adjuntar soporte por cada pago realizado, en
                       donde se indique el trayecto. Para soportar estos pagos se podrá
                       utilizar un formato de Recibo de caja menor (forma Minerva), o el
                       formato de Relación Gastos Menores (Formato No.3).
                      Tiquetes aéreos: Se debe adjuntar fotocopia del tiquete, ya sea
                       expedido por vía electrónica o en talonario. La factura original, la
                       recibirá la Institución, al momento de realizar el pago.
                      Los gastos menores a $50.000 o su equivalente en dólares de los
                       cuales no se posean soportes, se pueden legalizar con el
                       documento Relación de pagos menores (ver formato No.03).

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    Martha I. Rengel                 Amanda Morales V.             José Luís Borrero G.
                                                                                                 C.O.O.
Directora Adm.y Plan.Fin.               Contralor                         C.F.O.

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                                                                        Código: DADAPS-PR02



      2. Los formatos de Legalización de Gastos de Viaje y de Representación serán
         revisados en el Dpto. de Contabilidad de acuerdo con las políticas
         establecidas en el presente documento.
      3. Las reservas en los hoteles a nivel nacional e internacional se realizarán a
         través de la Agencia de Viajes autorizada.
      4. En el formato Legalización de Gastos de Viaje y de Representación (formato
         No.2) se deben discriminar los valores correspondientes a: habitación,
         llamadas telefónicas, alimentación y demás gastos que se incluyan en la
         factura del Hotel.

4.2     Gastos De Viaje Empleados Temporales

            Todos los anticipos y gastos de viaje, se deben realizar a través de la
             agencia de empleo respectiva.
            Estos gastos deber ser facturados por cada agencia a nombre de la
             Empresa o Institución a que pertenece el empleado.
            Los anticipos de viaje entregados por la Agencia deben ser autorizados
             de acuerdo con las políticas establecidas.
            Los soportes de los gastos de viaje deben estar a nombre de la agencia
             de empleo.
            Las relaciones de gastos deben ser revisadas por el Dpto. de
             Contabilidad antes de enviarse a la agencia de empleo.
            Las facturas de la agencia deben ser revisadas por los Contabilidad.
            Las facturas de la agencia de empleo se tramitaran a través de
             Contabilidad.

4.3     Gastos De Viaje Asesores


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    Martha I. Rengel             Amanda Morales V.             José Luís Borrero G.
                                                                                            C.O.O.
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                                                                            Código: DADAPS-PR02



        Los tiquetes aéreos y gastos serán cancelados por las Instituciones para
           aprovechar los convenios empresariales; en caso que los proveedores
           desean otras condiciones serán cancelados directamente por ellos. Al
           final del viaje se solicita reembolso con un Informe de Gastos o cuenta de
           cobro o factura de acuerdo a los soportes.
        La cuenta de cobro es tramitada a través de Cuentas por Pagar.
        Los anticipos que se autoricen entregarles deben estar aprobados así:
                     o En el Politécnico, del área académica, por el Vicerrector
                            Académico. Y lo relacionado con el área administrativa por el
                            Director Administrativo.
                     o En Compuclub y BCC por el Gerente correspondiente.
                     o S.E.E. Ltda., por el Director Administrativo.
        Cuando el Asesor solicita reembolso de gastos, todas las facturas deben
           estar a nombre de la Institución o la empresa que reembolsará los
           gastos.
        Cuando el asesor no solicite reembolso, debe facturar a nombre de la
           Institución. En este caso se efectúa retención en la fuente por honorarios.




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    Martha I. Rengel                 Amanda Morales V.             José Luís Borrero G.
                                                                                                C.O.O.
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                                                                    Código: DADAPS-PR02




5   FORMATOS Y ANEXO


Formato No.01               Solicitud de Viaje y Anticipo de Dinero
Formato No.02               Legalización de Gastos de Viaje y Representación
Formato No.03               Relación de gastos menores a $50.000
Anexo                       Lista de Hoteles autorizados, por categoría




     Revisado por:             Revisado por:                 Aprobado por:          Aprobado por:

                                                                                   Mauricio Rubio G.
    Martha I. Rengel         Amanda Morales V.             José Luís Borrero G.
                                                                                        C.O.O.
Directora Adm.y Plan.Fin.       Contralor                         C.F.O.

                                       Agosto 24 de 2007
                                                          MANUAL DE POLITICAS-ANTICIPOS Y GASTOS DE
                                                                                            VIAJE Y REPRESENTACION

                                                                                                     Código: DADAPS-PR02



                                                                                                  FORMATO No. 01
                                SOLICITUD DE VIAJE Y ANTICIPO DE DINERO
                                                                       Número de Solicitud:_____

     EMPRESA:                                                  INFORMACION GENERAL:
     Politecnico                                               Nombre empleado:
     Servicios Educativos                                      Cedula ciudadanía #:
     Compuclub                                                 Tarjeta de millas #:
     BCC                                                       Aerolinea:
                                                               Cargo:
     ANTICIPO:                                                 Motivo del viaje:
     Valor en pesos:                                           Centro de costos:
     Valor en dólares:                                         Registro Presupuestal:
     Tasa de cambio:
     No. Solicitud:                                            CONCEPTO:
                                                               Viaje:
     Vo. Bo. Contabilidad:                                     Representación:



     INFORMACION AGENCIA VIAJES:
     Tiquete:             SI    NO                                     Ruta:
     Itinerario Ida:     Hora aprox.:                                  Fecha ida:
     Itinerario Regreso: Hora aprox.:                                  Fecha regreso:

     Hotel:                      SI        NO                          Nombre hotel:
     Tipo de habitación:        Cant:                                  Fecha ingreso:
     Sencilla                                                          Fecha salida:
     Doble                                                             # noches:
     Triple
     Cuadruple

     Otros productos:
     Assist Card                   SI      NO
     Tarjeta telefonica            SI      NO
     Otro. Cual?


     Firma Solicitante:                                                Autorización Jefe Inmediato:




     Autorización Adicional:




     Revisado por:                              Revisado por:
    Original: Tesorería: Para la causación y pago                                            Aprobado por:           Aprobado por:
    Copia 1. Agencia de viajes: Reserva y adquisición de tiquetes, reserva hotelera, assist card, tarjeta telef.    Mauricio Rubio G.
    Martha I. Rengel                         Amanda Morales V.                           José Luís Borrero G.
     Copia 2. Empleado                                                                                                   C.O.O.
Directora Adm.y Plan.Fin.                       Contralor                                       C.F.O.

                                                            Agosto 24 de 2007
                                                                 MANUAL DE POLITICAS-ANTICIPOS Y GASTOS DE
                                                                                                                VIAJE Y REPRESENTACION

                                                                                                                              Código: DADAPS-PR02



                                                                                                                                                                       FORMATO No. 02
                                                   LEGALIZACION GASTOS DE VIAJE Y REPRESENTACION

            EMPRESA:                                             INFORMACION GENERAL:                                                                                           CUENTA EN:
            Politecnico                                          Nombre empleado:                                                                                                 Pesos
            Servicios Educativos                                 Cedula ciudadanía #:                                                                                            Dólares
            Compuclub                                            Cargo:
            BCC                                                  Motivo del viaje:
                                                                 Centro de costos:
            ANTICIPO:                                            Registro
            Valor en pesos:                                      Fecha ida:
            Valor en dólares:                                    Fecha regreso:
            Tasa de cambio:
            No. Solicitud:                                       Fecha presentación:

            CONCEPTO:                                            PARTICIPATES EN EL GASTO DE REPRESENTACIÓN
            Gastos de viaje:
            Representación:




                                                                                                   Alimentac.




                                                                                                                                                       Represent.
                                                                                                                        Transpor.
                                                                                                                                    Comunic.
                                                                                         Pasajes




                                                                                                                                               Otros
                                                                                                                Hotel
                                                                                                                                                                    Valor en      Valor en
               Fecha                Nit                   Nombre del tercero
                                                                                                                                                                     Pesos        Dólares




                                                                                        TOTAL GASTOS
                                            Pesos          Dólares
            (P) Pasajes                                                                                                                                              Pesos        Dólares
            (A) Alimentacion                                               Anticipo recibido
            (H) Hotel                                                      Total gastos
            (T) Transporte
            (C) Comunicaciones                                             Saldo a favor Institucion
            (O) Otros                                                      Saldo a favor Empleado
            (R) Representación
            TOTAL GASTOS
            (C) Comunicaciones: Telefono e Internet
            (O) Otros: Visas, pasaportes, fotos, vacunas, impuestos, lavandería, propinas.




            Firma Solicitante:                                          Autorización Jefe Inmediato:                                                   Autorización Adicional:




      Revisado por:                                   Revisado por:                                             Aprobado por:                                                  Aprobado por:

            Original: Contablidad: Registro de los gastos y legalización del anticipo                                                                                     Mauricio Rubio G.
    Martha I. Rengel                              Amanda Morales V.                                 José Luís Borrero G.
           Copia 1: Empleado                                                                                                                                        Pagina:    C.O.O.
                                                                                                                                                                              1 DE 1
Directora Adm.y Plan.Fin.                            Contralor                                             C.F.O.

                                                                   Agosto 24 de 2007
                                                               MANUAL DE POLITICAS-ANTICIPOS Y GASTOS DE
                                                                                                          VIAJE Y REPRESENTACION

                                                                                                                            Código: DADAPS-PR02



                                                                                                                                                  FORMATO No. 03
                            RELACION DE PAGOS MENORES CON ANTICIPOS DE GASTOS DE VIAJE

   Con este documento se soportaran los pagos individuales por valor inferior a $50,000 o a US$20 que por algun
   motivo el beneficiario del pago no haya entregado soporte.

   EMPRESA:                                             INFORMACION GENERAL:                                                                              CUENTA EN:
   Politecnico                                          Nombre empleado:                                                                                    Pesos
   Servicios Educativos                                 Cedula ciudadanía #:                                                                               Dólares
   Compuclub                                            Lugar de viaje;
   BCC                                                  Fecha ida:
                                                        Fecha regreso:

                                                        Fecha presentación:




                                                                                          Alimentac.


                                                                                                                Transpor.
                                                                                                                            Comunic.
                                                                                Pasajes




                                                                                                                                       Otros
                                                                                                        Hotel
                                                                                                                                               Valor en   Valor en
      Fecha                                  Concepto
                                                                                                                                                Pesos     Dólares




                                                                               TOTAL GASTOS


   Firma del Empleado responsable:                             Autorización Jefe Inmediato:




       Revisado por:                                 Revisado por:
   Original: Contablidad: Registro de los gastos y legalización del anticipo                               Aprobado por:                                   Aprobado por:
   Copia 1: Empleado                                                                                                                           Pagina:    1 DE 1
                                                                                                                                                          Mauricio Rubio G.
    Martha I. Rengel                              Amanda Morales V.                                    José Luís Borrero G.
                                                                                                                                                               C.O.O.
Directora Adm.y Plan.Fin.                            Contralor                                                C.F.O.

                                                                 Agosto 24 de 2007
                                       MANUAL DE POLITICAS-ANTICIPOS Y GASTOS DE
                                                                   VIAJE Y REPRESENTACION

                                                                          Código: DADAPS-PR02



                                                                                                    Anexo
                       HOTELES AUTORIZADOS POR CATEGORIA DEL EMPLEADO
 Ciudad / Hotel autorizado   CATEGORIA                          Ciudad / Hotel autorizado       CATEGORIA

BOGOTA                                                       MEDELLIN
EL NOGAL                          5                          PORTON OVIEDO                              5
PORTON BOGOTA                     5                          SHERATON                                   4
LA FONTANA                        4                          POBLADO PLAZA                              4
CASA DANN CARLTON                 4                          DANN CARLTON                               4
SUIT JONES                        4                          NUTIBARA                                   3
HOTEL DE LA FERIA                 4
DANN NORTE                        3
CALI                                                         BARRANQUILLA
RADISSON                          5                          DANN CARLTON EL PRADO                      4
DANN CARLTON                      5                          BARRANQUILLA PLAZA                         4
INTERCONTINENTAL                  4                          PUERTA DEL SOL                             3
CASA DEL ALFEREZ                  4                          MAJESTIC                                   3
TORRES DE CALI                    3
DANN                              3
ARISTI                            3

IBAGUE                                                       BUCARAMANGA
ALTAMIRA                          4                          DANN CARLTON                               4
AMBALA                            3                          LA TRIADA                                  4
DANN COMBEIMA                     3                          CHICAMOCHA                                 4
                                                             CIUDAD BONITA                              3

CUCUTA                                                       BUENAVENTURA
CASA BLANCA                     4&3                          ESTACION                                4&3
SANTA MARTA                                                  PEREIRA
IROTAMA                           5                          MELIA                                      4
SANTAMAR*                         4                          CASTILLA REAL                              4
TAMACA                            4                          SORATAMA                                   3
SOL ARHUACO                       4                          TORREON                                    3
CAÑAVERAL                         3
MANIZALES                                                    POPAYAN
LAS COLINAS                       4                          DANN MONASTERIO                         4&3
CARRETERO                         3
CARTAGENA                                                    SAN ANDRES
SANTA CLARA                       5                          SUNRISE                                    5
HILTON                            5                          MAR AZUL-Acuario-Delfines-Isleño           4
CARIBE                            4                          CASA BLANCA                                3
ALMIRANTE                         4
CAPILLA DEL MAR                   4
DANN                              4
OCEANIA                           3

     Revisado por:               Revisado por:                     Aprobado por:             Aprobado por:

                                                                                            Mauricio Rubio G.
    Martha I. Rengel           Amanda Morales V.                 José Luís Borrero G.
                                                                                                 C.O.O.
Directora Adm.y Plan.Fin.         Contralor                             C.F.O.

                                         Agosto 24 de 2007

				
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