Format Laporan Perbelanjaan - Excel by mcg11950

VIEWS: 0 PAGES: 13

Format Laporan Perbelanjaan document sample

More Info
									                                                                                                                                SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                        PERINGKAT KEMENTERIAN




Nama Kementerian:                                                                                       Status:                                         5 Bintang
                                                                                                        Markah:                                           100.00
                                                                         Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                        Skor   Markah                                         Keterangan
                                                                          100.0                                                                                                                              Status Tindakan
  A Pengurusan (50.0)                                                      50.0                          50.00
  A1 Pengurusan Organisasi                                                12.00                          12.00
       A1.1 Pengurusan Strategik (PS)                                      3.00                           3.00
              a.     Adakah Pelan Strategik Kementerian disediakan? Sila    1.0                   5       1.00    Ciri-ciri (7 ciri utama adalah seperti yang digariskan) : visi, misi, moto, nilai teras,
                     rujuk keterangan (jika ada).                                                                 peranan, stakeholder , pelanggan, teras strategik, strategi, pelan tindakan,
                                                                                                                  petunjuk prestasi dan sasaran pencapaian.
                        b.        Status Pelaksanaan dan Pemantauan
                              i. Apakah tahap kesedaran mengenai program/aktiviti yang    0.5     5      0.50     Penilaian yang dibuat bergantung kepada penyebaran maklumat pelan strategik,
                                  dirancang?                                                                      bukan kpd penyebaran pelan tersebut kpd warga kementerian
                              ii. Adakah tahap pelaksanaan program/aktiviti menepati      0.5     5      0.50     Senaraikan program/aktiviti yang dirancang dan tahap pelaksanaan. Pastikan
                                  Pelan Strategik Kementerian?                                                    program/aktiviti yang dilaporkan di dalam Sasaran Kerja Tahunan (SKT) bahagian-
                                                                                                                  bahagian di dalam kementerian adalah selaras dengan hala tuju / matlamat Pelan
                                                                                                                  Strategik yang disediakan. Penetapan program/aktiviti di dalam SKT setiap
                                                                                                                  bahagian perlu menyokong Pelan Strategik Kementerian.
                        c.         Adakah Kajian Semula Pelan Strategik telah diadakan?   1.0     5      1.00     Nyatakan mekanisme yang diwujudkan seperti penubuhan jawatankuasa atau
                                   Adakah pengukuran impak pelaksanaan Pelan Strategik                            pelaporan secara berkala mengenai keberkesanan pelaksanaan Pelan Strategik
                                   dibuat? Sebutkan tarikh dan nyatakan hasilnya.                                 untuk menilai sama ada outcome yang dirancangkan tercapai. Sediakan salinan
                                                                                                                  dokumen kajian semula serta hasil kajian/pengukuran impak.

            A1.2       Usaha-usaha mengurangkan kerenah birokrasi                         2.50           2.50
                        a.    Adakah    usaha-usaha    penambahbaikan     berkaitan        1.5    5      1.50     Laporkan usaha-usaha penambahbaikan yang dilaksanakan untuk mengurangkan
                              pengurangan kerenah birokrasi yang berorientasikan                                  kerenah birokrasi seperti semakan semula sistem dan prosedur kerja serta
                              outcome dilaporkan sepanjang tahun 2007 / suku tahun                                penggunaan ICT sebagai enabler untuk memudahkan sesuatu urusan dengan
                              pertama 2008?                                                                       memberi keutamaan kepada pelanggan kementerian.
                        b.    Adakah     penilaian   keberkesanan     usaha-usaha         1.0     5      1.00     Nyatakan tarikh dan hasil kajian yang dijalankan untuk memastikan sama ada
                              penambahbaikan dilaksanakan?                                                        sesuatu usaha penambahbaikan yang dilaksanakan memberi faedah dari segi kos,
                                                                                                                  masa atau peningkatan produktiviti.

            A1.3       Usaha-usaha ke arah pembudayaan kualiti                            3.50           3.50
                        a.     Program penambahbaikan kualiti yang dilaksanakan
                           i. Berapakah program penambahbaikan kualiti yang               1.0     5      1.00     Senaraikan program kualiti yang dilaksanakan untuk tujuan penambahbaikan
                               dilaksanakan? Contoh: Inovasi, Business Process                                    secara berterusan. Nyatakan sama ada dilaksanakan secara ad-hoc atau secara
                               Reengineering (BPR), Business Process Improvement                                  sistematik (melibatkan penubuhan jawatankuasa khusus untuk menyelaraskan
                               (BPI), Kaizen, Total Quality Management (TQM),                                     pelaksanaan usaha-usaha kualiti).
                               Knowledge Management (KM), 5S, Best Practices ,
                               Penandaarasan (Benchmarking ), Balanced Scorecard
                               (BSC), Blue Ocean Strategy, Kumpulan Meningkatkan
                               Kualiti (KMK).
                           ii. Peringkat penglibatan pelaksanaan program.                 0.5     5      0.50     Senaraikan program kualiti yang dilaksanakan dengan tumpuan kepada peringkat
                                                                                                                  pelaksanaan program iaitu sama ada di peringkat Unit, Bahagian, Jabatan atau
                                                                                                                  melibatkan keseluruhan kementerian.




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                    Page 1 of 13
                                                                                                                                   SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                           PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                                            Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                             Skor   Markah                                     Keterangan
                                                                                             100.0                                                                                                       Status Tindakan

                        b.        MS ISO 9001:2000
                              i. Apakah status pelaksanaan MS ISO 9001:2000:                  0.2      5      0.20    Nyatakan peringkat pelaksanaan MS ISO 9001:2000 serta tahap pendedahan
                                  - Telah dipersijilkan;                                                              warga kementerian mengenai pelaksanaan MS ISO 9001:2000.
                                  - Dalam pelaksanaan (penubuhan struktur mekanisme
                                  pelaksanaan, dokumentasi, audit dalaman); atau
                                  - Pra-pelaksanaan ( familiarisasi / pendedahan)
                              ii. Nyatakan sama ada skop persijilan merangkumi                0.3      5      0.30    Senaraikan proses utama yang dipersijilkan. Tempoh sah laku persijilan.
                                  keseluruhan proses-proses utama atau sebahagian
                                  daripada proses-proses utama Kementerian

                        c.        Adakah tindakan diambil untuk memantapkan dokumen
                                  Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)?
                               i. MPK dikemas kini.                                           0.1      5      0.10    Tarikh pengemaskinian MPK atau Manual Kualiti yang didokumenkan atau
                                                                                                                      dinyatakan dengan jelas. Sekiranya kementerian telah melaksanaan MS ISO
                                                                                                                      9001:2000 secara keseluruhan, dokumen Manual Kualiti boleh diterima sebagai
                                                                                                                      alternatif kepada dokumen MPK.
                              ii. FM dikemas kini.                                            0.2      5      0.20    Dapatkan sampel FM untuk pengesahan pengemaskinian. Sampel untuk
                                                                                                                      penyemakan FM ialah sebanyak 10% / minimum 30 sampel daripada jumlah
                                                                                                                      anggota organisasi. Pemilihan sampel akan dibuat secara rawak.
                              iii. Apakah usaha-usaha yang telah dilaksanakan untuk           0.2      5      0.20    Nyatakan mekanisme yang digunakan seperti mesyuarat, bengkel, perbincangan
                                   mengemas kini MPK dan FM? (contoh usaha -                                          bagi memantapkan penyediaan dan pengemaskinan MPK dan FM.
                                   mengadakan bengkel/ taklimat / mengeluarkan arahan
                                   pentadbiran)

                        d.         Pengiktirafan
                               i. Nyatakan tahap / jenis pengiktirafan yang diperoleh di      0.1      5      0.10
                                   peringkat Negeri
                               ii. Nyatakan tahap / jenis pengiktirafan yang diperoleh di     0.2      5      0.20
                                   peringkat Kebangsaan
                              iii. Nyatakan tahap / jenis pengiktirafan yang diperoleh di     0.4      5      0.40
                                   peringkat Antarabangsa
                              iv. Pengiktirafan bukan berbentuk pertandingan                  0.3      5      0.30    Pengiktirafan merujuk kpd pengiktirafan yang diterima oleh Kementerian atau atas
                                                                                                                      nama Menteri bagi pihak Kementerian.

            A1.4       Usaha ke arah mewujudkan hubungan harmoni majikan dan                 3.00             3.00
                        a.    Adakah pelaksanaan Majlis Bersama Jabatan (MBJ)                 0.5      5      0.50    Penilaian adalah berdasarkan kepada pelaksanaan Surat Pekeliling
                              berpandukan ketetapan Pekeliling Perkhidmatan Jabatan                                   Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 - "Majlis Bersama Jabatan Di
                              Perkhidmatan Awam (JPA) yang berkaitan? Nyatakan                                        Kementerian/Jabatan/Pihak Berkuasa Badan Berkanun/Pihak Berkuasa
                              tarikh penubuhan dan bilangan mesyuarat MBJ yang                                        Tempatan". Semakan dokumen dibuat berdasarkan minit mesyuarat dan
                              diadakan                                                                                pelaporan kepada pihak JPA.
                        b.    Program-program lain yang diadakan bagi mewujudkan              1.5      5      1.50    Sediakan salinan dokumen seperti surat, memo, email panggilan serta laporan
                              hubungan harmoni (Cth.: Hari Keluarga/Hari Sukan,                                       pelaksanaan aktiviti-aktiviti tersebut.
                              Perhimpunan Bulanan, Hari Perayaan, Kursus Kekitaan,
                              dll)




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                    Page 2 of 13
                                                                                                                                        SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                                PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                                                 Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                                  Skor   Markah                                     Keterangan
                                                                                                  100.0                                                                                                        Status Tindakan
                        c.        Kepuasan Pekerja
                               i. Nyatakan sama ada kajian kepuasan pekerja (Staff                 0.4      5      0.40    Tarikh SSI diadakan.
                                  Satisfaction Index (SSI)) dilaksanakan.                                                  Sekali - hanya buat sekali sahaja
                                                                                                                           Dari semasa ke semasa - secara ad-hoc
                                                                                                                           Dilaksanakan secara berkala - ada jadual perancangan
                               ii. Apakah hasil pelaksanaan SSI tersebut? Nyatakan tahap           0.4      5      0.40
                                   kepuasan pekerja yang dicapai.
                              iii. Adakah tindakan susulan yang diambil berdasarkan hasil          0.2      5      0.20    Nyatakan mekanisme tindakan susulan yang diambil terhadap hasil analisis SSI
                                   soal selidik tersebut?                                                                  (seperti membentangkan hasil kajian di dalam mesyuarat utama kementerian dll).


  A2 Pengurusan Kewangan                                                                          12.0            12.00    Penilaian adalah berdasarkan tahun semasa (Januari sehingga pertengahan tahun
                                                                                                                           2008) dan juga 2007 untuk sebahagian sub-kriteria.
            A2.1       Bayaran dalam tempoh 14 hari                                                1.5             1.50
                           i. Nyatakan bilangan/peratus pembayaran bil yang telah                  1.0      5      1.00    Merujuk kepada Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2006 -
                              dibuat dalam tempoh 14 hari                                                                  Pindaan Ke Atas Arahan Perbendaharaan 103. Ketua Jabatan atau Ketua
                                                                                                                           Pejabat hendaklah memastikan bahawa bil dan tuntutan dibayar dengan segera
                                                                                                                           tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh ianya diterima. Tuntutan-tuntutan adalah
                                                                                                                           termasuk invois, borang perakuan bayaran (Borang Perakuan Bayaran Siri JKR
                                                                                                                           66) dan inden kerja sama ada di bawah Peruntukan Mengurus, Pembangunan,
                                                                                                                           Tanggungan atau Amanah.                           Tahun penilaian - 2008

                              ii. Nyatakan bilangan/peratus pembayaran bil dalam tempoh            0.5      5      0.50    Markah tambahan bagi pencapaian prestasi pembayaran dalam tempoh 7 hari.
                                  7 hari                                                                                   Tahun penilaian - 2008


            A2.2       Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun                        2.5             2.50
                           i. Nyatakan kekerapan mesyuarat JPKA bersidang dan tarikh               0.5      5      0.50    Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 2004 -
                              terakhir bersidang                                                                           Penubuhan Jawatankuasa Kewangan dan Akaun (JPKA) dan penilaian
                                                                                                                           berdasarkan tahap pelaksanaan jabatan ke atas ketetapan/terma rujukan
                                                                                                                           pekeliling tersebut. Terma rujukan pekeliling meliputi perkara-perkara seperti
                                                                                                                           keahlian jawatankuasa, bidang tugas, kekerapan mesyuarat serta penyediaan
                                                                                                                           laporan      suku      tahun     kepada     Pegawai      Pengawal      agensi.
                                                                                                                           Tahun Penilaian - 2007
                               ii. Nyatakan sama ada JPKA dipengerusi oleh Ketua                   0.5      5      0.50    Sediakan salinan minit mesyuarat
                                   Setiausaha / Timbalan Ketua Setiausaha atau pegawai
                                   lain?
                              iii. Bilangan      laporan   JPKA       dikemukakan       kepada     1.0      5      1.00    Sediakan     salinan   surat    dan   laporan untuk   tujuan    pengesahan.
                                   Perbendaharaan?                                                                         Tahun Penilaian - 2007
                              iv. Adakah         laporan    tahunan       dikemukakan       ke     0.5      5      0.50    Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 - Tatacara
                                   Perbendaharaan, Kementerian Kewangan sebelum 15                                         Pengurusan Aset Alih Kerajaan.                            Sediakan salinan
                                   Mac bagi:-                                                                              surat dan laporan untuk tujuan pengesahan.
                                     (i) Laporan Harta Modal dan Inventori;                                                Tahun Penilaian - 2008
                                     (ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori;
                                     (iii) Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan
                                     (iv) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (jika ada)




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                         Page 3 of 13
                                                                                                                                    SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                            PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                                             Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                              Skor   Markah                                       Keterangan
                                                                                              100.0                                                                                                            Status Tindakan
            A2.3       Pengurusan Aset                                                         2.0             2.00
                        a.    Adakah mekanisme Pengurusan Aset diwujudkan?                     0.5      5      0.50    Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 - Tatacara
                                                                                                                       Pengurusan Aset Alih Kerajaan.
                        b.         Adakah surat pelantikan dikeluarkan bagi:                   1.0      5      1.00
                                      (i) Pegawai Aset di peringkat Kementerian/ Pusat
                                   Tanggungjawab (PTJ);
                                     (ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas
                                   aset;
                                     (iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan
                                   aset; dan
                                       (iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes
                                   kehilangan aset (jika ada)
                        c.         Adakah Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan                0.5      5      0.50    Sediakan salinan dokumen bagi keahlian.
                                   (JKPAK) ditubuhkan. Tarikh penubuhan?

            A2.4       Tindakan ke atas Laporan Audit                                          2.0             2.00
                        a.    Adakah Laporan Audit Negara diterima? Nyatakan tarikh            0.5      5      0.50    Sediakan salinan Laporan Audit Negara bersama-sama surat iringan (covering
                              Laporan Audit Negara.                                                                    letter ) untuk tujuan semakan. Sekiranya tiada Laporan Audit diterima, kriteria A2.4
                                                                                                                       (a-c) tidak akan dinilai.
                        b.         Nyatakan tempoh masa yang diambil untuk memberikan          1.0      5      1.00    Sediakan       salinan    surat maklum      balas   terhadap     teguran      Audit..
                                   maklum balas terhadap teguran audit tersebut.                                       Perlu ambil kira tempoh maklum balas yang diberikan oleh pihak Audit (sekiranya
                                                                                                                       ada)
                        c.         Apakah status tindakan penyelesaian terhadap teguran di     0.5      5      0.50    Sediakan salinan surat maklum balas terhadap teguran Audit.
                                   dalam Laporan Audit Negara tersebut?

            A2.5       Pemeriksaan Mengejut                                                    0.5             0.50
                        a.    Adakah pemeriksaan mengejut dijalankan setiap 6 bulan            0.5      5      0.50    Arahan Perbendaharaan (AP) 309 - pemeriksaan dibuat 6 bulan sekali.
                              terhadap peti besi, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas                               Gunakan sampel jika terdapat banyak panjar wang runcit.
                              lain untuk wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam
                              organisasinya, yang diamanahkan dengan penyimpanan
                              wang awam, setem, atau barang-barang lain yang
                              berharga yang berkenaan? Nyatakan tarikh pemeriksaan
                              dan hasil penemuan.

            A2.6       Perolehan                                                               1.0             1.00
                        a.    Berapakah     peratus    perbelanjaan   bagi    perolehan        0.2      5      0.20    Rujuk maklumat mengenai peruntukan perolehan melalui OS35000
                              berbanding dengan peruntukan yang diluluskan?
                        b.    Adakah kajian analisis prestasi pembekal dilakukan?              0.2      5      0.20
                        c.    Adakah kajian pasaran dijalankan bagi menentukan harga           0.2      5      0.20    Rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 2007
                              yang ditawarkan adalah munasabah?
                        d.    Adakah pemeriksaan dijalankan terhadap aset yang telah           0.2      5      0.20    Semak Kad Inventori Harta Modal Bagi pemeriksaan dalam tempoh jaminan.
                              diterima sebelum tamat tempoh jaminan?
                        e.    Apakah peratus / tahap pelaksanaan ePerolehan?                   0.2      5      0.20    Semakan dibuat berdasarkan laporan daripada Syarikat Commerce.com

            A2.7       Prestasi Perbelanjaan                                                   2.0             2.00
                        a.     Apakah prestasi perbelanjaan Bajet Mengurus ?                   1.0      5      1.00    Termasuk tanggungan (based on cash flow/as planned).
                                                                                                                       Tahun penilaian - 2008.
                        b.         Apakah prestasi perbelanjaan Bajet Pembangunan?             1.0      5      1.00    Termasuk tanggungan.




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                       Page 4 of 13
                                                                                                                                     SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                             PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                                         Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                               Skor   Markah                                     Keterangan
                                                                                          100.0                                                                                                               Status Tindakan
            A2.8       Inisiatif Mengurangkan Pembaziran                                   0.5                  0.50
                        a.       Adakah inisiatif-inisiatif yang diambil sebagai langkah   0.5           5      0.50    Rujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2008 - Garis Panduan
                                 memantapkan amalan belanja berhemat?                                                   Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat.                         Contoh - Kawalan
                                                                                                                        Perbelanjaan (Peranan Unit Audit Dalam, perbelanjaan mengikut peruntukan yang
                                                                                                                        diluluskan); Elaun Lebih Masa (ada arahan bertulis sebelum kerja lebih masa
                                                                                                                        dijalankan); Penjimatan Penggunaan Utiliti (Air, elektrik, alat perhubungan);
                                                                                                                        Penganjuran Persidangan / Mesyuarat / Kursus (menggunakan premis sesuai
                                                                                                                        dengan matlamat program, kos perbelanjaan pada tahap sederhana).


  A3 Pengurusan Sumber Manusia                                                                  10.00          10.00
       A3.1 Perancangan/Dasar/Strategi Sumber Manusia                                            2.0            2.00
              a.    Adakah Pelan Strategik Sumber                              Manusia   yang    1.0     5      1.00    5 ciri Pelan Strategik Sumber Manusia yang komprehensif:                         1.
                    komprehensif disediakan?                                                                            Pengambilan      2. Penempatan 3. Pembangunan Kerjaya          4. Latihan        5.
                                                                                                                        Pengiktirafan dan Penghargaan
                        b.         Apakah     tahap  liputan Pelan  Strategik   Sumber           0.5     5      0.50    Penilaian terhadap tahap liputan Pelan Strategik Sumber Manusia.
                                   Manusia?
                        c.         Adakah pelaksanaan program / aktiviti mengikut Pelan          0.5     5      0.50    Sediakan salinan dokumen mengenai pelaksanaan               program/aktiviti   yang
                                   Strategik Sumber Manusia?                                                            ditetapkan dalam pelan strategik sumber manusia.

            A3.2       Pengurusan Panel Pembangunan Sumber Manusia                               2.5            2.50
                        a.    Keberkesanan Panel Pembangunan Sumber Manusia                                             Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002, Pekeliling
                                                                                                                        Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor
                                                                                                                        Awam dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2005 -
                                                                                                                        Pelaksanaan Pelan Latihan Sumber Manusia Sektor Awam bagi menilai
                                                                                                                        keberkesanan pelaksanaan subkriteria-subkriteria di bawah aspek ini.

                               i. Adakah     Panel    Pembangunan      Sumber    Manusia         0.2     5      0.20    Sediakan salinan minit mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia yang
                                  dikendalikan oleh organisasi bagi membincangkan perkara-                              berkaitan untuk semakan.
                                  perkara berkaitan dengan pengurusan sumber manusia?

                              ii. Nyatakan sama ada liputan perbincangan merangkumi              0.2     5      0.20    Sediakan salinan minit mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia yang
                                  semua aspek fungsi sumber manusia seperti pengambilan,                                berkaitan untuk semakan.
                                  penempatan, pembangunan kerjaya, latihan, pengiktirafan
                                  dan penghargaan dll.

                        b.        Pelan Operasi Latihan (POL)
                               i. Nyatakan sama ada Training Need Analysis (TNA) telah           0.2     5      0.20    Sediakan dokumen mengenai jawatankuasa yang terlibat dan proses penyediaan
                                  disediakan dan dilaksanakan melalui kaedah yang                                       TNA seperti berikut:
                                  komprehensif dan sistematik atau dilaksanakan secara ad-                              1. Kenalpasti masalah dalam prestasi warga organisasi
                                  hoc.                                                                                  2. Menetapkan prioriti masalah dalam prestasi berdasarkan sumber sedia ada.
                                                                                                                        3. Analisis ke atas kompetensi dari segi kemahiran, kebolehan dan sikap.
                                                                                                                        4. Menyediakan program latihan yang diperlukan (POL).

                               ii. Adakah pelaksanaan latihan mengikut POL yang                  0.3     5      0.30    Sediakan          salinan         laporan         pelaksanaan   POL.
                                   ditetapkan? Nyatakan peratus pelaksanaan.                                            Tahun Penilaian - 2007
                              iii. Nyatakan peratus pematuhan kepada arahan latihan 7 hari       0.3     5      0.30    Sediakan maklumat senarai pegawai dan kursus yang dihadiri.
                                   bagi setiap warga organisasi                                                         Tahun penilaian - 2007.
                                                                                                                        Dapatkan juga maklumat bagi tahun 2008.
                              iv. Adakah mekanisme pemantauan bagi pelaksanaan latihan           0.2     5      0.20    Sediakan maklumat mengenai mekanisme pemantauan yang digunakan seperti
                                  untuk memastikan POL dilaksanakan dengan berkesan?                                    mesyuarat/borang yang ditetapkan.

                              v. Nyatakan sama ada sekurang-kurangnya 1% daripada                0.3     5      0.30    Sediakan salinan penyata kewangan bagi tahun 2008.
                                 emolumen diperuntukkan untuk latihan

                        c.        Keberkesanan Latihan
                               i. Adakah kajian keberkesanan latihan dijalankan untuk            0.2     5      0.20    Sediakan salinan laporan kursus oleh pegawai yang telah menghadiri kursus.
                                  menilai tahap kompetensi kakitangan sebelum dan                                       Nyatakan mekanisme digunakan untuk menilai tahap kompetensi pegawai seperti
                                  selepas menghadiri latihan?                                                           laporan oleh penyelia secara berkala.

                        d.     ` Mentoring/Coaching
                               i. Adakah    struktur dan program         mentoring       yang    0.3     5      0.30    Sediakan salinan maklumat sesi mentoring/coaching seperti senarai mentor-
                                  dilaksanakan secara sistematik atau ad-hoc?                                           mentee , jadual pelaksanaan mentoring/coaching serta rekod perjalanan sesi
                                                                                                                        mentoring/coaching yang berkenaan.
                              ii. Apakah tahap liputan (coverage ) warga organisasi di           0.3     5      0.30    Sediakan salinan maklumat mengenai tahap liputan warga kementerian di dalam
                                  dalam program mentoring / coaching (keseluruhan                                       mentoring/coaching .
                                  organisasi/Bahagian/Seksyen)?

            A3.3       Pembangunan Kerjaya                                                       1.0            1.00
                        a.   Adakah Program Pembangunan Kerjaya / Pelan                           1      5      1.00    Rujuk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2006 - Panduan Mewujudkan
                             Penggantian dilaksanakan seperti yang digariskan dalam                                     Search Committee dan Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian .
                             pekeliling yang berkaitan?                                                                 Pelan Penggantian meliputi peringkat-peringkat pelaksanaan seperti berikut:
                                                                                                                        1. Pengenalpastian (Demografi jabatan mengenai perjawatan, gred dan
                                                                                                                        kekananan pegawai, hala tuju jabatan, keperluan kompetensi)
                                                                                                                        2. Penilaian (perbandingan kemahiran yang ada dan yang diperlukan)
                                                                                                                        3. Pembangunan (kenal pasti pegawai berprestasi tinggi/rendah serta pelan
                                                                                                                        tindakan bagi pembangunan diri pegawai yang berpotensi)                     4.
                                                                                                                        Pelaksanaan Pelan Penggantian                                        5. Kajian
                                                                                                                        keberkesanan dan penambahbaikan




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                     Page 5 of 13
                                                                                                                              SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                      PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                                       Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                        Skor   Markah                                      Keterangan
                                                                                        100.0                                                                                                  Status Tindakan
            A3.4       Pengiktirafan/Penghargaan                                         1.0             1.00
                        a.     Adakah Garis Panduan / Dasar Program Pengiktirafan /      0.4      5      0.40    Sediakan salinan Garis Panduan / Dasar Program Pengiktirafan / Penghargaan.
                               Penghargaan yang spesifik disediakan? Contohnya APC,
                               Anugerah Kebesaran, dan lain-lain pengiktirafan.
                        b.     Pelaksanaan
                           i. Adakah inisiatif diambil untuk memperakukan warga          0.3      5      0.30    Sediakan salinan senarai pegawai yang diperakukan.
                               organisasi secara terancang bagi penerimaan Pingat /
                               Bintang?
                           ii. Tahap liputan (coverage ) program-program pengiktirafan   0.3      5      0.30    Sediakan salinan senarai personaliti/pekerja contoh.
                               lain yang dilaksanakan? (contoh: program Personaliti
                               Bulanan / Pekerja Contoh)




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                Page 6 of 13
                                                                                                                                      SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                              PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                                               Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                                Skor   Markah                                     Keterangan
                                                                                                100.0                                                                                                       Status Tindakan
            A3.5       Pengurusan Nilai dan Etika                                                2.0             2.00
                        a.    Usaha-usaha meningkatkan keutuhan pengurusan                                               Merujuk kepada Arahan Y.A.B Perdana Menteri No.1 Tahun 1998 - Gerakan
                                                                                                                         Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia
                                                                                                                         yang meliputi penubuhan JKP di peringkat kementerian serta melaksanakan
                                                                                                                         tanggungjawab mengikut 8 terma yang telah digariskan serta kekerapan
                                                                                                                         mengadakan mesyuarat JKP serta jadual penghantaran laporan kepada pihak
                                                                                                                         berkuasa yang berkenaan.
                               i. Mekanisme/jawatankuasa                                         0.2      5      0.20    Sediakan salinan maklumat minit-minit mesyuarat JKP bagi tahun sebelum serta
                                                                                                                         tahun semasa.
                               ii. Laporan JKP dikemukakan ke BPR                                0.3      5      0.30    Sediakan salinan laporan.
                              iii. Program-program Kesedaran / Pencegahan              yang      0.3      5      0.30    Sediakan salinan program yang dilaksanakan.
                                   dijalankan
                        b.         Pengurusan Audit Nilai
                                i. Nyatakan peratus Nilai Komposit yang diperoleh                0.3      5      0.30    Sediakan salinan dokumen yang berkaitan mengenai pelaksanaan Audit Nilai di
                                                                                                                         kementerian.
                        c.         Pengurusan tatatertib                                                                 Bagi kementerian yang tidak mempunyai kes-kes tatatertib, penilaian tidak dibuat
                                                                                                                         (tiada unsur penalty)
                              i. Nyatakan tempoh penyelesaian bagi kes-kes tatatertib            0.3      5      0.30    Sediakan salinan senarai kes yang diselesaikan.
                                  biasa (sekiranya ada)
                              ii. Nyatakan peratus kes-kes tatatertib yang tertunggak pada       0.3      5      0.30    Sediakan salinan senarai kes yang tertunggak serta punca kelewatan tidak
                                  tahun semasa (sekiranya ada)                                                           termasuk kes-kes mahkamah.
                        d.        Nyatakan peratus warga organisasi yang telah                   0.3      5      0.30    Sediakan salinan senarai pegawai yang telah mengisytiharkan harta kali pertama
                                  mengisytiharkan harta                                                                  dan berulang

            A3.6       Program Kaunseling/Motivasi                                               1.0             1.00
                        a.     Program Kaunseling/Motivasi
                            i. Adakah kementerian mempunyai mekanisme untuk                      0.3      5      0.30    [Rujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 1999 - Panduan
                               melaksanakan program kaunseling/rakan pembimbing?                                         Mewujudkan Perkhidmatan Kaunseling Di Agensi Awam. ] Sediakan salinan surat
                                                                                                                         pelantikan.
                               ii Pelaksanaan program-program kaunseling                         0.2      5      0.20
                        b.        Nyatakan program-program motivasi / pencegahan yang            0.2      5      0.20    Sediakan salinan senarai program. Cth. Prog. Menangani Stress
                                  diadakan seperti ceramah / seminar
                        c.        Adakah aplikasi psikologi seperti Myers-Briggs Type            0.3      5      0.30    Sediakan maklumat dan hasil aplikasi psikologi
                                  Indicator (MBTI) atau aplikasi psikometriks lain digunakan
                                  dalam Pengurusan Sumber Manusia (seperti pengambilan,
                                  penempatan, latihan dan lain-lain fungsi)?

            A3.7       Maklumat Sumber Manusia                                                   0.5             0.50
                       a.    Nyatakan tahap pengemaskinian maklumat dalam Buku                   0.2      5      0.20    Buku Rekod Perkhidmatan dipilih secara rawak untuk semakan. Sampel untuk
                             Rekod Perkhidmatan warga organisasi                                                         penyemakan buku rekod perkhidmatan ialah sebanyak 10% / minimum 30 sampel
                                                                                                                         daripada jumlah anggota organisasi.
                        b.         Peratusan maklumat sumber manusia dikemaskini dalam           0.2      5      0.20    Merujuk kepada Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2007 -
                                   HRMIS - Human Resource Management Information                                         Pelaksanaan Modul Pengurusan Rekod Peribadi Aplikasi HRMIS serta
                                   System? (berdasarkan kepada sampel)                                                   Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 12 Tahun 2005 - Pelaksanaan HRMIS.
                                                                                                                         Semakan HRMIS secara online dan sediakan salinan cetakan.




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                          Page 7 of 13
                                                                                                                                  SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                          PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                                      Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                            Skor   Markah                                      Keterangan
                                                                                       100.0                                                                                                           Status Tindakan
                        c.         Adakah maklumat-maklumat strategik sumber manusia    0.1           5      0.10    Sediakan laporan sumber manusia menerusi HRMIS yang digunakan untuk
                                   digunakan oleh pihak pengurusan atasan bagi tujuan                                membuat keputusan.
                                   fungsi-fungsi pengurusan sumber manusia seperti
                                   perancangan sumber manusia, pengambilan dan
                                   pemilihan, penempatan dan pertukaran, pembangunan
                                   kerjaya, pengurusan prestasi dll.?

  A4 Pengurusan Projek Pembangunan                                                             8.0           8.00
       A4.1 Perancangan Sistem Pengurusan, Pemantauan dan Penilaian                            4.0           4.00
              a.     Adakah mekanisme dan sistem perancangan diwujudkan                        0.5    5      0.50    Nyatakan mekanisme (struktur/jawatankuasa) yang terlibat.
                     bagi merancang / memantau / menilai projek-projek
                     pembangunan?
              b.     Nyatakan bilangan / peratus project brief (ringkasan                      0.5    5      0.50    Ringkasan projek adalah laporan ringkas yang mengandungi penjelasan ringkas
                     projek) disediakan bagi pelaksanaan projek pembangunan.                                         mengenai elemen-elemen projek, penilaian projek, dan penilaian awal mengenai
                                                                                                                     kos dan faedah projek.                                          Rujuk kepada
                                                                                                                     PKPA 2/1992 - Garis Panduan Perancangan dan Penyediaan Projek
                                                                                                                     Pembangunan.
                        c.         Adakah alat-alat pengurusan projek yang digunakan untuk     0.3    5      0.30    Senaraikan aplikasi/peralatan yang digunakan untuk memantau pelaksanaan
                                   memantau pelaksanaan projek seperti penggunaan                                    projek
                                   Program Evaluation and Review Technique (PERT), Carta
                                   GANTT, Earned Value Analysis (EVA), Carta Aliran Kerja,
                                   Senarai Semak dan lain-lain?

                        d.        Komunikasi berkesan melalui laporan kemajuan bulanan
                                  antara agensi pelaksana dengan kementerian
                              i. Nyatakan sama ada laporan dikemukakan daripada                0.2    5      0.20    Sediakan salinan laporan
                                  juruperunding bagi pihak agensi pelaksana ke
                                  Kementerian.
                              ii. Nyatakan bilangan / peratus mesyuarat yang diadakan          0.2    5      0.20    Sediakan salinan minit mesyuarat
                                  berdasarkan perancangan yang dibuat.
                        e.        Nyatakan bilangan / peratus projek yang melibatkan           0.5    5      0.50    Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan pelaksanaan V.O.
                                  permohonan variations order (V.O).                                                 Sediakan salinan senarai projek yang mempunyai V.O dan sebab membuat
                                                                                                                     permohonan V.O
                         f.        Adakah pengenalpastian projek-projek pembangunan            0.5    5      0.50    Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2005 - Garis Panduan Penilaian
                                   untuk dinilai keberkesanannya dilaksanakan berdasarkan                            Program Pembangunan.
                                   ketetapan pekeliling berkaitan?                                                   Pemilihan program pembangunan yang akan dikaji adalah berdasarkan kriteria-
                                                                                                                     kriteria berikut:                                             1. Mempunyai
                                                                                                                     kepentingan nasional                                         2. Menjadi
                                                                                                                     keutamaan kementerian                                           3. Memberi
                                                                                                                     kesan kepada kumpulan sasar dalam jumlah yang besar.
                                                                                                                     4. Melibatkan kos yang tinggi.                                        5.
                                                                                                                     Memberi kesan berganda.                                          Senaraikan
                                                                                                                     projek-projek yang telah dikenal pasti.
                        g.         Pelaksanaan penilaian terhadap projek-projek yang dikenal   0.5    5      0.50    Sediakan salinan hasil penilaian.
                                   pasti.
                        h.         Nyatakan sama ada hasil penilaian dibentangkan di           0.4    5      0.40    Sediakan salinan minit-minit mesyuarat yang berkaitan.
                                   mesyuarat-mesyuarat utama Kementerian.
                         i.        Nyatakan sama ada hasil penilaian digunakan di dalam        0.4    5      0.40    Senaraikan aspek-aspek penambahbaikan hasil penilaian projek dikenal pasti bagi
                                   Kajian Separuh Penggal/ permohonan projek baru /                                  tujuan perancangan projek seterusnya.
                                   perancangan projek seterusnya.




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                   Page 8 of 13
                                                                                                                                   SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                           PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                                  Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                             Skor   Markah                                      Keterangan
                                                                                   100.0                                                                                                               Status Tindakan
            A4.2       Pengendalian Jawatankuasa Tindakan Pembangunan               2.0                       2.00
                        a.    Nyatakan mekanisme yang diwujudkan untuk menyelaras   0.5                5      0.50    Rujukan kepada Arahan No.1, 2004 - Majlis Tindakan Negara Arahan ini bertujuan
                              pelaksanaan projek seperti Mesyuarat Jawatankuasa                                       mewujudkan Majlis Tindakan Negara (MTN) bagi menggantikan Majlis
                              Tindakan Pembangunan Kementerian, Jawatankuasa                                          Pembangunan Negara (MPN) sebagai jentera penyelarasan, pengawasan dan
                              Penyelamat Projek Sakit, dll.                                                           pengesanan pelaksanaan dasar dan program/projek Kerajaan untuk
                                                                                                                      merealisasikan Dasar Wawasan Negara (DWN) serta mencapai matlamat
                                                                                                                      Wawasan 2020.
                        b.         Nyatakan sama ada takwim Mesyuarat Jawatankuasa              0.5    5      0.50    Takwim mesyuarat perlu dikemukakan untuk semakan.
                                   Tindakan Pembangunan Kementerian disediakan sebelum
                                   Januari setiap tahun dan diedarkan kepada semua ahli
                                   mesyuarat
                        c.         Nyatakan bilangan Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan            0.5    5      0.50    Minit-minit mesyuarat bagi tahun lepas perlu dikemukakan untuk semakan.
                                   Pembangunan Kementerian yang diadakan dalam
                                   setahun.
                        d.         Nyatakan bilangan / peratus projek sakit yang diselesaikan   0.5    5      0.50    Senaraikan projek sakit yang diselesaikan.
                                   di dalam mesyuarat tersebut.

            A4.3       Penggunaan Sistem Pemantauan Projek (SPP II)                             2.0           2.00
                        a.   Nyatakan sama ada SPPII digunakan secara langsung                  0.3    5      0.30    Sediakan/dapatkan laporan penggunaan SPP II.
                             dalam mesyuarat pemantauan projek
                        b.   Nyatakan status / peratus pelaksanaan projek yang                  0.3    5      0.30    Sediakan/dapatkan laporan penggunaan SPP II.
                             mengikut jadual
                        c.   Nyatakan tahap / peratus pengemaskinian maklumat                   0.3    5      0.30    Sediakan/dapatkan laporan penggunaan SPP II.
                             kewangan
                        d.   Nyatakan tahap /peratus pengemaskinian maklumat                    0.3    5      0.30    Sediakan/dapatkan laporan penggunaan SPP II.
                             aktiviti
                        e.   Nyatakan tahap / peratus pengemaskinian maklumat am                0.2    5      0.20    Sediakan/dapatkan laporan penggunaan SPP II.
                        f.   Nyatakan peratus kekerapan log-in ID untuk mengemas                0.3    5      0.30    Berdasarkan laporan yang dikemukakan oleh pihak ICU.
                             kini maklumat
                        g.   Nyatakan peratus kakitangan yang telah menghadiri                  0.3    5      0.30    Senaraikan salinan sijil/kehadiran kursus.
                             latihan yang berkaitan dengan penggunaan SPPII

  A5 Pengurusan ICT                                                                             8.0           8.00
       A5.1 Pelan Strategik ICT (ISP)                                                           2.5           2.50
              a.      Adakah ISP diselaraskan dengan pelan strategik                            0.3    5      0.30    Sediakan maklumat yang membuktikan ISP telah mengambil kira teras pelan
                      Kementerian?                                                                                    strategik kementerian.
              b.      Nyatakan sama ada pelaksanaan Pelan ISP meliputi                          0.3    5      0.30    Senaraikan aplikasi ICT yang diluluskan mengikut Kementerian dan agensi-agensi
                      peringkat Kementerian dan agensi-agensi di bawahnya.                                            di bawahnya.
              c.      Nyatakan pelaksanaan Pelan ISP berdasarkan aspek
                      pengukuran seperti berikut:
                  i. Peratus perbelanjaan peruntukan yang diluluskan                            0.3    5      0.30    Sediakan salinan bajet diluluskan dan status perbelanjaan terkini.
                  ii. Nyatakan prestasi pelaksanaan (%) projek ICT mengikut                     0.3    5      0.30    Sediakan salinan minit-minit mesyuarat yang mengandungi arahan/keputusan bagi
                      jadual yang ditetapkan.                                                                         melaksanakan perubahan di dalam modul / projek ICT yang telah dirancang.




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                   Page 9 of 13
                                                                                                                                       SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                               PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                                               Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                                Skor   Markah                                        Keterangan
                                                                                                100.0                                                                                                       Status Tindakan
                        d.        Pemantauan:
                               i. Adakah kelulusan spesifikasi teknikal hardware/software        0.2      5      0.20    Surat Pekeliling Am Bil. 1 Thn 2008 - Garis Panduan Mengenai Tatacara
                                  diperoleh daripada Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT) ?                                 Memohon      Kelulusan     Teknikal      Projek     ICT    Agensi     Kerajaan -
                                                                                                                         Semua permohonan daripada agensi Kerajaan Persekutuan hendaklah mendapat
                                                                                                                         kelulusan JPICT di peringkat Kementerian sebelum dikemukakan kepada JTICT.
                                                                                                                         Semua permohonan bagi agensi di bawah JPM hendaklah diselaras oleh JPICT
                                                                                                                         peringkat agensi dan dikemukakan terus kpd JTICT. Tempoh sah laku kelulusan
                                                                                                                         oleh JTICT adalah 3 tahun dari tarikh kelulusan (rujuk surat kelulusan).

                              ii. Nyatakan kekerapan pelaporan kepada JTICT.                     0.2      5      0.20    Rujukan kepada Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2008 -                    Untuk
                                                                                                                         projek-projek yang diluluskan oleh JTICT, agensi yang memohon
                                                                                                                         perlu mengemukakan laporan kemajuan kepada JTICT melalui JPICT
                                                                                                                         Kementerian setiap enam (6) bulan dari tarikh kelulusan sehingga projek
                                                                                                                         selesai, mengikut format yang ditetapkan oleh Urus Setia JTICT.     Sediakan
                                                                                                                         laporan kemajuan yang dikemukakan kepada JTICT.
                              iii. Adakah jawatankuasa pemantauan diwujudkan di                  0.2      5      0.20    Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) adalah JK di peringkat kementerian.
                                   peringkat kementerian?                                                                Sediakan minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan.
                              iv. Nyatakan sama ada mesyuarat JPICT diadakan atau tidak.         0.1      5      0.10    Sediakan minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan.

                        e.         Adakah kajian semula dibuat untuk tujuan penilaian            0.2      5      0.20    Sediakan salinan laporan hasil kajian semula.
                                   keberkesanan pelaksanaan Pelan ISP?
                         f.        Adakah Dasar Keselamatan ICT diwujudkan?                      0.2      5      0.20    Rujuk     kepada     Pekeliling   Am      Bilangan   3    Tahun     2000.
                                                                                                                         Sediakan salinan Dasar Keselamatan ICT.
                        g.         Adakah pelantikan Chief Information Officer (CIO) dibuat?     0.2      5      0.20    Rujuk Surat KSN bertarikh 22 Mac 2000 - Penamaan Ketua Pegawai Maklumat
                                                                                                                         Sektor Awam.                                             Sediakan salinan
                                                                                                                         surat pelantikan.

            A5.2       Tadbir Urus Laman Web & Portal (termasuk penarafan)                       3.0             3.00
                        a.     Nyatakan ciri-ciri asas dan tambahan Laman Web yang               1.0      5      1.00    Merujuk kepada Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2006 - Pengurusan Laman
                               disediakan                                                                                Web/Portal Sektor Awam dengan tumpuan kepada pematuhan kepada ciri-ciri
                                                                                                                         asas laman web/portal dan juga ciri-ciri tambahan. Semakan dibuat secara
                                                                                                                         online . Nyatakan sama ada Jawatankuasa Induk Pengurusan Laman Web/Portal
                                                                                                                         Agensi, Jawatankuasa Kerja Pengurusan Laman Web/Portal Agensi dan
                                                                                                                         Jawatankuasa Teknikal Laman Web/Portal Agensi diwujudkan.

                        b.        Nyatakan hasil / kedudukan yang diperoleh bagi
                                  Kementerian bagi:
                              i. Penarafan laman web dan portal Kementerian secara               1.0      5      1.00    Berdasarkan penarafan oleh MDeC
                                  keseluruhan
                              ii. Penarafan terhadap perkhidmatan yang disediakan secara         1.0      5      1.00    Berdasarkan penarafan oleh MDeC
                                  online

            A5.3       Pembudayaan IT DI Dalam Organisasi                                        1.5             1.50
                           i. Adakah pemantauan terhadap penggunaan aplikasi                     0.5      5      0.50    Nyatakan mekanisme pemantauan yang diwujudkan.
                               dilaksanakan?
                           ii. Nyatakan aplikasi yang dibangunkan secara in-house                0.5      5      0.50    Sila senaraikan.
                          iii. Nyatakan liputan warga organisasi dalam penggunaan ICT            0.5      5      0.50    Sila senaraikan laporan yang dihasilkan. Contoh, penggunaan GOE-EGDMS.
                               sebagai satu forum / dialog / perbincangan secara online
                               atau e-mel

            A5.4       Pengiktirafan Dan Inovasi ICT                                             1.0             1.00
                        a.     Nyatakan tahap / jenis pengiktirafan yang diperoleh di            0.1      5      0.10    Sediakan salinan sijil / surat pengiktirafan.
                               peringkat Negeri
                        b.     Nyatakan tahap / jenis pengiktirafan yang diperoleh di            0.2      5      0.20    Sediakan salinan sijil / surat pengiktirafan.
                               peringkat Kebangsaan
                        c.     Nyatakan tahap / jenis pengiktirafan yang diperoleh di            0.4      5      0.40    Sediakan salinan sijil / surat pengiktirafan.
                               peringkat Antarabangsa
                        d.     Pengiktirafan bukan berbentuk pertandingan                        0.3      5      0.30    Sediakan salinan sijil / surat pengiktirafan.

  B PERKHIDMATAN TERAS (25.0)                                                                   25.0            25.00
  B1 Proses Penggubalan Dasar/Program                                                            6.0             6.00
              a. Senaraikan Dasar / Program yang digubal oleh organisasi                                                 Bagi aspek penggubalan Dasar / Perancangan Program, dokumen seperti minit
                 selaras dengan perkhidmatan teras. Nyatakan sama ada                                                    mesyuarat (yang menunjukkan keputusan untuk melaksanakan suatu dasar /
                 perancangan Dasar / Program tersebut merangkumi proses                                                  program) serta mekanisme lain seperti mengadakan bengkel penetapan SKT
                 pengenalpastian keperluan dasar, mendapatkan input daripada                                             boleh dikemukakan untuk tujuan semakan dan pengesahan. Sekiranya
                 stakeholders / pelanggan kementerian, penetapan outcome                                                 kementerian tidak terlibat di dalam penggubalan dasar, tumpuan adalah ke atas
                 dan penetapan kumpulan sasar serta merangka program-                                                    aspek perancangan program-program yang selaras dengan visi, misi, serta
                 program selaras dengan matlamat dasar.                                                                  perkhidmatan teras kementerian.
                   i. Kaedah penggubalan dasar/program                                           2.0      5      2.00
                   ii. Dasar/program memberi fokus kepada isu strategik -                        2.0      5      2.00
                       (adakah kita melaksanakan perkara yang betul?)
                  iii. Dasar/program digubal secara proaktif atau reaktif                        2.0      5      2.00

  B2 Prestasi Pelaksanaan Dasar/Program                                                          7.0             7.00




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                         Page 10 of 13
                                                                                                                                         SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                                 PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                                           Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                            Skor     Markah                                         Keterangan
                                                                                            100.0                                                                                                            Status Tindakan
                             Nyatakan status pelaksanaan dan prestasi pencapaian                                             Dokumen seperti SKT Kementerian boleh dikemukakan untuk menilai tahap
                             program-program berdasarkan petunjuk prestasi (KPI) dan                                         keberkesanan pelaksanaan program/aktiviti mengikut perkhidmatan teras yang
                             timeline yang telah ditetapkan mengikut perkhidmatan teras                                      telah ditetapkan. Selain itu, bagi kementerian yang telah melaksanakan MS ISO
                             berikut:                                                                                        9001:2000, dokumen tambahan seperti Laporan Pencapaian Objektif kualiti boleh
                                                                                                                             dikemukakan sebagai dokumen supplementary untuk tujuan pengesahan. Kedua-
                                                                                                                             dua dokumen SKT dan Laporan Objektif Kualiti sebaiknya mempunyai KPI,
                                                                                                                             penetapan sasaran serta penilaian pencapaian sebenar untuk tujuan pengukuran
                                                                                                                             pencapaian.
                        a.         Penentuan sasaran terhadap pelaksanaan dasar /program     3.5      5         3.50         Berdasarkan kepada perancangan strategik, semua dasar mempunyai sasaran.

                        b.     i. Tahap pencapaian pelaksanaan dasar/program                 3.5      5         3.50

                                  Jika tiada penentuan sasaran,
                              ii. Tahap pencapaian hasil (output/outcome) pelaksanaan                       sila pilih 1,3
                                  dasar/program                                                                 atau 5
                                                                                                            dalam ruang
                                                                                                                 skor

  B3 Mekanisme Pemantauan Dasar/Program                                                      6.0                6.00
                Nyatakan mekanisme pemantauan yang diwujudkan seperti                                                        Pelaksanaan mekanisme yang diwujudkan didokumenkan untuk tujuan rujukan
                jawatankuasa / taskforce , sistem & prosedur, pelaporan                                                      dan    penilaian.   Dokumen-dokumen      tersebut   merangkumi   keputusan
                mengikut perkhidmatan teras berikut:                                                                         mesyuarat,laporan-laporan pemantauan, serta pemantauan menggunakan ICT.
             a.     Sistem pemantauan/pelaporan                                              3.0      5         3.00
             b.     Komitmen pengurusan atasan dalam pemantauan (hands-                      3.0      5         3.00
                    on )




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                        Page 11 of 13
                                                                                                                                     SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                             PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                                             Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                              Skor   Markah                                        Keterangan
                                                                                              100.0                                                                                                              Status Tindakan
  B4 Keberkesanan Dasar/Program Melalui Kajian Semula & Kajian Impak                           6.0             6.00
              a. Nyatakan sama ada penilaian ke atas pencapaian                                                        Kajian Impak / semakan semula untuk menilai pencapaian outcomes dasar-dasar
                 dasar/program dilaksanakan:                                                                           / program-program     yang dilaksanakan sebaiknya didokumenkan dan
                                                                                                                       dikemukakan untuk semakan serta pengesahan.
                               i.    Mekanisme                                                 1.0      5      1.00
                               ii.   Kajian Semula                                             1.5      5      1.50
                              iii.   Kajian Impak                                              1.5      5      1.50
                              iv.    Tindakan Susulan                                          2.0      5      2.00


  C PENGURUSAN PELANGGAN (25.0)                                                               25.0            25.00
  C1 Piagam Pelanggan                                                                          3.0             3.00
              a. Adakah Piagam Pelanggan dilaksanakan berdasarkan ciri-ciri                                            Rujuk PKPA Bil. 3 Tahun 1993 - Panduan Mengenai Piagam Pelanggan
                   i. Penggubalan piagam pelanggan                                             0.5      5      0.50
                   ii. Promosi piagam kepada pelanggan                                         0.4      5      0.40
                  iii. Sistem Pemulihan Penyampaian Perkhidmatan (Service                      0.5      5      0.50    Rujuk Surat PKPA Bil. 1 Tahun 1994 - Panduan Pelaksanaan Sistem
                       Recovery)                                                                                       Pemulihan Perkhidmatan
                  iv. Pengesanan                                                               0.8      5      0.80
                  v. Penilaian dan Penambahbaikan                                              0.8      5      0.80

  C2 Pengurusan Aduan                                                                         4.00             4.00
              a.    Adakah mekanisme pengurusan aduan diwujudkan?                              0.3      5      0.30    Merujuk Garis Panduan Mengenai Pelaksanaan Surat Pekeliling Kemajuan
                                                                                                                       Pentadbiran Awam Bil. 1 Tahun 2002 - Setiap kementerian/agensi diminta untuk
                                                                                                                       mewujudkan unit aduan awam masing-masing dan menamakan pegawai yang
                                                                                                                       bertanggungjawab untuk menguruskan aduan dan juga berperanan sebagai penghubung
                                                                                                                       antara Kementerian/Agensi dengan BPA sebagaimana yang dinyatakan dalam PKPA Bil. 4
                                                                                                                       Tahun 1992.                                                              Rujuk kepada
                                                                                                                       Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 4 Tahun 1992 -
                                                                                                                       Pengendalian Aduan Awam.
                                                                                                                       Dapatkan salinan surat lantikan serta senarai tugas PRO disediakan dan dibezakan dengan
                                                                                                                       tugas Customer Relations Officer (Pegawai Khidmat Pelanggan).
                        b.           Nyatakan peratus Pegawai Khidmat Pelanggan yang telah     0.6      5      0.60    Dapatkan salinan senarai kursus yang dihadiri.
                                     menghadiri latihan yang berkaitan untuk meningkatkan
                                     kompetensi.
                        c.           Adakah aduan dibentangkan dan dibincangkan di dalam       0.6      5      0.60    Sediakan salinan minit mesyuarat berkaitan.
                                     mesyuarat pengurusan utama?
                        d.           Adakah akuan terima dan status tindakan penyelesaian      1.0      5      1.00    Rujuk Surat Arahan KSN bertarikh 24 April 2004 - Usaha-usaha Meningkatkan
                                     dimaklumkan kepada pelanggan dalam tempoh masa                                    Keberkesanan Sistem Penyampaian Perkhidmatan & Surat Arahan MAMPU
                                     yang ditetapkan?                                                                  Mengenai     Langkah-langkah     Meningkatkan      Keberkesanan    Sistem
                                                                                                                       Penyampaian Perkhidmatan Kerajaan Menerusi Pemantapan Pengurusan Dan
                                                                                                                       Pengendalian Perkhidmatan Helpdesk Unit Khidmat Pelanggan

                        e.           Nyatakan bilangan/peratus penyelesaian aduan.             1.0      5      1.00    Sediakan salinan laporan penyelesaian aduan. Tahun penilaian - 2008. Sekiranya
                                                                                                                       tiada aduan, item ini tidak dinilai ke atas agensi berkenaan.
                         f.          Adakah laporan mengenai aduan awam dikemukakan            0.5      5      0.50    Rujuk kepada        Garis Panduan Mengenai Pelaksanaan Surat Pekeliling
                                     kepada BPA berdasarkan format yang ditetapkan?                                    Kemajuan         Pentadbiran           Awam        Bil.    1  Tahun      2002.
                                                                                                                       Sediakan salinan laporan yang dikemukakan kepada BPA (2 kali setahun).
                                                                                                                       Tahun penilaian 2007.




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                        Page 12 of 13
                                                                                                                                SENARAI KRITERIA DAN SUB-KRITERIA BAGI PENILAIAN SISTEM STAR RATING (SSR)
                                                                                                                                                        PERINGKAT KEMENTERIAN




                                                                            Wajaran
 Bil.     Kriteria                                           Sub-Kriteria                       Skor   Markah                                        Keterangan
                                                                             100.0                                                                                                                Status Tindakan
  C3 Kepuasan Pelanggan (CSI)                                                15.00                      15.00
              a.    Adakah agensi membuat pengukuran kajian kepuasan          1.0                5       1.00      Senaraikan mekanisme.
                    pelanggan?                                                                                     Tahun penilaian - 2008
              b.    Nyatakan kekerapan pelaksanaan pengukuran kajian          2.0                5       2.00      Sediakan salinan laporan pelaksanaan CSI.
                    kepuasan pelanggan. (Cth. - Customer Satisfaction Index
                    (CSI))
              c.    Nyatakan peratus tahap kepuasan pelanggan.                5.0                5       5.00      Sediakan salinan hasil pelaksanaan CSI.
              d.    Adakah kajian kepuasan pelanggan dilaksanakan secara      2.0                5       2.00
                    menyeluruh terhadap perkhidmatan teras?
              e.    Adakah usaha-usaha penambahbaikan telah dilaksanakan      5.0                5       5.00      Senaraikan usaha-usaha penambahbaikan.
                    hasil daripada maklum balas pelanggan?

  C4 Usaha-usaha Promosi                                                                 3.00            3.00

                        a.         Nyatakan penghebahan / promosi mengenai usaha-usaha   2.0     5       2.00      Senaraikan saluran-saluran yang digunakan untuk melaksanakan hebahan /
                                   penambahbaikan melalui pelbagai saluran/media.                                  promosi serta nyatakan tarikh.

                        b.         Adakah keberkesanan usaha-usaha promosi dinilai?      1.0     5       1.00      Sediakan laporan mengenai cost-benefit analysis ke atas aktiviti promosi dan
                                                                                                                   penghebahan yang dijalankan.


                                                                                                         100.00
                                                                                                       5 Bintang




Source: Kriteria SSR Kementerian in 7697e014-849c-40d8-88ee-d3bb1d25b1f3.xls
Date Printed:12:07 PM, 4/21/2011                                                                                                                                Page 13 of 13

								
To top