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									Microsoft Office XP
               PymeCont

   Gesfor Osmos Perú S.A.
                                       TABLA DE CONTENIDO


1     RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................ 3

2     DEFINICIÓN DE LA SOLUCIÓN ............................................................................................. 3
    2.1      PERFIL DEL CLIENTE .............................................................................................................. 4
    2.2      VISIÓN ................................................................................................................................... 4
    2.3      ALCANCE ............................................................................................................................... 5
3     OBJETIVOS DE NEGOCIO ....................................................................................................... 7

4     ESPECIFICACIONES FUNCIONALES ................................................................................... 8
    4.1      FUNCIONES Y SERVICIOS ........................................................................................................ 8
    4.2      CARACTERÍSTICAS DE CONFIGURACIÓN ................................................................................. 9
    4.3      CARACTERÍSTICAS DEL REGISTRO CONTABLE ....................................................................... 9
    4.4      PROCESO DEL REGISTRO CONTABLE .................................................................................... 10
    4.5      PROCESOS AUXILIARES ........................................................................................................ 10
    4.6      GENERACIÓN DE ASIENTOS AUTOMÁTICOS ......................................................................... 10
    4.7      FACILIDADES PARA LA EVALUACIÓN DE GESTIÓN ................................................................ 10
    4.8      INTEGRACIÓN CON SISTEMAS EXTERNOS ............................................................................. 11
    4.9      ARQUITECTURA.................................................................................................................... 12
5     ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.......................................................................................... 13
    5.1      PRODUCTOS UTILIZADOS ...................................................................................................... 13
    5.2      CARACTERÍSTICAS OFFICE UTILIZADAS ............................................................................... 13




Microsoft Office XP                                                                                                                                 Pág. 2
1 Resumen Ejecutivo

PymeCont® es una solución de Contabilidad que integra el registro y la aprobación
de documentos contables, las funciones de tesorería y la emisión de reportes de
gestión, en un ambiente muy fácil de usar e integrado perfectamente a la plataforma
Microsoft Office XP®.



Está diseñado y orientado hacia usuarios de las PYMEs, pero tiene toda la
funcionalidad que poseen otro tipo de productos de contabilidad orientados a
organizaciones de mayor tamaño. Aquí es donde el Microsoft Office XP interviene:
ofrece una de las interfases de más fácil uso que puedan encontrar.



Cuenta con el respaldo de Gesfor Osmos Perú, empresa perteneciente al grupo
Gesfor con sede en España, y que con más de 850 personas en España y
Latinoamérica, proveen la organización que desarrolla, respalda y da soporte al
producto. Este producto no queda en esta versión, la iremos mejorando e
integraremos cada vez mayores ventajas, de manera que siempre estará al día con
las normativas del país, las ventajas que ofrece la tecnología y por supuesto, con las
ideas y sugerencias de nuestros usuarios.




2 Definición de la Solución

Esta sección describe la solución en términos generales, detallando los
requerimientos o necesidades del cliente, y los aspectos técnicos que cubre la
solución. La definición de la solución se detallará en base a los siguientes puntos:




Microsoft Office XP                                                                    Pág. 3
2.1 Perfil del Cliente


Gesfor Osmos es una consultora especializada en brindar soluciones de negocio
basadas en tecnología, cuya meta es convertirse en partner de sus clientes para
lograr sus objetivos. Es parte de la Multinacional GESFOR considerada uno de los
grupos empresariales más innovadores de Europa por la Comisión Europea.



Nuestra misión es colaborar con nuestros clientes en mejorar su efectividad y
posición en el mercado, a través de un servicio que les permita tener información
adecuada, confiable, ágil y que esté de acuerdo a los últimos adelantos de la
tecnología.



Nuestra visión es convertirnos en una alternativa lógica del mercado en soluciones
de tecnología de la información, que incluyan productos estándares y el desarrollo
con tecnologías de punta, que satisfagan las expectativas de nuestros clientes,
significando a la vez una oportunidad de desarrollo profesional y personal para
nuestra gente.




2.2 Visión

Esta solución tiene como visión aprovechar la capacidad que tiene la nueva versión
de Microsoft Office para que los usuarios se sientan más cómodos, cuenten con
información oportuna, confiable y de mejor calidad, y se vuelvan cada vez más
competitivos.




Microsoft Office XP                                                            Pág. 4
2.3 Alcance


Ingreso descentralizado de Con PymeCont®, el ingreso de datos tanto de Ingresos
datos    directamente    a   la como de Obligaciones es realizado usando formularios
contabilidad                    electrónicos diseñados en Microsoft Outlook que se
                                asemejan a los usados en papel. Estos formularios
                                permiten registrar en primera instancia, y aprobar después
                                dichos documentos. La aprobación genera de manera
                                automática     la   información    necesaria   para    su
                                contabilización.



Consulta   de     reportes   sin Una de las grandes ventajas de PymeCont® es su
ingresar al sistema             integración con el Microsoft Office XP®, gracias a lo cual
                                los reportes son visualizados usando Microsoft Excel®, y
                                se le brinda al usuario la posibilidad de ver cualquier
                                reporte contable sin necesidad de ingresar a ningún
                                sistema contable o de tesorería. De esta manera, el
                                cuadro gerencial de la empresa puede tener información al
                                día de manera sumamente sencilla.



Procesos de tesorería           Como parte de la solución, PymeCont® integra funciones
                                de cobranza, distribución de fondos a cuentas, pagos,
                                programación y asignación de cuenta de pago, así como
                                la contabilización e impresión de vouchers de pago.



Procesos       automáticos   de Los procesos más lentos y engorrosos se hacen de
cierre                          manera automática junto con el cierre mensual y anual:
                                diferencia de cambio a nivel documento, asientos de
                                traslación de saldos, ajustes por el REI de manera
                                mensual, asientos de cierre de año, etc.



Base de datos robusta y Gesfor Osmos decidió como base de datos para



Microsoft Office XP                                                               Pág. 5
escalable                       PymeCont®, Microsoft MSDE®, por ser el mismo motor
                                que Microsoft SQL Server®, una de las bases de datos
                                más usada en nuestro medio por su robustez, facilidad de
                                uso y capacidad de crecimiento. De esta manera, si la
                                empresa empieza a crecer junto con sus necesidades de
                                información, el aplicativo crece de manera transparente,
                                con sólo cambiar el nombre del nuevo servidor de base de
                                datos.



Seguridad a nivel de perfiles   Aún cuando PymeCont® está planeado para Pymes, la
                                seguridad no ha sido dejada de lado. Se ha definido un
                                conjunto de roles a los que se asocia cada usuario. Cada
                                rol tiene un conjunto de permisos que hacen que distintas
                                personas puedan realizar distintas funciones, o que
                                algunos   usuarios   puedan    realizar   distintos     roles,
                                asegurando la integridad y la seguridad de los datos
                                almacenados.




Microsoft Office XP                                                                   Pág. 6
3 Objetivos de Negocio


PymeCont se basa en esquemas modernos de colaboración entre personas, en los
cuales los diversos agentes de la empresa se integran e intervienen cada uno desde
su rol, en un entorno armonioso y sincronizado con el objetivo común de de generar
información de manera oportuna, confiable y de calidad.



Otra característica es que es adaptable a cualquier contabilidad. La estructura
flexible del plan de cuentas, el uso de orígenes contables, el uso de códigos
analíticos en lugar de sub-cuentas, la definición de modelos de comprobante para
cada tipo de documento, entre muchas otras características lo hacen configurable.


Esta orientado también hacia un esquema donde el contador pueda trabajar en su
oficina, y la empresa pueda trabajar en su localidad. Basta una comunicación simple
por correo electrónico y listo. Tanto el contador como su empresa podrán sincronizar
la información entre ellos, sin riesgo de que uno escriba sobre la información de otro.




Microsoft Office XP                                                                 Pág. 7
4 Especificaciones Funcionales

Esta sección representa la principal información utilizada por el desarrollador para
entender, en detalle, las funciones y procesos definidos anteriormente. Información
que es considerada aspecto critico en la presente documentación.

El detalle de las especificaciones funcionales se detallara en base a los siguientes
puntos:


4.1 Funciones y Servicios

Características Técnicas
Estructura de cuentas y   Cualquier cliente define su estructura del plan de cuentas de hasta 8
centros de costo          niveles, con un máximo total de 18 dígitos en la cuenta.
flexibles
                          En la definición de cada cuenta contable, las mismas heredan
                          información de las cuentas de nivel superior, siendo la información
                          heredada modificable. Se registran además los valores de los datos
                          particulares de las cuentas.

Uso de orígenes           Todos los comprobantes se clasifican por Orígenes Contables, los
contables                 cuales definen los distintos puntos donde se puede generar
                          información contable.

Registros bimoneda        Correspondiendo con nuestra realidad, todos los registros son
                          bimoneda (moneda local y dólares americanos), permitiendo emitir
                          reportes en cualquiera de ellas. Los saldos se mantienen asimismo
                          en ambas monedas de manera automática.

Definición de Tipos de    El sistema viene con un juego de tipos de documento predefinidos, el
Documento                 cual puede ser modificado según requerimientos de cada empresa.
                          Dichos documentos se indican si son de Ingreso o Egreso.

Reportes oficiales        Los Reportes Oficiales estándares se llevan directamente a hojas
mostrados en Excel        Microsoft Excel XP, en base a plantillas definidas. Aún cuando dichas
                          plantillas cubren las necesidades de la mayoría de las empresas,
                          estas pueden ser personalizadas según sus necesidades
                          específicas.

                          Esto permitirá que se pueda modificar la presentación de los reportes
                          o mostrar gráficos en base a la información mostrada.




Microsoft Office XP                                                                          Pág. 8
4.2 Características de Configuración
Estructura de cuentas y   Cualquier cliente define su estructura del plan de cuentas de hasta 8
centros de costo          niveles, con un máximo total de 18 dígitos en la cuenta.
flexibles
                          En la definición de cada cuenta contable, las mismas heredan
                          información de las cuentas de nivel superior, siendo la información
                          heredada modificable. Se registran además los valores de los datos
                          particulares de las cuentas.

Uso de orígenes           Todos los comprobantes se clasifican por Orígenes Contables, los
contables                 cuales definen los distintos puntos donde se puede generar
                          información contable.

Registros bimoneda        Correspondiendo con nuestra realidad, todos los registros son
                          bimoneda (moneda local y dólares americanos), permitiendo emitir
                          reportes en cualquiera de ellas. Los saldos se mantienen asimismo
                          en ambas monedas de manera automática.

Definición de Tipos de    El sistema viene con un juego de tipos de documento predefinidos, el
Documento                 cual puede ser modificado según requerimientos de cada empresa.
                          Dichos documentos se indican si son de Ingreso o Egreso.

Reportes oficiales        Los Reportes Oficiales estándares se llevan directamente a hojas
mostrados en Excel        Microsoft Excel XP, en base a plantillas definidas. Aún cuando dichas
                          plantillas cubren las necesidades de la mayoría de las empresas,
                          estas pueden ser personalizadas según sus necesidades
                          específicas.

                          Esto permitirá que se pueda modificar la presentación de los reportes
                          o mostrar gráficos en base a la información mostrada.


4.3 Características del Registro Contable
Cuentas de                Se definen automáticamente las cuentas de transferencia para los
transferencia             asientos por destino, de manera tal que al registrar un asiento, de
automáticas               manera automática se realizan los registros adicionales por destino.

Uso de códigos            Se definen analíticos, en los cuales se identifican aquellos hechos,
analíticos en lugar de    entidades o personas sobre las que se quiere llevar un control
subcuentas                específico a manera de cuenta corriente. Se definen analíticos por
                          ejemplo para clientes, proveedores, empleados, socios, activos fijos,
                          etc. De este modo, no se requiere abrir una sub-cuenta por cada
                          cliente en el plan de cuentas, sino únicamente se registra el analítico
                          y se usará en el instante de registrar una venta, cobranza o cualquier
                          hecho del negocio que tenga que ver con dicho cliente.

Distribución automática   Se define la distribución automática por centros de costo, en aquellas
por centros de costo      cuentas de gasto o ingreso donde se tenga pre-definido un esquema
                          de prorrateo dependiendo del tipo de gasto o ingreso. La planta por
                          ejemplo consumirá mayor electricidad, pero la oficina de ventas
                          consumirá más el teléfono, o el ingreso por alquiler de la azotea para
                          un aviso publicitario beneficia a todas los centros de costo
                          proporcionalmente al espacio físico ocupado.




Microsoft Office XP                                                                           Pág. 9
4.4 Proceso del Registro Contable
Registro flexible del    El registro del comprobante no tiene que ser rígido, un usuario puede
comprobante              guardar comprobantes descuadrados e ir salvando datos del mismo
                         a medida que los va ingresando.


4.5 Procesos Auxiliares
Reportes y consultas     Se puede definir y configurar tanto consultas en línea como formatos
por Analítico                                                                 ®
                         de hojas de cálculo para ser exportados a MS Excel
                         específicamente para cada tipo de analítico. Se puede obtener
                         información a nivel de saldo, detalle de la cuenta corriente, y
                         cualquier combinación de ellos.

Reportes y consultas     Se pueden definir y configurar tanto consultas en línea como
por Documento                                                                         ®
                         formatos de hojas de cálculo para ser exportados a MS Excel por
                         cada documento, mostrando saldos, movimientos o una combinación
                         de ambos, acumulando opcionalmente por Analítico.


4.6 Generación de Asientos Automáticos
Ganancia o pérdida por   Se registra a nivel de cuenta contable si el saldo de la cuenta genera
diferencia de cambio     una ganancia o pérdida por diferencia de cambio, tomando los saldos
                         de las cuentas en la moneda de la cuenta al cierre de mes, el tipo de
                         cambio según el mercado y moneda especificados al cierre. El
                         cálculo se hace a nivel de saldo de cuenta y no por documento.

Ajuste por efectos de    Igualmente, los saldos de algunas cuentas contables deben ser
inflación                ajustadas por el efecto de la inflación. El cálculo toma uno de los
                         indicadores económicos mensuales y usa dichos valores para
                         reajustar el valor de los saldos de las cuentas por un indicador
                         económico.

Asiento de Cierre de     Se elaboran automáticamente los asientos de cierre de año, de
Año                      resultados del ejercicio, de resultados acumulados, etc. Estos
                         asientos se generan para un mes denominado “mes de cierre”.


4.7 Facilidades para la evaluación de gestión
Definición de rubros     El sistema permite definir rubros presupuestales, los cuales agrupan
presupuestales y         los movimientos de una o más cuentas. Cada rubro presupuestal se
presupuestos             define en una determinada moneda y con una cotización específica.

                         Los rubros presupuestales permiten luego registrar los montos de los
                         presupuestos, los que se pueden definir a nivel mensual, llevándose
                         la evaluación en el mismo periodo en que se define.

Reportes                 Se emiten reportes configurables del presupuesto que permiten
presupuestales           mostrar la ejecución del presupuesto, avances respecto al
configurables            presupuesto anual, semestral, cuatrimestral, trimestral, bimestral o
                         mensual, comparaciones tanto del presupuesto como de la ejecución
                         contra otros periodos del mismo año, últimos n periodos, etc.

Reporte del flujo de     Se emiten reportes de flujo de caja en los que se proyectan los
caja                     ingresos y egresos programados, mostrando los saldos por moneda
                         que se piensan tener. Este reporte en Excel permite hacer
                         simulaciones simples de cambio de moneda, de manera que permita



Microsoft Office XP                                                                            Pág. 10
                       determinar los días en que la empresa pueda requerir de fondos o
                       cambiar monedas para cubrir sus obligaciones.


4.8 Integración con Sistemas Externos
Carga batch de         Los procesos en lote permiten la integración con otros sistemas
comprobantes           externos como pueden ser inventarios, planillas, etc. La carga de los
                       comprobantes se realiza a través de un archivo de texto con los
                       comprobantes en un formato pre-determinado, el cual debe ser
                       grabado en el servidor por un usuario autorizado para tal fin.

Procesos ad-hoc para   Durante la configuración del sistema se especificará el nombre del
carga de datos         procedimiento almacenado (stored procedure) desarrollado
                       específicamente para poder ingresar los datos del lote. Dicho nombre
                       queda registrado en el origen contable.




Microsoft Office XP                                                                     Pág. 11
4.9 Arquitectura
 Flujo de Trabajo con PymeCont




                                 Acreedor               Deudor       Bancos




                                 Asistente               Gerente     Tesorero


                                                 Office XP
                                                 PymeCont


                                                         Office XP
                                             Contador




Microsoft Office XP                                                             Pág. 12
5 Especificaciones Técnicas

Las especificaciones técnicas dan a los desarrolladores una mayor referencia sobre
los procesos a ser implementados, como ejemplos de códigos aplicables e imágenes
de pantallas de interfaz de usuario.

El detalle de las especificaciones técnicas se detallara en base a los siguientes
puntos:


5.1 Productos utilizados

Productos Utilizados:

-   Excel

-   Word

-   Outlook

-   Microsoft Data Engine - SQL 2000




5.2 Características Office utilizadas

SmartTag
Se utilizarán smart tags que permitan acceder de manera muy ágil a la información
de las empresas subsidiarias y afiliadas.
El smart tag accederá a la información de la empresa seleccionada, es decir a su
información contable y documentos de ventas en su día a día.



Add-Ins
Se dispondrá de botones y menúes personalizados en Excel y Outlook de los
usuarios de las empresas subsidiarias, que permitan un acceso directo a los
formularios que han sido diseñados para este fin.
Los usuarios del sistema y los contadores contarán con botones y menúes
personalizados que les permitan acceder a la información consolidada en las hojas
de cálculo.




Microsoft Office XP                                                           Pág. 13
Ingreso de Documentos




Ingreso al Sistema




Microsoft Office XP     Pág. 14
Registro de Facturas




Microsoft Office XP    Pág. 15
Caja Chica




Tarea en Outlook para el seguimiento de cobranzas




Microsoft Office XP                                 Pág. 16
Cuentas Contables




Microsoft Office XP   Pág. 17
Reportes desde Excel




Reportes Generados




Microsoft Office XP    Pág. 18

								
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