Mudahnya Membuat Program Penjualan Menggunakan Ms. Access
Document Sample
BAB I
Pendahuluan
1.1 Tentang Ms. Access
Untuk membuat program aplikasi database dituntut untuk menguasai
salah satuu bahasa pemrograman yang ada. Selain itu juga kita harus
banyak latihan membuat program aplikasi agar kemampuan kita semakin
meningkat.
Perkembangan program database terus meningkat sejalan dengan
berkembangnya teknologi computer yang demikian pesatnya. Begitu juga
dengan program database yang dikemas dalam Microsoft Office (Microsoft
Access) terus berkembang pesat dengan berbagai kemudahan da n
kecanggihannya.
Microsoft Access 2000 yang dibundel dalam Microsoft Office 2000 ini
dalam perkembangannya sempat tersendat dimasa -masa awal. Namun
dengan berbagai feature dan kelebihannya maka tidak sedikit kalangan
programmer mulai melirik dan mengguna kan Microsoft Access sebagai
program database instant dilingkungan computer PC yang cukup handal.
Untuk dapat membuat program aplikasi menggunkanan Microsoft
Access maka yang pertama kali kita buat adalah Database. Database adalah
kumpulan informasi yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.
1.2 OOP (Object Oriented Programming)
Microsoft Access juga merupakan salah satu Object Oriented
Programming (OOP), maksudnya adalah suatu program dibagi -bagi kedalam
beberapa bagian kecilyang disebut objek. Adapun objek-objek yang terdapat
dalam database Microsoft Access adalah sebagai berikut :
1) Tables adalah kumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu dan
berhubungan dengan topic tertentu dan merupakan sarana penyimpan
data. Merupakan objek yang pert ama kali harus dibuat sebelum onjek
yang lainnya.
2) Queries adalah tabel lain yang merupakan hasil penyaringan data
dengan syarat tertentu dari satu tabel atau lebih untuk menampilkan data
yang diinginkan sesuai dengan keperluan.
3) Forms adalah sarana lain yang digunakan untuk menampilkan data
dan midifikasi data.
4) Reports adalah sarana yang digunakan untuk menampilkan data dalam
bentuk laporan, yakni data yang ditampilkan dapat dibentuk menjadi suatu
informasi yang penting.
5) Pages adalah objek yang digunakan untuk membuat halaman web
berupa data access page yang dapat diakses dalam jaringan computer,
baik intranet maupun internet.
6) Macros adalah objek yang digunakan untuk menghemat urutan proses -
proses yang sering dilakukan menjadi sebuah proses.
7) Modules adalah objek yang digunakan untuk menyusun proses yang
akan digunakan untuk suatu kebutuhan tertentu dengan cara menuliskan
kode program menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic for
Application (VBA).
BAB II
Tahap Persiapan
2.1 Membuat Database
Seperti yang sudah dijelaskan sebelu mnya bahwa yang pertama kali
harus dibuat adalah database. Adapun cara membuat database pada
Microsoft Access adalah sebagai berikut:
Klik menu File, Pilih New. Maka akan m uncul Task Pane disebelah kanan
seperti gambar dibawah ini.
Pilih Blank Database, kemudian tentukan tempat penyimpanan dan nama
file kemudian klik Create .
Gambar II.1
Menentukan Nama dan Tempat Penyimpanan Database
Gambar II.2
Jendela Database CashRegister
Database CashRegister sudah terbentuk, langkah selanjutnya adalah
membuat objek yang lain yaitu Tabel.
Sebelum kita membuat tabel sebaiknya kita mengenal terlebih dahulu
Jenis Data (Data Type) yang ada pada tabel.
2.1.1 Mengenal Tipe Data (Data Type)
Sebuah Tabel terbentuk dari beberapa field yang memilki tipe data
berbeda dan hendaknya diperhatikan jangan sampai salah menggunakan
tipe data, karena dapat membuat database kita bekerja tidak optimal serta
menyebabkan ukuran file menjadi sangat besar. Pada Microsft Access 2000
tipe-tipe data yang dapat digunakan dalam merancang suatu tabel adalah
sebagai berikut :
Text
Tipe data text merupakan tipe data yang paling sering digunakan karena
tipe data ini bisa menampung AlfaNumeric (Alfabetic dan Numeric). Panjang
maksimum karakter yang dapa t ditampung dari tipe text adalah 255.
Number
Tipe data number merupakan tipe data yang hanya digunakan untuk
menyimpan data numeric. Dengan tipe data ini, perhitungan matematis dapat
dilakukan dengan mudah tapi tidak semua data yang berisi numeric atau
angka harus menggunakan tipe data ini. Misalnya untuk nomor telepon, kita
tidak perlu menggunakan tipe data ini karena nomor telepon tidak akan
diproses secara matematis.
Date/Time
Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan nilai tanggal
dan jam dalam periode tahun 100 dan 9999. panjang maksimum yang dapat
ditampung adalah 8 karakter .
Memo
Merupakan tipe data yang mirip dengan tipe data text, tapi tipe data ini
memiliki kemampuan lebih yaitu dapat menampung karakter hingga 65535.
satu hal yang perlu diperhatikan adalah ukuran file database akan sangat
besar sekali.
Currency
Umumnya tipe data ini digunakan untuk menampung nilai mata uang
yang bisa diproses matematis.
AutoNumber
Berisi angka urut atau angka acak yang ditetapkan oleh Microsoft
Access untuk record baru yang ditambahkan kesebuah field. Umumnya
digunakan untuk jenis data atau nilai yang unik, yaitu data yang tidak boleh
ada nilai yang sama.
Yes/No
Tipe data Yes/No merupakan tipe data yang hanya berisi due nilai saja
yaitu Yes/No atau True/false dan On/Off
OLE Object
Merupakan tipe data yang digunakan untuk eksternal objek, seperti file
dokumen, gambar, suara data biner dan sebagainya. Kapasitas yang
disediakan oleh tipe data ini sampai 1 GigaByte.
Hyperlink
Merupakan gabungan dari te xt dan numeric yang disimpan dalam
bentuk text dan digunakan sebagai alamat hyperlink, seperti www.bsi.ac.id .
Lookup Wizard
Merupakan tipe data yang bisa digunakan untuk memilih sebuah nilai
dari tabel atau dari sebu ah daftar nilai yang ditampilkan dalam kotak daftar
(List Box) atau kotak kombo (Combo Box).
2.2 Membuat Tabel
Setelah database terbentuk kita bisa membuat objek -objek yang
liannya, dan yang pertama kali harus dibuat adalah tabel. Dalam pembuatan
tabel ada tiga cara, yaitu Create table in Design view, Create table by using
wizard dan Create table by entering data. Yang paling sering digunakan
adalah cara yang pertama karena kita bisa langsung menentuan nama field,
tipe data dan propertinya. Adapun cara pembuatan tabel dengan cara yang
pertama adalah sebagai berikut :
Klik dua kali Create table in Design view
Tentukan Nama Field, Tipe Data dan Propertinya
Untuk keperluan relasi, maka kita hartus menentukan Kunci Utama
(Primary Key) pada beberapa tabel. Caranya dengan memilih salah satu
Nama Field kemudian klik gambar pada Toolsbar.
Simpan dengan nama Tabel_Item dengan mengklik gambar pada
Toolsbar
Filed Name Data Type Filed Size
KodeItem Text 8
NamaItem Text 50
Harga1 Number Long Integer
Gambar II.3
Harga2 Number Long Integer
Struktur Tabel_Item
StokAwal Number Long Integer
Tabel II.1 Struktur Tabel_Item
Tutup jendela Tabel_Item, kemudian buat tabel -tabel yang lain di bawah
ini.
Field Name Data Type Field Size
NoNota AutoNumber Long Integer
TglNota Date/Time
Jam Nota Date/Time
Kasir Text 30
Brutto Number Long Integer
Discount Number Long Integer
Netto Number Long Integer
Bayar Number Long Integer
Kembali Number Long Integer
Tabel II.2 Struktur Tabel_Nota
Filed Name Data Type Filed Size
NoNota Number Long Integer
KodeItem Text 8
Jumlah Number Long Integer
Tabel II.3 Struktur Tabel_Detail_Nota Gambar II.5
Struktur Tabel_Detail_Nota
2.3 Membuat Hubungan Antar Tabel (Relationships)
Setelah tabel-tabel yang kita butuhkan terbe ntuk maka langkah
selanjutnya adalah menentukan hubungan atau relasi antar tabel agar
memudahkan dalam meracang objek berikutnya yaitu Quieries, Forms dan
Reports. Adapun caranya sebagai berikut :
Klik menu Tools, pilih Relationships atau klik gambar pada Toolsbar
Gambar II.6 Menampilkan Menu Relationship
Maka akan muncul seperti gambar dibawah, pilih semua tabel kemudian
klik Add, lalu klik Close untuk menutup.
Gambar II.7 Menentukan Tabel Untuk Pembuatan Relationship
Berikutnya menghubungkan t abel, sebagai contoh kita akan
menghubungkan Tabel_Nota dengan Tabel_Detail_Nota berdasarkan
NoNota. Klik NoNota pada Tabel_Nota kemudian drag dan lepaskan
diatas NoNota pada Tabel_Detail_Nota.
Gambar II.8 Jendela Perancangan Relationship
Maka akan muncul jendela seperti gambar dibawah ini, sesuaikan
kemudian klik Create. Lakukan cara yang sama untuk menghubungkan
Tabel_Item dengan Tabel_Detail_Nota.
Gambar II.9 Membuat Relasi Antara Tabel_Nota dengan
Tabel_Detail_Nota
Gambar II.10 Hasil Akhir pembuatan Relationship
2.4 Membuat Query
Tujuan pembuatan query adalah untuk memani pulasi data yang ada
pada tabel, bisa lebih dari satu tabel untuk data sumbernya. Untuk
pembuatan Query aca dua cara, yaitu Create query in design view dan
Create query by using wizard. Untuk kali ini kita coba membuat query
Q_Detail yang berfungsi untuk menampung data barang yang dibeli dengan
cara Design view. Adapun langkahnya sebagai berikut :
Klik dua kali Create query in Design view
Pilih Tabel_Item dan Tabel_Detail_Nota, k emudian kilk Add
Gambar II.11 Menentukan Tabel Dalam Pembuatan Query Q_Detail_Nota
Isi kolom-kolom dengan field sesuai dengan bentuk query yang kita
inginkan. Caranya klik dua kali field yang ada didalam tabel, maka kolom
pertama akan terisi sesuai de ngan field yang pilih. Lanjutkan untuk
mengisi kolom berikutnya sesuai dengan gambar dibawah ini.
Field Tabel Sumber
NoNota Tabel_Detail_Nota
KodeItem Tabel_Detail_Nota
sNamaItem Tabel_Item
Harga2 Tabel_Item
Jumlah Tabel_Detail_Nota
JumlahHarga Ekspresi
Tabel II.4 Struktur Query Q_Detail_Nota
Untuk JumlahHarga langsung ketik dikolom terakhir
JumlahHarga:([Harga2]*[Jumlah])
Klik gambar untuk menyimpan dengan nama Q_Detail_Nota
Gambar II.12 Hasil Akhir Query Q_Detail_Nota
2.5 Membuat FormKasir dan Subform
Untuk pembuatan FormKasir dan Subform kita menggunakan Wizard,
karena dalam satu kali pembuatan dapat membuat dua form yaitu FormKasir
dan Subform.
Klik dua kali Create form by using wizard
Tentukan sumber data yang pertama, pilih pada bagian Ta bles/Queries
yang pertama adalah Tabel_Nota. Pindahkan semua field ke sebelah
kanan dengan tombol
Kemudian untuk data yang kedua, pilih Query Q_Detail_Nota. Pindahkan
semua field kecuali NoNota menggunakan tombol
Klik tombol Next > untuk melanjutkan langkah berikutnya.
Gambar II.13 Menentukan Sunber Data Untuk FormKasir
Gambar II.14 Menentukan Sunber Data Untuk Subform
Pada tampilan dibawah adalah informasi bahwa bagian atas adalah
FormKasir dan yang bawah Subform. Klik Next > untuk langkah
berikutnya.
Gambar II.15 Menentukan Tampilan Form
Untuk Layout atau tampilan tidak perlu diubah yaitu Datasheet. Klik Next>
untuk melanjutkan.
Gambar II.16 Menentukan Layout Form
Pada langkah ini adalah untuk memilih Style atau gaya dari form. Untuk
kali ini pilih Standard. Klik Next>.
Gambar II.17 Menentukan Style Form
langkah terakhir adalah menentukan nama, ketik FormKasir pada kotak
Form: dan Subform pada kotak Subform: seperti gambar dibawah.
Kemudian klik Finish.
Gambar II.18 Menentukan Nama Form dan Subform
Selesai pembuatan form maka akan muncul form seperti gambar
dibawah.
Gambar II.18 Hasil Akhir FormKAsir
BAB III
Tahap Pembuatan
Pada bab tiga ini kita akan menyempurnakan form yang sudah kita
buat sebelumnya, termasuk membuat query dan repot untuk pembuatan
struk yang akan mencetak transaksi .
3.1 Modifikasi FormKasir
Setelah selesai pembuatan FormKasir dan Subform, hasilnya terlihat
tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan.
Gambar III.1 Tampilan FormKasir Sebelum D imodifikasi
Seperti masih adanya garis tegak disebelah kiri form, kemudian
adanya penggulung layar atau Scroll Bars . Itu semuabisa kita sembunyaikan,
adapun caranya sebagai berikut :
Tampilkan FormKasir dalam keadaan Design View, kemudian Klik Kanan
pada bagian yang kosong, atau pada contoh gambar dibawah pada
bagian Form Footer.
Gambar III.2 Cara Menampilkan Properties FormKasir
Maka akan muncul jendela Properties dari Form seperti gambar dibawah.
Atur nilai dari properties seperti yang di beri tanda lingkaran
Gambar III.3 Jendela Properties FormKasir
Tambahkan Judul dengan menggunakan label pada ToolBox, letakan
di bagian Form Header. Kemudian atur posisi objek yang lain sehingga
seperti gambar dibawah.
Gambar III.4 Tampilan FormKasir Setelah Dimodifikasi
3.2 Modifikasi Subform
Pada modifikasi subform tidak terlalu banyak, hanya menambahkan
objek textbox pada bagian Form Footer yang berfungsi untuk menampung
nilai penjumlahan dari JumlahHarga. Adapun langkanhnya sebagai berikut :
Tampilkan Subform, kemudian tambahkan objek TextBox dibagian Form
Footer.
Klik kanan pada bagian Unbound, kemudian ubah nilai dari Name dan
Control Source seperti gambar dibawah.
Tutup Subform, kemudian kita lanjutkan modifikasi FormKasir.
Gambar III.5 Merubah Nilai P roperties TextBox Pada SubForm
Tampilkan FormKasir dalam mode Design View
Tambahkan objek TextBox dibawah subform, kemudian tampilkan
properties dan ubah nilai Name dan Control Source .
Gambar III.6 Menambahkan TextBox dan Merubah Nilai Properties Pada
FormKasir
Kemudian tambahkan lagi TextBox, letakan dibagian yang kosong,
kemudian tampilkan properties dan ubah nilai Name dan control source
seperti gambar dibawah.
Gambar III.7 Menambahkan TextBox Lain dan Merubah Nilai Properties
Pada FormKasir
Gambar III.8 Tampilan FormKasir Setelah Modifikasi Lanjutan
3.3 Membuat Query Struk
Query Q_Struk dibuat untuk menampung data transaksi dan nantinya
digunakan untuk pembuatan struk. Adapun langkahnya adalah sebagai
berikut :
Masuk kedalam bagian Query, kemud ian klik dua kali Create Query in
Design view.
Pilih Tab Both, pilih Q_Detail_Nota dan Tabel_Nota kemudian klik Add
Gambar III.9a Menentukan Sumber Data Query Q_Struk
Gambar III.9b Menentukan Sumber Data Query Q_Struk
Tentukan field yang akan digunak an untuk pembuatan struk, yaitu :
Field Tabel Criteria
NoNota Tabel_Nota [Forms]![FormKasir]![NoNota]
TglNota Tabel_Nota
JamNota Tabel_Nota
Kasir Tabel_Nota
KodeItem Q_Detail_Nota
NamaItem Q_Deail_Nota
Harga2 Q_Detail_Nota
Jumlah Q_Detail_Nota
JumlahHarga Q_Detail_Nota
Brutto Tabel_Nota
Discount Tabel_Nota
Netto Tabel_Nota
Bayar Tabel_Nota
Kembali Tabel_Nota
Tabel III.1 Struktur Query Q_Struk
Ket :
[Forms]![FormKasir]![NoNota] = Hanya menampilkan data yang sesuai
dengan NoNota pada FormKasir saja.
Gambar III.10 Struktur Query Q_Strul
klik gambar untuk menyimpan dengan nama Q_Struk
3.4 Membuat Repot Struk
Report struk adalah tampilan Struk dari hasil transaksi penjualan yang
akan secara otomasti tercetak setelah selesai memas ukan data. Ikuti langkah
berikut ini.
Masuk kebagian Report, klik dua kali Create Report by Using Wizard
Tentukan datanya dari Q_Struk, pindahkan semua field kedalam kotak
sebelah kanan dengan menekan tombol >>, kemudian klik Next>
Gambar III.11 Menentukan Sumber Data Report Struk
Tentukan Grouping berdasarkan NoNota, Klik Next> untuk kelangkah
berikutnya.
Gambar III.12 Menentukan Grouping
Tentukan pengurutan berdasarkan KodeItem secara Ascending, klik
Next>
Gambar III.13 Menentukan Sorting
Pilih Align Left 1 untuk Layout, klik Next>
Gambar III.14 Menentukan Layout Reptr Struk
Pilih Corporate untuk Style, lalu klik Next>
Gambar III.15 Menentukan Style Report Struk
Ketik Rpt_Struk pda kotak title, kemudian klik Finish .
Gambar III.15 Menentukan Judul Sekasligus Nama
Maka akan muncul jendela Enter Parameter Value, itu karena
menjalankannya tidak melalui FormKasir. Masukan 1 klik OK atau klik
Cancel.
Gambar III.16 Jendela Enter Parameter Value
Gambar III.17 Report Struk Dalam Mode Des ign
Untuk mendapatkan bentuk seperti Struk yang sering kita dapat ketika
selesai membeli barang-barang di Toko atau Mall. Maka kita harus
merubahnya seperti gambar dibawah.
Gambar III.17 Hasil Modifikasi Report Struk
Gambar III.19 Contoh Struk
BAB IV
Tahap Penyelesaian
4.1 Menambahkan VBA (Visual Basic Application)
Pada proses penyelesaian ini kita akan menambahkan kode VBA
(Visual Baisc Application) agar Program kita bisa berjalan seperti layaknya
mesin kasir yang sudah ada.
4.1.1 FormKasir
Pada tahap penyelesaian ini kita akan menambahkan kode VBA pada
kedua form yaitu FormKasir dan Subfor. Adap un langkahnya sebagaii berikut:
Tampilkan FormKasir dalam mode Design View, kemudian klik kanan
pada objek Bayar, pilih Build Event, pilih Code Builder klik OK
Lalu ketik perintah dibawah ini.
Gambar IV.1 Kode VBA Untuk FormKAsir
4.1.2 Subform
Selain FormKasir yang kita tambahkan kode VBA Subforn juga perlu
kita tambahkan VBA. Langkanya sebagai berikut :
Tampilkan Subform dalam mode Design View, ke mudian klik kanan pada
objek KodeItem, pilih Build Event, pilih Code Builder klik OK
Lalu ketik perintah dibawah ini.
Gambar IV.2 Kode VBA Untuk Suform
Daftar Pustaka
Haryanto, Agus.2003.Membuat Aplikasi Sederhana Dengan Microsoft
Access.Jakarta.Kuliah Umum Ilmukomputer.com
Permana, Budi.2005.36 Jam Belajar Komputer Microsoft Access
2003.Jakarta.PT. Elex Media Komputindo
Tutang.2002.Belajar Cepat Microsoft Access 2000.Jakrta.Datakom Lintas
Buana.Jakarta
