Docstoc

Provider Portal User Guide

Document Sample
Provider Portal User Guide Powered By Docstoc
					Provider Portal
  User Guide
                                                                    
                                                         Provider Web Portal 
                                                         www.PHCcares.com 
    Table of Contents 
     
                Did you know…? ........................................................................................................................... 1 
                Register........................................................................................................................................ 2 
                Logging In..................................................................................................................................... 5 
                Home ........................................................................................................................................... 6 
                Member Inquiry>Search Members ............................................................................................. 6  
                Member Inquiry>Search Requests .............................................................................................. 7  
                Member Inquiry>Search Claims .................................................................................................. 8  
                Member Inquiry>Medical............................................................................................................ 8  
                Member Inquiry>Medical>Provider List...................................................................................... 9  
                Member Inquiry>Medical>Vitals ................................................................................................. 9  
                Member Inquiry>Medical>Diagnosis .......................................................................................... 9  
                Member Inquiry>Medical>Allergies .......................................................................................... 10  
                Member Inquiry>Medical>Medications.................................................................................... 10  
                Member Inquiry>Medical>Labs................................................................................................. 11  
                Member Inquiry>Medical>Immunizations................................................................................ 11  
                Member Inquiry>Insurance>Member....................................................................................... 12  
                Member Inquiry>Insurance>Eligibility ...................................................................................... 12  
                Member Inquiry>Insurance>Claims .......................................................................................... 13  
                Referral & Prior Authorization Guidelines................................................................................. 14  
                Definitions ................................................................................................................................. 14 
                Referral Guidelines .................................................................................................................... 15 
                Referral to Specialist.................................................................................................................. 16  
                Specialist Guidelines .................................................................................................................. 18  
                Member Inquiry>Insurance>Prior Authorization ...................................................................... 18  
                Entering a Prior Authorization Request..................................................................................... 19  
                Place of Service codes ............................................................................................................... 21  
                Authorization Type codes.......................................................................................................... 22  
                Auth Guidelines ......................................................................................................................... 23 
                Member Inquiry> Insurance>View Pending .............................................................................. 23 
                Member Inquiry> Insurance> View Approved .......................................................................... 24  
                Member Inquiry> DM (Disease Management).......................................................................... 25  
                Member Inquiry> Attestation.................................................................................................... 26  
                Pharmacy ................................................................................................................................... 27 
                eTools ........................................................................................................................................ 29 
                Help............................................................................................................................................ 30 
                Help>Contact Us ........................................................................................................................ 30  
                Help>Provider Resources .......................................................................................................... 31  
                Administration........................................................................................................................... 31 

     


Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                                                                   January 2011 
                                                                                                                                                         1 
                                                
     
                                          Provider Web Portal 
                                          www.PHCcares.com 
                         
    Did you             Physicians Health Choice offers an interactive website specifically for our 
    know…?              contracted providers! Our website allows you to: 
                             Verify eligibility and effective date of coverage 
                             Verify benefits for most common services 
                             View claim status 
                             View authorization status 
                             Access member medical information such as  
                                    o Hospital visits  
                                    o Medications  
                                    o Lab results…and more!  
                             Submit referrals to Disease Management 
                             Browse our Formulary 
                             Print screens for your records! 
                         
                        Our provider portal was developed with you in mind. It promotes 
                        convenience by: 
                             Being available 24/7‐ log on for patient information when you want, 
                                not only when Customer Service is available 
                             Retrieving eligibility instantly‐ rather than waiting for a Customer 
                                Service Representative to gather the information. 
                             Toll‐free technical support available 
                         
                        In addition, the following resources are available to everyone when visiting 
                        www.PHCcares.com‐ no registration or log‐on required! 
                             Summary of Benefits for all plans 
                             Formularies for each plan 
                             Provider Directories  

                                                                                         Continued on next page 
     
     
     
     
     
     
     
     
     

Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                             1 
                                                
                         
    Register            To begin looking up member accounts online, you must first register with the 
                        Physicians Health Choice website. Online registration is quick and easy: 


                                                                                                        
                                                                                            Point your browser to 
                                                                                            www.PHCcares.com.




                                                                                            Select I am a Doctor.




                                                                                                         
                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                             2 
                                                
     
                         




                                                                                           Select Login from the 
                                                                                           menu on the left. 




                                                                                                                
                                                                                                                

                         




                                                                                         Select Login once more.




                                                                                                                
                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                             3 
                                                
     
                         




                                             Now that you’ve arrived 
                                             at the Provider Portal, 
                                             select Create a new                                                    
                                             account to register. 

                         

                                                                                         Review the HIPAA 
                                                                                         statement, check the 
                                                                                         box indicating your 
                                                                                         agreement and click 
                                                                                         Next. 




                                                                                          
                        On the next screen, you will establish a username and answer some security 
                        questions. 
                         
                        In a few minutes, you will receive an email from NewUser‐
                        NOREPLY@phccares.com. It will include further log‐on instructions. 

                                                                                             Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                           January 2011 
                                                                                                                 4 
                                                
     
                        
    Logging In      Now that you’ve registered, you are ready to log on. Simply go through the 
                    steps listed on pages two and three, using the username and password 
                    provided in the email. Sign in and select Login. 
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                                                               
                     
                    Note: At this time, you will have an opportunity to change the default password 
                    that was provided. 

                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                             5 
                                                
     
                          
    Home              The first screen you will see upon logging in is the Home tab. This area will be 
                      used to alert you of important information, new features of the portal, house 
                      the most recent Provider Manual and present/past issues of our provider 
                      newsletter, Physician News. 
                       
                      Note: The Quick Links menu is static and will remain on every page. These links 
                      take you to the most commonly‐visited areas of the Portal. 




                                                                                                          
     

                          
    Member               To begin looking up members, you will click on the Member Inquiry tab. 
    Inquiry>Search       Here, you can search for members, authorization requests or claims that 
    Members              have been submitted.  
                          
                         When searching for a member, enter the member ID number, as indicated 
                         on their Physicians Health Choice ID card.  
                          
                         If you do not have the member ID number, you may conduct your lookup by 
                         using the member’s name and date of birth.  

                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                             6 
                                                
                                                                                                      The Recent 
                                                                                                      button will 
                                                                                                      reveal the 
                                                                                                      last 25 
                                                                                                      member 
                                                                                                      accounts that 
                                                                                                      were 
                                                                                                      accessed. 
     
     
     
     
     
                                                                  Enter the member’s ID number (from their 
            Verify the correct member was retrieved               Physicians Health Choice ID card). No need to 
            and open the account by clicking on the               enter the preceding zeros, however the suffix 
            member’s name.                                        (01) is required. Click Search. 

     
                          
    Member               To search for a Prior Authorization request, you must enter a combination of 
    Inquiry>Search       date range and either a provider name or a “Web ID.” 
    Requests 

                          




                                                                                                 A “Web ID” is a 
                                                                                                 unique number 
                                                                                                 assigned to each 
                                                                                                 referral request.
                                                                                                            
                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                             7 
                                                
     
                         
    Member              To search by claim, you must enter a combination of date range and a 
    Inquiry>Search      provider name or a check number. 
    Claims               
                        Note:  only claims from the previous 12 months are accessible online. 

                                                                                                                   




                                                                                                               

                      
    Member           Once a member’s account is accessed, the screen below will appear. Here, 
    Inquiry>Medical  you can verify: 
                       □ Plan 
                       □ PCP and effective date of PCP 
                       □ DOB, address, phone # 
                       □ Member ID # 
                       □ Benefits at a glance 
                        
                     From here, you have visibility to the Medical tab. This will display 
                     information such as clinical information and provider utilization. 




                                                                                                                   
     

                                                                                         Continued on next page 
Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                             8 
                                                
     

                         
    Member Inquiry>         Lists providers the member has seen through received claims. Click on a 
    Medical>                provider’s name to display the provider’s demographics. 
    Provider List            




                                                        DR. JANE DOE                 123-456-7890   123-456-7890   ###
                                                        DR. JOHN DOE
                                                                                     234-567-8901   234-567-8901   ###
                                                        DR. MARY DOE
                                                        DR. FRANK DOE                345-678-9012   345-678-9012   ###
                                                        DR. JACK DOE                 456-789-0123   456-789-0123   ###
                                                        DR. JILL DOE                 678-901-2345   678-901-2345   ###
                                                                                                                          

                         
    Member Inquiry>         Here, you can view vitals collected and entered into the website. To enter 
    Medical>Vitals          a new vital, click on the Add New Vital, fill out the form, and press Add 
                            New. 

                         




                                                                                                                          

                         
    Member                  In this section, diagnosis collected from claims data is listed. 
    Inquiry>Medical> 
    Diagnosis 

                                                                     
                                                           
                                                           
                                                           
                                                           
                                                                                             Continued on next page 

Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                               January 2011 
                                                                                                                     9 
                                                
     

                          
    Member Inquiry>          Here, you can review known allergies that have been documented on the 
    Medical>Allergies        website. To enter a new allergy, click on the Add New Allergy Record, fill 
                             out the form, and press Add New 

                          




                                                                                                                
                          
    Member Inquiry>          Lists prescription medications prescribed to the member while on the 
    Medical>                 Physicians Health Choice plan. 
    Medications 

                          




                                                                                                                
                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            10 
                                                
     

                         
    Member Inquiry>         Lab work that the member has had done is listed here. 
    Medical>Labs 

                                                                                                                




                                                                                                                 
                         
    Member Inquiry>         Immunizations administered to the member. 
    Medical>                To enter a new allergy, click on the Add New Immunization, fill out the DOS 
    Immunizations           and CPT code, and press Add New. 

                         




                                                                                                                
                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            11 
                                                
     

                         
    Member Inquiry>         You have now arrived at the Insurance area of the Member Inquiry tab. 
    Insurance>              This provides useful information such as: 
    Member                   Insurance company and plan name 
                             Current PCP 
                             Start date with current PCP 
                             Co‐pays for common benefits: 
                                        o PCP office visit 
                                        o Specialist office visit 
                                        o Hospitalization 
                                        o Emergency room 
                                        o Ambulance 
                                        o Outpatient surgery 
                                        o Durable medical equipment 
                                        o Radiology 

                         




                                                                                                                

                         
    Member Inquiry>         Shows original effective date, name of plan the member is/has been on, 
    Insurance>              and PCP assignment. Click on a row to display benefits for that timeframe. 
    Eligibility 




                                                                                                                

                                                                                         Continued on next page 
Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            12 
                                                
     

                         
    Member Inquiry>         Displays the previous 12 months worth of claims, along with their status. 
    Insurance>Claims        For more processing information‐such as denial reason‐ click on the row of 
                            the claim and refer to the comments at the bottom of the screen. 




                                                                                                                    
     

                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            13 
                                                
     
                         
    Referral & Prior    Before we discuss entering Prior Authorizations into the Provider Web 
    Authorization       Portal, it is important to understand the Physicians Health Choice Medical 
    Guidelines          Management guidelines.  
                         
                        Beginning January 1, 2011, members of the Corpus Christi Total 
                        HMO plan will follow a referral process and a slightly different 
                        Prior Authorization process.  
                         
                        When you are serving members of all other Physicians Health Choice plans, 
                        please follow the “business as usual” process – no referral required for in‐
                        network specialty visits. Prior Authorization is still required for all services 
                        listed on the Prior Authorization list, regardless of the provider type.  
                         
                        In order to easily distinguish which information pertains to the referral and 
                        Prior Authorization process for the Corpus Christi Total HMO plan, relevant 
                        sections will be noted with  this symbol:  
                         
                                                                         CC
                         
                         
                        Guidelines that apply to all other Physicians Health Choice plans outside of 
                        the Corpus Christi Total HMO will be noted with this symbol: 
                         
                         
                         

                         
    Definitions                         A referral is the process of sending the patient from one                
                                               practitioner to another for health care services. 
                                CC
                         
                         
                        A Prior Authorization is a formal process where a provider must obtain 
                        authorization from the health plan before a specific procedure, treatment or 
                        service on the PA list is rendered. 
                         

                                                                                           Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                         January 2011 
                                                                                                              14 
                                                
     

                         
    Referral            It is important to note that there are two different types of referrals‐ 
    Guidelines          Evaluate and Evaluate & Manage. 
                         
                                            EVALUATE                               EVALUATE & MANAGE 
                             Can only be requested by the PCP and           • Can only be requested by the PCP 
                              must be submitted via the Provider Web            and must be submitted via the 
                              Portal at www.PHCcares.com                        Provider Web Portal at 
                            • PCP selects option for Evaluation Only            www.PHCcares.com 
                            • Evaluation only covers office visit and        • PCP selects option for Evaluation 
                              limited associated codes by specialty             & Management 
                            • Specialists cannot request services on         • Referral authorizes all services not 
            CC                the Prior Authorization list without an           on   the Prior Authorization list 
                              Evaluate & Manage referral                     • This allows the specialist to 
                            • Specialist cannot refer member to other           request services on the Prior 
                              specialties                                       Authorization list 
                            • If the specialist feels additional services    •  Specialist cannot refer member to 
                              are necessary, they should contact and            other specialties 
                              discuss with PCP 
                                      SERVICES ALLOWED UNDER “EVALUATE” ONLY REFERRAL 
                               Office E & M • Venipuncture • Glucose Injections • EKG • Fecal occult blood  
                              Protime CRIT/CBC • U/A Supplies • Plain films • Introduce needle/IV catheter 
                                        Injectable Methylprednisoslone •Injectable Triamciniolone  
                                                       Injectable Betamethasone 
                         
                        Specialty types that do not require a referral: OB/GYN, Hematology, Oncology, 
                        Radiology, Pathology and Anesthesiology (pain management will require a referral). 

                                                                                               Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                             January 2011 
                                                                                                                  15 
                                                
     

                         
    Referral to         Requesting a referral is easy. Refer to the guidance below. 
    Specialist 
    (continued) 
                                                    DR. JOHN DOE

                                                  987-654-3210       987-654-3211

     
                                        1 
                                                    DR. JANE DOE
                                                                                    2,3
            CC                                    987-654-3213     987-654-3212


                                        4 

                                                         5
                                                                                          6



                                                                     7
                                                                          
                          Step                                     Action 
                            1      Select the Specialty from the drop‐down menu. 
                            2      Search for the desired specialist by clicking Select to the left of 
                                   the Name drop‐down menu. A separate window will open (make 
                                   sure your pop‐up blocker is disabled). From here, you can search 
                                   for physicians by specialist type.  
                                                                  
                                                                                              Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                            January 2011 
                                                                                                                 16 
                                                
     

                         
    Referral to          
    Specialist              Step                                    Action 
    (continued)               3     Select a specialist by clicking on the check mark next to 
                                    specialist’s name. The specialists telephone and fax number will 
                                    auto‐populate. 

            CC




                                                                                                              
                             4      Select Evaluation Only or Evaluation & Management. 
                             5      Select the number of requested visits and enter the date span in 
                                    which the member needs to be seen. For Evaluate referrals, up 
                                    to three visits may be requested. For Evaluate & Manage 
                                    referrals, up to 12 visits may be requested. The default for both 
                                    types of referrals is three. 
                             6      Enter the member’s diagnosis (by code or description). Once it is 
                                    retrieved, highlight it and click on the red arrow to bring it to the 
                                    Selected box.  Up to three diagnoses may be added. To DELETE, 
                                    highlight the selection and click  “X” to remove. 
                             7      Click Save to enter your request. 
                          
                        If you select a Specialty type that does not require a referral, the following 
                        message will appear: 




                                                                                         Continued on next page 
Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            17 
                                                
      

                         
     Specialist              By clicking here, the Prior Authorization and Referral List for Corpus Christi 
     Guidelines              Total HMO members will be displayed. 
      
                 CC
      

                         
      Member            This area allows you to request Prior Authorizations without having to call 
     Inquiry>           Medical Management. Refer to the following pages for a detailed description 
     Insurance>Prior    on how to enter a new request. 
     Authorization 

                         
                                                     1                                    2


                                                                                                    3 
                                Dr. John Health                            Dr. John Health

                                876-543-2109       876-543-2108            876-543-2107              876-543-2106



CC                          Dr. John Q
                                876-543-2109       876-543-2109

             4 
                                                           5



                                                                  6




                                                                  7




                                                                       8


                                                                                                                     
                                                                                              Continued on next page 


Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                            January 2011 
                                                                                                                 18 
                                                
                         
    Entering a Prior        Step                                    Action 
    Authorization             1     This field allows a choice of two turnaround times:   
    Request                           Routine                 14 days 
                                      Expedited*              72 hours 
                                     
                                    *Expedited authorizations require a call to the Medical 
                                    Management team for prompt attention. They can be reached at 
                                    1‐877‐299‐7213. 
                             2      Enter the desired date of service (DOS). 
                             3      In the Provider the patient is being referred to section, search for 
            CC                      the desired specialist by clicking Select to the left of the Name 
                                    drop‐down menu. From here, you can search for physicians by 
                                    specialist type. 




                                     
                                    Phone and fax numbers will automatically populate when you 
                                    choose a provider.  Otherwise, enter the required information.  
                             4      Select the appropriate Service Type from the drop‐down menu: 
                                        • Observation/ER 
                                        • Inpatient 
                                        • Outpatient 
                                        • Other 

                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            19 
                                                
     

                         
    Entering a Prior     
    Authorization           Step                                       Action 
    Request                   5     Place of Service (POS) and Authorization Type vary by the Service Type 
    (continued)                     selected. Refer to the next page for a list of all POS and Authorization 
                                    types. 
                             6      Enter the member’s Diagnosis (by code or description). Once it is 
                                    retrieved, highlight the appropriate diagnosis and click on the red 
                                    arrow to bring the diagnosis to the Selected box.  Up to three diagnoses 
                                    may be added. To DELETE, highlight the selection and click the “X” to 
                                    remove. 
            CC               7      Search for the desired Procedure by CPT or description and click Filter. 
                                    Once retrieved, and click on the red arrow to bring the procedure code 
                                    to the Selected box and specify the number of visits associated with 
                                    that code.  Up to three codes may be added. To DELETE, click the “X” 
                                    next to the selection. 
                             8      Select up to three Service Groups by clicking the arrow to move the 
                                    service group to the Selected box.  To DELETE highlight the selection 
                                    and click the “X” to remove. 
                             9      Add any necessary free‐text notes, upload any related documents and 
                                    click Save. Cancel will delete the request. 
                            10      For those services requested that do not require an authorization, a 
                                    message box will pop up advising that authorization is not required.  
                                     
                            Please reference the Prior Authorization List in the Auth Guidelines section of 
                                                               this menu. 
                         
                         
                        If a specialist has an Evaluate Only referral and attempts to submit a Prior 
                 CC     Authorization in the Provider Web Portal, the following message will be 
                        displayed.  The specialist will need to contact the member’s PCP. 
                         
                         
                         
                         
                         
                         

                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            20 
                                                
     

                         
    Place of Service     
    codes                                              Place of Service (POS) 
                          01‐ Pharmacy                            34‐ Hospice 
                          03‐ School                              35‐40‐ Unassigned 
                          04‐ Homeless Shelter                    41‐ Ambulance (Land) 
                          05‐ Indian Health Svc (OP Fac)          42‐ Ambulance (Water/Air) 
                          06‐ Indian Health Svc (IP/OP)           49‐ Independent Clinic 
                          07‐ 638 Indian Health Svc (OP Fac)  50‐ Federally Qualified Health Ctr 
                          08‐ 638 Indian Health Svc (IP/OP)       51‐ Inpatient Psychiatric Facility 
                          09‐ Prison/Correctional Fac             52‐ Psychiatric Facility (Partial Hosp) 
                          11‐ Office                              53‐ Community Mental Health Ctr 
                          12‐ Patient’s Home                      54‐ Int Care Fac/Mentally Retarded 
                          13‐ Assisted Living Facility            55‐ Res Substance Abuse Treat Ctr 
                          14‐ Group Home                          56‐ Psychiatric Res Treatment Ctr 
                          15‐ Mobile Health Service Unit          57‐ Non‐Res Subst Abuse Treatm Fac 
                          16‐ Temporary Lodging                   60‐ Mass Immunization Center 
                          20‐ Urgent Care Facility                61‐ Comprehensive Inpt Rehab Fac 
                          21‐ Inpatient Hospital                  62‐ Comprehensive Outpt Rehab Fac 
                          22‐ Outpatient Hospital                 63‐64‐ Unassigned 
                          23‐ Emergency Room (Hospital)           65‐ ESRD Treatment Facility 
                          24‐ Ambulatory Surgery Center           66‐70‐ Unassigned 
                          25‐ Birthing Center                     71‐ Public Health Clinic 
                          26‐ Military Treatment Facility         72‐ Rural Health Clinic 
                          27‐30‐ Unassigned                       73‐80‐ Unassigned 
                          31‐ Skilled Nursing Facility            81‐ Independent Laboratory 
                          32‐ Nursing Facility                    82‐98‐ Unassigned 
                          33‐ Custodial Care Facility             99‐ Other 

                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            21 
                                                
     

                         
    Authorization                                    Authorization Type 
    Type codes            Diagnostic Lab                        Occupational Therapy 
                          Diagnostic Medical                    Oncology 
                          Diagnostic X‐ray                      Otological Exam 
                          Donor Procedures                      Periodontics 
                          Durable Medical Equipment Purch       Physical Therapy 
                          Emergency Services                    Podiatry‐ Office Visits 
                          Endodontics                           Radiation Oncology 
                          Family Planning                       Rehabilitation‐Inpatient 
                          Hearing Aids                          Rehabilitation‐Outpatient 
                          Hospital‐Outpatient                   Restorative 
                          Immunizations                         Second Surgical Opinion 
                          Inhalation Therapy                    Speech Therapy 
                          Maxillofacial Prosthetics             Third Surgical Opinion 
                          Medical Care                          Well Baby Care 
                          MRI/CAT/PET Scan                       

                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            22 
                                                
     

                         
    Auth Guidelines  By clicking here, the appropriate Prior Authorization List for the member you have 
                     selected will be displayed. 

                         
    Member Inquiry>         View Pending allows you to view, print and edit all Prior Authorization requests 
    Insurance>View          entered for that member. 
    Pending                  



                                                                    123-456-7885   123-456-7890   DR. JAN DOE
                                                                                                  DR. JIM DOE
                                                                    234-567-8986   234-567-8901
                                                                                                  DR. JEB DOE
                                                                    345-678-9087   345-678-9012
                                                                                                  DR. JOY DOE
                                                                    678-901-2388   678-901-2345
                                                                                                  DR. JED DOE
                                                                                                                          

                                                                                                   Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                                  January 2011 
                                                                                                                       23 
                                                
          

                               
         Member Inquiry>          Processed Prior Authorizations can be viewed here. Click on the desired request 
         Insurance> View          to view details including the outcome and any notes from the Medical 
         Approved                 Management department. 

                               
 Type of Referral that was 
 requested/approved 
         E= Evaluate only 
      CC EM= Evaluate & 
         Manage 




                                    DR. JOHN DOE

                                    987-654-3210



Provider that is being 
referred to/authorized 



 Authorized service                DR JANE HEALTH                             DR JOHN DOE

                                               987-654-1111    987-654-7777
                                                                                 987-654-3210           987-654-3209
                                                                                                                        

 Notes from Medical 
 Management 




                                                                                                                        
                                                                                                Continued on next page 

     Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                         January 2011 
                                                                                                                   24 
                                                     
                         
    Member Inquiry>         Do you have a patient that has a chronic condition? Would you like the 
    DM (Disease             nurse case managers to assist you in managing this patient’s condition? If 
    Management)             so, we encourage you to make an online referral for the member for our 
                            Disease Management program. All of our members are eligible to 
                            participate in this free program. Qualifying diseases: 
                             
                             Chronic Obstructive Pulmonary Disease (COPD)/Asthma 
                             Congestive Heart Failure (CHF) 
                             Diabetes Mellitus (DM) 
                             Ischemic Heart Disease (IHD) 
                             

                         

   You can view information 
   regarding current or past 
   participation in Disease 
   Management programs, or 
   make recommendations to 
   refer members to 
   additional Disease 
   Management programs. 




                                                                                                                
                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            25 
                                                
     
                         
    Member Inquiry>         This area of the portal allows you to view outstanding Attestations by 
    Attestation             member for DataRAPS purposes. You can download the PDF and view. 

                         




                                                                                                                
                                                                                         Continued on next page 
     




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            26 
                                                
     
                         
    Pharmacy            The Pharmacy tab allows you to look up drugs covered by the plan.  You will 
                        be taken to the unauthenticated PHC website to view all pharmacy‐related 
                        information including the formulary.  

                                                                                                                




                                                                                          Interactive search




                                                                                             Download full   
                                                                                             formulary       
                                                                                                             

                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            27 
                                                
                         
    Pharmacy            You may search the full PDF formulary or use our interactive online search.  
    (continued)          
                        To begin your drug search using our interactive online search, click Search. 
                        When conducting this type of search, you may search by Category or Tier, or 
                        by name of the drug. 
                         
                          Category                           Used when searching for a type of 
                                                             drug, when exact name is unavailable 
                          Tier                               Can be used to locate the lowest‐cost 
                                                             drug 
                                                             OR 
                          Name                               Partial name search is permissible 

                         
        Search by 
        drug or 
        therapeutic 
        class. 




                                                                                                                
                         
                        If you prefer to view the entire formulary, a PDF is available by clicking the 
                        desired language in the Download & Search Prescription Formulary 
                        area. 

                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            28 
                                                
     
                         
    eTools            The eTools section allows you to run various reports, with an emphasis on 
                      DataRAPS: 
                                o RAPS‐ can download Attestation Summaries, Plan of Care 
                                    samples, Member Lists and multiple Attestation reports 
                                o Member List‐ download your patients by selecting your market 
                                    and provider name 
                                o DM Provider Report‐ download list of member that’s enrolled 
                                    in the Disease Management program 
                                o Physician Package‐ download your performance against the 
                                    Quality Metrics, view patients as they pertain to Quality 
                                    Metrics, etc. 

                                                                                                                




                                                                                                                
                          




                                                                                                                
                                                                                         Continued on next page 



Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            29 
                                                
     
                         
    Help                    The Help section allows you to contact Physicians Health Choice and serves 
                            as a library of helpful resources and forms. 

                         
    Help>Contact Us         Use this area to provide feedback about the Provider Portal. 

                         




                                                                                                                
                                                                                         Continued on next page 




Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                       January 2011 
                                                                                                            30 
                                                
                         
    Help>Provider           The Provider Resources section allows you to view phone number lists, 
    Resources               Prior Authorization lists, the Provider Manual, information change forms 
                            and more. 

                         




                                                                                                             
                         
    Administration      You may change your password or log out anytime during the session. This 
                        can be accomplished by selecting the desired action from the upper right‐
                        hand corner of the screen, as long as you are logged in. 
                         




                                                                                                         
                                                                     

                         
     




 Please be advised that not all information provided on this website is real‐time. Some 
          database changes may not be reflected until the next business day. 

Physicians Health Choice Provider Web Portal Training Guide                                   January 2011 
                                                                                                        31 
                                                

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:65
posted:4/16/2011
language:Indonesian
pages:33