August 19th at the Tyrrell County 4-H Center by uploaddoc

VIEWS: 5 PAGES: 15

									                                                                                                                                        November 23, 2009 continued                                                      160



             WHEREAS, by working together we can break the cycle of violence and build communities that are safe for everyone; and
             WHEREAS, the statewide theme for Domestic Violence Awareness Month is Safe families, Safe Communities;
         NOW,   THEREFORE,  the   Perquimans   County   Board   of   Commissioners   do   hereby   proclaim   October   2009   as  “DOMESTIC  
VIOLENCE AWARENESS MONTH” and October 1, 2009, as “NATIONAL DAY OF UNITY” in Perquimans County.  They further urge 
our citizens to increase their awareness and education of this destructive force which deeply affects a large number of families in our County 
each year and to become part of the efforts to stop violence in families.
             ADOPTED this 5th day of October, 2009.
                                                                                                                                                                                                                              
                                                                                                                                             Mack E. Nixon, Chairman
                                                                                                                                             Perquimans County Board of Commissioners
ATTEST:
                                                                          
Mary P. Hunnicutt, Clerk to the Board
Perquimans County Board of Commissioners
  
CONTRIBUTION TO DAVID M. LAWRENCE DISTINGUISHED PROFESSORSHIP
      County   Manager   Darden   explained   that   the   County   received   a   request   from   UNC   School   of 
Government   asking   that   the   Board   consider   making   a   contribution   to   David   M.   Lawrence’s 
Distinguished Professorship Scholarship.   Mr. Lawrence has assisted the Counties with many of their 
questions about meetings etc.  This matter was tabled until next month.

ADJOURNMENT
      There being no further business to discuss, the Regular Meeting was adjourned by the Chairman 
at 8:00 p.m.
                                                                                                                                                                                                                                  
                                                                                                                      Mack E. Nixon, Chairman
                                                                                                 
                                                                                                 
Clerk to the Board
                                                                              * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
                                                                              R E G U L A R   M E E T I N G
                                                                                     November 2, 2009
                                                                                           7:00 p.m.
     The   Perquimans   County   Board   of   Commissioners   met   in   a   regular   meeting   on   Monday, 
November   2,   2009,   at   7:00   p.m.   in   the   Courtroom   located   in   the   Perquimans   County   Courthouse 
Annex.
MEMBERS PRESENT:                 Mack E. Nixon, Chairman                            Benjamin Hobbs
                                 Charles H. Ward                                    Sue Weimar
                                 Tammy Miller­White, Vice Chair                     M. Shirley Wiggins
MEMBERS ABSENT:                  None
OTHERS PRESENT:                  Bobby Darden, County Manager                       Mary Hunnicutt, Clerk to the Board

     After the Chairman called the meeting to order, Commissioner Hobbs gave the invocation and the 
Chairman led the Pledge of Allegiance.  

AGENDA
     The Agenda was unanimously approved, as amended, on motion made by Charles H. Ward, 
seconded by Tammy Miller­White. 

CONSENT AGENDA
     The following items were considered to be routine and were unanimously approved on motion 
made by Charles H. Ward, seconded by Sue Weimar.
             1. Approval of Minutes: September 28, 2009 Special Called Meeting and the October 5, 2009 Regular Meeting
             2. Approval of Tax Release:
                    PERQUIMANS COUNTY TAX REFUNDS AND RELEASE:
                            TAYLOR, WILLIAM WRIGHT...................................................................................................................................................$650.17
                             An extra “0” was added to the value of their camper trailer.  Value should be $17,620 instead of $176,200.  License Number BV53346.  
                             Account Number:  8075194.
             3. Personnel Matters:
                                Employee                                     Employee                                Action                             Grade/               New                  Effective
                                  Name                                       Job Title                              Required                             Step               Salary                  Date
                              Freida Durham                                   IMC III                              Resignation                                                                     9/30/09
             4. Budget Amendments:
                                                                                            BUDGET AMENDMENT NO. 9
                                                                                                GENERAL FUND
                                                                                                                         AMOUNT
                            CODE NUMBER                         DESCRIPTION OF CODE                         INCREASE              DECREASE
                              10­610­465           ARRA ­ Day Care                                                   58,326              
                              10­348­000           State Grants ­ Social Services                                    58,326              
                         EXPLANATION:  To budget additional Day Care Funds through American Recovery & Reinvestment Act for FY 2009­10.
                                                                                     BUDGET AMENDMENT NO. 10
                                                                             COMMUNITY DEVELOPMENT BLOCK GRANT FUNDS
                                                                                                                                                                   AMOUNT
                                  CODE NUMBER                                            DESCRIPTION OF CODE                                              INCREASE       DECREASE
                                    58­348­000                          State Grants                                                                           400,000        
                                    58­500­040                          Administration                                                                          40,000        
                                                                                                November 23, 2009 continued                        161



                     58­500­730           Clearance                                                                    25,000            
                     58­500­740           Relocation                                                                  325,000            
                     58­500­741           Rehabilitation                                                               10,000            
                EXPLANATION:  To budget Community Development Block Grant funds.
                                                               BUDGET AMENDMENT NO. 11
                                                                    GENERAL FUND
                                                                                                                     AMOUNT
                     CODE NUMBER                                 DESCRIPTION OF CODE                     INCREASE               DECREASE
                         10­356­000                Register of Deeds Fees                                          5,100                        
                         10­480­454                Archives Mgmt. Program Fee                                      2,100                        
                         10­480­455                Senate Bill 202 ­ Deed of Trust Fee                             3,000                        
                EXPLANATION:  To budget for revenues & expenditures created by G.S. 161­11.5 and G.S. 161­11.6 to be collected by Register of 
                Deeds.   An additional $5 must be forwarded to Dept. of Cultural Resources less 2% (County administration cost) and $5 from the 
                recording fee to State Treasurer for the State's General Fund.
        5. Board Appointments ­ The following board appointments were recommended & approved:
                                                                                                                                  EFFECTIVE 
                    NAME                 ACTION                                BOARD                                  TERM          DATE
            Rev. Roosevelt Askew II     Appointment           Criminal Justice Partnership Advisory Board             Unlimited     11/1/09
                Judge J. C. Cole        Appointment      Criminal Justice Partnership Advisory Board – ex officio     Unlimited     11/1/09

        6. Mental   Health   Fiscal   Monitoring   Report:     For   information   purposes   only,   the   Mental   Health   Quarterly   Fiscal 
           Monitoring Report for period ending September 30, 2009 was presented.

HOMERIA JENNETTE, TELECOMMUNICATIONS
        Ms. Jennette presented her monthly report.  

SUSAN CHANEY, SOCIAL SERVICES
        Ms. Chaney presented her monthly report.  

FRANK HEATH, TAX DEPARTMENT
      Mr. Heath presented his monthly Foreclosure and Collections Report and a spreadsheet showing 
the 2009 Real Estate Tax Collections.  

COMMISSIONER’S CONCERNS/COMMITTEE REPORTS
          Commissioner Miller­White:  Before giving her concerns, she wanted to recognize Khaliah Gordon. a Perquimans County High 
School and  Tourism Development Authority’s Young Ambassador who recently was honored as Hampton Roads Young Achiever.   Ms. 
Miller­White had two concerns:   (1) how has the ARRA Funds impacted Perquimans County; and (2) how is the $200,000 Single Family 
Rehab Program progressing?  County Manager Darden provided the following information for question #1:
                                             ARRA Funds Distributed/Available for Perquimans County
                                                   As of August, 2009 (From ncrecovery.gov)
                                                         Funding Type                                     Amount
                                  Food Stamps                                                         $    210,632 
                                  Social Security (SSI) DSS ­ Medicaid connected                      $    894,250 
                                  Increase in Unemployment Insurance Payments                         $    246,414 
                                  Work Force Investment Act                                           $     59,850 
                                  Highways and Bridge (DOT Projects) ­ $4 Million for US 17 
                                     Re­surfacing and $500,000 for NC 37 bridge replacement           $ 4,500,000 
                                  Transit                                                             $   44,517 
                                  0% School Bonds Earmarked for County                                $ 1,137,205 
                                  Local School District                                               $ 703,585 
                                  Weatherization Economic Improvement Council                         $  251,900 
                                  Federal Departments Direct Grants                                   $ 164,644 
                                  Cleanwater (wastewater) Earmark for Town of Hertford                $  854,187 
                                  Drinking Water Winfall Water Plant Improvements                     $  3,000,000 
                                  Community Services Block Grants Albemarle Commission                $  62,969 
                                  School Lunch Equipment                                              $   28,219 
                                                           TOTAL                                      $12,158,372 

          With regard to question #2, Mr. Darden explained that Wooten Company has found two dwellings that qualify for the rehab.   The 
money was received in late 2007.  We have had difficulty in finding homes that qualify for this grant.  Currently, we have two suitable houses 
and the Wooten Company is proceeding with these rehabilitations.  Mr. Darden further explained that, even though this is a forgivable loan, a 
lien is placed on the home for 13 years and several of the applicants do not want this to occur and opted out of the grant.  Also, if they are older 
structures that are very large or two stories, $40,000 cannot bring the homes up to standards so they would not qualify.  He asked the Board 
and the public to try to encourage people to contact us to see if they qualify for this grant funding.
         Commissioner Hobbs:  Mr. Hobbs asked for the quarterly report from the Tourism Development Authority that is required by law to 
present to the Board.  Ms. Weimar said that the Authority was unable to meet last month due to illness and not having a quorum.  She will 
have it for the Board next month.
        Commissioner Wiggins:   Ms. Wiggins updated the Board on the proposed track & field that the Board of Education has been 
working on.  She recommends that the Board consider placing the track & field at the Recreation Center if this project does not develop by the 
middle of this month.   Commissioner Miller­White asked how she should present it to the Recreation Advisory Committee that meets this 
month.  After some discussion, the Chairman said that, because some of this information was discussed in Closed Session, we need to wait and 
see what the Board of Education can accomplish before moving in this direction.

UPDATES
        County Manager Darden updated the Board on the following projects:
         Water System Projects:  Mr. Darden explained that Bill Diehl, County Engineer, apologized for not being here this month but he had 
to attend a Chowan County Board of Commissioners meeting tonight.  He plans on being here on November 23rd to discuss long­term water 
options ­ pros and cons.
         Jail Project:  County Manager Darden reported that some of the Board took a tour of the facility and that they hope to be bringing the 
inmates in by the end of this year or the first of next year.  Commissioner Miller­White asked about hiring employees for the facility and if we 
have any from Perquimans County that was hired.  Mr. Ward said that there was one from Perquimans County but their Board does not get 
involved with this area of the facility.  He further explained that the jail is now handling transports for the Counties which takes some pressure 
off the Sheriff Department.
        Albemarle  Mental Health:    County  Manager  Darden  reported  that East Carolina  Behavioral  Health  (ECBH)   will be  making a 
presentation at the Board’s Work Session on November 23rd.  Their FY 07­08 and FY 08­09 Audits have not been completed.    
        Family Subdivision Exemption:  During the Board’s Work Session, the Board discussed that family subdivision exemption and how 
they could make the process simpler for these individuals.  Mr. Darden and County Attorney High reviewed several policies of other Counties 
on how they handled these types of subdivisions.   They noted that several of the Counties were similar to us in that there is a checklist of 
                                                                                                                                                    November 23, 2009 continued                                                  162



     things that they need to adhere to.  Some Counties allowed the property owner to sign an Affidavit that they be denied future permits because 
     this is completely outside the Subdivision Regulations.  Commissioner Weimar asked if this has been challenged in the court system.  None of 
     the Commissioners were aware that this has occurred.  Commissioner Hobbs was leaning toward the property owner signing an Affidavit.  Mr. 
     Darden would also like to see the Board review the definition of “family” because currently it states “Parent to Child” Subdivision.  We have  
     encountered some other scenarios of a family subdivision.  The Board may want to change it to “Family Subdivision”.  It was the Board’s  
     recommendation to concentrate on the Affidavit process and to better define “family subdivision”.    



     CLAYTON GRIFFIN’S CONTRACT
           County Manager Darden presented a contract with Clayton Griffin’s Contract including the dates. 
     On   motion   made   by   Charles   H.   Ward,   seconded   by   Tammy   Miller­White,   the   Board   unanimously 
     approved the following contract with Clayton Griffin:
     NORTH CAROLINA
                                                                                                                                                                                       CONTRACT FOR SERVICES
     PERQUIMANS COUNTY
              THIS AGREEMENT made and entered into this the 3rd day of August, 2009, by and between PERQUIMANS COUNTY, hereinafter 
     referred to as “the County”, and CLAYTON H. GRIFFIN, SR., hereinafter referred to as the “Provider”;
                                                                                                          WITNESSETH:
             THAT WHEREAS the County has received a State Grant from the North Carolina Department of Juvenile Justice and Delinquency 
     Prevention to finance the Community­Based Youth Gang Violence Prevention Program; and
            WHEREAS the County and the Provider wish to enter into an agreement, by which the Provider will provide Community­Based 
     Youth Gang Violence Prevention services as an independent contractor;
                  NOW, THEREFORE, PERQUIMANS COUNTY and CLAYTON H. GRIFFIN, SR., agree as follows:
1.   RESPONSIBILITIES OF THE PROVIDER.
                                      
                      a. As Provider, Clayton H. Griffin, Sr. will administer the Community­Based Youth Gang Violence Prevention Program in Perquimans County 
     according to State of North Carolina guidelines.
                      b. As Provider, Clayton H. Griffin, Sr. will promptly complete and deliver all paperwork, including, but not limited to, monthly billings to the 
     State, to be signed by the County Manager or Finance Officer of Perquimans County.
                      c. As   Provider,   Clayton   H.   Griffin,   Sr.   shall,   during   each   fiscal   year,   make   two   (2)   presentations   to   the   Perquimans   County   Board   of 
     Commissioners as to the performance of the Community­Based Youth Gang Violence Prevention Program in Perquimans County.

2.   TERM.
          
                     Unless sooner terminated, the term of this contact shall be for the period beginning July 1, 2009 and continuing through June 30, 2010.   The  
     Provider will provide a minimum of eight (8) hours of services per day and shall work five (5) days per week, except when he is observing County holidays.  All 
     holidays observed by the County shall be observed by the Provider.

3.   CONTRACT PRICE.
                    
                     Perquimans County shall pay to the Provider, the total of $30,000.00, which shall be paid as follows:  $2,500.00 monthly beginning on the 25th of 
     July and on the 25th day of every month thereafter through June 25, 2009.  If this contract is terminated prior to June 30, 2009, the Provider shall be paid through  
     the date of termination, but not for any time thereafter.

4.   TERMINATION.
                 
                           This contract may be terminated at any time by the County of Perquimans or by the Provider, Clayton H. Griffin, Sr., upon written notice to the 
     other.

5.   WORKERS’ COMPENSATION.
                           
                           The Provider will be covered under Perquimans County’s Workers’ Compensation Program for the period of time covered by this Agreement.

6.   FICA AND TAXES.
                    

                           The Provider will be required to record and pay all of his Social Security taxes and to file and pay all of his North Carolina and Federal Income  
     taxes.

7.   INDEPENDENT CONTRACTOR.
                            
                    The Provider, Clayton H. Griffin, Sr., shall at all times under this Agreement be considered an independent contractor with Perquimans County. 
     The Provider understands that under this contract he is not a county employee and he shall not be eligible for any of the benefits of the employees of Perquimans  
     County and that he shall not come under the rules of the Perquimans County personnel policy.

              IN   WITNESS   WHEREOF,   PERQUIMANS  COUNTY   has  caused   this  agreement  to   be   executed,   in   duplicate   originals,  by the 
     Chairman of its Board of Commissioners and attested by the Clerk to the Board, and its seal to be hereunto affixed, the day and year first 
     above written, and CLAYTON H. GRIFFIN, SR., has hereunto set his hand and seal, in duplicate originals, the day and year first above 
     written.
                                                                              PERQUIMANS COUNTY

                                                                                                                                      By: 
                                                                                                                                   
     ATTEST:                                                                                                                                 Chairman, Board of Commissioners of 
                                                                                                                                              Perquimans County
                                                                                                     
                                                                                                  
     Clerk to the Board
                                                                                                                                                                                                                                         
                                                                                                                                         CLAYTON H. GRIFFIN, SR.
     NORTH CAROLINA
     PERQUIMANS COUNTY
     I,                                                                                              ,   a   Notary   Public   of   the   County   and   State   aforesaid,   certify   that   Mary   P. 
     Hunnicutt, personally came before me this day and acknowledged that she is Clerk to the Board of the Commissioners of Perquimans County, 
     and that by authority duly given and as the act of said Board, the foregoing instrument was signed in its name by its Chairman, sealed with is  
     corporate seal and attested by her as its Clerk.
     Witness my hand and official stamp or seal, this _______ day of October, 2009.
     My commission expires:                                                                                                                                                                                                               
                                                                                                                                   Notary Public


     NORTH CAROLINA
     PERQUIMANS COUNTY
     I,                                                                                              , a Notary Public of the County and State aforesaid, certify that CLAYTON H. 
     GRIFFIN, SR., personally appeared before me this day and acknowledged the due execution of the foregoing instrument.
                                                                                                                   November 23, 2009 continued                                                  163



Witness my hand and official stamp or seal, this _______ day of October, 2009.
My commission expires:                                                                                                                                                                                   
                                                                                                  Notary Public



BID AWARD:  WINFALL WATER TREATMENT PLANT RENOVATIONS
     As reported last month, the following bids were received for the Winfall Water Treatment Plant 
Renovations:
                                                    Contractor                            Bid Bond                 Contract 1 Base Bid
                                              Geo. Raper & Son, Inc.                         Yes                       $2,611,606.00
                                               T.A. Loving Company                           Yes                       $2,643,000.00
                                            Peters & White Construction                      Yes                       $2,690,000.00
                                                 State Utilities, Inc.                       Yes                       $2,825,000.00
                                              Water & Waste Systems                        No bid                        No bid

       The low bidder was Geo. Raper & Son, Inc. at $2,611,606.  Mr. Darden had received an e­mail 
prior to tonight’s meeting stating that there were a few more things that needed to be done but Mr. Diehl 
feels comfortable with awarding the contract to Mr. Raper at $2,611,606.  Benjamin C. Hobbs made a 
motion to award the contract to Geo. Raper & Son, Inc. at $2,611,606.  The motion was seconded by 
Tammy Miller­White.  Prior to the vote, Ms. Miller­White asked if this would be a good time to find out 
what process was used to reach the minority contractors for future contracts.  Mr. Darden said that he 
would   be   glad   to   present   this   at   the   next   meeting.     After   the   discussion,   the   Board   unanimously 
awarded the contract for the Winfall Water Treatment Renovations to Geo. Raper & Son, Inc. 


VOLUNTARY AG DISTRICT ORDINANCE (ORDINANCE NO. 64)
      The County has been working the Voluntary Ag District Ordinance for over a year.   A Public 
Hearing was held on July 6, 2009.   From that time till now, the Board has met with Lewis Smith and 
Scott Alons to finalize the Ordinance.  On motion made by Charles H. Ward, seconded by Sue Weimar, 
the Board unanimously approved the following Voluntary Ag District Ordinance (Ordinance No. 64):


                                                                              ORDINANCE NO. 64
                                                              PERQUIMANS COUNTY
                                                   VOLUNTARY AGRICULTURAL DISTRICT ORDINANCE
                                                                                   ARTICLE I
                                                                                    TITLE
              An ordinance of the Board of County Commissioners of PERQUIMANS COUNTY, NORTH CAROLINA, entitled, "VOLUNTARY 
              AGRICULTURAL DISTRICT "
                                                                                  ARTICLE II
                                                                                  AUTHORITY
              The articles and sections of this Ordinance are adopted pursuant to authority conferred by the North Carolina General Statutes sections 
              106­735 through 106­744 and Chapter 153A.
                                                                                  ARTICLE III
                                                                                   PURPOSE
              The purpose of this Ordinance is to promote agricultural values and the general welfare of Perquimans County and more specifically, 
              increase identity and pride in the agricultural community and its way of life; encourage the economic and financial health of agriculture, 
              horticulture and forestry; and increase protection of farmland from non­farm development and other negative impacts on properly 
              managed farms.  It is important that all citizens recognize the importance of agriculture to the economic and cultural life of the county.
              This ordinance establishes a Voluntary Agricultural District Program that has the following benefits for participating farms and other 
              county residents:
                             The program preserves and maintains agricultural areas within the county.
                             The program informs non­farming neighbors and potential land purchasers that the participating farm may emit noise, dust, smells, be the site of 
                             aerial pesticide applications in accordance with state regulations, etc.  This may help avoid conflicts between neighbors.
                             Landowner participation in the program is voluntary and the landowner may terminate his/her participation at any time.
                             The program conserves green space and natural resources as the county’s population and development expands.
                             The program helps maintain opportunities to produce locally grown food and fiber.

                                                                                  ARTICLE IV
                                                                                  DEFINITIONS
              The following are defined for purposes of this Ordinance:
              Advisory Board:                  Perquimans County Agricultural Advisory Board.
              Chairperson:                     Chairperson of the Perquimans County Agricultural Advisory Board.
              District:                        Voluntary Agricultural District as established by this ordinance.
              Board of Commissioners:          Perquimans County Board of County Commissioners.
                                                                          ARTICLE V
                                                                 AGRICULTURAL ADVISORY BOARD
A.                     
              Creation 
              The Board of Commissioners shall establish an Agricultural Advisory Board to implement the provisions of this program.
B.                       
              Membership 
              The Advisory Board shall consist of no less than nine members appointed by the Board of Commissioners.
C.                                    
              Membership Requirements 
              1.      Each Advisory Board member, except those serving in an ex officio capacity, shall be a Perquimans County resident or landowner.
              2.      At least six of the members shall be actively engaged in farming, or has been actively engaged in farming in the past.   Of the 
                      members actively engaged in farming, there shall be at least one such member from each agricultural district in Perquimans County. 
                      This determination shall be made without reference to ex officio members.
                                                                                                       November 23, 2009 continued                                 164




     3.      The members actively engaged in farming, as well as other members, shall be selected for appointment by the Board of County 
             Commissioners from the names of individuals submitted by the Perquimans County Soil and Water Conservation District Board of 
             Supervisors, the Perquimans County Center of the North Carolina Cooperative Extension Service, the USDA Farm Service Agency 
             County Committee, and any other agriculture­related group or individual.
     4.      The remaining three at­large members shall be selected as follows:  one member from the Board of County Commissioners, one 
             member selected by the USDA agencies, and one member selected by the Perquimans County Farm Bureau Board of Directors. 
             The names of these individuals will be submitted to the Board of County Commissioners for at­large appointments.  The member of 
             the Board of County Commissioners shall not be eligible to serve as the Advisory Board’s representative on the Perquimans County 
             Planning Board pursuant to Article V, Section G. 3. of this ordinance. 
     5.      Additional members may be appointed to the Board in an ex officio capacity from the Soil and Water Conservation District Board, 
             the North Carolina Cooperative Extension Service, the USDA Farm Service Agency, or other agencies, as deemed necessary by the 
             Board of Commissioners. Members serving in an ex officio capacity shall neither vote nor count toward quorum requirements.
D.          
     Tenure 
     The initial board is to consist of 3 appointees for terms of one year; 3 appointees for terms of two years; and 3 appointees for terms of 
     three years.  Thereafter, all appointments are to be for terms of three years, with reappointment permitted.  Members will be eligible to 
     serve two consecutive three­year terms, then rotate off for a least one year.
E.             
     Vacancies 
     Any vacancy on the Advisory Board is to be filled by the Board of Commissioners for the remainder of the unexpired term from 
     recommendations of the above groups.
F.           
     Removal 
     Any member of the Advisory Board may be removed by the Board of Commissioners upon a unanimous vote of the Commissioners.  No 
     cause for removal shall be required.
G.           
     Funding 
     The per diem compensation, if any, of the members of the Advisory Board may be fixed by the Board of Commissioners and funds may 
     be appropriated to the Advisory Board to perform its duties.
H.                            
     Advisory Board Procedure 
     1.                  
             Chairperson 
             The Advisory Board shall elect a chairperson and vice­chairperson each year at its first meeting of the fiscal year. The chairperson shall preside over all 
             regular or special meetings of the Advisory Board.  In the absence or disability of the chairperson, the vice­chairperson shall preside and shall exercise  
             all the powers of the chairperson. Additional officers may be elected as needed.
     2.                                 
             Determination of Procedure 
             The Advisory Board may adopt rules of procedure not inconsistent with this Ordinance or with other provisions of State law.
     3.                          
             Advisory Board Year 
             The Advisory Board shall use the Perquimans County fiscal year as its meeting year.
     4.               
             Meetings 
             Meetings of the Advisory Board shall be held at the call of the chairperson and at such other times as the Advisory Board may specify in its rules of 
             procedure, or upon the request of at least a majority of the Advisory Board Membership.  A meeting shall be held at least annually and notice of any 
             meetings to the members shall be in writing, unless otherwise agreed to by all Advisory Board members.  Meetings shall be conducted in accord with 
             the current Roberts Rules of Order.  All meetings shall be open to the public.
     5.                                            
             Majority Vote and Quorum Requirements 
             All issues shall be decided by a majority vote of the members of the Advisory Board present, except as otherwise stated herein. 
     6.              
             Records 
             The Advisory Board shall keep minutes of the proceedings showing the vote of each member upon each question, or if absent or failing to vote, 
             indicating such fact, and shall keep records of its examinations and other official actions, all of which shall be filed in the office of the Advisory Board, 
             and shall be public record.
     7.                     
             Administrative 
             The Advisory Board shall work through the Perquimans County Center of the North Carolina Cooperative Extension Service or the Perquimans County 
             Soil and Water Conservation District for record keeping, correspondence, and application procedures under this Ordinance, and whatever services the 
             Board needs to complete its duties.
I.          
     Duties 
     The Advisory Board shall:
     1.      Review and approve or disapprove applications of landowners for enrollment of qualified farmland, horticultural land, or forestland in voluntary 
             agricultural districts;
     2.      Make recommendations concerning the establishment and modification of agricultural districts;
     3.      Conduct public hearings;
     4.      Advise the Board of Commissioners on projects, programs, or issues affecting the agricultural economy and agricultural, horticultural or forestry  
             activities within the county that will affect agricultural districts;
     5.      Review and make recommendations concerning proposed amendments to this ordinance;
     6.      Develop a draft countywide farmland protection plan as defined in N.C.G.S. §106­744 (e) for presentation to the Board of Commissioners;
     7.      Study additional methods of protection for farming, horticulture, forestry, and the attendant land base, and make recommendations to the Board of 
             Commissioners; and
     8.      Perform other agricultural, horticultural, and forestry­related tasks or duties assigned by the Board of Commissioners.
                                                         ARTICLE VI
                                        CREATION OF VOLUNTARY AGRICULTURAL DISTRICTS
A.           
     Regions 

     Perquimans County is hereby divided into five (5) districts based on the current established townships as defined below:
     1.      Belvidere.
     2.      Bethel.
     3.      Hertford.
     4.      New Hope.

     5.      Parkville .
B.                  
     Implementation 
     In order to implement the purposes stated in Article III,              this program provides for the creation of voluntary agricultural districts which meet the 
     following standards:
     1.      The District shall contain a minimum of ten (10) contiguous acres of qualified farmland; or
     2.      The District shall contain two (2) or more qualified farms within a township established under this ordinance.
     All land enrolled in a township, defined in section A, above, shall be part of a single district.  If a single farm has acreage in two or more townships, the farm  
     shall participate in the district where the largest acreage is found.
                                                                                                                                 November 23, 2009 continued                                   165



                C.                    
                            Education 
                            The county may take such action as it deems appropriate through the Advisory Board or other entities or individuals to encourage the formation of the 
                            Districts and to further their purposes and objectives, including the implementation of a public information program to reasonably inform landowners of the 
                            agricultural district program.
                D.                                  
                            Addition and Withdrawal 
                            1.     Qualifying   farmland   in   a   township   with   an   existing   district   shall   be   added   to   the   district   as   herein   provided.

                            2.     In the event that one or more participants in the District withdraw and the acreage in the District becomes less than the minimum acreage required or 
                                   results in the remaining land being noncontiguous, a voluntary agricultural district will continue to exist so long as there is one qualifying farm.
                E.                  
                            Display 

                            The Districts shall be marked on county maps that shall be displayed for public view in county offices     including, but not limited to, the offices of the  
                            Planning Department, Register of Deeds, Tax Department, Farm Service Agency, and Agricultural Building.
                F.                  
                            Renewal 

                            Each conservation agreement shall renew automatically for an additional ten (10) year period at its termination date unless either the county or landowner 
                            gives written notice at least thirty (30) days prior to the agreement termination date.
                                                                                ARTICLE VII
                                                               CERTIFICATION AND QUALIFICATION OF FARMLAND
                                         
                            Requirements 
                            To secure county certification as qualifying farmland in a Voluntary Agricultural District, a farm must:
                            1.     Be participating in the farm present­use­value taxation program established by N.C.G.S. §105­277.2  through §105­277.7, or is otherwise determined 
                                   by the county to meet all the qualifications of this program set forth in G.S. 105­277.3 ;
                            2.     Be the subject of a conservation agreement, as defined in N.C.G.S. §121­35, between the county and the owner of such land that prohibits non­farm use 
                                   or development of such land for a period  of at least ten years, except for the creation of not more than four lots that meet applicable county zoning and 
                                   subdivision regulations.   The property owner may voluntarily revoke this conservation agreement by submitting a written request to the Board in 
                                   accordance with Article VIII;
                            3.     Be managed, if highly erodible land exists on the farm, in accordance with the Natural Resources Conservation Service defined erosion control  
                                   practices that are addressed to said highly erodible land;
                            4.     Be located in the unincorporated area of Perquimans County, except that the County may operate a program in an incorporated area of a municipality  
                                   under agreement with that municipality.

                                                                                 ARTICLE VIII
                                                                APPLICATION, APPROVAL, AND APPEAL PROCEDURE
                A.                                
                            Application Procedure 
                            1.     A landowner may apply to participate in the Agricultural District program by making application to the Advisory Board, or the Perquimans County 
                                   Center of the North Carolina Cooperative Extension Service.  The application shall be on forms provided by the Advisory Board.  The application to 
                                   participate in a district may be filed with the application for certification of qualifying farmland and must be approved by the Advisory Board.
                            2.     An agreement to sustain, encourage, and promote agriculture must be executed by the landowner and recorded with the Advisory Board. 

                B.                          
                           Approval Process 
                           1.      Upon submission of the application to the Advisory Board, the Advisory Board shall meet within thirty (30) days to approve or disapprove the  
                                   application.  The chairperson shall notify the applicant by first class mail of approval or disapproval of participation in the district.
                           2.      Upon receipt of an application, the chairperson will forward copies immediately to the following offices which shall be asked to provide comments, if  
                                   any, to the Advisory Board prior to the date set for the Advisory Board vote on the application:
                                   a.     The Perquimans County tax assessor;
                                   b.     The Perquimans County Soil and Water Conservation District office;
                                   c.     The Perquimans County Center of the N.C. Cooperative Extension Service: and
                                   d.     The Natural Resources Conservation Service.
                C.                 
                            Appeal 
                            If an application is denied by the Advisory Board, the petitioner shall have thirty (30) days from the date of notification to appeal the decision to the Board of  
                            Commissioners.  Such appeal shall be presented in writing.  The decision of the Board of Commissioners is final.
                D.          The Agricultural Advisory Board can make exceptions on an individual farm basis for farms that have not met the requirements of 
                            present use valuation based on the farm’s importance in maintaining agricultural production in Perquimans County.
                                                                         ARTICLE IX
                                                   REVOCATION AND ENFORCEMENT OF CONSERVATION AGREEMENTS
                A.                                     
                            Revocation and Enforcement 
                                   1.                              By providing 30 days advance written notice to the Advisory Board, a landowner of qualifying farmland within a 
                                   Voluntary Agricultural District may revoke the Conservation Agreement or the Advisory Board may revoke the same Conservation Agreement based 
                                   on noncompliance by the landowner, subject to the same provisions as contained in Article VIII(C) for appeal of denials.  Such revocation shall result in 
                                   loss of qualifying farm status and loss of eligibility to participate in a district.  Aside from noncompliance by the landowner, neither the Advisory Board 
                                   nor the Board of Commissioners shall revoke any Conservation Agreement prior to its expiration. If the Advisory Board shall revoke this Conservation 
                                   Agreement for cause, the landowner shall have the appeal rights set forth in Article VIII(C). Transfers of land in a Voluntary Agricultural District due to 
                                   death of the landowner, sale, or gift shall not revoke the Conservation Agreement unless the land no longer qualifies for the present­use­value taxation 
                                   program or, in the event that there are water or sewer assessments held in abeyance, the new owner(s) fails to agree in writing to accept liability for 
                                   those  assessments  in the  event that  the  land  is  withdrawn either  voluntarily   or  involuntarily  from  the  district.   Enforcement   of the  terms   of a 
                                   Conservation Agreement for land enrolled in a Voluntary Agricultural District shall be limited to revocation of the Conservation Agreement and the 
                                   benefits derived therefrom. 
                                                                            ARTICLE X
                                                       WAIVER OF WATER AND SEWER OR ALL UTILITY ASSESSMENTS
                A.                                 
                            No Connection Required 
                            1.     A landowner belonging to the District shall not be required to connect to, or be assessed fees related to Perquimans County water and/or sewer systems  
                                   as outlined in N.C.G.S. 106­743.5.

                B.                   
                            Abeyance 
                            1.     Water and sewer assessments shall be held in abeyance, without interest, for farms in a District, until improvements on such property are connected to 
                                   the water or sewer system for which the assessment was made.
                C.                                  
                            Termination of Abeyance 
                            When the period of abeyance ends, the assessment is payable in accordance with the terms set out in the assessment resolution.
D.   Suspension of Statute of Limitations 
                                          
                            Statutes of limitations are suspended during the time that any assessment is held in abeyance without interest. 
                E.                                              
                            Other Statutory Abeyance Procedures 
                            Nothing in this section is intended to diminish the authority of the County to hold assessments in abeyance under N.C.G.S. §153A­201, or other applicable 
                            law.
                                                                                                                                  November 23, 2009 continued                                  166



                  F.                                                                                       
                              Conflict with Water and/or Sewer System Construction and Improvements Grants 
                              To the extent that this section conflicts with the terms of federal, state, or other grants under which county utility systems are constructed this section shall not 
                              apply.  This section shall not apply to utilities that are not owned by the County unless the County has entered into an agreement with the entity(ies) owning 
                              the utilities and that agreement provides that this Ordinance shall apply.
                               
                                                                                              ARTICLE XII
                                                                                            PUBLIC HEARINGS
                  A.                  
                              Purpose 
                              Pursuant to N.C.G.S. §106­740, which provides that no state or local public agency or governmental unit may formally initiate any action to condemn any 
                              interest in qualifying farmland within a District until such agency or unit has requested the Advisory Board to hold a public hearing on the proposed  
                              condemnation.
                  B.                    
                              Procedure 
                              1.     Upon receiving a request, the Advisory Board shall publish notice describing the proposed action in the appropriate newspapers of Perquimans County 
                                     within fourteen (14) business days of the request, and will in the same notice notify the public of a public hearing on the proposed condemnation, to be 
                                     held within thirty (30) days of receipt of the request.
                              2.     The Advisory Board shall meet to review:
                                     a.     Whether the need for the project has been satisfactorily established by the agency or unit of government involved, including a review of any 
                                            fiscal impact analysis conducted by the agency involved; and
                                     b.     Whether there are alternatives to the proposed action that have less impact and are less disruptive to the agricultural activities of the District 
                                            within which the proposed action is to take place.
                              3.     The Advisory Board shall consult with the County Agricultural Extension Agent, the Natural Resources Conservation Service District Conservationist,  
                                     Soil and Water Conservation personnel, the County Manager, and any other individuals, agencies, or organizations deemed by the Advisory Board to  
                                     be necessary for its review of the proposed action.
                              4.     Within seven (7) days after the hearing, the Advisory Board shall make a report containing its findings and recommendations regarding the proposed  
                                     action.   The report shall be made available to the public prior to its being conveyed to the decision­making body of the agency proposing  the  
                                     acquisition.
                              5.     There will be a period of ten (10) days allowed for public comment on the report of the Advisory Board.
                              6.     After the ten (10) day period for public comment has expired, the Advisory Board shall submit a final report containing all of its findings and  
                                     recommendations regarding the proposed action to the decision making body of the agency proposing the acquisition.
                              7.     The total time period, from the day that a request for a hearing has been received to the day that a final report is issued to the decision making body of  
                                     the agency proposing the acquisition shall not exceed sixty (60) days.  If the agency agrees to an extension, the agency and the Advisory Board shall  
                                     mutually agree upon a schedule to be set forth in writing and made available to the public.
                              8.     Pursuant to N.C.G.S. §106­740, the Board of Commissioners shall not permit any formal initiation of condemnation by local agencies while the 
                                     proposed condemnation is properly before the Advisory Board.
                                                                                              ARTICLE XIII
                                                                                          PUBLIC NOTIFICATION
                  A                                                                         
                              Record Notice of Proximity to Voluntary Agricultural District 
                              1.                               
                                     Computerized Land Records 
                                     Upon certification of qualifying farmland and designation of real property as a District, the Perquimans County Land Records System shall be changed 
                                     to include a notice reasonably calculated to alert a person researching the title of a particular tract that such a tract is located within one aerial mile of a 
                                     voluntary agricultural district.
                              2.                       
                                     Posting of Notice 
                                     The following notice, of a size and form suitable for posting, shall be located in the office of Register of Deeds, Planning Department, Tax Office, 
                                     Inspections Department, and any other office or agency deemed necessary by the Advisory Board:
                                                                                      Notice To Real Estate Purchasers in Perquimans County
                                     Perquimans County has established Voluntary Agricultural Districts to protect and preserve agricultural lands and activities.  These districts have  
                                     been developed and mapped by the county to inform all purchasers of real property that certain agricultural and forestry activities, including but not  
                                     limited to pesticide spraying (including aerial application), manure spreading, machinery and truck operation, livestock operations, logging, and other  
                                     common forms of farming and logging activities may occur in this district any time during the day or night.  Maps and information on location and  
                                     establishment of these districts may be accessed at the following locations:  Planning, Tax, Register of Deeds, and Inspections offices.
                              3.                                  
                                     Building Permit Registration 
                                     Persons applying for a building permit shall be required to sign the following statement that shall be maintained at the office of the Advisory Board:
                                            I have reviewed the current Perquimans County Agricultural Districting map found in the Building Inspector’s office.   I understand that  
                                            activities such as pesticide spraying (including aerial application), manure spreading, machinery operation, livestock operations, logging, and  
                                            other common farming and forestry activities may occur at any time in these areas.”
                              4.                        
                                     Limit of Liability 
                                     In no event shall the County or any of its officers, employees, members of the Advisory Board, or agents be held liable in damages for any misfeasance,  
                                     malfeasance, or nonfeasance occurring in good faith in connection with the duties or obligations imposed by this Ordinance.
                              5.                        
                                     No Cause of Action 
                                     In no event shall any cause of action arise out of the failure of a person researching the title of a particular tract to report to any person the proximity of 
                                     the tract to a qualifying farm or Voluntary Agricultural District as defined in this ordinance.
                  B.                  
                              Signage 
                              Signs identifying approved agricultural districts shall be placed along the rights­of­way of major roads that pass through or next to those districts at a distance  
                              deemed appropriate by the Advisory Board, or its administrative agent for the county's agricultural district program. There shall also be signage posted on 
                              major accesses into the county.  Individuals with approved land in a district shall post that property.  Placement of signage shall be coordinated with the North 
                              Carolina Department of Transportation where necessary.
                  C.               
                              Maps 
                              Maps identifying approved agricultural districts shall be provided to the following agencies or offices:
1.   Planning Department;
2.   Register of Deeds;
3.   Building Inspector;
4.   North Carolina Cooperative Extension Service;
5.   Soil and Water Conservation District/NRCS; 
6.   Tax Department; and
                              7.     Any other such agency or office the Advisory Board deems appropriate.

                                                                              ARTICLE XIV
                                                           SUBDIVISION ORDINANCE AND ZONING ORDINANCE REVIEW
                  Developers of major subdivisions or planned unit developments shall designate on preliminary and final plats their understanding of the existence of 
                  a Voluntary Agricultural District(s) within one aerial mile of the proposed development.
                              
                                                                                       ARTICLE XV
                                                                          COUNTY LAND­USE PLANNING
                  A.                                     
                              Duty of the Advisory Board 
                                                                                                                    November 23, 2009 continued                                                  167



                 It shall be the duty of the Advisory Board to advise the Board of Commissioners or the agency or office to which the Board of Commissioners delegate  
                 authority to oversee county land use planning, on the status, progress, and activities of the county's agricultural district program and to also coordinate the 
                 formation and maintenance of agricultural districts with the county's land use planning activities and the county's land use plan if one currently exists at the 
                 time this is enacted or when one is formed.
B.                                
                 Growth Corridors 
                 At such time as the county might establish designated growth corridors, agricultural districts shall not be permitted in the designated growth corridors, as 
                 delineated on the official county planning map without the approval of the Board of Commissioners.  Districts located in growth corridors designated after the 
                 effective date of this program may remain, but shall not be expanded within the growth corridor area without the approval of the Board of Commissioners.
                                                                                   ARTICLE XVI
                                                                             CONSULTATION AUTHORITY
The Advisory Board may consult with North Carolina Cooperative Extension, the Natural Resources Conservation Service, the North Carolina 
Department of Agriculture and Consumer Services, and with any other individual, agency, or organization the Advisory Board deems necessary to 
properly conduct its business.
                                                                                   ARTICLE XVII
                                                                        NORTH CAROLINA AGENCY NOTIFICATION
                                                                                    
Annual Report to the North Carolina Department of Agriculture and Consumer Services 
A copy of this ordinance shall be sent to the office of the North Carolina Commissioner of Agriculture and Consumer Services, the Board of Commissioners, the county  
office of the North Carolina Cooperative Extension Service, and the Soil and Water Conservation District office after adoption.  At least annually the county shall submit a  
written report to the Commissioner of Agriculture and Consumer Services on the county's agricultural district program, including the following information:
                 1.       Number of landowners enrolled;
                 2.       Number of acres enrolled;
                 3.       Number of acres certified during the reporting period;
                 4.       Number of acres denied during the reporting period;
                 5.       Number of acres for which applications are pending;
                 6.       Copies of any amendments to the this Ordinance; and
                 7.       Any other information the Advisory Board deems useful.
                                                                                   ARTICLE XVIII
                                                                                 LEGAL PROVISIONS
A.                            
                 Severability 
                 If any article, section, subsection, clause, phrase, or portion of this is for any reason found invalid or unconstitutional by any court of competent jurisdiction, 
                 such decision shall not affect the validity of the remaining portions of this.
B.                                                           
                 Conflict with other ordinances and statutes 
                 Whenever the provisions of this ordinance conflict with other ordinances of Perquimans County, this ordinance shall govern.  Whenever the provisions of any 
                 federal or state statute require more restrictive provisions than are required by this ordinance, the provisions of such statute shall govern.
C.                          
                 Amendments 
                 This ordinance may be amended from time to time by the Board of Commissioners.
                                                                                   ARTICLE XIX
                                                                                   ENACTMENT
                 The Perquimans County Board of Commissioners hereby adopts and enacts the preceding articles and sections of this Ordinance.
                                     nd    day of        November       , 20   09   .
                 Adopted this the     2      
                 Motion for adoption by    Charles H. Ward    and seconded by    Sue Weimar   .
                                                                                                       PERQUIMANS COUNTY BOARD OF COMMISSIONERS

                                                                                                                                                                                                     
                                                                                                       Mack E. Nixon, Chairman
ATTEST:
                                                                          
Mary P. Hunnicutt, Clerk
Perquimans County Board of Commissioners
Approved as to form:

                                                                          
County Attorney

BOARD OF ADJUSTMENT APPOINTMENT

      In   September,   the   Board   appointed   Delores   Battle   to   the   Board   of   Adjustments   to   complete 
Evelyn Stubbins’ term.  Ms. Battle was an Alternate on the Board of Adjustment.  Therefore, we have a 
vacancy and, at the Board’s Work Session, the Board discussed appointing Dianne Layden as the 
Alternate to replace Ms. Battle.  Ms. Battle’s term expired on August 31, 2009.  On motion made by Sue 
Weimar,   seconded   by   Charles   H.   Ward,   the   Board   unanimously   appointed   Dianne   Layden   as   an 
Alternate on the Board of Adjustments for a one­year term to expire in 2010 effective November 1, 
2009.  

HOME DELIVERED MEALS ADDITION

       At  last  month’s meeting,  Susan Scurria requested that  the Board consider funding the  Home 
Delivered Meals Program addition to the Belvidere area.  It will be completely paid for via grant funding 
for this fiscal year and for one­half of next fiscal year.  The County will have to pick up the additional 
expense for the balance of FY 2010­2011 and FY 2011­2012.   The cost is approximately $3,500 per 
year.     On   motion   made   by   M.   Shirley   Wiggins,   seconded   by   Tammy   Miller­White,   the   Board 
unanimously approved the addition of this Home Delivered Meals Program to the Belvidere area.

VISION PLANNING MEETING

     The   Strategic   Planning   Committee   met   and   recommends   that   the   Board   set   up   a   planning 
meeting sometime in January.   The proposed dates are either Saturday, January 9, 2010, or
Saturday, January 23, 2010. County Manager Darden will inquire about a meeting
                                                                                                November 23, 2009 continued                                              168



facilitator from the UNC School of Government. It was the consensus of the Board to set it
up for January 23, 2010.
  
RESOLUTION:  “NATIONAL PHILANTROPY & NON­PROFIT AWAREMENSS MONTH”
      The   Chairman   recognized   Sue   Weimar   who   presented   the   following   Resolution   for   Board 
consideration:
                                                     PERQUIMANS COUNTY BOARD OF COMMISSIONERS
                                               NATIONAL PHILANTHROPY AND NONPROFIT AWARENESS MONTH 
                                                          RESOLUTION OF ACKNOWLEDGEMENT

           WHEREAS, the Northern Albemarle Community Foundation is the local affiliate of the North Carolina Community Foundation, a 
statewide nonprofit organization serving 65 counties through a network of 60 affiliate community foundations; and
 
           WHEREAS,  the   Northern   Albemarle   Community   Foundation   was  established   in   2001to   serve   the   needs   of   local   non­profit 
organizations, donors and charitable causes in the counties of Camden, Gates, Pasquotank and Perquimans; and
 
           WHEREAS,  the   Northern   Albemarle   Community   Foundation   is   part   of   a   national   network   of   more   than   700   community 
foundations that help transform our neighborhoods through the power of philanthropy; and 
          WHEREAS,  the members of the Northern Albemarle Community  Foundation are committed to supporting and respecting the 
uniqueness of each non­profit agency; and 
           WHEREAS, the Northern Albemarle Community Foundation is committed to increasing public awareness of the value and diverse 
services provided to the community by all nonprofit organizations. 
           NOW,   THEREFORE   BE   IT   RESOLVED   THAT   THE   PERQUIMANS   COUNTY   BOARD   OF   COMMISSIONERS, 
declares the month  of November 2009 as "NATIONAL PHILANTHROPY  and NONPROFIT  AWARENESS MONTH” and extends its 
sincere congratulations to the charitable nonprofits serving our community for their dedicated and unselfish service to the community and 
sincere gratitude to the residents of OUR County whose volunteer spirits and donations make these organizations strong. 
Adopted this 2nd day of November, 2009. 

                                                                                                                                                                                  
                                                                                                      Mack E. Nixon, Chairman
                                                                                                      Perquimans County Board of Commissioners
ATTEST:
                                                                            
Mary P. Hunnicutt, Clerk to the Board
Perquimans County Board of Commissioners
      Ms Weimar explained that Frank Jaklic was supposed to be at the meeting to help explain this 
Resolution.  Because the Board was not sure what this covered, it was the consensus of the Board to 
have Mr. Jaklic come before the Board and explain the purpose of the Resolution before taking action 
on this Resolution.

CONSERVATION   EASEMENT   FOR   THE   CLEAN   WATER   MANAGEMENT   TRUST   FUND 
GRANT

         County Manager Darden explained that the County received the Clean Water Management Trust 
Fund to stabilize the shoreline and install the walking trail.   The County match was to dedicate about 
350 feet for a conservation easement.   Mr. Darden thought that all the County had to do is have the 
property surveyed and the plat recorded.  As part of satisfying the grant, the County needs to have a 
Deed of Conservation Easement recorded.  County Attorney High has been working on this but has not 
provided a revised easement to Mr. Darden.  The Deed of Conservation Easement that was included in 
the Agenda Packet was only a template because several of the things that it restricts the County will not 
be able to do because of our plans to extend the current Recreation Center.  The County has language 
in the Grant Agreement with the Clean Water Management Trust Fund that would recognize that there 
would be 300 feet of conservation easement along the river front so that we can have the ability to put 
in boat ramps, walking trials and to expand the Recreation Center by as much as 20,000 square feet.  
The same language in the Agreement will be included in the Deed of Conservation Easement.   This 
deed will be recorded with the plat that was recorded two years ago.  Sue Weimar made a motion to 
proceed   with   the   Conservation   Easement   pending   County   Attorney   High’s   recommendation.   After 
some discussion, Ms. Weimar withdrew her motion and it was the consensus of the Board to wait until 
they receive the final Deed of Conservation Easement from County Attorney High before taking action 
on this matter.  It was tabled until December.

PRUDENTIAL NC 457 PLAN

       The County has been offering the 457 Retirement Plan to full­time employees for years and it 
was similar to the 401(k).  The State Treasurer named Great West as the administrator of the plan.  Per 
County Manager Darden, they have never come to meet with the County employees since he has been 
here.  Prudential is the administrator of the 401(k) Plan.  The State put out for bid the 457 Retirement 
Plan   Administration   Contract   and  awarded   it   to   Prudential.     Currently,   we   only  offer   the   Prudential 
401(k)   plan.     County   Manager   Darden   explained   the   differences   between   the   401(k)   and   the   457 
Retirement Plans.   In order for the County to offer the Prudential 457 Retirement Plan, the County 
needs to adopt a Resolution and approve the Third­Party Administrator Agreement.  On motion made 
by Charles H. ward, seconded by Tammy Miller­White, the Board unanimously approved the following 
Resolution and Third­Party Administrator Agreement:
                                                                               RESOLUTION
                                                                                                         November 23, 2009 continued                                              169



       WHEREAS,  the   Perquimans   County   Board   of   Commissioners   wishes   to   provide   a   qualified   defined   contribution   plan   to   the 
employees of Perquimans County.
         AND WHEREAS, the State of North Carolina has established the North Carolina Public Employee Deferred Compensation Plan, a 
qualified governmental Deferred Compensation Plan under Internal Revenue Code § 457(b) for public employees of North Carolina.
        THEREFORE, be it resolved that Perquimans County has adopted the North Carolina Public Employee Deferred Compensation Plan 
also known as .NC Deferred Comp. under the terms of the Plan Document and the Third­Party Administrator Agreement. All employees shall 
become eligible to defer compensation {immediately or waiting period}.
               nd    day of       November       20  09  .
Signed this      2      

                                                                                                                                                                                           
                                                                                                                   Mack E. Nixon, Chairman
                                                                                                                   Perquimans County Board of Commissioners
ATTEST:
                                                                          
Mary P. Hunnicutt, Clerk to the Board
Perquimans County Board of Commissioners
                                                             NC Public Employee Deferred Compensation Plan
                                                        EMPLOYER .THIRD­PARTY ADMINISTRATOR AGREEMENT
         THIS AGREEMENT, made on this _______ day of ______________________, 20____,
between the Perquimans County (hereinafter called the “Employer”) and The Prudential Insurance Company of America (hereinafter called 
Third­Party Administrator  or Prudential) (the    “Agreement”). This Agreement replaces  and  supersedes any prior  agreement between the 
parties, effective upon final execution by all parties.
                                                                             W I T N E S S E T H:
         WHEREAS, the State of North Carolina (the .State.) has adopted the NC Public Employee Deferred Compensation Plan (hereinafter 
called the .Plan.), pursuant to which the State of North Carolina and its departments, agencies, and political subdivisions are authorized to 
provide a governmental 457(b) deferred compensation plan established in conformance with section 457(b) of the Internal Revenue Code, as 
amended (the .Code.); and 
        WHEREAS, the State’s Supplemental Retirement Board and the State’s Retirement Systems Division of the Department of State 
Treasurer have selected Prudential to be the Third­Party Administrator of the Plan.
        NOW, THEREFORE, in consideration of the mutual covenants and promises contained herein below, the receipt and sufficiency of 
which are hereby acknowledged, the Employer and the Third­Party Administrator hereby agree as follows:
                                                                               ARTICLE I
                                                              DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF THE EMPLOYER
A. Implementation of Plan
         1.   The   Employer   confirms   that   it   made   the   decision   to   implement   the   NC   Public   Employee   Deferred   Compensation   Plan   via 
resolution. The employer agrees to provide a copy of such resolution, if available, to Prudential.
        2. The Employer shall designate a coordinator for each unit to work with Prudential to select enrollment dates, determine the number 
of meetings needed and what employee notification of meetings will be required, and to make other decisions necessary to hold successful 
enrollment meetings.
        3.   The   Employer   shall   provide   time   for   its   employees   to   attend   an   enrollment   meeting.   The   Employer   agrees   that   employees 
representing all employee pay grades will be given the opportunity to attend the meetings. The Employer understands that the meetings are an 
important resource in making employees aware of their opportunity to participate in the Plan. 
             4. The Employer shall provide a facility to conduct enrollment meetings for its employees.
       5. The Employer shall publicize the meetings to all its employees by internal publication, meeting notices provided by the Third­Party 
Administrator and through other media agreed to by its coordinator and the Third­Party Administrator.
B. Operation of Plan
         1. The Employer shall have sole responsibility  for determining which of its employees are eligible to participate in the Plan in 
accordance   with   eligibility   requirements   established   by   the   Plan   or   North   Carolina   General   Statutes,   with   respect   to   elective   deferral 
contributions.  The  Employer   will   advise   the   Third­Party   Administrator   each   month   of   any   “new   enrolled”   employee   who   is   eligible  to 
participate in the Plan. The Employer also will advise the Third­Party Administrator each month of any participant in the Plan who has 
terminated their employment, the date of termination, and the reason for the separation from service.
         2. The Employer shall provide payroll deductions for all contributions to the Plan and all loan repayments to the Plan. The Employer 
shall modify its payroll application to comply with specifications required by the Third­Party Administrator of the Plan. This includes the 
format of the deduction report for the delivery of contributions and loan repayments to the Third­Party Administrator. The Employer shall 
notify the Third­Party Administrator of any changes in payroll frequency, the frequency of payroll deductions, or change in status.
        3. The Employer shall deliver the remittance files, loan payment files, and the funds for these reports to the location provided by the 
Third­Party Administrator.
        4. The Employer agrees that employee voluntary contributions to the Plan and loan repayments will not be suspended, modified or 
terminated for a participant unless so instructed by the Third­Party Administrator based on the participant’s actions with the Third­Party 
Administrator.
        5.   The   Employer   agrees   to   comply   with   all   operating   procedures   established   by   the   Third­Party   Administrator   of   the   Plan.   It 
understands that the procedures  may  be  modified or revised  from  time  to time,  and the Employer  agrees to  comply  with revisions  and 
modifications without delay upon receipt of adequate notice of such modifications. 
       6. The Employer shall inform the Third­Party Administrator in advance of any changes in the Employer’s benefit or compensation 
programs that affect the operation or administration of the Plan.
        7. The Employer may request that the Third­Party Administrator refund a contribution made within the preceding 12 months on 
account of a mistake of fact as defined by the Internal Revenue Service, and the Third­Party Administrator shall grant such request. 
         8. The Employer shall furnish the Third­Party Administrator all documents, data and other information necessary for the Third­Party 
Administrator to perform its duties under this Agreement. The Employer shall be solely responsible for the accuracy of any documents, data, 
or other information provided to the Third­Party Administrator by the Employer or by any other person or entity having responsibilities with 
respect to the Plan. If the Employer fails to provide any such requested information, the Third­Party Administrator shall be obligated to 
perform its duties under this Agreement only insofar as it is able to do so with the information available. All information required to be 
furnished  by  the   Employer   shall   be   transmitted   in   the   medium   and   form   acceptable   to   the   Third­Party   Administrator.   The   Third­Party 
Administrator will be entitled to rely fully on the accuracy and completeness of information submitted by the Employer and will have no duty 
or responsibility to verify such information.
         9.   The   Employer   shall   comply   with   the   Uniformed   Service   Employment   and   Reemployment   Rights   Act   of   1994   regarding 
participation in the Plan by participants with military service. The Plan allows an Employer to permit an employee who meets the criteria of 
the Uniformed Service Employment and Re­employment Rights Act of 1994 the opportunity to “catch­up” salary deferrals to the Plan that 
                                                                                                         November 23, 2009 continued                              170



were not made during the time they were on active duty. Loan repayments are suspended during the period the Plan participant is on active 
duty. 

                                                                    ARTICLE II
                                               RESPONSIBILITIES OF THE THIRD­PARTY ADMINISTRATOR
A. Implementation of Plan
        1. The Third­Party Administrator shall assist the Employer’s coordinator in scheduling enrollment meetings, provide the employer 
with meeting notification materials, including but not limited to posters, handbills, press release­type articles and payroll stuffers that are 
mutually acceptable to the Employer coordinator and the Third­Party Administrator.
           2. The Third­Party Administrator shall present the Plan and its benefits to the employees and enroll them in the Plan.
        3. The Third­Party Administrator shall provide brochures, enrollment forms, payroll deduction authorization forms, withdrawal forms, 
loan applications and other forms relating to loans, as well as other forms needed to fulfill the duties as Third­Party Administrator. For 
purposes of this paragraph, “form” shall also mean a facility for electronic processing of participant requests.
B. Operation of Plan
         1. The Third­Party Administrator shall maintain a record of each participant’s contributions and shall invest his/her contribution in the 
fund(s) selected by the participant. Third­Party Administrator’s services will be provided in a professional and competent manner. 
         2. The Third­Party Administrator shall provide the participant with a quarterly statement of his/her account, which shows the value of 
the participant’s account.
          3. The Third­Party Administrator shall allow the participant to borrow from his/her account when he/she has complied with the 
eligibility requirements established by the Third Party Administrator and the Plan as permitted by federal regulations, the Plan and the Third­
Party Administrator.
       4. The Third­Party Administrator shall provide the participants withdrawal options including lump sum distribution  and periodic 
payments in accordance with the Plan and the Code.
          5. The Third­Party Administrator shall provide participants in the Plan who become entitled to receive a distribution from the Plan 
with all appropriate notices and election forms concerning such distribution. The Third­Party Administrator is responsible for proper reporting 
of all distributions from the Plan and the withholding of income taxes as required by the Plan and the Code.
           6. The Third­Party Administrator shall provide administrative and operating procedures for the Employer.
        7.   It   is   agreed   and   understood   that   the   Third­Party   Administrator   assumes   no   fiduciary   responsibilities   with   respect   to   its 
administration of the Plan. The Third­Party Administrator is the agent of the Plan, the State Treasurer and the Plan’s Board of Trustees. The 
Third­Party   Administrator   is   not   the   “plan   administrator”   as   defined   by   the   Employee   Retirement   Income   Security   Act   of   1974.   It   is 
understood and agreed that the Third­Party Administrator does not provide legal or tax counsel to the Employer or to any participant or 
beneficiary and that the Third­Party Administrator recommends that all such parties obtain legal and tax advice from competent, independent 
sources. Nothing in this Agreement shall be deemed to confer on the Third­Party Administrator any federal or state tax liability, which may be 
imposed upon the Employer or any participant or beneficiary.
                                                                                   ARTICLE III
                                                                               PLAN PARTICIPATION
        The Employer and the Third­Party Administrator jointly agree to promote the Plan and encourage participation in the Plan by all pay 
grades of the Employer. This will require that initial enrollment meetings be held with all eligible employees to ensure that they are aware of 
the benefit and value of participating in the Plan. The Employer agrees to promote the Plan on an on­going basis by conducting periodic  
meetings with eligible employees, utilization of posters, newsletter articles, payroll stuffers, and other agreed upon communications.
                                                                         ARTICLE IV
                                                             CONFIDENTIAL NATURE OF INFORMATION
        The parties hereto mutually agree to the extent permitted by law to safeguard and keep confidential any and all information obtained 
from the other party with respect to the personnel of the State and each participant or, any other data identified in writing by either party to the 
other party as being confidential.
                                                                              ARTICLE V
                                                                      DURATION OF THE AGREEMENT
         This Agreement shall become effective when signed by all parties and shall continue in effect indefinitely, but in no event for less 
than five years, except as provided below in Article VI.
                                                                              ARTICLE VI
                                                                       TERMINATION OF AGREEMENT
         1. Either party may terminate this Agreement upon giving six months advanced written notice to the other party, provided that the 
non­terminating  party may waive such notice requirement.  The termination of this Agreement  does not  terminate the Plan in which the 
Employers’ employees are participating or require a distribution of accounts of the participating employees from the Plan. The termination of 
this Agreement relieves the Employer from taking deductions and loan repayments from the participating employee’s pay and remitting them 
to the Third­Party Administrator.
           2. The State may terminate the Plan at any time through the enactment of laws. 
        3. This Agreement shall terminate if the State terminates its Agreement with Prudential by which Prudential is obligated to serve as 
Third­Party Administrator.
           4. This Agreement shall terminate if the Trustees discontinue the Plan.
                                                                                     ARTICLE VII
                                                                                   MISCELLANEOUS
           1. The NC Public Employee Deferred Compensation Plan will conform to section [457(b)] in the Internal Revenue Code, as amended.
           2. The Agreement shall be interpreted under the laws of the State of North Carolina.
           3. All items specified in the Agreement, exhibits, or attachments shall be the current Eastern Time.
        4.   The   Employer   will   make   available   to   the   Third­Party   Administrator,   the   Department   of   the   State   Treasurer,   and   an   auditor 
appointed by the Third­Party Administrator or the Board of Trustees its records of contributions and loan payments submitted to the Plan for  
the purposes of an audit. The Employer will also make available its documents pertaining to its employees’ deferral elections and other 
documents deemed necessary by the Third­Party Administrator to audit the Plan.
         5. This Agreement is intended by the parties as a final expression of their agreement and is a complete and exclusive statement of its 
terms. No other representation, understanding, or agreements have been made or relied upon in the making of the Agreement other than those 
specifically set forth herein. No modification or waiver of any provision of this Agreement and no consent to any departure therefrom shall be 
effective unless such modification or waiver shall be in writing and signed by all parties to the original agreement.
IN WITNESS THEREOF, the parties hereto do hereby sign and execute this Agreement as of the date first above written.
   Perquimans County 
                                                                                             
                                                                                             
Name of Employer (Please Type or Print)
                                                                                                                                                 November 23, 2009 continued                                              171



By:                                                                                                      
                                                 (Signature)
  Mack E. Nixon 
                                                                                                      
                                                                                                      
(Please Type or Print Name Signed Above)
          Chairman, Perquimans County
                Board of Commissioners 
Its:                                                                                                  
                                                                                                      
(Please Type or Print Official Title)
                                         11/2/09 
Date:                                                                                             
                                                                                                  


                                                                                                                                PRUDENTIAL
                                                                                                                                By: 
                                                                                                                             
                                                                                                                                                                                                                                       
                                                                                                                                Date:                                                                                                  

PROPOSAL FOR GANG ASSESSMENT IN THE COUNTY

     As  a   part   of   Clayton   Griffin’s  grant,   a   Gang   Assessment  for  the   County is  required   which   is 
funded by the grant.  The following proposal from Linda Hester was presented for Board consideration:




     This is intentionally left blank.
                                                                                                November 23, 2009 continued               172



    Linda Hester                                                                                                                  INVOICE
    Gang Assessment for Perquimans Co. 
    139 Greenwood Dr.                                                                        DATE:                        October 23, 2009
    Hertford, North Carolina 27944                                                                               STATEMENT OF WORK
    Phone 252­426­5689 Fax (same/call first)                                                   FOR:                Gang Assessment Project
    For end of year 1099: SS# 229­66­2678
                                                                                       THIS IS A STATEMENT OF WORK
    Bill To:
    Bobby C. Darden
    County Manager
    Perquimans County, NC
                                             DESCRIPTION                                                          AMOUNT
    DESCRIPTION                                                                                                                   AMOUNT
    Billing Schedule: three installments of $1166.66                                                                              $3,500.00 
         every 8 weeks ­ 1st installment due December 31, 2009
    Expected Completion: June 2010
    Scope of Work
         Present an overview of project to County Commissioners
         Collect data from SROs, school disciplinary reports, arrest records, interviews, Parole Officer, etc.
         Interviews with all appropriate resources available
         Develop and administer surveys for different target groups; collect data and report results
         Present at Community Forums ­ update community on activities
         Prepare monthly update for Steering Committee
         Submit final Gang Assessment Report ­ June 2010
    Timeline
         November through March ­ data collection, surveys, forums, meet with Task Force
         April through June ­ report preparation and submission
                                                                                   TOTAL  
    Make all checks payable to Linda Hester
    Payment due within 10 days of invoice
       Ms. Hester provided the same assessment for Edenton and Chowan a couple of years ago.  On 
  motion made by Tammy Miller­White, seconded by Sue Weimar, the Board unanimously approved Ms. 
  Hester’s proposal for the Gang Assessment at $3,500.

  CHANGE ORDER FOR CLEAN WATER MANAGEMENT TRUST FUND PROJECT

         County Manager Darden explained that we had approximately $80,000 funds remaining from the 
  Clean Water Management Trust Grant.  Albemarle RC&D has prepared a couple of change orders to 
  install an additional trail and to improve the wooded trail at a cost of $26,760 (Browns Land Developing) 
  plus prepare a walk over the wetlands at a cost of $8,400 (Bass Services & Rentals, Inc.).  We are not 
  sure about permitting so the approval will be pending receipt of proper permits.   On motion made by 
  Charles H. Ward, seconded by Sue Weimar, the Board unanimously approved the Change Orders for 
  Browns Land Developing in the amount of $26,760 and for Bass Services & Rentals, Inc. in the amount 
  of $8,400 pending permit approvals.

  PROPOSED AMENDMENT TO ZONING ATLAS

         At   their   Work   Session,   the   Board   discussed   some   of   the   limitations   on   the   existing   small 
  businesses within the rural parts of the County particularly in some of the crossroad communities.  The 
  Rural Agriculture District is limiting on business and commercial uses within that district and it does 
  have   a   lot   of   conditional   uses.     Landowners   have   the   conditional   use   district   tool   as   their   option, 
  particularly with new businesses.   Any business that is already located within the Rural Agriculture 
  District will have to go through the same process to expand.   The County’s Zoning Ordinance has a 
  Rural Commercial District.  Mr. Darden said that maybe some of these areas should have been zoned 
  Rural Commercial District.  According to the Zoning Ordinance, this District is established to reflect the 
  wide array of businesses existing in rural areas of the County. The District permits virtually all traditional 
  small business uses and Conditional permits more intrusive uses. If the Board wishes, he can begin the 
  process to rezone these areas.  Commissioner Hobbs asked if we could do it on a case per case basis. 
  Commissioner Ward shared his concerns about Lot Winslow property that he had to get a Conditional 
  Use Permit to reopen a business that had been closed for year.  Chairman Nixon asked if Mr. Darden 
  could get the process working in the Whiteston area and look at things as we go along.  Commissioner 
  Hobbs   expressed   that   if   the   business   existed   prior   to   zoning,   Conditional   Use   Permits   should   be 
  automatically approved.  After some discussion, the Board asked County Manager Darden to continue 
  to research and move forward with a change in the Zoning Atlas for these areas that could be zoned 
  Rural Commercial District.   Commissioner Miller­White said that we need to set up a process so that 
  the Board will not be opened to legal action.  Chairman Nixon said that, if the commercial business was 
  operating prior to zoning, they should be zoned Rural Commercial.  Commissioner Weimar agreed that 
  the law should apply to all not just a few.  On motion made by Charles H. Ward, seconded by Tammy 
  Miller­White, the Board instructed County Manager Darden to check on the process to get the Zoning 
  Atlas changed to rezone the areas Rural Commercial District for those areas in the County that had 
  operating businesses prior to zoning and to set up a Public Hearing.      

  PUBLIC COMMENTS

           Imerson Cullins of Snug Harbor voiced his concerns about the following items:

  Signage at Convenience Sites  Mr. Cullins said that the signage at each convenience center is incorrect.  It does not indicate that they are 
                               : 
  closed on Thursday and opened on Sunday.  County Manager Darden will check into this and get it fixed.  
                                                                                                                          November 23, 2009 continued                                                      173



  Minimum Housing  He said that there is dwelling on Perry Long Road that needs to be demolished and/or removed.  During the Board’s 
                  : 
  discussion   about   the   minimum   standing   housing,   Chairman   Nixon   reported   that,   several   years   ago,   there   was   $50,000   to   take   care   of 
  condemned properties provided the process was carried out through the Inspections Office.  Chairman Nixon said that he would have County 
  Manager Darden check into it and see what can be done about it.

  ADJOURNMENT
        There being no further business to discuss, the Regular Meeting was adjourned by the Chairman 
  at 8:30 p.m.
                                                                                                                                                                                                                    
                                                                                                        Mack E. Nixon, Chairman
                                                                                                   
                                                                                                   
  Clerk to the Board
                                                                       * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
                                                                       * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
                                                                       SPECIAL CALLED MEETING
                                                                             November 23, 2009
                                                                                    7:00 p.m.

       The   Perquimans  County  Board   of   Commissioners  met   in  a   SPECIAL   CALLED  MEETING   on 
  Monday, November 23, 2009, at 7:00 p.m. in the Commissioners’ Room located in the Perquimans 
  County Courthouse Annex.
  MEMBERS PRESENT:                                        Mack E. Nixon, Chairman                                                   Charles H. Ward
                                                          Tammy Miller­White, Vice Chairman                                         Benjamin Hobbs 
                                                          M. Shirley Wiggins                                                        Sue Weimar
  MEMBERS ABSENT:                                         None
  OTHERS PRESENT:                                         Bobby Darden, County Manager                                              Will Crowe, County Attorney
                                                          Mary P. Hunnicutt, Clerk to the Board
         Chairman Mack Nixon called the meeting to order and Commissioner Hobbs opened the meeting 
  with prayer.  Chairman Nixon led the Pledge of Allegiance.  Chairman Nixon explained that the purpose 
  of the Special Called Meeting was to hear a presentation from East Carolina Behavioral Health and any 
  other business that needs to be handled before our next meeting in December.

  AGENDA
       The Agenda was unanimously approved, as amended, on motion made by Charles H. Ward, 
  seconded by Tammy Miller­White. 

  PRESENTATION:  EAST CAROLINA BEHAVIORAL HEALTH
         The Chairman recognized Mr. Roy Wilson, East Carolina Behavioral Health who presented the 
  ECBH 2009­2010 Initiative for Albemarle Mental Health Center and the Fiscal Monitoring Report for 
  Albemarle for period ending September 30, 2009.   After his presentation, the Chairman opened the 
  meeting for questions from the Board.   Mr. Wilson introduced individuals from his staff that would be 
  available to answer any questions.  After answering several questions, the Chairman thanked them for 
  their report and stated that they needed to proceed with the next items of business.

  CDBG 2009 GRANT
        County Manager Darden reported that the County has received notification that we received the 
  CDBG Grant in the amount of $400,000.  Carolyn Morris, CDBG Administrator, has presented several 
  documents to be signed by the Chairman, County Manager and County Staff.  In order to participate, 
  the Board needs to authorize the Chairman and all required County personnel to sign the following 
  documents and any future required documents:  the Funding Approval document, the Grant Agreement, 
  the Signatory Form & Certification, and the following Resolution:
                                                                                         R E S O L U T I O N
                                                            NORTH CAROLINA DEPARTMENT OF COMMERCE
                                                              COMMUNITY DEVELOPMENT BLOCK GRANT
                                                                     PROGRAM NO. 09­C­2002

          Upon motion made by     Tammy Miller­White    seconded by    Sue Weimar    and unanimously passed, the Board of Commissioners 
  of Perquimans County adopted the following resolution at their Special Called Meeting held on November 23, 2009 at 7:00 p.m. in the  
  Perquimans County Courthouse Annex.

          BE IT  RESOLVED  by   the   Perquimans  County   Board   of   Commissioners   that  the   following   individuals  are   authorized   to   sign 
  Requisitions for Funds to be drawn down under the North  Carolina Department of Commerce – Community  Development Block Grant 
  Program #09­C­2002:
                                                            Sharon S. Ward
                                                        County Finance Officer
                                                                                           Bobby C. Darden
                                                                                           County Manager
                                                                                       ********************
  NORTH CAROLINA
  PERQUIMANS COUNTY
          I, Mary P. Hunnicutt, Clerk to the Board of Commissioners of the aforesaid State and County, hereby certify that the foregoing is a 
  true and correct copy of the RESOLUTION adopted by the Board of Commissioners of Perquimans County at a Special Called Meeting held 
  on November 23, 2009 as the same appears on record in the Board Minute Book of the said Commission and filed in the Perquimans County 
  Registry.
                                                                                                                      November 23, 2009 continued                                                      174




            Witness my hand and official seal this 24th day of November, 2009.

                                                                                                                                                                                                                
                                                                                                                      Mary P. Hunnicutt
                                                                                                                      Clerk to the Board

ADJOURNMENT
       There being no further business to discuss, the Special Called Meeting was adjourned by the 
Chairman at 7:50 p.m. and the Work Session began.

                                                                                                                                                                                                                
                                                                                                    Mack E. Nixon, Chairman
                                                                                                 
                                                                                                 
Clerk to the Board




          This is intentionally left blank.

								
To top