Get documents about "Perancangan Sistem Informasi Ekspedisi Internasional dan Supply Chain Management pada PT Samudera Perdana Transpotama
Shared by: HjmNet
-
Stats
- views:
- 2055
- posted:
- 4/13/2011
- language:
- Indonesian
- pages:
- 103
Document Sample
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan pesatnya perkembangan perusahaan jasa Ekspedisi
Internasional di Indonesia yang mana hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi PT
Samudera Perdana Transpotama sebagai salah satu perusahaan Ekspedisi yang
berkedudukan di Jakarta untuk memberikan layanan yang terbaik kepada
pelangannaya.
Sistem yang ada pada saat ini dinilai kurang relevan untuk mendukung
proses kinerja perusahaan jika ingin berlomba dengan para pesaing bisnis
ekspor/impor di Indonesia
Oleh sebab itu, penerapan sistem ekspedisi yang ada saat ini di
PT. Samudera Perdana Transpotama diharapkan dapat meningkatkan pencapaian
produktivitas yang maksimal yang tujuan akhirnya adalah memberikan layanan
yang memuaskan kepada pelanggan dan meningkatkan profitabilitas perusahaan.
Dengan mengandalkan sistem kecepatan dan ketepatan kinerja yang mencakup
seluruh fungsi-fungsi terkait dalam perusahaan, diharapkan sistem ini akan
memberikan kontribusi yang besar yang membuat PT. Samudera Perdana
Transpotama sebagai perusahaan ekspedisi internasional yang layak
diperhitungkan.
1
2
Hal tersebut diatas melatar belakangi untuk menyusun sebuah analisa
tentang Perancangan Sistem Informasi Ekspedisi Internasional dan Supply Chain
Management pada PT Samudera Perdana Transpotama
1.2 Identifikasi Masalah
Beberapa permasalahan yang sering mucul dengan sistem yang ada antara
lain adalah sebagai berikut:
a. Pencarian data pengiriman dan Ekspedisi yang lambat.
b. Sulit untuk mencari atau menyimpan dokumen-dokumen yang jumlahnya
semakin banyak.
c. Proses pengelolaan data transaksi operation forwading dan proses
pembuatan laporan yang sering terlambat.
d. Sering terjadinya kesalahan-kesalahan pencatatan dokumen ekspor-impor
sehingga penghitungan biaya tidak sesuai dengan kondisi sesungguhnya.
e. Pengalokasian yang dikumpulkan pada tahap perumusan masalah barang
dari gudang ke tangan Importir sering terlambat.
1.3 Pembatasan Masalah
Dari beberapa permaslahan yang ditemukan dalam identifikasi diatas,
mencoba membatasi pada:
Proses pengelolaan data transaksi operasional ekspedisi, pendistribusian produk
serta proses laporan yang sering terlambat.
2
3
1.4 Perumusan Masalah
Berdasarkan informasi yang dikumpulkan pada tahap perumusan latar belakang
permasalahan,identifikai masalah dan pembatasan masalah dapat dirumuskan
sebagai berikut:
Bagaimana melakukan Perancangan Sistem Informasi Ekspedsi Internasional
yang diterapakan pada PT. Samudera Perdana Transpotama ini dapat
mengahsilkan suatu data dan informasi yang terintegrasi dengan baik sehingga
memeudahkan pencarian kembali data/Informasi transaksi yang di perlukan secara
cepat,tepat dan akurat.
1.5 Tujuan dan Kegunaan Hasil Penelitian
Adpun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk menciptakan sebuah
Perancangan Sisem Ekspedisi Internasional dan Supply Chain Management yang
dapat di handalkan.
Hasil Penelitian ini diharapkan dapat berguna bagi perusahaan,pembaca,bahkan
untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai apa itu perusahaan Ekspedisi
dan bagaimana proses kerja dari sebuah perusahaan Ekspedisi tersebut.
Selain itu peracangan ini juga berguna untuk membantu perusahaan Ekspedisi
didalam mengatasi permasalahan sistem yang ada.
1.6 Metodologi Penelitian
Didalam menyusun penulisan penelitian ini menggunakan metodologi penelitian,
studi dengan tekhnik pengumpulan data menggunakan cara:
3
4
1. Wawancara
Wawancara yang dilakukan baik dengan pimpinan dan staf PT Samudera
Perdana Transpotama untuk mengetahui apa saja kesulitan-kesulitan yang
dihadapi dengan sistem yang sudah ada, dengan demikian dapat
dirumuskan pemecahannya,
2. Observasi Langsung
Selain wawancara, juga melakukan observasi langsung ke lapangan yaitu
kerja karyawan sendiri, dengan melakukan pengamatan langsung kendala-
kendala yang dihadapi dapat lebih dipahami.
4
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut:
Menurut Eddy Pranasta (2001:39) Suatu sistem adalah sekumpulan objek, ide,
berikut saling berhubungan dalam mencapai tujuan atau sasaran bersama.
Menurut Dr. Richardus Eko Indrajit (2001:2) sistem adalah kumpulan
komponen-komponen yang memilik unsur keterkaitan antara satu dan lainnya.
Menurut Lani Sidharta (1997:9) sebuah sistem adalah himpunan dari bagian-
bagian yang saling berhubungan yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan
yang sama.
Menurut Raymond Mcleod JR (1999:5) suatu sistem adalah sekelompok
elemen-elemen yang terintegritasi atau saling berhubungan, dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Jogiyanto H.M (1997:7-10) suatu sistem mempunyai karakteristik atau
sifat-sifat yang tertentu yaitu:
1. Mempunyai komponen-komponen atau elemen-elemen (Components) Suatu
sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi, artinya
saling bekerja sama dalam membentuk suatu kesatuan,komponen-komponen
dari suatu sistem biasanya dikenal dengan nama subsistem. Subsistem ini
5
6
mempunyai sifat-sifat dari sistem itu sendiri dalam menjalankan suatu fungsi
tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Mempunyai batas sistem (Boundery)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu
dengan yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas dari
sistem tersebut menunjukan ruang lingkup dari suatu sistem tersebut.
3. Mempunyai lingkungan luar sistem (Environment)
Segala sesuatu yang diluar batas sistem mempengaruhi operasi dari suatu
sistem lingkungan luar yang bersifat menguntungkan harus dipelihara dan
dijaga agar tidak hilang pengaruhnya,sedangkan yang bersifat merugikan
harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak akan mengganggu hidup sistem.
4. Mempunyai penghubung (Interface)
Penghubung sistem merupakan suatu media penghubung antara satu dengan
yang lainnya. Keluaran dari suatu sistem akan menjadi masukan bagi
subsistem yang lainnya dengan melalui media penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berinteraksi lainnya membentuk satu
kesatuan.
5. Mempunyai masukan (Input)
Data yang di masukan ke dalam subsistem disebut dengan input. Masukan ini
dapat berupa :
6
7
1. Masukan perawatan (maintenance input/output)
Yaitu data yang dimasukan sistem dapat beroperasi
2. Masukan Sinyal (sinyal input)
Yaitu data yang diproses untuk memperoleh suatu keluaran
6. Mempunyai Keluaran (Output)
Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengolah
masukan menjadi keluaran berupa barang jadi.
7. Mempunyai Sasaran (Objective)
Suatu sistem mempunyai sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai
sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang
akan dihasilkan sistem.
2.1.2 Pengertian Informasi
Pengertian Informasi menurut:
Dalam buku analisa dan desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur
karangan Jogiyanto H.M (1999:35),Jhon Brush dan Gary Grudnitsky
mendefinisikan informasi sebagai berikut: Informasi adalah data yang
telah diletakan dalam konteks yang berarti dan berguna yang
dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam pembuatan
keputusan.
Menurut Drs.Zulkifli Amsyah (1997:2) informasi adalah data yang diolah,
dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu.
Menurut Jogiyanto H.M (1997:25) informasi dirumuskan sebagai:
7
8
1. Data yang diolah
2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimannya.
3. Menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata
4. Digunakan untuk mengambil keputusan
Menurut Tata Sutabri S.kom(2004:18) Informasi adalah data yang telah
diklasifikasikan atau diolah atau diinterpresentassikan untuk digunakan
dalam proses pengambilan keputusan.
Menurut Eddy Sutanta(2004:4 informasi adalah hasil pengolahan data
sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai
kegunaan keputusan sebagai dasra dalam pengambilan keputusan yang
dapat dirasakan secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung
pada saat mendatang.
Informasi merupakan syarat bagi manajemen untuk pengambilan keputusan. Oleh
karena itu syarat-syarat informasi yang berkualitas baik adalah :
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksud
yang terkandung didalamnya.
2. Tepat Waktu
Informasi yang disampaikan pada penerima tidak boleh terlambat karena
informasi yang terlambat tidak mempunyai arti dan tidak berguna.
3. Relevan
Informasi yang disampaikan mempunyai manfaat bagi yang menerimanya.
8
9
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Pegertian sistem informasi menurut :
Menurut Tata Sutabri,S.Kom (2004:36) suatu sistem informasi adalah suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang
mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manjerial dengan kegiatan
strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang perlukan.
Menurut Eddy Pranasta (2001:42) suatu sistem informasi adalah entity formal
yang terdiri dari berbagai sumberdaya fisik maupun logika.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Pengertian sistem informasi menurut:
Menurut Raymond Mcleod JR (1999:54) suatu sistem informasi manajemen
adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa.
Menurut Barry E. Chusing (1996:8), Sistem Informasi Manjemen adalah
kumpulan dari manusia dan smber-sumber daya modal didalam suatu
organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk
menghasilkan informasi yang berguna, untuk semua tingkatan manajemen
didalam kegiatan perencangan dan pengendalian.
2.2 Pengertian Rancangan Sistem
Dibawah ini dikemukakan tentang pengertian Rancangan sistem oleh para
ahli yaitu :
9
10
Menurut Barry E.Chusing (1997:13) Rancangan sistem adalah tahapan
dari siklus perkembangan sistem setelah analisi pendefenisian dari
kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun
implementasi, menggambarkan bagaimana satu sistem dibentuk. Yang
termasuk perancangan sistem yaiutu proses penyiapan spespesifikasi
untuk pengembangan suatu sistem yang baru.
Menurut Mulyadi (1997:5) Rancangan Sistem adalah proses
penterjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam alternatif rancangan
sistem informasi informasiyang diajukan kepada pemakai informasi yang
dipertibangkan.
Rancangan sistem dapat dibagi menjadi beberapa langkah yaitu:
1. Analisa Sistem
Dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informaasi yang utuh
kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengintifikasi
dan mengenal permaslahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terrjadi
dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikannya.
2. Desain Sistem
Dapat didefenisikan sebagai gambaran,perancangan dan pembuatan sketsa
atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpilih kedalam satu kesatuan
yang utuh dan berfungsi.
10
11
3. Seleksi Sistem
Tahap seleksi sistem merupakan tahap untuk memeilih perangkat keras dan
perngkat lunak untuk sistem informasi. Tugas ini membutuhkan pengetahuan
yang cukup bagi yang melaksanakan agar dapat memenuhi kebutuhan rancang
bangun yang telah ditetapkan.
4. Implementasi Sistem
Tahap implementasimeupakan tahap meletakan sistem supaya siap untuk
dioperasikan, tahap ini termasuk untuk kegiatan menulis kode program jika
tidak digunakan paket perangkat lunak.
Menurut Jogiyanto,H.M (1999:197)
Konsep rancangan sistem terbagi menjadi dua bagian yaitu design sistem
secara umum (sistem design/coceptual design) dan design sistem secara
terinci (detail sistem design). Desing sistem ini diartikan sebagai:
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem
2. Pendefenisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
3. Persiapan untuk merancang implementasi
4. Menggambarkan bagaiman suatu sistem di bentuk.
5. Berupa penggambaran, perancangan dan pembuat sketsa atau pengaturan
dari beberapa elemen yang terisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi.
Menurut Teguh Wahyono (2004 : 82) Beberapa prinsip yang harus
dipahami dalam melakukan rancangan sebuah sistem informasi antara lain
:
11
12
1. Proses desain merupakan langkah lanjutan dari analisi data. Jadi desain
harus ditelusuri sampai ketingkat analisis.
2. Desain sebuah sistem harus meminimalkan kesenjangan intelektual,
misalnya program komputer yang dibuat untuk hanya diopersikan oleh
seseorang yang ahli komputer saja.
3. Desain harus mencakup keseragaman dan integrasi antar subsistem yang
kuat.
4. Desain harus berorientasi ske kondisi sekarang dan masa depan. Artinya
sebuah desain harus mampu mengakomodaikan jika terjadi suatu
perubahan .
5. Desain harus mempertimbangkan konsep penangan kesalahan pada saat
pengoperasian sistem.
6. Desain harus dinilai kualitasnya pada saat desain dibuat.
7. Desain harus dikaji lebih lanjut sehingga dapat meminimalkan kesalahan-
kesalahan konseptual.
Menurut Baridwan (197:189) Aspek-aspek yang dimiliki perancang sistem
yaitu berupa :
Merancang masukan yang telah dapat diketahui pada saat menganalisa
sistem.
Merancang prosedur yang meliputi seluruh subsistem yang terdapat dalam
sistem.
Merancang keluaran agar keluaran ini berguna dalam prossese pengamilan
keputusan untuk memenuhi kebutuhan pihak luar yang berkepetingan.
12
13
Menurut Mulyadi (1997:51) Tahapan perancang sistem dibagi menjadi
beberapa tahap, yaitu:
1. Perancangan sistem secara garis besar meliputi informasi yang
dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-persyaratan yang
melekat dalam informasi tersebut, luas sistem dan sumber daya yang
dimiliki oleh perusahaan sehingga menghasilkan alternatif berupa
desain masukan, keluaran, model, teknik, basis data dan pengendalian.
2. Penyusunan usulan perancangan sistem secara garis besar.
3. Evaluasi sistem
4. Penyusunan laporan final perancangan sistem secara garis besar.
5. Perancangan sistem secara garis besar
6. Penyusunan laporan final perancangan sistem terinci.
Menurut Tata Sutabri,S.Kom,MM(1998:63)
1. Melakukan evaluasi serta merunuskan pelayanan sistem yang baru
secara terperinci dan keseluruhan dari masing-masing bentuk informasi
yang dihasilkan.
2. Mempelajari dan mengumpulkan data untuk disusun menjadi sebuah
struktur data yang teratur sesuai dengan sistem yang akan dibuat yang
dapat memberikan kemudahan dalam pemograman sistem serta
keluasan atau fleksibilitas keluaran informasi yang dihasilkan.
3. Menyusun perangkat lunak sistem yang berfungsi sebagai sarana
pengolahan data dan sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.
13
14
4. Menyusun tampilan kriteria tampilan informasi yang akan dihaslikan
secara keseluruhan sehingga dapat memudahkan dalam hal
pengidentifikasikan, analisa dan evaluasi terhadap aspek-aspek yang ada
dalam permaslahan sistem yang lama.
Berdasarkan dari definisi Perancangan sistem dan tujuan perancangan sistem
dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem harus memberikan gambaran
yang jelas dan rancangan bangun dan implementasi yang lengkapa kepada
pemograman komputer dan teknik lainnya sehingga kebutuhan pemakai
informasi dapat terpenuhi.
2.2.1 Pengertian Rancangan Sistem Informasi
Menurut Raymond Mc Leod Jr (199:5) Sistem adalah sekelompok elemen
yang saling berhubungan dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu,
sedangkan kalau dilihat dari pendekatan prosedur sistem adalah bentuk
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dalam
menyelesaikan masalah untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Raymond Mc Leod Jr(1999:30) Informasi adalah menjelaskan
perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah
terjadi dimasa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang
mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersedia dalam bentuk laporan
periodik, laporan khusus dan outputnya dari simulasi matematika.
Berdasarkan dari definisi-definisi diatas bahwa Rancangan adalah suatu
penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen-elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan
14
15
mempunyai fungsi. Sedangkan Sistem Informasi adalah kumpulan prosedur
organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi
pengambilan keputusan atau untuk mengendalikan organisasi adalah sesuatu
yang nyata atau setengah nyata dapat mengurangi derajat ketidakpastian
tentang tentang suatu keadaan. Maka pengertian dari Rancangan Sistem
Informasi adalah suatu rangkaian penggambaran, perencanaan dan pembuatan
sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen-elemen yang terpisah kedalam
satu kesatuan yang utuh dan mempunyai fungsi informassi yang didalamnya
terdapat bagian-bagian yang berhubungan satu sam lain dengan maksud yang
sama yaitu untuk mencapai suatu tujuan dalam rancangan sistem informasi
tersebut.
2.3 Analisa Sistem
2.3.1 Pengertian Analisa Sistem
Pengertian sistem informasi menurut
Menurut Gordon B.Davis (1999:88) analisa sistem adalah berusaha
memendang ke seluruh persoalan dalam konteks meneliti secara sistematis
sasaran sistem.
Menurut Jogiyanto,H.M(19997:129) analisa sistem adalah penguraian
dari sistem informasi yang utu dalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-
permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan yang diiharapkan sehingga dapat diusulkan
15
16
perbaikan-perbaikannya. Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan
oleh seseorang analis sistem adalah sebagai berikut:
1. Indentity, yaitu mengindentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisa sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analis
2.3.2 Peralatan Analisa Data
2.3.2.1 Diagram Arus Data
Menurut Tata Sutabri (2004:163) Diagram arus data (Data Flow Diagram)
disingkat DFD adalah suatu network yang menggambarkan suatu system
automatis atau komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya ,yang
penggambarannnya disusun dalam bentuk kumpulan komponen system yang
saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Diagram arus dat terdiri dari
beberapa yang masing-masing menggambarkan tingkat proses atau yang terjadi
dalam sistem.
Diagram arus data mempunyai empat komponen yaitu :
1. External Entity(Kesatuan Luar) atau Batas Sistem
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem
lingkungan lainnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output
kepada lingkungan luarnya,kesatuan merupakan kesatuan di lingkungan luar
sistem ang dapat berupa orang,organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari
16
17
sistem. Suatu kesatuan dapat disimbolkan dengan kotak atau suatu kotak
dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.
Gambar Kesatuan Luar(External Entity)
2. Proses (Procces)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan
arus yang akan keluar dari proses.
Gambar Proses(Procces)
3. Data Flow (Arus Data )
Arus data (Data Flow) di (Data Diagram) di beri simbol anak panah. Arus data
ini mengalir diantara proses (Proses), Simpanan data (Data Store) dan
Kesatuan Luar (External Entity). Arus data ini menunjukan arus data yang
dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
Gambar Arus data (Data Flow)
17
18
4. Data store (Simpanan Data)
Simpanan data (Data Store),merupakan simpanan data yang dapat berupa
sebagai berikut:
1. Suatu file database di sistem komputer
2. Suatau arsip atau catatan manual
3. Suatu ttabel acuan manual
4. Suatu kotak tempat data di meja seseorang
5. Suatu agenda atau buku
Simpanan data di DFD (Data Flow Diagram)dapat disimbolkan
Media Nama data store
Gambar Data Store (Simpanan Data)
2.3.2.2 Kamus data
Menurut Tata Sutabri,S.Kom (2004:170) kamus data adalah katalog fakta tentang
data dan kebutuhan-kebutuhan informasidari suatu informasi.
Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
akan dicatat. Untuk makasud keperluan ini, maka kamus data harus menurut hal-
hal berikut:
1. Nama arus data, karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang
mengalir di diagram arus data, maka nama dari arus data juga harus dicatat di
kamus data.
2. Alias, alias atau lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias
perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk
orang atau deartemen satu dengan yang lainnya,misalnya bagian pembuat
faktur langganan menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik
18
19
faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang
sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
3. Bentuk data, telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir :
Dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya
tercatat di suatu surat atau dokumen.
Hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya
terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil
cetak komputer.
Hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya
dalam bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses
penerimanya.
Hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir
ini biasanya berbentuk suatu varibel.
Dari simpanan data dibaca oleh suatu proses,data yang mengalir ini
biasanya berupa suatu field (item data).
Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa :
- Dokumen dasar atau surat,dokumen hasil cetakan komputer, laporan
tercetak, tampilan dilayar monitor, variabel, parameter, dan field (item
data).
4. Arus data, arus data menunjukan dari mana data mengalir dan ke mana data
akan menuju. Keterangan ini perlu di catat dikamus data agar mudah mencari
arus data di diagram arus data.
19
20
5. Penjelsan,untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang
dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-
keterangan tentang arus data tersebut. Misalnya nama dari arus data adalah
tembusan permintaan persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai
tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.
6. Periode, periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu
dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan
input data harus dimasukan ke sitem, kapan proses dari program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume, volume yang perlu di catat di kamus data adalah tentang volume rata-
rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan
banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan
volume puncak menunjukan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan
untuk mengidentifikasi besarnya simpanan luar yang akan digunakan,
kapasitas dan jumlah dari alat input,alat pemroses dan alat output.
8. Struktur data, struktur data menunjukan arus data yang dicatat di kamus data
terdiri dari item-item data apa saja.
Simbol-simbol yang ada dalam kamus data yaitu:
= artinya adalah terdiri data
+ artinya adalah dan
( ) artinya adalah opsional
{ } artinya adalah proses literasi
[ ] artinya adalah pilih salah satu alternatif
20
21
* * artinya adalah komentar
@ artinya adalah identifikasi kunci atribut
| | artinya adalah pemisah alternatif simbol
2.3.2.3. Database
Menurut Ramez Elmasri (2000:3) database adalah
1. Penyajian suatu aspek dari dunia nyata
2. Kumpulan data dari berbagai sumber yang secara logika mempunyai
arti implisit
3. Dirancang,dibangun, dan data dikumpulkan untuk suatu tujuan.
Model data dapat dikelompokan berdasarkan konsep pembuatan
deskripsi struktur, yaitu.
1. Model data konseptual menyajikan konsep tentang bagaimana
user memandang atau memperlakukan data.
2. Model data fiskal merupakan konsep bagaiman deskripsi detai
data disimpan ke dalam komputer dengan menyajikan informasi
tentang format rekaman, urutan rekaman, dan jalur pengaksesan
data yang dapat membuat pencarian rekaman data lebih efisien.
3. Model data implementasi merupakan konsep deskripsi data
disimpan dalam komputer dengan menyembunyikan sebagian
detail deskripsi data sehingga para user mendapat gambaran
global bagaimana data disimpan dalam komputer.
21
22
2.3.2.4.Entity Relationship Diagram
Menurut Husni Iskandar Pohan (1997:35), adalah model konseptual yang
mendiskripsikan hubungan antar penyimpangan (dalam DFD). ERD
digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data,
karena hal ini relative kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model
dengan mengabaikan proses yang dilakuakan. ERD memiliki symbo-
symbol yang digunakan untuk menggambarkan model data seperti terdapat
pada tabel berikut:
1. Entitas adalah suatu kumpulan objek atau sesuatu yang dapat di
bedakan atau didefinisikan secara unik.
2. Relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu atau lebih
entity.
3. Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship yang
menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut
4. Atribut Kunci digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik
22
23
5. Atribut komposisi adalah atribut yang memiliki sekelompok nilai
untuk setiap instansi entity
2.4. Ekspedisi Internasioanal
2.4.1. Pengertian Ekspedisi Internasioanl
Ekspedisi Internasioanl adalah perusahaan jasa yang melakukan
pengiriman barang dari luar negeri yang disebut impor dan keluar
negeri yang disebut ekspor baik melalui udara maupun laut dengan
menggunakan jasa perusahaan pemilik kapal (carrier/shipingline).
Perusahaan ekspedisi internasional sering juga disebut EMKL
(Ekspedisi Muatan Kapal Laut) biarpun sebenarnya jasa yang
ditawarkan bukan hanya melalui laut tapi juga darat EMKA
(Ekspedisi Muatan Kereta Api dan Udara).
Proses kerja yang terjadi untuk satu kali pengiriman barang ekspor
disebuah perusahaan ekspedisi dapata dijelaskan tahap-tahap berikut
ini :
1. Menerima Intruksi Pengiriman (Shiping Intruction) dari
Pengirim.
23
24
2. Mengeluarkan Surat Muatan Udara (House Bill Of Loading) atas
pengiriman barang tersebut.
3. Mengirim Intruksi Pengiriman (Shiping Instruction) kepada
perusahaan pemilik kapal (Carrier/Shipping Line)
4. Menerima Master Surat Muatan Udara (Master Bill Of Loading) dari
pemilik kapal (Carrier/Shipping Line).
5. Mengirim Informasi (Pre-alert) kepada agen Ekspedisi di Negara
tujuan.
6. Menerima pemberitahuan pelepasan (release) barang dari agen
Ekspedisi di negara tujuan.
7. Memberikan keterangan Pemberitahuan Kedatangan barang (Notice of
Arrival) kepada Pengirim sebagai pemberitahuan bahwa barang yang
dikirim tersebut sudah diterima dengan baik oleh Pembeli (Buyer) di
negara tujuan.
2.5. Supply Chain Management
2.5.1. Definisi SCM menurut:
- Fortune Magazine (artikel Henkoff,1994)
Sebutan distribusi, logistik atau SCM atau nama apa saja artinya
sama yaitu merupakan proses dimana perusahaan memindahkan
material, komponen dan produk ke pelanggan. Dalama industri
mobil, pakaian, komputer dan bahan-bahan kimia, para eksekutif
meletakkannya sebagai agenda utama. Karena tekanan tinggi untuk
bersaing dengan para kompetitor baik harga maupun kualitas,
24
25
perusahaan berusaha memperolehnya dengan kemampuan mereka
dalam hal mengirim barang dalam jumlah yang tepat, lokasi tepat
dan tepat waktu.
- Ross(1998)
SCM adalah filosofi manjemen yang secara terus-menerus mencari
sumber-sumber fungsi bisnis yang kompeten untuk digabungkan
baik dalam perusahaan maupun luar perusahaan seperti mittra
bisnis yang berada dalam satu supply chain untuk memasuki sistem
suplly yang berkompetitif tinggi dan memperhatikan kebutuhan
pelanggan, yang berfokus pada pengembangan solusi inovatif dan
sinkronisasi aliran produk, jasa dan informasi untuk menciptakan
sumber nilai pelanggan (costumer value) yang berssifat unik.
- Martin (1998)
SCM adalah jaringan organisasi yang melibatkan hubungan
upstream dan dowstream dalam proses dan aktivitas yang berbeda
yang memberi nilai dalam bentuk produk dan jasa pada pelanggan.
Contoh : pabrik pembuat kemeja adalah 2 bagian suplly chain yang
menghububngkan upstream (melalui pengusaha kain kepada
pengusaha serat/kapas) dan downstream (melalui distributor dan
retail pada pelanggan akhir).
- Stanford Supply Chain Forum (1999) yang dicetuskan oleh Kepala
Forum Hau Lee
25
26
SCM berhubungan erat dengan aliran manajemen material,
informasi dan finansial dalam suatu jaringan yang terdiri dari
supplier, perusahanaan, distributor dan pelanggan.
- Simchi-Levi et al. (1999,p.l).
SCM merupakan serangkaian pendekatan yang diterpkan untuk
mengintegrasi supplier, pengusaha, gudang (warehause) dan
tempat penyimpanan lainya secara efisien sehingga produk
dihasilkan dan didistribusikan dengan kuantitas yang tepat,lokasi
tepat dan waktu untuk memperkecil biaya dan memuaskan
kebutuhan pelanggan.
2.5.2. Struktur Jaringan Supply Chain
Supply Chain Management terdiri atas 3 elemen yang saling terikat satu
sama lain,yaitu :
1. Struktur jaringan supply chain adalah Jaringan kerja anggota supply
chain lainnya.
2. Proses bisnis supply chain adalah Aktifitas-aktifitas yang
menghasilkan nilai keluaran tertentu bagi pelanggan.
3. Komponen manjemen supply chain adalah variabel-variabel manjerial
dimana proses bisnis disatukan dan disusun sepanjang supply chain.
Pelaksanaan Supply Chain Mangement meliputi pengenalan anggota
supply chain dengan siapa dia berhubungan, proses apa yang perlu
dihubungkan dengan tiap anggota inti dan jenis penggabungan apa
yang diterapkan pada tiap proses hubungan tersebut.
26
27
Tujuannya adalah memaksimalkan persaingan dan keuntungan bagi
perusahaan dan seluruh anggotanya, termasuk pelanggan akhir.
Kerangka kerja Supply Chain Management : Elemen-elemen dan
keputusan Penting.
2.What processes should be
linked with each of these key
supply cahin member
Supply chain
bussines
prosesses
Supply chain Supply chain
managent network
component structure
3. What level of integration and 1.Who are the key supply
mangement should be applied for chain members with whom
each proces link to link processes
27
28
Sumber : Douglas M.Lambert.Marta C.Cooper, and Janus D.Pagh “Supply Chain
Management : Implementation Issues and Research Opportunities. ”The
International Journal of Logistics Management 9.no.2(1998).p.4.
2.5.2.1.Identifikasi Anggota Supply Chain
Anggota Supply Chain meliputi semua perusahaan dan organisasi yang
berhubungan dengan perusahaan fokal baik secara langsung maupun tidak
langsung melalui supllier atau pelanggan dari point of origin hingga point
of comsumption.
Primary members (anggota primer) : semua perusahaan/unit bisnis
strategik yang benar-benar menjalankan aktivitas operasional dan
manajerial dalam proses bisnis yang dirancang untuk menghassilkan
keluaran tertentu bagi pelanggan atau pasar.
Anggota Sekunder (Secondary members): perusahaan-perusahaan yang
menyediakan sumber daya, pengetahuan, utilitas atau aset-aset bagi
anggota primer di supply chain. Misalnya : agen-agen ekspedisi yang
menyewakan truk, bank-bank yang memberi pinjaman uang bagi retail,
perusahaan-perusahaan yang menyediakan peralatan produks, pencetak
brosur dan semua anggota yang tidak secara langsung berpartisipasi atau
member nilai tambah proses dari perubahan masukan menjadi keluaran
untuk pelanggan akhir.
Perusahaan yang sama bertindak sebagai anggota primer maupun
sekunder, contohnya perusahaan OEM (Original Equipment Manufacturer)
yang membeli peralatan produksi pada seorang supllier. Sepanjang OEM
28
29
membuat produk baru dan berhubungan erat dengan supllier ini maka
supllier ini termasuk anggota primer. Tapi bila ditinjau dari proses
manajemen aliran produksinya, karena penyediaan alat tidak secara
langsung dengan sendirinya menambah nilai pada keluaran proses,
walupun ada nilai tambah maka supplier termasuk anggota sekunder.
Melalui definisi anggota primer dan sekunder diperoleh pengertian the
point of origin dari supply chain adalah titik dimana tidak ada supplier
primernya. Semua supplier adalah anggota sekunder, sedangkan point of
consumption adalah titik dimana tidak ada pelanggan utama.
2.5.2.2.Dimensi Struktural Jaringan
- Struktur Horizontal
Meliputi sejumlah tiers yang ada pada supply chain, jaringannya bisa
panjang juga bisa pendek.
- Struktur Vertikal
Meliputi sejumlah supplier/pelanggan yang mewakili tiap tingkat tiers.
- Posisi Horizontal Perusahaan
Sebuah perusahaan dapat diposisikan berada atau dekat dengan sumber
supply atau pelanggan akhir atau di suatu tempat antara poin-poin akhir
dari supply chain.
2.5.2.3.Jenis-jenis Jaringan Proses Bisnis
Menyatukan dan mengatur semua proses bisnis melalui supply chain tidak
akan seefektif denga hasil yang ingin dicapai. Harus ada pemisahan mana
jaringan yang benar-benar penting.
29
30
Ada 4 jenis jaringan proses bisnis ini yaitu :
1. Managed Process Links.
Jaringan dimana perusahaan fokal merasa penting untuk bersatu dan
berkolaburasi dengan anggota lain dari supply chain. Pada gambar
dibawah, diberi garis tebal. Dimana perusahaan fokal akan aktif bersatu
dan mengatur proses dengan pelanggan dan supplier tier 1.
2. Monitored Process Links
Dibandingkan dengan Managed Process Links, pada proses ini
perusahaan fokal tidak begitu aktif terlibat, memang penting bagi
perusahaan fokal untuk menyatukan dan mengatur secara tepat dengan
anggota perusahaan lainnya, tapi perusahaan fokal hanya secara berkala
meninjau atau mengaudit bagaimana tiap garis disatukan atau diatur.
Pada gambar dibawah ditandai dengan garis tebal tanda panah.
3. Not-Managed Procces Links.
Perusahaan fokal tidak terlibat secara aktif dan tidak juga meninjau
sekritis hubungan di atas. Perusahaan mempercayakan anggota lain
yang mengaturnya. Ditandai dengan garis tipis.
4. Nonmember Process Links
Proses antara anggota-anggota perusahaan fokal dengan non-anggota
dari supply chain. Non-anggota tidak termasuk dalam struktur jaringan
supply chain perusahaan fokal tetapi mereka dapat dan sering memberi
pengaruh pada perusahaan fokal dan anggota-anggota lainnya. Ditandai
dengan garis tipis tanda panah.
30
31
Tier 3 to Tier 2 Tier 1 Tier 1 Tier 2 Tier 3 to
Initial Suppliers Suppliers Consumers Consumers Consumers/
suppliers and customers
1
Tier 3 to n Suppliers 1
2
1
2
n
n n
1 1
Consumers/end customers
Initial Suppliers
n 1
2 2
1 n
Tier 3 to n Suppliers
2
3 1 n
3
n 1
n
n
1 1 2
n
n n
Managed process links
Monitor procces links
Notmanaged process links
Nonmember of process links
Fokal company
Members of fokal company’s supply chain
Nonmember of the fokal cmpany’s supply chain
Sumber : Douglas M.Lambert.Marta C.Cooper,and Janus D.Pagh “Supply Chain
Management :Implementation Issues and Research Opportunities.”The
International Journal of Logistics Management 9.no.2(1998).p.7.
31
32
2.5.3. Proses Bisnis Supply Chain
Bila dua perusahaan membina hubungan, aktivitas-aktivitas internal
mereka akan terhubung dan tersusun bersama diantara keduanya.sebagai
contoh, aktivitas internal perusahaan dihubungkan dan mempengaruhi
aktivitas distributor, dan sebaliknya juga dapat berhubungan dengan
aktivitas internal retail berhubungan dan mempengaruhi pelanggan akhir.
Dengan demikian, keberhasilan Supply Chain Management memerlukan
perusahaan dari fungsi individual untuk menyatukan aktivitas-aktivitas
pada proses bisnis inti supply chain dan mengkoordinasikannya.
Sebelum menguraikan proses bisnis inti supply chain yang terdiri dari 8
proses, perlu ditambahkan keberhasilan Supply Chain Management juga
memerlukan :
- Dukungan sumberdaya manusia, kepemimpinan dan komitmen untuk
berubah.
- Memahami sejauh mana perubahan yang diperlukan.
- Menyetujui visi dan proses inti Supply Chain Management.
- Komitmen pada perlunya sumber daya dan kekuasaan atau wewenang
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Berikut ini akan diuraikan proses-proses bisnis inti Supply Chain Mangement :
1. Customer Relationship Management (CRM)
Langkah pertama Supply Chain Management adalah mengidentifikasi
pelanggan utama atau pelanggan yang kritis dengan misi dagang perusahaan.
Rencana bisnis adalah titik awal indentifikasi. Tim pelayanan pelanggan
32
33
(Customer Service) membuat dan melaksanakan program-program bersama,
persetujuan produk dan jasa ditetapkan pada tingkat kinerja tertentu untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan.
Untuk pelanggan baru, kembangkan komunikasi dan prediksi yang lebih baik
atas demand pelanggan. Lalu tim customer service bekerjasama dengan
pelanggan mengidentifikasi dan menghilangkan sumber-sumber variabelisasi
demand. Dan terakhir para manager mempelajari evaluasi-evaluasi tersebut
untuk menganalisa pelayanan seperti apa yang akan diberikan pada pelanggan
tersebut juga keuntungan yang diperoleh.
2. Customer Service Management (CSM)
Sumber tunggal informasi pelanggan yang mengurus persetujuan produk dan
jasa. Customer Service memberitahukan pelanggan informasi mengenai
tanggal pengiriman dan ketersediaan produk melalui hubungannya dengan
bagian produksi dan distribusi. Pelayanan setelah penjualan juga perlu, intinya
harus secara efisien membantu pelanggan mengenai aplikasi dan rekomendasi
produk.
3. Demand Management
Proses ini harus menyeimbangkan kebutuhan pelanggan dengan kemamppuan
supply perusahaan, menentukan apa yang akan dibeli pelanggan dan kapan
waktunya. Sistem manajemen demand yang baik menggunakan data point of
sale, data pelangggan inti unuk mengurangi ketidakpastian dan aliran yang
efisien melalui supply chain.
33
34
4. Customer Pesanan Fulfillment
Proses penyelesain pesanan ini secara efectif memerlukan integrasi rencana
kerja antar produksi, distribusi dan transportasi. Hubungan dengan rekankerja
yakni anggota primer supply chain dan anggota sekunder diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan dan mengurangi total biaya kirim ke
pelanggan.
5. Manufacturing Flow Management
Biasanya perusahaan memproduksi barang lalu dibawa ke bagian distribusi
berdasarkan ramalan historik. Produk dihasilkan untuk memenuhi jadwal
produksi seringkali produk yang salah mengakibatkan persediaan yang tidak
perlu, meningkatkan biaya penanganan/penyimpanan dan pengiriman produk
terhambat. Dengan Supply Chain Management, produk dihasilkan berdasarkan
kebutuhan pelanggan. Jadi barang produksi harus fleksibel dengan perubahan
pasar. Untuk itu diperlukan kemampuan berubah secara cepat untuk
menyesuaikan dengan variasi kebutuhan massal. Untuk mencapai proses
produksi tepat waktu dengan ukuran lot minimum, manager harus fokus pada
biaya-biaya setup atau perubahan yang rendah termasuk merekayasa ulang
proses, perubahan dalam desain produk dan perhatian pada rangkaian produk.
6. Procurment
Membina hubungan janka panjan dengan sekelompok supplier dalam arti
hubungan win-win relationship akan mengubah sistem beli tradisonal.
Melibatkan supplier sejak tahap desain produk akan mengurangi siklus
pengembangan produk dan juga koordinasi antara enginering, purchasing dan
34
35
supplier pada tahap akhir desain untuk mempercepat transfer data dan
komunikasi, purchasing dapat menggunakan jasa EDI.
7. Pengembangan Produk dan Komersialisasi
Untuk mengurangi waktu masuknya produk ke pangsa pasar, pelanggan dan
supplier seharusnya dimasukan kedalam proses pengembangan produk. Bila
siklus produk termasuk singkat maka produk yang tepat harus dikembangkan
dan dilauncingkan pada waktu singkat dan tepat agar perusahaan kuat
bersaing.
Manager pengembangan produk dan komersialisasi seharusnya:
- Mengkooordinasi dengan CRM untuk mengidentifikasi kebutuhan-
kebutuhan pelanggan yang telah tertampung maupun yang belum
tertampung.
- Memilih material dan supplier yang berhubungan dengan bagian
procurment .
- Mengembangkan tekonologi produksi dan aliran produksi untuk
mengakses kemampuan produksi dan integrasi kedalam aliran supply
chain yang terbaik untuk penggabungan produk/pasar.
8. Retur
Proses manjemen retur yang efektif memungkinkan kita mengidentifikasi
produktivitas kesempatan memperbaiki dan menerobos proyek-proyek agar
dapat bersaing. Retur di Xerox berupa peralatan, komponen, supplier dan
competitive trade-ins. Ketersediaan retur (return to available) adalah
pengukuran waktu siklus yang diperlakuakan untuk mencapai pengembalian
35
36
aset (return on asset) pada status yang digunakan. Pengukuran ini penting bagi
pelanggan yang memerlukan produk pengganti dalam waktu singkat bila
terjadi produk gagal. Selain itu,perlengkapan yang digunakan untuk scrap dan
waste dari bagian produksi diukur pada waktu organisasi menerima cash.
2.5.4. Komponen-komponen Manjemen SCM
Komponen-kompnen manajemen bersifat kritis dan fundamental bagi
keberhasilan SCM karena di butuhkan untuk menunjukan dan menentukan
bagaimana setiap jaringan proses di satukan dan disusun. Tingkat integrasi
dan manajemen sebuah jaringan proses bisnis merupakan fungsi dari
angka dan tingkat yang disusun dari yang rendah sampai yang tinggi dari
komponen-komponen yang ditambahkan ke jaringan. Penambahan
komponen-komponen manajemen atau peningkatan tingkat tiap komponen
dapat meningkatkan tingkat integrasi dari jaringan proses bisnis tersebut.
Literatur SCM, rekayasa ulang proses bisnis dan hubungan buyer-supplier
menganjurkan diperbanyak kemungkinan komponen yang harus menerima
perhatian manajerial ketika mengatur hubungan supply chain. Tiap
komponen dapat memiliki beberapa subkomponen diman kepentingannya
dapat berubah-ubah sesuai dengan proses yang sedang disusun.
Tetapi komponen-komponen utamanya adalah :
Metode perencanaan dan pengendalian
Struktur aliran kerja/aktivitas kerja
Struktur organisasi
Struktur fasilitas aliran komunikasi dan informasi
36
37
Struktur fasilitas aliran manajemen
Metode manajemen
Struktur wewenang (power) dan kepemimppinan (leadership)
Struktur risiko dan reward
Budaya dan sikap
Penjelasan dari koomonen-komponen utama adalah
Metode Perencanaan dan pengendalian.
Perencanaan dan pengendalian operasi merupakan kunci utama untuk
organsasi atau supply chai ke arah yang diinginkan, perencanaan yang
meliputi banyak aspek akan brpengaruh penting pada kebrhasilan
supply chain. Walaupun kompoonen-komponen yang lain dapat di
tekankan pada waktu yang berbeda selama siklus pelaksanaan supply
chain, tetapi dengan adanya perencanaan, pelaksanaannya akan
melebihi tahap-tahap tersebut. Aspek pengendalian sendiri berfungsi
sebagai kinerja pengukuran terbaik untuk mengukur keberhasilan
supply chain.
Struktur Aliran Kerja/Aktivitas Kerja
Struktur aliran kerja/aktivitas kerja menunjukan bagaimana perusahaan
menyampaikan tugas-tugas dan aktivita-aktivitasnya. Tingkat integrasi
proses-proses yang melalui supply chain merupakan pengukuran
struktur organisasi.
37
38
Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat berdasarkan perusahaan individu dan supply
chain. Kegunaan dari tim cross-fungtional menyarankan suatu
pendekatan proses. Bila tim ini melewati perbatasan organisasi,
misalnya personil supplier dalam pabrik, supply chain tersebut
seharusnya menjadi lebih bersatu.
Struktur Fasilitas Aliran Komunikasi dan Informasi
Struktur fasilitas aliran informasi memiliki pengaruh yang kuat pada
keefisienan supply chain dan merupakan komponen utama yang
menyatukan sebagian atau seluruh bagian supply chain.
Struktur Fasilitas Aliran Produk
Struktur fasilitas aliran produk berhubungan dengan jaringan struktur
sourcin, produksi dan distribusi supply chain. Dengan pengurangan
persediaan, lebih sedikit gudang yang akan dibutuhkan. Persediaan
memang diperlukan dalam sistem, tetapi penyimpanan sejumlah
persediaan pada bagian tertentu kadang-kadang bisa tidak
proporsional. Bila persediaan barang belum jadi atau barang setengah
jadi lebih murah daripada persediaan barang jadi, anggota-anggota
upstream akan lebih seluruh anggota.
Pokok persoalan struktur produk termasuk bagaimana mengkoordinasi
perkembangan produk baru,yaitu supply chai dan portpolio produk.
Kekurangan koordinassi dalam perkembangan produk baru dapat
mengakibatkan ketidakefisienan dalam produksi, tetapi juga beresiko
38
39
atas pemberian informasi yang tidak tepat. Kerumitan produk akan
mempengaruhi jumlah supplier atas komponen-kompoonen yang
berbeda dan tantangan dari penyatuan supply chain.
Metode Manajemen
Metode manajemen meliputi filosofi perusahaan dan tekhnik
manajemen. Sulit untuk menyatuka struktur organisasi top-down
dengan struktur buttom-up. Tingkat keterlibatan manjemen dalam
operasi sehari-hari dapat berbeda antar anggota supply chain.
Struktur Wewenang dan Kepemimpinan
Struktur wewenang dan kepemimpinan melalui supply chain akan
mempengaruhi formatnya. Satu pemimpin yang kuat akan
mengendalikan arah supply cain. Selam ini oleh ada stu dua pemimpin
yang kuat diantara perusahaan-perusahaan karena latihan atau
kekurangan tenaga akan mempengaruhi tingkat komitmen dari
anggota-anggota supply chain lainnya.
Sharing Resiko dan Reward
Antisipasi dari sharing resiko dan reward melalui supply chain
mempengaruhi komitmen jangka panjang anggota-anggotany.
Pencatatan pada supplier Toyota menunjukan komitmen Toyota
kepada supplier lainnya dan keberadaan dari anggota supply chain
lainnya.
39
40
Budaya dan Sikap
Menghubungkan budaya dan sikap-sikap individu memerlukan
waktu, tetapi diperlukan beberapa tingkat supply chain sebagai
jaringan yang terkoordinasi. Aspek-aspek budaya meliputi
bagaiman pegawai dihargai dan digabungkan ke dalam manajemen
dari perusahaan tersebut.
Komponen-kompoonen Manajemen dapat dibagi menjadi dua
kelompok:
Kelompook I : Kelomok fisik dan teknik, meliputi komponen-
komponen yang berwujud, nyata, dapat diuur dan mudah diubah
komponennya. Banyak sumber menunjukan bahwa bila kelompok
komponen-komponen manajemen ini hanya mendapat pusat
perhatian pihak manajerial, pelaksana supply chain mungkin akan
gagal.
Kelompok II : Kompoonen-kompoonen manajerial dan prilaku
komponen-komponen ini kurang nyata dan tampak serta seringkali
sulit untuk dinilai dan diubah. Komponen manajerial dan prilaku
menetapkan sikap organisasi dan berpengaruh pada bagaimana
implementasi komponen-komponen manjemen fisik dan teknik.
Jika komponen-koomponen manjerial dan prilaku tidak diluruskan
untuk mengendalikan dan memperkuat sikap oorganisasi yang
mendukung operasi dan tujuan supply chain, kemungkinan supply
chain tersebut akan kurang kompetitif dan menguntungkan. Jika
40
41
satu atu lebih komponen dalam kelompok fisik dan teknik diubah,
komponen-komponen manajemen dalam kelompok manajerial dan
prilaku dapat diatur ulang. Sebagai akibatnya dasar untuk
keberhasilan SCM adalah pemahaman pada tiap komponen-
komponen manajemen dan ketergantungannya satu sama lain.
Hewiit menyatakan bahwa manajemen proses bisnis intra dan inter
perusahaan, ataupun desain ulang akan berhasil hanya jika disadari
sebagai proses perubahan multikomponen yang dengan tegas dan
serentak menuju seluruh komponen-komponen SCM.
Komponen-komponen fisik dan teknik mudah dimengerti dan
diterapkan. Sebagai contoh, suatu perusahaan menyatukan
permintaan proses manajemennya melalui empat jaringan dengan
menerapkan kompnen-komponen berikut : metode perencanaan
dan pengendalian, struktur aliran fasilitas komunikasi dan
informasi, struktur lairan kerja/aktivitas kerja dan struktur fasilitas
aliran produk sedangkan komponen-komponen manajerial dan
prilaku tidak diterpakan. Umumnya, manajer-manajer tidak
mengerti komonen-komonen manajerial dan prilaku akan
mengalami banyak kesulitan dalam plaksanaannya dibandingkan
dengan komponen-komponen fisik dan teknik.
Rancangan Supply Chain (Supply Chain Desing)
Manajemen suatu perusahaan seharusnya terlibat dalam proses
rancangan supply chain saat sedang memperkenalkan produk baru atau
41
42
ketika keberadaan supplychain mengecewakan. Proses rancangan
supply chain:
1. Membuat tujuan supply chain
2. Merumuskan strategi supply chain
3. Menentukan alternatif struktur supply chain
4. Mengevaluasi alternatif struktur supply chain
5. Memilih struktur supply chain
6. Menentukan alternatif untuk anggota-anggota individu supply chain
7. Mengevaluasi dan memilih anggota-anggota individu supply chain
8. Mengukur dan mengevaluasi hasil supply chain
9. Mengevaluasi alternatif supply chain bila kinerja tujuan tidak
tercapai atau terdapat pilihan-pilihan baru yang lebih menarik.
Perspektif Pengusaha
Pengusah memiliki kekuatan pasar bila pelanggan membeli produknya.
Pada kasus ini retai dan pedagang grosir akan merasa khawatir terhadap
pasar, bisa jadi karena keberadaan pengusaha baru dan produk-produk
baru yang akan turut bersaing menarik pelanggan juga. Dengan
meningkatnya penggabungan pengusaha, pedagang grosir dan retail
baik nasional maupun global akan menghasilkan kekuatan pada retail
bila mereka telah mengakses sejumlah besar konsumen. Penggabungan
pengusaha mengahsilkan pengurangan sekumpulan supplier global yang
memproduksi barang-barang subsitusi kepara konsumen.
42
43
Pengusaha kecil kurang dikenal akan menemukan kesulitan menarik
para anggota supply chain baik untuk keberadaannya di pasaran
maupun penawaran produk baru. Misalanya terlihat dari seorang
pengusaha yang memiliki kekurangan kekuatan pasar ketika memasuki
negosiasi supply chain. Selain itu, finansial juga menentukan
kemampuan seorang pengusaha untuk menampilkan fungsi-fungsi
marketing secara internal, sedangkan pengusaha-pengusaha kecil
umumnya tidak mampu menyalurkan secara langsung kepada retail
atau secara geografis mengedarkan pada pelanggan industri dan oleh
karena itu harus bergantung pada pedagang-pedagang grosir.
Tambahan lagi pada beberapa lokasi yang menrima perantara tidak
tersedia di beberapa jalur perdagangan. Bahkan pengusaha dari full
line produk yang secara geografis telah menghimpun para pelanggan
juga menemukan saluran langsung untuk beberapa produk dan
pelanggan, sebagai contoh, banyak perusahaan farmasi telah
meningkatkan penggunaan pedagang-pedagang grosir pada pasar yang
difokuskan agar dapat memberikan tingkat pelayanan yang semestinya
pada para pelanggan.
Perspektip Pedagang Grosir (The Wholesalers perspective)
Kekuatan pedagang glosir lebih besar bila retailer memesan sejumlah
kecil dari tiap produk pengusaha atau para pengusaha yang terlibat
telah membatasi sumber-sumber finansial. Untuk beberpa produk
seperti peralatan whirpool, perhiasan dan pakaian, harga perunit dan
43
44
batas marjin akan cukup besar bila pengusaha menjual secara langsung
kepada para retail, walaupun item terjual untuk tiap retailer sedikit.
Tetapi para pengusaha dari item-item low-value atau low-margin
seperti rokok dan beberpa jenis item makanan akan memperoleh
keuntungan walau hanya menjual melalui pedagang grosir, meskipun
setiap retail dapat memesan dalam kuantitas yang relatif besar.
Kekuatan finansial pedagang glosir dan distributor menentukan jumlah
pelayanan yang dapat mereka berikan. Setiap pelayanan menunjukan
kesempatan yang menguntungkan selain resiko dan biaya yang
berhubungan. Kehadiran dan ketidakhadiran perusahaan lain yang
menawarkan pelayanan yang sama mempengaruhi kekuatan pasar dari
pedagang grosir secara individu. Secara tradisional para pedagang
grosir telah bersifat kedaerahan dalam lapangan. Seperti industri
farmasi, para pedagang grosir telah melakukan merger. Cardinal
Health, Mc Kesson dan Bergen Brunswig merupakan pedagang grosir
farmasi yang telah bersifat nasioanl dalam bidangnya. Secara bersama
mereka mengendalikan lebih dari setengah bisnis grosir obat-obatan di
Amerika.
Perspektif Retail
Retail muncul ketika mereka menyediakan bermacam-macam produk
penting, ketersdiaan produk, harga dan image pada pasar geografik
yang telah ditentukan. Tingkat preferensi pelanggan (kestiaan
dikarenakan jasa pelanggan dan kinerja harga/nilai) yang dinikmati
44
45
retail secara langsung empengaruhi kemampuannya untuk bernegosiasi
dengan anggota supply chain lainnya. Kecakapan finansial dan ukuran
retail juga menentukan juga menentukan tingkat pengaruhnya pada
anggota-anggota lainnya.
2.5.5. Pertimbangan Rancangan Supply Chain
Tujuan Ulasan Pasar (Market Coverage Objective)
Untuk membuat tujuan ulasan pasar, manajemen harus
mempertimbangkan perilaku pembeliaan pelanggan, tipe distribusi,
struktur supply chain, dan tingkat pengendalian yang dibutuhkan agar
kekebehasilan.
Perilaku Pembelian Pelanggan (Customer Buying Behavior)
Motif pembelian dari segmen potensial pelanggan harus ditentukan untuk
mendesain supply chain secara efisien dan efektif. Analisa ini
memugkinkan desainer untukk menentukan segmen retail yang paling
mampu mencapai target pasar. Bagian marketing industri juga harus
mengidentifikasi pengguna yang brpotensial dan menentukan bagaiman
para pelanggan ini akan membuat keputusan para pembeli dalam industri
bergantung pada perusahaan pengguna, perusaha perlengkapan original
atau distributor.
45
46
Tipe Distribusi
Terdapat tiga tipe dasar distribusi yang dapat digunakan untuk membuat
produk tersdia bagi para konsumen :
1. Distribusi insentif
2. Distribusi selektif
3. Distribusi eklushif
Pada distribusi intenshi, produk-produk dijual sebanyak mungkin ke retail
atau pedagang grosir. Distribusi intenship cocok untuk produk-produk
seperti permen karet, minuman ringan, roti, film dan rokok diman faktor
utama ang mempengaruhi keputusan pembelian adalah comvenience
(kepentingan). Produk-produk industri yang membutuhkan distribusi
intensif meliputi pensil, penjepit kertas, tape transparan, map file, kertas
ketik master transfaran, sekrup, dan paku.
Pada distribusi, toko yang dapat menjual produk terbatas, tetapi tidak
untuk tingkat dealing eksklusif. Dengan cara berhati-hati memilih
pedagang grosir dan retail, pengusaha dapat berkosentrasi pada rekening
yang menguntungkan dan mengembangkan hubungan kerja yang solid
untuk meyakinkan bahwa produk dijual selayaknya. Produsen tersebut
dapat juga membatasi sejumlah toko retail jika produk membutuhkan
pelayanan yang speial atau dukungan penjualan. Distribusi selektif dapat
digunakan untuk produk yang dikatagorikan seperti sandang, peralatan,
televisi, perlengkapan stereo, perabotan rumah dan perlengkapan rumah
tangga.
46
47
Bila toko tunggal diberikan hak eklushif untuk menjual produk daerah
tertentu, maka pengaturan ini disebut dengan distribusi eklushif.
Produk-produk seperti otomobil, beberapa peralatan utama, beberpa jenis
perabotan, dan beberapa macam pakaian tertentu yang menikmati tingkat
brand loyalty yang tinggi mungkin disalurkan bila saluran pengendalian
diangggap penting. Distribusi eklushif dapat meningkatkan image produk
dan memungkinkan perusahaan memberikan harga retail yang lebih tinggi.
Kadangkala pengusaha menggunakan brand multiple untuk menawarkan
distribusi eklushif bagi lebih dari satu retail atau distributor. Distribusi
eklushif lebih sering terjadi pada tingkat perdagangan grosir dibandingkan
tingkat retail. Pada umumnya, distribusi eklushif dimanfaatkan untuk
saluran-saluran tidak lansung dengan dua cara atau lebih perantara.
Struktur Supply Chain
Berdasarkan kebutuhan pelanggan dan tipe distribusi yang ditentukan
manajemen harus memilih institusi supply chaim untuk bagian inbound
dan outbound supply chain.
Faktor-faktor yang dipertimbangkan ketika proses pemilihan anggota-
anggota supply chain meliputi :
1. Kekuatan Finasial
2. Kecakapan
3. Kemampuan menjaring proses
4. Kemampuan berkembang dengan bisnis
5. Persaingan supply chain
47
48
Karakteristik Produk
Sembilan karakteristik produk yag seharusnya dianalisis oleh perancang
1. Nilai Produk (The Product’s Value)
2. Dasar-Dasar Teknis Produk (The Technicality of the Product)
3. Tingkat Dukungan Pasar (The Degre of Market Acceptance)
4. Tingkat Kemampuan Subsitusi (The Degre of Subtitutability)
5. Bulk Produk (The Product’s bulk)
6. Kemampuan produk jangka panjang (The Product Perishability)
7. Tingkat Konsentrassi Pasar (The Degre of Market Concentration)
8. Musiman (Seasonality)
9. Batas Kedalaman dan Kelebaran Lini Produk ( The Widht an Depth of
The Product Line)
2.5.6. Sasaran Customer Serviice
Pengukuran Customer Service dalam beberapa Perihal
1. Tingkat Ketersedian Produk
Pengukuran Customer Service yang paling penting adalah ketersediaan
dalam masa siklus pesanan yang diterapkan. Pengukuran ketersediaan
yang lazim adalah jumlah pesanan yang dikirimkan secara lengkap
dalam periode waktu waktu yang ditetapkan sebagi persentase dari
total pesanan yang diterima. Pengukuran yang dipilih seharusnya
mencerminkan pandangan pelanggan Customer Service. Ukuran
terbaik Customer Service mencerminkan kepentingan produk kepada
pelanggan dan kepentingan pelanggan kepada perusahaan tersebut.
48
49
2. Kecepatan dan ketepatan Siklus Pesanan Pelanggan.
Siklus pesanan merupakan waktu yang berlalu diantara penempatan
pesanan pelanggan dan masa produk diterima. Kemampuan untuk
secara konsisiten mencapai masa siklus pesanan yang ditargetkan
mempengaruhi jumlah persediaan yang disimpan melalui supply chain.
Konsekuensinya, kecepatan dan ketepatan siklus pesanan merupakan
faktor-faktor utama dalam rancangan supply chain. Kebanyakan
pelanggan lebih menyukai pelayanan yang konsisten dibandingkan
pelayanan yang cepat, konsisten membantu mereka merencanakan
tingkat persediaan yang lebih banyak dibandingkan cepat tetapi dengan
siklus pesanan yang sering berubah-ubah.
3. Komunikasi yang berada diantara penjual dan pelanggan berhubungan
dengan kemampuan perusahaan untuk menyediakan informasi
mutakhir kepada pelanggan yang berkenan seperti faktor-faktor status
pesanan, penjelasan pesanan, status back pesana, konfirmasi pesanan,
subsitusi produk, kekurangan produk serta permintaan informasi
produk. Kegunaan sistem informasi otomatis biasanya menghasilkan
beberapa kesalahan dalam pengapalan, pemungutan, pengepakan,
labeling dan dokumentasi. Kemampuan anggota supply chain untuk
menyediakan sistem komunikasi yang baik merupakan faktor utama
dalam rancangan supply chain.
49
50
2.5.7. Rekayasa Ulang Perbaikan pada Supply Chain
Teknik rekayasa ulang (reengenering) merupakan sebuah proses yang
ditunjukan pada perubahan produksi yang berubah secara cepat. Michael
Hammer dan James Champy mendefinisikannya sebagai pemikiran
kembali yang fundamental dan rancangan ulang yag radikal dari proses
bisnis untuk mencapai perbaikan yang dramatis dalam ukuran jaman
sekarang yang kritis dari kinerja seperti biaya, kualitas pelayanan dan
kecepatan.
Tiga tahap dalam proses rekayasa ulang :
1. Penemuan fakta
2. Pengidentifikasi area-area untuk perbaikan menuju proses desain ulang
business.
3. Perbaikan-perbaikan yang kreatif
Tahap penemuan fakta merupakan pengujian terhadap sistem-sistem
mutakhir, prosedur-prosedur dan aliran-aliran peekerjaan. Kuncinya
adalah menempatkan fakta-fakta terpisah dari pendapat-pendapat.
Dilengkapi dengan fakta-fakta yang terkumpul pada tahap pertama, tim
rekayasa ulang mengidentifikasi bagian-bagian yang akan diperbaiki.
Tim tersebut menganalisa dimana nilai ditambahkan untuk pelanggan
akhir dengan perhatian khusus dalam batas kontak pelanggan dan
transfer informasi produk yang selama ini belum efektif atau belum
efisien. Setelah identifikasi, tim rekayasa ulang memasuki tahap kreatif
proses perancangan ulang bussiness dan aliran informasi. Hasilnya
secara fundamental mengubah siifat dasar kerja dan kinerjanya.
50
51
BAB III
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
PT SAMUDERA PERDANA TRANSPORTAMA
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Samudera perdana transportama adalah sebuah perusahaan jasa ekspedisi
Internasional yang melayani pengiriman barang dari dan luar negeri atau yang
disebut dengan istilah ekspor impor yang didirikan pada tahun 19995.
Perusahaan ini didirikan oleh Untung Budiono. Dalam kurun waktu yang
relatif singkat perusahaan ini kemudian juga membuka beberapa cabang antara
lain Bandung, Surabaya, Semarang, Denpasar, Yogjakrta, Solo dan Cikarang
dengan kantor pusat yang berkedudukan di Jakarta Pusat tepatnya Cempaka
Putih Timur 25 No 1 RA di Indonesia. Didukung juga dengan dimilikinya
gudang tempat penampungan barang kiriman tempat dimana barang di paking
kembali dan marking membuat pelanggan lebih mudah untuk mempercayakan
kirimannya kepada perusahaan ini.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Sebagai perusahaan jasa yang melayani pengiriman barang dari dan keluar
negeri PT Samudera Perdana Transpotama melayani pelanggan dengan prinsip
bahwa dengan memberikan layanan yang memuaskan akan membuat
pelanggan tidak berpaling kepada perusahaan jasa yang lain.
51
52
Disamping memberikan harga jasa pengiriman barang yang sangat kompetitif
PT Samudera Perdana Transpotama juga berkomitmen untuk memberikan
pelayanan yang lebihbaik kepada pelanggan dengn ketepatan waktu
pengiriman. Hal ini membuat PT Samudera Perdana Transpotama mempunyai
banyakk pelanggan dari perusahaan-perusahaan besar yang mempercayakan
pengiriman barangnya.
3.3 Struktur Perusahaan
PT. Samudera Perdana Transpotama
HEAD OFFICE JAKARTA
Organization Chart of Key Personnel
CHAIRMAN
MANAGING
DIRECTOR
SECRETARY
BRANCH EKSPORT IMPORT GOVERMENT SALES FINANCE WAREHAUSE
MANAGER OPERATION OPERATION SERVICE REPRESNTATIVE
52
53
3.4 Tugas dan Tanggung Jawab
1. Chairman
Chairman adalah pemilik perusahaan dan berhak penuh atas keuntungan
perusahaan. Sebagai pemilik perusahaan chairman juga adalah pemegang
keputusan tertinggi di perusahaan dalam segala aspek.
2. Managing Director
Managing Director adalah tenaga asing yang bertanggung jawab untuk
mengembangkan bisnis dari segi hubungan dengan agen deseluruh dunia.
Termasuk didalamnya mencari dan menjalin kerjasama dengan agen baru.
3. Secretary
Secretary adalah orang yang membantu Managing Director dalam
melakukan tugasnya. Bekerja sepenuhnya atas instruksi Managing
Director.
4. Branch Manager
Branch Manager bertanggung jawab untuk melaporkan aktivitas kantor
cabang sehari-hari dan laporan keuangan kantor cabang.
5. Export Operation
Bertugas menjalankan operasional pengiriman barang ke luar negeri dan
tanggung jawab dari mulai barang diterima di gudang sampai barang
tersebut tiba ditangan penerima di negara tujuan baikk melalui jalur udara
(airfreight) maupun laut (seafreight).
6. Import Operation
Berbalik dengan Export Operation, Import Operation bertanggung jawab
dalam hal import barang dari luar negeri dari mulai imformasi diterima
53
54
dari agen sampai barang diterima oleh penerima di Indonesia baik melalui
jalur udara (airfreight) maupun laut (seafreight).
7. Government Sevice
Adalah bagian yang tugasnya bertanggung jawab kepada pihak pemerintah
misalnya dalam hal bea masuk penerbitan PEB (Pemberitahuan Ekspor
Barang) dan PIB (Pemberitahuan Import Barang) dan lain-lain.
8. Sales Representative dan Customer Service
Tanggung jawab ini adalah mencari pelanggang yang ingin mengirim
barang dengan menggunakan jasa PT. Samudra Perdana Traspotama dan
melayani pelanggang dengan memberikan informasi mengenai harga,
pengiriman dan perencanaan keberangkatan kapal.
9. Finance dan Accounting
Adalah bagian yang bertanggung jawab dalam hal keuangan, hutang
piutang perusahaan, penggajian karyawan, account receivable dan account
payable baik dengan agen, shipper, shipping line (perusahaan jasa
pelayanan lainnya) dan bank.
10. Warehoushing dan Trucking
Bagian ini bertempat di gudang. Bertanggun jawab menggurus semua fisik
barang yang akan dikirim dan diterima mulai dari menghitung jumlah
barang apakah sesuai dengan Bill Of Lading dan kondisi barang setelah
diterima di gudang.
Semua bagian-bagian ini bekerja sama untuk menghasilkan suatu kinerja
yang membuat pelanggan puas
54
55
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Sistem yang sedang berjalan
PT. Samudra Perdana Transportama adalah perusahaan yang bergerak
dibidang jasa Ekspedisi (Export-Import). Selama ini perusahaan tersebut
menangani bisnisnya, dari mulai pencatatan data sampai perhitungan biaya
secara keseluruhan serta pembukuan yang digunakan masih menggunakan
sistem manual, sehingga memerlukan ketelitian para karyawan di perusahaan
tersebut.
Dengan kondisi semakin bertambahnya permintaan yang datang, maka
diperlukan suatu aplikasi untuk menangani keadaan tersebut agar proses bisnis
dan pembukuan yang dilakukan bisa terkontrol. Sehingga Pelanggan pun
merasa nyaman. Dan karyawan bisa menyelesaikan pekerjaannya dengan baik.
Prosedur yang berjalan pada saat ini adalah :
1. Prosedur Input Data Agent : mendaftarkan Agent perwakilan perusahaan
di luar negeri.
2. Prosedur Input Data Carrier : mendaftarkan perusahaan rekanan yang
mengangkut barang setelah tiba ataupun menuju port pelabuhan / airport
luar negeri.
3. Prosedur Input Data Consignee : mendaftarkan perusahaan rekanan yang
mengangkut barang setelah tiba ataupun port pelabuhan / airport di dalam
negeri.
55
56
4. Prosedur Input Data Port : mendaftarkan port pelabuhan / airport tempat
dilaluinya barang baik dalam / luar negeri.
5. Prosedur Input Data Customer : mendaftarkan data pelanggan yang
mengirimkan / menerima barangnya melalui jasa ekspedisi PT. Samudra
Perdana Trasportama.
6. Prosedur Input Job Shipper : pembuatan dokumen shipper pencatatan
transaksi apabila customer menggunakan jasa ekspedisi PT. Samudra
Perdana Trasportama.
7. Pprosedur Input Operational Cost : perhitungan biaya dari sebuah
dokumen Job Shipper.
8. Prosedur Pembuatan Invoice : membuatakan invoice.
9. Prosedur Credit / Debit Note : mencatat debit/ credit yang terjadi dari
sebuah Job Shipper.
10. Pembuatan Laporan Rugi / Laba melakukan rekap dari semua dokumen
yang ada untuk kemudian menentukan Rugi / Laba dari sebuah transaksi.
Dari uraian proses diatas dapat digambarkan sebuah DFD System yang sedang
berjalan di PT. Samudra Perdana Transportama.
56
57
4.2 Diagram Diagram Flow Yang Sedang berjalan
4.2.1 Diagram Konteks yang sedang berjalan
Operasional Data-Agen-Data-Carier-Data-Cosignee
Data-Port-Data-Customer-Data-Job shipper
Sistem Ekspedisi
PT.Samudera
Perdana
Tranpotama
Invoice,Credit/Debit Note
Laporan Rugi/Laba
Finance/Accounting
Chairman
Gambar 4.1
Diagram Konteks Berjalan
57
58
4.2.2 Data Flow Diagram Level Nol yang sedang berjalan
1.0.p
Input
Data
Operasional Agent
Data_Agent
Data Agent
2.0.p
Input
Data
Data Carrier Cariier
Data Carrier
3.0.p
Input
DataCon
Data_Consignee signee
Data_Coonsignee
4.0.p
Input
Data
Data_Port Port
Data_Port
Data Customer
5.0.p
Input
Data
Castume
r Data_Customer
6.0.p
Input Data
Job Shipper
58
59
Data Job Shipper
Finance/Accounting Data Job Shipper
7.0.p
Input
Invoice
Data_Invoice
8.0.p
Input
CN/DN
Data_Credit/Debet
Note
9.0.p
Laporan
Rugi/Laba
Chairman
Gambar 4.2
DFD Level Nol yang sedang berjalan
59
60
4.3 Kamus Data
1. Data Agent
Nama Arus Data : Data Agent
Betuk Data : Buku
Penjelasan : Buku Data Agent
Periode : Setiap Ada Agent Baru
Arus Data : Dari Operasional ke proses 1
Nama Item Data :
Code_Agent
Agent
Address
City
Country
Phone_Number
Fax_Number
Email
2. Data Carrier
Nama Arus Data : Data Carrier
Bentuk Data : Buku
Penjelasan : Buku Data Carrier
Periode : Setiap ada Carrier Baru
Arus Data : Dari Operasional ke proses 2
Nama Item Data :
60
61
Code_Carrier
Carrier
Address
City
Country
Phone_Number
Fax_Number
Email
3. Data Consignee
Nama Arus Data : Data Consignee
Bentuk Data : Buku
Penjelasan : Buku Data Consignee
Periode : Setiap ada Consignee Baru
Arus Data : Dari Operasional ke proses 3
Nama Item Data :
Code_Consignee
Consignne
Address
City
Country
Phone_Number
Fax_Number
Email
61
62
4. Data Port
Nama Arus Data : Data Port
Bentuk Data : Buku
Penjelsan : Buku Data Port
Periode : Setiap ada Port Baru
Arus Data : Dari Operasional ke proses 4
Nama Item Data :
Code Port
Port Name
5. Data Customer
Nama Arus Data : Data Customer
Bentuk Data : Buku
Penjelasan : Buku Data Customer
Periode : Setiap ada Customer ke prosese 5
Nama Item Data :
Code_Customer
Customer
Addres
City
Country
Phone_Number
Fax_Number
Email
62
63
6. Data Job Shipper
Nama Arus Data : Data Job Shipper
Bentuk Data : Buku
Penjelasan : Buku Data Job Shipper
Periode : Setiap ada Transaksi Ekspedisi
Arus Data : Dari Operasional ke proses 6
Nama Item Data :
Job_ID
Code Customer
Customer
Date
Type
Agent
Carrier
Shipment Type
Shipper
Addres
Consignee
Port Loading
Port Discharge
Freight Term
Term of Shipment
NOC(Number Of Container
63
64
Net Weight
Gross Weight
Meansurement
Seal Number
Number of Packages
7. Invoice
Nama Arus Data : Data Invoice
Bentuk Data : Buku
Penjelasan : Buku Data Invoice
Periode : Setiap ada Transaksi Ekspedisi
Arus Data : Dari Finance/Accounting ke proses7
Nama Item Data :
Job_ID
Date of Issue
Charge Name
Qty
1 Unit n
Rate
Charge(Qty*Rate)
Total Invoice
8. Credit/Debit Note
Nama Arus Data : Data Credit/Debit Note
Bentuk Data : Buku
64
65
Penjelasan : Buku Data Credit/Debit Note
Periode : Setiap ada Transaksi Ekspedisi
Arus Data : Dari Finance/Accounting
Nama Item Data :
Job_ID
Date of Issue
Charge Name
Qty
1 Unit n
Rate
Type (C/D)
Charge(Qty*Rate)
Total Credit
Total Debit
9. Laporan Rugi Laba
Nama Arus Data : Laporan Rugi/Laba
Bentuk Data : Laporan
Penjelasan : Laporan Rugi/Laba
Periode : Setiap ada Transaksi Ekspedisi
Arus Data : Dari proses 9 ke Chairman
Nama Item Data :
Job_ID
Date of Issue
65
66
Charge Name
Qty
1 Unit n
Rate
Type (C/D)
Charge(Qty*Rate)
Total Credit
Total Debit
Total R/L
4.4 Analisa Input Output
4.4.1 Analisa Input
Pada sistem berjalan saat ini,seluruh catatan data sudah cukup
lengkapa untuk menjadi sebuah sistem informasi ekspedisi pada
PT.Samudera Perdana Transpotama, sehingga tidak diperlukan adanya
penambahan inputan.
4.4.2 Analisa output
Dokumen output yang ingin dihasilkan dalam sistem ini adalah
Memudahkan membuat dokumen/laporan mulai dari rencana
kedatangan barang pengiriman, pembuatan invoice dan laba rugi.
Permasalahan yang terdapat saat ini adalah, data yang harus diketik
ulang pada setiap pembuatan dokumen,yang membutuhkan waktu
lama, sehingga tidak tepat waktu saat dokumen /laporan tersebut
dibutuhkan.
66
67
4.5 Permasalahan dan Pemecahan
4.5.1 Permasalahan yang dihadapi
Adapun permasalahan yang dihadapi adalah :
1. Sering terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan disebabkan
laporan masih diketik dengan Microsoft Excel dan rekapitulasi
serta penghitungan dilakukan secara manual.
2. Ketidak akuratan data dan bisa terjadi perbedaan antara keadaan
riil dengan yang dilaporkan.
4.5.2 Pemecahan masalah
Untuk mengatasi masalah yang dihadapi pada sistem yang sedang
berjalan maka perlu merancanng sistem yang baru yang lebih
terkomputerisasi yang diharapkan dapat membantu memecahkan
masalah yang ada pada Sistem Ekspedisi PT. Samudra Perdana
Transportama.
Membuat sistem informasi Ekspedisi (Freight Forwarding)
Merancang database untuk penyimpanan file master maupun
transaksi yang terjadi.
Dengan adanya database tersebut maka pembuatan laporan lebih
mudah dan cepat untuk dibuat.
4.6 Rancangan sistem yang diusulkan
Dengan dirancangnya program ini diharapkan dapat membantu
mempermudah dalam menginput data master, transaksi serta
mempermudah dalam penyediaan laporan bagi pimpinan.
67
68
4.6.1 Diagram Konteks
Customer Lis,Consignee List,Carrier List
Agent List,Booking Sheet,Shipping Advice,Manifest,Shipping
Instrukstion,House BL
Finance/
Accounting
operational
Mst Charge Transaction Opertion Cost,Transaction
Accounting
Mst User,Mst Port ,Customer,
Mst Agent,Mst Carrier,Mst
Conignee,Transaction Operation
Sistem Ekspedisi
PT SAMUDERA
PERDANA
TRANSPOTAMA
Chairman
Laporan Rugi Laba
Gambar 4.3
Diagram Konteks usulan
68
69
4.6.2Diagram Arus Data
Mst User Mst Port Customer Mst Mst User
1.0 Mst Charge
Agent Mst Carrir Mst Consignee
Master
Mst Agent
Mst Carrier
Mst Charge
Finance/
Operatio ccounting
Mst
nal Consignee Mst Port
Mst Carrier
Transaction Operation
Transaction Operation cost Transaction
2.0 Accounting
Transaction
Tax
Operation
cost
Tax
Accounting
Tax
Operation
3.0
Report
Customer List,Consignee List,Carrier List Agent Chairman
List,Booking List,Sheet Shiping Laporan Rugi Laba
Advice,Manifest,Shipping Instruction House BL
Gambar 4.4
DFD Level Nol Usulan
69
70
4.6.3 Diagram Arus Data Level Proses 1
1.1.0.p
Mst User Mst User
1.2.0.p
Mst Post Mst Port
Finance/
Accounting
1.3.0.p
Mst
Operation
Consignee
Mst Consignee
1.4.0.p
Mst Agent 1.7.0.p
Mst Charge
Mst Agent
1.5.0.p
Mst Carrier
Mst Charge
Mst Carrier
1.6.0.p
Mst
Consignee
Mst Consignee
Gamabar 4.5
DFD Level 1Proses 1 Usulan
70
71
4.6.4 Diagram Arus Data Level 1 Proses 2 Usulan
2.1.0.p
Transaction Consignee Transaction
Operation
Mst Port
Operaional
Mst
Consignee
Trx Operation
Mst
Customer Mst Carrier Mst Agen
Mst Charge
2.2.0.p
Transaction Finance/
Operation Cost Accounting
Transaction Operation Cost
Trx Operation Cost
2.3 Transaction Transaction Accounting
Accounting
Trx Accounting
Gambar 4.6
DFD Level 1 Proses 2 Usulan
71
72
4.6.5 Diagram Arus Data Level 1 Proses 3
3.1.0.p
Custome
r List Mst_Customer
3.2.0.p Mst_Consigne
Consigne e
Operational e_List
3.3.0.p
Carrier_
List Mst_Carrier
3.4.0.p Mst_Agent
Agent_L
ist
3.5.0.p
Booking
_Sheet
3.6.0.p
Shipping
_Advice
3.7.0.p
Manifest
Mst_Port
Chalman
3.8.0.p
Shipping_I Trx_Operation
ntsruction
Trx_Accounting Trx-Operation_Cost
Laporan_Rugi_Laba
3.9.0.p
Laporan_
Rugi_Laba
Mst_Charge
Gambar 4.7
DFD Level 1 Proses 3 Usulan
72
73
4.7 Perancangan Input dan Output
4.7.1 Rancangan Input
Mst_User
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Username* Text 20 Username untuk login
2 Nama Text 40 Nama Pengguna
3 Password Text 10 Password untuk login
4 Priviledges Text 20 Admin atau user
Mst_Port
No Nama Field Tipe Lebar Keterangan
Data
1 Port_code* Text 20 Username untuk Login
2 Port_Nama Text 40 Nama Pengguna
Mst_Customer
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Code Customer* Text 10 Kode Pelanggan
2 Customer Text 40 Nama Peanggan
3 Address Text 30 Alamat
4 City Text 30 Kota
5 Country Text 30 Negara
6 Phone Text 15 Nomer Telepon
7 Fax Text 15 Nomer Faximile
8 Email Text 30 Alamat email
73
74
Mst_Agent
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Code Agent* Text 10 Kode Agent
2 Agent Text 40 Nama Agent
3 Address Text 30 Alamat
4 City Text 30 Kota
5 Country Text 30 Negara
6 Phone Text 15 Nomer Telepon
7 Fax Text 15 Nomer Faximile
8 Email Text 30
Mst_Carier
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Code Carrier* Text 10 Kode Armada Pengangkut
2 Carrier Text 40 Nama Armada Pengangkut
3 Address Text 30 Alamat
4 City Text 30 Kota
5 Country Text 30 Negara
6 Phone Text 15 Nomer Telepone
7 Fax Text 15 Nomer Faximile
8 Email Text 30 Alamat Email
74
75
Mst_Consignee
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 CodeConsigne* Text 10 Kode Importir
2 Consignee Text 40 Nama Importir
3 Address Text 30 Alamat
4 City Text 30 Kota
5 Country Text 30 Negara
6 Phone Text 15 Nomer Telepon
7 Fax Text 15 Nomer Faximile
8 Email Text 30 Alamat Email
Mst_Charge
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Charge_Code* Text 20 Kode Biaya
2 Charge_Name Text 40 Nama Biaya
Trx_Operation
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Job Id Int 9 Kode Biaya
2 Customer Text 25 Nama Pelanggan
3 Date Date/Time dd.mm.yy
4 Sales Text 25 Nama Sales
5 Agent Text 30 Nama Agen
6 Carrier Text 30 Nama Pengangkut
7 Group Text 25 Nama Group
8 Shipment Text 30 Nama Pengirim
9 SIFromShipperNum Text 15 Nomor Pengirim
10 Address Num 40 Alamat
11 Consignee Text 25 Pelanggan
75
76
12 Port Loading Text 25 Pelabuhan Muat
13 Port Discharge Int 25 Biaya Muat
14 Freight Term Date/Time Waktu Pengangkutan
15 Term Of Shipment Date/Time Waktu Pengirirman
16 Pay Placement Int 20 Biaya Sewa
17 Feeder Num 25 Transit
18 Vessel Num 25 Nama Kapal
19 Etd Num 12 Estimasi
Keberangkatan
20 Eta Num 12 Estimasi Kedatangan
21 Ocean BL Num Int 15 Nomor Pengangkutan
22 House BL Num Int 15 Nomor Angkut
Barang
23 Goods Num 30 Nama Barang
24 Desc Of Container Num 30 Keterangan Barang
25 Number Of Container Int 25 Nomor Kontainer
26 Net Weight Int 25 Berat Bersih
27 Gross Weight Int 25 Berat Kotor
28 Measurement Int 25 Ukuran Barang
29 Container Number Int 25 Nomor Kontainer
30 Seal Number Int 25 Nomor Segel
31 Number Of Packages Int 25 Nomor Barang
32 Def Number Of Int 25 Nomor
Packages Keberangkatan
Trx_Operation_Cost(Header)
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Job ID* Text 10 Nomor Job
2 Code Customer Text 10 Kode Pelanggan
76
77
Trx_Operation_Cost(Detail)
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Jon Id* Text 10 Nomer Job
2 Code Charge Text 20 Kode Biaya
3 Charge Name Text 40 Biaya
4 Qty Number 10 Jumlah
5 Unit Text 40 Satuan
6 Rate Number 10 Rate Biaya
7 Total Number 10 Rate*Qty
8 Currency Text 4 Mata Uang
9 Type Text 1 Tipe Baiya: P= Payable
R= Receivables
Trx_Invoice (Header)
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Jon Id* Text 10 Nomer Job
2 Code Customer Text 10 Kode Pelanggan
3 Status Payment Text 1 Status Pembayaran
Biaya : P= Paid
U= Unpaid
Trx_Invoice (Detail)
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Jon Id* Text 10 Nomer Job
2 Code Charge Text 20 Kode Biaya
3 Charge Name Text 40 Biaya
4 Qty Number 10 Jumlah
5 Unit Text 40 Satuan
6 Rate Number 10 Rate Biaya
7 Total Number 10 Rate*Qty
8 Currency Text 4 Mata Uang
77
78
Trx_Credit Debit Note (Header)
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Jon Id* Text 10 Nomer Job
2 Code Customer Text 10 Kode Customer
3 Status Payment Text 1 Status Pembayaran
Biaya : P=Paid
U= Unpaid
Trx_Credit Debit Note (Detail)
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Jon Id* Text 10 Nomer Job
2 Code Charge Text 20 Kode Biaya
3 Charge Name Text 40 Biaya
4 Qty Number 10 Jumlah
5 Unit Text 40 Satuan
6 Rate Number 10 Rate Biaya
7 Total Number 10 Rate*Qty
8 Currency Text 4 Mata uang
9 Type Text 1 Tipe Biaya : P= Payable
R= Receivables
4.7.2 Perancangan Output
Customer_List
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Code Customer* Text 10 Kode Pelanggan
2 Customer Text 40 Nama Pelanggan
3 Address Text 30 Alamat
4 City Text 30 Kota
5 Country Text 30 Negara
6 Phone Text 15 Nomer Telepone
7 Fax Text 15 Nomer Faximile
8 Email Text 30 Alamat Email
78
79
Consignee_List
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Code Consignee* Text 10 Kode Importir
2 Consignee Text 40 Nama Importir
3 Address Text 30 Alamat
4 City Text 30 Kota
5 Country Text 30 Negara
6 Phone Text 15 Nomer Telepone
7 Fax Text 15 Nomer Faximile
8 Email Text 30 Alamat Email
Carrier_List
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Code Carrier* Text 10 Kode Armada Pengangkut
2 Carrier Text 40 Nama Armada Pengangkut
3 Address Text 30 Alamat
4 City Text 30 Kota
5 Country Text 30 Negara
6 Phone Text 15 Nomer Telepone
7 Fax Text 15 Nomer Faximile
8 Email Text 30 Alamat Email
Agent_List
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Code Agent* Text 10 Kode Agent
2 Agent Text 40 Nama Agent
3 Address Text 30 Alamat
4 City Text 30 Kota
5 Country Text 30 Negara
6 Phone Text 15 Nomer Telepone
7 Fax Text 15 Nomer Faximile
8 Email Text 30 Alamat Email
79
80
Booking Sheet
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Job Id Int 9 No Job
2 Cust Text 25 Nama Pelanggan
3 Date Date/Time dd.mm.yy
4 Sales Text 25 Nama Sales
5 Agent Text 30 Nama Agent
6 Carrier Text 30 Nama Pengangkut
7 Group Text 25 Nama Group
8 Shipment Text 30 Nama Pengirim
9 SIFrom Shipper Num Text 15 Nomor Pengirim
10 Address Num 40 Alamat
11 Consignee Text 25 Pelanggan
12 Port Loading Text 25 Pelabuhan Muat
13 Port Discharge Int 25 Biaya Muat
14 Freight Term Date/Time Waktu Pengangkutan
15 Term Of Shipment Date/Time Waktu Pengiriman
16 Pay Placement Int 20 Biaya Sewa
17 Feeder Num 25 Transit
18 Vessel Num 25 Nama Kapal
19 Etd Num 12 Estimasi Keberangkatan
20 Eta Num 12 Estimasi Kedatangan
21 Ocean BL Num Int 15 Nomor Pengangkutan
22 House BL Num Int 15 Nomor Angkut Barang
23 Goods Num 30 Nama Barang
24 Desc Of Goods Num 30 Keterangan Barang
25 Number Of Container Int 25 Nomor Kontainer
26 Net Weight Int 25 Berat Bersih
27 Gross Weight Int 25 Berat Kotor
28 Measurement Int 25 Ukuran Barang
29 Container Number Int 25 Nomor Kontainer
30 Seal Number Int 25 Nomor Segel
31 Number Of Packages Int 25 Nomor Barang
32 Def Number Of Int 25 Nomor Keberangkatan
Packages
80
81
33 Charge Name Text 40 Biaya
34 Qty Number 10 Jumlah
35 Unit Text 40 Satuan
36 Rate Number 10 Rate Biaya
37 Total Number 10 Rate*Qty
38 Currency Text 4 Mata Uang
39 Type Text 1 Tipe Biaya : P= Payable
R= Receivable
Shipping_Advice
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Job Id Int 9 No Job
2 Cust Text 25 Nama Pelanggan
3 Date Date/Time dd.mm.yy
4 Sales Text 25 Nama Sales
5 Agent Text 30 Nama Agent
6 Carrier Text 30 Nama Pengangkut
7 Group Text 25 Nama Group
8 Shipment Text 30 Nama Pengirim
9 SIFrom Shipper Num Text 15 Nomor Pengirim
10 Address Num 40 Alamat
11 Consignee Text 25 Pelanggan
12 Port Loading Text 25 Pelabuhan Muat
13 Port Discharge Int 25 Biaya Muat
14 Freight Term Date/Time Waktu Pengangkutan
15 Term Of Shipment Date/Time Waktu Pengiriman
16 Pay Placement Int 20 Biaya Sewa
17 Feeder Num 25 Transit
18 Vessel Num 25 Nama Kapal
19 Etd Num 12 Estimasi Keberangkatan
20 Eta Num 12 Estimasi Kedatangan
21 Ocean BL Num Int 15 Nomor Pengangkutan
22 House BL Num Int 15 Nomor Angkut Barang
23 Goods Num 30 Nama Barang
81
82
24 Desc Of Goods Num 30 Keterangan Barang
25 Number Of Container Int 25 Nomor Kontainer
26 Net Weight Int 25 Berat Bersih
27 Gross Weight Int 25 Berat Kotor
28 Measurement Int 25 Ukuran Barang
29 Container Number Int 25 Nomor Kontainer
30 Seal Number Int 25 Nomor Segel
31 Number Of Packages Int 25 Nomor Barang
32 Def Number Of Int 25 Nomor Keberangkatan
Packages
Manifest
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Job Id Int 9 No Job
2 Cust Text 25 Nama Pelanggan
3 Date Date/Time dd.mm.yy
4 Sales Text 25 Nama Sales
5 Agent Text 30 Nama Agent
6 Carrier Text 30 Nama Pengangkut
7 Group Text 25 Nama Group
8 Shipment Text 30 Nama Pengirim
9 SIFrom Shipper Num Text 15 Nomor Pengirim
10 Address Num 40 Alamat
11 Consignee Text 25 Pelanggan
12 Port Loading Text 25 Pelabuhan Muat
13 Port Discharge Int 25 Biaya Muat
14 Freight Term Date/Time Waktu Pengangkutan
15 Term Of Shipment Date/Time Waktu Pengiriman
16 Pay Placement Int 20 Biaya Sewa
17 Feeder Num 25 Transit
18 Vessel Num 25 Nama Kapal
19 Etd Num 12 Estimasi Keberangkatan
20 Eta Num 12 Estimasi Kedatangan
21 Ocean BL Num Int 15 Nomor Pengangkutan
82
83
22 House BL Num Int 15 Nomor Angkut Barang
23 Goods Num 30 Nama Barang
24 Desc Of Goods Num 30 Keterangan Barang
25 Number Of Container Int 25 Nomor Kontainer
26 Net Weight Int 25 Berat Bersih
27 Gross Weight Int 25 Berat Kotor
28 Measurement Int 25 Ukuran Barang
29 Container Number Int 25 Nomor Kontainer
30 Seal Number Int 25 Nomor Segel
31 Number Of Packages Int 25 Nomor Barang
32 Def Number Of Int 25 Nomor Keberangkatan
Packages
Shipping_Instruction
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Job Id Int 9 No Job
2 Cust Text 25 Nama Pelanggan
3 Date Date/Time dd.mm.yy
4 Sales Text 25 Nama Sales
5 Agent Text 30 Nama Agent
6 Carrier Text 30 Nama Pengangkut
7 Group Text 25 Nama Group
8 Shipment Text 30 Nama Pengirim
9 SIFrom Shipper Num Text 15 Nomor Pengirim
10 Address Num 40 Alamat
11 Consignee Text 25 Pelanggan
12 Port Loading Text 25 Pelabuhan Muat
13 Port Discharge Int 25 Biaya Muat
14 Freight Term Date/Time Waktu Pengangkutan
15 Term Of Shipment Date/Time Waktu Pengiriman
16 Pay Placement Int 20 Biaya Sewa
17 Feeder Num 25 Transit
18 Vessel Num 25 Nama Kapal
19 Etd Num 12 Estimasi Keberangkatan
83
84
20 Eta Num 12 Estimasi Kedatangan
21 Ocean BL Num Int 15 Nomor Pengangkutan
22 House BL Num Int 15 Nomor Angkut Barang
23 Goods Num 30 Nama Barang
24 Desc Of Goods Num 30 Keterangan Barang
25 Number Of Container Int 25 Nomor Kontainer
26 Net Weight Int 25 Berat Bersih
27 Gross Weight Int 25 Berat Kotor
28 Measurement Int 25 Ukuran Barang
29 Container Number Int 25 Nomor Kontainer
30 Seal Number Int 25 Nomor Segel
31 Number Of Packages Int 25 Nomor Barang
32 Def Number Of Int 25 Nomor Keberangkatan
Packages
House BL
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Job Id Int 9 No Job
2 Cust Text 25 Nama Pelanggan
3 Date Date/Time dd.mm.yy
4 Sales Text 25 Nama Sales
5 Agent Text 30 Nama Agent
6 Carrier Text 30 Nama Pengangkut
7 Group Text 25 Nama Group
8 Shipment Text 30 Nama Pengirim
9 SIFrom Shipper Num Text 15 Nomor Pengirim
10 Address Num 40 Alamat
11 Consignee Text 25 Pelanggan
12 Port Loading Text 25 Pelabuhan Muat
13 Port Discharge Int 25 Biaya Muat
14 Freight Term Date/Time Waktu Pengangkutan
15 Term Of Shipment Date/Time Waktu Pengiriman
16 Pay Placement Int 20 Biaya Sewa
17 Feeder Num 25 Transit
84
85
18 Vessel Num 25 Nama Kapal
19 Etd Num 12 Estimasi Keberangkatan
20 Eta Num 12 Estimasi Kedatangan
21 Ocean BL Num Int 15 Nomor Pengangkutan
22 House BL Num Int 15 Nomor Angkut Barang
23 Goods Num 30 Nama Barang
24 Desc Of Goods Num 30 Keterangan Barang
25 Number Of Container Int 25 Nomor Kontainer
26 Net Weight Int 25 Berat Bersih
27 Gross Weight Int 25 Berat Kotor
28 Measurement Int 25 Ukuran Barang
29 Container Number Int 25 Nomor Kontainer
30 Seal Number Int 25 Nomor Segel
31 Number Of Packages Int 25 Nomor Barang
32 Def Number Of Packages Int 25 Nomor Keberangkatan
Laporan Rugi Laba
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan
1 Job ID * Text 10 Nomer Job
2 Code Customer Text 10 Kode Customer
3 Status Payment Text 1 Status Pembayaran Biaya:
P= Paid
U=Unpaid
4 Code Charge Text 20 Kode Biaya
5 Charge Name Text 40 Biaya
6 Qty Number 10 Jumlah
7 Unit Text 40 Status
8 Rate Number 10 Rate Biaya
9 Total Number 10 Rate*Qty
10 Currency Text 4 Mata Uang
11 Type Text 1 Tipe Biaya : P=Payable
R=Receivable
85
86
4.8 Entity Relationship Diagram
Gambar 4.8
Entity Relationship Diagram
4.9 Tampilan Program
4.9.1 Login
Gambar 4.9
Login
86
87
4.9.2 Menu Utama
Gambar 4.10
Menu Utama
4.9.3 Master User
Gambar 4.11
Master User
87
88
4.9.4 Master Port
Gambar 4.12
Master Port
4.9.5 Master Customer
Gambar 4.13
Master Customer
88
89
4.9.6 Master Agent
Gambar 4.14
Master Agent
4.9.7 Master Carrier
Gambar 4.15
Master Carrier
89
90
4.9.8 Master Charge
Gambar 4.16
Master Charge
4.9.9 Master Consignee
Gambar 4.17
Master Consignee
90
91
4.9.10 Trasaction Operation
Gambar 4.18
Transaction Operation
4.9.11 Transavtion Operation Cost
Gambar 4.19
Transaction Operation Cost
91
92
4.9.12 Transaction Accounting- Invoice
Gambar 4.20
Transaction Invoice
4.9.13 Transaction Accounting- Debit / Credit Note
Gambar 4.21
Transaction DN / CN
92
93
4.9.14 Customer List
Gambar 4.22
Laporan Customer List
4.9.15 Consignee List
Gambar 4.23
Laporan Consignee List
93
94
4.9.16 Carrier List
Gambar 4.24
Laporan Carrier List
4.9.17 Agent List
Gambar 4.25
Laporan Agen List
94
95
4.9.18 Booking Sheet
Gambar 4.26
Laporan Booking Shet
4.9.19 Shipping Advice
Gambar 4.27
95
96
Laporan Shiping Advice
4.9.23 Manifest
Gambar 4.28
Laporan Manifest
4.9.23 Shipping Instruction
Gambar 4.29
Laporan Shipping Instruction
96
97
4.9.22 House BL
Gambar 4.30
Laporan House B
4.9.23 Laporan Rugi Laba
Gambar 4.31
Laporan Rugi Laba
97
98
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesiimpulan
Setelah melakuakan penelitian, analisa dan rancangan maka dapat ditarik
kesimpulan sebagi berikut:
1. Pada sistem yang berjalan terdapat kelemahannya yaitu Pembuatan
laporan /dokumen masih dilakukan dengan carra penginputan dari lembar
kerja atau berkas-berkas yang ada,sehingga sering terjadi keterlambatan
dan kesalhan dalam proses pembuatan laporan tersebut. Dengan demikian
sistem lama belum mendukung untuk diterapkan disaat mendatang seiring
dengan semakin pesatnya kemajuan tekhologi di bidang informasi.
2. Alat yang dignakan dalam melakuakan Perancangan Sistem Informasi
adalah Data Flow Diagram(DFD),Diagram Arus Data,Rancangan
Database, Rancangan Input, Output dan Rancangan Laporan.Rancangan
yang diusulkan Terdiris dari 3 Proses:
1. Proses Master
2. Proses Transakasi
3. Proses Laporan
Tujuan atau hasil dari proses SCM ini adalah :
- mengembangkan team yang berfokus pada pelanggan sehingga dapat
memberikan persetujuan produk dan jasa yang menguntungkan kedua
belah pihak pada pelanggan penting secara strategi.
98
99
- Membuat kontak hubungan yang secara efisien menangani pertanyaan-
pertanyaan dari semua pelanggan
- Secara terus-menerus mengumpulkan, menyusun dan meng-update
permintaan pelanggan untuk menyesuaikan demand dengan supply
- Mengembangkan sistem produksi fleksibel yang tanggap secara cepat pada
perubahan kondisi pasar
- Mengatur hubungan supplier sehingga quick response dan perbaikan
berkesinambungan dapat berjalan lancar
- Pengiriman pesanan tepat waktu dan benar 100%
- Minimasi waktu siklus ketersediaan retur (return to available)
Dengan spesifikasi sebagai berikut:
Terdiri dari 7 master yaitu:
1. Master User
2. Master Port
3. Master Customer
4. Master Agent
5. Master Carrier
6. Master Consignee
7. Master Charge
Terdiri dari 3 Transaksi yaitu:
1. Transaaksi Operation
2. Transaksi Operation Cost
3. Transaksi Accounting
99
100
Terdiri dari 9 laporan yaitu:
1. Customer List
2. Consignee List
3. Carrier List
4. Agent LIST
5. Booking List
6. Shipping Advice
7. Manifest
8. Shipping instruction
9. Laporan Rugi Laba
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan adalah:
1. Sistem yang di racang dapat dikembangkan sesuai dengan perkebangan
perusahaan sistem baru ini semoga dapat membantu membuat pekerjaan
menjadi lebih mudah dalam menyelesaikan pekerjaan di PT.Samudera
Perdana Transpotama.
2. Spesifikasi Hardware yang digunakan untuk menjalankan Sistem
direkomendasikan menggunakan:
- RAM DDR 1 GB
- Harddisk 250 GB
- Monitor : color monitor svga 14”
- Keyboard
- Maouse
100
101
- Printer
3. Spesifikasi Software Database yang digunakan adalah MS.Acces dan
Software. Aplikasi yang digunakan adalah MS.Visual Basic 6.0 dan
Crystal Report 8.5
4. Kepala User diberikan pelatihan dalam hal pengoperasian sistem yang
baru,untuk menghindari kesalahan.
101
102
DAFATAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli, Drs.Manajemen Sistem Informatika, Jakarta:PT.Gramedia
Pustaka Umum,1997.
Assaure, Sofjan,SE. Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta : Fakultas
Ekonomi Universitas Indonesia, Edisi Revisi,1999.
Baridwan Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Andi Offset Jogyakarta,1997.
B.Davis. Gordon. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : Pustaka Binawan
Pressindo, 1999.
Cushing, Barry E.Sistem Akuntansi dan Organisasi Perusahaan, Diterjemahkan
kembali oleh Bob Widyahartono, Cetakan ke-9, PT. Pustaka Binawan Pressindo,
1996, Jakarta.
Cushing, Barry E.Analisa dan Perancangan Sistem Pengelolaan Data. Jakarta :
Terjemahan Ruchyat Kosasih, Erlangga,1997.
Eko Indrajit, Richardus. Sistem Informasi Manajeman, Cetakan ke-2,Jakarta : PT.
Elex Media Komputindo,2001.
Elmasri,Ramez. Database System,Jakarta : Penerbit Andi,2000.
H.M,Jogiyanto. Sistem Informasi Berbasis Komputer,Yogyakarta : BPFE
Yogyakarta,edisi kedua,1997.
H.M,Jogiyanto. Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur,
Andi Offset, Yogyakarta, 1999.
McLeod,Raymond JR. Sistem Informasi Manajemen,Jakarta : Bhuana Ilmu
Populer, 1999.
102
103
Mulyadi.Sistem Akuntansi, Jogyakarta, STIE YKPPN, 1997.
Pranasta,Eddy.Sistem Informasi Geografis, Jakarta : Informatika, 2001.
Sidharta,Lani.Sistem Informasi Bisnis,Jakarta : PT.Elex Media Komputindo,
1997.
Susanta,Eddy.Sistem Basis Data, Yogyakarta : Graha Ilmu, 2004.
Sutabri,Tata,S.Kom,MM.Sistem Informasi Manajemen,Jakarta : AMIK BSI,
1998.
Sutabri, Tata , S.Kom,MM.Analisis Sistem Informasi,Jakarta : Penerbit Andi,
2004’
Tunggal, Amin Widjaja,AK.MBA,Drs.Global Supply Chain Management, Jakarta
: Penerbit Harvarindo, 2010.
Wahyono,Teguh.Sistem Informasi Konsep Dasar Analisis Desain dan
Implementasi, Jogyakarta : Penerbit Graha Ilmu, 2004.
Pengertian Ekspedisi (Freight Forwading),
http://www.pelni.co.id/products asp?entId=34loc=id,,2005.
103
Related docs
Other docs by HjmNet
Tatacara Prosedur Konversi Penggolongan Dan Kodefikasi Barang Milik Negara _BMN_
Views: 1512 | Downloads: 4
