Formule Calcul Variation De Stock INVENTORY MANAGEMENT ASSESSMENT TOOL IMAT version 1 Cet by bij15835

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Formule Calcul Variation De Stock document sample

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									            INVENTORY MANAGEMENT
            ASSESSMENT TOOL (IMAT)
                                                                                                             version 1


Cet outil existe aussi bien sous un format "Papier" que sous forme de
feuille de données Excel incluant:
• Les questionnaires et les instructions pour la collecte des données de
base sur un échantillon représentatif de 25 produits
• Les feuilles de calcul permettant la production des indicateurs et des graphiques
• Une orientation pour l'analyse et la présentation de recommendations
pour l'amélioration du système




Cet outil a été développé par INFORM, un des Programmes de Management Sciences for Health (MSH) et testé
avec l'aide de l'Hôpital Universitaire d'Etat d'Haïti (Port-au-Prince), le "Family Planning Association of Nepal" et
le "Nepal Fertility Care Center"



The Information for Management Program (INFORM), Management Sciences for Health, 891 Centre Street, Boston, MA
02130, USA. Tel: (617) 524-7766. Fax: (617) 524-1363. E-mail: mis@msh.org. URL: http://www.msh.org.
                INVENTORY MANAGEMENT ASSESSMENT TOOL (IMAT)
                              A. INTRODUCTION
Vue                Le "Inventory Management Assessment Tool" (IMAT) est un outil qui utilise des indicateurs pour évaluer l'efficacité des
D'ensemble         pratiques de gestion et d'enregistrement des produits dans un magasin, et des suggestions pour l'amélioration de ces
                   pratiques. Cet outil oriente les utilisateurs dans le processus de collecte de données (basées sur les niveaux de stock
                   d'un groupe représentatif de produits sur une période de 100 jours), en calculant les indicateurs, analysant et interprétant
                   les résultats, et en identifiant les stratégies appropriées pour leur amélioration. L' IMAT peut être appliqué dans un simple
                   depôt ou magasin, tout comme dans une facilité sanitaire, tout comme dans n'importe quelle autre institution de gestion
                   de stock. Il peut être utilisé aussi a differents niveaux du système sanitaire pour examiner les pratiques d'enregistrement
                   et de gestion de stock à travers tout le pays. Les évaluateurs doivent prévoir une demi-journée de travail pour appliquer
                   cet outil dans chaque site.




Indicateurs        L' IMAT utilise quatre indicateurs pour évaluer les pratiques de gestion. Utilisés ensemble, ils mesurent l'efficacité des
                   systèmes d'enregistrement et de gestion. Ces indicateurs sont basés sur ceux de la logistique pharmaceutique, expliquée
                   en détails dans le document de MSH intitulé "Evaluation Rapide de la Gestion Pharmaceutique: Un outil basé sur des
                   indicateurs."

                   Deux indicateurs mesurent l'exactitude des enregistrements
    Indicateur 1: Pourcentage d'enregistrements de stock exact: Il montre la qualité du système d'enregistrement en identifiant la
                   proportion d'enregistrements exacts. Deux indicateurs supplémentaires permettent d'analyser la proportion
                   d'enregistrements inexacts: Le premier examine la proportation de balances enregistrées inférieures au compte physique;
                   le second examine la proportion de balances supérieures au compte physique.


    Indicateur 2: Rapport de la variation de l'inventaires/stock total: Indique l'importantce des erreurs d'enregistrement.
                   Deux indicateurs mesurent l'éfficacité du controle des niveaux de stock:
    Indicateur 3: Pourcentage de produits en stock: Mesure l'efficacité du système a maintenir une gamme de produits en stock (au
                   moment de l'évaluation).
    Indicateur 4: Temps moyen de rupture de stock: Indique la capacité du système à maintenir un approvisionnement constant de
                   produits dans le temps, en réduisant la durée des ruptures de stock.

Utilisateurs       L' IMAT est concu comme un exercice d'équipe pour identifier les problèmes d'enregistrement et de gestion des stocks, et
Potentiels         les solutions permettant d'améliorer le système. L'évaluation peut être conduite par des gestionnaires qui sont
                   responsables de la performance generale des magasins ou depôts, en collaboration avec les autres membres de l'equipe.
                   L' IMAT peut être aussi utilisé par un Assistant Technique comme partie d'une consultation.




Fréquence de       L' IMAT peut être utilisé pour obtenir une base de données de la gestion de l'inventaire dans un magasin ou dépot, et pour
l'Evaluation       conduire des évaluations régulieres de suivi (une fois l'an par exemple). Il ne remplace pas le besoin de controle routinier
                   des pratiques de gestion d'un magasin ou dépôt.

Organisation de Cet outil peut être utilisé aussi bien dans sa version électronique que manuelle. Dans les deux cas, l'utilisateur
l'Outil         devra commencer par enregistrer les données dans la feuille "Collecte de données et Calcul". Les utilisateurs
                peuvent ou bien suivre les instructions pour calculer les indicateurs manuellement, ou, s'ils ont le logiciel
                Excel, l' IMAT peut etre utilisé comme un tableur en vue de faciliter les calculs. Il contient neuf (9) sections:
                   Page de garde: Elle contient les informations de base concernant l'outil y compris le contact au niveau de MSH
                   A. Introduction: Une vue des utilisations possibles de l' IMAT
                   B. Instructions: Des explications sur l'utilisation de l'outil et comment conduire une évaluation de ce type.
                   C. Collecte&Calcul: C'est une fiche de collecte. Ceux qui ont l'outil dans son format électronique peuvent saisir
                   directement les données sur cette feuille pour faciliter la tabulation.
                   D. Résultats: Les résultats des indicateurs sont presentes sur cette page. Cette page inclut aussi une description des
                   indicateurs, leur valeur idéale et leur niveau reel observe.
                   E. Graphiques: C'est la représentation graphique des résultats.
                   F. Analyse: C'est un guide d'analyse et d'intreprétation pour aider à comprendre les résultats des indicateurs et des
                   suggestions pour leur amélioration. Un espace est prevu pour écrire les mesures d'amélioration.

                   Annexe I: Des recommandations et suggestions pour améliorer la gestion de stock et les procédures
                   d'enregistrement.
                   Annexe II: Un exemple de Fiche de stock en reference aux feuilles d'instructions et recommandations .




                                  A. Introduction, MSH/INFORM, Inventory Management Assessment Tool (2f95e2b1-21b2-4b94-83d6-56d0848d0208.xls), version 1
           INVENTORY MANAGEMENT ASSESSMENT TOOL (IMAT)
                                          B. INSTRUCTIONS
Pré-réquis
          Réserver une demi-journée pour appliquer l' IMAT. Il est recommandé de conduire l'évaluation en début de
          journée ce, avant toute nouvelle transaction. Vous aurez besoin de quoi écrire et d'une calculatrice.

          Matériel requis pour l'utilisation sur Excel:
          • Un oridinateur IBM-compatible dont la capacité permet d'éxécuter Microsoft Excel Version 5.0 et plus.
          • Le logiciel Microsoft Excel, dans sa version 5.0 ou plus.
          • Une imprimante compatible offrant la possibilité d'imprimer en mode paysage.
          • La capacité d'utiliser des tableurs électroniques


Etape 1: Pour commencer
1a. Créer une nouvelle copie du IMAT pour une utilisation ultérieure.
          Si vous avez reçu une copie électronique du questionnaire, il serait plus prudent de sauver cette copie
          quelque part ailleurs, ainsi vous aurez la possibilité de l'utiliser pour une autre évaluation. Aussi, si vous avez
          à mener cette évaluation pour plusieurs entrepôts, créer des copies séparées pour chaque site.

1b. Actualiser les enregistrements si des transactions récentes n'y figurent pas.
          Vérifier que les enregistrements sont à jour. Si les réceptions et/ou distributions non enrégistrées peuvent
          l'être facilement, avant le lancement de l'évaluation, il vaudrait mieux le faire. Ainsi les totaux enregistrés
          réfléteront l'ajustement. Si par contre, cette opération semble impossible (exemple: plusieurs semaines ou
          mois de réception et/ou de distribution non enregistrés), utiliser les totaux enregistrés le jour de l'enquête et
          noter que ces données ne sont pas actuelles.

1c. Imprimer la feuille "Collecte&Calcul"
          S'assurer d'avoir une copie imprimee de la feuille "Collecte de données et Calcul" avant de
          commencer a collecter les données. (Cliquer sur la feuille "Collecte et Calcul" et lancer
          l'impression).

Etape 2: Collecter les données
2a. Determiner le début de la période d'évaluation
          L'évaluation doit couvrir la période des 100 précédents jours. Pour trouver le début de cette période, utiliser un
          calendrier et compter en allant vers l'arriere, 14 semaines et 2 jours (ceci donne 100 jours calendaires).
          N'estimer la date de début en comptant en allant vers l'arriere 3 mois et 10 jours, ceci peut entrainer une
          sous/sur estimation de la période de référence.

2b. Sélectionner les produits devant faire partie de l'étude
          Créer une liste des produits les plus fréquemment distribués (jusqu'a 25) que vous avez l'habitude de stocker
          dans votre entrepôt (source: rapports ou questions au personnel des entrepôts). Noter les noms de ces
          produits dans la colonne B. Idéalement, votre liste devrait inclure les produits de différentes catégories (voir
          l'encadre ci- dessous). En notant ces produits, enregistrer les unités de mesure correspondantes (i.e.: litre,
          tablette, condom, paquet, etc.) dans la colonne C.

          Exemple: Suggestions pour les types de produits:
          • Pour un dépôt principal, la liste probablement inclura les antibiotiques, médicaments caridiovasculaires,
          analgésiques, solutions parentérales, et des catégories thérapeutiques représentatives utilisées pour traiter
          les maladies les plus importantes dans le système sanitaire.
          • Pour une ONG de planification familiale, la liste devrait inclure les contraceptifs et autres consommables
          (tels que aiguilles, seringues, et gants), ainsi que du matériel d'IEC.
          • Pour un Programme de vaccination, la liste inclura les vaccins et les consommables (tels que aiguilles,
          seringues, coton, alcool, et kerosene)

          Si vous appliquez le IMAT dans plusieurs institutions (par exemple, au niveaux national, regional, district
          saniataire), essayer d'utiliser toujours les memes produits à chaque niveau. Il est recommandé que au moins
          80% des produits sur cette liste soient utilisés a tous les niveaux.




                 B. Instructions, MSH/INFORM, Inventory Management Assessment Tool (2f95e2b1-21b2-4b94-83d6-
                                                                                 56d0848d0208.xls), version 1
2c. Compter le nombre de jours de rupture de chaque produit durant la période d'évaluation
             Pour chaque produit, se référer aux transactions sur la carte de stock durant les 100 jours passés. Pour
             chaque rupture durant cette période, ajouter le nombre de Jours pour lesquels ce produit a enregistré la
             balance 0. Ecrire le total de Jours de rupture dans la colonne D.

             Example: Détermination du nombre de jours de rupture de stock
             Se référer à l'échantillon de la carte de stock donnée en Annexe C comme noté dans les instructions.
             • Commencer avec le début de la période d'évaluation (dans notre exemple la période d'évaluation a
             commancé le 26 Avril), identifier la première fois ou il a ete note O comme balance. (Selon l'exemple de la
             fiche de stock, la première rupture pour la chloroquine a été enregistrée le 4 mai).
             • Compter le nombre de jours entre le jour du début de la balance 0 et la prochaine reception de produits.
             Dans l'exemple, la rupture de stock a commencé le 4 Mai et a continué jusqu'à l'arrivée des commandes, le 11
             Mai, soit 7 jours de rupture (11 - 4 = 7).
             • Identifier la rupture de stock suivante (le 8 juin).
             • Compter le nombre de jours jusqu'à la prochaine reception (9 jours).
             • Continuer jusuqu'à ce que vous ayez compte le nombre de jours par rupture pour chaque fois que le produit
             a eu la balance 0 durant la période des 100 jours d'évaluation.
             • Faire le total du nombre de jours de rupture pour le produit (7 jours + 9 jours = 16 jours). Dans cet exemple,
             écrire 16 dans la colonne D.

2d. Enregistrer la balance actuelle de la fiche de stock de chaque produit
             Enregistrer la balance la plus récente indiquée sur la fiche de stock dans la colonne E. Ne pas corriger les
             erreurs mathématiques.
2e. Faire un inventaire pour avoir la balance physique actuelle de chaque produit.
             Pour chaque produit sur la liste, compter les quantités physiques dans l'entrepôt. Ne pas y inclure les produits
             périmés. Enregistrer les résultats dans la colonne F.

Etape 3: Calculer les indicateurs
Option A Calcul des indicateurs en utilisant le tableur:
             Entrer les données dans les colonnes B-F de la table "Collecte & Calcul". (Noter qu'il faut mettre 0 pour les
             valeurs nulles). Les données dans les zones ombrées (colonnes G et H, le nombre total de produits (N), le
             nombre total de lignes (des colonnes D-H), et les comptes sur le bas de la page (I-L)) seront calculés
             automatiquement. Les indicateurs seront calculés et apparaitront sur la feuille "Résultats". Continuer a l'étape
             4 pour analyser les résultats.

Option B Pour calculer les indicateurs manuellement:
3a.      Tabuler et remplir les colonnes G et H sur la feuille "Collecte & Calcul".
3b.      Faire le total des colonnes D à H dans la ligne "Totaux" en bas de la table.
3c.      Utiliser les nombres enregistrés, remplir les espaces en bas de la feuille en comptant: le nombre de produits
             concernés par l'évaluation (N), le nombre de zéros dans la colonne G (I), le nombre de valeurs négatives dans
             la colonne G (J), le nombre de valeurs positives dans la colonne G (K) et le total des produits présents (pas
             zero) de la colonne F (L).

3d.          Passer a la feuille "Resultats" pour calculer les indicateurs utilisant les formules données, puis passer a la
             quatrième étape.

Etape 4: Analyser les résultats
             Trois sections sont considérées dans cette analyse: "Resultats," "Graphiques" et "Analyse." Imprimer ces
             feuilles (le tableur est formaté de manière à sortir les resultats des indicateurs sur chaque feuille) et les utiliser
             ensemble pour comprendre vos résultats et envisager les solutions appropriées. Si Excel n'est pas disponible,
             enregistrer vos résultats dans l'espace approprié sur chaque page.

4a.          Le tableur lancera la représentation graphique des indicateurs sur la feuille "Graphiques". Quoique cela ne soit
             pas nécessaire, ceux qui n'ont pas Excel peuvent trouver utile de combiner leurs propres graphiques pour une
             représentation visuelle des résultats de l'indicateur.

4b.          Consulter les guides d''analyse et d'interprétation fournis sur la feuille "Analyse" pour une explication des
             causes possibles de vos résultats. L'espace est créé sur cette feuille pour vous permettre d'écrire les actions a
             prendre pour améliorer l'enregistrement et les pratiques de gestions dans votre entrepôt.




                    B. Instructions, MSH/INFORM, Inventory Management Assessment Tool (2f95e2b1-21b2-4b94-83d6-
                                                                                    56d0848d0208.xls), version 1
                    INVENTORY MANAGEMENT ASSESSMENT TOOL (IMAT)                                                     ORGANISATION ______________________________
                                       C. COLLECTION & CALCULATION                                                  DATE ________________________________________
    A                             B                       C               D                          E                       F                      G                            H
         Nom du Produit                           Unité       Nombre de jours de        Dernière balance enregistrée Quantité physique   Difference entre les     Valeur absolue de G |G|
                                                              rupture de stock durant   sur les fiches de stock. Ne pas (basée sur le    quantites enregistrées   (supprimer le signe "moins"
                                                              les 100 derniers jours.   corriger les erreurs!           compte actuel)   et les quantites         des résultats dans la colonne
                                                              Date du début / /
#                                                                                                                                        comptees (E-F)           G)
     1
     2
     3
     4
     5
     6
     7
     8
     9
    10
    11
    12
    13
    14
    15
    16
    17
    18
    19
    20
    21
    22
    23
    24
    25

N=                                                  Totals:
         Total de produits concernés
I Nombre d'enregistrements exacts (nombre de zero dans la colonne G)                                                  L Total produits stockés (total produits
J Nombre d'enregist.en dessous du cpte physique (nomb. résultats négatifs dans G)                                     présents (non nul) dans colonne F)
K Nombre d'enregist.au dessus du cpte physique (nomb. résultats positifs dans G                                       La maximum pour L est N, le nombre de produits concernés dans l'étude.




                                              C. Collecte et Calcul, MSH/INFORM, Inventory Management Assessment Tool (2f95e2b1-21b2-4b94-83d6-56d0848d0208.xls)], version 1
                                                            INVENTORY MANAGEMENT ASSESSMENT TOOL (IMAT)
                                                                                         D. RESULTATS
Si vous utilisez la version Excel de l' IMAT: Le tableur montrera automatiquement vos resultats bases sur les donnees entrees sur la feuille "Collecte de donnees et Calcul". Imprimer cette page et
comparez-la avec les pages "Graphiques et Analyses". Si vous utilisez une version imprimee de IMAT: Utilisez les formules ci-dessous pour calculer vos indicateurs, et ensuite comparez cette page avec
les feuilles "Graphiques et Analyses".

         INDICATEUR                                BUT                                FORMULE                     RESULTATS                IDEAL                                   OBSERVE
Enregistrement des indicateurs: Utilisez les indicateurs 1 (incluant 1a et 1b) et 2 ensemble pour determiner l'exactitude du systeme d'enregistrement.

Indicateur 1: Pourcentage de stock       Indique la qualite du systeme                              I                        INDICATEUR 1
                                                                                                                 x100
exact enregistre                         d'enregistrement en identifiant la proportion              N                                                    100%                            0 a 100%
                                         exacte d'enregistrement.

  Indicateur 1a: Pourcentage de          Indique la proportion d'enregistrement                     J                        INDICATEUR 1A
                                                                                                                 x100
  balances enregistrees inferieures au   inferieure au compte physique.                             N                                                     0%                             0 a 100%
  compte physique


  Indicateur 1b: Pourcentage de          Indique la proportion d'enregistrement                     K                        INDICATEUR 1B
                                                                                                                 x100
  balances enregistrees superieures      superieure au compte physique.                             N                                                     0%                             0 a 100%
  au compte physique

Indicateur 2: Rapport de la variation    Indique l'importance des erreurs                    Total Colonne H                 INDICATEUR 2                                               0 a100%
                                         d'enregistrements.                                                      x100
de l'inventaire au stock physique                                                            Total Colonne F                                              0%
(exprime en pourcentage)

Indicateurs de controle des niveaux de Stock: Utilisez les indicateurs 3 et 4 pour determiner la capacite du systeme a maintenir une gamme de produits en stock.
Indicateur 3: Pourcentage de produits    Mesure l'efficacite du systeme a maintenir                 L                        INDICATEUR 3
                                                                                                                 x100
disponibles                              une gamme complete de produits en stock                    N                                                    100%                        0 a 100%
                                         (au moment de l'evaluation).

Indicateur 4: Pourcentage moyen de       Indique la capacite du systeme a maintenir          Total Colonne D                 INDICATEUR 4
                                                                                                                 x100
temps de rupture de stock                les produits de facon constante dans le              N x 100 jours                                               0%                         0 a 100%
                                         temps en minimisant la duree des ruptures.




                                                                    D. Résultats, MSH/INFORM, Inventory Management Assessment Tool (2f95e2b1-21b2-4b94-83d6-56d0848d0208.xls), version 1
                   INVENTORY MANAGEMENT ASSESSMENT TOOL (IMAT)
                    E. GRAPHIQUE DES RESULTATS D'INDICATEUR

Si vous avez la version Excel du IMAT: Vos résultats apparaitront ci-dessous. Imprimer cette page et la consulter avec les
pages "Résultats" et "Analysis." Si vous avez la copie imprimee de IMAT: Il s'agit d'ecrire simplement vos calculs sur la
feuille "Resultats". Pour l'indicateur 1, faites un graphique "pie" pour montrer la proportion de stock exact enregistree, la
proportion inferieure au compte physique et suuperieure au compte physique. Pour les indicateurs 2 et 3, dessiner des
barres pour afficher vos résultats. Utilisez cette page en conection avec les pages "Resultats et Analyses"

Indicateurs d'enregistrement
      Indicateur 1: Variation d'enregistrement du Stock

                                                                         % Stock records that is accurate
                                                                         Indicator 1
                                    0%


                                                                         % Stock records less than
                                                                         physical counts Indicator 1a


                                                                         % Stock records greater than
                                   100%                                  physical counts Indicator 1b




      Indicateur 2: Variation generale du stock

      200%
      175%
      150%
      125%
      100%                                                                                       Ideal
       75%                                                                                       Actual
       50%
       25%                                0%                 0%
        0%



Indicateurs des niveaux de Stock
    Indicateurs 3 et 4: Capacite de votre systeme a maintenir une gamme de produits en stock


                                 100%                                       100%
          100%
           80%
           60%                                                                                                     Ideal
           40%                                                                                                     Actual
           20%                                 0%                                          0%
            0%
                   Indicator 4. Avg. % time out of stock Indicator 3. % Products available




                     E. Graphiques, MSH/INFORM, Inventory Management Assessment Tool (2f95e2b1-21b2-4b94-83d6-
                                                                                   56d0848d0208.xls), version 1
                                                         INVENTORY MANAGEMENT ASSESSMENT TOOL (IMAT)
                                                                   F. GUIDE D'ANALYSE
Utiliser cette page avec les pages "Résultats" et "Graphiques" pour analyser votre performance et identifier les causes possibles de vos résultats et des prochaines étapes. Ensuite
identifier et noter dans la dernière colonne les actions qui peuvent améliorer votre performance (N.B. les causes possibles et les prochaines étapes qui figurent ci-après ne sont pas
exhaustifs. Faire un "remue-meninges" avec votre equipe et consulter l'annexe I pour générer encore d'autres idées).

Si vous avez la version Excel du IMAT: vos résultats seront affichés à l'écran. Si vous avez la copie imprimee de IMAT: Noter vos résultats dans la colonne "Indicateur" et utiliser cette
page comme c'est decrit ci-dessous.


Indicateurs d'enregistrement
INDICATEUR                 DEMANDER:                  SI OUI...*                                                 PROCHAINES ETAPES (SUGGESTIONS)                                     NOTRE PLAN D'ACTION
INDICATEUR 1               Est-ce que le résultat est Très bien. Si votre résultat est proche de l'idéal,        Féliciter le personnel du magasin.
Pourcentage                vers le point le plus      votre enregistrement est exact.
d'enregistrements de       eleve?                     S'il y a toujours moyen de l'améliorer, il se peut qu'il   Regarder la colonne G (fiche de "Collecte et Calcul") pour
stock exact                                           n'y ait des problemes que pour quelques produits.          identifier les produits pour lesquels il y a des écarts. Si ces
Résultat                                                                                                         produits ont des procedures differentes ou viennent d'autres
Idéal              100%                                                                                          sources, standardiser les procedures.
Observé      0 à 100%   Est-ce que le résultat est Est-ce que la même unité est utilisée pour la                 Utiliser la même unité de mesure (la plus petite unite consideree
                        vers le point le plus bas? commande, la réception et l'expedition?                       dans la livraison) a tous les niveaux.
                                                   Est-ce que les inventaires physiques sont peu                 Faire des inventaires periodiques et reconcilier vos fiches de
                                                   fréquentes?                                                   stock.
                                                   Est-ce que le meme produit est rangé dans plusieurs           Conserver les produits dans un seul endroit.
                                                   endroits?                                                     Noter la localisation sur les fiches de stock.
                                                   Il se peut qu'il y ait pluseurs raisons pour que vos          Vous referer aux indicateurs 1A et 1B pour déterminer si les
                                                   enregristrements ne soient pas exacts.                        problèmes apparaissent a la réception ou a la livraison.
INDICATEUR 1A              Est-ce que le résultat est Les problèmes semblent apparaitre lorsque vous             Vérifier que tous les bons de réceptions sont enregistrés.
Pourcentage des            vers le point le plus      enregistrez la réception des produits.
balances en dessous du     eleve?
compte physique
                           Est que le résultat est    Votre systeme d'enregistrements des réceptions             Si l'indicateur 1 montre des écarts, vos problèmes apparaissent
Résultat                   vers le point le plus bas? semble bien fonctionner.                                   durant la livraison. Passer à l'indicateur 1B.
Idéal                0%
Observé      0 à 100%

INDICATEUR 1B            Est-ce que le résultat est   Dans plusieurs cas le stock physique est inferieur au Vérifier que:
Pourcentage des balances vers le point le plus        stock enregistre. Les problemes semblent                les livraisons sont enregistrées correctement.
au dessus du compte      haut?                        apparaitre lorsque vous enregistrez les livraisons      les ajustements (pour les produits perimés ou endommagés
physique                                              des produits.                                           retirés du stock ) sont faits correctement.
                                                   Est-que vous avez des cas de vol?                             Mettre en place des mesures pour renforcer la sécurité.
Résultat                Est-ce que le résultat est Votre systeme d'enregistrement des livraisons                 Si l'indicateur 1 a montré des écarts, il est probable que vos
Idéal                0% vers le point le plus bas? semble bien fonctionner.                                      problèmes apparaissent a la réception des produits.
Observé      0 à 100%




                                                                          F. Analyse, MSH/INFORM, Inventory Management Assessment Tool (2f95e2b1-21b2-4b94-83d6-56d0848d0208.xls), version 1
Indicateurs d'enregistrement, cont.
INDICATEUR                    DEMANDER:                   SI OUI...*                                              PROCHAINES ETAPES (SUGGESTIONS)                                     NOTRE PLAN D'ACTION
INDICATEUR 2                  Est-ce que le résultat est La, il y a un problème général avec votre système        Mettre en places des procédures pour vous assurer que:
Rapport variation de          vers le point le plus      d'enregistrement.                                          les fiches de stock sont mise à jour régulièrement.
l'inventaire/ stock total     haut?                                                                                 les fiches de stock sont vérifiés afin de réduire les erreurs
Résultat                                                  Vous avez soit plusieurs produits avec des erreurs        mathématiques et de comptage.
Idéal                     0%                              insignifiantes, soit peu de produits avec des erreurs
Observé         0 à total de                              importantes.
                la colonne   Est-ce que le résultat est   Bien. Votre système d'enregistrement parait être à      Féliciter le personnel du magasin.
                Fx100        vers le point le plus bas?   jour.




Indicateurs de controle des niveaux de stock
INDICATEUR                    DEMANDE:                    SI OUI...*                                              PROCHAINES ETAPES (SUGGESTIONS)                                     NOTRE PLAN D'ACTION
INDICATEUR 3                  Est-ce que le résultat est Bien. Si le résultat est près de l'idéal, toute la       Féliciter le personnel du magasin.
Pourcentage de produits       vers le point le plus      gamme de produits est en stock.
en stock                      haut?
Résultat                                              S'il y a toujours possibilité d'amélioration, considerer Poser les questions suivantes et identifier ensuite les strategies
Idéal                 100%                            les étapes suivantes.                                    appropriés basées sur vos réponses.
Observé         0 à 100%   Est-ce que le résultat est Vous n'arrivez pas à maintenir des niveaux                 Est-ce que votre fournisseur est capable de vous delivrer les
                           vers le point le plus bas? appropries de stock.                                       quantités demandées?
                                                                                                                 Maintenez-vous un niveau de stock minimum adéquat, qui
                                                                                                                 prend en compte les variations de délai de livraison?


                                                                                                                    Est-ce qu'il y a suffisament d'espace pour gérér les réceptions
                                                                                                                    et les livraisons dans des endroits differents?
                                                                                                                    A-t-il eu des changements non prévus dans la demande a
                                                                                                                    cause de nouvelles activités? Si oui, penser a faire une
                                                                                                                    commande exceptionnelle prenant en compte de tels
                                                                                                                    changements.

INDICATEUR 4                  Est-ce que le résultat est Bien. Si vous résultats sont proches de l'idéal, votre Féliciter le personnel du magasin.
Average percentage of         en bas du rang?            systeme de controle des niveaux de stock fonctionne
time out of stock                                        bien.
Résultat                                              S'il y a toujours possibilité d'amélioration, considérer Considérer les suggestions suivantes pour ameliorer la
Idéal                   0%                            les prochaines etapes suggerees.                         disponibilite du stock:
Observé         0 à 100%   Est-ce que le résultat est Votre système ne répond pas bien aux ruptures de            Augmenter les niveaux de stock minimum en prenant en
                           en haut du rang?           stock.                                                      compte les délais de livraison. (Il peut etre nécessaire
                                                                                                                  d'augmenter votre estimation de temps)

                                                                                                                    Essayer de controler les niveaux de stock plus frequemment.


                                                                                                                    Actualisez et notez les niveaux de stock minimum sur les
                                                                                                                    fiches de stock et verifiez-les à chaque distribution.




                                                                              F. Analyse, MSH/INFORM, Inventory Management Assessment Tool (2f95e2b1-21b2-4b94-83d6-56d0848d0208.xls), version 1
                                                                                     INVENTORY MANAGEMENT ASSESSMENT TOOL (IMAT)
                                                                    ANNEX I: PROCEDURES RECOMMANDEES POUR LA GESTION
PROCEDURE RECOMMANDEE                   JUSTIFICATION                                                             INSTRUCTIONS (Consulter la fiche de stock en annexe II à titre d'exemple)
Recommandations pour améliorer les enregistrements
Maintenir les fiches de stock correctes Les fiches de stock correctes et à jour                                   Le personnel du magasin doit enregrister chaque transaction (entrée et sortie) au moment de la transaction même, noter et
et à jour.                              sont necéssaires pour bien estimer les                                    verifier la nouvelle balance. Le supervisuer doit verifier que les transactions sont notées dans l'immediat, que les calculs sont
                                        besoins et rationnaliser les quantités à                                  corrects, et que les balances enregistrées sur les fiches de stock correspondent aux quantités physiques.
                                        distribuer.
Recommandations pour améliorer le suivi des niveaux de stock
Utiliser la Consommation Mensuelle      La CMM minimise les effets dus aux                                        Determiner "x," le nombre de mois à considérer pour obtenir la moyenne (normallement 3 ou 6). Ensuite, pour chaque produit,
Moyenne (CMM) pour estimer les          ruptures de stocks et prend en                                            faire le total de la consommation mensuelle pour les derniers x mois, et diviser par x. Actualiser la consommation mensuelle
besoins.1                               consideration les variations saisonnierès.                                moyenne à la fin de chaque mois.
Convertir les balances en mois de stock Si vous connaissez le nombre de mois                                      Pour chaque produit, diviser la balance par sa CMM.
.                                       de stock que vous avez, vous pouvez
                                        déterminer s'il faut placer des
                                        commandes d'urgences pour eviter les
                                        ruptures.
Etablir les niveaux de stock maximum et En permettant aux managers de gérer                                       Pour fixer le nombre de mois de stock comme maximum et minimum (pour faciliter le suivi des niveaux de stock et l'estimation
minimum (système max-min).              les niveaux de stock rationnellement, le                                  des besoins), consulter les étapes a-d. Pour calculer les niveaux de stock maximum et minimum par produit, consulter les
                                        système max-min élimine les riques de                                     étapes e-f.
                                        ruptures de stock et les commandes                                        a) Noter le nombre idéal de mois entre chaque            Période
                                        frequentes de petites quantités.                                          commande.                                                d'approvisionnement
Utiliser le système max-min pour gérer                                                                            b) Noter le nombre de mois entre le passage de la        Délai de livraison:2
les niveaux de stock. Si la balance est                                                                           commande et la réception des produits.
inférieure au niveau minimum, lancer                                                                              c) Multiplier b x 2.                                     Nombre de mois de
une commande.                                                                                                                                                              stock minimum:
                                                                                                                  d) Additioner a + c.                                     Nomber de mois de
Utiliser le système max-min pour                                                                                                                                           stock maximum:
déterminer la quantité à commander. A                                                                             e) Multiplier c x CMM.                                   Niveau de stock
chaque fois que vous passez des                                                                                                                                            minimum
commandes, soustraire la balance du                                                                               f) Multiplier d x CMM.                                   Niveau de stock
niveau maximum.                                                                                                                                                            maximum
  1 Pour quantifier les besoins à long-terme, il est conseillé que les managers de programmes de santé et les agents d'approvisionnement calculent et comparent les estimations basées sur la consommation et sur les données statistiques de morbidite. Consulter chapitre 14 de

  Management Drug Supply (voir ci-dessous) pour de plus amples informations.
  2 Prendre en compte la variation du délai de livraison dans l'estimation des besoins pour éviter les ruptures de stock. S'il y a une grande variation dans le délai de livraison, baser vos calculs à partir du délai de livraison maximum. Voir chapitre 15 du Managing Drug Supply.
Consulter les références suivantes:
Binzen, Suzanna. " Pocket Guide to Managing Contraceptive Supplies," Centers for Disease Control and Prevention, Atlanta, 1998.
Binzen, Suzanna C., Suttenfield, Linda J., Wolff, James A. "Approvisionner les clients en contraceptives," Guide des responsables des programmes de planification familiale: Aptitudes et outils essentiels pour la conduite des programmes
de planification familiale, W. Hartford, CT: Kumarian Press, 1991.
Management Sciences for Health and the World Health Organization. Managing Drug Supply: The Selection, Procurement, Distribution, and Use of Pharmaceuticals . 2d.ed. W. Hartford, CT: Kumarian Press, 1997.



Pour plus d'informations concernant les évaluations basées sur les indicateur, consulter le "Rapid Pharmaceutical Management Assessment: An Indicator-Based Approach." Boston: Management Sciences for Health, 1995.




                                                                                                             Annex I, MSH/INFORM: Inventory Management Assessment Tool (2f95e2b1-21b2-4b94-83d6-56d0848d0208.xls), version 1
                          INVENTORY MANAGEMENT ASSESSMENT TOOL (IMAT)
                     ANNEX II: FICHE DE STOCK (A TITRE D'EXEMPLE)


 NOM GENERIQUE DU PRODUIT: Chloroquine
 UNITE: Comprimé
 A remplir au crayon. Actualiser la CMM, le stock maximum et le stock minimum à la fin de chaque mois.
 DATE DE LA DERNIERE MISE A JOUR                              30-Jul-98
 ADRESSES                                                         B1-1
 INTERVALLE D'APPROVISIONNEMENT (EN MOIS)                             2
 DELAI DE LIVRAISON (EN MOIS)                                         1
 CONSOMMATION MENSUELLE MOYENNE (CMM)                           35,833
 STOCK MINIMUM (EN MOIS)                                              4 STOCK MINIMUM                                     143333
 STOCK MAXIMUM (EN MOIS)                                              5 STOCK MAXIMUM                                     179167
                                         Calculer la consommation mensuelle à la fin de chaque mois
                      ORIGINE/              QTE
     DATE          DESTINATION             ENTREE         QTE SORTIE       BALANCE           SIGNATURE   CONSOMMATION MENSUELLE
 2 février      INVENTAIRE                                                    50,000
 12 février     CS II                                             5,000       45,000
 17 février     CS I                                             11,000       34,000
 23 février     HOP I                                             3,000       31,000
 27 février     HOP II                                           13,000       18,000                                       32,000
 10 mars        CS I                                              7,000       11,000
 13 mars        HOP I                                             6,000        5,000
 16 mars        MS                              50,000                        55,000
 25 mars        CS II                                            12,000       43,000
 30 mars        HOP III                                           4,000       39,000                                       29,000
 3 avril        CS IV                                             5,000       34,000
 15 avril       CS II                                            10,000         24,000
 28 avril       CS I                                             14,000         10,000
 30 avril       HOP I                                             6,000          4,000                                     35,000
 4 mai          CS III                                            4,000               0
 11 mai         MS                              70,000                          70,000
 18 mai         CS IV                                            12,000         58,000
 26 mai         HOP II                                           20,000         38,000                                     36,000
 2 juin         CS II                                            14,000         24,000
 5 juin         HOP I                                            10,000         14,000
 8 juin         CS 1                                             14,000               0
 17 juin        NOVAPHARM                         5,000                          5,000
 23 juin        CS III                                            2,000          3,000
 30 juin        MS                             100,000            2,000       101,000                                      42,000
 2 juillet      CS IV                                             8,000         93,000
 7 juillet      CS IV                                            10,000         83,000
 9 juillet      INVENTAIRE                                                      80,000
 15 juillet     HOP 1                                             8,000         75,000
 20 juillet     CS II                                            10,000         65,000
 29 juillet     CS III                                            5,000         60,000                                     41,000




Annex II, MSH/INFORM, Inventory Management Assessment Tool (2f95e2b1-21b2-4b94-83d6-56d0848d0208.xls), version 1

								
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