Welcome Onboard__ Borton Overseas Viking Line Packet 2011 by suchenfz


									                                                     Borton Overseas Viking Line Packet 2011 

Welcome Onboard!! 
We are glad you are considering sailing on Viking Line during your trip to Scandinavia. Here is our Viking Line information packet that will help 
you and also our Borton Overseas Staff make your reservation process go as smoothly as possible.  

1. What is included in this information packet? 
    • General information regarding Viking Line 
    • Frequently asked questions 
    • Form to fill out for any and all requests 
    • Borton Overseas/Viking Line terms and conditions 
2. What is the next step? 
    • Take a few minutes to review this packet and also the Viking Line website http://www.vikingline.fi/index.asp?lang=en  for additional 
    • Fill out and fax back to our office (612‐822‐4755) pages 5 & 7, also be sure to read through our terms and conditions at page 
      6 before you send in your reservation.  
3. What does Borton Overseas then do?  
    • Take your forms that you have faxed and process your payment and reservation. 
    • E‐mail, mail or FedEx your invoice and travel documents directly to you.  
4. What happens then?                                                                      
    • Enjoy your trip!!!                                                                                     Journeys to Extraordinary Lands 
                                                                                                 5412 Lyndale Avenue So. ▪ Minneapolis MN 55419 
                                                                                               (612) 822 4640 ▪ (800) 843 0602 ▪ Fax (612) 822 4755 
                                                                                              www.bortonoverseas.com ▪ info@bortonoverseas.com 
Borton Overseas – Viking Line Information 2011                                                                                                         1
Where does Viking Line sail?                                                                  
Most of Viking Line's luxury ships sail every day from Helsinki and 
Turku to Stockholm or vice versa (v.v.) you can also sail from Helsinki 
to Tallinn or v.v.  
Viking Line has a computerized hotel reservation system for hotels in Stockholm, Helsinki, Turku and the 
Åland Islands. The special prices are valid only when a Viking Line sailing is included.  

                                                     1. Most Popular Routes Time Tables: 01.01.2011 – 31.12.2011
Helsinki–Mariehamn–Stockholm                                                             Turku–Mariehamn/Långnäs–Stockholm
1.4-31. - 12. 31 . 2011                                                                         1.4-31. - 12. 31 . 2011

    Helsinki                   Mariehamn             Stockholm           Boats            Turku             Mariehamn/Långnäs                      Stockholm        Boats
 17.30                 04.25               04.35            09.40   Gabriella/Mariella     08.45         14.10                          14.25      18.55           Amorella
                                                                                                                 1)                1)
 09.55                 23.45               23.40            16.45   Gabriella/Mariella     21.00         01.00                          01.10      06.30           Isabella
                                                                                           19.50         14.25                          14.10      07.45           Isabella
                                                                                                                 1)                1)
                                                                                           07.35         03.30                          03.20      20.10           Amorella
                                                                                         1). Uses Långnäs harbor at night time.

M/S Viking XPRS
1.4-31. - 12. 31 . 2011
Helsinki–Tallinn route traffic, Monday–Saturday                                          Helsinki–Tallinn route traffic, Sunday

    Helsinki                     Tallinn               Helsinki            Boat              Helsinki                 Tallinn                   Helsinki          Boat
 11.30                  14.00         18.00                 20.30      Viking XPRS       11.30               14.00         16.30                     19.00     Viking XPRS
 21.30                  00.00         08.00                 10.30      Viking XPRS       20.00               22.30         08.00                     10.30     Viking XPRS

Stockholm–Mariehamn cruises
1.4-31. - 12. 31 . 2011

          Mariehamn                            Stockholm                 Boat
               09.45                               15.30               Cinderella
               07.45                               18.00               Cinderella

We reserve the right for timetable changes, for example during possible charter departures.

Borton Overseas – Viking Line Information 2011                                                                                                                                2
                                                 Important Information for Viking Line Passengers
    1. Must I pre‐book my sailing?                                                                  5.   Can I take my car onboard? 
We absolutely suggest pre‐booking your sailing. As soon as you have your dates &                Yes, there are prices for a variety of vehicle sizes. It is absolutely imperative to pre‐
itinerary settled‐ make your booking. Summer months are extremely busy with local               book car space, as there is limited room onboard.  
traffic  and  tourists  alike,  and  it  is  essential  to  pre‐book.  Pre‐booking  is  also     
beneficial  as  you  can  take  advantage  of  booking  discounts  and  discounted  meal            6.   Should I book the meals? 
reservations if booked in advance. Booking in advance also avoids late booking fees.                 
                                                                                                To complete your sailing experience we recommend the Viking Dinner Buffet and 
    2. What is the price?                                                                       the Sea Breakfast Buffet. We recommend pre‐booking them at the time of your 
                                                                                                reservation request to take advantage of the pre‐booking discount. The food is 
The prices vary depending on what route you are sailing, and what day you are                   excellent and all beverages are included in the dinner buffet price:  
sailing on it. It also depends on the following:                                                (Beer/wine/soft drinks/coffee/tea). 
     • Passenger ticket, Cabin, Meals                                                            
At time of booking your exchange rate will be determined. There is also a $15                        7.  What do I need for boarding? 
booking fee that will apply per order (not per person). Also to be noted is the fact             
that in the summer peak months (May‐August) it is highly recommended that you                   You MUST have an E‐Ticket & valid passport with you when you check‐in and 
pre‐book well in advance to avoid late booking fees and availability on the ships.              board the ship. Without an e‐ticket confirmation, you WILL be charged again on the 
                                                                                                spot, and face delays (especially in the peak season when the sailings sell out.) 
    3. Do I need a cabin?                                                                       Borton Overseas will not take responsibility for any extra charges at boarding if you 
                                                                                                forget your E‐Ticket. Any changes made at boarding will also NOT be refunded by 
For overnight sailings we absolutely recommend a cabin. There are a wide variety                Borton Overseas, and is your responsibility to pay on location. Your E‐Ticket will be 
of cabin categories from Suites to inside cabins under the car deck.  Most                      exchanged for individual boarding passes and you will receive your cabin key and 
commonly taken are the C, B, and A cabins. Cabins are always purchased for private              meal tickets at boarding too. Window seating at meals can be requested, but not 
use‐ unless you specify that you would like to share a cabin.                                   guaranteed. 
Please note! Booking of cabin berth is obligatory on Helsinki‐Stockholm route                    
during 1.1.‐31.5. and 1.9.‐31.12.                                                                   8.   When may I check‐in and board? 
    4. What are the cabins like?                                                                Check‐in opens 1 ½ ‐ 2 hours before sailings depart. You may board 30 minutes 
                                                                                                before the sailing departs. Boarding closed 15 minutes prior to departure! 
Standard Cabins outside and inside are about the same size. They all have private 
facilities and accommodate 1‐4 passengers.  The Standard A outside (with window) 
and B inside (no window) cabins are above the car deck, C inside cabins are below. 
Suites and Luxury cabins vary depending on which ship you are sailing on. Those 
accommodate 1‐2 persons and are outside cabins with windows and a double bed 
or two twins together. Some luxury cabins have balconies. If you book a suite, your 
breakfast is included in the price.  

Borton Overseas – Viking Line Information 2011                                                                                                                                              3
                                                 Important Information for Viking Line Passengers
9. Can I use my Scan Rail or EU Rail pass for a discount?                                    13. What if I need help with other parts of my trip to Scandinavia? 
With either one of these passes, you can receive a 50% discount off the passenger            Borton Overseas is a full service Scandinavian tour operator. We can offer packages 
fare (long routes only). Cabins and meals are still regular prices. You will be asked to     that can include international flights, accommodations and transportation while 
show your rail pass when you board. Sometimes discounts are only about 15 Euros              you are on your trip.  
and typically a cabin package will be a better value.  Other note: for Eurail passes,        If you need a hotel pre‐ or post‐ sailing, Viking Line has great rates. We also arrange 
your pass must be valid in both Sweden and Finland to receive the discount.                  great city tours in Helsinki, Stockholm & fascinating day trips to Tallinn. For help 
                                                                                             with other arrangements, please let us know on your request form right away. If 
    10. Any other discounts offered?                                                         you would like to get an idea of what all we can do, please visit our website 
                                                                                             www.bortonoverseas.com for details. 
There are senior rates, family rates, group rates (10+), and child rates on cruise 
tickets and meals.  Special mini cruise prices are offered for roundtrip sailings with           14. What is your cancellation policy? 
two consecutive nights on board. Hotels are offered at great rates through Viking             
Line, but only when booked in conjunction with a sailing                                     It is very important that you read the Borton Overseas Terms and Conditions page. 
                                                                                             Reservations are locked 7 days before a sailing departs, and after that point there is 
    11. Do you offer hotel packages?                                                         no way to cancel or alter a reservation.  
Most certainly! Hotel packages are only valid when you book your hotel stays in 
conjunction with your sailing. Special requests can usually be honored and the 
pricing is simply irresistible. Viking Line has hotel contracts with hotels in Helsinki, 
Stockholm, Tallinn, Mariehamn & Turku, ranging from 3 to 5 star hotels. 
    12. What city tours do you offer? 
In Helsinki there is the fantastic 1 ½ hour Audio Sightseeing Tour‐ a great tour for 
those who only have limited time in Helsinki on a Mini‐Cruise, or a short stay in the 
city.  In Stockholm there is the 2 hour Stockholm Sightseeing tour‐ another excellent 
bus tour that can be booked in with your Viking Line Sailing. In Tallinn we offer a 
wonderful 2 ½ hour sightseeing tour that takes you by vehicle & on foot through 
the Old Town in Tallinn, with a native Estonian guide. All sightseeing tours start at 
the Viking Line ferry terminal in conjunction with sailing arrivals. We also offer a day 
trip to Tallinn from Helsinki that includes return ferry sailings, a the sightseeing tour 
and a Tallinn Card which offers free entrance to museums and free public 
transportation from only $127 per person! Please call us for more information.  

Borton Overseas – Viking Line Information 2011                                                                                                                                     4
                                                 2011 VIKING LINE RESERVATION FORM – PLEASE USE BLOCK LETTERS
Linda ___       Elaine ___       Sissel ___       Betina ___       Marie ___       Katherine ___                                            PAYMENT INFORMATION 
PERSONAL INFORMATION                                                                                                                        Please refer to the deposit and payment section of our Terms and Conditions. Your invoice(s) 
                                                                                                                                            will indicate amount(s) due. 
(Please list names as they appear in passports and use block letters)
                                                                                                                                            Payment is due upon confirmation. Late bookings: A minimum rush fee of $10 will be applied 
Traveler #1:                                                                                                                                to bookings made less than 7 days prior to departure. 
Date of Birth:                                                                                             Sex:    M    F                   I will pay by check ____  
                                                                                                                                            (Please make check payable to Borton Overseas and send it to the address below) 
Passport issued (Country):                                                                                                                   
                                                                                                                                            I will pay by credit card: Visa ___  MasterCard ___  Discover___  Amex ___ 
Addresses listed must be physical locations. No P.O. Boxes please.                                                                              
ADDRESS:                                                                                                                                      Card Number: 
                                                                                                                                              Expiration Date:                                                               V‐code: 
City:                                                                              State:                      Zip: 
                                                                                                                                              Name as it appears on the card: 
Tel (Day):  (             )                                Tel (Evening): (             )                     
                                                                                                                                              Billing Address (if different from address at left): 
Fax:  (             )                                Cell Phone: (             )                                                              Address: 

E‐Mail:                                                                                                                                       City:                                                                          State:                     Zip:                                
                                                                                                                                            Card holder acknowledges Terms and Conditions as outlined by Borton Overseas, and agrees 
Traveler #2:                                                                                                                                to perform the obligations set forth by the card holder’s agreement with issuer. 
Date of Birth:                                                                                             Sex:    M    F                      X _________________________________________________________________ 
                                                                                                                                                                 Signature of Card Holder                                                     Date 

Traveler #3:                                                                                                                                ACCEPTANCE OF TERMS 

Date of Birth:                                                                                             Sex:    M    F                   I have read the complete Terms & Conditions and agree to the Terms & Conditions as      
                                                                                                                                            outlined by Borton Overseas. I understand if I do not take out trip insurance I am still bound 
Citizenship:                                                                                                                                to all the cancellation policies set forth by Borton Overseas and its suppliers. 
Traveler #4:         
                                                                                                                                            Sign Here: X ______________________________________________ 
Date of Birth:                                                                                             Sex:    M    F                   Date _______________ 
Citizenship:                                                                                                                                Please return your completed reservation form to: 

How did you hear about Borton Overseas?  
Viking Line website:        Friend:        Tourist Board:        Internet:        Guide Book:                                                                                                                               
Other (describe):                                                                                                                                                       5412 Lyndale Avenue South   Minneapolis MN 55419  
                                                                                                                                                                         612‐822‐4640   800‐843‐0602   Fax 612‐822‐4755  
                                                                                                                                                                       www.bortonoverseas.com    info@bortonoverseas.com  
Borton Overseas – Viking Line Information 2011                                                                                                                                                                                                                                                 5
                                              TERMS & CONDITIONS for VIKING LINE BOOKINGS 2011
        RATES AND FARES                                                                                             TRAVEL DOCUMENTS 
        Viking  Line  and  associated  hotel  rates  are  quoted  in  USD  and  are  based  on  daily  EUR          All  passengers  have  to  be  prepared  to  verify  their  identity  in  order  to  enter  the  security 
        exchange  rates.  USD  prices  are  guaranteed  only  when  our  reservation  form  and  full               gate.  Passport  and/or  Identity  card  issued  in  the  EU‐member  countries  are  accepted  by 
        payment have been received by Borton Overseas. Viking Line ferry rates may be subject to                    Viking  Line  as  proof  of  identity.  A  person  who  is  not  able,  or  will  not  verify  his/hers 
        change without notice.                                                                                      identity, is refused to enter the ship.  
        RESERVATIONS                                                                                                A  U.S.  Citizen  must  be  in  possession  of  a  valid  passport  with  not  less  than  six  months 
        A completed reservation form with signature is required to confirm your booking and can                     validity remaining.  Non U.S. Citizens should consult the appropriate consulates or call your 
        be  sent  by  fax,  regular  mail  or  scanned  and  e‐mailed  to  us.  The  client’s  signature  is        travel agent for assistance. 
        required to show acceptance of our terms and conditions. Date of birth, nationality and                      
        name  spelling  as  appears  in  passport  are  required  with  booking  requests.  Please  use             RESPONSIBILITY AND RELEASE OF LIABILITY 
        capital letters when filling out form.                                                                      Borton  Overseas  acts  only  as  an  agent  for  Viking  Line  providing  transportation, 
                                                                                                                    accommodations or other services. All vouchers are issued subject to any and all terms and 
        PAYMENT                                                                                                     conditions under which transportation, accommodations, and other services are offered or 
        A  $15  booking  fee  applies  to  all  Viking  Line  bookings.  Full  payment  is  due  upon               provided  and  constitute  the  sole  contract  between  the  supplier  and  the  tour  member. 
        confirmation,  and  will  be  charged  when  a  completed  reservation  form  is  received.  A              Borton Overseas shall not be responsible in any way for loss, injury or damage arising from 
        minimum  rush  fee  of  $10  will  be  applied  to  bookings  made  less  than  7  days  prior  to          an  Act  of  God,  Acts  of  Governments  or  de  facto  authority,  war,  civil  unrest,  any  kind  of 
        departure.  Change  and  cancellation  policies  outlined  below  will  apply  after  services  are         hostilities,  strikes,  theft,  sickness,  quarantine,  immigration  or  customs  regulations, 
        confirmed.                                                                                                  hijacking, acts of terrorism, breakdown, delay, cancellation, error, omissions or any other 
                                                                                                                    cause beyond our control. Borton Overseas reserves the right, without advance notice, to 
        CHANGES                                                                                                     make changes or cancellations, in part or whole, as circumstances dictate; this may include 
        A  $25  fee  will  be  assessed  for  each  change  made  once  services  are  confirmed.  Changes          changes  in  hotels  and  the  itinerary.  Borton  Overseas  is  released  of  liability  for 
        made less than 30 days prior to departure from the USA will be assessed a $25 change fee                    consequences  of  the  personal  activities  of  any  passenger,  who,  as  a  consenting  adult,  is 
        plus $10 rush fee. No changes allowed on Early Bird bookings.                                               deemed  personally  responsible  for  decisions  concerning  conditions  of  health,  safety, 
                                                                                                                    fitness  or  any  activity  in  which  the  passenger  participates.  Borton  Overseas  is  not 
        CANCELLATIONS                                                                                               responsible for omissions in price and programs. 
        Full refund, less 10% per person handling charge will be made if cancellation is received in                 
        writing no later than 60 days prior to departure. Cancellation notice received less than 60                 Any  payment  for  a  package  offered  by  Borton  Overseas  shows  acceptance  and 
        days prior to departure from the USA will be assessed following fees: 59‐30 days 15% of                     acknowledgement  of  prices,  exclusions,  conditions  and  responsibilities  as  stated  in 
        ferry cost; 29‐8 days, 50% of ferry cost. Reservations are locked 7 days before departure                   above and releases Borton Overseas and all of its agents and representatives from any 
        from the USA, and no changes or cancellations can be made after this point.. No refund on                   and all liability, actions, causes of actions, suites, debits, demands that you may have in 
        Early Bird bookings. No refund can be made for any service or feature that you do not                       connections with your participation in a Borton Overseas trip or activity. 
        utilize,  or  voluntarily  change;  if  you  cancel  while  tour  is  in  progress,  there  will  be  no     
        refund for unused portions.                                                                                  
        Borton Overseas highly recommends optional travel insurance to protect you against loss                                                                                    
        due to cancellation, illness or accident. Contact Borton Overseas or your travel agent for                                              Journeys To Extraordinary Lands 
        details on optional insurance programs. If trip insurance is not purchased, all cancellation                                           AFRICA   SCANDINAVIA   ANTARCTICA 
        penalties set forth by Borton Overseas will still apply.                                                                                WORLDWIDE CRUISES ON SMALL SHIPS 
                                                                                                                              5412 Lyndale Avenue South • Minneapolis MN 55419 USA • Email: 
        DOCUMENTS                                                                                                   info@bortonoverseas.com www.bortonoverseas.com   Local: 612‐822‐4640 or Toll Free: 
        Sailing  voucher  will  be  emailed/or  mailed  to  you  within  7  days  from  receiving  the                                      1‐800‐843‐0602   Fax 612‐822‐4755 
        reservation form. You MUST have the E‐ticket confirmation with you when you board the 
Borton Overseas – Viking Line Information 2011                                                                                                                                                                                   6
                                                     2011 VIKING LINE RESERVATION FORM
                                                 Borton Overseas Viking Line Request Form: 
    Date of outbound travel:                                   Date of return travel (if applicable)                   Hotels (circle cities needed): 
                                                                                                                        • Helsinki   
    Month_______ Day__________ Year_______                     Month_______ Day__________ Year_______                   • Stockholm 
                                                                                                                        • Turku 
    Direction of outbound travel (circle one)                  Direction of return travel (circle one)                  • Tallinn 
    Number of Passengers (Persons traveling): ____             Number of Passengers (persons traveling): ____           • Mariehamn / Åland 
                                                                                                                        • Other:  
       • Stockholm‐Helsinki                                       • Stockholm‐Helsinki                                   
       • Helsinki‐Stockholm                                       • Helsinki‐Stockholm 
                                                                                                                        Dates: _________________ 
       • Turku‐Stockholm (09.00pm or 08.45am)                     • Turku‐Stockholm (09.00pm or 08.45am) 
       • Stockholm‐Turku (08.10pm or 07.45am)                     • Stockholm‐Turku (08.10pm or 07.45am) 
       • Helsinki‐Tallinn (11.30am or 09.30pm)                    • Helsinki‐Tallinn (11.30am or 09.30pm)               Name of Hotel (if known): 
       • Tallinn‐Helsinki (08.00am or 06.00pm)                    • Tallinn‐Helsinki (08.00am or 06.00pm)                
       • Stockholm‐Mariehamn /or/ Mar‐Sto                         • Stockholm‐Mariehamn /or/ Mar‐Sto                     
       • Helsinki‐Mariehamn /or/  Mar‐Hel                         • Helsinki‐Mariehamn /or/  Mar‐Hel                     Room Type: [  ] Double/Twin [  ] Single  
       • Turku‐Mariehamn  /or/  Mar‐Tur                           • Turku‐Mariehamn  /or/  Mar‐Tur                       [  ] Extra Bed Adult/Child 
                                                                                                                         Smoking/ Non‐ Smoking 
    Please note: Sunday schedule for Hel‐Tal‐Hel               Please note: Sunday schedule for Hel‐Tal‐Hel              Special Request: 
    differs from rest of week. Call or E‐Mail for              differs from rest of week. Call or E‐Mail for              
    Schedule.                                                  Schedule.                                               Other services needed before or after Viking 
                                                                                                                       Line travel or special requests: 
    Type of cabin (circle one)                                 Type of cabin (circle one)                                • Sightseeing tours 
    Number of people in each cabin: _________                  Number of people in each cabin: __________                      Stockholm/Helsinki/Tallinn  
       • C4 /or/ B2P inside                                      • C4 /or/ B2P inside                                    • Other: 
       • B2 /or/ B4 standard inside (not avail on all            • B2 /or/ B4 standard inside (not avail on all           
            ships)                                                   ships)                                            Please send my voucher(s) by: 
       • B2L /or/ B4L (not avail on all ships)                   • B2L  /or/  B4L (not avail on all ships)               • USPS Mail 
       • B2X inside (not avail on all ships)                     • B2X Inside Cabin (not avail on all ships)             • E‐mail  
       • A4 outside                                              • A4 outside                                            • Fed‐Ex Overnight/ 2 day service (Client 
       • LXB /or/ LYX, outside (not avail on all ships)          • LXB/LYX, outside (not avail on all ships)                   will be charged for the FED‐EX Fee) 
       • LXA /or/ LUX, outside (not avail on all ships)          • LXA or LUX, outside (not avail on all ships)     
       • Mini Suite                                              • Mini Suite                                          Please note:  
       • Suite (includes breakfast)                              • Suite (includes breakfast)                          A $15 booking fee applies to all Viking Line 
                                                                                                                       bookings.  A minimum rush fee of $10 will be 
    Meals (fill in number of each meal):                       Meals (fill in number of each meal):                    applied to bookings made less than 7 days prior 
                                                                                                                       to departure from the USA. 
       • Viking buffet dinner _____                              • Viking buffet dinner _____                           
       • Sea buffet breakfast _____                              • Sea buffet breakfast _____                          Please see the Terms and Conditions page of the 
                                                                                                                       booking form for more info. 
      Enquire for dinner buffet schedules.                       Enquire for dinner buffet schedules.
Borton Overseas – Viking Line Information 2011                                                                                                                            7

To top