komunikasi bisnis I by tom842

VIEWS: 1,159 PAGES: 22

									Nama Mata Kuliah            : Komunikasi Bisnis

Kode Mata Kuliah            : MNG3246

Bobot SKS                   : 3 SKS

Prodi/Fakultas              : Manajemen/Fakultas Ekonomi

Pengampu                    : Drs. Raswan Udjang, M.Si

Tujuan Instruksional Umum   :    Mahasiswa    akan   mampu

                                menggunakan              konsep

                                komunikasi di dalam dunia

                                bisnis




                                                              1
                                    PERTEMUAN 3



PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

       Dalam dunia bisnis komunikasi merupakan faktor yang sangat penting. Seorang

pemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan atau customer atau pihak

manapun yang berhubungan dengan lembaganya seperti pemerintah dan dinas pajak.

Kemampuan berkomunikasi jelas merupakan suatu hal mendasar yang harus dipunyai

oleh pelaku bisnis.

       Pengertian sederhana dari komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan

dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi

verbal dan nonverbal (Djoko Purwanto :1997).

       Sebagai seorang komunikator (sumber informasi) harus menguasai komunikasi

secara efektif terutama memiliki kemampuan untuk menyampaikan dan menerima suatu

pesan. Mereka harus tahu bagimana menempatkan kata yang membentuk suatu arti,

bagaimana mengubah suatu situasi menjadi lebih menarik dan menggairahkan, bagaimana

mengajak komunikan (lawan proses komunikasi/bicara) untuk ikut serta secara aktif,

bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana

menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan pembicaraan yang hangat, apakah

pesan yang disampaikan secara oral atau written. Disinilah kemampuan berkomunikasi

baik secara verbal dan nonverbal patut diketahui.




                                                                                  2
Komunikasi Verbal

       Verbal communication merupakan salah satu bentuk komunikasi yang

disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan atau lisan (Djoko Purwanto;1997). Seperti

contoh berbicara dengan orang lain, menelepon kawan, presentasi makalah, membacakan

puisi, membaca surat kabar, mendengarkan radio dan menonton televisi. Komunikasi

verbal walaupun lebih kecil presentase keberhasilannya -bahkan menurut Ross hanya 35

%- dibanding komunikasi nonverbal, tetaplah dibutuhkan karena ada beberapa situasi

yang tidak bisa disampaikan komunikasi kita secara nonverbal. Melalui komunikasi ini

diharapkan orang akan memahami apa yang disampaikan komunikator secara apa adanya.

Komunikan diharapkan membaca atau mendengar apa yang dikatakan.

       Seorang pelaku bisnis dituntut bisa menggunakan penyampaian pesan dengan

menggunakan tulisan dan ucapan dan kemampuan menerima pesan dengan menggunakan

pendengaran dan bacaan :

a. Berbicara dan Menulis

    Orang lebih menyukai mengirimkan pesan dengan berbicara daripada menulis

    dengan alasan kepraktisan. Padahal ada pesan-pesan yang harus disampaikan dengan

    menggunakan tulisan karena alasan tingkat penting dan kekomplekskan pesan itu

    sendiri. Seperti press release, yang harus diperhatikan soal-soal teknis mengenai

    penyusunan dan pengetikan pesan. Penggunaan formula dasar penyampaian pesan

    juga tidak boleh diabaikan karena bisa fatal pengaruhnya bila terdapat salah

    penafsiran/pengutipan.

         Tulis menulis itu bukanlah semata-mata pekerjaan biasa tapi suatu kombinasi

    pekerjaan otak yang didukung dengan kemampuan untuk memadukan ide,

                                                                                      3
    pengetahuan dan kemampuan bahasa yang baik, berwawasan luas dan penuh

    kreatifitas mengolah suatu berita, press release, artikel atau feature secara “padat dan

    singkat, tetapi menarik” bagi pembacanya atau tagret audience-nya (Rosady

    Ruslan;1998).

        Bagaimana seorang pelaku bisnis menulis secara jelas, informatif, sistematis dan

    sederhana yang menarik tersebut harus membutuhkan dukungan fakta yang aktual

    dan faktual, data, informasi serta bacaan/kepustakaan atau referensi yang lengkap,

    hasil riset, diskusi, seminar, presentasi, dsb. Dari sini pelaku bisnis membutuhkan

    kemampuan menerima informasi.

b. Mendengarkan dan Membaca

    Disini diperlukan seorang pelaku bisnis yang bisa menggunakan keterampilan

    mendengar yang baik. Ada kecenderungan orang lebih menyukai menerima daripada

    menyampaikan informasi. Sayangnya kebanyakan pelaku bisnis tidak bisa

    menggunakan kemampuan mendengar secara optimal.

        Kemudian kemampuan membaca, disini diperlukan secara khusus cepat

    membaca, tepat menafsirkan dan benar dalam memberikan respon.

Komunikasi Nonverbal

       Seperti telah dijelaskan di atas bahwa dalam komunikasi bisnis sangat pula

diperlukan komunikasi nonverbal. Bentuk komunikasi nonverbal adalah bentuk

komunikasi yang memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari.

Apalagi perbedaan daerah, pendidikan, ruang lingkup sosial akan mempunyai latar

belakang yang berbeda, bisa menyebabkan penafsiran atas sesuatu yang tidak sama pula




                                                                                          4
sehingga pemahaman akan komunikasi nonverbal tetaplah merupakan suatu kondisi yang

harus dipelajari, apalagi dalam dunia bisnis.

       Pentingnya komunikasi nonverbal antara lain :

1.    Penyampaian pesan yang didasarkan akan perasaan dan emosi akan sangat kelihatan

      alami

2.    Dengan memperhatikan isyarat nonverbal seseorang dapat mendeteksi atau

      menegaskan kejujuran pembicara

3.    Bersifat efisien

Sementara tujuan komunikasi nonverbal adalah :

1.   memberi informasi

2.   mengatur alur percakapan

3.   ekspresi emosi

4.   memberi sifat, melengkapi pesan-pesan verbal

5.   mempengaruhi orang lain

6.   mempermudah tugas-tugas khusus

       Dalam pelaksanaan berkomunikasi baik verbal dan nonverbal seringkali tidak

semua pesan dapat diterima dan dimengerti dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya

faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor yang harus

diketahui adalah :

1.   Masalah dalam mengembangkan pesan dikarenakan munculnya keragu-raguan

     tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau dengan orang yang

     akan menerima. Juga adanya pertenatangan emosi, atau kesulitan dalam

     mengekspresikan ide atau gagasan.

                                                                                     5
2.   Masalah dalam menyampaikan pesan.

3.   Masalah dalam menerima pesan dapat terdeteksi seperti persaingan antara

     penglihatan dengan pendengaran/suara, suasana yang tidak nyaman, lampu yang

     mengganggu, konsentrasi yang tidak terpusat.

4.   Masalah dalam menafsirkan pesan dipengaruhi oleh perbedaan latar belakang,

     penafsiran kata dan perbedaan reaksi emosional.



       Seperti yang sudah disamapaikan dalam perkuliahan Komunikasi Antar persona

sebelumnya bahwa KAP adalah komunikasi yang terjadi terutama diantara dua atau

beberapa orang yang bersifat alamiah dan dapat menghasilkan suatu hubungan produktif

secara terus menerus. Bila komunikasi intrapersona mengacu pada pesan-pesan yang

dikirim oleh orang secara intern (pemikiran), yang seringkali berhubungan dengan diri

mereka sendiri (evaluasi diri).

       Keberhasilan prestasi kerja menurut Curtis, Winsor dan Stephens juga

dipengaruhi keahlian komunikasi antarpersona dan keahlian hubungan manusia diikuti

oleh keahlian komunikasi lisan. Tentu saja ini bisa dimengerti bila kita mengetahui

komunikasi antar persona secara efektif.



Konsep Diri

       Salah satu komponen utama dalam studi komunikasi antarpersona adalah konsep

diri atau kepastian diri yang positif. Myers dan Myers (1988) menyatakan bahwa

penghargaan adalah suatu perasaan yang dapat kita peroleh pada saat tindakan kita sesuai

dengan kesan pribadi kita dan pada saat kesan khusus mengira-ngira suatu versi yang

                                                                                       6
diidealkan mengenai bagaimana kita mengaharapkan diri kita sendiri. Sedang Goss dan

O’Hair (1988) menunjukkan bahwa suatu konsep diri mengacu pada bagaimana kita

menilai diri kita sendiri, seberapa besar kita berpikir bahwa diri kita berharga sebagai

seseorang. Jadi penghargaan diri lebih merupakan suatu persepsi evaluasi publik daripada

konsep diri. Konsep diri merupakan evaluasi yang lebih pribadi. Dan pesan-pesan intern

mengenai diri kita (konsep diri dan penghargaan diri) dalam kadar yang besar,

mengarahkan kita merasakan diri kita dalam berhubungan dengan orang lain. Atau

semakin bagus kita mengenal konsep diri kita akan semakin bagus pula hubungan sosial

kita dengan orang lain.

(Ada beberapa teori yang perlu kita ingat untuk materi ini yaitu Johary Window, Interaksi

Simbolik dan Analisa Transaksional).

       Konsep diri merupakan faktor yang penting dalam komunikasi antarpersona.

Konsep diri yang positif akan mendukung keberhasilan komunikasi dengan orang lain.

Untuk itu ada beberapa kriteria konsep diri yang positif yaitu :

1.   Memiliki keyakinan akan kemampuan mengatasi berbagai masalah, bahkan ketika

     mengalami kegagalan.

2.   Merasa sama dan setara dengan orang lain.

3.   Menerima pujian tanpa rasa malu atau berpura-pura rendah hati dan menerima

     penghargaan tanpa rasa bersalah.

4.   Memiliki kemampuan untuk memperbaiki diri.

5.   Menyadari bahwa setiap orang memiliki persaan, keinginan dan perilaku yang tidak

     seluruhnya disetujui masyarakat.

Sedangkan konsep diri yang negatif ditandai dengan :

                                                                                        7
1.   Tidak tahan menerima kritik, mudah marah, menganggap koreksi orang lain tentang

     dirinya sebagai usaha untuk menjatuhkan harga dirinya.

2.   Di satu segi sangat responsif terhadap pujian namun di satu segi sangat kritis

     terhadap orang lain, tidak sanggup menerima kelebihan orang lain.

3.   Enggan untuk bersaing atau berkompetisi dengan orang lain.

4.   Cenderung merasa tidak disenangi, tidak diterima, dan tidak diperhatikan orang lain

     (Budyatna dan Nina M;1994).



Faktor-faktor yang mempengaruhi konsep diri yaitu :

1.   Orang lain

2.   Kelompok acuan (reference group)



Konflik

       Dalam dunia bisnis terjadinya konflik merupakan suatu keseharian. Artinya tidak

ada kondisi yang bisa menjamin seseorang pelaku bisnis terbebas dari konflik. Karena

konflik sendiri muncul dalam berbagai bentuk dan dengan aneka penyebab.

Bagaimanapun konflik adalah bagian dari proses komunikasi antarpersona.

       Konflik adalah suatu kondisi yang bisa terjadi kapanpun dan dimanapun untuk itu,

tidak perlu buat para pelaku bisnis untuk menghindari atau menjauhinya. Karenanya

walaupun konflik bisa menjadi kondisi yang menguntungkan, pemahaman akan konflik

tetap kita butuhkan sehingga ketika muncul konflik yang bersifat merusak dan

mengganggu bisa mengatasinya. Menurut Miller dan Steinberg ada tiga asumsi menegani

konflik yaitu :

                                                                                      8
1.    Konflik tidak dapat dielakkan, sifat alamiah dan tergantung dari hubungan yang

      terjadi.

2.    Konflik tidak mesti selalu buruk, justru ada konflik yang bermanfaat dalam suatu

      hubungan.

3.    Konflik muncul karena berbagai penyebab dan dalam berbagai bentuk, karenanya

      setiap konflik harus ditangani secara berbeda-beda.

Dampak yang paling serius dari terjadinya konflik adalah dapat melemahkan konsep diri

seseorang. Jika seseorang secara teurs menrus tidak mampu mengatasi konflik yang

m,enimpanya, persepsinya tentang kemampuan dirinya mengontrol lingkungan menjadi

negatif. Jika konflik ini makin tidak dapat ditangani, ia akan mulai menyerang konsep diri

orang lain atau menyalahkan orang lain. Ini jelas akan berefek panjang pada suatu

hubungan antarpersona.

       Meskipun begitu konflik tetap mempunyai keuntungan seperti ditulis Allan Filley

dalam Interpersonal Conflict Resolution memiliki empat nilai yaitu :

1.   Dapat mengurangi kesempatan munculnya konflik yang lebih besar.

2.   Dapat menggiring kita untuk mencari cara baru, informasi baru, dan cara pandang

     baru dalam menghadapi konflik.

3.   Minimal secara kelompok akan meningkatkan kepaduan kelompok.

4.   Konflik akan memberikan kesempatan bagi pelakunya untuk mengukur kemampuan

     atau kekuatannya.

Bahkan menurut Braiker dan Kelly (1979) konflik merupakan bagian dari tumbuhnya

suatu hubungan bila :




                                                                                         9
1.   Konflik bisa mengilhami pelakunya untuk mengubah cara berpikir mereka ke arah

     yang inovatif dan menguntungkan.

2.   Menambah komitmen dari masing-masing pihak pelaku konflik atau merasa lebih

     terikat.

3.   Setelah konflik terselesaikan, masing-masing pihak akan menjadi lebih akrab.

4.   Dari adanya konflik yang terjadi, para pelaku yang berhubungan berusaha untuk

     mengembangkan suatu aturan main utnuk dapat menyelesaikan konflik yang terjadi

     di masa mendatang.

5.   Sebagai sumbangan dalam hubungan antarpersona bahwa hubungan yang terjadi

     merupakan suatu hal yang unik, karenanya penyelesaian konflik dalam suatu

     hubungan sudah pasti berbeda dengan pasangan individu lainnya.



     Bagaimana penyelesaian konflik dalam lingkup dunia bisnis yang perlu dilakukan?

Dalam dunia manajemen dikenal istilah win-win solution yaitu penciptaan situasi yang

saling menguntungkan antara para pelaku konflik sehingga dampak negatif yang muncul

bisa diredam. De Vito (1989) menggambarkan model humanistis dari suatu komunikasi

antarpersona yang efektif yang dapat diberlakukan untuk memanajemeni konflik yang ada

yaitu :

1.   keterbukaan

2.   empati

3.   sikap mendukung

4.   sikap positif

5.   kesamaan

                                                                                    10
      Menurut M.Kh. Rahman dari enam elemen penting organisasi yaitu :

      1. Ukuran organisasi (size)

      2. Keterkaitan tindakan (interdependent actions)

      3. Konteks tempat dan waktu (bounding in space and duration)

      4. Kondisi sumber daya (input of resources)

      5. Komunikasi (communication)

      6. Target hasil (output of organization)

komunikasi dipandang sebagai sentral elemen-elemen lainnya dalam kegiatan manajemen

organisasi. Alasan pertama, komunikasi memiliki fungsi untuk mempertemukan antara

tujuan organisasi dengan terget hasil yang dicapai. Kedua, berfungsi untuk

mengadaptasikan perubahan lingkungan organisasi. Ketiga, untuk membina hubungan

antar anggota organisasi dalam melaksanakan berbagai tugas (beban kerja) organisasi.

Untuk itu, kemampuan komunikasi yang efektif menjadi hal yang mutlak harus dimiliki

oleh seorang pelaku organisasi.

       Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi bisnis merupakan aset penting

bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang

tercermin dalam efektifitas dan efisiennya merupakan alat perekat organisasi, yang juga

mempegaruhi nama baik (goodwill) organisasi yang bersangkutan.

       Melalui proses komunikasi anggota organiaasi dapat saling bertukar informasi

dengan menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa digunakan. Dalam

organisasi komunikasi mempunyai dua fungsi penting yaitu :

1.   Dengan komunikasi memungkinkan pertukaran informasi

                                                                                     11
2.   Dengan komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam

     organisasi dengan anggota lainnya

Berbagai bentuk pertukaran informasi dapat dilaksanakan seperti :

    Menetapkan tujuan

    Membuat dan mekasanakan keputusan

    Mengukur hasil

    Merekrut dan mengembangkan staf

    Berurusan dengan konsumen

    Melakukan negoisasi dengan pemasok dan pemberi pijaman

    Memproduksi produk

    Berinteraksi dengan peraturan yang ada



Pola Komunikasi

        Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak

untuk mencapai tujuannya, pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan

organisasi yang lain bervariasi atau berbeda-beda. Untuk organisasi berskala kecil

mungkin pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan untuk perusahaan besar yang

memiliki ribuan karyawan maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan

pekerjaan yang cukup rumit. Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi yang tepat

dalam suatu organisasi merupakan suatu keharusan. Secara umum pola komunikasi

dikelompokkan menjadi saluran komunikasi formal dan nonformal.

1.   Saluran Komunikasi Formal



                                                                                12
Dalam struktur garis, fungsional maupun matriks, nampak berbagai macam posisi atau

kedudukan yang masing-masing sesuai batas dan tanggung jawab dan wewnangnya.

Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan

ataupun dari para manajer kepada karyawannya, pola transformasinya dapat berbentuk

downward communication, upward communication, horizontal communication dan

diagonal communication.

Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari atasan ke bawahan,

dimana umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu

organisasi. Menurut Katz dan Kahn, ada lima tujuan pokok yaitu :

1.   Memberi pengarahan atau instruksi kerja

2.   Memberin informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan

3.   Memberi informasi tentang prosedur dan praktik organisasional

4.   Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan

5.   Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi yang dapat membantu organisasi

     menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan saluran komunuikasi ini adalah kemungkinan terjadinyua

penyaringaninformasi atau sensor informasi penting sebelum disampaikan kepada para

bawahan.

Untuk komunikasi dari bawah ke atas menunjukkan partisipasi bawahan dalam proses

pengambilan keputusan akans angat mebantu pencapaian tujuan organisasi. Sementara

untuk mencapai keberhasilan komunikasi ke atas ini para manajer harus memiliki rasa

percaya kepada para bawahannya.




                                                                                 13
Untuk komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang

memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Adapun tujuan saluran

komunikasi ini adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberi informasi

kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Kebanyakan manajer

suka melakukan tukar menukar informasi dengan paratemanya yang berbeda departemen

terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam organisasi perusahaan.

Sementara untuk komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua level (tingkat)

organisasi yang berbeda. Jenis ini mempunyai keuntungan yaitu :

1.   Penyebaran    informasi    bisa   lebih   cepat   ketimbang     bentuk    komunikasi

     tradisional/konservatif

2.   Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu

     menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Tapi jenis saluran ini mempunyai kelemahan yaitu dapat mengganggu jalur komunikasi

yang rutin dan telah berjalan normal dalam suatu organisasi. Di samping itu komunikasi

diagonal dalam organisasi yang berskala besar sulit dikendalikan secara efektif.

Pola saluran komunikasi formal ini sangat penting bagi organisasi namun bila proses

pelaksanaannya tidak efektif bisa memberikan kerugian seperti dari sisi individual sering

menbuat frustasi atau menjengkelkan pihak tertentu khususnya tentang keterbatasan

untuk masuk ke dalam proses penmgambilan keputusan. Dimana banyak jalur yang harus

dimasuki/dilewati sebelum langsung ke pengambil keputusan. Dari sisi perusahaan

kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang

lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi dapat mengambarkan

suatu kemungkinan munculnya kesalah pahaman.

                                                                                       14
2. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang ada dalam suatu organisasi baik

secara jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan/jabatan dapat berkomunikasi secara

leluasa. Namun jenis komunikasi ini karena sifatnya yang umum, informasi yang

diperoleh seringkali kurang akurat dan tidak dapat dipertanggung jawabkan

kebenarannya, karena biasanya lebih bersifat pribadi atau bahkan sekadar desas-desus.



       Beberapa ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki oleh para pelaku

bisnis adalah :

   Membaca

   Mendengarkan

   Membuat atau melakukan percakapan yang manarik

   Melakukan wawancara

   Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil

   Berpidato dan melakukan presentase

   Menulis surat, memo dan laporan




                                                                                        15
Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

        Secara umum komunikasi bisnis mempunyai tiga tujuan yaitu :

    informing maksudnya untuk memberi informasi

    persuading yaitu memberi persuasi

    coolaborating yaitu melakukan kolaborasi dengan audience

Untuk bisa merealisasikan tujuan komunikasi bisnis yang akan dilakukan tentu saja

diperlukan tahapan perencanaan pesan apa yang harus diberikan kepada pihak lain.

        Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan

organisasi secar menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan

komunikasi. Dengan pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah

pencapaian tujuan komunikasi.

        Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu :

a.    Perencanaan ; seperti tujuan komunikasi, siapa audience yang akan menerima, ide

      pokok, pesa-pesannya, saluran yang akan digunakan. Termasuk kemampuan retorika

      yang digunakan.

b.    Komposisi ; erat dengan penyususn kata-kata, kalimat dan paragraf. Maka

      penggunaan   kata-kata    yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti         dan

      dilaksanakan oleh si penerima akan memudahkan pencapaian tujuan.

c.    Revisi ; penelaahan kembali apakah sudah sesuai dengan yang dimaksud atau belum.




Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis


                                                                                    16
        Kadangkala dalam organisasi bisnis pesa-pesan bisnis yang disampaikan oleh para

pimpinan kepadapara bawahan sering tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan

pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan

apa yang dikehendaki. Ada empat penyebab terjadi kondisi yang demikian :

1.   bertele-tele

2.   memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

3.   penyajian ide-ide secara tidak logis

4.   informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

Untuk itu pengorganisasian suatu pesan merupakan hal yang dicermati seperti :

1.   Subjek dan tujuan harus jelas

2.   Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3.   Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis

4.   Semua informasi yang penting harus sudah tercakup



Revisi Pesan-Pesan Bisnis

        Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-pesan bisnis

dilakukan langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan

bisnis. Revisi ini diperlukan agar pesan-pesan yang telah direncanakan dan dibuat dapat

ditinjau ulang, untuk menghindari kemungkinan adanya kesalahan atau kekurangan,

sehinggan sesuai dengan yang dikehendaki.

        Beberapa hal yang harus ditelaah ul;ang adalah isi maupun pengorganisasiannya,

gaya bahasa yang dipakai, susunan bahasanya serta format penulisannya. Untuk




                                                                                    17
penggunaan kata hjendaknya memilih kata yang sudah dikenal, singkat dan menghindari

kata-kata yang bermakna ganda.



Resume

       Resume atau daftar riwayat hidup memang bukanlah suatu hal baru tapi seringkali

kita mendapati penulisan resume yang sekadarnya atau asal-asalan. Jadi untuk bukti tapi

tidak menarik minat yang membacanya. Padahal KC Bay menjelaskan resume pada

intinya adalah sangat penting karena dengan resume sebenarnya merupakan presentase

penjualan diri kita. Dalam resume menag tercakup semua fakta yang relevan dengan kita

seperti latar belakang, kualifikasi, dan pengalaman kerja atau organisasi yang disusun

dalam suatu format yang teratur, mudah dipahami, dan menarik minat dan perhatian para

pembacanya.

       Secar umum resume adalah suatu daftar dokumen yang berisi kualifikasi dan jalur

karir seseorang, yang disusun secara rapi, teratur dan menarik perhatian pembacanya.

Melalui resume diharapkan pimpinan suatu organisasi/perusahaan dapat mengetahui

kemampuan kita, walaupun belum pernah bertemu dengan kita. Karena itu penulisan

resume harus diperhatikan dengan betul dan dibuat semenarik mungkin. Ada tiga tahapan

mempersiapkan resume yang baik :

1.   Pencarian informasi penting : berupa analisis diri (sef analysis); berisi kelebihan dan

     kelemahan kita, analisis karir (career analysis) ; berisi analisis terhadap karir yang

     ingin kita pilih, dan analisis pekerjaan (job analysis); berisi analisis terhadap faktor-

     faktor yang berkaitan dengan pekerjaan.




                                                                                           18
2.   Perencanaan Resume : resume merupakan sarana untuk mengarahkan wawancara

     sesuai dengan resume yang kita buat untuk itu informasi tentang tujuan karir,

     informasi pribadi dan referensi orang yang dapat dikenal dan dihubungi merupakan

     hal yang sangat penting.

3.   Pembuatan Resume : secara umum ada yang mengklasifikasikan resume dengan

     beberapa jenis tapi dari semuanya harus tercakup nama, alamat lengkap, tujuan

     kerja, kualifikasi, informasi pribadi (seperti pendidikan tertinggi, skills, hobi,

     penghargaan, keanggotaan sosial) dan referensi tokoh yang mengenal kita dengan

     baik.

       Resume yang baik memenuhi empat hal seperti neatness (kerapian), simplicity

(kesederhanaan), accuracy (keakuratan) dan honestly (kejujuran).



Penulisan Surat lamaran Kerja

       Dalam menulis surat lamaran kerja kita menceritakan kemampuan-kemampuan

yang sesuai atau cocok dengan posisi yang ditawarkan atau dibutuhkan oleh perusahaan,

apa yang dapat kita kerjakan. Untuk itu, poin-poin penting yang relevan dengan

persyaratan pekerjaan tertentu harus dikemukakan.

       Secara umum ada tiga paragraf yang biasanya digunakan dalam menulis surat

lamaran kerja yaitu :

Paragraf pembuka dengan inti mengemukakan maksud lamaran kerja yang kita buat.

Paragraf pertengahan berintikan kualifikasi kita yang sesuai dengan pekerjaan yang ada.

Usahakan penjelsan di paragraf ini benar-benar sangat diminati (interest) dan sangat




                                                                                     19
diharapkan (desire). Perlu diduskusikan kualifikasi kita tentang pendidikan, pengalaman,

sikap, minat, aktifitas dan kualitas kita, dari sudut pandang pembaca.

Paragraf penutup umumnya berisi harapan tindakan sebagaimana yang terdapat pada

surat-surat penjualan. Kita dengan jelas menytakan keinginan untuk melakukan

wawancara sesuai waktu yang telah disediakan oleh organisasi perusahaan atau lembaga

yang kita lamar. Untuk mempermudah pihak perusahaan menghubungi kita perlu kita

sampaikan alamat, nomer telpon atau facimile, e-mail secara jelas dan lengkap.

       Penting untuk kita ketahui hal-hal yang perlu diperhatikan seperti :

a.   Kualifikasi atau pengalaman kerja sesuai dengan posisi pekerjaan

b.   Tonjolkan hal-hal yang posistif

c.   Tekankan perbedaan dengan pelamar lain

d.   Jangan melamar di luar kemampuan

e.   Tidak hasil fotocopy

f.   Jangan menggunakan kata-kata bombastis dan memelas kasihan orang

g.   Jangan memberi komentar langsung atas karakter kita.




                                                                                     20
Arti Penting Wawancara

        Wawancara merupakan salah satu cara yang teramat penting bagi suatu

perusahaan untuk menyaring pelamar yang ada. Bisa jadi karena banyaknya pelamar dan

ketatnya seleksi dari perusahaan untuk dapat menempati sebuah posisi dalam perusahaan

tersebut dapat dilakukan wawancara lebih dari satu kali.

        Untuk itu, persiapan menghadapi wawancara juga termasuk hal yang penting

sehingga kesan yang baik akan menimbulkan keyakinan pewawancara kepada

kemampuan kita.

Aspek-aspek kepribadian juga merupakan hal yang penting untuk kita siapkan seperti :

   Penampilan secara fisik

   Gerak-gerik dan sopan santun

   Nada suara (tone voice)

   Inisiatif

   Rasa percaya diri

   Kebijaksanaan

   Tanggap dan kerja sama

   Ekspresi wajah

   Kemampuan berkomunikasi

   Sikap terhadap pekerjaan

   Selera humor

        Pada intinya wawancara dilakukan berkaitan dengan surat lamaran kerja dan

resume yang kita bikin. Tapi perlu untuk kita ketahui pekerjaan dan perusahaan yang kita

                                                                                       21
masuki itu seperti apa. Bukan karena sekadar kerja kita tidak tahu pekerjaan yang akan

kita masuki lebih parah lagi kita tidak pernah tahu perusahaan itu ada dimana, kapan

berdirinya, siap pemiliknya atau hal-hal lain yang terkait.

        Terakhir terkait dengan surat wawancara adalah ucapan terima kasih setelah

wawancara dilakukan. Bahkan kalau perlu dengan membuat ucapan terima aksih secara

tertulis (thank you letters) kepada perusahaan atau pewanwancara meskipun kecil

kemungkinan kita diterima. Ini perlu dilakukan sebagai bentuk penunjukkan penghargaan

kita, atas waktu yang telah disediakan buat kita.

        Untuk materi lain yang terkait dengan Komunikasi Bisnis perlu dipelajari materi

tentang kepmimpinan, menyimak dalam dunia bisnis, manajemen kelompok, kemampuan

presentasi kerja dan tidak lupa kemampuan menggunakan media komunikasi yang

semakin canggih.




Soal:

       Jelaskan hubungan dan strategi berdasar teori ilmu komunikasi terhadap masalah

        bisnis (pemasaran, operasional, keuangan, dan msdm) yang akan Anda hadapi

        apabila Anda menjadi manajer suatu perusahaan dimana perusahaan Anda

        menginginkan laba yang tinggi.




                                                                                     22

								
To top