Docstoc

Rutiner_periode__tertial_og_aarsavslutning_i_okonomiseksjonenNone

Document Sample
Rutiner_periode__tertial_og_aarsavslutning_i_okonomiseksjonenNone Powered By Docstoc
					RUTINE FOR REGNSKAPS- PERIODE OG ÅRSAVLUSNING
           I ØKONOMISEKSJONEN

RA 1                      Regnskaps-/periodeavslutning, tertial og
                          årsregnskap

Forkortelser benyttet i rutinen:
KS – Kvalitetssikrer / kvalitetssikring
ØS – Økonomisjef
Ctr - Controller

Dette er en oversiktsrutine som beskriver alle handlingene som skal gjennomføres både i
ordinær periodeavslutning, ved tertial og årsavslutning og rapportering. Det er utarbeidet
mer detaljerte rutiner for handlinger der det syntes nødvendig – se henvisning.

Frister for når handlinger skal være gjennomført freamgår av underliggende rutiner.

Ansvarlig for rutinen: Controller      Sist oppdatert: Oktober 2006         Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                           KS       Henv

 Controller      Kontroller at alle lønnskjøringer i perioden er bokført og
                 avstemt
                 Kontroller at alle lønnskjøringer i aktuelle periode er bokført.
                 Liste 047 skal være avstemt mot alle bilag i 4 serien på hver
                 av utbetalingsdatoene.
 Controller      Kontroller posteringer i regnskapet                              ØS     RA
                 Kontroller at inntekter og kostnader i perioden er registrert           1.1
                 med korrekte kontoopplysninger (konto, budenhet, formål og
                 prosjekt)

                 Sett opp og nødvendige korrigeringsbilag.
 Controller      Spesifiser og avstem alle balansekontoer                       Ctr/     RA
 Regnskap        Alle balansekontoer skal avstemmes/spesifiseres ved            ØS       1.2
 Lønn            utgangen av hver periode.

                 Bankkontoer skal avstemmes mot kontoutskrift fra banken.
                 Det skal påsees at kunde- og leverandørreskontro er i
                 samsvar med spesifikasjon av saldo på konto og saldo som
                 frakommer av regnskapet.
 Controller      Bidragstrekk, fagforeningstrekk og utleggsforetning.           ØS       RA
                 Avstem SLP trekkliste 006 mot Agressokonto 2631, 2641 og                1.3
                 2661.

                 Ved nåværende arbeidsdeling med SSØ skal mottatt bankfil
                 kontrolleres mot avstemmingen, før den godkjennes for
                 betaling. Sett opp og bokfør bilag (K bankkonto 1931 – D
                 trekkkonto 2631,2641 og 2661).
 Controller      Arbeidsgiver avgift                                            ØS       RA
                 Avstem SLP liste 19/50 mot Agressokonto 2781 og 2783.                   1.4
             Finn kid-nr på kemnerkontorets internettsider.

             Sett opp utbetalingsbilag som registreres og utbetales som
             ordinær faktura i leverandørreskontroen. (Konto for
             leverandører 2411 krediteres og konto 2781 og 2783
             debiteres).
Controller   Forskudds- og påleggstrekk                                        ØS   RA
             Avstem SLP liste 019/02 og 017 mot Agresso konto 2611                  1.5
             og 2621.

             Ved nåværende arbeidsdeling med SSØ skal mottatt bankfil
             kontrolleres mot avstemmingen, før den godkjennes for
             betaling. Sett opp og bokfør bilag (K bankkonto 1931 – D
             trekkonto 2611 og 2621).
Controller   Pensjonstrekk                                                     ØS   RA
             Avstem SLP-liste 019/62 mot Agressokonto 2641 og 2642.                 1.6
Controller   Periodisering                                                     ØS   RA
             Foreta periodisering av forskuddsbetalte kostnader mot                 1.7
             konto 1711, etterskuddsbetalte kostnader 2989 og inntekter
             mottatt på forskudd mot 2161.
Controller   Åpne ny regnskapsperiode                                          ØS   RA
             Sett status N for gjeldende regnskapsperiode i Agresso                 1.8

             Sti: Agresso Felles – kodeplan – begrepsverdier
Controller   Stenge regnskapsperiode
             Etter periode uten tertial- eller årsavslutning og rapportering
             Sett status C for avsluttet regnskapsperiode.

             Etter periode med tertial eller årsavslutning og rapportering
             Sett status T for perioder i avsluttet tertial.

             Sti: Agresso Felles – kodeplan – begrepsverdier
Controller   Likviditetsrapport                                                ØS   RA
             Utarbeid likviditetsrapport hvor IB, UB og nettoendring                1.9
             konsernkonto bank framkommer. Sendes til SSØ med kopi
             til KD og Riksrevisjonen. Ta 2 kopier til arkivet.
Controller   Obligatoriske rapporter                                           ØS   RA
             Ta ut følgende rapporter fra Agresso for arkivering:                   1.10
                  Råbalanse GL09
                  Bokføringsspesifikasjon GL02
                  Kontospesifikasjon GL01
                  Kundespesifikasjon CU02
                  Leverandørspesifikasjon SU05
                  Mva spesifikasjon GL04

             Konteringssammendrag SLP –liste 0047 oppbevares i
             avstemmingsperm Agresso-SLP
Controller   Tertial-/årsrapportering                                          ØS   RA
             Foreta interne belastninger og føringer på prosjekter                  1.11
             Foreta avregning av prosjekter og resultat.

             Avslutt prosjekter.

             Sett opp regnskapsmal med kontantstrøm og noter i henhold
             til krav fra departementet

             Regnskapet registreres i DBH-databasen og sendes til
             departementet og riksrevisjonen.

             Regnskap vedtas av styret.
Controller   Foreta årlige avstemminger og kontroller                      ØS   RA
             Påse at det er foretatt avstemming mellom avsatt og betalt         1.12
             pensjon og at eventuelle differanser er ført ut av
             balansekonto.

             Påse at det er foretatt avstemming mellom avsatt og betalte
             feriepenger og at eventuelle differanser er ført ut av
             balansekonto.

             Still opp følgeskriv til lønns og trekkoppgave og foreta
             avstemming mellom SLP-lister, regnskap og kvittering fra
             skattedirektoratet.

             Overfør UB balansekontoer ved slutten av året til IB
             balansekontoer påfølgende år. Kontroller at det er samsvar
             mellom IB og UB.
RA 1.1                    Gjennomgang av posteringer i perioden
Hyppighet:                Månedlig

Nøkkelhendelse:           I det ordinær postering på konto er avsluttet

Frist:                    Innen 10. påfølgende periode

Utførende/
kvalitetssikring:         Controller setter opp eventuelle omposteringsbilag som godkjennes,
                          kvalitetssikres, dateres og signeres av økonomisjef .

Ansvarlig for rutinen: Controller             Sist oppdatert: Oktober 2006           Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                                             KS

 Controller      1.     Inntektskontoer                                                           ØS
                        Trekk ut alle posteringer på inntektskontoer i gjeldende
                        periode, foreta en rimelighetsvurdering av alle posteringer.
                        Vær spesielt oppmerksom på at:

                                   Inntekter på prosjekter er korrekt registrert. Kontroller
                                    spesielt at inntektsformål (90-99) er korrekt i henhold
                                    til finansieringskilde, slik at det gir riktig informasjon
                                    til note 1.
                                   Alle posteringer skal ha inntektsformål (90-99)
                                   Det ikke skal være postert på budenhet 9000 på konto
                                    3799, det skal kun være postert for basisvirksomhet på
                                    denne kontoen (kun interne prosjekter).
                                   Om posteringene på diverse konto 3799 burde vært
                                    postert på mer spesifikke kontoer.
                                   Saldotabell pr konto med sum pr budenhet, formål og
                                    prosjektkode ikke viser sumbeløp i debet
                                   I kontogruppe 35* er det kun 3594 som skal ha
                                    posteringer utover avregning og tilbakeføring av
                                    avregning prosjekt og avregning resultat i forbindelse
                                    med tertial- og årsavslutning.

                        Sett opp aktuelle omposteringsbilag som attesteres av
                        controller, kvalitetssikres, dateres og signeres av økonomisjef,
                        leveres regnskap for føring.
                 2.     Kostnadskontoer
                        Trekk ut alle posteringer på kontogruppe 4*, 6* og 7* i
                        gjeldende periode, foreta en rimelighetsvurdering av alle
                        posteringene – vær spesielt oppmerksom på:

                                   At posteringer for driftsmidler som overstiger 30 000
                                    eller forventes og vare i mer enn tre år skal være
                                    postert i kontogruppe 4* og ikke i kontogruppe 6*.
                                   At posteringer for innkjøp av mindre varer som utgjør
                                    mindre enn 30 000 eller for varer som forventes å vare
                                    i mindre enn tre år skal være postert i kontogruppe 6*
            og ikke i kontogruppe 4*.
           Om posteringer på diverse konto 7799 Burde vært
            postert på mer spesifikke kontoer.
           Benyttet budsjettenhet og formål gir et korrekt bilde av
            kostnaden.
           Saldotabell pr konto med sum pr budenhet, formål og
            prosjektkode ikke viser sumbeløp i kredit.

     Sett opp aktuelle omposteringsbilag som attesteres av
     controller, kvalitetssikres, dateres og signeres av økonomisjef,
     leveres regnskap for føring.
3.   Prosjekt
     Ta ut alle posteringer på prosjekt foretatt i perioden.

     Kontroller at budsjettenhet og formål er i samsvar med rutine
     for regnskapsmessig behandling av prosjekter.

     Sett opp aktuelle omposteringsbilag som attesteres av
     controller, kvalitetssikres, dateres og signeres av økonomisjef,
     leveres regnskap for føring.
RA 1.2                    Avstemming og spesifikasjon av balansekontoer
Hyppighet:                Månedlig

Nøkkelhendelse:           Samtlige posteringer i perioden er foretatt

Frist:                    Innen 15. påfølgende periode

Regelverk :               Bestemmelser om økonomistyring i staten: 4.4.5
                          For hver måned og ved årets slutt skal virksomheten forta
                          avstemminger og spesifisering av regnskapsførte tall som benyttes ved
                          rapportering til statsregnskapet, intern styring og rapportering til
                          overordnet departement. Avstemmingene og spesifiseringene skal
                          omfatte alle balansekontoer, herunder interimskontoer. Videre skal det
                          foreligge kommentarer til eldre uidentifiserte poster.

                          Den som utfører avstemminger, skal signere og datere for utført arbeid
                          på dokumentasjonen som oppbevares.

                          Avhengig av virksomhetens kompleksitet og størrelse skal det vurderes
                          behov for å etablere rutiner med at en annen signerer for ettersyn av
                          avstemmingene eller spesifiseringene.
                          Ved utgangen av året skal det foreligge dokumentasjon for alle
                          balanseposter.

Utførende/
Kvalitetssikring:         Controller kvalitetssikrer spesifikasjon utført av lønn og regnskap.
                          Økonomisjef kvalitetssikrer avstemming/spesifikasjoner utført av
                          controller.

                          Det skal kontrolleres at spesifikasjonene inneholder tilstrekkelig
                          informasjon og at poster, spesielt uidentifiserte og eldre poster, er
                          tilstrekkelig forklart. Når kvalitetssikring er utført skal det signeres for
                          kontroll (og dateres)

Ansvarlig for rutinen: Controller        Sist oppdatert: Oktober 2006            Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                                         KS

 Controller      1.     Opprett regneark/arbeidsbok i Excel med navn: ”Saldobalanse           ØS
                        pr dd.mm.åå benytt regnearket fra perioden før og kopier dette
                        over til mappe for aktuelle periode og endre dato i filnavnet.

                        Når en har forsikret seg om at den nye arbeidsboken er lagret
                        åpnes den. Arbeidsboken består av flere ark. Øverst ligger
                        oversiktsark – som heter ”saldobalanse” – her fremkommer
                        samtlige balansekontoer med saldo på den aktuelle datoen.
                        Hver konto er spesifisert på et eget ark – arket gis samme navn
                        som den aktuelle kontoen.

                        Legg inn saldo på balansekontoene for gjeldende periode–
                        enten manuelt eller v/ å sende/kopiere fra Agresso.
                Ta ut Agresso rapporten Råbalanse (rapport GL09)
                Sti: Agresso hovedmeny: AGRESSO økonomi – hovedbok –
                rapporter – råbalanse. Kontroller/endre periode – tast F12.
                Hent rapport fra FAS-portal, ajourhold rapporter eller e-post.

                Kontroller at sum for registrerte saldo på balansekontoer
                stemmer med sum balanse hittil i år i rapporten.

                De underliggende arkene henter saldo fra det første arket slik
                at evt. differanser mellom regnskapet og spesifisering
                framkommer automatisk. Hvis det er opprettet nye kontoer
                eller kontoer ikke lenger har saldo – oppdateres arbeidsboken.
                Kontroller da fortløpende at det underliggende arket heter sum
                konto fra riktig celle i oversiktsarket.

                Oversiktsarket for saldo pr konto tas ut og oppbevares i
                permen for avstemming balansekontoer sammen med
                råbalansen for perioden.
Regnskap   2.   Kundefordringer (1511)                                             ØS
                Trekk ut alle føringer på kontoen for den aktuelle perioden fra
                Agresso. Sammenlign disse med spesifikasjonen fra perioden
                før og oppdater saldo pr kunde. Spesifikasjonen skal innholde:
                    - Periode
                    - Kundenummer
                    - Kundens navn
                    - Bilagsnummer/fakturanummer
                    - Forfallsdato
                    - Beløp pr faktura og utestående saldo pr kunde.

                Alle poster som har forfallsdato en måned før periodeslutt eller
                tidligere skal kommenteres. Det skal framgå når det er sendt
                purring og eventuelt inkassovarsel, og om det er foretatt andre
                handlinger for å kreve inn utestående beløp.

                Kreditposter på kontoen skal kommenteres evt. med
                henvisning til aktuell dokumentasjon.

                Utskrift fra av regnearket dateres og signeres av den som har
                utført spesifikasjonen, og oppbevares under den aktuelle
                periode og annen dokumentasjon i merket perm.
Lønn       3.   Reise og lønnsforskudd (1571 og 1572)                              Ctr.
                Trekk ut alle føringer på kontoen for den aktuelle perioden fra
                Agresso. Sammenlign disse med spesifikasjonen fra perioden
                før og oppdater saldo pr person. Spesifikasjonen skal innholde:
                    - Periode
                    - Personnummer
                    - Navn
                    - Bilagsnummer
                    - Bilagsdato
                    - Beløp pr bilag og utestående saldo pr kunde.
                  Alle poster eldre enn en måned ved utgangen av måneden skal
                  kommenteres. Hvis det er purret på reiseregning eller foretatt
                  andre aktiviteter for å trekke inn beløpet skal dette klart framgå
                  av spesifikasjonen. Det skal også gå klart fram når dette evt. er
                  utført.

                  Kreditposter på kontoen skal kommenteres evt. med
                  henvisning til aktuell dokumentasjon.

                  Utskrift fra av regnearket dateres og signeres av den som har
                  utført spesifikasjonen og oppbevares under den aktuelle
                  måneden sammen med eventuell annen dokumentasjon i
                  merket perm.
Controller   4.   Periodiseringskontoer kostnader - Forskuddsbetalte kostnader         ØS
                  (1711), Annen periodisert gjeld (2989)

                  Spesifikasjonene av forskuddsbetalte og etterbetalte kostnader
                  skal vise hvilke kostnader med tekst som er periodisert, beløp,
                  bilagsnummer originalfaktura og bilagsnummer
                  periodiseringsbilag gjeldene periode. Fordeles kostnaden over
                  flere perioder skal også saldo ved utgangen av perioden
                  framkomme.

                  Utskrift av regnearket dateres og signeres av den som har
                  utført spesifikasjonen og oppbevares under den aktuelle
                  perioden i merket perm.
Controller   5.   Prosjekt relaterte kontoer 1713-1716,2993-2997                ØS
                  Kontoene benyttes i forbindelse med avregning av prosjekt ved
                  tertial- og årsavslutning.

                  Bakgrunnen for tallene er dokumentert i mal for
                  prosjektavregning.

                  Malene tas ut på papir, dateres og signeres og oppbevares i
                  merket perm.
Regnskap     6.   Bankkontoer (1931-1961)                                              Ctr.

                  Bankkontoer i regnskapet skal avstemmes mot saldo på
                  kontoutskrift fra banken.

                  Åpne regneark for bankavstemming – tast inn saldo i
                  regnskapet og saldo som framkommer av kontoutskrift.

                  Dersom det framkommer en differanse skal denne spesifiseres
                  og forklares.

                  Avstemmingsskjema skal dateres og signeres av person som
                  foretar avstemmingen og oppbevares i merket perm sammen
                  med kontoutskrift fra banken.
Controller   7.   Udisponert tilbakeholdt inntekt (2161)                              ØS
                  Spesifikasjonen av periodisert inntekter mottatt på forskudd.

                  Spesifikasjonen skal vise hva inntekten gjelder, beløp,
                  fordeling på periode, saldo ved utgangen av gjeldende periode,
                  opprinnelig bilagsnummer og bilagsnummer periodisering
                  gjeldende periode.

                  Utskrift av regnearket dateres og signeres av den som har
                  utført spesifikasjonen og oppbevares under den aktuelle
                  perioden i merket perm.
Regnskap     8.   Leverandørgjeld (2411-2413)                                         Ctr.
                  Trekk ut alle føringer på hver av kontoene for den aktuelle
                  perioden fra Agresso. Sammenlign disse med spesifikasjonen
                  fra perioden før og oppdater saldo pr leverandør.
                  Spesifikasjonen skal innholde:
                      - Periode
                      - leverandørnummer
                      - leverandørens navn
                      - Bilagsnummer
                      - Fakturanummer
                      - Fakturadato
                      - Forfallsdato
                      - Beløp pr faktura og utestående saldo pr leverandør.

                  Alle poster som har forfalt ved utgangen av perioden skal
                  kommenteres. Debetposter på kontoen skal kommenteres evt.
                  med henvisning til aktuell dokumentasjon.

                  Utskrift fra av regnearket dateres og signeres og oppbevares
                  under den aktuelle perioden sammen med eventuell annen
                  dokumentasjon i perm for spesifikasjon balansekontoene.
Controller   9.   Lønnsrelaterte trekk og avgifter – forskuddstrekk,                  ØS
                  påleggstrekk, bidragstrekk, arbeidsgiveravgift, pensjon,
                  fagforeningskontingent, forsikringstrekk
                  (gruppelivsforsikring), utleggsforretning,
                  (2611, 2621, 2631, 2641, 2642, 2643,2661,2691,2694, 2781,
                  2783)

                  Spesifiser kontoene på sum beløp pr periode. Det skal framgå
                  hvilke trekk/avgifter saldo består av – hvis saldo i tillegg
                  inneholder differanser mellom betalt beløp og trukket/avsatt
                  beløp skal dette også framgå. Hvis differansene utgjør mer enn
                  differanser pga øreavrunding o.l. skal de forklares – og det skal
                  fremgå hvordan en planlegger å behandle disse.

                  Signert og datert utskrift av spesifikasjonen skal oppbevares
                  under den aktuelle perioden i merket perm.

                  Det skal foretas avstemming mellom Agresso og SLP, se egne
                  rutiner (RA1.3-RA1.6)
                   Det skal foretas avregning mellom kontoene knyttet til pensjon
                   en gang i året se egnerutiner under rutine for kontroller og
                   avstemminger ved utgangen av regnskapsåret (RA1.12)
Controller   10.   Kontnoene for avsatte feriepenger og arbeidsgiveravgift for        ØS
                   feriepenger (2782, 2922-2925)

                   Saldobalanse pr dd.mm.åå: Spesifiser kontoene på sum beløp
                   pr periode. Det skal stilles opp en oversikt over hvilke beløp
                   som gjelder det enkelte år.

                   Signert og datert utskrift av spesifikasjonen skal oppbevares
                   under den aktuelle perioden i merket perm.

                   Ved slutten av hvert år skal kontoene avstemmes og eventuelle
                   differanser mellom avsatt og utbetalte feriepenger skal føres ut
                   av balansen – se rutine for kontroller og avstemminger ved
                   utgangen av regnskapsåret (RA 1.12)
Controller   11.   Alle andre balansekontoer inkludert:                               ØS
                   1712 Påløpe inntekter, 2499 Andre depositum, 2911 netto
                   utbetalt lønn, 2912 Negativ netto, 2913 Tidligere for meget
                   utbetalt lønn, 2914 Utbetalt lønn og godtgjørelse, 2915
                   Tilbakeholdt lønn, 2999 Annen kortsiktig gjeld

                   Trekk ut alle føringer på hver av kontoene for den aktuelle
                   perioden fra Agresso. Sammenlign disse med spesifikasjonen
                   fra perioden før og oppdater saldo. Spesifikasjonen skal
                   innholde:
                       - Periode
                       - Bilagsnummer
                       - Bilagsdato
                       - Tekst
                       - Beløp pr bilag og pr person/evt. andre enheter.

                   Alle poster skal kommenteres og forklares. Det skal framgå
                   hva posten skyldes, hvor lenge den forventes å stå i balansen
                   og hvordan den eventuelt planlegges fulgt opp.

                   Utskrift fra av regnearket dateres og signeres og oppbevares
                   under den aktuelle perioden samen med eventuell annen
                   dokumentasjon i perm for spesifikasjon balansekontoer.
RA 1.3                    Avstemming og betaling av bidragstrekk,
                          fagforeningstrekk og utleggsforretning (1-mnd
                          trekk)
Hyppighet:                Månedlig

Nøkkelhendelse:           I det hovedlønn for inneværende periode er bokført, og SLP liste 006
                          for inneværende periode er mottatt fra SSØ

Frist:                    Innen 20 inneværende måned

Utførende/
Kvalitetssikring:         Controller gjennomfører avstemmingen, dokumentasjon heftes bak på
                          bilag som kvalitetssikres av økonomisjef.

Ansvarlig for rutinen: Controller        Sist oppdatert: Oktober 2006         Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                                      KS

 Controller      1.     Opprett et regneark/arbeidsbok med navn: ”Avstemming 1-            ØS
                        mnd trekk - for aktuelle periode”. Benytt arbeidsbok fra
                        perioden før, kopier dette over til mappe for den aktuelle
                        perioden. Måned i filnavnet endres.

                        Vær sikker på at det nye regnearket lagres før en endrer på
                        teksten.

                        Skriv inn riktig periode i overskriften.
                 2.     Bidragstrekk
                        Tast inn sum bilagstrekk for den aktuelle perioden som
                        framkommer på SLP-rapport 006 i avstemmingsskjema.

                        Trekk ut alle posteringer på konto 2641 for den aktuelle
                        perioden i Agresso (ta med bilagsnummer, bilagsdato, periode,
                        konto, person/anlegg, tekst og beløp). ”Send” posteringene til
                        Excel. Opprett ett underliggende ark i arbeidsboken – merk
                        dette med kontonummer og måned. Kopier posteringene inn i
                        dette arket.

                        Kopier sum beløpet for posteringene i avstemmingsskjema
                        først i arbeidsboken.

                        Hvis differanse framkommer skal disse forklares, det skal
                        framgå hvem/hva differansen skyldes, samt hvordan en
                        planlegger å behandle differansen.
                 3.     Utleggstrekk
                        Tast inn sum bilagstrekk for den aktuelle periode som
                        framkommer på SLP-rapport 006 i avstemmingsskjema.

                        Trekk ut alle posteringer på konto 2694 for den aktuelle
                        perioden i Agresso (ta med bilagsnummer, bilagsdato, periode,
                  konto, person/anlegg, tekst og beløp). ”Send” posteringene til
                  Excel. Opprett ett underliggende ark i arbeidsboken – merk
                  dette med kontonummer og periode. Kopier posteringene inn i
                  dette arket.

                  Kopier sum beløpet for posteringene avstemmingsskjema først
                  i arbeidsboken.

                  Hvis differanse framkommer skal disse forklares, det skal
                  framgå hvem/hva differansen skyldes, samt hvordan en
                  planlegger å behandle differansen.
             4.   Fagforeningstrekk
                  Sett opp sum beløp pr fagforening for den aktuelle perioden
                  som framkommer på SLP-rapport 006 nederst på regnearket
                  for avstemming. Kopier sumbeløpet inn i avstemmingsskjema

                  Trekk ut alle posteringer på konto 2631 for den aktuelle
                  perioden i Agresso (ta med bilagsnummer, bilagsdato, periode,
                  konto, person/anlegg, tekst og beløp). ”Send” posteringene til
                  Excel. Opprett ett underliggende ark i arbeidsboken – merk
                  dette med kontonummer og periode. Kopier posteringene inn i
                  dette arket.

                  Kopier sum beløpet for posteringene avstemmingsskjema først
                  i arbeidsboken.

                  Hvis differanse framkommer skal disse forklares, det skal
                  framgå hvem/hva differansen skyldes, samt hvordan en
                  planlegger å behandle differansen.
Controller   5    Hent opp ett omposteringsbilag i Agresso. Krediter konto 1931
/KJ               med de tre sumbeløpene for bidragstrekk, utleggstrekk og
                  fagforeningstrekk – og debiter den aktuelle balansekontoen.
                  Merk med hvilke type trekk det gjelder og måned.

                  Kontroller at sumbeløpet er i samsvar med sumbeløp i SLP-
                  rapport 006 og fil i banken. Hvis saldo stemmer – betal filen.
Controller   6.   Bilag signert av økonomisjef leveres regnskap for bokføring.
/ regnskap
Controller   7.   Avstemmingsskjema tas ut dateres og signeres av person som
                  utførte avstemmingen og oppbevares sammen med SLP-listene
                  med henvisning til bokføringsbilag.
Controller   8.   Når bokføringen er gjennomført kontroller at kontoene 2641,
                  2694 og 2631 går i 0.
RA 1.4                    Avstemming og betaling av arbeidsgiveravgift
Hyppighet:                Annen hver måned – etter avsluttet termin.
                          (28.02, 30.04, 30.06, 31.08, 31.10, 31.12)

Nøkkelhendelse:           I det siste lønnskjøring for foregående periode er bokført, og aktuelle
                          SLP lister er mottatt.

Frist:                    Beløpet MÅ være innbetalt Innen 15. etter avsluttet termin

Utførende/
Kvalitetssikring:         Controller gjennomfører avstemmingen, dokumentasjon heftes bak på
                          bilag som kvalitetssikres av økonomisjef

Ansvarlig for rutinen: Controller        Sist oppdatert: Oktober 2006          Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                                       KS

 Controller      1.     Opprett et regneark/arbeidsbok med navn: ”Avstemming                ØS
                        arbeidsgiveravgift - for aktuelle termin” i Excel. Benytt
                        regneark fra terminen før - kopier dette over til aktuelle
                        periodeog endre navn. Vær sikker på at det nye regnearket
                        lagres før en endrer på teksten.

                        Skriv inn riktig termin i overskriften
                 2.     Arbeidsgiveravgift av lønn
                        Tast inn i avstemmingsskjema beløp som framkommer under
                        sum lønnssentral avgift for aktuelle termin på SLP-liste 045/46
                        Arbeidsgiveravgift spesifisert.

                        Trekk ut alle posteringer på konto 2781 for den aktuelle
                        terminen i Agresso (ta med bilagsnummer, bilagsdato, periode,
                        konto, person/anlegg, tekst og beløp). Opprett ett
                        underliggende ark i arbeidsboken – merk dette med
                        kontonummer og termin. Kopier posteringene inn i dette arket.

                        Kopier sum beløpet for posteringene avstemmingsskjema først
                        i regnearket.
                 3.     Arbeidsgiveravgift av pensjonstilskudd
                        Tast inn i avstemmingsskjema beløp som framkommer under
                        totalsum arbeidsgiveravgift for aktuelle termin SLP-liste
                        019/50 Skatt og avgiftsliste.

                        Trekk ut alle posteringer på konto 2783 for den aktuelle
                        terminen i Agresso (ta med bilagsnummer, bilagsdato, periode,
                        konto, person/anlegg, tekst og beløp). Opprett ett
                        underliggende ark i arbeidsboken – merk dette med
                        kontonummer og termin. Kopier posteringene inn i dette arket.

                        Kopier sum beløpet for posteringene avstemmingsskjema først
                        i arbeidsboken.
             4.   Hvis differanse framkommer skal disse forklares, det skal
                  framgå hvem/hva differansen skyldes, samt hvordan en
                  planlegger å behandle differansen.

                  Uvesentlige differanser som skyldes forskjeller i øreavrunding
                  kan framkomme – disse er det ikke nødvendig å forklare
                  nærmere.
             5.   Betaling av arbeidsgiveravgift

                  Vi må selv utarbeide bilag for betaling av AGA til Oslo
                  kemnerkontor

                  Beløpet som skal betales inn framkommer i rubrikken
                  akkumulert arbeidsgiveravgift i avstemmingsskjema

                  Beløpet skal betales til Oslo kemnerkontor, kontonummer
                  7855 05 03017.

                  Kid nummer finner vi ved å gå inn på
                  http://www.kemnerkontoret.oslo.kommune.no/arbeidsgivere/

                  Klikk på knapp for Kid-nummer

                  Under overskriften

                  KID-nummer for arbeidsgivere med organisasjonsnummer


                  Ligger: Gå til KID kalkulator for arbeidsgivere med
                  organisasjonsnummer. – Klikk på denne linjen

                  Velg arbeidsgiveravgift år og termin, tast inn NMHs
                  organisasjonsnummer som er: 974 761 106.

                  Kid-nummeret kommer fram. Ta utskrift av siden og legg ved
                  bilaget.

                  Controller setter opp utbetalingsbilag med ovennevnte
                  opplysinger, bilaget godkjennes, kvalitetssikres og signeres av
                  økonomisjef.
Controller   6.   Bilag signert av økonomisjef leveres til regnskap, som foretar
/Regnskap         bokføringen.
Controller   7.   Avstemmingsskjema tas ut dateres og signeres. Avstemmingen
                  oppbevares sammen med SLP-listene, utskrift av kid-nummer,
                  og henvisning til bilag betalt AGA i egen perm for
                  avstemming arbeidsgiveravgift.
RA 1.5                    Avstemming og betaling av forskuddstrekk og
                          påleggstrekk (2-mnd trekk)
Hyppighet:                Annen hver måned – etter avsluttet termin
                          (28.02, 30.04, 30.06, 31.08, 31.10, 31.12)

Nøkkelhendelse:           I det siste lønnskjøring for foregående periode er bokført

Frist:                    Beløpet må være innbetalt Innen 15. etter avsluttet termin

Utførende/
Kvalitetssikring:         Controller gjennomfører avstemmingen, dokumentasjon heftes bak på
                          bilag som kvalitetssikres av økonomisjef.

Ansvarlig for rutinen: Controller        Sist oppdatert: Oktober 2006         Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                                      KS

 Controller      1.     Opprett et regneark/arbeidsbok med navn: ”Avstemming 2-            ØS
                        mnd trekk - for aktuelle termin” i Excel. Benytt arbeidsbok fra
                        terminen før - kopier dette over til aktuelle periode og endre
                        terminnummer i filnavnet. Vær sikker på at den nye
                        arbeidsboken lagres før en endrer på teksten.

                        Skriv inn riktig termin i overskriften
                 2.     Forskuddstrekk
                        Tast inn i avstemmingsskjema beløp som framkommer under
                        forskuddstrekk – aktuell termin denne periode – totalsum på
                        SLP-liste 019/02 Skatt og avgiftsliste

                        Trekk ut alle posteringer på konto 2611 for den aktuelle
                        terminen i Agresso (ta med bilagsnummer, bilagsdato, periode,
                        konto, person/anlegg, tekst og beløp). Opprett ett
                        underliggende ark i arbeidsboken – merk dette med
                        kontonummer og termin. Kopier posteringene inn i dette arket.

                        Kopier sum beløpet for posteringene avstemmingsskjema først
                        i arbeidsboken.
                 3.     Påleggstrekk
                        Summer summene pr kommune på 017 (en side pr
                        kommunekasserer) tast summen inn i avstemmingsskjema.

                        Trekk ut alle posteringer på konto 2621 for den aktuelle
                        terminen i Agresso (ta med bilagsnummer, bilagsdato, periode,
                        konto, person/anlegg, tekst og beløp). Opprett ett
                        underliggende ark i arbeidsboken – merk dette med
                        kontonummer og termin. Kopier posteringene inn i dette arket.

                        Kopier sum beløpet for posteringene avstemmingsskjema først
                        i arbeidsboken.
                 4.     Hvis differanse framkommer skal disse forklares, det skal
                        framgå hvem/hva differansen skyldes, samt hvordan en
                  planlegger å behandle differansen.
Controller   5.   Hent opp ett omposteringsbilag i Agresso. Krediter konto 1931
                  med de to sumbeløpene for forskuddstrekk og påleggstrekk –
                  debiter den aktuelle trekkkonto (2611 og 2621). Merk med
                  hvilke type trekk og termin det gjelder.

                  Kontroller at totalbeløpet på bilaget er i samsvar med bankfil.
                  Hvis saldo stemmer – betal filen.
Controller   6.   Lever til bilag signert av økonomisjef til regnskap, som foretar
/Regnskap         bokføringen.
Controller   7.   Avstemmingsskjema tas ut signeres og dateres av person som
                  har utført avstemmingene og oppbevares sammen med SLP-
                  listene og henvisning til bilag for betalt forskudds- og
                  påleggstrekk.
RA 1.6                    Avstemming av pensjon
Hyppighet:                Annen hver måned – etter avsluttet termin
                          (28.02, 30.04, 30.06, 31.08, 31.10, 31.12)

Nøkkelhendelse:           I det siste lønnskjøring for foregående periode er bokført

Frist:                    Innen 15. etter avsluttet termin

Utførende/
Kvalitetssikring:         Controller gjennomfører avstemmingen, økonomisjef bør med
                          jevnemellomrom kontrollere at avstemmingen er gjennomført.

Ansvarlig for rutinen: Controller        Sist oppdatert: Oktober 2006         Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                                      KS

 Controller      1.     Opprett en arbeidsbok i Excel med navn: ”Avstemming                ØS
                        pensjon- for aktuelle termin” i Excel. Benytt arbeidsbok fra
                        terminen før - kopier dette over til aktuelle periode. Dato i
                        filnavnet endres. Vær sikker på at det nye regnearket lagres før
                        en endrer på teksten.

                        Skriv inn riktig termin i overskriften.
                 2.     Legg inn Sum pensjonstrekk hittil i år i rubrikk for 019/062-
                        liste Arbeidstakerspensjonstrekk (2%) for den aktuelle termin.
                        Beløpet for 019-liste Arbeidsgivers pensjonstrekk (10,62%) vil
                        da bli beregnet.
                 3.     Arbeidstakerspensjonstrekk
                        Trekk ut alle posteringer på konto 2641 for den aktuelle
                        terminen i Agresso (ta med bilagsnummer, bilagsdato, periode,
                        konto, person/anlegg, tekst og beløp). Opprett ett
                        underliggende ark i arbeidsboken – merk dette med
                        kontonummer og termin. Kopier posteringene inn i dette arket.

                        I feltet for 2641 og arbeidstakers pensjonstrekk for den
                        aktuelle termin legger en sammen sumbeløpet for posteringene
                        denne termin fra underliggende ark og beløpet i tilsvarende
                        rubrikk fra terminen før.
                 4.     Arbeidsgivers pensjonstrekk
                        Trekk ut alle posteringer på konto 2642 for den aktuelle
                        terminen i Agresso (ta med bilagsnummer, bilagsdato, periode,
                        konto, person/anlegg, tekst og beløp). Opprett ett
                        underliggende ark i arbeidsboken – merk dette med
                        kontonummer og termin. Kopier posteringene inn i dette arket.

                        I feltet for 2641 og arbeidsgivers pensjonstrekk for den
                        aktuelle termin legger en sammen sum beløpet for
                        posteringene denne termin fra underliggende ark og beløpet i
                        tilsvarende rubrikk fra terminen før.
                 5.     Hvis differanse framkommer skal disse forklares, det skal
                        framgå hvem/hva differansen skyldes, samt hvordan en
     planlegger å behandle differansen.

     Uvesentlige differanser som skyldes forskjeller i øreavrunding
     kan framkomme – disse er det ikke nødvendig å forklare
     nærmere.
6.   Avstemmingsskjema tas ut signeres, dateres og oppbevares
     sammen med SLP-listene og med henvisning til bilag.
     Statens pensjonskasse sender ut ordinære fakturaer for betaling
     av premie 6 ganger i året – ved utgangen av hver termin. Disse
     betales når de mottas. Avregning mellom betalt og reell
     pensjonspremie foretas en gang i året. Se egne rutiner for
     årsavslutning (RA 1.12)
RA 1.7                    Periodisering av forskuddsbetalte kostnader,
                          etterbetalte kostnader og inntekter.
Hyppighet:                Forskuddsbetalte kostnader og inntekter mottatt på forskudd
                          periodiseres ved utgangen av hver periode. Etterbetalte kostnader
                          periodiseres i forbindelse med tertial og årsavslutning.

Nøkkelhendelse:           Alle ordinære posteringer i perioden er foretatt.

Frist:                    Innen 15. påfølgende måned

Utførende/
Kvalitetssikring:         Controller setter opp og attesterer bilagene som godkjenner og
                          kvalitetssikrer av økonomisjef.

Ansvarlig for rutinen: Controller        Sist oppdatert: Oktober 2006          Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                                       KS

 Controller      1.     Månedlig periodisering av forskuddsbetalte kostnader                ØS
                        Gjennomgå alle mottatte fakturaer for avsluttet periode.

                        Alle kostnader som overstiger kr 5 000,- og/eller 1 000,- pr
                        periode vurderes periodisert.

                        Konto 1711 debiteres med det beløpet som er forskuddsbetalt,
                        mens den aktuelle kostnadskontoen krediteres.
                 2.     Returføring periodisering av forskuddsbetalte kostnader
                        Gjennomgå spesifikasjon av periodiserte kostnader fra
                        foregående periode i arbeidsbok for saldobalanse for den
                        aktuelle perioden. Vurder hvilke kostnader og hvilke andel
                        som skal kostnadsføres i den aktuelle perioden.
                 3.     Periodisering ved tertial- og årsregnskapsrapportering.
                        Periodisering av etterbetalte kostnader og utestående syke- og
                        fødselspenger.

                        I forbindelse med tertialrapporteringer og årsavslutninger skal
                        etterbetalte kostnader posteres i det tertial det påløper.

                        Alle kostnader som overstiger kr 1 000 vurderes.

                        Innkommene fakturaer
                        Foreta gjennomgang av alle fakturaer innkomne innen rimelig
                        tid i forhold til rapporteringsfrist. Kostnader som er fakturert
                        etterskudd og gjelder foregående tertial krediteres konto 2989
                        og debiteres den aktuelle kostnadskonto.

                        Variabel lønn og reiser
                        Etterutbetalt lønn og reiser krediteres konto 2989 etterbetalt
                        lønn debiteres konto 5691 etterbetalte reiser debiteres den
                        aktuelle 7’er konto. Posteringer på kostnadskontoene som
                        framgår av konteringssammendragene SLP-listene 047 (04 og
                   54) for den aktuelle kjøringen benyttes som grunnlag.
                   Kostnader som gjelder prosjekter føres for seg merket med
                   prosjektkode.

                   Syke- og fødselspenger
                   Utestående syke- og fødselspenger pr avsluttet tertial skal
                   periodiseres i forbindelse med tertialrapportering og
                   årsavslutning.

                   Lønn ajourholder oversikt over utestående sykepenger. På
                   bakgrunn av denne oversikten for aktuelle dato debiteres konto
                   1711 for utestående sykepenger og fødselspenger, konto 5811-
                   sykepenger og 5821-fødselspenger krediteres.
             4.    Returføring variabel lønn, fødsels og sykepenger
                   Periodisering av etterbetalte kostnader samt utestående syke-
                   og fødselspenger returføres påfølgende periode.
             5.    Månedlig periodisering av inntekter
                   Alle mottatte og bokførte innbetalinger i siste periode
                   gjennomgås. Alle inntekter mottatt på forskudd vurderes
                   periodisert.

                   Forskuddsbetalt beløp krediteres konto 2161 udisponert
                   tilbakeholdt inntekt og konto 3591 periodisering inntekt
                   debiteres.
             6.    Returføring periodisering av månedlige inntekter
                   Gjennomgå saldo på periodiserte inntekter fra perioden før på
                   regneark for saldobalanse for den aktuelle perioden på
                   underliggende ark for konto 2161. Vurder hvilke poster som
                   skal inntektsføres den aktuelle perioden.
Controller   7.    Periodiseringsbilagene utarbeides disse skal innholde referanse
                   til opprinnelig bilag, det skal dateres med siste dato i aktuelle
                   perioden og det skal framgå av teksten at det gjelder
                   periodisering. Utskrift av regneark som viser fordeling av
                   kostnad/inntekt per periode kan legges ved bilaget.

                   Merk bilagene med den perioden de skal føres i.

                   Controller attesterer bilagene.
Økonomi-     8.    Periodiserings godkjennes, kvalitets sikres, dateres og signeres
sjef               av økonomisjef.
Controller   9.    Etter at bilagene er godkjent leveres disse til regnskap som
/regnskap          foretar føringen av periodiseringene.
Controller   10.   Spesifikasjon av periodiseringskonto 1711, 2989 og 2161 skal
                   settes opp i henhold til rutine RA 1.2. Kontroller at
                   spesifikasjonen er i samsvar med saldo på konto.
RA 1.8                    Åpning og stenging av regnskapsperioder i
                          Agresso

Hyppighet:                Månedlig

Nøkkelhendelse:           Åpning – overgang til ny regnskapsperiode
                          Stenging – alle føringer i aktuell periode er gjennomført

Frist:                    Ny regnskapsperiode åpnes ved overgang til ny måned
                          Midlertidig stenging ved vanlig periodeavslutning – 20 påfølgende
                          måned
                          Endelig stenging – straks regnskap er rapportert til departementet.
                          Avhenger av frist fra departementet.

Utførende/
Kvalitetssikring:         Økonomisjef kontrollerer med jevne mellomrom at stenging er foretatt i
                          henhold til rutine.

Ansvarlig for rutinen: Controller         Sist oppdatert: Oktober 2006           Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                                         KS

 Controller      1.     Åpning av nye regnskapsperioder                                       ØS
                        Straks etter ny periode startet skal regnskapsperioden for
                        gjeldende periode åpnes.

                        Det gjøres på følgende måte
                        Sti: Agresso hovedmeny – velg AGRESSO felles – faste
                        registre – perioder. Velg regnskapsperiode under type og
                        kontroller at korrekt år står i felt for år. Benytt TAB-tasten slik
                        at første rubrikk i skjema er markert, tast F7

                        Bruk TAB-tast fram til felt med overskrift S for aktuelle
                        perioden.

                        N – betyr at perioden er åpen
                        C - betyr at perioden er midlertidig stengt
                        T – betyr at perioden er endelig stengt – dvs. terminert

                        Sett status N og tast F12 for å lagre.

                        Tast så F7 igjen og kontroller at status er riktig

                        (Hvis en endrer status og går ut uten å taste F12 vil endringen
                        ikke bli lagret).

                 2.     Midlertidig stenging av perioder
                        For perioder der det ikke foretas tertialrapportering eller
                        årsavslutning:

                        Etter at alle periodiseringer og andre føringer er foretatt –
     stenges perioden midlertidig.

     Det gjøres på følgende måte
     Sti: Agresso hovedmeny – velg AGRESSO felles – faste
     registre – perioder. Velg regnskapsperiode under type og
     kontroller at korrekt år står i felt for år. Benytt TAB-tasten slik
     at første rubrikk i skjema er markert, tast F7.
     Bruk TAB-tast fram til felt med overskrift S for aktuelle
     periode.

     N – betyr at perioden er åpen
     C - betyr at perioden er midlertidig stengt
     T – betyr at perioden er endelig stengt – dvs. terminert

     Sett status C og tast F12 for å lagre.

     Tast så F7 igjen og kontroller at status er riktig

     (Hvis en endrer status og går ut uten å taste F12 vil endringen
     ikke bli lagret).
3.   Endelig stenging/Terminering av regnskapsperioder

     Utføres for foregående tertial etter at tertial regnskapet er
     rapportert til departementet. – Når dette skal utføres avhenger
     av frist for rapportering. Det fortutsettes at alle føringer i
     perioden er foretatt før regnskapsrapportering, og at periodene
     kan termineres straks etter rapporteringen.

     Det gjøres på følgende måte
     Sti: Agresso hovedmeny – velg AGRESSO felles – faste
     registre – perioder. Velg regnskapsperiode under type og
     kontroller at korrekt år står i felt for år. Benytt TAB-tasten slik
     at første rubrikk i skjema er markert, tast F7:

     Bruk TAB-tast fram til felt med overskrift S for aktuelle
     perioden.

     N – betyr at perioden er åpen
     C - betyr at perioden er midlertidig stengt
     T – betyr at perioden er endelig stengt – dvs. terminert

     Sett status T og tast F12 for å lagre.

     Tast så F7 igjen og kontroller at status er riktig

     (Hvis en endrer status og går ut uten å taste F12 vil endringen
     ikke bli lagret).
4.   Etter at stenging er foretatt – gjelder både midlertidig og
     endelig; Kontroller at saldo balansekontoer i råbalansen er i
     samsvar med saldo spesifisert. (spesifikasjonene må
     nødvendigvis starte før alle føringer er foretatt – ekstra
kontroll gjøres derfor for å sikre at det ikke er skjedd føringer
etter endelig spesifisering)
RA 1.8                    Likviditetsrapport
Hyppighet:                Månedlig

Nøkkelhendelse:           Det er foretatt avstemming mellom saldo bannkonto bankutskrift og
                          saldo på bankkonto i Agresso.

Frist:                    15. påfølgende måned

Regelverk/bakgrunn: På bakgrunn av brev fra departementet. For 2006: Det vises til brev fra
                    Utdannings- og forskningsdepartementet av 9.12.2005 angående
                    ”Statsregnskapet for 2005 – Rapportering”.

Utførende/
Kvalitetssikring:         Likviditetsrapporten settes opp av controller, kontrolleres og
                          kvalitetssikres ved at økonomisjef signerer rapporten.


Ansvarlig for rutinen: Controller        Sist oppdatert: Oktober 2006            Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                                         KS

 Controller      1.     Opprett nytt brev eller benytt likviditetsrapport fra forrige         ØS
                        periode fra følgende område: S:\2006\Likviditetsrapporter
                        åååå.

                        Sørg i så fall for endring av navn før endring gjøres.

                        Det skal vises til brev fra departementet. IB bankkonto, UB
                        bankkonto og netto endring på konsernkonto ordning skal
                        framkomme av brevet.

                        Ved nytt år husk å endre brevhenvisning i teksten og få nytt
                        arkivnummer fra arkivet.
                 2.     Når brevet er underskrevet tas det 4 kopier.

                        Originalen sendes til:
                        Senter for Statlig økonomistyring
                        Avd. for konsernsystemer
                        Pb. 6622 Etterstad
                        0607 OSLO

                        Kopi sendes til
                        Riksrevisjonen
                        Postboks 8130 Dep
                        0032 Oslo

                        og

                        Kunnskapsdepartementet
                        Postboks 8119 Dep
                        0032 Oslo
2 kopier legges til arkivet.
RA 1.9                    Obligatoriske rapporter
Hyppighet:                Månedlig

Nøkkelhendelse:           Regnskapsperiode er midlertidig eller endelig stengt.

Frist:                    15. påfølgende måned

Regelverk:                Bestemmelsene om økonomistyring i staten Økonomireglementets
                          4.2: Grunnleggende forutsetninger for bokføring, dokumentasjon og
                          oppbevaring
                          4.3.1: Generelt om funksjonalitet i økonomisystemet
                          4.4.2: Bokføring registrering og ajourhold 4.4.3 Innholdet i 4.4.3:
                          4.4.3: Innholdet i obligatoriske spesifikasjoner:
                          a) bokføringsspesifiasjon; Alle bokførte opplysninger pr. periode,
                          b) Poster som er overført mellom moduler i økonomisystemet (bla
                          lønnssystemet)
                          c) Kontospesifikasjon
                          d) Kundespesifikasjon
                          e) Leverandørspesifikasjon
                          f) Spesifikasjon av merverdiavgift
                          g) Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser
                          4.4.7.2: Regnskapsmateriale som skal oppbevares i 10 år

Utførende/
Kvalitetssikring:         Økonomisjef bør kontrollere med jevne mellomrom at obligatoriske
                          rapporter er tatt ut og arkivert i henhold til rutine.

Ansvarlig for rutinen: Controller       Sist oppdatert: Oktober 2006      Revideres: November 2006
 Utførende Handlinger                                                                    KS

 Controller      1.     Råbalanse                                                        ØS
                        Rapport GL09 viser IB – bevegelse og UB i sum beløp for
                        samtlige kontoer for valgt periode.

                        AGRESSO-økonomi, hovedbok, rapport, råbalanse, velg
                        periode og tast F12 – hent rapporten på ajourhold
                        rapportutskrift, FAS-portalen eller e-post.

                        Rapporten tas ut ved utgangen av alle perioder og oppbevares i
                        perm med andre obligatoriske rapporter. Rapport pr 31.12. skal
                        oppbevares ved NMH 25-30 år sammen med avlagt
                        årsregnskap, og årsrapport med regnskap – avleveres så
                        arkivverket.
                 2.     Bokføringsspesifiasjon
                        Rapport GL02 viser alle bokførte opplysninger pr periode
                        sortert etter bilagsnummer.

                        Rapporten tas ut ved utgangen av alle perioder og oppbevares i
                        perm med andre obligatoriske rapporter. Rapporten skal
                        oppbevares i 10 år.
3.   Kontospesifikasjon
     Rapport GL01 viser alle bokførte opplysninger pr. periode
     sortert på konto.

     AGRESSO-økonomi, hovedbok, rapport, hovedbok pr
     dimensjon, velg periode og sortering på bilagsnummer, tast
     F12 og hent rapporten på ajourhold rapportutskrift, FAS-
     portalen eller e-post.

     Rapporten tas ut ved utgangen av alle perioder og oppbevares i
     perm med andre obligatoriske rapporter. Rapporten skal
     oppbevares i 10 år.
4.   Kundespesifikasjon
     Rapport CU 05 viser alle åpne poster på konto for
     kundefordringer (1511)

     AGRESSO-økonomi, kundereskontro, rapport, periodisert
     saldospesifikasjon, velg periode, tast F12 og hent rapporten på
     ajourhold rapportutskrift, FAS-portalen eller e-post.

     Kontroller at saldo på rapporten er i samsvar med spesifikasjon
     av konto 1511 med kommentarer – dater og signer for kontroll.

     Rapporten tas ut ved utgangen av alle perioder og oppbevares i
     perm med andre obligatoriske rapporter. Rapporten skal
     oppbevares i 10 år.
5.   Leverandørspesifikasjon
     Rapport SU 05 viser alle åpne poster på konto for reise- og
     lønnsforskudd,

     AGRESSO-økonomi, kundereskontro, rapport, periodisert
     saldospesifikasjon, velg periode, tast F12 og hent rapporten på
     ajourhold rapportutskrift, FAS-portalen eller e-post.

     Kontroller at saldo på rapporten er i samsvar med
     spesifikasjonen av og saldo på konto 1571, 1572, 2411, 2412,
     2413 med kommentarer – dater og signer for kontroll.

     Rapporten tas ut ved utgangen av alle perioder og oppbevares i
     perm med andre obligatoriske rapporter. Rapporten skal
     oppbevares i 10 år.
7.   Spesifikasjon av merverdiavgift

     Hvis vi har hatt avgiftspliktig omsetning en periodenskal
     følgende rapport tas ut fra Agresso for den aktuelle periode:
     GL04.

     Rapporten tas ut ved utgangen av alle perioder og oppbevares i
     perm med andre obligatoriske rapporter. Rapporten skal
     oppbevares 10 år.
8.   Lønnsoppgavepliktige ytelser
Ta ut SLP rapport 047 (konteringssammendrag) oppbevares i
perm for avstemming mellom SLP og Agresso.
RA 1.11                   Rapportering på tertial-/årsregnskapet

Hyppighet:                Ved avslutning av hvert tertial (pr 30.04, 31.08, 31.12). Omfang kan
                          variere fra år til år ut i fra rapportkrav fra departementet.

Nøkkelhendelse:           Avsluttet tertial

Frist:                    Avhenger av brev fra departementet.

Regelverk/bakgrunn: Mal for regnskapsrapportering samt brev fra departementet.

Utførende/
Kvalitetssikring:         Controller og økonomisjef er sterkt inne i prosessen se skjema for flere
                          detaljer.

Ansvarlig for rutinen: Controller         Sist oppdatert: Oktober 2006             Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                                           KS

 Controller      1.     Plan og sjekkliste for tertial/årsavslutningen.                         ØS
                        I forkant av tertial-/årsavslutningen settes det opp en plan for
                        regnskapsrapporteringen.

                        Alle handlinger, med ansvarsfordeling og frister skal framgå.

                        Fristene tilpasses rapporteringskrav fra departementet.
 Controller      2.     Ordinær periodeavslutning                                          ØS
 /lønn og               Gjennomfør en vanlig periodeavslutning i henhold til
 regnskap               ovennevnte rutiner, med frister tilpasset frist fra departementet.

                        Merk utvidede rutiner for periodisering.
 Controller      3.     Prosjekter                                                              ØS
                        Foreta en gjennomgang av alle løpende prosjekter

                        Påse at alle posteringer er gjort på korrekt budsjettenhet og
                        formål, se rutine for regnskapsmessig behandling av
                        prosjekter.

                        Hent opp mal for beregning av interne lønnskostnader
                        dekningsbidrag, egeninnsats, interne tilskudd og avregning av
                        prosjekter

                        Ta ut rapport over løpende prosjekter på FAS-portalen og legg
                        inn tall i malen.

                        Prosjekt skal belastes med dekningsbidrag, interne
                        lønnskostnader og tillegges egeninnsats i henhold til budsjett.

                        Prosjekter avsluttes i henhold til registrert sluttdato.

                        Se egen rutine for regnskapsmessig behandling av prosjekter
                        for hvilke kontoer som skal benyttes.
                  Sett opp bilag for interne føringer på prosjektene. Merk
                  bilagene med den perioden det skal føres i. Bilagene attesters
                  av controller og kvalitetssikres, dateres og signeres av
                  økonomisjef.
Controller   4.   Avregning                                                          ØS
                  Når alle periodiseringer og andre føringer i regnskapet er gjort
                  skal prosjekter og resultatavregnes etter følgende mal:

                       Resultat før avregninger
                  +/- avregning avsluttede EFV-b prosjekter
                  +/- avregning av aktive EFV-b prosjekter
                  +/- avregning av BFV-prosjekter (KD og andre departement)
                  +/- avregning av øvrige BFV prosjekter
                  = Resultat i perioden (resultat rapporteres til KD – note 15)

                  Avregningsbilag prosjekter settes opp på bakgrunn av
                  avregningsmal (se regnskapsmessig behandling av prosjekter)

                  Avregning av resultat beregnes på bakgrunn av saldotabell
                  eller regnskapsrapport tatt ut etter alle andre føringer er
                  gjennomført. Det aktuelle beløpet føres mellom konto 3594 og
                  konto 2161.

                  De aktuelle bilagene merkes med perioden de skal føres i.
                  Bilagene attesters av controller og kvalitetssikres, daters og
                  signeres av økonomisjef.

                  Etter at avregning er blitt foretatt skal:
                       Sum inntektskontoer skal være lik sum
                          kostnadskontoer.
                       Sum eiendeler skal være lik sum
                          gjeld/virksomhetskapital
Controller   5.   Mal for regnskapsrapportering
                  (resultatregnskap, balanseoppstilling,
                  kontantstrømssoppstilling og mal for noter til regnskapet)

                  Hent inn mal for regnskapsoppstilling – rapportering til
                  departementet med noter.

                  Malen hentes fra:
                  http://odin.dep.no/kd/norsk/tema/utdanning/hoyereutdanning/s
                  kjema/bn.html

                  Hvis mal fra tidligere rapporteringer benyttes skal denne
                  kontrolleres mot oppdatert utgave fra departementets
                  internettsider.

                  Det skal kontrolleres at oppstilling tilfredsstiller krav fra
                  departementet i forhold til hvilke tidligere perioder som stilles
                  opp og i hvilken rekkefølge.

Controller   6.   Regnskapstall fra Agresso
                  I arbeidsboken opprettes det ett underliggende regneark for
                  hver av periodene det skal framgå regnskapstall fra.
                  Regnskapstall hentes fra Agresso – saldotabell.

                  Sti: AGRESSO felles – saldotabell – kryss av for at
                  kontonummer, kontonavn og beløp skal være med. Velg fra og
                  med periode 0 i året man skal velge fra og til og med den
                  perioden man ønsker tall fra. Tast F7 og send resultatet til
                  Excel kopier så saldo tabellen inn i det underliggende
                  regnearket.
Controller   7.   Gruppert saldobalanse
                  For å sikre sporbarhet fra Agresso til regnskapsoppstilling skal
                  det opprettes en gruppert saldo balanse på eget regneark i
                  regnskapsmalen.

                  I dette arket skal alle delbeløp som framkommer i noter eller i
                  regnskapsoppstillingen spesifiseres på hvilke kontoer de
                  inkluderer. Grupperingene skal presenteres med overskrift
                  hvilke kontoer som inngår og beløp hentet fra saldotabell i eget
                  regneark og sum beløp. (Beløpene skal legges inn slik at
                  eventuelle endringer i tall i saldotabell også skal endre tallene i
                  gruppert saldobalanse)

                  Kontoene deles inn i driftsinntekter, driftskostnader,
                  finansinntekter/kostnader, eiendeler og
                  virksomhetskapital/gjeld. (Evt andre aktuelle kategorier). Sum
                  pr kategori skal framkomme.

                  I tilfeller der kontoer må deles på flere linjer i saldobalansen
                  skal det opprettes et eget regneark i arbeidsboken for kontoen.
                  Samtlige posteringer på kontoen skal hentes fra Agresso og det
                   skal framgå hvordan kontoen deles inn.

                   Det skal også settes opp en kontrollsummering i gruppert
                   saldobalanse for å sikre at alle deler av kontoen er inkludert i
                   oppstillingen.
Controller   8.    Vurdering av samlekontoer
                   Kontoer med poster av forskjellig karakter skal gjennomgås.
                   Merk spesiell:

                   Diverse inntekter – konto 3799
                   Det skal alltid settes opp et eget regneark for konto 3799 –
                   diverse inntekter i arbeidsboken. Her skal samtlige føringer på
                   kontoen framkomme og det skal forklares hva hver enkelt
                   postering gjelder. Det skal vurderes om enkelte av inntektene
                   skal presenteres for seg eller alt skal sette i en samlesum.

                   Diverse kostnader – konto 7799
                   Posteringene på kontoen gjennomgås og det skal vurderes om
                   alle posteringer skal deles eller inntekter i gruppert saldo
                   balanse eller om enkelt poster må trekkes ut og rapporteres i
                   andre kategorier. Det skal vurderes om enkelte av kostnadene
                   skal presenteres for seg eller settes opp i en samle sum.

                   Konto for leverandørgjeld (2411, 2412 og 2413)
                   Åpne poster på kontoene gjennomgås og det vurderes om
                   beløpene kan presenters under ett eller om enkelte beløp skal
                   trekkes ut og presenteres under andre kategorier.
Controller   9.    Prinsippnote                                                        ØS
                   Gå gjennom prinsippnote benyttet ved forrige avslutning og
                   vurder om det skal foretas endringer.
Controller   10.   Notemal                                                             ØS
                   Tallene legges inn i notemalen ved å legge inn formel med
                   henvisning til gruppert saldo balanse.

                   Legg inn tallene i henhold til notemalen

                   Når samlebeløp inneholder enkeltbeløp som utgjør mer enn
                   10% av samlebeløpet skal det vurderes om disse skal
                   presenteres spesielt i noten. Dette gjelder blant annet
                   periodiseringer.

Økonomi-           Beløp fra gruppert saldobalanse fra tidligere år skal benyttes så
sjef               langt det er mulig. Når deling av kontoer og andre forhold gjør
                   det umulig legges tall fra tidligere rapporteringer direkte inn i
                   noten.
Controller   11.   Avstemming mot inntekter fra departementet
                   Beløp presentert i note 1 skal avstemmes mot inntekter fra
                   departementet i henhold til tildelingsbrev og
                   utbetalingsoversikt fra KD.
Controller   12.   Resultat og balanseoppstilling.                                     ØS
                   Tall fra notemal og gruppert saldobalanse hentes inn i resultat
                   og balanseoppstilling. Kontroller at sum beløpene her er i
                   samsvar med sum beløp i råbalanse fra Agresso fra gjeldende
                   periode.
Controller   13.   Kontantstrømsoppstilling                                            ØS
                   Tall fra resultat og balanseoppstilling, note 10 og fra
                   foregående år hentes inn i mal for kontantstrømsoppstilling.
                   Endringer beregnes pr 31.12. foregående år uavhengig når på
                   året oppstillingen foretas.
Controller   14.   Kvalitetssikring/vurdering av regnskapet                            ØS
                   Når oppstillingen er satt opp skal alle tall i resultat, balanse,
                   kontantstrøm og noter gjennomgås og det skal
                   vurderes/kontrolleres:
                        Alle beløp fra tidligere perioder er sammenlignbare
                           med tall fra gjeldende periode. Hvis ikke skal det
                           foretas korrigeringer. Hvis det ikke er hensiktsmessig
                           skal det kommenteres i note.
                        Regnskapslinjer som utgjør mer enn 5% av balansen
                           skal som et minimum presenteres i note.
                        Poster med vesentlige endringer i beløp fra tidligere
                           perioder skal vurderes og kommenteres i note hvis det
                           synes hensiktsmessig.
                        Det skal også påsees at alle tall og kommentarer
                           presenteres i samme format og at regnskapet ser ”pent
                           ut”.
Controller   15.   Regnskapet registreres i DBH databasen
                   Gå til følgende side link: http://dbh.nsd.uib.no/dbhvev/

                   Logg inn som NMH

                   Registrer tallene i regnskap, balanse, kontantstrøm og noter.

                   Hvert bilde på sendes før en kan gå til nytt bilde.

                   (avvik kan oppstå da tallene skal legges inn i hele 1000 og det
                   ikke er mulig å legge inn desimaler).

                   Ta ut rapport og kontroller at tallene er i samsvar med egen
                   oppstilling.
Controller   16.   Nøkkeltall
                   Hvis departementet i brev har bedt om nøkkel tall hentes mal
                   for dette opp på samme link som regnskapsmal på KDs sider.

                   Tallene hentes fra regnskapet, kontantstrøm og notemal. Side
                   for nøkkeltall lagres sammen med arbeidsbok for regnskapet
                   og tas ut og sendes sammen med regnskapet.
Controller   17.   Send regnskapet
                   Det utarbeides følgebrev som underskrives av direktør og
                   økonomisjef.

                   Følgende skal tas ut på papir og sendes i posten til
                   departementet med kopi til Riksrevisjonen:
                       Resultatregnskap
                       Balanse
                       Kontantstrømoppstilling
                       Prinsippnote
                       Notemal
                       Gruppert saldobalanse
                       Skjema for nøkkeltall

                 Komplett arbeidsbok for regnskapsoppstillingen samt
                 nøkkelfelts summering sendes på e-post til departementet med
                 kopi til Riksrevisjonen
Økonomi-   18.   Godkjennelse av regnskapet
sjef             Regnskapet godkjennes av styret.
RA 1.12                   Avstemminger og kontroller i forbindelse med
                          årsregnskapet

Hyppighet:                Årlig

Nøkkelhendelse:           Avsluttet regnskapsår.

Frist:                    Avhenger av brev fra departementet – (15.02)

Utførende/
Kvalitetssikring:         Controller gjennomfører rutinen, kontrolleres og kvalitetssikres av
                          økonomisjef.

Rutine for rapportering på tertial- og årsregnskap beskrevet i RA 1.11. I tillegg til handlinger
beskrevet der, er det enkelte handlinger og avstemminger som kun skal utføres ved årets slutt
disse er beskrevet i denne rutinen.

Ansvarlig for rutinen: Controller        Sist oppdatert: Oktober 2006          Revideres: Februar 2007
 Utførende Handlinger                                                                       KS

 Controller      1.     Pensjon                                                             ØS
                        I løpet av året settes det av pensjon på kontoene 2641 og 2642
                        Samtidig foretas det a-konto innbetalinger mot konto 2643

                        I april/mai året etter mottas en oversikt pr person på beregnet
                        pensjon fra SPK, som viser differanse mellom reell og
                        innbetalt pensjon per person.

                        Det foretas en sammenligning av pensjon beregnet ved SPK og
                        beløpene satt av ved NMH. Avvik kontrolleres og eventuelle
                        feil korrigeres – benytt i utgangspunktet SPK interaktiv til
                        oppretting, kontakt SPK ved behov.

                        Etter at vi er blitt enige med SPK om endringer mottar vi en ny
                        avregning.

                        Når denne er betalt kan avsatt for foregående år posteres fra
                        konto 2641 og 2642 til 2643. Differanse mellom avsatt og
                        innbetalt pensjon kostnadsføres/reduserer kostnaden på konto
                        5421. Denne posteringen skal foretas før avslutning av
                        regnskapet pr 31.12.
                 2.     Feriepenger                                                         ØS
                        Følgende balansekontoer benyttes i forbindelse med avsatt og
                        utbetaling av feriepenger:
                        2922 – Påløpte feriepenger foregående år
                        2923 – Utbetalte feirepenger opptjent foregående år
                        2924 – Påløpte feriepenger inneværende år
                        2925 – Utbetalt feirepenger opptjent inneværende år
                        2782 – Skyldig AGA påløpte feriepenger
     Ved slutten av året posteres saldo på konto 2923 over på konto
     2922 Differansen korrigeres mot 5191. Saldo på konto 2925
     overføres til konto 2924. UB på konto 2924 utgjør IB på konto
     2922.

     Ved slutten av året foretas det også avstemming mellom avsatt
     og utbetalt AGA på konto 2782 og evt. differanser føres ut
     avregnskapet.
3.   Følgeskriv til lønns og trekkoppgave – kontrolloppstilling       ØS
     Følgeskriv til lønns og trekkoppgave fylles ut med tall fra:
     Kvittering fra skattedirektoratet
     SLP listene 019, 045, 029 og 022.

     Foreta avstemming mellom Agresso, SLP listene og
     kvitteringen fra skattedirektoratet.
4.   Overføring av UB balansekontoer til IB balansekontoer            ØS
     Foreta overføring av UB balansekonto pr 31.12 til IB
     balansekonto 01.01.

     Det skal kontrolleres at IB er i samsvar med UB foregående år.
     Kontrollen skal dokumenteres og det skal signeres for at den er
     utført.
5.   Dokumentasjon av årsregnskapet                                  ØS
     Følgende dokumentasjon samles i en perm:
          Resultatregnskap
          Balanseregnskap
          Kontantstrømsoppstilling
          Prinsippnote
          Notemal
          Gruppert saldobalanse
          Saldoliste pr 31.12

     Dokumentasjonen merkes med årsregnskap for det aktuelle år.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:99
posted:4/11/2011
language:Norwegian
pages:36