Berry College Request for Proposal For Feminine Hygiene Disposal

Document Sample
Berry College Request for Proposal For Feminine Hygiene Disposal Powered By Docstoc
					 
                             
                             
                             
                             
                             
                             
                             
                             
                             
                             
                     Berry College 
                             
                 Request for Proposal 
                             
                         For: 
                             
           Feminine Hygiene Disposal Service 
 
      Sharps and Biomedical Waste Disposal Service 
 
                  Air Freshener Service 
                             
    Triple Column Feminine Sanitary Products Vending 
                             
 
    I. Feminine Hygiene Disposal 
Specifications 

    A)  Feminine Hygiene Disposal 
    B) Contractors will furnish plastic bins which are capable of being recycled at the end of their useful 
       life.  If the contractor uses a liner of any sort, it must be biodegradable in a period of less than 
       two years, and not require oxygen for the degrading to occur. 
 
The bin/liner will contain a substance, which is highly effective against HIV, Hepatitis B, and Hepatitis C.  
The substance should in itself, be biodegradable, and contain a pleasant fragrance.    Test results, from a 
reputable laboratory, must be produced demonstrating the ability of the substance, as described.    
 
The bin offered to support the service should have the following features: 
 
     1.  It should have a capacity of 7 gallons. 
     2. The lid should not encourage the placement, or resting, of foreign objects on its top surface. 
     3. The bin should have a “modesty flap” set in the lid, which should be constructed with a cross‐
         section similar to a “bird’s mouth” in design.  This will allow products to be placed in the “bird’s 
         mouth”, which will drop into the base when the flap is closed.   
     4. Under no circumstances can the contents of the base be visible when the flap is either open, or 
         closed. 
     5. In order that products cannot lodge in the “bird’s mouth”, the flap should be at least 16” wide. 
     6. The bin must not be wider than 6” from the wall, in the stall. 
     7. The bin should be capable of being hung from a vertical surface, if necessary. 
     8. The surface of the bins should be smooth and glossy, and resistant to scuffs, staining, and 
         grease/dirt. 
     9. After servicing, all surfaces of the bin should be extremely clean and well‐sanitized. 
 
Servicing Limitations 
 
The bin is to be removed from the buildings to be serviced. 
 
Service technicians who service residential halls, where female students reside, must be female. 
 
Bins should be of a consistent quality/color and appearance. 
 
All technicians must be certified by the American Red Cross, in Blood‐Borne pathogens. 
 
All technicians should be subject to background checks, prior to appointment, and once a year, 
thereafter, for the duration of employment.  
 
The successful contractor must be a drug/alcohol/smoke‐free organization, and have, at the minimum, a 
random drug‐free testing protocol. 
 
Berry College’s purchasing department must be made aware of the servicing schedule, in advance, and 
only in exceptional circumstances will the schedule be allowed to change.   
 
 
Emergency Calls 
 
IT IS A CONDITION OF THIS RFP THAT, IN THE EVENT OF A PROBLEM WITH THE SERVICE, THAT THE 
CONTRACTOR WILL RECTIFY THE PROBLEM, GUARANTEED WITHIN 24 HOURS.   
 
Service Protocols 
 
A copy of the proposed written service protocol  must be appended to the RFP response.   
 
Latex‐free gloves are the only ones to be used within the protocol. 
 
The bin, or the lid must be labeled to indicate their purpose. 
 
Invoicing 
The invoice for the service must be clear in its layout, providing a break‐down of the invoice by : 
 
     • Building 
     • Floor within the building 
     • Department within the buildings, as to the number of bins serviced, and the frequency of 
         services completed, within the invoice period. 
     • Berry College may request an invoice break down in any format they wish. 
 
    II. BioHazard Service 
 
Specifications 
 
To place as directed five 5 gallon Biohazard containers to be collected within 24 hours of request by 
Berry College and replaced with new containers. 
 
Provide paperwork required by OSHA including a receipt and certificate of destruction to be returned to 
Berry College within one month. 
 
    III.  Sharps Service 
 
Specifications 
 
To place as directed ten 2 gallon Sharps containers to be collected within 24 hours of request by Berry 
College and replaced with new containers. 
 
Provide paperwork required by OSHA including a receipt and certificate of destruction to be returned to 
Berry College within one month. 
 
    IV. Air Freshener Service 
 

Specifications 

Provide Technical Concepts LCD dispensers in chrome finish and aerosols perfumed in “Linen Fresh.” 

Service on a monthly basis. 

Batteries and aerosols must be removed and returned to the contractor’s office and properly disposed 
of according to the Waste Disposal Management system. 

Emergency Calls 
 
IT IS A CONDITION OF THIS RFP THAT, IN THE EVENT OF A PROBLEM WITH THE SERVICE, THAT THE 
CONTRACTOR WILL RECTIFY THE PROBLEM, GUARANTEED WITHIN 24 HOURS.   
 
 

    V. Triple Column Feminine Sanitary Products Vending 
Specifications 

Provision of 13 Rochester – Midland Triple Column Dispensers with coinage mechanism to suit Berry 
College.  Repairs, maintenance, and vandalism of units to be included in the monthly rental price. 

Emergency Calls 
 
IT IS A CONDITION OF THIS RFP THAT, IN THE EVENT OF A PROBLEM WITH THE SERVICE, THAT THE 
CONTRACTOR WILL RECTIFY THE PROBLEM, GUARANTEED WITHIN 24 HOURS.   
 
Pricing 

                            Per Service Charge

 Service of Feminine        $ 
Hygiene Bins Per Unit 

Monthly Service of Air      $ 
Fresheners Per Unit 

14 Triple Column Feminine  $ 
Products Vending ‐
Machines Monthly Rent 

Emergency Call Rate Per      
Service 

Equipment Installation      $ 
Charge per Feminine 
Hygiene Bin 

Equipment Installation      $ 
Charge per Air Freshener 

TOTALS                      ____________________