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Plataforma VoIP reseller

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Plataforma VoIP reseller Powered By Docstoc
					Plataforma de tarifación pospago
para servicios de acceso a Internet
          y telefonía IP




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Indice
  1. Introducción.
  2. Características
  3. Manual de uso.
         a. Haciendo Login en la plataforma.
         b. Módulo Clientes.
               i. Generando estadísticas.
              ii. Realizando seguimiento de colectivos.
             iii. Clientes con permisos de administración.
         c. Módulo de Facturación.
               i. Desactivando temporalmente a un cliente.
              ii. Generando facturación de consumos.
             iii. Reemplazando una factura de forma manual.
             iv. Generando una factura de venta.
              v. Generando el fichero de domiciliaciones
             vi. Otros ficheros de control
             vii. Exportando datos a Contaplus
            viii. Confirmando la remesa mensual y revisando el histórico de
                 facturas.
         d. Módulo de Comisiones.
               i. Generando informe de comisiones
         e. Módulo de Mantenimiento.
               i. Modificando y añadiendo nuevos servicios y promociones
              ii. Dando de alta nuevas redes y nuevos distribuidores
             iii. Modificando la estructura de los menús
             iv. Personalizando la aplicación
         f. Módulo de Tarifas
  4. Problemas comunes y posibles soluciones.



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1. Introducción


Telcom BS Billing es un gestor de cuentas y facturación para proveedores de servicios de internet
y telefonía IP. Está basado en web y esta completamente automatizado desde principio a fin.


Telcom BS Billing es la última solución en facturación ágil, fácil y económica que le permitirá
cubrir sus necesidades. No importa como de grande sea su negocio o la expansión futura que
este tome.



2. Características.
   -   Panel de Administración web.
   -   Panel de usuario web.
   -   Exportación de datos
   -   Envío automatizado de facturas por mailing
   -   Facturación de numero ilimitado de servicios ofertados
   -   Numero ilimitado de cuentas. Sin límite de usuarios y administradores. Por niveles de
       permisos.
   -   Multilenguaje
   -   Fácil de usar pero rico en características
   -   Adaptación a la imagen corporativa su empresa
   -   Generación de facturas en formato excel
   -   Cobro domiciliado mediante Norma 19.
   -   Gestión contable por exportación de remesas a software de contabilidad (contaplus o
       factusol).




Telcom BS Billing automatizará…


       Facturación ISP / WISP
       Facturación de Telefonía IP
       Facturación en general




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3. Empezando a usar Telcom VoIP Billing System

El Telcom VoIP Billing System, en adelante TBS, está compuesto por 3 sistemas principales:


   -   Un primer nivel o capa de abstracción constituida por el sistema gestor de bases de datos
       y el sistema de control de tráfico de voz. Este nivel será el encargado de registrar
       adecuadamente el tráfico generado, tarifar adecuadamente este trafico, actualizar los
       saldos y mantener la coherencia entre estos y las cantidades facturadas, cargos
       generados y recargas efectuadas por cada cliente en cada momento.
   -   En un nivel superior se encuentra el nivel controlador, este nivel se encargará de
       responder a los eventos que el usuario solicite, solicitar los datos oportunos, eliminar o
       actualizar los datos a petición del usuario y presentar a este confirmación de la
       transacción.
   -   El tercer nivel, el de aplicación será el encargado de controlar el acceso a usuarios, de
       gestionar que pueden hacer o ver los usuarios en relación a sus credenciales y presentar
       la información en un formato adecuado usando las reglas de transformación especificas.
       Este manual se centrará en este tercer nivel y explicará como personalizar y gestionar
       correctamente el sistema empleando en ello el menor tiempo posible.




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    3.1. Haciendo Login en la plataforma.




Figura 3.1



Lo primero que debemos hacer para empezar a gestionar TBS es crear las cuentas de
administración de creemos necesarias. En TBS cualquier usuario con algún servicio contratado
puede acceder para consultar el estado de sus llamadas, las recargas efectuadas o su facturación
pendiente. Sin embargo solo un usuario con privilegios de administrador podrá activar cuentas de
acceso, modificar los privilegios de otros usuarios o cambiar las password necesarias para el
acceso. En nuestro caso y a efectos de test nos será posible acceder como usuario de nivel 5 a
través de la siguiente dirección.




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Dirección web: http://demo.telcombs.net
Usuario: administrador
Clave: cuentademo


En TBS, nuestros usuarios podrán tener un nivel de permisos que oscila entre uno, para el
usuario que solo realizará un acceso a los datos referentes con su cuenta de manera exclusiva
hasta seis, correspondiente a usuarios administradores. El nivel 4 está establecido para cuentas
para el personal comercial, siendo el resto personalizables según las necesidades.
En una aplicación en producción al iniciar el uso solo dispondríamos de un usuario SuperAdmin
(nivel 6) que seria el encargado de crear la cuenta administradora y al resto de cuentas de
usuario.
Una vez hacemos login en la plataforma deberíamos de poder ver una pantalla similar a la
mostrada en la figura 3.2.




Figura 3.2




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En nuestro explorador podemos ver la pantalla de bienvenida, donde se muestran los datos
referentes a la cuenta que hace login y sus últimas operaciones. Como estamos logeando como
usuario Administrador, se nos mostrarán las ultimas operaciones registradas en el sistema.


El la parte superior podremos ver el panel de administración consistente en los siguientes
módulos:


   -   Clientes
   -   Facturas
   -   Distribuidores
   -   Mantenimiento
   -   Tarifas




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    3.2. Módulo Clientes.


Si hacemos clic sobre “clientes” accederemos al módulo de clientes (figura 3.3), desde aquí se
nos permitirá administrar los clientes existentes, añadir nuevos suscriptores de internet o
teléfono, extraer un reporte de su consumo mensual y generar estadísticas sobre el tráfico
entrante y saliente.




Figura 3.3



La figura 3.4 muestra el resultado de hacer clic sobre el submenú “internet” y desplegar el menú
emergente.




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Figura 3.4



En la imagen tenemos un solo cliente de servicio Internet “Pedro Ramírez”. En el menú
emergente se nos opción de añadir un cliente. Así si pinchamos en “añadir cliente” se nos
mostrará una pantalla parecida a la que puede verse en la figura 3.5.


Este es el formulario de administración de usuarios. Si hemos pinchado en “añadir cliente” este
estará vacio y listo para introducir a nuestro primer cliente. Posteriormente podremos regresar a
este formulario para un cliente concreto usando el enlace “editar” que aparece junto a cada
cliente y que puede verse en la figura anterior.




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El formulario de administración de clientes es único e independiente de en que sección nos
encontremos, lo cual significa que un cliente internet puede en un momento concreto solicitar el
alta en el servicio de telefonía, debiendo entonces la persona encargada actualizar la ficha para el
cliente marcando la casilla “servicio telefónico” lo que provocará la generación de la oportuna
comisión de alta en el nuevo servicio y reasignara al cliente a la pestaña adecuada.




figura 3.5


Bien, estamos listos para añadir nuestro primer cliente, el proceso de alta de un cliente nuevo es
muy sencillo y no requiere de demasiada explicación. Lo primero que el sistema nos pedirá será
que introduzcamos un identificador para el usuario. Este campo habitualmente coincidirá con el
número telefónico (did) asignado al usuario lo que permitirá que la facturación telefónica se
genere de forma correcta. Sin embargo es bastante frecuente que en un primer momento
desconozcamos este dato o ni siquiera sepamos si el cliente desea tener un número asociado a su
conexión a internet.



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Una solución a esto será asignar a cada cliente en este momento inicial un identificador
cualquiera que lo identifique de forma univoca en la base de datos. No debemos prestar
demasiada importancia a este dato, sin embargo si al echo de que el identificador introducido no
debe contener espacios, guiones, o caracteres especiales. Otros datos de especial importancia
serán los referentes al acceso web, porque será en este apartado en donde especifiquemos si el
usuario tendrá permisos para realizar login y en su caso, que podrá o tendrá permisos para ver.
Como administradores podremos conceder cualquier nivel de permisos pero será ampliamente
recomendable no asignar a ningún usuario permisos mayores de uno. En caso de activar la casilla
“crear usuario web” deberemos especificar también una password que será la que de acceso al
usuario.


Si seguimos descendiendo nos encontraremos con la sección avanzados. Esta sección estará
reservada para usuarios avanzados y el sistema tomará valores por defecto si no se rellenan.
Datos de especial interés serán la fecha de alta del contrato, valor que deberá corresponder con
la fecha en que el usuario instaló el primer servicio con la compañía (por defecto el día actual), el
tipo de impuesto aplicable (por defecto 16%) y la tarifa aplicable (por defecto la asignada a
clientes finales). El “account number” será el número de cuenta que el usuario tendrá en el
sistema. Cuando un usuario es dado de alta una nueva cuenta es creada y asignada al usuario.


El campo “RootAccount” servirá para clientes que a su vez dispongan de varios clientes que
deseamos agrupar por motivos de estética o facturación, todos los clientes agrupados bajo un
mismo RootId apareceran juntos en el listado de clientes. Sin embargo estos valores no serán
modificados en un primer momento. En cuanto a la casilla “es extensión” se usará en el caso de
que lo que estemos dando de alta sea una extensión telefónica para un cliente existente. En este
caso solo será necesario marcar esta casilla y especificar en “AccountNumber” el número de la
cuenta de un cliente válido creado con anterioridad de la que dependerá jerárquicamente (el
número de teléfono que recibirá el tráfico entrante para dicha extensión).


En la parte inferior del formulario encontramos una sección titulada “Promociones y paquetes”,
esta es una sección un poco especial ya que estos servicios podrán ser modificados de forma
dinámica mediante el menú de administración lo que nos permitirá ofrecer nuevos servicios a
clientes ya existentes en cualquier momento.




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La facturación mensual por dichos servicios se pasará al cliente a partir del siguiente mes de la
inclusión de dicho servicio en cada factura. Debajo de este, a la izquierda aparece otro campo un
tanto especial, este campo nos permitirá asociar algún tipo de anotación a un cliente, dicha
anotación aparecerá junto al cliente apuntado al deslizar el ratón sobre el en cualquiera de las
pantallas de listado de clientes.
El resto de datos se consideran suficientemente autoexplicativos por lo que no se detallarán.
La distribución y el nivel de permisos necesario para ver o modificar cada uno de los campos
puede ser alterado sin modificación alguna en el código mediante la modificación del fichero
“frmusers.xml”. De forma análoga es posible modificar el aspecto que tendrán los formularios
actuando sobre la hoja de transformación, en el caso que nos ocupa esta hoja es una hoja de
transformación xml-html, que permite al explorador interpretar los formularios en forma visible
para el usuario. El fichero de transformación para formularios será “vistaForm.xsl” y podrá ser
modificado por el usuario experto para adaptar el aspecto de los formularios a la imagen
corporativa de la empresa.


De forma análoga a como mostrábamos a los clientes de banda ancha podemos obtener los
clientes que tienen contratado el servicio telefónico haciendo clic sobre “telefonía”. En este caso
disponemos de una pantalla de filtro que nos permitirá realizar búsquedas mas depuradas sobre
los clientes del servicio telefónico (figura 3.6).




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Figura 3.6




Si no introducimos ningún parámetro en el filtro y hacemos clic en “buscar” obtendremos una
vista jerárquica de la red, esta opción puede ser especialmente útil en redes pequeñas donde es
posible representar toda la estructura de la red en una sola pantalla.


En la figura 3.7 podemos ver el resultado de la consulta para los clientes existentes en la base de
datos de demo.




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figura 3.7


Como puede verse en la figura los clientes del servicio telefónico postpago aparecen resaltados
en color azul, los clientes en rojo son extensiones siempre dependientes de un número telefónico
de cabecera, los clientes que se encuentran desactivados (que no generarán facturación)
aparecerán en tonos grises, y los clientes prepago lo harán en tonos de verde.
Junto a el nombre de cada cliente aparece el saldo restante para dicho cliente, en el caso de
clientes postpago este campo será siempre rojo (cero o menos) y contendrá el total de consumos
desde la última facturación, el cual deberá corresponder con el importe de la próxima factura. En
el caso de clientes prepago el color de este campo será representativo de la cantidad de saldo
que el cliente acumula en su cuenta.



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En nuestro ejemplo todos nuestros clientes serian prepago, por eso todos figuran en azul y no
vemos aparecer la opción de “recargar”.
Junto al saldo restante veremos aparecer un icono con un sobre para aquellos clientes en los que
tengamos relleno el campo “email”, este icono nos permitirá contactar con el usuario de forma
rápida y directamente sobre nuestro gestor de correo electrónico.


Por último y junto a las opciones de “editar” y “borrar” aparece el enlace “cdr” el cual nos
permitirá consultar en tiempo real los consumos y el histórico de llamadas para aquellos clientes
cuyo identificador coincida con el teléfono dado de alta en el servicio gestor de llamadas.




Figura 3.8



Al hacer clic sobre cdr el sistema nos vuelve a presentar la pantalla de filtro, en este caso se nos
solicitará que introduzcamos un numero de origen para efectuar la consulta al motor de bbdd, si
venimos de el listado de usuarios este campo ya estará relleno con el identificador del cliente
seleccionado.


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También podemos seleccionar solo las llamadas que se realizaron a un determinado número o
prefijo o que se hicieron en un determinado rango de fechas. Por ultimo podremos especificar el
campo que servirá para ordenar los resultados y si el listado se hará de manera ascendente o
descendente. El valor que aparece bajo la etiqueta “mostrar los primeros” nos permitirá
introducir paginación en los resultados y por defecto se situa en 50 resultados por página.


La figura 3.9 muestra la salida por pantalla del trafico generado por la empresa “SolTelecom
Comunicaciones” para en periodo comprendido entre el 1 y el 31 de Enero del año 2006.




Figura 3.9


Como puede verse en la figura la última página del reporte contendrá además del último grupo
de llamadas los totales correspondientes a la facturación aproximada para el periodo elegido.




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En la figura 3.10 puede verse el detalle del pie de cada una de las páginas, en el podemos
encontrar dos enlaces, el primero de ellos nos permitirá exportar el resultado de la consulta
completa a formato excel, para poder ser tratado usando esta o otra suite ofimática compatible.
El segundo nos permitirá convertir el resultado entre el formato paginado y en color y el formato
sin paginado y en blanco y negro para facilitar su impresión y comprensión sobre papel.




Figura 3.10




El ancho de los campos, colores, fuentes así como formato de cada uno de los dos listados podrá
ser   modificado   sin   demasiado   esfuerzo   por   el   usuario   actuando   sobre   los   ficheros
“ListadoDetalle.xml” y “ListadoDetallePrintable.xml” respectivamente.


Esta bien, volvamos a la pantalla principal, para ellos pinchamos de nuevo “clientes” ->
“telefonia” y pinchemos sobre el menú desplegable. Deberíamos estar viendo una pantalla similar
a la mostrada en la figura 3.11.




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Figura 3.11



Si observamos las opciones que se nos presentan en el menú desplegable nos damos cuenta que
esta ocasión disponemos de una segunda opción. La opción “Añadir extensiones” nos facilitará
dar de alta bloques de extensiones para un determinado cliente sin tener que realizar el alta
extensión a extensión.




En la figura 3.12 puede verse un ejemplo de que se mostraría si intentásemos añadir extensiones
para el teléfono “911230363”.




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Figura 3.12

De vuelta a la pantalla principal pinchamos sobre la opción “otros” esta sección, análoga a las
anteriores nos mostrará los clientes de los que solo guardamos los datos a efectos de facturación
esporádica y no mensual o de aquellos que a los que sin tener contratado ningún servicio se les
permite acceso web (figura 3.13).




              Figura 3.13




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Los permisos para acceder al menú contextual, y para hacer modificaciones en las fichas de los
clientes así como el formato y disposición de las tres pantallas anteriores (listado de clientes
internet, listado de clientes de telefonía, y listado de usuarios) pueden ser modificados
accediendo a los ficheros “AdNets.xml, AdTelfs.xml y AdUsers.xml respectivamente.




   3.2.1 Generando estadísticas.

Una labor casi tan importante como almacenar de forma correcta a nuestros clientes será generar
un feedback del uso que los mismos realizan del sistema, lo que nos permitirá gestionar mejor
los recursos, desarrollar promociones para un trato mas personalizado y detectar problemas en
un cliente o grupo de clientes. Para facilitar esta tarea TBS es capaz de generar informes
personalizados sobre lo que ocurre en nuestra red. Para ello haremos clic en “Clientes” ->
“Estadísticas”.
Una vez hecho este se nos presentará la pantalla de filtro que aparece en la figura 3.14.




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Figura 3.14



Desde aquí modificando los parámetros que se nos muestran por pantalla podremos generar una
pantalla resumen de todo el trafico que cursa nuestra red. Por ejemplo podríamos saber la
distribución exacta de las llamadas que realizan los usuarios extranjeros, conocer cuantas
llamadas realizaron los usuarios empresas en el último mes, o cuantas llamadas se hicieron a
servicios de numeración especial.




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El formato de la salida es el mostrado en la figura 3.15 y puede ser alterado actuando sobre el
fichero “globalCoste.xml”




Figura 3.15




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    3.2.2 Realizando un seguimiento a colectivos.
Casi tan importante es poder realizar el seguimiento de un cliente concreto como tener una visión
global de un grupo determinado o colectivo de ellos. Este tipo de control se puede realizar
mediante la opción “Clientes”->”Zonas”. Si hacemos clic podremos ver algo similar a lo que se
muestra en la figura 3.16.




Figura 3.16



Lo que nos permite esta pantalla es poder gestionar a nuestros clientes según su zona. Cuando
damos de alta un cliente TBS automáticamente da de alta su zona o añade el cliente a dicha zona
en casa de que la zona existiese, añade una referencia al distribuidor del cliente para dicha zona
y marca la zona como accesible para la red del cliente.




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Toda esta información centralizada nos permitirá un mayor control y en ocasiones nos evitará
tener que recurrir a terceros o a mapas de cobertura. (figura 3.17).




Figura 3.17




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    3.2.3 Clientes con permisos de administración
En un momento dado puede ser útil asignar a un usuario ciertos permisos sobre cierto grupo de
usuarios. Así por ejemplo puede que nos encontremos con clientes que deseen poder consultar el
estado de sus cuentas, o realizar recargas sobre ellas, o controlar el consumo de ciertas cuentas
que dependen de el de alguna manera. Tbs permite modelar este tipo de situaciones mediante el
uso del atributo RootAccount.


La creación de un usuario de este tipo es mucho más sencilla de lo que en principio podría
parecer. En principio debemos crear un usuario que hará las veces de cuenta padre con nivel de
permisos que consideremos oportunos mediante el formulario de administración de usuarios.
Después habilitaremos el acceso web para dicho usuario y le asignaremos una palabra de paso
apropiada. (figura 3.17b)




Figura 3.17b




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Una vez hemos hecho esto actualizamos las fichas de los clientes que queremos que dependan de
este haciendo que su RootAccount sea la cuenta del usuario que hará de usuario padre. En este
caso la cuenta 285, tal como se indica en la figura 3.17c.




Figura 3.17c



Ahora cuando el usuario haga login en la web, podrá ver y administrar (si le hemos dado
permisos para ello) no solo su cuenta, sino todas las que dependan jerárquicamente de el.




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    3.3 Módulo Facturas.

    El módulo de facturas es el mas importante de la aplicación y desde el se hará de la practica
totalidad de tablas y entidades gestionadas durante toda la vida útil de la plataforma. Es por
tanto un módulo de uso y no de gestión por lo que la tarea de su uso no requerirá una extensa
explicación.
    Si hacemos clic en “facturas” podremos ver algo similar o lo que puede verse en la figura 3.18




Figura 3.18




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Si hacemos clic en la opción “pendientes” el sistema nos mostrará directamente la facturación
mensual, que aún esta pendiente de confirmar y que deberemos confirmar mes a mes tras de
comprobarla para que esta pueda ser almacenada a efectos de llevar un histórico del control de
facturas. (Figura 3.19)




Figura 3.19



En la figura 3.19 podemos ver un ejemplo de remesa, y sus correspondientes totales con y sin
iva. En este caso el montante total de la remesa correspondería a 646.34 euros. Por defecto la
facturación se realizará de forma mensual entre el primero del mes anterior y el día uno del mes
actual. La fecha será tomada del servidor web así que es importante asegurarse que esta fecha
es correcta antes de lanzar la facturación.




                                                                                             28
Otro detalle a tener en cuenta es que en cada facturación se generaran facturas para todos los
clientes que se encuentren activos luego será tarea del administrador revisar y mantener en
estado “DISABLE” aquellos clientes que por avería, error o otra circunstancia no deben generar
factura de forma automática.
El formato, fuentes y permisos para acceder a esta pantalla y al consiguiente menú emergente
pueden ser modificados sin necesidad de modificar el código fuente, mediante la edición del
fichero “AdFacturas.xml”.




   3.3.1 Desactivando temporalmente a un cliente.


   Es algo normal que un determinado mes no deseemos generar factura para un determinado
cliente. El no generar factura supondrá no solo que no se generen consumos para dicho mes sino
también que el pago de los servicios contratados por el cliente en ese periodo sea aplazado hasta
la siguiente facturación. La desactivación temporal de un cliente debe ser realizada con sumo
cuidado pues el cliente no volverá a ser activado de forma automática sino que permanecerá
desactivado mientras no se indique lo contrario.


   Para desactivar a un cliente haremos clic en el icono que acompaña al nombre del cliente en
el listado de clientes tal como se indica en la figura 3.20




                                                                                              29
Figura 3.20



    Una vez hacemos clic sobre el cliente que queremos desactivar se nos mostrará un mensaje
como el de la figura 3.21 confirmándonos el nuevo estado del cliente.




                                                                                         30
   Figura 3.21

   En la figura 3.22. puede verse como ahora el cliente aparece resaltado en gris, indicando que
su estado actual es desactivado.




   Figura 3.22




                                                                                             31
    3.3.2 Generando facturación de consumos.

    Volvamos a la pantalla de facturas. Si desplegamos el menú emergente podemos ver las
distintas opciones que se muestran en la figura 3.23




Figura 3.23



Hay dos formas de generar una factura de consumo. La primera será usando la opción “generar
factura de consumo”. Si hacemos clic sobre ella nos aparecerá un formulario como el que se
muestra en la figura 3.24.




                                                                                        32
Esta opción nos permitirá emitir una factura para un determinado cliente sobre un periodo, como
puede verse se nos pedirá que escribamos el periodo que queremos facturar, un cliente y un
numero de factura. Esta opción resultará ideal para añadir una factura que hemos olvidado a la
facturación del mes sin que esto nos obligue a repetir toda la actual remesa. Como puede
observarse en la figura el campo “número de factura” no es obligatorio y si no introducimos
ninguno el sistema simplemente consultará las facturas existentes, eliminará la factura mensual
para el cliente si esta ya existía y la reemplazará con la factura generada o tomará el siguiente
número de factura y la añadirá a las existentes en caso de que esta no existiera.




Figura 3.24



La segunda opción será la mas usual y nos permitirá generar todas las facturas del mes mediante
un proceso batch en el servidor.




                                                                                              33
El proceso es muy sencillo, si pulsamos sobre “generar facturas del mes” el sistema tomará el
numero de la ultima factura y generará a partir de esta factura para todos los clientes activos.
Este proceso puede durar varios minutos y es posible que la pantalla del explorador se quede en
blanco o parpadee varias veces. Al finalizar se nos mostrará el mensaje “generación terminada.”
(figura 3.25)




                        Figura 3.25




   3.3.3 Reemplazando una factura de forma manual.

   Una vez generadas las facturas del mes, podremos revisar los resultados a través de la
pantalla de “facturas pendientes”. Junto a cada factura dispondremos de la opción de editar o
borrar (figura 3.26). Si pulsamos sobre el icono de editar podremos descargar o visualizar cada
factura usando Microsoft Excel.




                                  Figura 3.26



Es usual que necesitemos editar alguna factura para incorporar algún detalle que el sistema
automático halla omitido o hecho mal en la factura para facilitar esta tarea aparece la opción
“reemplazar factura” en el menú emergente.


                                                                                             34
   Reemplazar factura permite descargar una factura generada, modificarla según nuestras
necesidades y después volver a subirla al servidor para que sea tratada y almacena
correctamente.
   Si hacemos clic sobre la opción “reemplazar factura” se nos pedirá que introduzcamos el
número de factura que se reemplazará, los nuevos totales y la ruta al fichero que contiene la
factura modificada (figura 3.27).




   Figura 3.27



El uso conjunto de la opción “reemplazar factura” y “generar factura de consumo” nos permitirá
abarcar la inmensa totalidad de los casos de facturación especial en los que la facturación
automática puede no ser suficiente.




                                                                                           35
3.3.4 Generando una factura de venta.


Ya sabemos generar una factura de consumos para nuestros clientes pero en cualquier empresa
es bastante normal que en el transcurso de un mes aparezcan clientes eventuales o sea
necesario facturar por un concepto extraordinario a un cliente. Para posibilitar esta operación
aparece la opción “generar factura de venta”. Si pinchamos sobre ella se nos mostrará una
pantalla similar a la que puede verse en la figura 3.28.




Figura 3.28




                                                                                            36
Esta hoja, hará las veces de hoja de cálculo y reemplazará al excel para permitirnos generar un
tipo de factura mucho más personalizable que las facturas por servicios, ya que en este caso
necesitaremos que algunos parámetros como el numero de conceptos a facturar, o la cuantía de
los mismos no este predeterminada por el sistema y pueda ser modificada de forma dinámica.


Volvamos sobre la pantalla 3.28, lo que vemos en pantalla serán los datos que presente nuestra
factura. En la parte superior aparecen los datos de la empresa que factura, en la parte izquierda
se nos permite introducir los datos del cliente o empresa a la que deseamos facturar. Podemos
reconocer que un dato es editable porque estos vendrán marcados por la letra “1” en una fuente
más grande que el resto.


Una vez introducimos los datos del cliente, seleccionaremos el número de conceptos a facturar.
Al introducir un valor el formulario si actualizará mostrando el número de conceptos solicitado
pero conservando los datos ya introducidos.


Ahora podemos introducir uno a uno los conceptos, el número de unidades (si este procede) y su
precio.


En cualquier momento se nos da la opción de pulsar en la opción “calcular” (figura 3.29) si
pulsamos sobre ella, el sistema calculara y nos mostrará todos los totales para la actual factura
(figura 3.30).




                                                                                              37
Figura 3.29




              38
Figura 3.30



Una vez acabemos de introducir cada uno de los conceptos, y una vez revisemos los totales,
pulsaremos sobre “generar factura”. Esto provocará que la factura se genere y el sistema nos
mostrará una vista previa de la factura tal y como quedará (figura 3.31).




                                                                                         39
Figura 3.31


Listo, ahora podremos observar el resultado y o bien volver para modificar algún dato, exportar
el resultado a Microsoft Excel, imprimir la factura o confirmarla para que pase a formar parte de
la remesa mensual.
Nótese que si queremos que la factura forme parte de la domiciliación mensual el cliente debe
existir en nuestra base de datos para que el sistema pueda tomar el número de cuenta bancaria
donde irá domiciliado el pago. En caso contrario las facturas de venta no generarán cargo en el
fichero de norma 19.




                                                                                              40
Por ultimo indicar que tanto el formato editable como el no editable de la factura son totalmente
personalizables y pueden ser adaptados al formato de facturas de la empresa sin cambios en el
código mediante la modificación de los ficheros xml, “venta.xml” y “ventaWritable.xml”.




3.3.5 Generando el fichero de domiciliaciones.

Una vez generada la facturación mensual y realizados los pasos de los apartados anteriores
estamos listos para generar el fichero de domiciliación bancaria. En este caso lo único que
deberemos tener en cuenta es que los datos del ordenante y presentador de la cabecera de la
norma se tomarán del usuario que usamos para generar la norma y por tanto debemos
asegurarnos que nuestro usuario tenga correctamente registrados, el nif, nombre fiscal y demás
datos que la entidad bancaria nos facilitará al activar el servicio de remesas.


Un dato de especial importancia es el sufijo de presentador, un código de 3 dígitos que nos
permitirá identificar la remesa y deberemos haber introducido correctamente en la ficha del
usuario. (figura 3.32).




Figura 3.32



Una vez establecidos dichos datos de forma correcta generaremos el fichero de norma 19,
haciendo clic sobre el submenú “Norma 19” dentro del menú “Facturas”. (Figura 3.33)




                                                                                              41
Figura 3.33




              42
  3.3.6 Otros ficheros de control.


El fichero de domiciliaciones puede a veces resultar ilegible, especialmente si no estamos
familiarizados con este tipo de ficheros. Para facilitar esta labor y el posible procesamiento de la
información a través de scripting aparecen dos ficheros de carácter secundario. El primero es el
fichero de mailing, muy útil para poder realizar envios masivos de correspondencia para informar
a los usuarios del cargo que recibirán en sus cuentas en los dias venideros. Para generar el
fichero de mailing simplemente hacemos clic en el el menú “facturas” -> “mailing”, siempre antes
de confirmar la remesa mensual. El aspecto de este fichero es el que se muestra en la figura 3.34




Figura 3.34




                                                                                                 43
El segundo fichero es el fichero facturacion.log, este fichero contendrá una copia exacta de la
pantalla de facturas pendientes pero omitiendo cualquier código o formato lo que nos permitirá
tratar fácilmente la información que pudiera no ser tan fácil de procesar desde código HTML,
guardar un reporte de las facturas generadas y contrastar mes a mes las facturas emitidas.
Un ejemplo de fichero log puede verse en la figura 3.35.




Figura 3.35




                                                                                             44
3.3.7 Exportando datos a Contaplus.


Para facilitar la labor contable de las facturas emitidas, TBS permite la exportación de datos hacia
Contaplus y otros productos compatibles como Facturaplus o Factusol, la exportación de datos es
muy sencilla y se realiza a través de la opción “facturas”->”contaplus”. Si hacemos clic podremos
ver una pantalla similar a la que se muestra en la figura 3.36
El sistema generará 3 ficheros:


“XDiario.txt” es el más importante, contiene los importes reales de la facturación, los tipos de iva
usados y los códigos de las cuentas cliente.


“XSubCta.txt” contendrá los códigos de cuenta asociados a cada cliente, a la entidad facturadora
y al iva. Estos códigos se generan a partir del identificador de cliente así que serán únicos y
permanecerán invariantes entre remesa y remesa.


“XCobro.txt” cruzará los ficheros anteriores y marcará como abonada cada factura lo que nos
ahorrará hacerlo si suponemos que no van a existir facturas devueltas. Este dato debe ser tenido
en cuenta a la hora de revisar la contabilidad ya que el sistema supondrá que no existen
devoluciones.




                                                                                                 45
Figura 3.36



Si pinchamos en cualquiera de los 3 ficheros anteriores se nos dará la opción de descargarlos y
almacenarlos en el disco duro. Después de hecho esto solo tendremos que usar la opción de
importación del programa correspondiente dándole la ruta completa donde hemos almacenado
los ficheros.
Nótese que el sistema asume que existe una cuenta para almacenar el iva, es posible que
necesitemos crear dicha cuenta si no existe en nuestro sistema Contaplus.




                                                                                            46
3.3.8 Confirmando la remesa mensual y revisando el histórico de
facturas.

Una vez hemos generado todos los ficheros y enviado el fichero de domiciliaciones debemos
confirmar la remesa del mes, el hecho de confirmar una remesa hará que esta sea movida al
histórico de facturas y sea por tanto no accesible para edición aunque si para consulta. Para
hacer esto volvemos al listado de facturas pendientes (figura 3.37).




Figura 3.37




                                                                                          47
En el menú flotante podemos ver la opción “Confirmar facturas del mes”, esta será la opción que
nos permitirá limpiar el registro de facturas pendientes dejando el sistema preparado para el
inicio de una nueva facturación. Una vez terminado recibiremos el mensaje “Operación terminada
correctamente”.
Si ahora pinchamos sobre “facturación”->”pendientes” nos encontraremos con una pantalla
vacia. Pero donde han ido esas facturas? La respuesta es que han sido almacenadas en una
carpeta diferente que ahora podrá ser accesible desde la opción “facturación” -> “histórico”.
Si pinchamos sobre histórico se nos mostrará una pantalla de filtro parecida a la que podríamos
encontrar al acceder a los clientes (figura 3.38).




Figura 3.38




                                                                                                48
Lo primero que debemos notar es que esta pantalla nos permite discriminar entre facturas de
venta o de consumo, por lo cual en cada momento deberemos seleccionar la opción adecuada a
nuestras necesidades. El resto de opciones son bastante obvias y nos permitirán hacer búsquedas
según el sipId (identificador de usuario) o el nif de un determinado cliente o grupo de clientes y
ordenar el resultado según determinados criterios.
El resultado de esta consulta será esta vez un listado agrupado por la fecha de confirmación de la
facturación de las facturas solicitadas. (Figura 3.39).


Nuevamente podremos mostrar todos los registros existentes dejando intacta la pantalla de filtro
y pulsando en buscar, esto nos permitirá realizar escrutinios exhaustivos sobre las últimas
facturaciones.




Figura 3.39




                                                                                               49
Nótese que en cualquier momento podremos recuperar una factura almacenada en el histórico
haciendo clic sobre en enlace que aparece junto a los totales. (Figura 3.40)



Igualmente si pinchamos sobre el icono anterior y elegimos la opción abrir, tenemos la
posibilidad de visualizar la factura en pantalla sin tener que descargarla gracias a las
posibilidades de integración entre el explorador de Internet y Microsoft Excel. (Figura 3.41)




Figura 3.40




                                                                                                50
Figura 3.41




              51
Figura 3.42




              52
3.4. Módulo de Distribuidores.


Bien, volvamos a fijarnos en el menú principal. Si ahora hacemos clic sobre la opción
“distribuidores” podremos ver algo similar a lo que se muestra en la figura 3.43.




Figura 3.43



En este módulo solo se nos mostrarán 2 subopciones. Si pinchamos sobre en el enlace
“comisiones” se nos mostrará un listado con todos los distribuidores. El objetivo de este módulo
es generar en reporte de comisiones de forma automática de forma similar a como se genera la
facturación mensual. Como paso previo se nos pedirá que confirmemos las nuevas altas de forma
análoga a lo que ocurría con la facturación.




                                                                                             53
Existen dos tipos de comisiones, las que se generan por consumos, que se contabilizaran como
un porcentaje del importe de la factura mes a mes, y aquellas que se generan como resultado del
alta de un cliente en un nuevo servicio. Este segundo tipo de comisiones será muy propenso a
errores ya que será bastante habitual clasificar de forma errónea a un cliente o generar un alta
en un servicio que el cliente no deseaba. Por tanto este paso aunque podría parecer innecesario o
redundante es fundamental para la correcta generación del informe de distribuidores.
Nótese que para este paso será fundamental haber dado de alta correctamente a cada uno de los
distribuidores y redes con los que vallamos a trabajar así como haber establecido correctamente
sus porcentajes, cuotas y costes de alta en la pantalla correspondiente, si aún no ha hecho esto
puede acudir a la sección “Dando de alta nuevas redes y nuevos distribuidores” en este mismo
manual.
Bien, una vez hacemos clic sobre el enlace “comisiones” se nos mostrará una pantalla similar a la
que podemos ver en la figura 3.44.




Figura 3.44



                                                                                              54
El proceso a seguir es repetitivo y no emprende mayor dificultad, si nos pedirá que seleccionemos
a un distribuidor, lo cual podemos hacer mediante el desplegable situado en la parte superior o
seleccionando este desde el listado de distribuidores que se muestra en pantalla. Una vez hecho
esto podremos ver algo parecido a lo mostrado en la figura 3.45
En el ejemplo seleccionamos al distribuidor “Informática Lopez”. Ahora deberemos seleccionar el
mes que deseamos comisionar en este caso elegimos Marzo de 2006.
Una vez seleccionamos un periodo la página es refrescada mostrándonos en pantalla los clientes
que permanecían activos en dicho mes para el distribuidor seleccionado.


Bajo ellos, podremos ver un listado de todas las comisiones de altas generadas para el mes
anterior (en este caso para Febrero de 2006) y todas las comisiones de consumos generadas
para el mes seleccionado. (Figura 3.46)




Figura 3.45



                                                                                              55
  Figura 3.46




3.4.1 Generando informe de distribuidores.

Una vez confirmadas todas las comisiones de alta para el mes actual procedemos a generar el
informe de distribuidores haciendo clic en la opción “distribuidores” -> “informe”. Es importante
haber llevado a cabo este paso previo pues en el informe solo aparecerán las comisiones que
hayan sido marcadas como “confirmada”. Una vez hacemos clic se nos mostrará una pantalla
similar a la que aparece en la figura 3.47, y que nos solicitará un rango de fechas.




                                                                                              56
Figura 3.47



Una vez pulsamos sobre generar, tras unos segundos se nos mostrará el cuadro de diálogo de la
figura 3.48 que nos permitirá descargar o visualizar el informe para el periodo indicado.




                                                                                            57
Figura 3.48




              58
Figura 3.49




              59
3.5. Personalizando la aplicación

De vuelta al menú principal hacemos clic esta vez en el botón “mantenimiento”. Este botón nos
dará acceso a cambiar la configuración y a modificar el aspecto de la aplicación para que se
adapte mejor a nuestras necesidades.



3.5.1 Modificando y añadiendo nuevos servicios y promociones.
Antes habíamos dicho que era posible ofertar nuevos servicios a nuestros clientes y que ellos
pudieran contratarlos en cualquier momento. Esto es posible gracias a la opción “mantenimiento”
-> “servicios”. Una vez hacemos clic podremos ver una pantalla como la que se muestra en la
figura 3.51.




Figura 3.50




                                                                                            60
Figura 3.51



Desde aquí podremos editar los servicios que ofrecemos a nuestros clientes, estos servicios serán
los mismos que aparecen en la ficha de cliente.


Nótese que también es posible eliminar un servicio, si bien este hecho afectaría a todos los
clientes que subscriben dicho servicio y a las altas para dicho servicio que quedaran por cobrar
desde ese momento no se facturarían.



Si desplegamos el menú emergente y hacemos clic en “añadir servicio”, podremos ver el
formulario de la figura 3.53.




                                                                                              61
Figura 3.52




              62
  Figura 3.53



Lo primero que se nos solicitará será una referencia para el nuevo servicio. Al igual que en
formulario clientes esta referencia deberá ser una palabra simple, única y sin caracteres
especiales como guiones, acentos o comillas.


A continuación deberemos aportar una descripción para el servicio, en este caso, esta descripción
será la que aparezca en la factura de nuestro cliente así que aunque corta, debe ser lo bastante
descriptiva del servicio aportado.


Por último, se nos pedirán dos cantidades, ambas pueden incluir decimales y pero usarán como
separador decimal el punto. La primera cantidad será la cuota que se pasará al usuario como alta
del servicio (se facturará una sola vez), en el caso de promociones y descuentos esta cuota
puede ser negativa. La segunda será la cuota mensual que el cliente pagará por el servicio (se
pasará cada mes) y podrá ser negativa en caso de un descuento mensual.




                                                                                              63
3.5.2 Dando de alta nuevas redes y nuevos distribuidores.

Todo nuestro trabajo seria inútil si no tuviéramos la posibilidad de ampliar nuestro negocio y será
bastante habitual tener que aumentar el número de redes disponles así como nuestra red de
distribución. Para facilitar esta tarea aparecen las opciones de mantenimiento de distribuidores y
redes,    situadas   respectivamente   en   “mantenimiento”->”redes”     y   “mantenimiento”    ->
“distribuidores”. Si hacemos clic sobre la primera podremos ver la pantalla que aparece en la
figura.




Figura 3.54




                                                                                                64
Si desplegamos el menú emergente podremos ver la correspondiente opción para añadir una
nueva red.




Figura 3.55



En este caso el identificador de la red será numérico por lo que el sistema se limita a solicitarnos
en nombre de la red y los datos de contacto. Tras ellos deberemos introducir la cuota mensual
por uso de la red (este dato es habitualmente cero pero puede existir un coste que la red nos
factura por cada cliente que usa la red de forma mensual), la retribución que recibimos de la red
por cada alta de un nuevo cliente y la cantidad que recibimos por cada mes de permanencia del
cliente en la red.




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Figura 3.56



De forma análoga hacemos clic en “distribuidores”, en esta ocasión podemos ver el listado con
los distribuidores existentes en el sistema. (figura 3.57)




                                                                                          66
Figura 3.57



Si desplegamos el menú emergente encontramos la correspondiente opción que nos permitirá
añadir un nuevo distribuidor.




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 Figura 3.58



Si hacemos clic en “añadir distribuidor” obtendremos el formulario mostrado en la figura 3.59.




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Figura 3.59



En este caso el formulario es algo más complejo ya que se mantendrá un mayor contacto con un
distribuidor, pero los datos bajo el epígrafe “datos de la empresa” no necesitan de mucha
explicación. Nos centraremos pues en el apartado “comisiones”, es muy importante configurar
este apartado correctamente pues dichos valores tendrán efecto sobre las comisiones y por tanto
sobre las cantidades que reciba nuestro distribuidor. En primer lugar se nos piden dos
porcentajes. Estos porcentajes corresponderán al porcentaje sobre el consumo que recibirá el
distribuidor sobre las facturas de su cliente. Es habitual que este porcentaje no exista en el caso
de Internet pero es bastante habitual encontrarlo en el servicio telefónico.




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Los siguientes dos valores serán la comisión de alta por el servicio Internet y por el servicio
telefónico respectivamente. Esta comisión será abonada una sola vez y se corresponderá con un
importe fijo e igual para todos los clientes. Por ultimo, se nos pide el valor de cuota fija mensual,
si ponemos en esta casilla un valor distinto de cero, esta cantidad será abonada a nuestro
distribuidor mensualmente.




                                                                                                  70
3.5.3 Modificando la estructura de los menús.

Dado que queremos que nuestra aplicación sea capaz de incorporar soporte multiidioma el acceso
a los menús se realiza en dos niveles. En un primer nivel, existe una tabla diccionario que
contendrá palabras y mantendrá las relaciones de estas entre diferentes idiomas. Podemos añadir
nuevas entradas al diccionario a través del menú “mantenimiento” -> “idiomas”->”diccionario”.
En la figura 3.60 podemos ver el aspecto de la tabla diccionario. Desde esta pantalla podremos
añadir una palabra y sus equivalentes en los diferentes idiomas dados de alta en nuestra base de
datos o añadir un nuevo idioma.




Figura 3.60




                                                                                             71
Una vez introducidas nuestras palabras en el diccionario podremos crear menús a partir de ellas.
La estructura de menús es multinivel y tiene una forma jerarquica, para poder ver el arbol de
menús haremos clic sobre “mantenimiento”->”menú”.




Figura 3.61



En pantalla podemos ver algo similar a lo que aparece en la figura 3.61. En ella se representa la
estructura de todos los menús existentes. El nivel principal vendrá indicado por la palabra “root”.
Si desplegamos el correspondiente menú y pinchamos sobre la opción “añadir opción de menú” el
sistema nos mostrará el formulario que aparece en la figura 3.62.




                                                                                                 72
Figura 3.62



Para añadir una nueva opción de menú necesitaremos indicar la palabra del diccionario a la que
hace referencia, cual será su categoría padre (la opción del menú de la que colgará), y los
permisos mínimos que un usuario necesitará para poder acceder al menú. Después y como
podemos ver el la figura se nos interroga acerca de dos valores voléanos. El primero “exclusive”
marcará el menú como exclusivo para los usuarios del nivel indicado. El segundo indicará al
sistema que el menú actual no llevará directamente a ninguna url sino que servirá para desplegar
un submenú. Lo único que nos resta es indicar (en caso de no haber marcado la casilla “es
menú”) la url a la que llevará el menú.




                                                                                             73
3.5.4. Personalizando la aplicación.

Para   permitir un   mayor   nivel   de personalización   de la   aplicación, aparece    la   opción
“mantenimiento” -> “preferencias”, mediante este formulario podremos personalizar ciertos
parámetros que posibilitaran modificar el aspecto del entorno de usuario y adaptarlo a la imagen
y las necesidades de su empresa.


Si hacemos clic en “preferencias” se nos mostrará el formulario que aparece en la figura 3.63,
desde este podremos modificar los logotipos, la imagen corporativa de nuestra empresa, acceder
a la hoja de estilos para modificar los colores, las fuentes, los márgenes y el formato de nuestras
tablas, cambiar el título de la aplicación, aplicar filtros de color para modificar el aspecto de la
cabecera y modificar el código html que genera la pantalla de login de nuestra plataforma.




Figura 3.63




                                                                                                 74
Otra opción interesante será la posibilidad de poder incluir banners fijos o rotativos y poder hacer
que estos se muestren al iniciar sesión.




3.6 Módulo tarifas.

Este módulo tiene una doble función. Por un Lado permitirá al usuario administrador consultar y
administrar los precios y las tarifas asociados a ciertos prefijos. Por otro lado permitirá al usuario
convencional consultar los precios que le son aplicados. Si hacemos clic sobre la opción “Tarifas”
-> “Vigentes” se nos mostrará la pantalla que vemos en la figura 3.64.




Figura 3.64




                                                                                                   75
Para consultar una tarifa simplemente escribimos el destino a buscar y seleccionamos el grupo
cuya tarifa queremos consultar.


Una vez se nos muestran los resultados podemos modificar dichas tarifas sobre el propio listado
tal como aparece en la figura 3.65. Tan solo deberemos tener la precaución de que estamos
modificando las tarifas para el grupo seleccionado y no surtirá efecto para el resto de los grupos.


Las modificaciones realizadas sobre las tarifas si almacenarán internamente en la tabla
“tariffchanges” desde donde un usuario avanzado podrá llevar el control de los cambios
realizados.




Figura 3.65




                                                                                                 76
También se nos da la opción de añadir un nuevo destino haciendo clic sobre la opción “añadir un
destino” (figura 3.66). Desde esta opción podremos añadir nuevos prefijos tarifables que desde el
momento de ser añadidos serán tenidos en cuenta en la facturación. Conviene tener presente a la
hora de añadir tarifas que para un número telefónico el sistema siempre asignará la tarifa con la
concordancia de patrón mas grande. Es decir, si añadimos el prefijo “0044” a nuestra base de
datos y uno de nuestros clientes realiza una llamada al numero “0044867766437” el sistema
intentará buscar coincidencias primero en los prefijos mas largos, lo que provocaría que se
tarifara según el prefijo “004486” y no según lo indicado para el prefijo “0044”.




Figura 3.66



Para añadir un destino el sistema nos solicitará que introduzcamos una descripción para este, que
será la que aparezca en la factura del cliente, el prefijo correspondiente al rango de numeración
que queremos facturar, el coste por minuto para dicho destino, el incremento inicial (el número
de segundos que tendrá el primer paso facturable), el incremento regular (el número de segundo
que tendrá el resto de los pasos), y el periodo de gracia (el número de segundos máximos que la
conexión puede estar abierta sin generar ningún coste).


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Nótese que en este caso el destino es añadido para todos los grupos por lo que el coste en euros
que inicialmente será el mismo para todos deberá ser modificado para adaptarse a cada caso
particular mediante el procedimiento descrito con anterioridad.




   4. Problemas comunes y posibles soluciones.


   -   Se muestra la aplicación pero al realizar introducir el usuario en la pantalla de login no
       ocurre nada.
   Probablemente el problema sea que tienes activado el bloqueador de elementos emergentes
   de windows. Para que TBS se ejecute correctamente es necesario incluirlo en las páginas web
   seguras pinchando en “Herramientas” -> “Bloqueador de elementos emergentes” ->
   ”configuración de bloqueador de elementos emergentes.”


   -   He desactivado el bloqueador de elementos emergentes pero la ventana principal sigue sin
       mostrarse.
   Probablemente puedas tener instalado otro bloqueador de popUp, es bastante usual que el
   usuario instale uno sin darse cuenta junto con las barras de herramientas de Google o Yahoo,
   en dichas barras tendrá que estar marcada la opción “permitir elementos emergentes”.


   -   La pantalla de login no se muestra correctamente, aparecen mensajes de advertencia
       informandome de que la función pg_connect no se encuentra.
   Probablemente mi servidor web no tiene soporte para postgres o este se encuentra
   desactivado en el fichero php.ini, consulte la documentación de php acerca de cómo hacer los
   cambios oportunos.


   -   La pantalla de login no aparece correctamente, aparecen varias advertencias de errores
       pero no son el que se indica anteriormente.
   Probablemente su servidor soporta postgres pero la ruta de conexión al servidor de base de
   datos no esta correctamente establecida en el fichero includes/config.php


   -   Consigo hacer login de manera correcta pero al intentar generar una factura recibo un
       error inesperado y se muestra una pantalla vacia.



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Probablemente    la   ruta   al   servidor        está    mal   establecida,   modifique      el   fichero
includes/config.php   para   configurar      la    ruta   dentro   del   servidor   de   la    aplicación
adecuadamente.




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