Tugasan Kursus Induksi Umum Perintah Am Kerajaan Bahagian B by solehin251

VIEWS: 3,656 PAGES: 13

More Info
									                                                            Kursus Induksi Umum JPM 2010




BAHAGIAN B


SOALAN 2:



Ketua Jabatan hendaklah mentadbir agensi masing-masing dengan cekap dan

berkesan. Sila huraikan tugas dan tanggungjawab Ketua Jabatan dari melaksanakan

urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan.




                                        1
                                                            Kursus Induksi Umum JPM 2010




1.0     PENGENALAN


      Ketua Jabatan dan organisasi Jabatan yang dipimpinnya adalah merupakan satu

gabungan individu individu yang mengendalikan sesebuah organisasi. Bagi

melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan

berkesan, seorang Ketua Jabatan perlu memahami dan melaksanakan empat

komponen pengurusan secara cekap iaitu meliputi             proses perancangan,

penyusunan, pengarahan, dan pengawalan penggunaan sumber untuk mencapai

tujuan dan matlamat organisasi yang ditadbirnya.




1.1.     EMPAT (4) KOMPONEN PENGURUSAN KETUA JABATAN


1.1.1 MERANCANG


         Sebelum organisasi itu menjalankan kegiatannya, Ketua Jabatan mesti

terlebih dahulu merancang, iaitu menentukan terlebih dahulu perkara yang hendak

dicapai olehnya. Ini termasuklah menetapkan tujuan, objektif, strategi, program,

projek, dan kerja yang akan dimainkan oleh organisasi.




1.1.2 MENYUSUN


       Seorang Ketua Jabatan mesti berupaya menyusun        sumber manusia dan

dibahagikan mengikut gabungan yang tepat bagi menentukan perancangan itu

berjalan dan mencapai matlamatnya. Ini termasuklah menyusun tingkat kuasa,

membahagikan unit-unit atau bahagian, serta memilih kakitangan untuk memenuhi

jawatan yang diwujudkan.


                                         2
                                                               Kursus Induksi Umum JPM 2010


1.1.4 PENGARAHAN


        Menerusi pengarahan, seorang Ketua Jabatan dapat memberikan panduan,

bimbingan, dan perangsang kepada tenaga pekerja untuk mencapai matlamat

organisasi. Perkara yang dilakukan termasuklah memberi kepimpinan, dorongan,

dan berkomunikasi di dalam organisasi.




1.15    PENGAWALAN


      Pengawalan merujuk kepada langkah-langkah yang diambil oleh seorang Ketua

Jabatan dalam mengawasi prestasi, membandingkan keputusan dengan matlamat

organisasi dan mengambil tindakan yang betul sekiranya berlaku kesisihan.




2.0     TANGGUNGJAWAB SEORANG KETUA JABATAN


        Untuk mencapai maksud meningkatkan produktiviti dan kualiti Jabatan

disamping memimpin daya saing dan daya maju organisasinya, tanggungjawab dan

tugas seorang Ketua Jabatan adalah lebih luas.           Seseorang     Ketua Jabatan

haruslah berperanan dengan mengambil pendekatan keterbertanggungjawaban

secara lebih proaktif seperti yang digariskan dibawah:




2.1     KETUA JABATAN SEBAGAI ORANG TERPENTING


        Ketua Jabatan mempunyai peranan sebagai orang terpenting didalam

jabatannya. Sebagai seorang yang mempunyai pangkat sebagai seorang ketua unit

organisasi, maka beliau mestilah menjalankan tanggungjawab yang bersifat rasmi

mahupun sosial. Ketua Jabatan adalah penyelaras dan pengarah di dalam

                                          3
                                                           Kursus Induksi Umum JPM 2010


organisasi yang mengawasi aliran kerja serta menyatupadukan semua unsur

organisasi. Beliau mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain

yang berada di bawah tanggungjawabnya.



       Ketua Jabatan juga      bertanggungjawab menggunakan segala sumber

dengan efisien untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan dan tidak boleh lari

daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orang di bawah

jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan prestasi pengurus

berkenaan. Seorang Ketua Jabatan yang berkesan dapat mengimbangkan

matlamat dan menetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yang penting dahulu

atau    dengan   serta-merta   disamping   berterusan   mewujudkan        matlamat,

perancangan, dasar, dan mengimplementasikan strategi.



2.2    KETUA JABATAN SEBAGAI PEMIMPIN


       Oleh kerana Ketua Jabatan itu bertanggungjawab kepada unit organisasi,

maka ia bertanggungjawab ke atas kerja-kerja kakitangannya. Setiap Ketua Jabatan

memainkan peranan sebagai pemimpin yang mendorong dan menggalakkan pekerja

untuk bekerja dan menentukan bahawa matlamat mereka itu sealiran dengan

matlamat organisasi.




                                       4
                                                              Kursus Induksi Umum JPM 2010


2.3     KETUA JABATAN SEBAGAI PEGAWAI PERHUBUNGAN


      Sebagai pegawai perhubungan utama bagi Jabatanya, Ketua Jabatan harus

mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang

perkembangan yang berlaku di luar organisasi. Perhubungan ini dapat dilakukan

secara tidak rasmi atau secara persendirian tetapi mestilah berkesan.



2.4     KETUA JABATAN SEBAGAI PENYAMPAI MAKLUMAT


        Ketua Jabatan penghubung individu, oleh itu beliau dianggap sebagai nadi

penting di dalam unitnya. Ia mungkin tidak mengetahui segala-galanya tetapi ia tentu

mengetahui lebih daripada kakitangan lain hasil hubungannya dengan kakitangan di

dalam dan pihak luar.



2.4     KETUA JABATAN ADALAH SEBAGAI PENGAWAS


       Sebagai pengawas, Ketua Jabatan perlu menjelajahi persekitaran untuk

mendapatkan maklumat. Maklumat dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan,

dan secara spekulasi. Memandangkan Ketua Jabatan itu berhubung dengan pihak

lain, maka ia mempunyai kelebihan mengumpulkan maklumat untuk organisasi.



2.5     KETUA JABATAN ADALAH SEBAGAI PENYAMPAI DAN JURUCAKAP


        Ketua Jabatan mestilah berkongsi dan membahagikan maklumat yang

diterima dari pihak luar. Sebagai penyampai, Ketua Jabatan perlu memberikan

sebahagian daripada maklumat yang diperolehi itu terus kepada kakitangan

bawahannya yang tidak berpeluang mendapatkan maklumat tersebut. Apabila

kakitangannya mempunyai kesukaran untuk berhubung dengan kakitangan yang

                                         5
                                                          Kursus Induksi Umum JPM 2010


lain, maka pengurus kadang kala hendaklah menghantarkan maklumat tersebut

terus kepada kakitangan yang lain itu dan juga menghantarkan sebahagian

maklumatnya kepada mereka yang di luar dari Jabatannya.



2.6      KETUA JABATAN SEBAGAI PEMBUAT KEPUTUSAN


       Maklumat adalah bahan asas di dalam membuat keputusan. Ketua Jabatan

memainkan peranan yang penting untuk membuat keputusan di unitnya. Dengan

autoriti yang ada, beliau dapat bertanggungjawab dan melibatkan diri di dalam

sesuatu tindakan; dan sebagai nadi di dalam sebuah organisasi. Ketua Jabatan

harus mempunyai maklumat yang lengkap dan kemaskini untuk membuat keputusan

tentang strategi unitnya.



Terdapat empat peranan yang menghuraikan Ketua Jabatan sebagai pembuat

keputusan adalah seperti berikut:



  i.     Sebagai usahawan dan pemantau aktiviti


       Sebagai usahawan, Ketua Jabatan harus berterusan mencuba membaiki

jabatannya dan menyesuaikannya dengan keadaan persekitaran yang berubah-

ubah. Sebagai pemantau aktiviti, Ketua Jabatan hendaklah berada dalam keadaan

berjaga-jaga untuk berusaha menjadi proaktid dengan mendapatkan idea-idea baru

bagi keutuhan organisasinya.




 ii.     Sebagai pengawal gangguan

                                       6
                                                               Kursus Induksi Umum JPM 2010




   Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalan Ketua Jabatan, maka

beliau diberikuasa dan mestilah mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan

keadaan daripada menjadi bertambah teruk dan tidak terkawal.



iii.   Sebagai pembahagi sumber


   Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapat

sesuatu dan banyaknya. Seorang Ketua Jabatan itu harus memperuntukkan

masanya kepada kakitangan supaya mereka dapat berhubung dengannya yang

dianggap sebagai nadi dan pembuat keputusan. Beliau juga bertanggungjawab

dalam membentuk unit struktur, perhubungan rasmi dan menentukan cara sesuatu

kerja itu dibahagikan dan diselaraskan dan juga meluluskan keputusan penting

sebelum mengimplementasikannya. Dengan menetapkan kuasa ini, Ketua Jabatan

akan dapat menentukan bahawa keputusan yang dibuat itu mempunyai hubungan

dengan perjalanan aktiviti dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.



iv.    Sebagai perunding


       Ketua Jabatan perlu menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam

perundingan. Perundingan diibaratkan sebagai satu tugas penting memandangkan

keupayaan Ketua Jabatan yang mempunyai autoriti dan maklumat yang cukup untuk

mengadakan perundingan dan memberikan keputusan.




                                          7
                                                          Kursus Induksi Umum JPM 2010




3.0   KESIMPULAN


      Sebagai rumusan, peranan seorang Ketua Jabatan yang berkesan bukan

sahaja tertumpu kepada aspek pengawasan dan pengawalan kakitangannya sahaja,

bahkan ia juga merangkumi tugas seperti peranannya sebagai penyampai maklumat

atau sebagai pendorong kakitangan atau sebagai seorang pemimpin atau tokoh.




RUJUKAN


Healthfield, S. M. (2006). How to Build a Teamwork Culture. Dimuat turun dari
www.humanresources.about.com/od/involvementteams/a/team_culture.htm pada 21
Julai 2010


Richard A. Swanson, Elwood F. Holton, Ed Holton (2001) Foundations of Human
Resource Development. San Francisco California: Berrett-Koehler


Storey, J. (1992), Developments in the Management of Human Resources, Oxford:
Blackwell




                                       8
                                                          Kursus Induksi Umum JPM 2010




BAHAGIAN B

SOALAN 5:

Antara langkah yang boleh diambil oleh Jabatan dalam usaha memelihara rekod-

rekod kerajaan semasa dalam jagaan mereka dari sebarang kerosakan ialah dengan

mendapatkan nasihat tentang pemeliharaan rekod daripada Jabatan Arkib Negara




   a) Nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan ‘rekod kerajaan’


   b) Selain daripada mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara, nyatakan

      usaha-usaha lain yang boleh dilakukan oleh Jabatan untuk memelihara rekod

      di dalam jagaan mereka.




                                      9
                                                               Kursus Induksi Umum JPM 2010




1.0   DEFINISI REKOD KERAJAAN


      Definisi rekod kerajaan menurut Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)

memberi maksud iaitu segala bahan-bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain

yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan

termasuklah    kertas,   dokumen,daftar,bahan      bercetak,   buku,    peta,      pelan,

lukisan,gambar   foto,mikrofilem,rakaman      bunyi,rekod   yang   dihasilkan     secara

elektronik oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan tugas rasmi

Jabatan tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.




2.0    USAHA-USAHA LAIN YANG BOLEH DILAKUKAN OLEH JABATAN
      UNTUK MEMELIHARA REKOD



  Kesungguhan didalam usaha-usaha yang boleh dilakukan oleh Jabatan Kerajaan

untuk memelihara rekod di dalam jagaan mereka berkait rapat dengan pemahaman

tentang kepentingan menjaga rekod-rekod milik negara.




  Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan mempunyai nilai-nilai kekal

dan sejarah adalah merupakan satu warisan negara yang perlu dipelihara. Rekod-

rekod ini amat penting sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang boleh

digunakan oleh oleh generasi akan datang. Segala rekod-rekod dan dokumen awam

kerajaan ini sekiranya tidak dijaga dengan baik boleh musnah dan dirosakkan oleh

agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan cermat dan akan membawa

kerugian kepada negara.



                                         10
                                                               Kursus Induksi Umum JPM 2010


  Oleh itu amat penting bagi jabatan-jabatan Kerajaan ini untuk berterusan

memelihara segala rekod di bawah jagaan mereka dari ancaman yang datang dari

unsur dan faktor fizikal, biologikal, kimia dan manusia. Pendekatan-pendekatan lain

selain daripada penglibatan bersama dengan Arkib Negara Malaysia               di dalam

pemeliharaan dan penyimpanan rekod yang boleh diambil oleh Jabatan                adalah

seperti berikut:



1) Kewujudan tempat simpanan atau stor rekod rekod. Bilik-bilik ini perlulah

   mempunyai ciri-ciri seperti berikut:



          a. Bangunan yang sesuai dan selamat



          b. Kedudukan bangunan hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada

              saluran   air   yang   merintangi   tempat   simpanan      rekod     untuk

              mengelakkan sebarang kebocoran dan banjir.



          c. Bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar

              dan diresapi air.



          d. Dilengkapi dengan sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat

              pengesan asap dan haba, sistem semburan automatik, loceng amaran

              kebakaran, pintu rintangan api dan sebagainya.



          e. Mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.




                                          11
                                                           Kursus Induksi Umum JPM 2010


2) Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran udara yang baik dengan suhu

   yang sesuai iaitu di antara 15°C - 18°C dan kelembapan bandingannya ialah

   55% - 65%. Sekiranya tempat simpanan rekod tidak mempunyai alat hawa

   dingin, kipas bolehlah digunakan untuk mendapatkan peredaran udara yang

   sempurna.



3) Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu menggunakan pencuci

   hampagas sekurang-kurangnya dua kali seminggu.



4) Rekod perlu disimpan di atas rak dan disusun kemas mengikut jenis-jenis rekod

   bagi memudahkan peredaran udara dan pegesanan kembali rekod-rekod

   tersebut.



5) Rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kipas dan

   tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari. Rekod yang berlapuk, berkulat

   dan sebagainya hendaklah dibersihkan.



6) Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati dan perlu menggunakan

   perekat atau gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal

   hendaklah dimasukkan semua ke dalam fail dengan segera.




                                      12
                                                            Kursus Induksi Umum JPM 2010


3.0   KESIMPULAN


      Tanggungjawab memastikan rekod-rekod kerajaan sentiasa berada dalam

keadaan baik dan terpelihara adalah di bawah tanggungjawab Jabatan Kerajaan.

Memandangkan rekod-rekod tersebut adalah penting, maka adalah menjadi

tanggungjawab jabatan dan seluruh kakitangan awam untuk menjaga dan

memeliharanya. Ini bersesuaian dengan matlamat Kerajaan untuk mewujudkan satu

sistem pentadbiran yang cekap dan ekonomi menerusi satu sistem pengurusan

rekod yang teratur dan moden di kalangan Jabatan-Jabatan Kerajaan.




RUJUKAN

Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran. (2001). Petaling Jaya: International
Law Book Services.


‘Pengurusan Rekod-Rekod Kerajaan’ di www.arkib.gov.my/pengurusanrekod/peng-
rekod-kerajaan.htm. Dimuat turun pada 17hb Julai 2010


Kerajaan Malaysia. Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1970


Kerajaan Malaysia. Surat Pekeliling Am Bil 23 Tahun 1972




                                       13

								
To top