Docstoc

Tugasan Induksi Umum Perintah Am Kerajaam Bahagian C

Document Sample
Tugasan Induksi Umum Perintah Am Kerajaam Bahagian C Powered By Docstoc
					                                                           Kursus Induksi Umum JPM 2010




BAHAGIAN C


SOALAN 1:


Penghantaran dokumen dan maklumat terperingkat sekiranya perlu haruslah

mematuhi prosedur yang dibenarkan.




  a) Bagaimanakan dokumen dan maklumat tersebut boleh dihantar dan apakah
     yang dimaksudkan dengan ‘Utusan Selamat’




  b) Huraikan apakah yang dikatakan ‘Sistem Satu Lapis Sampul Surat’ dan
     ‘Sistem Dua Lapis Sampul Surat”


  c) Sekiranya dokumen terperingkat hilang, apakah tindakan yang perlu diambil




                                       1
                                                              Kursus Induksi Umum JPM 2010


a)       Bagaimanakah dokumen dan maklumat tersebut boleh dihantar dan apakah
         yang dimaksudkan dengan ‘Utusan Selamat’



1.0      PENGENALAN


      Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa keluar dari pejabat kecuali untuk

rujukan rasmi di tempat lain. Tahap kebenaran tertentu diperlukan untuk tingkat atau

peringkat kerahsiaan dokumen tersebut seperti:



      a) Bagi dokumen “Rahsia Besar” dan “Rahsia” tidak dibenarkan di bawa ke dari

         pejabat kecuali dengan kebenaran bertulis Ketua Setiausaha di peringkat

         Kementerian (KSU) atau Setiausaha Kerajaan Negeri (SUK)



      b) Kebenaran bertulis dari Ketua Jabatan diperlukan untuk dokumen “Sulit” dan

         “Terhad”



      c) Jabatan yang menghantar dokumen terperingkat hendaklah mendapatkan

         satu resit akuan terima. Borang Jadual LG



      d) Semak Borang Jadual dan pastikan resit diterima semula.



      Dokumen-dokumen ini hendaklan dihantar melalui kaedah penghantaran seperti

peti atau beg berkunci sistem dua lapis sampul surat, Utusan Selamat, surat

berdaftar (AR Register) dan jika keluar negeri, perlu melalui Pendaftaran Rahsia,

Kementerian Luar Negeri.




                                          2
                                                                     Kursus Induksi Umum JPM 2010




      Sebarang dokumen dan maklumat terperingkat yang hendak dihantar keluar

perlu disertai dengan resit akuan terima (Borang Jadual LG). Resit akuan terima

hanya boleh digunakan untuk seorang penerima sahaja.Kakitangan awam yang

terbabit perlu melekatkan resit penerimaan ini bersama-sama salinan asal dan pada

salinan borang akuan terima. Sekiranya resit akuan tidak dikembalikan selepas 7

hari, maka satu siasatan perlu dilakukan.



      Dokumen tersebut dihantar melalui kaedah penghantaran seperti peti atau beg

berkunci sistem dua lapis sampul surat, Utusan Selamat, surat                 berdaftar (AR

Register) dan jika keluar negeri, perlu melalui Pendaftaran Rahsia, Kementerian

Luar Negeri.



2.0      JENIS-JENIS PENGHANTARAN DOKUMEN

         Jenis dan kaedah penghanraran dokumen terbahagi kepada tiga bahagian:



         i)        Penghantaran dalam sesebuah pejabat

         ii)       Penghantaran ke Jabatan-jabatan kerajaan

         iii)      Penghantaran ke lain-lain tempat dalam Malaysia



Bagi penghantaran dalam sesebuah pejabat, penghantaran dokumen dan maklumat

ini dilaksanakan menerusi:


                a) Fail terperingkat oleh pegawai yang dibenarkan atau diberi kuasa

                b) Melalui peti atau beg berkunci bagi kakitangan lain

                c) Penghantaran dibuat melalui Pendaftaran Rahsia



                                               3
                                                                Kursus Induksi Umum JPM 2010




Bagi penghantaran ke jabatan-jabatan Kerajaan lain di dalam bangunan atau

kawasan atau bandar yang sama, ia akan dilaksanakan menerusi:



          a) Peti atau beg berkunci + satu lapis sampul surat

          b) Utusan selamat + 2 lapis sampul surat.

          c) Dokumen tidak terhad dihantar melalui pos biasa atau cara lain yang

          sesuai.



Bagi penghantaran ke lain-lain tempat dalam Malaysia, penghantaran dokumen dan

maklumat ini akan dilaksanakan mengikut tahap keselamatan dokumen tersebut,

seperti berikut:



              a) “Rahsia besar” : utusan selamat/semboyan

              b) “Rahsia”        : semboyan/pos berdaftar

              c) “Sulit”         : semboyan/pos berdaftar



       Bagi penghantaran ke luar negara, penghantaran hendaklah menggunakan

sistem 2 lapis sampul surat dan manakala penghantaran maklumat terperingkat

melalui telefon telegraf dan wayarless perlu mendapat kebenaran Ketua Pegawai

Keselamatan Kerajaan.




                                         4
                                                                 Kursus Induksi Umum JPM 2010




3.0     DEFINISI ‘UTUSAN SELAMAT’


      „Utusan selamat‟ adalah sistem penghantaran dokumen dan maklumat

terperingkat yang dilakukan menerusi kaedah tertentu dan mengikuti prosedur

keselamatan yang digariskan di dalam Arahan Keselamatan. Ia merupakan satu

sistem penghantaran dokumen terperingkat yang dilakukan menerusi pendekatan

dan salah satu cara seperti berikut:



a)      Semboyan Tentera oleh Angkatan Tentera Malaysia (ATM)

b)      Juruterbang pesawat milik Angkatan Tentera Malaysia (ATM) atau Malaysian

        Airlines System (MAS)

c)      Melalui seorang yang dibenar melihat perkara terperingkat

d)      Lain-lain cara tertentu yang difikirkan sesuai dan selamat




                                           5
                                                           Kursus Induksi Umum JPM 2010


b) Huraikan apakah yang dikatakan ‘Sistem Satu Lapis Sampul Surat’ dan
      ‘Sistem Dua Lapis Sampul Surat’



1.0     DEFINISI ‘SISTEM SATU LAPIS SAMPUL SURAT’


      Sistem satu lapis surat merupakan penghantaran dokumen terperingkat yang

menggunakan peti atau beg berkunci. Pada sampul surat tersebut akan

dicatatkan peringkat keselamatan, nombor rujukan dokumen, nama dan alamat

penerima sebelum surat itu dimeterikan.



2.0     DEFINISI ‘SISTEM DUA LAPIS SAMPUL SURAT’


      Sistem   dua   lapis sampul   surat   merupakan   penghantaran       dokumen

terperingkat yang tidak menggunakan peti atau beg berkunci. Pada sampul surat

pertama (di dalam) akan dicatatkan peringkat keselamatan, nombor rujukan,

nama dan alamat penerima dicatat pada sampul dalam dan dimenterikan

dimeterikan. Nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul luar (kedua).




                                        6
                                                              Kursus Induksi Umum JPM 2010




   c) Sekiranya dokumen terperingkat hilang, apakah tindakan yang perlu diambil




   Berikut adalah tindakan-tindakan yang perlu dilakukan sekiranya berlaku

kehilangan terhadap dokumen terperingkat. Antaranya:



   a) Dokumen terperingkat yang hilang hendaklah dicari dengan segera dan

      menyeluruh



   b) Laporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan atau Pegawai Keselamatan

      Jabatan



   c) Siasatan   dibuat   untuk   taksirkan   risiko   terhadap   keselamatan        dan

      dimaklumkan kepada Ketua Pengarah Keselamatan Kerajaan dan pemula

      dokumen



   d) Lakukan tindakan pembetulan atau menyelamat



   e) Tindakan tatatertib boleh diambil dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 kepada

      kakitangan terlibat menyebabkan kehilangan tersebut



   f) Membuat satu laporan polis jika mensyaki kehilangan tersebut ada

      melibatkan unsur-unsur kesalahan jenayah.




                                        7
                                                         Kursus Induksi Umum JPM 2010


   Setiap dokumen kerajaan adalah penting dan berharga. Justeru itu sistem

penghantaran dokumen dan maklumat terperingkat yang dilakukan menerusi kaedah

tertentu dan mengikuti prosedur keselamatan yang digariskan di dalam Arahan

Keselamatan perlulah     dititik beratkan untuk menjamin keselamatan dokumen

kerajaan.




RUJUKAN

Buku Panduan Untuk Peperiksaan Am Kerajaan Edisi 2009. (2009) Kuala Lumpur:
MDC Publishers Sdn Bhd



Institut Pentadbiran Awam Malaysia (INTAN). (1995). Pentadbiran dan Pengurusan
Awam Malaysia. Kuala Lumpur: Pencetakan Nasional



Kerajaan Malaysia. Arahan Keselamatan. Cetakan Terhad




                                      8
                                                            Kursus Induksi Umum JPM 2010




BAHAGIAN C

SOALAN 3:


Dokumen-dokumen terperingkat ‘Rahsia Besar’ atau ‘rahsia’ tidak sekali-kali boleh

dibawa balik ke rumah oleh pegawai-pegawai.




   a) Dalam keadaan bagaimanakah peraturan ini boleh dikecualikan?


   b) Jelaskan pihak manakah yang boleh memberi kebenaran secara bertulis

      untuk tujuan tersebut


   c) Jelaskan cara-cara memusnahkan dokumen terperingkat.




                                       9
                                                               Kursus Induksi Umum JPM 2010


1.0 PENGENALAN


      Semua pegawai kerajaan kecuali Ketua Setiausaha Kementerian (KSU) dan

Setiausaha Kerajaan Negeri (SUK) dan dengan kebenaran bertulis KSU dan SUK,

tidak dibenarkan membawa keluar daripada pejabat sama ada untuk tujuan rasmi

atau tidak semua dokumen terperingkat dalam kategori rahsia besar dan rahsia.

Walaubagaimanapun, bagi dokumen terperingkat dalam kategori sulit dan terhad,

boleh dibawa oleh pegawai-pegawai selepas mendapatkan kebenaran bertulis

daripada Ketua Jabatan masing-masing.




2.0      PIHAK YANG DIBERI KUASA DAN BOLEH MEMBERI KEBENARAN

         BERTULIS


         Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa keluar dari pejabat kecuali untuk

      rujukan rasmi di tempat lain. Namun begitu, wujud pengecualian pihak yang

      diberi kuasa dan boleh memberi kebenaran bertulis untuk tujuan tersebut

      bergantung kepada tingkat kebenaran (approval) tertentu diperlukan untuk tahap

      atau peringkat dokumen . Antaranya:



         a) Bagi dokumen “Rahsia Besar” dan “Rahsia” tidak dibenarkan membawa

            keluar dari pejabat kecuali dengan kebenaran bertulis Ketua Setiausaha

            Kementerian (KSU) atau Setiausaha Kerajaan Negeri (SUK).



         b) Kebenaran bertulis dari Ketua Jabatan diperlukan untuk dokumen Sulit

            dan Terhad.




                                            10
                                                             Kursus Induksi Umum JPM 2010




3.0     PEMUSNAHAN        DAN     CARA-CARA       MEMUSNAHKAN             DOKUMEN
        TERPERINGKAT.


        Semua rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di

bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) hendaklah diturun-tarafkan kepada

taraf terbuka dahulu sebelum dimusnahkan. Semua dokumen terperingkat yang

telah didaftarkan pada prinsipnya tidak boleh dimusnahkan melainkan jika ada

arahan daripada Kerajaan atau telah diubah taraf keselamatannya terlebih dahulu

dengan kelulusan daripada Ketua Jabatan. Cadangan pemusnahan dokumen

terperingkat perlu dirujuk terlebih dahulu kepada Arkib Negara Malaysia dan Ketua

Pengarah Keselamatan Kerajaan (pemula dokumen).



3.1     CARA-CARA MEMUSNAHKAN DOKUMEN TERPERINGKAT


      Dokumen terperingkat perlu dimusnahkan mengikut arahan khas seperti tercatat

pada dokumen atau mendapat kebenaran pemula. Bagi mana-mana draf atau kertas

buang yang tidak diperlukan lagi dan perlu dimusnahkan, pemusnahan tersebut

hendaklah dipersetujui oleh Ketua Jabatan dan beliau sendiri atau pegawai yang

diwakilkan hendaklah mengawasi pemusnahan tersebut. Pegawai tersebut perlu

membuat catatan di dalam Buku Daftar (registrar) dan sijil pemusnahan dokumen

„Rahsia Besar‟ hendaklah dihantar kepada pemula dokumen atau Ketua Pengarah

Keselamatan Kerajaan sebelum kerja-kerja pemusnahan dilakukan.




                                        11
                                                          Kursus Induksi Umum JPM 2010




      Pemusnahan hendaklah dilakukan dengan cara mengoyaknya kecil-kecil

terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam mesin perincih, dibakar dan ditanam

abunya.




RUJUKAN

Buku Panduan Untuk Peperiksaan Am Kerajaan Edisi 2009. (2009) Kuala Lumpur:
MDC Publishers Sdn Bhd



Institut Pentadbiran Awam Malaysia (INTAN). (1995). Pentadbiran dan Pengurusan
Awam Malaysia. Kuala Lumpur: Pencetakan Nasional



Kerajaan Malaysia. Arahan Keselamatan. Cetakan Terhad




                                      12

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Stats:
views:2543
posted:3/26/2011
language:Malay
pages:12
Description: Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa keluar dari pejabat kecuali untuk rujukan rasmi di tempat lain. Tahap kebenaran tertentu diperlukan untuk tingkat atau peringkat kerahsiaan dokumen tersebut seperti: a) Bagi dokumen “Rahsia Besar” dan “Rahsia” tidak dibenarkan di bawa ke dari pejabat kecuali dengan kebenaran bertulis Ketua Setiausaha di peringkat Kementerian (KSU) atau Setiausaha Kerajaan Negeri (SUK)