Kursus Induksi Umum Tugasan Peranan KMK dan organisasi by solehin251

VIEWS: 1,355 PAGES: 8

More Info
									                                                     Tugasan Kumpulan Kursus Induksi Umum




SOALAN 2 : “Terangkan peranan kumpulan kerja dalam suatu organisasi”



1.0    PENGENALAN

       Organisasi merupakan satu sistem yang wujud dimana terdapat beberapa

bahagian dalamnya dan persekitarannya saling berkait antara satu sama lain.

Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia

yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai

matlamat individu, kumpulan, dan organisasi.



       Definisi di atas menjelaskan kepelbagaian unsur-unsur yang perlu ada di

dalam sesebuah organisasi: organisasi sebagai satu unit sosial, penyatuan usaha,

dan hubungan antara seorang individu dengan individu yang lain. Kepelbagaian

aktiviti ini akan dapat memenuhi matlamat individu melalui interaksi dengan

persekitaran. Organisasi juga dapat didefinisikan sebagai satu kumpulan kerja yang

terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu

dengan lain untuk mencapai matlamat individu, kumpulan dan organisasi. Definisi ini

menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah organisasi sebagai satu

kumpulan kerja, penyatuan usaha, dan hubungan antara seorang individu dengan

individu yang lain.



       Apabila organisasi itu dianggap sebagai kumpulan kerja, ini bermakna ia

mempunyai beberapa orang pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk

menjalankan sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu

dengan lain bagi menyiapkan sesuatu tugas itu


                                         1
                                                        Tugasan Kumpulan Kursus Induksi Umum



      Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha

mereka supaya mencapai matlamat yang dikehendaki. Sekiranya tidak ada

perpaduan di kalangan pekerja, sudah tentu organisasi itu tidak dapat menjalankan

aktivitinya dengan berkesan dan sempurna. Keadaan organisasi akan menjadi

kucar-kacir tanpa sebarang haluan yang tertentu. Penyatuan usaha hendaklah

wujud di dalam sesebuah organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah

disenaraikan. Hubungan di kalangan kakitangan dapat menjamin organisasi itu

bergerak dengan sempurna, tersusun dan berkesan. Penyelarasan melalui

peraturan dan prosedur yang dibuat dapat meningkatkan hubungan antara satu

fungsi dengan satu fungsi yang lain dan antara individu dengan individu yang lain.

Oleh itu, kumpulan kerja memainkan peranan dalam mencapai matlamat sesebuah

organisasi.



2.0   KEPENTINGAN PERANAN KUMPULAN KERJA KEPADA ORGANISASI

      Banyak sebab mengapa sesuatu organisasi membentuk kumpulan kerja bagi

melengkapkan kerja-kerja dalam suatu organisasi yang begitu kompleks. Satu

daripadanya ialah saiz sesebuah organisasi semakin besar dan merumitkan

pentadbiran   organisasi   yang      sedia   ada.   Hasil   yang    diperolehi   daripada

menggunakan kumpulan-kumpulan kecil bagi melaksanakan fungsi-fungsi ini adalah

berbeza di antara jabatan-jabatan.




                                             2
                                                    Tugasan Kumpulan Kursus Induksi Umum



      Produktiviti sesebuah organisasi bergantung kepada banyak perkara

termasuklah kebolehan ahli-ahlinya, sifat proses yang digunakan, had kumpulan

yang dibenarkan menggunakan inisiatif dalam menyelesaikan masalah dan

keutuhan pihak pentadbiran dalam mengendalikan cadangan, keputusan dan

saranan kumpulan.



      Dalam setiap jabatan jika tidak ada kumpulan kerja yang bersatu dalam

membuat, melaksanakan sesuatu kerja, organisasi itu tidak mampu mencapai

sesuatu matlamat yang diharapkan. Satu pendekatan yang praktis untuk

mendapatkan kerjasama tenaga pekerja ialah dengan melibatkan mereka dalam

pengendalian urusan-urusan organisasi. Faedah-faedah lain yang boleh didapati

untuk ahli-ahli kumpulan termasuklah perkembangan kefahaman yang lebih baik

tentang matlamat organisasi, penyelesaian masalah yang lebih efektif, galakan

untuk menjadi kreatif, motivasi dan moral yang meningkat, peluang untuk mengenal

pasti dan mengembangkan kepimpinan dan komunikasi yang lebih baik.



      Satu daripada proses pembentukan kumpulan kerja ialah melalui penyertaan

kakitangan yang mana ketua jabatan dapat menyelesaikan berbagai-bagai masalah

organisasi dengan bantuan ahli kumpulan kerja. Masalah-masalah tersebut

termasuklah   pengelasan   objektif   unit   tertentu   dan   rancangan-rancangan

mengelolakan unit dan melaksanakan rancangan yang menyeluruh dalam sistem

jabatan.




                                        3
                                               Tugasan Kumpulan Kursus Induksi Umum



Antara peranan kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi ialah:



a) Mendalamkan pengetahuan dalam suatu bidang kerja



         Pengetahuan dan idea yang dibawa oleh suatu kumpulan adalah jauh

   lebih baik daripada idea seorang individu. Apabila suatu aspek dibentangkan

   dalam suatu kumpulan, semua ahli akan menyumbangkan idea-idea dan

   pengalaman mereka dalam pelbagai aspek. Ini akan membantu ketua

   kumpulan untuk membuat keputusan yang lebih rasional.



         Kumpulan akan sentiasa mengambil ahli baru. Oleh itu, ahli dalam

   kumpulan harus dipilih dan diberi latihan supaya mereka dapat memberi

   sumbangan kepada kumpulan. Kemahiran yang diperlukan oleh kumpulan

   termasuklah kepakaran teknikal atau fungsian, penyelesaian masalah,

   pembuatan keputusan dan kemahiran berkomunikasi. Sesetengah pengurus

   dan kumpulan telah membuat kesilapan dengan menekankan beberapa

   kemahiran tertentu sahaja dan mengabaikan yang lain.



b) Mewujudkan pelbagai strategi dalam penyelesaian masalah



         Apabila berkerja dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-

   bahagikan (delegate). Dengan ini, mereka akan menjadi lebih arif dalam

   bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akan mempengaruhi ahli-ahli

   kumpulan untuk berkongsi masalah-masalah mereka. Dalam perbincangan,

   sudah tentu banyak strategi penyelesaian masalah akan diutarakan. Ini akan


                                    4
                                                Tugasan Kumpulan Kursus Induksi Umum



  memudahkan pihak organisasi menyelesaikan suatu masalah.



c) Membantu meningkatkan produktiviti.



         Seseorang   dalam   kumpulan    yang     telah    mempegaruhi      dalam

  pembuatan keputusan, akan menjadi lebih komited kepada keputusan yang

  dibuat. Tambahan pula, individu tersebut akan sanggup untuk menerima

  beban tanggungjawab yang lebih berbanding dengan ahli lain. Ia akan

  meningkatkan daya produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat secara

  sukarela. Hasil kerja akan jauh lebih berbeza jika dibandingkan dengan ahli-

  ahli kumpulan yang telah dipaksa untuk membuat suatu perkerjaan.



d) Membantu untuk menjimatkan masa



         Biasanya pengkhususan akan wujud dalam satu kumpulan kerja.

  Tugas-tugas akan     dibagikan   kepada   ahli-ahli     kumpulan   berdasarkan

  pengetahuan dan kepakaran mereka ini suda tentu menjimatkan masa untuk

  menghabiskan suatu projek kerana masing- masing sudah arif tentang bidang

  tugas mereka. Tambahan pula, hasil yang diperlihatkan akan menjadi lebih

  baik




                                    5
                                                Tugasan Kumpulan Kursus Induksi Umum



e) Mencapai matlamat organisasi



         Dalam setiap penubuhan organisasi perkhidmatan awam, kumpulan

   kerja adalah amat perlu dalam melaksanakan segala aktiviti dan kerja untuk

   mencapai matlamat sesebuah organisasi. Jika tidak ada kumpulan dalam

   sesuatu organisasi tersebut, adalah amat sukar untuk mencapai matlamat

   yang telah ditetapkan.



f) Meningkatkan produktiviti



         Produktiviti sesebuah kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi perlu

   dipertingkatkan dalam menambahkan kualiti dan mutu organisasi dalam

   mencapai matlamat. Jika produktiviti sesebuah organisasi itu tidak mengalami

   perubahan atau peningkatan, ia akan menyebabkan mutu dan kualiti menurun

   dan tidak dapat mencapai matlamat yang diharapkan.



g) Menyelesaikan masalah organisasi



         Dalam sesuatu organisasi, ketua jabatan adalah orang yang terpenting

   dalam membuat sesuatu keputusan yang membawa kepada kebaikan

   jabatan. Walau bagaimanapun, apabila terdapat apa-apa permasalahan ketua

   jabatan memainkan peranan samada membuat mesyuarat atau perbincangan

   dengan ahli untuk sama-sama mengatasi masalah yang dihadapi. Dengan

   adanya kumpulan kerja, adalah lebih mudah mencapai sesuatu jalan

   penyelesaian dan kata sepakat mudah dicapai.


                                     6
                                                    Tugasan Kumpulan Kursus Induksi Umum



      h) Membuat penambahbaikan



              Penambahbaikkan amat penting bagi semua organisasi dalam

        meningkatkan mutu kerja dan kualiti. Teguran yang didapati daripada

        pelanggan atau ahli dalam kumpulan kerja sendiri amat penting dalam

        menentukan apa penambahbaikkan yang perlu dilakukan. Kumpulan kerja

        dalam sesuatu organisasi itu juga perlu peka dan mahir dalam mengenalpasti

        kelemahan yang ada supaya penambahbaikkan yang sepatutnya dapat

        dibuat.



3.0     Kesimpulan



        Bagi membina satu organisasi yang teratur, terarah, mempunyai matlamat

dan cemerlang, kumpulan kerja memainkan peranan yang penting dalam membantu

organisasi tersebut mencapai matlamat yang telah dirancangkan mengikut dasar-

dasar yang ditetapkan. Hasil penyatuan dan kerjasama kumpulan kerja ini, ia dapat

menghasilkan mutu dan kualiti organisasi. Jika kumpulan kerja dalam organisasi

tersebut tidak bersatu dalam mencapai matlamat, ia amat sukar untuk dicapai. Oleh

itu, perlunya peranan kumpulan kerja ini bersama-sama dalam menentukan serta

melaksanakan sesuatu yang boleh memberi kebaikan kepada organisasi.




                                         7
                                                   Tugasan Kumpulan Kursus Induksi Umum




RUJUKAN



Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil 6 Tahun 1991-“Panduan
Mengenai Peningkatan Produktiviti Dalam Perkhidmatan Awam”


Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil 7 Tahun 1991-“Panduan
Mengenai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)”


Robbins S.P. dan Coulter, M. (1999). Management. 6th edition. New Jersey: Prentice
Hall International.


Storey, J. (1992), Developments in the Management of Human Resources, Oxford:
Blackwell


P. C. Tripathi (2002), Human Resources Development, New Delhi: Sultan Chand &
Sons




                                        8

								
To top