Memorandum in Apa Format by qcs14413

VIEWS: 446 PAGES: 50

More Info
									    TATACARA
PERSURATAN RASMI
              Penyampai:
     Ahmadbi bin Haji Othman
           Pegawai Latihan
    Institut Perkhidmatan Awam
      Jabatan Perdana Menteri
    Negara Brunei Darussalam.
 Surat Rasmi
• Segala yang bertulis @ bercetak untuk
  dihantar kepada penerima yang tidak
  terbatas sifat & saiznya
• Ditulis dalam urusan-urusan rasmi
• Dikirim oleh orang ramai / firma kepada
  Kerajaan & sebaliknya
• Di antara kementerian / jabatan Kerajaan
• Di antara negara dengan negara lain
  Fungsi

• Menyelenggara satu saluran
  komunikasi di antara dua pihak
• Memelihara satu rekod tetap atau
  kekal mengenai komunikasi
    Tujuan

•   Menyampai maklumat
•   Mengaju pertanyaan
•   Memohon sesuatu perkara
•   dsbnya
    Jenis-jenis Surat Rasmi

•   Surat Keliling
•   Surat Pemberitahuan
•   Surat Arahan
•   Surat Makluman / Permohonan
    Antara Jabatan / Kementerian
•   Memorandum
•   Minit
•   Poskad
•   Teleks / Telegram (kawat)
•   Faksimile; dsb.
  Format Surat Rasmi

• Logo (kepala surat)
• Nama dan alamat pengirim
• Nombor telefon, teleks, faksimili,
  e-mel
• Bilangan rujukan fail
• tarikh
    Format Memorandum

•   Saiz A4 atau A5
•   Perkataan MEMORANDUM
•   Daripada
•   Kepada
•   Tarikh
•   Garisan panjang melintang
•   Bilangan Rujukan Fail Kami / Tuan
                 MEMORANDUM

Daripada     :
Kepada       :

                      Tarikh:


Ruj. Kami:             Ruj. Tuan
    Format Surat Keliling /
    Surat Pemberitahuan

•   Logo
•   Nama Kementerian / Jabatan
•   Bilangan dan tahun
•   Tajuk
•   Tandatangan
•   Rujukan
•   Tarikh
 Format Minit

• Perkataan MINIT
• Garisan panjang melintang
  dan menurun
MINIT
 Kaedah Menulis
• Perancangan (draft)
  Supaya mencapai maksud, matlamat &
  berkesan
  Bagaimana? Buat nota, catatan kasar
  atau panduan sebelum menulis
  Sebelum ditaip, tentukan perancangan
  dibuat dengan teliti
           5W & 1H
What? (Apa?)
Who? (Siapa?)
When? (Bila?)
Where? (Di mana?)
Why? (Mengapa?)
How? (Bagaimana?)
               Chontoh Borang ‘Draft’

What?           Memohon perkhidmatan fasilitator dari IPA bagi mengendalikan
                Taklimat Tatacara Persuratan
(Apa?)
                85 orang Guru-Guru Besar dan Penolong-Penolong Guru Besar
Who?            Yang Baru, Kementerian Pendidikan
(Siapa?)
                Isnin, 09 Jun 2008
When?           Setengah hari (jam 8.40 pagi hingga 9.30 pagi)
(Bila?)
                Dewan Sekolah Rendah Rimba II, Brunei II
Where?
(Di mana?)
                Tujuan: untuk memberi pengetahuan dan kemahiran mengenai
Why?            kaedah penulisan minit, memorandum dan persuratan rasmi
                yang bersesuaian dengan tugas Guru Besar dan Penolong Guru
(Mengapa?)      Besar
                Secara ceramah dan interaksi.
How?
(Bagaimana?)
  Format

• Hendaklah menarik perhatian
• Susunan berbeza mengikut jenis surat
• Mengandungi alamat pengirim,
  gantinama diri, isi surat, penutup,
  tandatangan dsb.
• Saiz kertas hendaklah sesuai agar
  tidak sesak atau renggang
  Isi Surat
• Fikir semasak-masaknya sebelum menulis
• Tentukan maksud menulis surat itu
• Hendaklah meliputi segala perkara yang
  hendak disampaikan
• Jika menjawab, mestilah menumpukan
  jawapan kepada perkara yang dimaksudkan
  sahaja
• Jangan ada ulasan kepada perkara yang
  tiada kena mengena dengan surat itu.
  Bahasa

• Gunakan bahasa / perkataan yang
  mudah difahami
• Terus menuju maksud yang hendak
  disampaikan (direct to the point)
• Haruslah bersopan santun &
  menunjukkan sifat hormat
 Butiran

• Hendaklah disusun rapi mengikut
  tujuan surat
• Susunan butiran sebolehnya ringkas
  tetapi padat
• Lazimnya dibahagi & dijelaskan
  dalam perenggan yang berlainan
• Setiap perenggan memperkatakan
  tentang perkara atau tajuk yang
  hendak disampaikan
 Perenggan
• Jika mengandungi banyak perenggan,
  hendaklah catat nombor perenggan,
  dimulakan pada perenggan kedua
• Jika perlu, setiap perenggan boleh
  disusuli dengan tajuk kecil
• Tujuan memberi nombor perenggan &
  tajuk kecil adalah bagi memudahkan
  penerima melihat perkembangan surat
  / membezakan bahan-bahannya
  dengan jelas
  Gaya
• Merupakan satu aspek linguistik yang
  menekankan kepelbagaian penggunaan
  bahasa
• Juga dihubungkan dengan sifat
  penggunaan bahasa yang baik,
  berkesan & menarik
• Dengan itu faktor gaya harus diberi
  perhatian dalam penulisan surat rasmi
• Gaya yang sesuai akan membantu /
  memudahkan pemahaman kandungan
  sesuatu surat
• Gaya yang sesuai akan melebihkan lagi
  keberkesanan penulisan sesuatu surat
 Gaya
• Hendaklah mudah tetapi berkesan
• Jangan gunakan terlalu banyak perkataan
  untuk menyatakan perkara yang mudah
• Jangan pula gunakan perkataan terlalu
  ringkas hingga boleh membawa berbagai
  makna
• Jangan juga gunakan ayat terlalu panjang
  hingga sukar untuk memahaminya
• Gunakan ayat yang tidak mengelirukan dari
  segi maksudnya
  Ejaan
• Beri perhatian sewajarnya
• Sekiranya banyak ejaan salah akan
  membangkitkan perasaan kurang
  senang di pihak penerima
• Kalau ragu-ragu tentang ejaan, rujuk
  KAMUS atau hubungi DBP
Tanda Baca

Tanda-tanda baca yang salah boleh
membawa maksud yang berlainan dan
mengelirukan (boleh mengubah
maksud sesuatu ayat)
Bersikap Adil

Cuba bersikap adil semasa menulis
surat itu. Walaupun kita perlu bersikap
simpati tetapi jangan terlalu merendah
diri.

Walaupun demikian, penulis jangan
sekali-kali menunjukkan sikap
memerintah.
 Kasar
• Cara sebaiknya apabila menulis itu
  ialah tidak bersikap terlalu kasar &
  bersikap tidak terlalu berlemah-lembut
• Jika tidak bersetujupun, jangan sekali
  bertindak di luar perikemanusiaan
• Semasa menulis surat aduan, perlu
  tunjuk sikap berlemah-lembut
• Bahasa yang lemah-lembut
  membayangkan peribadi & budi pekerti
  pengirimnya.
  Ditaip

• Persuratan rasmi Kerajaan kepada
  Kementerian / Jabatan / orang ramai
  biasanya ditaip dengan mesin taip, word
  processor atau komputer
• Surat orang ramai kepada Kementerian /
  Jabatan boleh ditulis dengan tulisan
  tangan tetapi tulisan mesti jelas
  Puji-pujian

• Mestilah sesuai kepada siapa surat
  ditujukan
• Penutup surat hendaklah sejajar
  dengan gantinama diri dalam surat itu
• Kadangkala, orang yang dikirimi surat
  itu tidak payah disebut nama batang
  tubuhnya; memadai sebut pangkat
  atau jawatan sahaja
  Sampul Surat

• Alamat pada sampul surat hendaklah
  ditulis atau ditaip dengan lengkap, jelas
  & betul
• Pastikan agar POSKOD dibubuh
  mengikut nombor yang ditetapkan
  Jabatan Perkhidmatan Pos
  Melipat Surat

• Surat yang telah ditandatangani
  hendaklah dilipat dengan cermat &
  betul caranya
• Kaedah yang baik ialah dengan cara
  melipat surat itu dua kali
• Sesuaikan lipatan surat dengan
  sampul surat yang hendak dikirim &
  lekatkan penutupnya dengan cermat
       TATACARA
PERHUBUNGAN PERSURATAN
     DALAM SISTEM
    BERKEMENTERIAN
    (S.K. JPM Bil. 4/1985 & 15/1987)
   Tatacara Perhubungan Persuratan
   Dalam Sistem Berkementerian
• Sesetengah Kementerian dan Jabatan Kerajaan sering keliru
  ketika memilih jenis atau tatacara yang digunakan bagi
  perhubungan persuratan di dalam sistem berkementerian
• Beberapa kesalahan yang ketara dilakukan ialah apabila satu
  Jabatan menggunakan surat (letter head) bila berhubungan
  dengan Kementerian sendiri atau Kementerian atau Jabatan
  di dalam Kementerian lain
• Satu panduan tentang Tatacara Perhubungan Persuratan
  Dalam Sistem Berkementerian telah dikeluarkan melalui
  Surat-Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bil. 4/1985
  bertarikh 2 Mac 1985 dan Bil. 15/1987 bertarikh 11 Julai
  1987.
        TATACARA PERHUBUNGAN PERSURATAN
             DALAM SISTEM BERKEMENTERIAN
(1)   SUT dgn SUT (Kementerian dgn
      Kementeriaan)                                      Surat (Letter head)

(2)   SUT Kementerian dgn Jabatan lain bukan          Surat (Letter head) & c.c.
      dlm kementeriannya                                 kpd Kementerian
                                                             berkenaan

(3)   Jabatan kpd SUT Kementerian dlm
      Kementerian yg sama                                       Memo

(4)   Jabatan kpd Jabatan dlm Kementerian yg
      sama                                                      Memo

(5)   Jabatan dlm satu kementerian kpd Jabatan
      di dlm Kementerian lain                                   Memo

(6)   Jabatan kepada SUT di Kementerian lain
                                                       Surat (Letter head) & c.c
                                                        kpd Kementeriannya



                                           (S.K. JPM Bil. 4/1985 & 15/1987)
Terasul (Panggilan)
  Terasul (Panggilan)
• Terasul @ panggilan bagi pangkal nama
  seseorang adalah tertakluk kepada pangkat
  dan gelaran masing-masing
• Panggilan bagi pangkal nama seorang ketua
  jabatan @ individu yang tidak dikurniai gelaran
  & bintang kebesaran dimulakan dengan
  perkataan “Yang Mulia ……..(sebut nama atau
  jawatannya)”. Contoh:

       Yang Mulia, Awang Sa Bali bin Abas
                          Atau
       Yang Mulia, Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam,
       Negara Brunei Darussalam.
  Terasul (Panggilan)

• Ada sesetengah pihak mewujudkan panggilan permulaan
  tersebut dengan perkataan “Yang Berbahagia ….” atau “Yang
  Terhormat …” dan sebagainya. Panggilan seumpama itu
  tidak lazim digunakan dalam tatacara mengalamatkan surat
  rasmi di Negara Brunei Darussalam.

• Terasul bagi pangkal nama orang-orang yang dikurniai
  gelaran dan orang yang dikurniai dengan Bintang Kebesaran
  NBD adalah menurut penyesuaian gelaran yang dikurniakan.
  Terasul lengkap dan cara mengalamatkan serta panggilan
  dalam surat menyurat yang diamalkan di negara ini boleh
  dirujuk dalam buku panduan yang dikeluarkan oleh Jabatan
  Adat Istiadat Negara.
TERASUL (PANGGILAN)
(1)   Wazir-Wazir              Yang Teramat Mulia Paduka Seri
                             Pengiran … (gelarannya) Pengiran …
                                          (namanya)
(2)   Cheteria-Cheteria
                                 Yang Amat Mulia Pengiran …
                             (gelarannya) Pengiran … (namanya)

(3)   Pehin-Pehin Manteri   Yang Dimuliakan Pehin … (gelarannya)
                                        …(namanya)
(4)   Manteri-Manteri
      Hulubalang termasuk
                            Yang Mulia … (gelarannya) … (namanya)
      Manteri-Manteri
      Pedalaman
(5)   Menteri-Menteri            Yang Berhormat … (gelarannya
      Kabinet & Ahli-Ahli         bagi orang yang dikurniai gelaran)
      Majlis Mesyuarat            … namanya)
                                 Yang Berhormat … (namanya)
(6)   Timbalan Menteri,
      SUT, Timbalan SUT            Yang Mulia … (namanya)
      & Ketua Jabatan
    Bentuk-bentuk
Kesalahan Dalam Surat
       Rasmi
Bentuk-bentuk Kesalahan

•   Ejaan
•   Gaya
•   Terasul (panggilan)
•   Tatacara Perhubungan Persuratan
    Dalam Sistem Berkementerian
             Ejaan
• Salah satu bentuk kesalahan yang
  utama di dalam surat-surat rasmi
  Kerajaan
• Masih ada setengah pihak masih
  menggunakan ejaan lama @
  mencampuradukkan ejaan baru vs
  lama
                Ejaan
• Kerajaan Kebawah DYMM telah
  memaklumkan kepada semua Ketua Jabatan
  Kerajaan melalui Surat Keliling Pejabat
  Setiausaha Kerajaan Bil: 5/1983 bertarikh 13
  April 1983 supaya penggunaan ejaan baru
  bagi NBD dimulakan pada awal tahun 1983
  secara berperingkat-peringkat dengan
  menetapkan penggunaannya kepada
  Jabatan Kerajaan terlebih dahulu &
  kemudian diperluaskan kepada orang ramai.
               Ejaan
• Kesalahan yang menyalahi keselarasan
  vokal
• Kesalahan yang menyalahi peraturan-
  peraturan kekecualian keselarasan vokal
• Kesalahan-yang menyalahi peraturan-
  peraturan menulis “di” dan “ke”
• Kesalahan yang menyalahi peraturan
  penggunaan tanda bacaan
Contoh Kesalahan Menyalahi
    Keselarasan Vokal
      Misti              Mesti
      Kampong            Kampung
      Bolih              Boleh
      Kecenderongan      Kecenderungan
      Tempuh             Tempoh
      Penoh              Penuh
      Ketol              Ketul
      Tulong             Tolong
      Numbor             Nombor
      Masok              Masuk
      Ator               Atur
      Musoh              Musuh
      Kedudokan          Kedudukan
      Bolih              Boleh
      Olih               Oleh
      Bena               Bina
Contoh Kesalahan Menyalahi
 Kekecualian Keselarasan
          Vokal
      Anih       Aneh
      Lapur      Lapor
      Calun      Calon
      Lapuran    Laporan
      Pamir      Pamer
      Bena       Bina
      Kelang     Kilang
    Contoh Kesalahan
Berhubung Aspek Rangkap
       Konsonan
    Konterek    Kontrak
    Komplek     Kompleks
    Sekop       Skop
    Sekim       Skim
   Kesalahan Berhubung
   Penulisan “di” dan “ke”
• Penulisan kedua-dua morfem ini
  menimbulkan masalah kerana “di” dan “ke”
  boleh berfungsi sebagai awalan (kata kerja)
  dan juga sebagai kata depan
• Cara penulisannya telah ditetapkan iaitu “di”
  dan “ke” ditulis terpisah jika ia berfungsi
  sebagai kata depan. Contoh: “ke pasar”
   Kesalahan Berhubung
   Penulisan “di” dan “ke”
• Tapi jika “di” atau “ke” berfungsi sebagai
  awalan, perlu digabungkan dengan kata
  dasar. Contoh: “kehendak”; “ditulis”.
• Semua kata partikel (kah, tah & lah) dan juga
  kata ganti yang menunjukkan kepunyaan
  perlu digabungkan kepada kata sebelumnya.
  Contoh: “apatah”; “rumahmu”.
Kesalahan Berhubung
Penulisan “di” dan “ke”

Di-tanda-tangani    Ditandatangani
Di nasihatkan       Dinasihatkan
Disabuah kampong    Di sebuah kampung
diatas              Di atas
  Kesalahan Berhubung
  Penggunaan Tanda Bacaan
• Penggunaan tanda baca merupakan satu
   daripada perkara penting dalam
   penulisan
• Tanda baca yang diberi perhatian:
  tanda titik (.)
  tanda koma bertitik (;)
  tanda titik bertindih (:)
  tanda sempang (-)
  tanda ellipsis (…)
  tanda tanya (?)
  tanda seruan (!)
  tanda petik (“…”)
  tanda petik tunggal („…‟)
  tanda garis miring (/)
  tanda penyingkat („)
            Sekian
Terima Kasih Atas Perhatian Biskita

								
To top