Docstoc

BOKSLUTSANVISNINGAR 1997-12-31 - DOC

Document Sample
BOKSLUTSANVISNINGAR 1997-12-31 - DOC Powered By Docstoc
					Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21




                          Bokslutsanvisningar

                            för resultatenheter




                                                    1
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21




INLEDNING                                                          5

Ny förordning – intern styrning och kontroll                       5

Redovisningsprinciper                                              6

Dokumentation                                                      6


BALANSRÄKNINGEN TILLGÅNGAR                                         8

Materiella anläggningstillgångar                                   8
 Förbättringsutgifter på annans fastighet                          8
 Maskiner och inventarier                                          8
 Inventering av anläggningstillgångar                              9

Immateriella anläggningstillgångar                                 9

Konst och andra inventarier som inte avskrivs                     10

Pågående nyanläggningar                                           10

Finansiella anläggningstillgångar                                 10

Varulager m m                                                     11

Fordringar                                                        11
  Kundfordringar                                                  11
  Övriga fordringar                                               12

Periodavgränsningsposter på tillgångssidan                        12
  Förutbetalda kostnader                                          12
  Upplupna bidragsintäkter                                        13
  Övriga upplupna intäkter                                        13

Avräkning med statsverket                                         13

Kassa och bank                                                    13

Valutakonto                                                       14


BALANSRÄKNINGEN SKULDER                                           15

Myndighetskapital/Eget kapital                                    15

Skulder m m                                                       15
  Lån i Riksgäldskontoret                                         15
  Skulder till andra myndigheter                                  15
  Leverantörsskulder                                              16
  Övriga skulder                                                  16
  Förskott kunder                                                 16

Periodavgränsningsposter och avsättningar på skuldsidan           16
  Upplupna kostnader                                              16

                                                    2
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

  Upplupna löner och arvoden vid årsbokslut                                            17
  Upplupna semesterlöner och övertid                                                   17
  Avsättningar för delpensioner och avtalspensioner                                    17
  Oförbrukade bidrag                                                                   18
  Övriga förutbetalda intäkter                                                         19


RESULTATRÄKNING – SPECIFIKA POSTER                                                     20

Beställd utbildning inom uppdragsutbildning                                            20

Avstämning interna anslag                                                              20

Studiefinansiering i utbildning på forskarnivå                                         18

Ersättning för publikationer                                                           20

Avstämning intern avräkning                                                            21

Externa intäkter                                                                       21

Tjänsteexport                                                                          21

Rapportering av externa medel, ansökningsstatistik samt publikationer inom forskning
och utbildning på forskarnivå                                                          22

Personalkostnader                                                                      22

Övriga kostnader                                                                       23

Ankomstregistrerade fakturor vid årsbokslut                                            23

Ankomstregistrerade fakturor vid period- och tertialbokslut                            24

Transfereringar                                                                        24

Periodiseringar och återföringar                                                       24

Periodisering av bidrag som avser finansierat inköp av anläggningstillgång,            25

Återföring av periodiseringar – ingående balanser                                      25


VERKSAMHETSREDOVISNING                                                                 26

MOTPARTER                                                                              28

BIDRAGSKOD                                                                             28

RAPPORTER BOKSLUTSPERIODER                                                             28

BILAGA 1                                                                               29

Exempel:periodisering i bokslutet vid inköp av inventarie med bidrag enl avtal         29

BILAGA 2                                                                               30

Exempel:periodisering i bokslut vid inköp av inventarie, bidrag enl avtal              30

                                                      3
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21




                                                    4
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

INLEDNING
Alla myndigheter inom statsförvaltningen ska upprätta årsbokslut per xx1231och delårsbokslut
per xx0630 enligt förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (2000:605). I
regleringsbrevet för budgetåret 2009, bilaga 1 ges Luleå tekniska universitet undantag från
bestämmelsen om att upprätta delårsbokslut.

Universitet ska även upprätta tertialbokslut per xx0430 samt xx0831 enligt rektorsbeslut.
Därutöver ska resultatenheter enligt rektorsbeslut göra månadsprognoser.

Års- och tertialboksluten (boksluten) ska omfatta hela myndigheten. Universitetets bokslut är
”summan” av boksluten för institutionerna, centrumbildningarna och universitetsförvaltningen.
För att universitetets bokslut ska visa en rättvisande bild, måste varje resultatenhets bokslut visa
en rättvisande bild.

Årsbokslutet ska beskrivas i en årsredovisning som ska bestå av resultatredovisning,
resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning samt noter. Ekonomi inom administrativt
verksamhetsstöd (i forstsättningen Ekonomi) sammanställer boksluten och årsredovisningen
samt månadsprognoserna för universitetet. Årsredovisning samt årsbokslut granskas av
Riksrevisionen.

Ny förordning – intern styrning och kontroll

För att stärka förtroendet för statliga myndigheter har en ny förordning avseende intern
styrning och kontroll, FISK trätt i kraft 1 januari 2008. FISK innebär att statliga myndigheter
ska kunna försäkra att den interna styrningen och kontrollen bedrivs på ett betryggande sätt. I
årsredovisningen ska en underskiftsmening finnas i direkt anslutning till styrelseledamöternas
namnunderskrifter med följande lydelse:

Vi intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader,
intäkter och myndighetens ekonomiska ställning.

Vi bedömer vidare att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande.

FISK gäller för de förvaltningsmyndigheter under regeringen som är skyldiga att inrätta intern
revision. I dagsläget är det 60 myndigheter av ca 240 som omfattas av förordningen och
universitetet tillhör dessa. Tillsammans svarar dessa 60 myndigheter för ca 90 % av
statsbudgetens totala utgifter.

FISK har sin huvudsakliga utgångspunkt i följande förordningar:

       Myndighetsförordningen (2007:515), Förordningen (2007:603) om intern styrning och
        kontroll, Internrevisionsförordningen (2006:1228) samt Förordningen (2000:605) om
        årsredovisning och budgetunderlag

Enligt 3§ i myndighetsförordningen ska verksamheten bedrivas:

       Effektivt

                                                     5
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

    Enligt gällande rätt och andra förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i EU
    Med en tillförlitlig och rättvisande redovisning
    Med god hushållning av statens resurser
Redovisningsprinciper

Grundläggande redovisningsprinciper som ska följas vid upprättande av boksluten för att ge en
rättvisande bild och för att följa god redovisningssed:

       Myndigheten ska förutsättas fortsätta sin verksamhet.
       Samma principer för värdering, klassificering och indelning av de olika posterna ska
        konsekvent tillämpas från ett räkenskapsår till ett annat.
       Värdering av de olika posterna ska göras med iakttagande av rimlig försiktighet som
        innebär att endast under året konstaterade intäkter får tas med i resultatet.
       Intäkter och kostnader som är hänförliga till räkenskapsperioderna ska tas med oavsett
        tidpunkt för betalningen.
       Tillgångar och skulder får inte kvittas mot varandra, detsamma gäller för intäkter och
        kostnader.
       Ingående balanser för räkenskapsperioderna ska stämma överens med utgående balans
        för närmast föregående räkenskapsperiod.
       Samtliga tillgångar och skulder på balansdagen ska vara upptagna samt rätt uppställda
        och klassificerade. Olika poster ska värderas var för sig.

Dokumentation

Universitetet tillämpar en enhetlig bokslutsdokumentation för alla resultatenheter.
Resultatenheternas årsbokslut dokumenteras i en elektronisk pärm i den gemensamma
mappen: \\personal\common\ltu\ekoplan_mtrl\2009-2010. Varje resultatenhet har en egen
mapp och ska följa de instruktioner som finns i EA-handboken, Bokslut, Blanketter samt i
mapp nr 1, Instruktioner i den elektroniska pärmen.

Administrativ chef på respektive resultatenhet är ansvarig för att innehållet i bokslutspärmen är
av god kvalitet och ger en rättvisande bild. Resultaträkning och balansräkning som ska finnas i
bokslutspärmen ska förutom underskrift av prefekt innehålla följande mening:

Jag intygar att resultatenhetens redovisning ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av
kostnader, intäkter och resultatenhetens ekonomiska ställning.

Årsbokslut inlämnas till Ekonomi senast stoppdatum enligt tidplan. Till boksluten används
följande anvisningar, blanketter, rapporter som finns i EA-handboken, Bokslut, Blanketter

       Bokslutsanvisningar (detta dokument), tidplan och checklista
       Instruktioner elektronisk bokslutspärm
       Bokslutsspecifikation – Agressorapport
       Beräkning av periodisering
       Bokföringsblankett i excelerator samt reversering av periodisering – ny rutin
       Avskrivning kundfordringar
       Immateriella anläggningstillgångar
       Inventering handkassa

                                                     6
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

       Inventeringsförrättare anläggningstillgångar
       Inventeringsförrättare varulager
       Beställd utbildning, KY-utbildning, sponsring, tjänsteexport, decentraliserad utbildning
       Anvisningar för klassificering av avgifter, bidrag och uppdrag
       Blankett för beräkning av övertid/komptid för personal exkl adm personal
       Bokslutsrapporter – finns i EA-handboken, Agresso, Utdatamanual
       Statistik externa medel - \\personal\common\LTU\Ekoplan_mtrl, Mappen - Intäkter
        per Fo-ämne
       Studiefinansiering för forskarstuderande

Boksluten upprättas med utgångspunkt från balansräkningen. I anvisningarna nedan för
bokslut görs en genomgång av balansräkningens samtliga poster i kronologisk ordning utifrån
förordningens terminologi. En balanspost kan bestå av en eller flera konton i huvudboken.
Samtliga saldon på balanskontona ska avstämmas och specificeras. Vissa konton avstäms av
resultatenheter medan vissa svarar Ekonomi för. Använd den checklista med avstämningar
och kontroller som finns för balans- och resultaträkning i samma dokument som tidplanen.

Resultatenheter ska upprätta de nödvändiga underlag, som behövs för att styrka balanskontonas
saldon. Vid årsbokslut ska för varje balanskonto upprättas ett särskilt försättsblad
”Bokslutsspecifikation”, som ska specificera alla delbelopp på balanskontot. Bokslutsspecifika-
tionen tas ut som en rapport från Agresso. Kontrollera att saldot på specifikationen överens-
stämmer med huvudbokens saldo.

För periodiseringar av intäkter i externa projekt ska ett bestämt underlag upprättas vid tertial-
och årsbokslut och sättas in i pärmen. Vid årsbokslutet kräver Riksrevisionen fullständiga
underlag och gör sin granskning utifrån risk-/väsentlighetssynpunkt och ägnar därför särskild
uppmärksamhet åt periodiseringarna. Underlaget är till för att verifiera posten och varje
periodisering ska utgöras av:

1. Beräkning av periodisering av intäkter i externa projekt enligt mall. Skriv gärna
   kommentarer som också underlättar granskningen för revisorerna. Mallen ska också
   innehålla diarienummer för skannat avtal. Avtalet finnas skannat i diariet och bl a visa
   tidsperiod, belopp och undertecknat avtal. Kontrollera i diariet att att de dnr som angetts
   innehåller rätt uppgifter.
2. Resultatrapport för projektet ur Agresso
3. Fakturor för anläggningstillgångar finansierade via bidrag
4. Underlag för beräkning av andra upplupna intäkter och kostnader kan bestå av
   fakturakopior, specifikationer etc.

Dokumentationen i den elektroniska bokslutspärmen ska också sparas i pappersformat i en
bokslutspärm. Det beror på att det idag saknas system som gör det möjligt att på ett betryggande
sätt spara elektroniskt material enligt arkivlagen i 10 år. Ekonomi ansvarar för att era
bokslutspärmar tas ut på papper och arkiveras.

Tertialbokslut upprättas men bokslutspärmen sparas på resultatenheten. Vid tertialbokslut samt
vid månadsuppföljningarna ska alltid uppdatering göras av resultatenhetens fil för utfall och
prognos. Filen finns i den gemensamma mappen


                                                    7
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

\\personal\common\ltu\ekoplan_mtrl\2009-2010 Kommentarerna i filen ska vid bokslut
skrivas under av prefekt, skannas och sparas som eget dokument i denna mapp.




BALANSRÄKNINGEN TILLGÅNGAR
Materiella anläggningstillgångar

Förbättringsutgifter på annans fastighet
Universitetet hyr sina lokaler av Akademiska Hus AB m fl. Universitetet bekostar själv vissa
investeringar i sina hyrda lokaler. Kriterierna för aktivering av en förbättringsutgift på annans
fastighet avseende ny-, till- och ombyggnad samt reparations- och underhållskostnader är att:

   utgiften har ett bestående värde för verksamheten och den ekonomiska livslängden på
    byggnationen samt den förväntade nyttjanderättsperioden uppgår till lägst tre år. Utgifter
    överstigande 100 tkr ska aktiveras
   avskrivningstid som tillämpas för förbättringar annans fastighet är 6 år eller 10 år.

Balansposten består av konton i kontogrupp 11. Anskaffningsvärdet för inventarier redovisas på
konto 11x1 och avskrivningar redovisas på konto 11x9.

Observera! Fastighetsenheten ska alltid kontaktas innan ombyggnad planeras för att rådgöra om
institution/motsvarande ska bekosta förbättringsutgiften eller om kostnaden ska påverka hyran
och bekostas av Akademiska hus AB.

Maskiner och inventarier
För att inventarieinköp ska betraktas som anläggningstillgångar (d v s ska avskrivas under den
ekonomiska livslängden istället för att kostnadsföras direkt) ska dessa två kriterier uppfyllas:

   anskaffningsvärdet ska överstiga 10 000 kr
   ekonomiska livslängden ska vara lika med eller överstiga 3 år.

Tillämpade avskrivningstider:
    - Möbler och inredning: 10 år

    -   Datorer: avskrivningstiden är individuellt bedömd vilket innebär att den faktiska
        ekonomiska livslängden utgör avskrivningstid. I de flesta fall innebär detta att
        persondatorer direktavskrivs.

    -   För utrustning och övriga investeringar är avskrivningstiden individuellt bedömd vilket
        innebär att den faktiska ekonomiska livslängden utgör avskrivningstid.

Balansposten består av konton i kontogrupp 12. Anskaffningsvärdet för inventarier redovisas på
konto 12x1 och avskrivningar redovisas på konto 12x9.

                                                    8
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21


Inventering av anläggningstillgångar
Bestämmelser om god intern styrning och kontroll för myndigheters redovisning och
förvaltning av anläggningstillgångar och inventarier finns i paragraf 22 i Förordning (200:606)
om myndigheters bokföring samt i Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd.

Myndigheten ska upprätta och föra register över sina anläggningstillgångar och inventarier.
Registret ska innehålla uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången. Alla myndig-
heter är skyldiga att tillse att en tillförlitlig redovisning främjas och förvaltade tillgångar skyddas
och årligen ska inventering genomföras av anläggningstillgångarna. Inventeringsförrättare ska
utses och vara förordnad av myndigheten. Denne får inte själv vara direkt ansvarig för
tillgångarna i fråga. Prefekten/motsvarande ska förordna inventeringsförrättare och använda
blanketten, Beslut om inventeringsförrättare, som arkiveras på resultatenhet/motsvarande.
Inventeringsprotokoll ska upprättas och dessa ska undertecknas av inventeringsförrättaren.

Resultatenheterna/motsvarande ska årligen inventera sina inventarier. Varje resultatenhet ska
ta ut inventeringsrapporter per kostnadsställe ur anläggningsregistret och kontrollera att
rapporterna visar aktuella inventarier i registret. Rapporterna ska avse både anläggningar som
avskrivs på resultatenheten och de som avskrivs centralt. Finns det inventarier i registret som är
utrangerade, sålda eller försvunna, markera det på rapporterna, som sedan attesteras av
ansvarig. Underlag till utrangering, såld eller stulna inventarier ska medfölja. Kontrollera i
Agresso att det inte finns inventarier som felaktigt är bokade som en kostnad under året.

För att underlätta bokslutsarbetet ska varje resultatenhet redan per xx-10-31 göra den fysiska
inventeringen och eventuella utrangeringar av anläggningstillgångar inför bokslutet. Senast
datum i tidplan ska inventarierapporterna enligt ovan skickas till eivor.ekh-backman@ltu.se.

Immateriella anläggningstillgångar

Utgifter för utveckling som medför väsentligt värde för myndighetens verksamhet under
kommande år samt förväntas ge myndigheten ekonomiska fördelar eller servicepotential i
framtiden ska aktiveras som en immateriell anläggningstillgång i myndighetens balansräkning.
Utgifter för forskning får inte tas upp som immateriell anläggningstillgång utan ska istället
bokas som kostnad.

En immateriell anläggningstillgång saknar fysisk substans, d v s den går inte att ta på.
Exempel är: programvaror och licenser, patent, koncessioner och liknande rättigheter, modeller
och prototyper samt egenutvecklade IT-system

Den ekonomiska livslängden och därmed avskrivningstiden ska vara lägst tre år och högst fem
år. Anskaffningsvärdet ska överstiga 100 000 tkr.

Bedömningen om framtida ekonomiska fördelar eller servicepotential för verksamheten ska ske
utifrån rimliga och välunderbyggda antaganden om de ekonomiska förhållanden som kommer
att råda under den immateriella anläggningstillgångens nyttjandeperiod. Det är viktigt att
bedömningen dokumenteras på framtagna blanketter och att resultatenheter tillsammans med
Ekonomi gemensamt fastställer en immateriell anläggningstillgång.



                                                    9
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

Utgifter för utveckling ska tas upp som immateriell anläggningstillgång om samtliga nedanstående krav är
uppfyllda:

1. Den är tekniskt möjlig att färdigställa så att den kan användas
2. Myndigheten har för avsikt att färdigställa och använda den
3. Myndigheten har förutsättningar att använda den
4. Tillgången medför ekonomiska fördelar eller servicepotential för myndigheten som
   sannolikt ökar. Detta kan påvisas med hög grad av säkerhet
5. Det finns resurser att färdigställa utvecklingsarbetet och att använda produkten
6. Utgifterna kan beräknas på ett tillförlitligt sätt

Samtliga krav måste vara uppfyllda innan aktivering kan ske

Anskaffningsvärdet är summan av de utgifter som uppkommer från den tidpunkt då samtliga
kriterier är uppfyllda. Exempelvis: utgifter för material och tjänster, löner (inte utbildnings-
insatser) och indirekta kostnader.

Balansposten består av konton i kontogrupp 10. Anskaffningsvärdet för immateriell
anläggningstillgång redovisas på konto 10x0 och ackumulerade avskrivningar redovisas på konto
10x9.

Konst och andra inventarier som inte avskrivs

Kulturtillgångar redovisas enligt samma regler som andra typer av tillgångar. Kulturtillgångar
bedöms ofta ha en obegränsad ekonomisk livslängd och skrivs då inte av men det är ändå viktigt
att kulturtillgångar t ex tavlor finns i anläggningsregistret. Vid bedömningen om ett konstinköp
ska betraktas som kulturtillgång, ska samma kriterier som för maskiner och inventarier
användas. Balansposten består av konto 1260.

All konst ska registreras i det konstregister som universitetet använder och som tillhandahålls av
Statens konstråd. Årligen ska inventering genomföras av konsten i konstregistret.
Inventeringsförrättare ska utses och vara förordnad av myndigheten. Denne får inte själv vara
direkt ansvarig för tillgångarna i fråga.

Pågående nyanläggningar

I vissa fall kan en anläggningstillgång ta flera år att färdigställa. En anläggning som är under
uppförande redovisas i årsredovisningen under balansposten pågående nyanläggning. När
anläggningen är färdigställd, d v s slutbesiktigad och godkänd, överförs balansposten pågående
nyanläggningar till slutlig balanspost materiella anläggningstillgångar och avskrivning påbörjas.
Balansposten består av kontona 1270-1271. Underlag till balansposten kan utgöra
leverantörsfakturor samt en text med information om projektet och när det beräknas bli klart.

Finansiella anläggningstillgångar

Universitetets huvudsakliga kapitalförvaltning bedrivs av stiftelser, som är egna juridiska
personer. Redovisningen sker därmed utanför universitetets balansräkning. Finansiella
tillgångar, konto 13*, förvaltas av universitetet. Posten avstäms av Ekonomi.


                                                    10
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21



Varulager m m

Inom universitetet är det endast Studenttorget, som redovisar varulager, konto 1410.
Förändring av varulagret bokförs på konto 1419. Varulagret ska inventeras inför bokslutet.
Inventeringsförrättaren ska vara skriftligt förordnad som inte själv vara direkt ansvarig för
tillgången ifråga. Blanketten, Beslut om inventeringsförrättare – varulager ifylls. Inventerings-
protokoll ska upprättas som undertecknas av inventeringsförrättaren.

Fordringar

Balansposten delas in i tre huvudgrupper
 kundfordringar (hos utomstatliga kunder)
 fordringar hos andra myndigheter
 övriga fordringar

Kundfordringar

Under balansposten redovisas fordringar som grundar sig på universitetets försäljning till inom-
och utomstatliga kunder.

Balansposten består av
 konto 1511/Kundfordringar - utomstatliga
 konto 1512/Kundfordringar – utländska, utomstatliga
 konto 1518/Osäkra kundfordringar
 konto 1519/Värdereglering kundfordringar
 konto 1531/Kundfordringar hos andra myndigheter
 konto 1541-1551/Mervärdesskatt (avstäms av Ekonomienheten)

Kundfordringar
Kundfordringarna specificeras för hela universitetet av Ekonomi i årsbokslutet.

Osäkra kundfordringar
Osäkra kundfordringar, är kundfakturor som är förfallna sedan 4 – 6 månader tillbaka i tiden.
Ekonomi går igenom universitetets totala utestående kundfordringar per 31/12 och bokar upp
de som anses osäkra. Konto 1517 (kundfordringar, manuell omföring) krediteras och konto
1518 (osäkra kundfordringar) debiteras.

Befarade kundförluster
När en kundförlust befaras (utan att förlusten slutligen konstaterats) krediteras konto 1519
(värdereglering kundfordringar) och konto 5442/5452 (befarade kundförluster varor/tjänster)
debiteras. Detta gäller kundfakturor förfallna senare än 6 månader och dessa bokas upp av
Ekonomi. Om resultatenheten anger särskilda skäl kan fordringen få stå kvar i balansräkningen.

Konstaterade kundförluster
När en kundförlust har konstaterats, t ex konkurs, krediteras konto 1518 (osäkra
kundfordringar) och konto 5441/54518(konstaterade kundförluster varor/tjänster) debiteras.
Samtidigt återförs tidigare reservation för osäkra fordringar samt befarade kundförluster.

                                                    11
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

Resultatenheter ska löpande under året ange vilka kundförluster som ska avskrivas
(konstaterade). Detta görs genom att resultatenheter löpande under året och vid inventering i
årsbokslutet av kundfordringar skickar in blanketten, Beslut om avskrivning av kundfaktura,
med motivering till Ekonomi, som därefter bokför kundförlusten. Fakturan ska även plockas
bort (kvitteras) i kundreskontran av Ekonomi.

Inventering av kundfordringar
Vid årsbokslutet ska respektive resultatenhet ta ut rapporter per kostnadsställe ur
kundreskontran och inventera sina kundfordringar. Förfallna kundfordringar tas fram genom
en rapport i Agresso, kap 8.2 i Utdatamanualen. Finns det kundfordringar som är befarade
kundförluster eller konstaterade kundförluster markera det på rapporterna som sedan attesteras
av ansvarig. För konstaterade kundförluster ifylls blanketten, Beslut om avskrivning av
kundfaktura.

För att underlätta bokslutsarbetet ska varje resultatenhet redan per xx-11-30 göra den fysiska
inventeringen av kundfordringar inför bokslutet. Senast den 15 december ska attesterade
rapporter med kundfordringar samt ifyllda blanketter för konstaterade kundförluster enligt
ovan läggas i respektive resultatenhets elektroniska bokslutspärm.

Övriga fordringar
I balansposten ingår bl a konto 1571 - 1574/Förskotterade resor och löner. Dessa konton
avstäms och specificeras av Personalenheten. Konto 1580/Differenskonto plusgirot innehåller i
huvudsak öresavrundningar. Detta konto ”rensar” Ekonomi inför bokslutet. På konto
1577/Övriga fordringar utomstatliga redovisas övriga utomstatliga fordringar.

Vidarefakturering, konto 1591-1594 innehåller kostnader för resor mm som är betalda av
universitetet men ska vidarefaktureras (betalas) av någon annan. Sista dag för att skicka
kundfakturor för bokslutsperioden återfinns i tidsplanen. Konto 1591-1594 bör endast
innehålla belopp som avser kostnader som uppstått efter sista dag för fakturering, avstämning
görs av resultatenheter. Mer information och instruktioner till vidarefakturering finns i EA-
handboken, Vidarefakturering.

Periodavgränsningsposter på tillgångssidan

Periodavgränsningsposter tillgångar är en balanspost som består av konton för

   förutbetalda kostnader
   periodisering av upplupna bidragsintäkter
   övriga upplupna intäkter.

Förutbetalda kostnader
Som förutbetalda kostnader bokförs kostnader som avser nästkommande år men som
kostnadsförts under år bokslutsperioden. Förutbetalda kostnader debiteras:

   konto 1611/Förutbetalda hyror - inomstatliga (bokförs av Fastighetsenheten)
   konto 1612/Förutbetalda hyror – utomstatliga (bokförs av Fastighetsenheten)
   konto 1618/Övriga förutbetalda kostnader - inomstatliga
   konto 1619/Övriga förutbetalda kostnader - utomstatliga

                                                    12
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

Upplupna bidragsintäkter
Upplupna bidragsintäkter består av bidragsinkomster som inte erhållits under aktuell
bokslutsperiod och som motsvaras av periodens nedlagda kostnader. Intäkten ska krediteras på
ett särskilt periodiseringskonto för intäktsslaget. Dessa fordringar måste vara säkra. Avtal ska
finnas.

Vid periodisering av upplupna bidragsintäkter avseende EU-bidrag får detta belopp inte
överstiga återstående euro att rekvirera. Euron omräknas till svenska kronor med
bokslutsperioden som balansdagens kurs.

I bokslut ska upplupna bidragsintäkter debiteras
 konto 1631/Upplupna bidragsintäkter - inomstatliga
 konto 1632/Upplupna bidragsintäkter – utomstatliga
 konto 1633/Upplupna bidragsintäkter, anläggningstillgångar – utomstatliga
 konto 1634/Upplupna bidragsintäkter, anläggningstillgångar – inomstatliga

OBS! Upplupna bidragsintäkter för anskaffade inventarier, där bidraget inte erhållits före
årsskiftet, konteras på följande sätt: konto 1633 eller 1634 debiteras och konto 3xx9 krediteras.
Beloppet som periodiseras ska motsvara årets avskrivningar på den köpta inventarien. Den
upplupna bidragsintäkten ska vara lika stor som årets kostnad i resultaträkningen, d v s
avskrivningen för den köpta inventarien. Exempel se bilaga 2.

Övriga upplupna intäkter
Balansposten består av upparbetade projektkostnader samt andra upplupna intäkter. Beloppet
kan bestå av nedlagda kostnader före årsskiftet i uppdragsprojekt. Intäkten ska krediteras på ett
särskilt periodiseringskonto för intäktsslaget. Observera att dessa fordringar måste vara säkra.
Avtal eller beställning ska finnas. I bokslutet ska övriga upplupna intäkter debiteras

   konto 1673/Upplupna ränteintäkter - inomstatliga (bokförs av Ekonomi inom adm, stöd)
   konto 1674/Upplupna ränteintäkter - utomstatliga (bokförs av Ekonomi inom adm. stöd)
   konto 1678/Övriga upplupna intäkter - inomstatliga
   konto 1679/Övriga upplupna intäkter – utomstatliga

Avräkning med statsverket

Denna balanspost i kontogruppen 17* visar universitetets mellanhavande med statsbudgeten
och statsverkets checkräkning. Posten avstäms av Ekonomi.

Kassa och bank

Universitets kassa- och bankmedel består av tillgodohavande hos Riksgäldskontoret. Till detta
konto finns ett antal plusgiro-/bankkonton för in-/utbetalningar kopplade, vilka är
gemensamma för hela universitetet. Kontona ligger i kontogrupp 19*. En totalavstämning görs
av Ekonomi.

Inventering av handkassa ifylls på särskild blankett och sätts i bokslutspärmen. Inventering ska
inte göras av ansvarig för handkassan.


                                                    13
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

Valutakonto

Valutakonto 1971 används av koordinatorsmyndighet i internationella projekt i vilket det
förekommer både in- och utbetalningar i utländsk valuta. Särredovisning sker genom att kst och
projekt används. Resultatenheten kontrollerar den journal per projekt som skickas ut av
Ekonomi. Mer information och instruktioner till valutakontot finns i EA-handboken,
Valutakonto, Instruktioner för institutioner, valutakontot.




                                                    14
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

BALANSRÄKNINGEN SKULDER
Myndighetskapital/Eget kapital

Eget kapital innehåller för resultatenheternas del konto 2070/Balanserat resultat från tidigare år
samt konto 2090/Årets resultat. Årets resultat framgår av resultaträkningen. När
resultaträkningen är ”avslutad” i början av februari, syns årets resultat på konto 2090.
Universitetets myndighetskapital består av statskapital, donationskapital, resultatandelar i
dotterföretag samt balanserad och årets kapitalförändring. Avstämningen av totala
myndighetskapitalet görs av Ekonomi.

Skulder m m

Balansposten delas in i fem huvudgrupper

   lån i Riksgäldskontoret
   skulder till andra myndigheter
   leverantörsskulder
   övriga skulder
   förskott till uppdragsgivare och kunder.

Lån i Riksgäldskontoret
Balansposten innehåller universitetets lån för investeringar i anläggningstillgångar enligt
kapitalförsörjningsförordningen. Universitetet måste ta upp lån till alla anläggningstillgångar
utom till de som finansieras med gåva/donation och de som finansieras via bidrag från
utomstatliga bidragsgivare. Kravet för gåva/donation är att givaren inte får ställa krav på någon
motprestation. Lån tas upp vid två tillfällen per år, maj och november. Lånen motsvarar de
lånefinansierade anläggningstillgångarnas restvärde vid dessa tidpunkter. Avstämningen av
totala lån i Riksgäldskontoret görs av Ekonomi, konto 2510-2512.

Skulder till andra myndigheter
Balansposten består av leverantörsskulder till andra myndigheter, konto 2561.
Universitetets skuld för arbetsgivaravgifter, källskatt etc redovisas också under denna post
(kontogrupp 256*). Dessa konton avstäms av Personalenheten. Universitetets utgående skuld
för mervärdeskatt ingår i denna post. Mervärdeskatten avstäms och redovisas av Ekonomi.

Brytdagen infaller måndagen den 11 januari i 2009 års bokslut
Alla statliga myndigheter ingår i statsförvaltningen, som utgör en statlig koncern. För
statsförvaltningen upprättas koncernbokslut. Riksdag och regering kan där utläsa statens
inkomster och utgifter. För att få fram statens verkliga inkomster och utgifter, måste
transaktioner inom koncernen, d v s mellan myndigheterna, elimineras. Dessa transaktioner
snurrar endast runt inom ”familjen”. Elimineringar görs därför av myndigheternas samtliga
inomstatliga poster. Inomstatliga konton på balansräkningen och resultaträkningen hos en
myndighet måste därför alltid vara korrekta i boksluten.

För att elimineringarna ska bli riktiga, måste myndigheterna bokföra mellanhavanden på
samma räkenskapsperiod. Därför har brytdag införts som infaller måndag den 11 januari 2009 i
bokslutet. Den innebär att en leverantörsfaktura som inkommit senast 11 januari från en

                                                    15
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

annan myndighet och som avser räkenskapsperioden, ska bokföras på samma period av båda
myndigheterna. Leverantörsfaktura som inkommer senare ska bokföras på ny räkenskapsperiod.
Om den avser gamla räkenskapsperioden, ska den även tas upp som upplupen kostnad.

Leverantörsskulder
Balansposten visar universitetets leverantörsskulder på konto 2581/Leverantörsskulder
utomstatliga och konto 2583/Leverantörsskulder utländska. För att balansposten ska bli korrekt
är det viktigt att alla inkomna leverantörsfakturor, som hänförs till det aktuella året bokförs före
stoppdatum. Genomgång av förfallna/ej betalda fakturor bör göras inför boksluten för att
säkerställa att balansposten är korrekt. Eventuella felaktigheter, t ex fel förfallodag, åtgärdas av
resultatenheten. Förfallna leverantörsskulder tas fram genom en rapport i Agresso, Kap 9.2 i
Utdatamanualen.

Övriga skulder
Balansposten används till andra skulder än leverantörsskulder. Flertalet av kontona, som finns
inom 25*-, och 26*-kontogrupperna, används och avstäms av Personalenheten.

Förskott kunder
Balansposten består endast av medel, som resultatenheten likvidmässigt erhållit som riktigt
förskott från kunder. Intäkten ska debiteras på ett särskilt periodiseringskonto för intäktsslaget.
Avtal eller beställning ska finnas. Obs! Använd övriga förutbetalda intäkter konto 2774-2775
för förutbetalda medel i uppdragsprojekt.

   konto 2641/Förskott från uppdragsgivare och kunder – inomstatliga
   konto 2642/Förskott från uppdragsgivare och kunder – utomstatliga

Periodavgränsningsposter och avsättningar på skuldsidan

Periodavgränsningsposter skulder är en balanspost som består av konton för

   upplupna kostnader
   oförbrukade bidrag
   övriga förutbetalda intäkter

Upplupna kostnader
Upplupna kostnader består av kostnader, som avser bokslutsåret, men där faktura eller
motsvarande bokförs och betalning sker på nya året.

I bokslutet ska upplupna kostnader krediteras

   konto 2718/Övriga upplupna kostnader - inomstatliga
   konto 2719/Övriga upplupna kostnader - utomstatliga
   konto 2711/Upplupna löner och arvoden
   konto 2712/Upplupna semesterlöner (bokförs av Ekonomienheten)
   konto 2713/Lkp på upplupna löner och arvoden
   konto 2714/Lkp på upplupna semesterlöner (bokförs av Ekonomienheten)
   konto 2715/Upplupna räntekostnader - inomstatliga (bokförs av Ekonomienheten)
   konto 2716/Upplupna räntekostnader - utomstatliga (bokförs av Ekonomienheten)

                                                    16
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21



Upplupna kostnader, inom- och utomstatliga
Institutionerna använder i huvudsak konto 2718/Upplupna kostnader - inomstatliga och konto
2719/Upplupna kostnader – utomstatliga för bokföring av tillkommande leverantörsskulder.
Med tillkommande leverantörsskuld menas att varan/tjänsten har förbrukats under året, men
leverantörsfakturan har inte erhållits, innan reskontran för året stängs.

Upplupna löner och arvoden vid årsbokslut
Upplupna kostnader består i huvudsak av löneskulder. Löneskulder för innestående övertid vid
bokslutsperioden ska bokföras på konto 2711 av respektive resultatenhet. Lkp med 50 % på
löneskulden bokförs på konto 2713. Övertid skuldförs oavsett om den kommer att tas ut i
ledighet eller i pengar. Alla inom administrativt stöd ska boka upp eventuell övertid i Primula.
Lista från Primula med kostnad för övertid tas ut av respektive resultatenhet, rapporten i
Primula, Övertid, mertid per institution kan tas ut per person, timmar och belopp. Eventuell
övertid för lärare/forskare ska dokumenteras på blanketten, Beräkning av övertid och
innestående komptid vid årsbokslut.

Resultatenheter ska inte göra någon periodisering för s k arvodister, d v s timanställda vilka
erhåller arvode i januari för inarbetad tid i december. Dessa arvoden bokförs av Ekonomi.
Beräknade arvoden, som utbetalas februari eller senare, ska skuldföras av resultatenheterna.

Upplupna löneökningar
Beräkning och bokning av löneökningar görs av Ekonomi på konto 2711 och 2713. Ny
avtalsperioden gäller från januari 2010 och därför görs ingen uppbokning av löneökningar i
bokslutet.

Upplupna semesterlöner och övertid
Förändringen av semesterlöneskulden bokförs av Ekonomi på resultatenheterna varje månad.
För att underlagen för denna beräkning ska bli så korrekta som möjligt är det viktigt att
semesterledigheterna rapporterats till Personalenheten. Skulden bokförs av Ekonomi på konto
2712 och 2714.

 Avsättningar för delpensioner och avtalspensioner
Anställda vid statliga myndigheter kan beviljas delpension från 61-års ålder. Överenskommelsen
träffades i det centrala pensionsavtalet, PA03. Den anställde kan beviljas upp till 50 %
arbetstidsminskning. Delpension betalas ut med 60 % av lönebortfallet. SPV utbetalar
delpensionen och fakturerar myndigheten månadsvis i efterskott (inkl särskild löneskatt, ca 25
%). Resultatenheter betalar halva pensionskostnaden och universitets-förvaltningen den andra
halvan. Se rektors beslutsprotokoll 46-04.

Pensionsförpliktelse inträder så snart avtal är träffat mellan den anställde och universitetet. Hela
den framtida pensionsskulden bokförs i det första period-, tertial-, eller helårsbokslutet
(kontoklasserna 22* och 46*) efter avtalet är träffat. I takt med att pensionen betalas ut, ska
pensionsskulden minskas i kommande bokslut. SPV beräknar och lämnar besked om
pensionsskulder. Personalenheten betalar och bokför delpensionskostnaderna löpande varje
månad.




                                                    17
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

Rutinerna för betalning, bokföring och periodisering av delpensioner, gäller även för andra
former av pensionsförpliktelser t ex pensionsersättning (s k avtalspension) och avgångsvederlag.
Ekonomi beräknar och bokför avsättningarna och institutionerna informerar Personalenheten
om vilka pågående och nya pensionsåtaganden m m som universitetet har.

Omstuktureringskostnader
I bokslut 2008 fanns speciella regler för omstruktureringskostnader som inte gäller i bokslut
2009. Eventuella krav på ersättning för omstruktureringskostnader begärs i samband med beslut
om bokslutsdispositioner. Externa omstruktureringskostnader är kostnader som motsvaras av
generella redovisningsregler och avser:


       Arbetsfri uppsägningstid vid uppsägning p g a arbetsbrist
       Delpensioner
       Allmän och särskild pensionsersättning
       Avgångsvederlag

Stipendier
Utbetalning av utländska stipendier sker via leverantörsreskontran, konto 2595. Genomgång
och kontroll att skulden för stipendier är riktig. Eventuella felaktigheter korrigeras.

Interna avräkningskonton
Avräkningskonton kan användas av universitetet för t ex speciella projekt på resultatenheterna.
Konto 2653 - 2656 avstäms av berörda resultatenheter och avtal samt ekonomisk
sammanställning återfinns i bokslutsdokumentationen.

Oförbrukade bidrag
I bokslut ska oförbrukade bidrag krediteras

    konto 2731/Oförbrukade bidrag - inomstatliga
    konto 2732/Oförbrukade bidrag - utomstatliga
    konto 2733/Oförbrukade bidrag, anläggningstillgång – utomstatliga
    konto 2734/Oförbrukade bidrag, anläggningstillgångar - inomstatliga

Beloppet ska bestå av bidragsinkomster, som har erhållits, men som inte har förbrukats vid
årsskiftet. Intäkten ska debiteras på ett särskilt periodiseringskonto för intäktsslaget. Avtal ska
finnas.

OBS! Oförbrukade bidrag som finansierar anläggningstillgångar krediteras konto 2733 eller
2734. Det oförbrukade bidraget ska användas till kvarvarande avskrivningar och ska motsvara
den del av restvärdet som finansieras via bidrag/gåva av extern bidragsgivare, se bilaga 1.

Exempel: En anläggningstillgång inköps för 1 000 000 kr och finansieras till 50 % med
bidragsmedel från extern bidragsgivare. Avskrivningstiden är 5 år. Den köps i maj månad och år
1 görs avskrivning med 100 000 kr för 6 månader. Oförbrukade bidrag år 1 blir
450 000 kr (50% av 900 000 samt avdrag för 50% av 100 000 som är årets avskrivning).
Oförbrukade bidrag med 450 000 kr ska de följande fyra åren användas till avskrivningar.



                                                    18
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

Övriga förutbetalda intäkter
Övriga förutbetalda intäkter består av andra intäkter, som erhållits innan medlen har
upparbetats. Balansposten består av:
     konto 2771 - 2772/Förutbetalda hyresintäkter från universitetets uthyrning av lokaler.
        Avstämning görs av Ekonomi.
     konto 2774/Förutbetalda intäkter – inomstatliga
     konto 2775/Förutbetalda intäkter – utomstatliga

Beloppet ska bestå av uppdragsinkomster, som har erhållits, men som inte har förbrukats vid
årsskiftet. Intäkten ska debiteras på ett särskilt periodiseringskonto för intäktsslaget. Avtal ska
finnas.




                                                    19
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

RESULTATRÄKNING – specifika poster
Beställd utbildning inom uppdragsutbildning

Med uppdragsverksamhet inom utbildning menas dels traditionell uppdragsutbildning, som
universitetet ”mot avgift tillhandahåller en svensk eller utländsk uppdragsgivare för personer,
som uppdragsgivaren utser och dels s k beställda utbildningar som universitetet anordnar på
uppdrag av annat lärosäte eller annan statlig finansiär. Beställd utbildning avser en
poänggivande högskoleutbildning. Definitioner för beställd utbildning finns i dokumentet,
Anvisningar för klassificering av avgifter, bidrag och uppdrag.

Avstämning interna anslag

För att respektive bokslut ska visa ”verkligt” utfall för institutionerna, d v s produktion fram till
bokslutsdagen avräknas och bokförs verkligt utfall avseende vissa volymanslag (grundutbildning,
forskarutbildningsersättning och examina) varje månad, d v s erhållet anslag motsvarar faktisk
produktion/utfall. Under löpande år fördelas budgeterade övriga volymanslag med 1/12 varje
månad, med avstämning vid bokslutstidpunkterna, och någon förändring av månadsbelopp görs
inte under löpande år. Slutavstämning görs vid årsbokslut. Övriga interna anslag (bas och
strategiska) fördelas efter beslut med 1/12 per månad under redovisningsåret.

Studiefinansiering i utbildning på forskarnivå

Av årsredovisningen för 2009 ska för forskarstuderande framgå den totala omfattningen av
studiefinansiering i utbildning på forskarnivå fördelat på olika finansieringsformer och
vetenskapsområden. Resultatenheterna ska lämna uppgifter på anvisad blankett för
forskarstuderande med annan anställning än som doktorand.


Ersättning för publikationer

Enligt verksamhetsplan och budget 2009-2010 (PF 3.1.4) lämnas ersättning för publiceringsstöd
avseende 2009 enligt nedanstående regler och ersättningsnivåer:

       I rektorsbeslut 103-09 finns beslut om förändrad ersättning till internationellt
        refereegranskad artikel och konstnärlig produktion till 65 tkr per artikel som gäller från
        januari 2009.
       För publicerat bidrag vid vetenskaplig konferens med refereesystem erhålls 10 tkr.
       För nyförlagd vetenskaplig litteratur i bokform, tryckt på nationellt/internationellt
        förlag inriktad på vetenskaplig utgivning erhålls 30 tkr. Litteratur får ej förläggas på eget
        förlag.

För korrekt beräkning av stöd ska institutionerna säkerställa att publikationer inregistreras med
korrekt publiceringsstatus. Bibliotekets granskning av publikationer inleds den 15 december
vilket gör att sista dag för inregistrering är 2009-12-15. Från det granskade materialet hämtas
därefter underlag för beräkning av publiceringsstöd för 2009.



                                                    20
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

Ersättning för publiceringsstöd till vetenskapliga artiklar och konstnärliga produktioner lämnas
i enlighet med reglerna i kompletterande planeringsförutsättningar för 2010, bilaga 2, punkt
3.1.4

Ersättning för konferensbidrag lämnas för respektive uppräknad författare och medförfattare
och ersättning utgår per institutionstillhörighet. När ett konferensbidrag har flera författare
tillhörande samma institution utgår en ersättning. När ett konferensbidrag har flera författare
tillhörande olika institutioner utgår hel ersättning till respektive institution.

Konferensbidrag lämnas om följande villkor är uppfyllda:

Konferensbidrag tilldelas publiceringsstöd under förutsättning att dessa genomgått vetenskaplig
granskning (peer-review) och att de är publicerade i någon form.

Däremot lämnas inte publiceringsstöd för exempelvis:
    Bidrag i uppslagsverk
    Publicerade abstract
    Forskningsrapporter eller sammanställningar
    Enstaka bidrag i antologier. Undantaget är redaktörsskap.
    Nya upplagor av tidigare utgivna böcker.
    Forskningsrapporter eller sammanställningar från universitet, myndigheter, trycksaker
      från länsstyrelser etc.

För alla typer av publikationer krävs att de ska ha status "Publicerad", och ha utgivningsår 2009.
Enstaka undantag kan göras för vissa tidskrifter som har 2008 som publiceringsår, men som de
facto utkom 2009.

Artiklar publicerade i elektronisk form 2009, men med utgivningsår 2010, får ersättning 2010.

Avstämning intern avräkning

Internt fördelade strategiska anslag för forskarassistenter, fokusområden och större
forskningsmiljöer samt basanslag till forskningsämne vid nytillträdd ämnesföreträdare som inte
nyttjats har tidigare år kunnat återföras till centralt projekt för att inte belasta årets resultat, s k
interna periodiseringar. I 2009 års bokslut har regeln upphört.

Externa intäkter

Vid varje bokslutstillfälle ska alla projekt stämmas av så att faktureringar till externa parter är
gjord. Grund för fakturering ska vara skriftligt avtal eller beställning.

Tjänsteexport

Enligt Tjänsteexportförordningen (1992:192) avser tjänsteexport sådana tjänster som inom eller
utom riket tillhandahålls köpare i utlandet.

Förordningen gäller för statliga myndigheter som bedriver tjänsteexport i enlighet med
bemyndigande i avgiftsförordningen (1992:191) eller beslut som regeringen meddelat i det
enskilda fallet. En myndighet får, om det ligger inom ramen för myndighetens uppgift enligt

                                                    21
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

lag, förordning eller instruktion, ta till vara möjligheterna att inom eller utom riket
marknadsföra sina tjänster för en utländsk marknad.

Innan myndigheten påbörjar marknadsföringen ska Utbildningsdepartementet underrättas om
tjänsteexportens innehåll och omfattning. Enligt ESV gäller följande:
Om tjänsteexporten är av ringa omfattning eller tillfällig natur, är 4§ Avgiftsförordningen
tillämpbar (om också övriga krav enligt 4§ uppfylls) och då behöver egentligen ingen formell
kontakt tas med departementet. Vad som avses med "mindre omfattning" definieras i ESV:s
allmänna råd till 4§. Däremot är det aldrig fel att ha en informell kontakt i frågan. Om däremot
verksamheten inte är av ringa omfattning eller inte kan anses vara av tillfällig natur bör
departementet underrättas.

Tjänsteexport ska bedrivas utifrån en fastlagd marknadsstrategi och med krav på lönsamhet. Vid
tjänsteexport används konto 3143.

Rapportering av externa medel, ansökningsstatistik samt publikationer inom forskning och
utbildning på forskarnivå

Externa medel är ett viktigt komplement till de statliga anslagen i finansieringen av
forskningsverksamheten. Målet är att externfinansieringen ska öka kraftigt fram till 2010 och
universitetsledningen begär därför avrapportering om utvecklingen av forskningsfinansieringen.
Viktiga förhållanden för utvecklingen av externa medel är antalet inlämnade/beviljade
ansökningar samt intäkter per finansiärsgrupp.

Rektor beslutade 2008-01-22 att med hjälp av ett antal indikatorer göra utvärdering av
forskningen vid universitetet. En av indikatorerna är externfinansieringsgrad samt externa
medel från vissa finansiärer per forskningsämne/forskarutbildningsämne.

I regeringens forskningsproposition föreslås att en viss del av forskningsanslagen tilldelas
universitet och högskolor utifrån volymen publikationer. I universitetets interna
resursfördelningsmodell kommer också antalet publikationer att utgöra en faktor för fördelning
av volymanslaget.

Behovet av uppföljning innebär att resultatenheterna ska rapportera:
    Andel extern forskningsfinansiering per forskningsämne
    externa medel för vissa finansiärer per forskningsämne
    ansökningsstatistik per finansiärsgrupp
    publikationer per forskningsämne

Rapporteringen sker på blanketter som finns på \\personal\common\LTU\Ekoplan_mtrl i
mappen - Intäkter per fo-ämne.

Personalkostnader

Endast kostnader för anställd personal som får lön via personalsystemet ska bokföras på
kontogrupp 40*, d v s inga leverantörsfakturor ska konteras på 40*. Ev felaktigheter omförs till
rätt konto. Kontrollera varje projekt för att säkerställa att de löner som är bokförda är korrekta.
Jämför och stäm av mot budget/prognos.


                                                    22
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

Lönekostnadsfördelning
I personalsystemet kan grundkontering för löner anges i procent av total lönekostnad. För
kontroll att procentuell fördelning per person och projekt är korrekt kan rapport i
personalsystemet användas.

Tidredovisning
Kontrollera att samtliga tidrapporter har inlämnats/attesterats. Agressorapporten, Saknade
tidrapporter, kan användas för tidredovisning gjord i Agresso Tid. Ta kontakt med
tidrapportören/attestanten för att säkerställa inlämning/attestering av tidrapporter.

De löner som fördelats via tidredovisning ska stämma med de faktiska lönekostnader som har
belastat organisationsenheten. En avstämning per person bör också göras för att säkerställa att
den totala lönekostnaden för en anställd är lika med lönekostnaden som fördelats via
tidredovisning. Rapport i Agresso, kap 11.7 i Utdatamanualen för en person, kan användas.
Kontrollera även att den timkostnad som finns angiven i Agresso Tid eller motsvarande är
aktuell.

Resekostnader
Kontrollera att reseräkningar i Tur och Retur är attesterade och klara för utbetalning innan
sista dag för registrering i bokslutsperioden. Tidplan för Tur och Retur finns på
personalwebben.

Övriga kostnader

Kontrollera att inga inventarier eller anläggningstillgångar finns bokförda som
förbrukningsinventarier. Om felaktigheter upptäcks korrigeras detta enligt rutinerna för
anläggningstillgångar, se Anvisningar anläggningstillgångar som finns i EA-handboken.

Kontrollera att de institutionsgemensamma kostnader som fördelas ut via automatkontering
stämmer med de verkliga institutionsgemensamma kostnaderna.
Kontrollera att de institutionsgemensamma lokalkostnader som fördelas ut stämmer med de
verkliga institutionsgemensamma lokalkostnaderna.

Debitering av interna kostnader ska belasta rätt tidsperiod. Vid varje bokslutstillfälle ska
kostnader motsvarande fyra månader per tertial vara bokförda.

Ankomstregistrerade fakturor vid årsbokslut

       Sista filen med fakturor från Itella för år 2009 tas in 7 januari 2010 och
        ankomstregistreras.
       Brytdagen, som beslutats av ESV är 11 januari 2010 för december månad.
       Fakturafil från Itella som kommer innan brytdag, d v s 8 och 11 januari bokförs i 2010
        års redovisning. Ekonomi kommer att kontrollera filerna från Itella och se vilka fakturor
        som avser bokslutsperioden 2009. Fakturor som avser varor/tjänster köpta och
        levererade/utförda under bokslutsperioden ska periodiseras. De resultatenheter som har
        fakturor som avser bokslutsperioden kommer att få mail med de fakturor som ska
        periodiseras.
       Måndag den 11 januari ska alla fakturor vara slutattesterade kl 16.00. Sista
        definitivbokföring sker efter kl 16.00 samma dag.
                                                    23
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

       Finns det någon faktura för år 2009 som inte är slutattesterad på tisdag morgon den 12
        januari kommer fakturan att makuleras och skannas på följande år. Sker makulering
        kommer kontakt att tas med respektive resultatenheter.

VIKTIGT! Ankomstregistreringskonto 599 måste vara tömt t o m december månad. Kontot
innehåller fakturor med verifikationsnummer serie 42-46xxxxxx.
Det gäller inte interimsbokförda poster som har verifikationsnummerserie 91xxxxxx och som
avstäms av Ekonomi.



På konto 599 kan det finnas fakturor som är:
     ankomstregistrerade och inte slutattesterade – fakturan slutattesteras av resultatenhet
     ankomstregistrerade och slutattesterade men inte definitivbokförda – definitiv bokföring
       sker flera gånger per dag under perioden 4-11 januari av ekonomi
     ankomstregistrerad faktura har något fel och går inte att åtgärda – Ekonomi åtgärdar
       fakturorna med hjälp av resultatenhet.

Ankomstregistrerade fakturor vid period- och tertialbokslut

Ankomstregistrering för tertialbokslut sker t o m 30 april och 31 augusti. Leverantörsfakturor
på ankomstregistreringskonto 599 t o m april och augusti månad måste ombokas. Dessa
fakturor måste ha kst, projekt, vht. Ombokning på projekt kan ske på projekt 700 med
schablonfördelning per vht i procent utifrån utfallet fram till bokslutsperioden. Kontrollera i
fråga saldotabell att konto 599 är tömt.

Transfereringar

Med transferering menas att universitetet erhåller medel, som ska lämnas vidare som bidrag till
annan mottagare. Medel som transfereras ingår inte i universitetets egen verksamhet och
redovisas därför under ett eget avsnitt i den externa resultaträkningen. Transfereringar bokförs i
kontoklass 7 som erhållna medel på kontona 73*-74* resp lämnade bidrag 77*-79*. Dessa
konton ingår i posten Övriga driftskostnader i den interna resultaträkningen.
Vid bokslut ska institutionerna stämma av 7-kontona så att erhållna medel resp lämnade bidrag
uppgår till lika stora belopp. Om medel erhållits men ej utbetalats eller om bidrag lämnats men
medel ännu ej erhållits, ska en skuld resp fordran bokas upp som periodisering i bokslutet.
Överskjutande erhållna medel eller överskjutande lämnade bidrag, är del av universitetets
ekonomiska verksamhet och ska omföras till bidragsintäkter (35*-37*-konton) resp
driftskostnader (5-konton). I avstämningen av transfereringskonton ska också
motpartsredovisningen kontrolleras. På samma sätt som motparter används i övrig redovisning
ska kontering på motparter göras konsekvent, dvs den ursprungliga externa motparten ska följa
med i alla intäktskonteringar. Om utomstatliga medel erhållits och ska lämnas vidare som
bidrag till utomstatlig mottagare, t ex stipendiemedel från stiftelse till student, kan
transaktionerna bokföras på avräkningskonto på balansräkningen i kontogrupp 265*.

Periodiseringar och återföring




                                                    24
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

Periodiseringar av intäkter och kostnader ska göras på speciella periodiseringskonton i varje
kontogrupp. Periodiseringskontona i resultaträkningen slutar med 8 eller 9. Periodisering kan
göras på alla belopp, men det går bra att använda 10 000 kr som lägsta belopp.
Periodiseringarna ska i årsbokslut alltid bokföras direkt på respektive projekt.

Från 2009 års bokslut ska periodiseringar upprättas på bokföringsblanketten i excelerator.
Återföring av periodisering sker via reversering av bokföringsblanketten.

Periodisering av bidrag som avser finansierat inköp av anläggningstillgång,

Resultatenheter ska själv bokföra och hantera bidrag som finansierats av anläggningstillgångar.
Vid hel- och delårsbokslut ska bidragsintäkten i resultaträkningen uppgå till samma belopp som
avskrivningskostnaden för tillgången. Använd rapporterna: Oförbrukade bidrag helfinansierade
anläggningar och Oförbrukade bidrag blandfinansierade anläggningar som finns i Agresso
under rapporter, globala rapporter, anläggningar.

Bokföringsexempel: Se bifogade bilagor 1 och 2.

Återföring av periodiseringar – ingående balanser

Respektive resultatenhet ansvarar för att reversera/vända sina egna periodiseringar månaden
efter bokslutsmånaden.




                                                    25
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

VERKSAMHETSREDOVISNING
Enligt förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (2000:605) ska verksamheten delas
in i verksamhetsgrenar. Verksamhetsgrenarna ska kunna följas upp både verksamhetsmässigt
och ekonomiskt. Kravet för universitet och högskolor är att verksamheten redovisas i fyra
huvudgrenar. En uppdelning på vetenskapsområden måste också ske. Denna fördelning görs av
Ekonomienheten. De fyra verksamhetsgrenarna med verksamhetskoder är

       10   Grundutbildning
       19   Uppdragsutbildning
       30   Forskning och forskarutbildning
       39   Uppdragsforskning

Under året redovisar resultatenheterna vissa kostnader på andra verksamhetskoder. Det gäller i
huvudsak kostnader som ska fördelas mellan ”huvudverksamhetsgrenarna” t ex gemensamma
kostnader. All kontering, som finns på övriga verksamhetskoder, ska fördelas på de fyra
verksamhetsgrenarna av resultatenheter innan stoppdatum.
Intäkter och kostnader, som säljande enheter redovisar på vht 60, ska inte fördelas. De övriga
verksamhetskoderna är

       50       Universitetsgemensamma kostnader
       51       Institutionsgemensamma kostnader
       60       Lokalhyror och serviceenheter
       70       Tillfällig kodning
       9        Tillfällig kodning, Diners fakturor

Rätt verksamhetskod
Resultatenheter måste redovisa intäkter och kostnader på rätt verksamhetsgren. I
bokslutsarbetet måste verksamhetskoderna kontrolleras. Agressorapporter, RR per
verksamhetsgren för kst och resultatenheter som finns bland rapporter till bokslutet kan
användas. Resultatenheter måste tidigt i bokslutsarbetet uppmärksamma och beräkna resultatet
per verksamhetsgren. Administrativ chef har ansvar för att förklara stora över- eller underskott
inom en verksamhetsgren. Detta gäller särskilt uppdragsutbildning och uppdragsforskning. För
uppdragsverksamhet gäller principen om full kostnadstäckning enligt avgiftsförordningen. Det
betyder att uppdragsutbildning resp uppdragsforskning ska visa nollresultat var för sig i
bokslutet. Finns det konteringar som saknar verksamhetskod ska dessa kompletteras av
resultatenheter.

Bidrag eller uppdrag?
Externa medel definieras antingen som bidragsmedel (vht 10, vht 30) eller som uppdragsmedel
(vht 19, vht 39). I korthet menas med bidrag att bidragsgivaren inte begär någon motprestation
medan i uppdrag ställer uppdragsgivaren särskilda krav på motprestation. Se Anvisningar för
klassificering av avgifter, bidrag och uppdrag, EA-handboken. Universitetet måste ge en rättvisande
bild av bidrags- resp uppdragsverksamheten i bokslutet. Det innebär att såväl intäkter som
kostnader måste klassificeras på ett korrekt och konsekvent sätt i varje projekt. Vid
klassificeringen av projektverksamheten är det avtalet med finansiären som är utgångspunkten
för bedömningen.


                                                    26
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

Grundutbildning
Samtliga intäkter och kostnader ska redovisas på vht 10.

Uppdragsutbildning
Samtliga intäkter och kostnader för uppdragsutbildning ska redovisas på vht 19.

Forskning och forskarutbildning
Samtliga intäkter och kostnader för forskning och forskarutbildning ska redovisas på vht 30.

Uppdragsforskning
Samtliga intäkter och kostnader för uppdragsforskning redovisas på vht 39.

Fördelning av gemensamma kostnader, lokalkostnader m m

Institutionerna måste fördela ofördelade kostnader (institutionsgemensamma samt andel av
universitetsgemensamma ) på de fyra verksamhetsgrenarna enligt ovan.

OBSERVERA! Fördelning av varje ofördelad verksamhetskod måste göras ”brutto”, d v s
intäkterna fördelas för sig och kostnaderna för sig. Alltså - saldot på en ofördelad kod får inte
nettoredovisas! Detta gäller samtliga koder.

Vht 50, Universitetsgemensamma kostnader
Avser resultatenheternas andelar av universitetsgemensamma kostnader. Dessa indirekta
kostnader måste vara fördelade i bokslutet. Universitetet tillämpar f rån år 2000 en lönebaserad
fördelningsmodell för gemensamma kostnader. Modellen som följer SUHF:s generella
anvisningar innebär att universitetsgemensamma kostnader fördelas med ett universitetspålägg
på projekt med löner som bas. Fördelningen görs månadsvis med s k trigger i ekonomisystemet.

Vht 51, Institutionsgemensamma kostnader
Avser gemensamma kostnader för resultatenheter och dess avdelningar. Dessa indirekta
kostnader måste vara fördelade i bokslutet. Institutionsgemensamma kostnader ska enligt
universitetsmodellen fördelas på projekt med löner som bas. Fördelningen görs månadsvis med
s k trigger i ekonomisystemet.

Vht 60, Lokalhyror och serviceenheter
Avser dels lokalhyror och dels intäkter och kostnader vid försäljning av varor och tjänster hos
serviceenheterna. Resultatenheterna tillämpar två alternativa modeller för fördelning av
lokalkostnader på projekt, lönebaserad eller ”faktisk lokalkostnad” utifrån lokalyta.
Resultatenheter bör månadsvis göra fördelning av lokalkostnaderna. Kostnaderna för
undervisningslokaler debiteras via internfaktureringssystemet och kan konteras direkt på
grundutbildning.
Resultatenheternas fakturakostnader från serviceenheterna ska alltid vara fördelade i bokslutet.

Vht 70, tillfällig kodning,
Avser intäkter och kostnader som tillfälligt ”väntar” på att få en slutlig redovisning på
verksamhetsgren/ar. I de flesta fall kan posten hänföras direkt på en verksamhetsgren utan
fördelningsnyckel.



                                                    27
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

MOTPARTER
Rättning av motpart ska göras och det gäller främst intäktskonteringar där motpart 99999999
återfinns på ett flertal konteringar. För att se vilka konteringar som ska rättas kan rapporten, Byt
motpart 99999999 användas. Vid omföring i huvudboken anges rätt motpart, som är den
motpart som användes vid grundverifikatet.

Enligt regeringsbeslut ska motpartsavstämning göras av alla fordringar och skulder som avser
inomstatliga motparter.

För att underlätta motpartsavstämningen gäller följande:
     Kundfakturor till svenska kunder får aldrig skickas utanför kundreskontran.
     Vid årsbokslut skickas rekvisitioner för inomstatliga bidragsgivare så tidigt som möjligt i
        december så att mottagaren betalar i tid.

BIDRAGSKOD
För att på ett enkelt sätt ur Agresso få fram bidragsintäkter som avser EU-medel finns ett
begreppet bidragskod. Det innebär att vid kontering av bidrag måste en kod som anger typen av
finansiering anges. Se anvisningar för definitioner, regler och anvisningar för kst, proj mm.

RAPPORTER BOKSLUTSPERIODER
Lathund för rapporter som används vid årsbokslut: kapitel=AGRESSO utdatamanual
 Rapportnamn                                              Kapitel
 RR för resultatenheter                                    10.1, 10.5
 Sammandrag per verksamhetsgren för resultatenhet          10.18
 Balansräkning för resultatenheter                         4.3
 Balanskonton IB-UB sorterad per konto                     4.1
 Inventeringslista per kst                                 3.1
 Avskrivningar för bidragsfinansierade tillgångar          3.2
 Ej fördelat VHT                                           5.2
 Byt motpart 99999999                                      5.1
 Ej attesterade fakturor                                   9.6
 Externa intäkter per motpartsgrupp                       Rapportfliken, övrigt, statistik
 Externa intäkter i EU-projekt                            Rapportfliken, övrigt, statistik
 Oförbrukade bidrag helfinansierade anläggningar          Rapportfliken, globala rapporter,
                                                          anläggningar
 Oförbrukade bidrag blandfinansierade anläggningar        Rapportfliken, globala rapporter,
                                                          anläggningar




                                                    28
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21

BILAGA 1
Exempel:periodisering i bokslutet vid inköp av inventarie med bidrag enl avtal

Beslut om bidrag med 1 mnkr från Kempestiftelsen till inköp av inventarie.
Inköp av inventarie för 1 mnkr den 1 juli år 2009. Avskrivningstid: 5 år. Avskrivning 2009, 50 tkr
Avskrivningar kommande år 200 tkr. Rekvisition av bidrag med 1 mnkr år 2009.

ÅR 2009

Debet/kredit               Konto         Belopp                  Text

K                          1xxxx                     -1 000 000 Kassa
D                          19xxx                      1 000 000 Mtrl.anl tillg

K                          3721                      -1 000 000 Intäkt av bidrag
D                          1xxxx                      1 000 000 Kassa

D                          3729                         950 000 Periodisering, intäkt av bidrag
K                          2733                        -950 000 Periodisering, Oförbrukade bidrag

                                                                 Årets intäkt ska vara lika stort som årets
                                                                 avskrivning
                                                                 Oförbrukade bidrag ska vara lika stort som
                                                                 restvärdet


ÅR 2010

K                          3729                        -950 000 återföring periodisering, intäkt av bidrag
D                          2733                         950 000 återföring periodisering, oförbrukade bidrag

K                          2733                        -750 000 Oförbrukade bidrag
D                          3729                         750 000 Minskning av intäkt av bidrag

                                                                 Årets intäkt ska vara lika stort som årets
                                                                 avskrivning
                                                                 Oförbrukade bidrag ska vara lika stort som
                                                                 restvärdet


ÅR 2011

D                          3729                        -750 000 återföring periodisering, intäkt av bidrag
K                          2733                         750 000 återföring periodisering, oförbrukade bidrag

K                          2733                        -550 000 Oförbrukade bidrag
D                          3729                         550 000 Minskning av intäkt av bidrag


                                                                 Årets intäkt ska vara lika stort som årets
                                                                 avskrivning
                                                                 Oförbrukade bidrag ska vara lika stort som
                                                                 restvärdet




                                                       29
Luleå tekniska universitet                  Bokslutsanvisningar
Ekonomi inom administrativt verksamhetsstöd    2011-03-21



BILAGA 2
Exempel:periodisering i bokslut vid inköp av inventarie, bidrag enl avtal

Beslut om bidrag med 1 mnkr från Kempestiftelsen till inköp av inventarie.
Inköp av inventarie för 1 mnkr den 1 juli år 2009. Avskrivningstid: 5 år. Avskrivning 2009, 50 tkr.
Avskrivning kommande år 200 tkr. Rekvisition av bidrag med 1 mnkr år 2010.

ÅR 2009

Debet/kredit               Konto         Belopp                  Text

K                          1xxxx                     -1 000 000 Kassa
D                          19xxx                      1 000 000 Mtrl.anl tillg

D                          1633                          50 000 Upplupna bidragsintäkter
K                          3729                         -50 000 Upplupna bidragsintäkter

                                                                 Årets intäkt ska vara lika stort som årets
                                                                 avskrivning


ÅR 2010

K                          3721                      -1 000 000 Intäkt av bidrag
D                          1xxxx                      1 000 000 Kassa

K                          1633                         -50 000 Återföring periodisering
D                          3729                          50 000 Återföring periodisering

K                          2733                       -750 000 Periodisering, oförbrukade bidrag
                           3729                        750 000 Periodisering, oförbrukade bidrag

                                                                 Årets intäkt ska vara lika stort som årets
                                                                 avskrivning
                                                                 Oförbrukade bidrag ska vara lika stort som
                                                                 restvärdet


ÅR 2011

                                                               Oförbrukade bidrag, återföring
D                          2733                        750 000 periodisering
                                                               Oförbrukade bidrag, återföring
K                          3729                       -750 000 periodisering

K                          2733                       -550 000 Periodisering, oförbrukade bidrag
D                          3729                        550 000 Periodisering, oförbrukade bidrag

                                                                 Årets intäkt ska vara lika stort som årets
                                                                 avskrivning
                                                                 Oförbrukade bidrag ska vara lika stort som
                                                                 restvärdet




                                                       30

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:92
posted:3/21/2011
language:Swedish
pages:30