le passeport professionnel by wulinqing

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									                               Le passeport professionnel
                     Un outil pédagogique au service des étudiants
L’application « Passeport BTS Com » a pour objectif l’édition du passeport tel qu’il est
défini dans l’arrêté du BTS Communication, réalisé à la suite d’un processus de Saisie –
Validation – Évaluation, développé en collaboration entre l’étudiant et son professeur /
formateur.
Un candidat libre édite un passeport sans validation et évaluation de professeur.
Le présent document présente quelques scénarios d’utilisation.

1.   Présentation ............................................................................................................................... 2
  1.1     Les termes utilisés dans ce document ............................................................................... 2
  1.2     Les différents rôles............................................................................................................ 3
  1.3     Le cycle de vie d’une situation ......................................................................................... 4
2. L’étudiant et l’enseignant co-construisent le passeport professionnel ...................................... 5
  2.1     L’étudiant saisit et clôture................................................................................................. 5
  2.2     Le professeur valide et évalue .......................................................................................... 7
  2.3     L’étudiant édite son passeport .......................................................................................... 9
  2.4     L’étudiant modifie une situation non validée ................................................................... 9
  2.5     L’étudiant doit modifier une situation validée ................................................................ 11
  2.6     Clôture de situations de même nomenclature ................................................................. 12
3. L’étudiant suit l’acquisition de ses compétences..................................................................... 15
  3.1     L’étudiant peut faire un bilan régulier ............................................................................ 15
  3.2     L’étudiant doit sauvegarder son passeport professionnel ............................................... 15
4. L’enseignant accompagne l’étudiant dans sa formation .......................................................... 17
  4.1     L’enseignant pilote sa classe........................................................................................... 17
  4.2     L’enseignant extrait des données à l’aide d’un moteur de recherche ............................. 18
  4.3     L’enseignant restaure les données d’un étudiant ............................................................ 19
  4.4     L’enseignant exporte les données d’évaluations............................................................. 20
5. Tous les membres de l’équipe pédagogique peuvent construire leurs enseignements à partir
des passeports professionnels ........................................................................................................... 21
6. Tout utilisateur peut modifier les paramètres de son compte .................................................. 21
7. L’administrateur configure l’application au début de la formation ......................................... 22
  7.1     L’administrateur de l’application crée les comptes ........................................................ 22
  7.2     L’administrateur peut créer les comptes étudiant à partir d’un fichier ........................... 24
  7.3     L’administrateur communique les mots de passe initiaux aux utilisateurs ..................... 25
  7.4     L’administrateur consulte les paramètres d’un compte .................................................. 26
  7.5     L’administrateur supprime des comptes ......................................................................... 27
  7.6     L’administrateur restaure les données de nouveaux étudiants ........................................ 28
  7.7     L’administrateur peut sauvegarder la base de données ................................................... 30
  7.8     L’administrateur gère le début d’année scolaire ............................................................. 31
8. Un candidat libre utilise le passeport ....................................................................................... 33
9. Chaque utilisateur dispose d’un menu spécifique ................................................................... 34

Chaque scénario commence par un encadré montrant l’énumération des actions à réaliser.
Chaque action est identifiée chronologiquement par une lettre.
Une pré-condition non numérotée indique éventuellement l’état initial requis pour le système.

Chaque action porte en marge un signe identifiant l’acteur concerné :
   - trait rouge à pointillés carrés: un professeur ;
   - trait vert à pointillés ronds: un étudiant ;
   - trait jaune plein : l’administrateur.




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      1. Présentation

      1.1      Les termes utilisés dans ce document

Quelques définitions des termes utilisés :



            Terme                                                  Définition
Administrateur informatique                 Rôle d’une personne qui procède à l’installation
                                            technique de l’application sur une machine serveur et
                                            qui choisit les identifiants de l’administrateur de
                                            l’application. Aucun accès au fonctionnement de
                                            pédagogique de l’application ne lui est possible.
Administrateur de l’application             Rôle d’une personne assurant l’administration
                                            pédagogique des données de l’application : en
                                            particulier création et gestion des comptes des
                                            professeurs et des étudiants.
Professeur                                  Rôle d’une personne ayant à valider1 puis évaluer des
                                            situations et des compétences d’étudiants.
Lecteur                                     Rôle d’une personne n’ayant qu’une autorisation de
                                            lecture sur les passeports d’étudiants sans pouvoir agir
                                            directement sur le passeport (exemple d’un tuteur).
Étudiant                                    Personne scolarisée choisissant de saisir des situations
                                            professionnelles qui sont pour lui significatives, avec
                                            pour objectif de générer un passeport en collaboration
                                            avec des professeurs.
Candidat libre                              Personne non scolarisée utilisant une version spécifique
                                            de l’application pour générer de manière autonome un
                                            passeport sans intervention d’un professeur/formateur
                                            en développant donc une réflexion personnelle sur
                                            l’acquisition de ses compétences.
Groupe                                      Ensemble d’étudiants gérés par différents professeurs.
                                            Un étudiant n’appartient durant une année qu’à un seul
                                            groupe ; un professeur peut gérer plusieurs groupes.


1
    On entend ici par :
       « VALIDER » le fait que le professeur réinvestit la situation proposée par l’étudiant en formation
          sous quelque forme que ce soit ;
       « ÉVALUER » : l’appréciation faite par le professeur des compétences mobilisées dans la situation
          en utilisant les 4 critères énoncés. Cette appréciation peut permettre au professeur de « NOTER »
          c'est-à-dire attribuer une note, selon des critères qui lui appartiennent ;
       « CERTIFIER » : la notation faite à l’aide d’une grille d’évaluation nationale afin de délivrer un
          diplôme. Cette grille sera fournie par la circulaire d’organisation de l’examen et ne fait pas partie du
          passeport professionnel




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   1.2     Les différents rôles

Les principaux services offerts par l’application aux différents types de rôles :




Le professeur hérite du rôle du lecteur : il accède aux mêmes services (voir passeports,…)
tout en disposant de fonctionnalités supplémentaires (valider, évaluer,…).




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   1.3     Le cycle de vie d’une situation

Durant sa formation, l’étudiant rencontre des situations professionnelles au cours
desquelles il acquiert différentes compétences. Le passeport informatique a pour finalité de
collecter ces situations et de les répertorier dans un document imprimable.

L’application informatique est utilisée par l’étudiant et le professeur dans le cadre d’une
réflexion pédagogique partagée sur le sens de la compétence puis le développement
conjoint d’un processus visant la saisie des situations, leur réinvestissement en formation,
puis l’acquisition et l’évaluation des compétences.

Elle permet à l’étudiant :
    - de décrire après réflexion une situation en en saisissant des caractéristiques
        essentielles ;
    - de citer et de définir les compétences qu’il estime avoir acquises en les rapprochant
        de celles énumérées dans le référentiel.

Elle permet à l’enseignant :
    - de valider la situation, c'est-à-dire constater explicitement l’avoir traitée dans le
        cadre de son enseignement ;
    - d’évaluer et d’apprécier le niveau des compétences acquises par l’étudiant.

Une situation passe donc par plusieurs étapes ; son cycle de vie peut être schématisé par ce
document :




La situation passe par différents états sous l’effet d’événements ; les événements générés
tant par l’étudiant (partie haute du schéma) que par le professeur ( partie basse du schéma).

La suite de ce document a pour objectif de montrer comment une situation « saisie » arrive
in fine dans l’état « imprimée » à l’issue du processus complet co-développé par l’étudiant
et l’enseignant.




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   2. L’étudiant et l’enseignant co-construisent le
      passeport professionnel
   2.1     L’étudiant saisit et clôture

   a) L’étudiant s’authentifie ;
   b) il saisit les caractéristiques d’une situation professionnelle ;
   c) il clôture sa saisie.



   2.1.1 Authentification de l’étudiant

L’étudiant ouvre son navigateur et appelle la page web initiale du
passeport à l’aide de l’URL qui lui a été communiquée. Il saisit son login
(son adresse mél), son code (mot de passe qui lui a été fourni ou envoyé
par l’administrateur), son groupe (identifiant de sa classe). Par exemple :


                     Il observe dès lors plusieurs menus spécifiques à son statut d’étudiant,
                     en particulier le menu « Situations »




   2.1.2 Saisie d’une situation

Dans le menu « Situation », l’étudiant choisit l’item « Nouvelle situation » ; une interface
de saisie comportant quatre onglets lui est présentée. Il saisit les informations du premier
onglet :




Bien observer que chaque formulaire doit être enregistré écran par écran à l’aide du bouton
« Enregistrer » visible en bas de chaque page.



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Le deuxième écran est rempli puis enregistré :




La saisie des supports (l’enregistrement de la saisie d’un support permet de renouveler
l’opération à l’aide du formulaire vierge de bas de page ; le nombre de saisies est illimité) :




Après avoir sélectionné une compétence, l’étudiant exprime sa propre perception de la
compétence qu’il estime acquise :




Lorsque le descriptif de la compétence est enregistré, son label devient vert. Si on efface le
texte saisi, le label redevient rouge indiquant qu’aucune compétence n’est encore saisie
pour cette situation.




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   2.1.3 Clôture de la situation.

L’item « Clôture situations » montre les différentes situations saisies par l’étudiant. S’il
estime que toute sa saisie est achevée, il coche la case en regard de la situation concernée :




Le rôle de cette fonctionnalité est de rendre la situation visible par le professeur afin qu’il
puisse la valider puis évaluer la compétence citée.

Tant que la situation n’est pas validée l’étudiant peut la dé-clôturer et la modifier.
Une situation n’est visible par le professeur qu’après sa clôture.


   2.2     Le professeur valide et évalue

   L’étudiant a clôturé une situation ;
   a) le professeur la valide ;
   b) le professeur évalue la (les) compétence(s) citée(s).



   2.2.1 Validation des situations
Le professeur s’est authentifié sur son poste de travail et dispose
d’un menu correspondant à son rôle.

L’item « Validation » lui permet d’observer les situations clôturées
par les étudiants de son groupe :




Ici, le professeur observe les situations de l’atelier « Production » qui ont été clôturées par
leur auteur étudiant et non encore validées par un professeur gérant le groupe.

En cochant la case située à droite de la situation puis en cliquant sur le bouton
« Enregistrer », le professeur la valide c'est-à-dire qu’il l’investit dans la formation.

Dès lors elle ne peut plus être modifiée par l’étudiant.



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   2.2.2 Évaluation des situations

L’item « Évaluation » montre les situations validées, réparties par atelier :




Un clic sur le nom de l’étudiant montre le détail de sa saisie (sans pouvoir en modifier les
données) :




Le professeur peut cliquer sur le libellé de la situation ; il accède ainsi à l’interface
d’évaluation :




Les appréciations saisies puis enregistrées font passer les labels en vert.




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   2.3     L’étudiant édite son passeport

   Le professeur a validé une (des) situation(s) ;
   a) l’étudiant imprime son passeport.

Authentifié sur son poste de travail, l’étudiant peut afficher ou imprimer son passeport :




La partie basse d’une page du passeport indique :
   - si la situation a été validée. Pour un étudiant scolarisé, c’est la condition pour que
        cette situation apparaisse dans le passeport ; c’est une indication utile pour les
        futurs destinataires de ce document ;
   - si la situation a été évaluée. Pour un étudiant scolarisé, cette évaluation est de la
        responsabilité du professeur ; dans cette attente l’étudiant peut cependant observer
        le document.




   2.4     L’étudiant modifie une situation non validée

   La situation a été saisie par l’étudiant (clôturée ou non) ;
   Elle n’a pas été validée par le professeur;
   L’étudiant souhaite la modifier, voire la supprimer
   a) l’étudiant gère ses situations
   b) l’étudiant modifie une situation

Tant qu’une situation n’a pas été validée par le professeur, l’étudiant peut la modifier ou la
supprimer, même s’il l’a clôturée.




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    2.4.1 Gestion des situations

                          L’item « Gestion des situations » permet à l’étudiant d’accéder à
                          toutes ses situations saisies.


                          L’interface proposée montre, par ordre de nomenclature, les
différentes situations saisies.

Un clic sur le libellé de la situation permet d’accéder à son contenu.
Un clic sur « supprimer » permet de la faire passer à cet état. Une situation supprimée peut
ensuite être récupérée ou détruite définitivement.




Ici, la situation « Premier contact… » a été supprimée et peut donc être récupérée ou
détruite.
La situation « élaboration de deux maquettes… » a déjà été validée par le professeur et ne
peut plus être modifiée (seulement relue).

    2.4.2 Modification d’une situation

Un clic sur le libellé de la situation permet de voir les saisies réalisées à son sujet.




Ici la situation « Recherche de références récentes… » peut être modifiée. Le bouton
« Enregistrer » de chaque interface permettra la mémorisation des données saisies ou
modifiées.



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Ici, le contenu de la situation déjà validée « élaboration de deux maquettes… » peut être
observé mais ne peut plus être modifié.


   2.5     L’étudiant doit modifier une situation validée

   La situation a été validée par le professeur ;
   a) l’étudiant souhaite apporter des modifications à sa saisie ;
   b) le professeur la dé-valide ;
   c) l’étudiant la modifie ;
   L’étudiant la clôture.

   2.5.1 L’étudiant souhaite apporter des modifications à sa saisie

La situation est maintenant validée ; l’étudiant souhaite ou doit modifier ses saisies, mais
ne peut le faire en l’état.
La modification se décide à l’issue d’un entretien pédagogique entre le professeur et
l’étudiant. L’éventuelle évaluation du professeur sera automatiquement supprimée puisque
la description de la situation et des compétences sera modifié.
Par exemple, l’étudiant souhaite apporter des modifications à la situation déjà validée
« élaboration de deux maquettes… »

    2.5.2 Le professeur dé-valide une situation
L’interface de validation des situations observée par le professeur montre trois onglets :
    - les situations clôturées à valider de l’atelier « Production »
    - les situations clôturées à valider de l’atelier « Relation commerciale »
    - toutes les situations clôturées : onglet « Tout voir »
C’est ce troisième onglet qui permet la dé-validation.




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Ici, le professeur peut décocher la case « Valider » et ensuite cliquer sur le bouton
« Enregistrer » visible tout en bas de page pour que ce changement d’état soit mémorisé
(la liste peut être longue et le traitement prendre quelques secondes).

Attention aux conséquences de la dé-validation :
   - la validation est supprimée ;
   - l’éventuelle évaluation est supprimée ;
   - la clôture est annulée : en conséquence le professeur ne voit plus cette situation sur
       ses interfaces.

   2.5.3 L’étudiant la modifie

Dans son interface de gestion des situations, l’étudiant observe leur état :




Ici, l’étudiant peut maintenant cliquer sur le libellé de la situation, qui n’est plus validée,
afin de la modifier.



   2.6     Clôture de situations de même nomenclature

   Certaines situations saisies par l’étudiant concernent la même nomenclature ; il souhaite
   en clôturer certaines ;
   a) l’étudiant choisit une situation à clôturer ;
   b) il modifie éventuellement ce choix tant que la situation n’est pas validée.

Une compétence pour une situation saisie ne peut apparaître qu’une seule fois sur le
passeport.

Lorsque l’étudiant a saisi des situations mettant en œuvre la même compétence, il lui
appartient de choisir celle qu’il pourra clôturer et soumettre donc à l’évaluation d’un
professeur.




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    2.6.1 L’étudiant choisit une situation à clôturer




Ici, l’étudiant observe quatre groupes (séparés par un trait horizontal) de situations à
clôturer :
    - le premier bloc montre deux situations proposant la même compétence : seule l’une
         d’entre elle pourra être clôturée ;
    - le deuxième et le troisième bloc montrent la même nomenclature de situation, mais
         citant des compétences distinctes : chacune pourra être clôturée ;
    - le quatrième groupe montre un cas banal sans problème.

L’étudiant coche les situations qu’il souhaite clôturer :




Ici, l’étudiant a coché les situations qu’il veut et peut clôturer.


    2.6.2 L’étudiant modifie éventuellement ce choix tant que la situation n’est pas
          validée.

La première situation (non cochée) ne peut plus être clôturée en l’état : s’il désire la
soumettre au professeur, l’étudiant doit procéder en deux temps : dé-clôturer la seconde
puis clôturer la première.




Ici, l’étudiant a :
     - enlevé la coche de la deuxième compétence,
     - enregistré sa saisie,
     - coché la première compétence
     - et enfin enregistré sa saisie.




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Lorsque le professeur aura validé la situation correspondant à la première compétence,
l’étudiant ne pourra plus intervenir sur sa clôture.

La première situation apparaitra avec la mention « Validée » alors que la seconde ne
disposera pas de case à cocher.




Ici, la deuxième situation « Premier contact avec le client » ne peut plus être clôturée.
Cette situation reste donc seulement visible par l’étudiant qui peut à sa guise en modifier le
contenu voire la supprimer : cette situation n’est en effet pas destinée à figurer dans le
passeport.




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   3. L’étudiant suit l’acquisition de ses compétences
   3.1     L’étudiant peut faire un bilan régulier

   L’étudiant a saisi différentes situations et clôturé différentes situations ;
   Le professeur en a validé et évalué certaines ;
   a) l’étudiant veut connaître l’état de ses situations après leur clôture

L’étudiant peut mesurer l’état d’avancement de son passeport avec
l’item « Bilan individuel » du menu « Situations ».


L’interface montre pour chaque atelier, à l’aide d’une information de
type oui/non, les situations validées et les compétences évaluées :




Ici, les deux premières situations ont été validées ; seule la première a été évaluée.
L’étudiant n’a pas connaissance de la teneur des évaluations qui le concernent.


   3.2     L’étudiant doit sauvegarder son passeport professionnel

   L’étudiant a saisi différentes situations
   a) Il souhaite sauvegarder ses données personnelles

Les données personnelles sauvegardées concernent la partie saisie par l’étudiant, à
l’exclusion des données d’évaluation.

La restauration ultérieure des données est seulement réalisable par le professeur ou
l’administrateur.

L’item « Sauvegarde » du menu « Divers » permet de mémoriser ses
données personnelles sur une clé USB ou tout autre support.

Ce choix génère sur le serveur un nouveau fichier au format XML
contenant les données saisies par l’étudiant, ainsi qu’un fichier XML contenant les données
d’évaluation (non accessible à l’étudiant).




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L’interface proposée permet de cliquer sur le lien « cliquer ici pour récupérer le fichier ».
Le contenu du fichier apparaît dans une nouvelle fenêtre ; il doit être mémorisé sur le
support voulu en conservant impérativement son nom, constitué de 17 caractères suivis de
l’extension xml
Par exemple : 0014b1a21b47837bE.xml




L’application ne mémorise dans ce fichier que les données personnelles de l’étudiant, à
l’exclusion des données de validation et d’évaluation saisies par le professeur.

C’est par le nom du fichier (0014b1a21b47837bE.xml par exemple) que pourra
ultérieurement être mise en relation la sauvegarde de l’étudiant avec la sauvegarde des
données d’évaluation. Toute modification du contenu de la sauvegarde risque d’empêcher
son utilisation ultérieure.

L’étudiant a la responsabilité de ses sauvegardes. C’est un processus qu’il est conseillé de
mettre en œuvre lorsque les données saisies présentent de l’importance et que l’on veut se
garantir contre une éventuelle panne du serveur. Gourmand en ressources, ce processus ne
doit cependant être activé qu’à bon escient. L’historisation des sauvegardes trouve
cependant une limite. L’étudiant peut certes réaliser autant de sauvegardes qu’il le
souhaite, mais seules les cinq dernières sauvegardes pourront être utilisées : l’application
ne conserve en effet que les cinq dernières données d’évaluations.

Exemple : on est le 20 octobre, l’étudiant a réalisé quatre sauvegardes (les 13, 15, 16 et 19
octobre) ; les fichiers contenant les données d’évaluation sont mémorisés sur le serveur et ceux
contenant les données saisies par l’étudiant sont, s’il en a pris soin, conservés sur sa clé USB.




L’étudiant peut, à partir d’une quelconque de ses sauvegardes, demander une restauration.

On est maintenant le 24 octobre ; l’étudiant a réalisé deux autres sauvegardes (les 21 et 22)




À cet instant, même s’il a conservé sur sa clé USB la sauvegarde du 13 octobre, l’étudiant ne peut
plus demander une restauration de cette date car les données d’évaluation n’existent plus : seules
les cinq dernières sont archivées.




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   4. L’enseignant accompagne l’étudiant dans sa
      formation
   4.1     L’enseignant pilote sa classe
   Certains étudiants du groupe ont été évalués
   a) le professeur observe l’état des validations
   b) le professeur observe l’état des évaluations

Cette fonctionnalité propose une vue synthétique des validations et des évaluations des
étudiants du groupe pour lequel le professeur s’est authentifié. Ces dernières ont pu être
faites par les différents professeurs gérant le groupe et ne sont pas seulement celles
réalisées par le professeur authentifié.


L’item « Pilotage » du menu « Données » permet l’accès à ces
fonctionnalités :


L’interface propose quatre onglets répartissant les données selon leur atelier d’origine,
« Production » ou « Relations (commerciales) ».
Les onglets « xx : situations » informent sur les validations ; les onglets
« xx : compétences » sur les évaluations.




   4.1.1 Observation des validations

Les onglets relatifs aux situations montrent les validations.




Ici, le professeur observe les validations des situations d’un étudiant.
Le passage de la souris au dessus de la ligne d’en-tête du tableau fait apparaître une fenêtre
contenant le libellé de la situation ; ici il s’agit de la situation « Élaboration et diffusion
d’éléments techniques ». Pour faciliter la lecture, la colonne correspondant à cette situation
apparaît en couleur foncée.
Le passage de la souris au dessus de la colonne d’en-tête du tableau fait apparaître une
fenêtre contenant le nom et le prénom de l’étudiant. Ses données en ligne apparaissent en
couleur foncée.
Le positionnement de la souris en dehors des zones d’en-tête fige la sélection ligne-
colonne afin de faciliter la lecture.
Une cellule de couleur verte contenant la lettre « V » indique que la situation en colonne a
été validée pour l’étudiant dont le nom figure en ligne.




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   4.1.2 Observation des évaluations

Les onglets correspondant aux compétences montrent les évaluations des étudiants.
Une cellule en rouge indique une absence d’évaluation ; une cellule en vert contient la
somme des quatre critères d’évaluation.




L’en-tête de couleur bleue correspond à une compétence évaluée en E5.


   4.2     L’enseignant extrait des données à l’aide d’un moteur de
           recherche
   Un enseignant souhaite consulter les situations saisies en fournissant un critère de
   recherche
   a) le professeur recherche les situations
   b) le professeur consulte une situation saisie

L’enseignant a la possibilité de rechercher des données saisies par différents étudiants en
fournissant certains critères de recherche.

   4.2.1 Recherche des situations

L’item « Extraction » du menu « Données » montre une interface
comportant deux listes déroulantes.




La liste « Étendue de recherche » propose de limiter la recherche aux étudiants du groupe
en cours de traitement, ou bien à tous les étudiants de cette année scolaire, ou bien
d’étendre la recherche à tous les étudiants enregistrés.

La deuxième liste propose toutes les situations et compétences du référentiel. Le professeur
sélectionne une situation ou une compétence.

Le bouton « Rechercher » montre alors toutes les situations saisies répondant à ces critères.




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   4.2.2 Consultation d’une situation




Les descriptions des situations sont fournies sous forme de liens : un clic permet de
consulter l’intégralité de la saisie.


   4.3     L’enseignant restaure les données d’un étudiant
   Un étudiant souhaite restaurer les données qu’il a sauvegardées
   a) le professeur restaure les données

L’étudiant met un fichier XML sauvegardé à la disposition du professeur. Tel que détaillé
dans la procédure de sauvegarde (confer §2.2 Sauvegarde), ce fichier ne doit pas être trop
ancien : seule une des cinq dernières sauvegardes peut être restaurée. Son nom et son
contenu n’ont pas été modifiés. Les données de cet étudiant présentes sur le serveur sont
tout d’abord effacées puis les données de sauvegarde sont restaurées.

L’item « Restauration » du menu « Divers » permet la mise en
œuvre de cette fonctionnalité.

Le professeur recherche à l’aide du bouton « Parcourir » le fichier
XML sur le support concerné puis clique sur le bouton « Envoi ».
La restauration se réalise en arrière-plan et un message de confirmation est ensuite affiché.
De façon automatique, les données d’évaluations sont recherchées sur le serveur et sont
ensuite synchronisées avec celles de l’étudiant.




Les messages d’erreur suivants peuvent apparaitre :
   - « sauvegarde trop ancienne » : l’étudiant a fourni une sauvegarde antérieure aux
      cinq dernières ;
   - les autres messages indiquent que le nom ou le contenu du fichier XML a été altéré
      et ne peut être utilisé




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   4.4     L’enseignant exporte les données d’évaluations
   Les étudiants du groupe ont été évalués (au moins quelques uns)
   a) le professeur exporte leurs données d’évaluation
   b) il les manipule à l’aide d’un tableur

Cette fonctionnalité permet au professeur de manipuler les évaluations des étudiants de son
groupe à l’aide d’un tableur. Ces évaluations ont été faites par un des professeurs gérant le
groupe : ce ne sont pas les seules évaluations du professeur concerné.


   4.4.1 Exportation des données

L’item « Exportation » du menu « Divers » génère un fichier csv
sur le serveur. Celui-ci contient les données du groupe.
L’interface du professeur propose alors un accès à ce fichier :




Un clic sur le lien « cliquer ici pour récupérer le fichier » ouvre sur le poste du professeur
une fenêtre lui proposant d’ouvrir ou d’enregistrer le fichier ; son enregistrement est
recommandé pour un usage ultérieur.


   4.4.2 Manipulation des données

La présentation des données à l’aide d’un tableur montre divers renseignements, en
particulier :
    - la date d’exportation du fichier ;
    - les informations concernant l’identité de l’étudiant ;
    - ses données évaluatives.




Ici, le professeur observe ces données. À l’aide des fonctions agrégatives de son tableur il
peut produire des résultats statistiques, voire générer des graphiques.




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   5. Tous les membres de l’équipe pédagogique peuvent
      construire leurs enseignements à partir des
      passeports professionnels
Le rôle de « lecteur » permet de consulter les passeports des étudiants d’un groupe pour
lequel il dispose d’une autorisation, sans possibilité d’intervention.

Typiquement, il peut être attribué à un Proviseur, à un professeur d’enseignement général
ou à un maître de stage.

L’item « Passeports » du menu « Données » donne accès à une
interface proposant la consultation du passeport intégral d’un étudiant
du groupe.

Seules les situations validées y apparaissent : le lecteur observe les
situations qui ont été traitées par les professeurs de la spécialité.




   6. Tout utilisateur peut modifier les paramètres de son
      compte

   Un utilisateur s’est authentifié
   a) Il souhaite modifier ses données personnelles

Tout utilisateur autre que l’administrateur peut souhaiter modifier ses données
personnelles : nom, prénom, adresse courriel ou mot de passe.

L’item « Paramètres » du menu « Divers » permet d’observer les données personnelles.




Ici, le professeur peut modifier les données qui le concernent, à l’exception des groupes qui
relèvent de la gestion de l’administrateur ; les changements d’identifiants (adresse mél,
mot de passe) prendront effet lors de la prochaine connexion.




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   7. L’administrateur configure l’application au début de
      la formation
L’application a été installée sur une machine serveur. Le document technique
installationApplicationWeb.doc fourni avec ce paquet donne toutes les informations
nécessaires à cette opération.

L’administrateur informatique qui a installé l’application a choisi les paramètres d’un
compte nommé ici « administrateur de l’application » :
    - une adresse courriel correcte syntaxiquement mais dont l’existence n’est pas
       obligatoire (login) ;
    - un mot de passe (code).
Le groupe qui doit être saisi par l’administrateur de l’application lors de son
authentification est figé : « admins-00 » (deux chiffres zéro).


   7.1     L’administrateur de l’application crée les comptes

   a)   l’administrateur s’authentifie ;
   b)   l’administrateur crée les groupes ;
   c)   il crée les comptes des professeurs ;
   d)   il crée les comptes des étudiants.



   7.1.1 L’administrateur s’authentifie

Le login et le code à saisir ont été choisis par le technicien qui a
installé l’application. Il doit impérativement communiquer ces
données à la personne jouant le rôle d’administrateur de
l’application.

Seul ce compte permet d’accéder aux services et de réaliser son
paramétrage.



   7.1.2 L’administrateur crée les groupes

Seul l’administrateur de l’application dispose du privilège de gestion
des comptes.
L’administrateur choisit l’item « Gestion des comptes » du menu
« Comptes »

Remarque : toute adresse courriel saisie doit avoir une structure
respectant la norme (par exemple, un caractère @, un nom de domaine, etc.) ; si elle doit être
syntaxiquement correcte, son existence réelle n’est cependant requise que pour l’envoi de méls
par l’application (fonction facultative).




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Il crée tout d’abord les différents groupes : classes ou parties de classes




Ici, il crée le groupe gr1 pour l’année 2010 ; ce groupe sera identifié sous le code gr1-10


    7.1.3 L’administrateur crée les comptes des professeurs




Ici, ce professeur n’intervient que dans le groupe gr1-10 (on coche tous les groupes dans
lesquels il intervient).


    7.1.4 L’administrateur crée les comptes des étudiants




Ici l’étudiant appartient au groupe gr1-10

Remarque : il est recommandé de créer d’abord les groupes afin de pouvoir y attacher les
professeurs et les étudiants. Ce n’est pas une obligation : l’existence de professeurs ou d’étudiants
« isolés » est possible mais leur activité ne pourra s’exercer qu’après les avoir affectés à un
groupe : c’est la modification d’un compte qui permet cette opération.



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   7.2     L’administrateur peut créer les comptes étudiant à partir
           d’un fichier
   L’administrateur a déjà créé les groupes ;
   a) il crée un tableau des étudiants ;
   b) il exporte ce tableau au format csv ;
   c) il téléverse ce fichier csv sur le serveur.

La création manuelle des comptes étudiants peut se révéler fastidieuse. Lorsque
l’administrateur dispose d’une liste d’étudiant sous forme d’un tableau, il peut utiliser ces
données pour créer automatiquement des comptes d’un groupe.


   7.2.1 Il crée un tableau des étudiants




Ici, l’administrateur a créé un tableau Excel de trois colonnes : ce tableau doit
impérativement comporter, dans cet ordre, les trois colonnes nom, prénom, adresse
courriel. La première ligne ne contient pas les noms des champs.


   7.2.2 Il exporte ce tableau au format csv
L’administrateur invoque la commande « Enregistrer sous » de son tableur ; il choisit le
format csv et enregistre le fichier avec comme nom de fichier noms.csv (seul ce nom est
admis par l’application pour le téléversement)




En observant le contenu de ce fichier avec un éditeur de texte, il peut voir son contenu :




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   7.2.3 Il téléverse ce fichier csv sur le serveur

Le fichier noms.csv est présent sur le poste de travail de l’administrateur.
Il sélectionne le groupe dans lequel seront créés les nouveaux comptes, puis parcourt
l’arborescence de ses répertoires pour pointer le fichier noms.csv




Ici, il choisit d’insérer tous les étudiants du fichier noms.csv dans le groupe gr2-10

Aucune adresse courriel contenue dans le fichier noms.csv ne doit exister à l’identique,
pour ce groupe, dans l’application ; un message indiquerait alors le nombre d’erreurs
rencontrées.


   7.3     L’administrateur communique les mots de passe initiaux
           aux utilisateurs
   L’administrateur a créé tous les comptes ;
   a) il envoie leurs mots de passe aux utilisateurs ou le leur fournit oralement.
Cette fonctionnalité est désactivée par défaut pour éviter les problèmes dus aux
services SMTP capricieux des FAI gratuits. Utilisez la fonction Export (confer infra).
Si l’application a été installée sur un serveur accédant à un service d’envoi de messagerie
SMTP, l’administrateur peut envoyer automatiquement les mots de
passe qui ont été générés lors des enregistrements aux utilisateurs
concernés. Les adresses courriels doivent exister réellement.




Ici, l’administrateur choisit d’envoyer leur mot de passe à tous les étudiants du groupe gr2-
10 ainsi qu’au professeur sélectionné.




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Dans cet autre exemple, il envoie leur mot de passe au professeur et aux trois étudiants
sélectionnés.
L’usage des touches Maj et Ctrl permet de gérer les sélections multiples.

L’item « Export mots de passe » permet de créer un fichier csv contenant
les mots de passe des étudiants d’un groupe préalablement sélectionné.



   7.4     L’administrateur consulte les paramètres d’un compte

   Un utilisateur a oublié son mot de passe ;
   a) L’administrateur recherche le compte et fournit son contenu à l’utilisateur.

L’onglet « Recherche » de l’item « Gestion des comptes » permet de consulter les
paramètres d’un utilisateur, en particulier son mot de passe. Il est aussi possible ici de
modifier ces données.




Ici l’administrateur recherche les caractéristiques d’un étudiant et obtient l’interface :




Ici l’administrateur observe les caractéristiques du compte dont il peut éventuellement
modifier les données.



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   7.5     L’administrateur supprime des comptes

   L’administrateur recherche un compte ;
   a) L’administrateur supprime le compte ;
   b) L’administrateur détruit le compte ou le restaure.



   7.5.1 Suppression d’un compte

L’onglet « Recherche » de l’item « Gestion des comptes » permet de consulter les
paramètres d’un utilisateur. Le bouton « Supprimer » en bas d’écran permet de supprimer
le compte (confer interface présentée ci-dessus)


   7.5.2 Destruction restauration d’un compte

La suppression indiquée à l’étape précédente n’est pas irréversible. L’item
« Gestion suppressions » du menu « Comptes » permet de gérer ces
changements d’état.


Deux onglets montrent les comptes supprimés (professeur ou étudiant)




Ici l’administrateur peut supprimer définitivement le compte de l’étudiant ; il peut aussi le
restaurer dans son état original.

Le nombre de situations pour les étudiants ou le nombre d’évaluations pour les professeurs
donne une idée de l’activité du compte et donc de l’effet de sa suppression définitive.

Pour un professeur, seules ses données de compte sont supprimées. Les évaluations qu’il a
pu faire sont conservées et pourront être éventuellement reprises ou modifiées par un autre
professeur.

Pour un étudiant, la suppression du compte implique celle de toutes ses situations et de
leurs évaluations.




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   7.6     L’administrateur restaure les données de nouveaux
           étudiants

Lorsqu’un étudiant change d’établissement, il appartient à l’administrateur de
l’établissement d’accueil de restaurer dans l’application ses données personnelles en les
synchronisant avec les données d’évaluation qui lui reviennent.
Les données saisies par l’étudiant, sauvegardées dans un fichier XML par ses soins,
résident sur sa clé USB.
Les données d’évaluation résident sur le serveur de l’établissement d’origine. L’étudiant ne
doit pas avoir connaissance des données d’évaluation.

Exemple : un étudiant a effectué une première année de STS Communication dans le lycée A.
Pour une raison quelconque, il doit effectuer sa deuxième année dans le lycée B. Chaque lycée
dispose de l’application gérée par un administrateur.

Le mécanisme de transfert de l’ensemble des données du lycée A vers le lycée B suit la
chronologie schématisée ci-dessous :




   1. L’étudiant a réalisé dans le lycée A une sauvegarde XML sur sa clé USB ;
   2. il fournit ce fichier à l’administrateur du lycée B qui crée un compte pour cet étudiant et
      conserve ce fichier ;
   3. l’administrateur du lycée B contacte celui du lycée A pour lui demander la transmission de
      la sauvegarde des données d’évaluation en lui fournissant comme identifiant le nom du
      fichier XML de l’étudiant ;
   4. l’administrateur du lycée A envoie (par courriel ou tout autre moyen) le fichier XML
      d’évaluation à l’administrateur du lycée B (procédure s’appuyant sur la fonctionnalité
      appelée ici Sauvegarde Envoi évaluations). Ce dernier peut maintenant procéder à la
      restauration des données étudiant (appelée ici Restauration Externe étudiant) puis des
      données d’évaluation avec synchronisation (appelée ici Restauration Externe enseignant).

Cette procédure suppose :
   - que les contenus des fichiers n’aient pas été modifiés ou altérés ;
   - que les noms des différents fichiers soient conservés tels quels.

       a) L’administrateur d’accueil crée un compte pour l’étudiant nouveau
       b) L’administrateur d’accueil envoie le nom du fichier XML de l’étudiant à
          l’administrateur d’origine
       c) L’administrateur d’origine récupère le fichier d’évaluation et le transmet
       d) L’administrateur d’accueil restaure les données de l’élève puis celles d’évaluation



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Les items du menu administrateur visibles ci-contre offrent ces
différents services.


   7.6.1 L’administrateur d’accueil crée un compte étudiant

L’étudiant nouveau fournit à l’administrateur d’accueil :
   - l’adresse courriel qu’il utilisait dans son établissement d’origine ;
   - le fichier XML contenant sa sauvegarde personnelle.

L’administrateur d’accueil crée un compte étudiant sur son application. L’adresse courriel
utilisée doit être exactement la même que celle qui était utilisée lors de la sauvegarde XML
par l’étudiant. L’existence réelle de cette adresse n’est pas exigée : si l’étudiant a changé
d’adresse, il pourra ultérieurement modifier ses paramètres.

C’est par cet identifiant que les données pourront dès lors être restaurées.


   7.6.2 L’administrateur d’accueil demande l’envoi des données d’évaluation

Par tout moyen l’administrateur d’accueil demande à l’administrateur d’origine la
transmission du fichier XML contenant les évaluations de l’étudiant concerné.

Il lui communique le nom exact du fichier XML contenant la sauvegarde de l’étudiant.
Par exemple : 0074af7074f81e65E.xml


   7.6.3 L’administrateur d’origine envoie les données d’évaluation

À la réception du nom du fichier, l’administrateur d’origine utilise l’item « Envoi
évaluations » du menu « Sauvegarde ».

Il saisit ce nom (un copier-coller est recommandé) dans l’interface ci-dessous :




Bien observer ici que le nom du fichier est constitué de 17 caractères suivis de l’extension
.xml ; le 17ème caractère est un « E » caractéristique du fichier étudiant.

Il obtient en réponse un fichier XML qu’il enregistre en conservant strictement son nom.
Par exemple : 0074af7074f81e65A.xml
Observer que le nom de ce fichier d’évaluation ne diffère de celui de l’étudiant que par sa
17ème lettre : un « A » caractéristique du fichier d’évaluation.




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   7.6.4 L’administrateur d’accueil restaure les données étudiant puis
         d’évaluation

Cette procédure n’est utilisable que pour des étudiants nouveaux pour lesquels aucune
donnée d’évaluation n’existe encore sur le serveur.
Il est recommandé de réaliser ces deux restaurations dans la foulée afin qu’aucune
modification des données ne soit réalisée avant la fin de la synchronisation finale.

L’administrateur choisit l’item « Externe étudiant » du menu « Restauration ».
L’interface lui demande de pointer le fichier XML fourni par l’étudiant, par exemple
0074af7074f81e65E.xml :




À l’issue de ce premier traitement, les données étudiant ont été restaurées.

L’administrateur choisit l’item « Externe enseignant » du menu « Restauration ».
L’interface lui demande de pointer le fichier XML d’évaluations transmis par
l’administrateur d’origine, par exemple 0074af7074f81e65A.xml :




À l’issue de ce deuxième traitement, toutes les données du passeport de l’étudiant ont été
restaurées.

Les situations évaluées peuvent faire l’objet d’une nouvelle évaluation par un professeur de
l’établissement d’accueil.


   7.7     L’administrateur peut sauvegarder la base de données

L’item « Sauvegarde base » du menu « Sauvegarde » permet d’imposer une sauvegarde
intégrale de la base de données. La sauvegarde est normalement
automatisée et journalière : cette fonction n’a d’intérêt qu’en cas de
modification importante ou de doute sur le bon fonctionnement du
serveur.
La restauration ne peut être réalisée que par l’administrateur
informatique.


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   7.8     L’administrateur gère le début d’année scolaire

Chaque début d’année scolaire l’administrateur doit gérer :
   - l’arrivée de nouveaux étudiants ;
   - les passages en classe supérieure ;
   - les redoublements ;
   - les départs d’étudiants.

L’arrivée de nouveaux étudiants, typiquement une nouvelle classe de première année,
nécessite la création d’un groupe spécifique, des comptes étudiants et l’affectation des
professeurs responsables. Cette procédure a été vue au paragraphe 7.1

Le bon choix d’un nom de groupe facilite leur gestion. On préfèrera des noms tels que :
   - bts1-09 pour une première année de l’année 2009 ;
   - bts2-09 pour une deuxième année de l’année 2009.


   7.8.1 L’administrateur gère les passages en classe supérieure

Il s’agit ici de gérer le passage d’étudiants de la première vers la deuxième année.
La procédure est assez simple :
     - on recherche le groupe en question (menu Comptes / Gestion des comptes) ;
     - on le renomme : les étudiants appartiennent de fait à ce nouveau groupe et les
         professeurs continuent à en assurer la gestion.

Par exemple, le groupe bts1 pour l’année 09 (2009), identifié par bts1-09, est renommé
bts2 pour l’année 10 (2010), soit bts2-10.
Les comptes des professeurs sont ensuite éventuellement modifiés pour les ajouter ou les
supprimer de l’administration de ce groupe.
Les étudiants conservent toutes leurs données : situations saisies, validations, etc.

   7.8.2 L’administrateur gère les redoublements

Le groupe accueillant les étudiants arrivant en première année est supposé créé, ainsi que
celui des étudiants passant en deuxième année.
L’administrateur modifie alors le compte des étudiants redoublants pour les changer de
groupe (menu Comptes / Gestion des comptes) afin de leur faire intégrer le groupe de
première année.

Les étudiants concernés continuent à disposer des situations saisies avec les validations et
évaluations éventuelles.


   7.8.3 L’administrateur gère les départs en fin d’étude

Les données concernant les étudiants ayant achevé leur scolarité dans l’établissement
peuvent être supprimées en totalité.

Cette fonction ne présente d’intérêt que si l’on est certain de ne plus avoir besoin des
passeports et des évaluations.


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Leur présence dans la base de données n’a que peu d’influence sur ses performances. À
titre indicatif, les données complètes d’une classe en fin d’année représentent un volume
d’environ 400 Ko, ce qui est négligeable. Dans la mesure où un professeur ne s’authentifie
pas pour gérer cette classe, il n’en voit pas les données.

Si l’administrateur souhaite néanmoins effacer définitivement les
données, il utilise l’item « Fin d’études » du menu « Comptes ».

L’interface suivante montre les différents groupes enregistrés :




Un clic sur un groupe montre la liste de ses étudiants. En face de chaque nom, on dispose
d’une case à cocher qui est vide par défaut afin de ne pas supprimer par inadvertance de
nombreuses données.

L’administrateur coche les étudiants dont les
données doivent être définitivement effacées.

Un clic sur le bouton « Supprimer » détruit toutes
les données : identifiant des étudiants, saisies,
validations, évaluations.


   7.8.4 L’administrateur gère les départs en cours d’étude

L’étudiant devra avoir réalisé une sauvegarde de ses données personnelles qu’il pourra
restaurer éventuellement dans un autre établissement.

L’administrateur aura intérêt à conserver le compte de cet étudiant afin de pouvoir réaliser
le transfert de ses données d’évaluation. Pour que la présence des informations concernant
cet étudiant ne perturbe pas la gestion des professeurs, l’administrateur le retire de son
groupe : item « Gestion
des comptes » du menu
« Comptes »,         onglet
« Recherche ».


Ici, l’étudiant a été placé
« hors      groupe »     en
choisissant     le    label
« aucun » de la liste
déroulante.




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   8. Un candidat libre utilise le passeport
Le document technique installationApplicationWeb.doc fourni avec ce paquet donne
toutes les informations nécessaires à l’installation de l’application sur une machine à la
disposition de l’étudiant (serveur aussi bien qu’ordinateur personnel).


   Le candidat libre a installé et paramétré son application ;
   a) Le candidat libre utilise l’application.



L’application « Passeport » installée pour un candidat libre ne nécessite
plus d’authentification préalable.


Le nom et le prénom de l’étudiant apparaissent dès l’ouverture du
programme ; le menu spécifique comprend les différentes fonctionnalités
énumérées dans les scénarios étudiants (confer §1 et §2), à l’exclusion des
fonctionnalités de clôture et de validation.

Ci-contre, un exemple du menu observable par le candidat libre.

Toutes les fonctionnalités correspondant aux items sont identiques à celles
mises en œuvre par le candidat scolarisé ; seule la fonction « Bilan
individuel » diffère légèrement.

Le tableau bilan montre en vert les situations et les compétences qui ont
été citées par le candidat libre.




Ici, le candidat libre a cité dans son passeport les situations 1.1.2, 1.3.1 et 1.3.2 ainsi que
les compétences 11.2, 14.1 et 14.2

Le passeport généré pour le candidat libre indique en bas de page que la situation n’a pas
été validée et que la compétence n’a pas été évaluée.



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   9. Chaque utilisateur dispose d’un menu spécifique
Avant authentification, les utilisateurs observent ce menu qu’ils doivent renseigner.




Le login est une adresse courriel valide dans sa forme : un symbole @ sépare le nom
d’utilisateur du nom du domaine ; chaque partie doit respecter la norme.

Le code est fourni par l’administrateur de l’application qui a procédé à l’enregistrement
des utilisateurs : c’est un mot composé de lettres et de chiffres dont la longueur maximale a
été choisie par l’administrateur informatique lors de l’installation.

Le groupe est l’identifiant de l’ensemble d’étudiants dont on fait partie (pour un étudiant)
ou dont on assure la gestion (pour un professeur).


Cette image montre l’aspect des menus correspondant aux différents rôles




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