Docstoc

Draaiboek wijkfeest

Document Sample
Draaiboek wijkfeest Powered By Docstoc
					Draaiboek buurtfeest
Hieronder vind je de handleiding voor de organisatie van een evenement dat
plaatsvindt op de openbare weg (een straat, een pleintje, een weide, of iets anders).
Er kunnen muziek-, dans-, en theateroptredens plaatsvinden met drank- en
eetmogelijkheden.

3 maanden of meer vooraf

Bepaal programma, doelpubliek en locatie

Programma
Wat wil je programmeren: gewoon een gezellig buurtfeest met animatie of ook met
theater, straattheater, muziek, dans, cabaret?
Je vindt ze in allerlei soorten en budgetten, van plaatselijk talent tot professionelen.
Maak goede afspraken met de artiesten en overloop de voorwaarden: maak een
contract en volg dit op.

   Plaatselijk of semi-professioneel talent: je bereikt publiek uit eigen buurt en hebt
    minder budget nodig. Info en adressen: cultuurdienst Kapelle-op-den-Bos,
    muziekacademies uit de buurt, Poppunt Vlaanderen en natuurlijk mensen uit de
    buurt zelf.
   Professionele groepen: je bereikt een breder publiek, het vraagt meer budget.
    Info en adressen: cultuurdienst Kapelle-op-den-Bos, Poppunt Vlaanderen, in de
    Gids voor Muzikanten, GMAS, zoeken op het internet.

Doelpubliek
Welk publiek wil je bereiken (jongeren, senioren, bewoners uit een straat)? Ga na of
er in de wijk voldoende interesse bestaat.

Locatie
De locatie is belangrijk voor de sfeer en de opkomst van je wijkfeest. Denk eraan dat
je voor elk evenement op de openbare weg een toelating moet aanvragen aan het
college van burgemeester en schepenen. Zoek uit of er voldoende
parkeermogelijkheden zijn. Bekijk of de locatie goed bereikbaar is (tram, bus, fiets,
auto, pendeldienst).

Zoek vrijwilligers

   Denkers: helpen je bij het organiseren van je wijkfeest (contacten leggen,
    vergunningen aanvragen).
   Doeners helpen bij de opbouw, de dag zelf en de afbraak van je straat- wijk- of
    buurtfeest.
   Coördinator/verantwoordelijke: leidt alles in goede banen en draagt de
    eindverantwoordelijkheid.

Budget

Hoeveel gaat je feest kosten? Maak een overzicht van de inkomsten en uitgaven.
Hou de bewijsstukken en kasbonnetjes bij.
Mogelijke bronnen om aan geld te geraken:
 Verenigingen, mensen uit de buurt.
 Steun van de overheid, meer informatie over subsidies is te verkrijgen bij de
  cultuurdienst.
 Sponsoring: door plaatselijke middenstand, cash of materieel (drank, eetwaren,
  materiaal, tombolaprijzen).
 Eventueel inkomprijs of deelnameprijs vragen.

Aanvragen en toelatingen

Als je buurtfeest in aanmerking komt voor een gemeentelijke tussenkomst, vraag je
ten laatste 8 weken vooraf de tussenkomst aan via het aanvraagformulier dat te
verkrijgen is op de cultuurdienst, Kerkstraat 24, 1880 Kapelle-op-den-Bos, telefoon
015 71 02 53, e-mail cultuurdienst@gcoudepastorie.be of via de website
www.kapelle-op-den-bos.be

Breng ook alle andere aanvragen en toelatingen in orde, anders loop je het risico dat
je buurtfeest niet door kan gaan.

Voor het afsluiten van een straat, het laten gelden van een tijdelijk
parkeerverbod of voor het plaatsen van een tent moet je toelating vragen.
Vermeld bij deze aanvraag de aard van het evenement, locatie, datum, uur,
tijdsbepaling opbouw en afbraak. Op het aanvraagformulier voor subsidie is
achteraan ruimte voorzien om deze meldingen te doen.

Voor het schenken van drank heb je ook een vergunning nodig:
 Tapvergunning voor gegiste dranken (bier en wijn) is afgeschaft.
 Vergunning voor sterke dranken: kost 12 € per 24 uur.
Deze vergunningen moet je persoonlijk gaan halen bij:

dienst Douane en Accijnzen
Groenstraat 51
1800 Vilvoorde
telefoon 02 255 67 11.

Als je eetwaren wil aanbieden moet je een vergunning aanvragen bij:

Gezondheidsinspectie
RAC Esplanade – 11e verdiep
Pachecolaan 19 b5
1010 Brussel
telefoon 02 210 48 43.

Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen
belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk
uitoefenen, zijn evenwel vrijgesteld van een registratie.
Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning
beschikken. Zij dienen zich evenmin te laten registreren voor het organiseren van
dergelijke manifestaties. De manifestaties mogen in geen geval permanent of
repetitief zijn.
De individuele standhouders of verkopers daarentegen zijn al naargelang het geval
wel onderworpen aan een erkenning of toelating. Als je beroep doet op een
hotdogkraam, frituuruitbater of cateringbedrijf hoef je als organisator niet voor een
vergunning „tot fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen‟ te
zorgen, de verkopers moeten dit voor hun rekening nemen.

Dus: voor éénmalige straat-, wijk- of buurtfeesten ben je vrijgesteld van deze
vergunning.

Sabam en billijke vergoeding

Sabam staat voor Belgische Auteursmaatschappij. Deze organisatie zorgt ervoor dat
artiesten 'auteursrecht' krijgen d.w.z. een financiële vergoeding voor openbare
uitvoeringen van hun werk (zowel live als opgenomen). Dit geldt voor muziekstukken
maar ook voor theater, beeldende kunst, dans, enz. Ten laatste een week voor de
activiteit moet je een aanvraag doen bij SABAM! Je kan een aanvraagformulier
bekomen bij

bvba Auteursrechten
Lentelaan 18
1910 Nederokkerzeel
telefoon 016 58 57 53
www.sabam.be.

Billijke vergoeding moet je altijd betalen (bovenop SABAM!) als je muziek op platen,
CD‟s of cassettes (=opgenomen muziek) speelt op openbare plaatsen. Deze
vergoeding is niet van toepassing op live muziek maar als je vb. een CD opzet
tussen live optredens door, moet je hiervoor wel billijke vergoeding betalen.
Dit is een vergoeding voor de uitvoerders en de producenten van de muziekstukken,
en dus een andere vergoeding dan SABAM! Voor aangifteformulieren, tarieven en
informatie:

Outsourcing Partners nv
Postbus 181
9000 Gent 12
telefoon 070 66 00 16
www.vergoed.be.

Bezorg uw aanvraag ten laatste een week voor de activiteit aan Outsourcing
Partners.


Verzekeringen

Ga na bij je makelaar welke polis je moet afsluiten.
Als je geluidsoverlast verwacht voor omwonenden heb je een vergunning voor
geluidsoverlast nodig. Informatie hierover kan je aanvragen bij de milieuambtenaar.
Materiaal verzamelen

Maak eerst een lijst met alles wat je nodig hebt: tenten, kraampjes, podium,
vuilbakken, WC, tafels en stoelen, tapinstallatie, drankbonnetjes, inkomkaarten,
geluids- en lichtinstallatie (ook wel PA genoemd).

Ontlenen van materiaal:
 Materiaal uit je eigen omgeving (van verenigingen of mensen die je kent).
 De gemeentediensten.
 Privé-firma's (adressen in de gele gids; reken wel op een hogere kostprijs).


Promotie

Maak je buurtfeest bekend in de straat, wijk, buurt, gemeente, eventueel
buurgemeenten en begin er minstens 3 maanden op voorhand aan.
Mogelijkheden:
 Affiches en flyers (zoek iemand om deze voor je te ontwerpen).
 Aankondigingsborden.
 Persmededelingen (perslijst/adressen te bekomen bij de cultuurdienst of de
   informatieambtenaar).
 Een programmaboekje (met vermelding van de sponsors).
 Een advertentie (voor een wijkkrant, lokale radio, Ring-tv, reclameblad,
   evenementenkalender van de gemeente (via gemeentelijk infokanaal en
   gemeentelijke website). Let op dit is niet altijd gratis!

Affiches
Affiches dienen vijf belangrijke gegevens te bevatten:
     Wat (fuif, T.D., party,…).
     Wanneer (datum en uur van de aanvang).
     Waar (plaats van het gebeuren).
     Met wie (discobar, orkest….).
     Wie (organisator).

Daarnaast dient ook de verantwoordelijke uitgever van het affiche met naam, adres
en telefoonnummer vermeld te worden.

Verbod:
Witte of gele affiches bedrukt met enkel zwarte inkt zijn verboden. Deze kleuren zijn
respectievelijk voorbehouden aan de overheid en de notarissen.

Zegelrecht:
Je hoeft geen zegelrecht te betalen als je affiche niet groter is dan 0,15 m².
Voor grotere affiches die op de openbare plaatsen uithangen, moet je zegelrecht
betalen. Het zegelrecht bedraagt 0,10 EUR per affiche indien deze tussen 0,15 en 1
m² groot is. Indien je affiche groter is dan 1 m² dan bedraagt het zegelrecht 0,50
EUR. Je moet ruimschoots op voorhand aan de Administratie van Domeinen en
Penale Boeten zeggen hoe groot je affiche is en hoeveel affiches je in het openbaar
zal uithangen. Deze sturen je daarna de rekening. Je krijgt een volgnummer die je op
je affiches moet vermelden. Een aangifte dient volledig ingevuld en ondertekend, te
worden overgemaakt aan:

Ontvangerij der Domeinen en Penale Boeten
Groenstraat 51
1800 Vilvoorde
telefoon 02 255 67 25
Openingsuren: ma – vrij van 9 tot 12 uur.

Vrijstellingen:
 Indien je affiche kleiner is dan 0,15 m² dan hoef je geen zegelrecht te betalen.
    Een affiche op A3-formaat is 0,12 m² (41 x 29,7 cm) en valt dus onder deze
    vrijstelling.
 Als je affiche een activiteit aankondigt met een liefdadig doel, dan is er ook
    vrijstelling van zegelrecht. Je dient dan wel het volgende op je affiche te
    vermelden: “vrij van zegel, KB1927, art. 198”.

(a) Wild plakken van affiches kan strafrechterlijk vervolgd worden. Daarom is het
    nuttig zich te wenden tot het gemeentebestuur op wiens grondgebied men wil
    plakken. De regels van aanplakken verschillen immers van gemeente tot
    gemeente. In Kapelle-op-den-Bos dient men de aanplakpanelen te gebruiken..

Flyers
Je mag strooibriefjes uitdelen om reclame te maken, maar je bent wel verplicht om
de verantwoordelijke uitgever en adres te vermelden. Om problemen te vermijden is
het aangeraden volgende zin te vermelden: „Bij politiebevel niet op de openbare weg
gooien’.
Als je op privé-plaatsen of eigendommen iets wil uitdelen, moet je altijd de
toestemming van de eigenaar vragen.

Panelen
Panelen aan de invalswegen kunnen afgeleverd worden bij de verantwoordelijke in
het gemeentehuis, Marktplein 29, 1880 Kapelle-op-den-Bos. Vooraf dien je een
aanvraag tot plaatsen van borden in bij het college van burgemeester en schepenen.

Andere publiciteitsvormen
Spandoeken kunnen alleen geplaatst worden op die plaatsen, voorzien door de
gemeente en mits voorafgaandelijke toestemming van de burgemeester. Deze
toestemming is eveneens nodig bij het gebruik van een microwagen.
Het gebruik van deze mogelijkheden staat beschreven in het politiereglement en ligt
ter inzage bij de verantwoordelijke op het gemeentehuis (015 71 32 71).

Bewegwijzering
Je mag wegaanduidingen naar een bepaalde activiteit plaatsen, MAAR:
 Voor gemeentewegen heb je de toestemming nodig van het college van
   burgemeester en schepenen.
 Voor provinciale wegen heb je de toestemming nodig van het provinciebestuur.
   Onze gemeente heeft echter geen provinciale wegen.
 Voor gewestwegen, waarvan er geen in onze gemeente te vinden zijn, moet je
   een aanvraag indienen bij:
       Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap
       Departement leefmilieu en infrastructuur
       Afdeling wegen en verkeer Vlaams-Brabant
       Via Vita-gebouw
       Luchthavenlaan 4
       1800 Vilvoorde

!! Let op: na de activiteit onmiddellijk alle publiciteitsborden en wegaanduidingen
verwijderen uiterlijk de 7e dag erna.


Eten/drank

Voor het publiek:
 Drank: vraag aan de brouwer om een tapinstallatie en een toog; bij het schenken
  van sterke drank, heb je een vergunning nodig (zie boven).
 Eten: ofwel zorg je zelf voor alles (materiaal: bakplaten, gasvuren, borden,
  bestek) en gebeurt de bereiding door vrijwilligers, ofwel besteed je het eten uit
  aan vb. een hotdogkraam of een frietkraam of aan de plaatselijke middenstand.
  Maak met hen goede afspraken over de opbrengst.

Voorzie ook voor vrijwilligers en artiesten eten en drank!


Andere zaken waaraan je moet denken

   Zorg voor gepaste decoratie.
   Voor grotere evenementen kan je het Rode Kruis vragen om aanwezig te zijn.


Minstens 1 week vooraf

   Promotie voeren.
   Zorg voor drankbonnetjes.
   Voorzie EHBO.
   Verdeel de taken onder de vrijwilligers ( d.w.z. opbouw, afbraak, tappen, koken).
   Stel een draaiboek samen, waarin vermeld wordt wanneer welke artiest optreedt,
    met uren van pauze, soundcheck.
   Stel ook een draaiboek op voor de levering van materialen. Controleer alle
    gemaakte afspraken in verband met materiaal, afsluiten straten, enz.
   Signalisatieborden maken (wc, parking, podium).
   Contacteer de artiesten om de laatste afspraken te maken.
   Voorzie kleedkamers voor de artiesten.
   Stel iemand aan die verantwoordelijk zal zijn voor het geld.


2 - 1 dag op voorhand
   Laat, indien nodig, de obstakels op de weg weghalen door de bevoegde
    gemeentediensten.
   Versier de locatie, buurt.
   Verzamel het materiaal en zorg voor bewaking. Bouw en stel op wat mogelijk is.
   De eindverantwoordelijke overloopt nog eens alle belangrijke zaken.
   De verantwoordelijke gaat na of elke vrijwilliger zijn taak kent en volgt de ganse
    organisatie op.
   Voorzie voldoende wisselgeld en geld om de artiesten, PA, enz. te betalen.


De dag(en) van het buurtfeest

   Plaats het materiaal: podium, geluidsinstallatie, tafels, stoelen, tentjes,
    vuilbakken.
   Hou een soundcheck (werken wel alle micro's?).
   Vang artiesten, prominenten, pers op.
   De verantwoordelijke volgt de gang van zaken op en moet steeds bereikbaar zijn.
   De geldverantwoordelijke betaalt de artiesten uit.


Na het evenement

   De verantwoordelijke coördineert afbraak en opkuis.
   Breng het ontleende materiaal terug.
   Wat heeft het buurtfeest gekost: financiële afrekening.
   Als je kon rekenen op gemeentelijke subsidie: stuur de nodige bewijsstukken naar
    de cultuurdienst.
   Evalueer het wijkfeest met de vrijwilligers, vergeet ze niet te bedanken!


Nuttige telefoonnummers

   Federale politie: 101
   Lokale politie: 0800 90 333
   Brandweer – ambulance: 100 – 112
   Brandweer Londerzeel: 052 30 91 08
   Antigifcentrum: 070 24 52 45


Voor alle verdere informatie
Cultuurdienst Kapelle-op-den-Bos,
Kerkstraat 24, 1880 Kapelle-op-den-Bos
 015 71 02 53
 cultuurdienst@gcoudepastorie.be

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:184
posted:3/18/2011
language:Dutch
pages:7