Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH IT by sanmelody

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Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT
PMI Berlin/Brandenburg Chapter e.V.
Profession Circle

21. Januar 2010
Dr. Michael Möbius, PMP
Matthias Böhm, PMP




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE
                                                                                                              h
Gliederung des Vortrags
1.   Kurze Vorstellung der BSH und des Standorts Berlin
2.   Die Corporate IT der BSH
3.   Das Project Management Office in der BSH-IT
4.   Project Portfolio und Project Life Cycle Management
5.   Das BSH-Phasenmodell für Projekte mit IT-Beteiligung
6.   Project Reporting und Controlling
7.   Erfahrungen aus dem Project Life Cycle Controlling




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE             Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 2
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Gliederung des Vortrags
1.   Kurze Vorstellung der BSH und des Standorts Berlin
2.   Die Corporate IT der BSH
3.   Das Project Management Office in der BSH-IT
4.   Project Portfolio und Project Life Cycle Management
5.   Das BSH-Phasenmodell für Projekte mit IT-Beteiligung
6.   Project Reporting und Controlling
7.   Erfahrungen aus dem Project Life Cycle Controlling




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BSH Standort Berlin Gartenfeld




  Die Fabrik Berlin befindet sich auf der Halbinsel Gartenfeld im Bezirk Spandau.
  Seit 1953 werden dort hochwertige Waschmaschinen für den europäischen Markt hergestellt.
  Auf dem Gelände befinden sich außer der Fertigung wesentliche standortübergreifende
  Bereiche mit Kernkompetenzen für den Produktbereich Wäschepflege. So zum Beispiel die
  Entwicklung, das Controlling, das Qualitätsmanagement und der Einkauf.
  Desweiteren die Corporate IT sowie das Regionallager Nord für Fertiggeräte und ein
  Lieferzentrum zum weltweiten Versand.



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Die Marken der Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH


Hauptmarken                           Spezialmarken                                             Regionalmarken




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Spezialmarke Thermador (USA)




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Produkte für das tägliche Leben
Die BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH entstand aus einem Joint Venture zwischen
der Robert Bosch GmbH (Stuttgart) und der Siemens AG (München) im Jahr 1967.




Das Produktportfolio der BSH erstreckt sich über das komplette Spektrum:
Haushaltsgroßgeräte zum Kochen, Spülen, Waschen, Trocknen, Kühlen und Gefrieren
sowie eine Vielzahl hochwertiger Consumer Products und Bodenpflegegeräte.
Die BSH verbindet dabei sparsamsten Verbrauch und höchste Energieeffizienz
mit noch mehr Komfort für den Nutzer.


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Vom deutschen Exporteur zur Nummer 3 weltweit




        1967                           1990                                                                2009
                                                                           42 Fabriken
                              13 Fabriken                                  in Deutschland, Griechenland, Spanien, Slowenien,
                              in Deutschland,                              Frankreich, China, Türkei, USA, Peru, Polen,
3 Fabriken in Deutschland     Griechenland, Spanien                        Russland, Slowakei, Thailand


Gesellschaften      7         Gesellschaften     41                         Gesellschaften*         > 60
Mitarbeiter    14.000         Mitarbeiter    23.000                         Mitarbeiter*        ~ 39.000
Umsatz 0,5 Mrd. EUR           Umsatz 3,3 Mrd. EUR                           Umsatz** rund 8,76 Mrd. EUR

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Einige Auszeichnungen der jüngeren Vergangenheit
2009 –   Fabrik des Jahres/GEO Award (Global Excellence in Operations)
         „Hervorragende Ressourceneffizienz“
2008 –   Deutscher Nachhaltigkeitsspreis
         „Konsequentes Nachhaltigkeitsmanagement in der gesamten Wertschöpfungskette”
2007 –   Top-Arbeitgeber in Deutschland (4. Platz)
2006 –   Deutscher Logistikpreis
         „Total Customer Logistics – Der Schlüssel zu begeisterten Kunden“
2004 –   Best Innovator
         „Beste Innovationsprozesse“




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Gliederung des Vortrags
1.   Kurze Vorstellung der BSH und des Standorts Berlin
2.   Die Corporate IT der BSH
3.   Das Project Management Office in der BSH-IT
4.   Project Portfolio und Project Life Cycle Management
5.   Das BSH-Phasenmodell für Projekte mit IT-Beteiligung
6.   Project Reporting und Controlling
7.   Erfahrungen aus dem Project Life Cycle Controlling




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE            Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 10
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 Die IT in der BSH Prozesslandkarte




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 Corporate IT Organisation



         BSH Process         IT Process Engineering &                        Regional
         Management           IT Product Management                       IT Organization
                                                                                                                        IT
                                      Business Requirement
                                                                                                                    Governance
     Enterprise Management                                                      Regional
                                         Management &
                                                                             Key Account &
     Product Development               Process Integration
                                          Management                      Service Management                          Strategy
     Production                                                                                                     Organisation
     Marketing and Sales                                                                                       Business Administration
                                 Development Coordination &
                                   Application Architecture                     Competence
     Supply Chain                                                                 Center
     Customer Service                                                                                                     PMO

                                       IT Infrastructure and Operations




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Gliederung des Vortrags
1.   Kurze Vorstellung der BSH und des Standorts Berlin
2.   Die Corporate IT der BSH
3.   Das Project Management Office in der BSH-IT
4.   Project Portfolio und Project Life Cycle Management
5.   Das BSH-Phasenmodell für Projekte mit IT-Beteiligung
6.   Project Reporting und Controlling
7.   Erfahrungen aus dem Project Life Cycle Controlling




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Project Management Office (PMO) and Organizational Fitness




             “Effective PMOs continue to add value specifically by changing and
          reinventing themselves – as long as they stay focused on the principle of
                      improving project management in the organization.
                                             ...
                In many respects, the PMO plays the role of personal trainer.“

           M. Hurt, J.L. Thomas (2009), “Building Value Through Sustainable Project Management Office“
                                   Project Management Journal, 40(1), p.55-72




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IT-PMO Kapazitätsentwicklung           BSH Process
                                       Management              IT Process Engineering &
                                                                IT Product Management
                                                                                                         Global
                                                                                                     Implementation
                                                                                                      Management
                                                                                                                            Regional
                                                                                                                         IT Organization
                                       Enterprise Management                                                                                                  IT
                                                                                                                                Regional
                                                                                                                             Key Account &
                                       Product Development               Business Requirement
                                                                            Management &
                                                                                                                          Service Management
                                                                                                                                                          Governance
                                                                          Process Integration
                                       Production                            Management
                                                                                                                                                                 Strategy
                                                                                                                                                               Organisation
                                       Marketing and Sales            Development Coordination &
                                                                        Application Architecture
                                                                                                          PMO                                                    Business
                                                                                                                                                               Administration
                                                                                                                                Competence
                                       Supply Chain                                                                               Center

                                       Customer Service


                                                                                 IT Infrastructure and Operations




                                                                                                            BSH
                                                                                                      Process           IT Process Engineering &                              Regional
                                                                                                   Managemen
                                                                                                   Enterprise Management IT Product Management                             IT Organization
                                                                                                               t                                                                  Regional          IT
                                                                                                   Product Development                                                          Key Account &
                                                                                                                                     Business Requirement
                                                                                                                                                                                   Service      Governance
                                                                                                   Production                           Management &                                               Strategy
                                                                                                                                      Process Integration                        Management
                                                                                                                                                                                                  Organisation
                                                                                                   Marketing and Sales                    Management                                               Business
                                                                                                                                         Development                                             Administration
                                                                                                   Supply Chain                         Coordination &                           Competence
                                                                                                                                    Application Architecture                       Center
                                                                                                   Customer Service                                                                                PMO
                                                                                                                                   IT Infrastructure and Operations




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE   Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 15
                                                                                                                          h
Functions of a PMO                      = implemented              = needs improvement                                = no current interest

    Monitoring and Controlling                Strategic Management                                      Development of Project
     Project Performance                                                                                 Management Competencies
                                                                                                         and Methodologies
    - monitor and control projects            - provide advice to upper mgmt.
    - report to upper management              - participate in strategic planning                       - develop and implement a
    - develop and maintain a                  - benefits management                                       standard methodology
      project scoreboard                      - network and environmental                               - promote project management
    - implement and operate a                   scanning                                                  within organization
      project information system                                                                        - develop competency of
                                                                                                          personnel, including training
    Organizational Learning                                                                             - provide mentoring for project
                                              Multiproject Management
                                                                                                          managers
                                                                                                        - provide a set of tools without an
    - monitor and control                     - identify, select, and prioritize
                                                                                                          effort to standardize
      performance of PMO                        new projects
    - manage archives of project              - manage one or more portfolios                           Other Functions
      documentation                           - manage one or more programs
    - conduct postproject reviews             - coordinate between projects                             - execute specialized tasks for
    - conduct project audits                  - allocate resources between                                project managers
    - implement and manage                      projects                                                - manage customer interfaces
      database of lessons learned                                                                       - recruit, select, evaluate and
    - implement and manage                                                                                determine salaries for project
      risk database                                                                                       managers
Framework taken from: Hobbs & Aubry (2007), Project Management Journal, 38(1), 74-86
BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE                        Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 16
                                                                                                                                           h
PMO Positioning
                    PMO Mission                                                                                         PMO Competence/Maturity


            strategic
                                                                                         NO GO ZONE FOR IT-PMO


            tactical                                                     “achieved“                       goal
                                                     risk 2010
                                                                            2009                         2011 ff


                            weak PMO &
    operational               “Cowboy                risk 2010              risk 2010
                            Project Mgrs“

                              Project                Process                Process                   Business                   Center of
                             Oversight               Control                Support                   Maturity                  Excellence
Matrix developed from ideas taken from:
Dai & Wells (2004) “An exploration of project management office features and their relationship to project performance“, International J. of PM 22, 523-532
Desouza & Evaristo (2006) “Project management offices: A case of knowledge-based archetypes“, International J. of Information Management 26, 414-423
Hill (2004) “Evolving the project management office: A competency continuum“, Information Systems Management 21(4), 45-51

BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE                                         Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 17
                                                                                                             h
Gliederung des Vortrags
1.   Kurze Vorstellung der BSH und des Standorts Berlin
2.   Die Corporate IT der BSH
3.   Das Project Management Office in der BSH-IT
4.   Project Portfolio und Project Life Cycle Management
5.   Das BSH-Phasenmodell für Projekte mit IT-Beteiligung
6.   Project Reporting und Controlling
7.   Erfahrungen aus dem Project Life Cycle Controlling




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE           Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 18
                                                                                                                                                                 h
Project Portfolio and Project Lifecycle Management

 Further Schedule Restrictions:




                                                          Evaluation
  system end of life




                                                                                 Capacity
                                         Corridor
  business or legal deadlines




                                                          Criteria
                                         Budget
  versioning cycles                                                                                                    Portfolio Management
  project interdependencies
                                                                                                                       = play with all the degrees of freedom
  main stakeholder priorities
  ...
                                             Project Schedules


Continuous (cyclical)
Portfolio Management
                                                          Annual Business Planning

                                                   Project Life Cycle Management
                                              M0              M1               M2                M4        M5          M6             M7          M8
                                                         Q1               Q2                Q4        Q5          Q6             Q7          Q8             Q9

                                  Initiate     Prepare             Plan
                                                                               Define
                                                                                            Develop
                                                                                                           Test         Deploy         Complete Follow-Up

                                                                                                                                                                                    t
BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE                                                          Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 19
                                                                                                                       h
 Ergebnisse Infora-Studie: Die größten Probleme liegen in der
 Projektsteuerung und dem Projektcontrolling
    In welchem Umfang haben die IT-Projekte der letzten zwei Jahre vollständig die
        gewünschten Ergebnisse erzielt?

         über 90%:                                                   19%
         zwischen 75% und 90%:                                       42%
         zwischen 50% und 75%:                                       35%
         weniger als die Hälfte:                                     4%
         Mittelwert der nicht erfolgreichen Projekte:                23%

    Welche Hauptschwierigkeiten waren verantwortlich dafür, dass die Erfolgsziele nicht
       erreicht wurden?

         veränderte Anforderungen im Projektverlauf:                 62%
         unzureichende Projektplanung/-steuerung:                    60%
         unzureichendes Projektcontrolling:                          58%
         begrenzte Ressourcen:                                       51%
         fachliche Mängel:                                           47%
         Budget-Restriktionen:                                       43%
         Anderes:                                                    32%                                      Source: Infora GmbH, Köln, 07.2007
         (Mehrfachnennungen möglich)                                                                          n=300 (Firmen mit Umsatz > € 100Mio)


BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE                     Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 20
                                                                                                           h
Gliederung des Vortrags
1.   Kurze Vorstellung der BSH und des Standorts Berlin
2.   Die Corporate IT der BSH
3.   Das Project Management Office in der BSH-IT
4.   Project Portfolio und Project Life Cycle Management
5.   Das BSH-Phasenmodell für Projekte mit IT-Beteiligung
6.   Project Reporting und Controlling
7.   Erfahrungen aus dem Project Life Cycle Controlling




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE         Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 21
                                                                                                                                                                         h
Phasenmodell für Projekte mit IT-Beteiligung
Project phases
                                     M0                  M1               M2            M4         M5             M6               M7              M8
                                                    Q1               Q2            Q4         Q5             Q6               Q7             Q8                     Q9


                      Initiate            Prepare             Plan

                                                                          Define

                                                                                    Develop

                                                                                                    Test             Deploy             Complete        Follow-Up


Project documents
               LOI                 LOI                  LOI           Project       Project                   Milestone-                 Milestone-Release
          Letter of Intent       (agreed            (signed by       Proposal      Agreement                   Release                    (signed by EA)
             (notion)            charter)           customer)                                              (signed by EA)
                                            Project              Requirement         Functional                   Implementation               Final
                                            Start-up             Specification      Specification                     Guide                    Report
                                             Talk
                                                                                                 Functional and                             Completion
                                                                                                Test Acceptance                             SLA, OLA

                                                                                             Integrated Change Control
Management functions in a project
                                                                                    Organisational Change Management

                                                                               Quality Management

                                                                               Project Management

                                                                      Risk Management

                                                                      Project Life Cycle Controlling

BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE                                                                  Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 22
                                                                                                     h
Meilenstein M2
Projektantrag




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE   Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 23
                                                                                                              h
Gliederung des Vortrags
1.   Kurze Vorstellung der BSH und des Standorts Berlin
2.   Die Corporate IT der BSH
3.   Das Project Management Office in der BSH-IT
4.   Project Portfolio und Project Life Cycle Management
5.   Das BSH-Phasenmodell für Projekte mit IT-Beteiligung
6.   Project Reporting und Controlling
7.   Erfahrungen aus dem Project Life Cycle Controlling




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE            Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 24
                                                                                                     h




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE   Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 25
                                                                                                              h
Gliederung des Vortrags
1.   Kurze Vorstellung der BSH und des Standorts Berlin
2.   Die Corporate IT der BSH
3.   Das Project Management Office in der BSH-IT
4.   Project Portfolio und Project Life Cycle Management
5.   Das BSH-Phasenmodell für Projekte mit IT-Beteiligung
6.   Project Reporting und Controlling
7.   Erfahrungen aus dem Project Life Cycle Controlling




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE            Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 26
                                                                                                                    h
Erfahrungen aus dem Project Life Cycle Controlling

Bewährtes                                            Nicht Bewährtes
  Standardisierter, monatlicher Reportingprozess       Integration des Invest-Controlling verbesserungswürdig
  Haupt-Fokus IT-Controlling auf Triple Constraint     (technische Verknüpfung)
  „Kosten“, „Termine“, „Qualität“                      IT-Controlling ist stark von der Qualität der gelieferten
   Soll-IST-Abweichungen nicht nur per                 Informationen abhängig (Projektleiter in der Pflicht)
  „Jahresscheiben“ sondern Projektlaufzeit-bezogen     BWL-Verständnis bei Projektleitern ist teilweise
  Risk Register und Task-List                          verbesserungsbedürftig
  (Projektrisiken und Massnahmenverfolgung)            Key Figures für Projektkennzahlen differieren von
  Pflege der Projektstammakte                          Steuerungskennzahlen der BSH (GWB Geschäftwertbeitrag
  (Projektdokumentation)                               bzw. EVA Econcomic-Value-Added). Diese Kalkulation ist für
                                                       Projekte mit IT-Beteiligung keine durchgängig anwendbare
                                                       Projektmeßzahl.
                                                       Schwache Matrixorganisation erschwert tlw. das
                                                       Projektcontrolling (Budgetierung und Forecasting)




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE                  Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 27
                                                                                                               h
Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit


BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH
Dr. Dipl.-Phys. Dipl.-Wi.-Ing. Michael Möbius, PMP
Gartenfelder Straße 28
13599 Berlin
Michael.Moebius@bshg.com


BSH Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH
Dipl.-Kfm. Matthias Böhm, PMP
Gartenfelder Straße 28
13599 Berlin
Matthias.Boehm@bshg.com




BOSCH UND SIEMENS HAUSGERÄTE GRUPPE             Project Lifecycle Controlling im PMO der BSH-IT, Dr. M. Möbius/M. Böhm, 21. Jan. 2010 I Folie: 28

								
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