Database maken in MS Word

Document Sample
Database maken in MS Word Powered By Docstoc
					                                                                     MS Word Samenvoegen
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                     Auteur :   Cursist
                                     Datum :    18-3-2011 10:25:00
                                     Versie :   2.1
                                     Revisie:   120




                                      MS Word Samenvoegen
                                     Database maken in MS Word .................................................................................. 3
                                     Samenvoegen in Word 2000 ................................................................................... 7
                                       Stap 1 ............................................................................................................... 7
                                       Stap 2 ............................................................................................................... 7
                                       Stap 3 ............................................................................................................... 9
                                     Samenvoegen in Word 2002 Engelse versie .............................................................12
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                       Step 1 ..............................................................................................................12
                                       Step 2 ..............................................................................................................13
                                       Step 4 ..............................................................................................................14
                                       Step 5 ..............................................................................................................15
                                       Step 6 ..............................................................................................................15
                                     Word 2002 Nederlands ..........................................................................................16
                                     Samenvoegen in Word 2002 Nederlandse versie .......................................................16
                                       Stap 1 van 6 .....................................................................................................16
                                       Stap 2 van 6 .....................................................................................................16
                                       Stap 3 van 6 .....................................................................................................17
                                       Stap 4 van 6 .....................................................................................................19
                                       Stap 5 van 6 .....................................................................................................19
                                       Stap 6 van 6 .....................................................................................................19




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                                                        2/19
                                     Database maken in MS Word
                                        1. Begin met een leeg document. Stel dit bij pagina opmaak in op ‘liggend’.

                                        2. Gebruik een klein lettertype



                                                                                                   Schuif met de dubbele pijl de kantlijn
                                                                                                   naar links om meer ruimte te krijgen.
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                        3. Maak de veldnamen vooral niet te lang anders past het niet in de tabel.
                                           Pas eventueel de kantlijnen links en rechts aan om wat meer ruimte te hebben.
                                           Via [Bestand – Pagina opmaak - ..] kan de kantlijn ook worden ingestedl.

                                        4. Tel vooraf het aantal gegevens dat u nodig heeft.
                                               a. Aanhef        (Dhr. /mevr., etc)
                                               b. Voorl         (voorletters)
                                               c. Voorn         (Voornaam)
                                               d. Tussenv       (tussenvoegsel, van, van der, etc.)
                                               e. Achternaam
                                               f. Bedrijf
                                               g. Straat
                                               h. Huisnr        (huisnummer)
                                               i. Postcode
                                               j. Plaats
                                               k. Land
                                               l. Telefoon
                                               m. Mobiel
                                               n. Categorie     (Familie, Zakelijk, etc)
                                                  Aantal=14

                                        5. Maak een tabel met 14 kolommen.

                                        6. Vul in de eerste rij de ‘veldnamen’ in. (Aanhef.Voorletters etc)




                                        7. Pas de kolommen layout aan. Bijvoorbeeld door de tekst de draaien in de eerste
                                           regel. [Opmaak – tekstrichting)

                                        8. Vul de volgende rijen met een paar adressen.




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                               3/19
                                        9. Zet de werkbalk ‘Database’ op het scherm.
                                           [Beeld – Werkbalken - ...]




                                        10. Klik op het eerste icoontje aan de linkerkant van de werkbalk om het scherm met
                                            de adres gegevens in beeld te brengen.
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                                           Klik op dit icoon voor het
                                                           scherm met de adres gegevens




                                        11. In dit scherm kunnen nu eenvoudiger de volgende adresgegevens worden
                                            toegevoegd:




                                               Kies:
                                               Nieuwe toevoegen




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                       4/19
                                        12. Velden beheren. Indien er velden gewijzigd moeten worden, toegevoegd of
                                            verwijderd moeten worden, kan dat met de 2e pictogram van links op de database
                                            werkbalk. Doe dit echter niet meer als er al samenvoegbestanden zijn gemaakt.
                                            De veldnamen in die samenvoegbestanden zullen anders niet meer kloppen !
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                        13. Adres toevoegen in het normale scherm.
                                            Het derde pictogram van links op de werkbalk Database is voor het toevoegen van
                                            een nieuwe regel in het normale scherm.
                                            In het Database venster moet dat via de knop ‘Nieuwe toevoegen.




                                        14. Adres verwijderen in het normale scherm.
                                            Het vierde pictogram van links op de werkbalk Database is voor het verwijderen
                                            van een adres. Ga hiervoor op de regel staan van het te verwijderen adres.
                                            Klik dan op het pictogram.




                                        15. Oplopend Sorteren (alfabetisch begint met de A aflopend tot de Z)
                                            Ga in de kolom staan waarop gesorteerd moet worden. Klik op het vijfde
                                            pictogram van links op de database werkbalk.




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                       5/19
                                        16. Aflopend Sorteren (alfabetisch begint met de Z aflopend tot de A)
                                            Ga in de kolom staan waarop gesorteerd moet worden. Klik op het zesde
                                            pictogram van links op de database werkbalk.
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                        17.        Gegevens zoeken.
                                            Met het negende pictogram van links kan naar bepaalde gegevens worden
                                            gezocht.
                                            Als hier wordt geklikt kan eerst worden ingetypt wat er wordt gezocht.
                                            Daaronder moet worden gekozen in welk veld moet worden gezocht.




                                            Hiermee is de database klaar voor gebruik.




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                     6/19
                                     Samenvoegen in Word 2000
                                     MS Word gebruikt codes voor het samenvoegen van gegevens.
                                     De codes zijn zichtbaar en onzichtbaar te maken met [Alt-F9].
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                     Het maken van zo’n samenvoegbestand gaat niet in alle MS Word versie hetzelfde.
                                     Het bestand kan handmatig worden gemaakt of via een stapsgewijze procedure.

                                     Kies in het menu voor: [ Extra – Afdruk samenvoegen]
                                     In beeld komt een scherm waarin in 3 stappen een samenvoegbestand wordt gemaakt.

                                     Stap 1
                                     Open een nieuw leeg document.
                                     Klik op Hoofddocument – maken kies voor Adresetiketten.
                                     Kies voor ‘actief venster’




                                     Stap 2
                                     Nu moet gekozen worden voor het bestand waar de adressen vandaan moeten komen.
                                     Er kan hier onder meer gekozen worden voor [Gegevens bestand koppelen..]
                                     Als hier de keus voor [Adresboek] wordt gemaakt, kunnen de adressen uit Outlook en
                                     Outlook Express worden gebruikt.
                                     Kies voor het Word bestand waar de adressen in gemaakt zijn.




                                     Nadat het bestand met de adressen is gekoppeld, komt er een mededeling dat het
                                     hoofddocument nog moet worden ingesteld.
                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                       7/19
                                     Hiermee wordt bedoeld dat gekozen moet worden voor de grootte van de etiketten op elk
                                     vel. Voor deze handleiding gebruiken we Avery J8360, dat zijn 3 rijen van 7 etiketten.
                                     Klik op de knop Hoofddocument instellen en kies in de lijst voor dit formaat.
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                     Klik op [OK] om de keus te bevestigen.

                                     Vervolgens moeten we aan gaan geven welke adres gegevens we op het etiket willen
                                     hebben.
                                     In beeld komt een scherm waarin we aan moeten geven waar en in welke volgorde we de
                                     gegevens willen hebben.




                                     Klik op de knop [samenvoegveld invoegen] om de velden te kiezen.




                                     Nadat de velden zijn geplaatst, klikken we op [OK] en we zien dat op het achterliggende
                                     document nu alle codes staan.



                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                        8/19
                                     Ook zien we dat de knop [Samenvoegen] niet meer licht grijs is.
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                     Stap 3
                                     We kunnen nu nog voorwaarden ingeven om juist die adressen te maken die we nodig
                                     hebben.
                                     We klikken daarvoor op de knop [ Query opties]. In beeld komt een scherm waarin we de
                                     voorwaarden kunnen ingeven en achter de tab ‘Records sorteren, kunnen sorteren.




                                     We gaan bijvoorbeeld alleen de etiketten printen uit de categorie ‘Familie’.
                                     Kies in het witte vakje bij veld voor de veldnaam ‘Categorie’.




                                     Kies bij Vergelijking: voor: Gelijk aan




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                     9/19
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                     Type bij Vergelijken met: in ‘Familie’




                                     Achter de tab kunnen we nu nog kiezen hoe we de adressen willen sorteren.




                                     Kies bijvoorbeeld voor Eerst op Achternaam en dan op postcode.
                                     Klik nu op de knop samenvoegen.




                                     Kies voor [Nieuw document] om uw etiketten te maken.

                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                 10/19
                                     Bij dit scherm zijn nog een aantal andere keuzes te maken, zoals ‘Regels zonder
                                     gegevens overslaan, of alleen maar een gedeelte.
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                     Er is nu een nieuw document gemaakt waarin de alle adressen van de categorie Familie
                                     is afgebeeld.
                                     Het is nu klaar om af te drukken.
                                     Probeer altijd eerst op een normaal velletje papier om te zien hoe het er uit komt.
                                     Het bestand heeft zichzelf een naam gegeven, etiketten1.doc




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                       11/19
                                     Samenvoegen in Word 2002 Engelse versie
                                     Open een blank nieuw document
                                     Kies in het menu voor: [Tools – Letters & Mailings]
                                     In de rechter kantlijn kan nu een keuze worden gemaakt voor:
                                     Brieven – E-Mail berichten – Enveloppen – Etiketten – Lijst.

                                     Step 1
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                     Onderaan staat Step 1 of 6




                                     Kies voor: Labels
                                     Kies rechtonderaan voor: Next: Starting document

                                     Kies vervolgens aan de rechterzijde voor: Use tehe current document en
                                     Vervolgens voor ‘Label options’.
                                     Bij Label Options moet gekozen worden voor het etiketten formaat.
                                     Wij kiezen Avery J8360, dat zijn 3 rijen van 7 etiketten.




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                              12/19
                                     We zien nu dat de etiketten opmaak op de bladzijde zichtbaar wordt.
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                     Step 2
                                     We klikken rechts onderaan nu op: Step 2 of 6, Next: Select recipients.




                                     Kies voor: Use an existing list, en met Browse kan gekozen worden voor het bestand met
                                     de adressen.

                                     In beeld komt de database met gegevens. Met behulp van de vinkjes voor de namen is
                                     een selectie te maken, of door bij een veldnaam op het zwarte pijltje te klikken en een
                                     keuze te maken. Bijvoorbeeld : Categorie: Familie




                                     Kies rechts onderaan vervolgens voor:Step 3 of 6, Next: Arrange your labels


                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                        13/19
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                     De samenvoegcodes van de Veldnamen moeten nu geplaatst worden.
                                     Kies daarvoor aan de rechterzijde voor [More items] om een keuze te maken.
                                     Als hier op wordt geklikt komt de lijst met veldnamen in beeld.
                                     Klik alle benodigde veldnamen aan. Controleer of er gekozen is voor ‘database fields’
                                     Sluit af met [OK]




                                     Voor het eerste etiket staan de namen er nu in.
                                     Zet alles op de goede regel en voeg de benodigde spaties toe.
                                     Kies nu voor [Update all fields] om de overige in te vullen.

                                     Step 4
                                     Klik recht onder aan op Step 4 of 6, Next: Preview your labels




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                        14/19
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                     Step 5
                                     Kies rechts onderaan voor: Step 5 of 6, next: Next: Complete the merge.




                                     Step 6
                                     Labels kunnen nu worden afgedrukt.




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                               15/19
                                     Word 2002 Nederlands
                                     Samenvoegen in Word 2002 Nederlandse versie
                                        Open een blank nieuw document.

                                        Kies in het menu voor: [Extra – Brieven en verzendlijsten.. – Wizard Afdruk
                                        samenvoegen].
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                        Stap 1 van 6
                                        In de rechter kantlijn kan nu een keuze worden gemaakt voor:
                                        Brieven – E-Mail berichten – Enveloppen – Etiketten – Lijst. Kies voor etiketten.




                                        Stap 2 van 6
                                        Kies de knop [Opties] en kies het juiste labelformaat bijvoorbeeld Avery J8360
                                        Dat ijn 3 rijen van 7 labels.




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                            16/19
                                        Kies volgende: Adressen sorteren.

                                        Kies voor [Bladeren]
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                        In beeld komt de database met adressen.
                                        Maak een selectie met de zwarte pijltjes naast de veldnamen, of door ze aan- of uit te
                                        klikken in de linkerkantlijn.




                                        Stap 3 van 6
                                        Kies voor Volgende: Labels schikken




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                        17/19
                                        Kies voor [ Meer items..] om een lijst van mogelijk te gebruiken velden in beeld te
                                        brengen.
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                        Kies de velden die op het etiket moet komen door ze te selecteren en op [Invoegen]
                                        te klikken. Hierna venster sluiten.




                                        Zorg er nu voor dat alle gegevensvelden op de juiste regel staan en dat er op de
                                        juiste plaatsen spaties tussen staan.




                                        Klik rechtsonder op [Etiketten bijwerken]. Hiermee krijgen alle andere etiketten
                                        dezelfde opmaak.




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                                           18/19
                                        Stap 4 van 6
                                        Kies rechts onder voor: Volgende : Labelvoorbeeld
Bernisse 55plus, Cursus aanvulling




                                        Stap 5 van 6
                                        Kies rechts onder voor: Volgende : Samenvoeging voltooien.




                                        Stap 6 van 6
                                        Kies voor afdrukken.




                                        Bewaar de bestanden met een herkenbare naam:
                                        Noem het adressen bestand: Adressen.doc
                                        Noem het etiketten bestand: Adressen etiketten iedereen.doc




                                     C:\Docstoc\Working\pdf\89ee6488-8169-40ae-92fe-37ba2505e61e.doc
                                     Peter Franke
                                     18-3-2011 10:25:00
                                                                                                       19/19

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:26
posted:3/18/2011
language:Dutch
pages:19