BA Bijdragen

Document Sample
BA Bijdragen Powered By Docstoc
					Bijdragen
 admini-
 strateur




            Utrecht, 8 december 2010
Bijdragenadministratie



 • Kennismaking
 • Inleiding Bijdragenadministratie
 - Opzetten fonds
 - Werving
 - Verwerking resultaten
 - Afsluiting fonds
 • Demonstratie BA door de trainer
 • Zelf opdrachten uitvoeren
                          Lokaal beheerder                                    de functie
                          •Uitgifte sleutels gebruikers
                          •Secties
                          •Fonds/ fondsbeheerder
                                                                              Bijdragen-
                                                                            administrateur
                                                          aanmaak fonds
                                                           door lokaal beheerder



Leden-
administrateur
                                  LRP                                              Bijdragen-
                                                                                   administrateur
•Ledenregistratie                                                                  •Vullen fondsgegevens
•Doop                                                                              •Betaalschema fonds
•Belijdenis                                                                        •Selectie voor werving
                         dooplid
•Overlijden                                                                        •Aanmaak/verzending
                         niet gedoopt kind                                          toezeggingsbrief
•Huwelijk/partnerschap   belijdend lid                                             •Reg. Toezeggingen
•Pastorale Eenheid PE    gastlid                           KSO                     •Incasso
                         blijkgever (van                                           •Registratie betalingen
•Overschrijvingen        verbondenheid)                                             en storneringen
•Uitschrijving           mee-geregistreerd lid                                     •Herinneringsbrieven
•Toekenning groepen      voorkeurslid (perforatie)                                 •Rapportage
                                                                                   •Evt aanmaak brieven




                              Pastoraat                                     KSO Kerkelijke Structuur en Organisatie
                              •Zicht op leden
                              •Bezoekplanning
                              •Notities
                                                                                                3
Waarom een ledenregistratiesysteem?

Voor plaatselijke gemeentes, regionale en landelijke
  organen


• Doelen ledenregistratie
- Zorg (pastoraal en diaconaal - meeleven)
- Betrokkenheid (vasthouden – welkom)
- Financieel (werving van fondsen)
• Huidige systeem verouderd
• Nieuwe LRP is web-based: altijd en overal beschikbaar
                  Herkomst gegevens LRP

                 SMRA - mainframe                          Jaarboekgegevens
              - Leden
              - GBA / SILA Gegevens
              - Kerkelijke structuur                            - Kerkelijke structuur
              - Bijdragenadministratie                          - Adressen




                                            Nieuw LRP Systeem
              - Wijk- en sectieindeling                         - Lokale instellingen
              - Leden aanvullende gegevens                      - Reparaties en aanpassingen
              - lokale adressen / blijkgevers                   - handmatige “conversie”
              - Bijdragenadministratie



               Lokaal: Baruch of Scipio                     Handmatige in- en
                                                            bijstellingen


Project LRP
Doelgroepen

• Gebruikers systeem:
- Lokaal beheerder / kerkenraad (scriba) / het plaatselijke
kerkbestuur / beleidsmakers
- Predikant / ouderling / (diaken)
- Ledenbezoekers
- Ledenadministrateur                             – onderhoud gegevens
- Bijdragenadministrateur                         – fondswerving
- LRP-team                                        – dienstverlening
- Overig / toekomstige toepassingen

   (verwacht 10.000+ gebruikers)
                Inleiding Bijdragenadministratie
Kerkelijke Structuur en Organisatie in LRP
                                                                     Geregistreerde
                                   PKN                               behoort tot ?



                             Gemeente


                                                       Wijkgemeente
            Wijkgemeente 1
                                                            …


                                                                                  Welke toe-
   Sectie      Sectie   Sectie                 Sectie       Sectie       Sectie   gangsrechten
     1           2       …                       1            2           …       zijn er?
                                                                                  Belangrijk bij
                                                                                  o.a. selecties
     Indeling ook via groepen en vrije gebieden
                         Inleiding Bijdragenadministratie
                      Mutatiestromen LRP vice versa


       ING                                                                           Banken
                                                 GMU                                 SKG, Rabobank, SNS, etc.
                                                 Geïntegreerde
                                                 Mutatie Uitvoer


                                                                         MT940
    CLIEOP3                                                              Elektronische
    Automatische incasso‟s                                               rekenafschriften
    bankrek. <8 cijfers

                                                  LRP

Toezeggings-
brieven incl.
acceptgiro                             CLIEOP3
                                       Automatische incasso‟s
                                                                   VERWINFO
                                       bankrek. >7 cijfers         verwerkingsinformatie




Acceptgiro
                                       Equens



                             Inleiding Bijdragenadministratie                                    8
             Fonds of Abonnement?

Fonds:
Een bedrag verdelen over jaar (Kerkbalans)
Eenmalig vast bedrag (Solidariteitskas)
Vrij eenmalig bedrag (zelf invullen: Paascollecte)
Begint met selectie/ aanschrijven potentiële deelnemers

Abonnement:
Loopt door tot opzegging, voor een bepaald bedrag
per tijdvak.
Individuele deelname
             Rode draad training Bijdragenadministrateur
                                   -het fonds Kerkbalans -


Opzetten fonds                Werving                        Verwerking resultaten        Afsluiting fonds
1                        4                                       7                        10
    Aanmaken fonds;             Registreren                           Binnenkomst en            Rapportage
    registratie fonds-        Betaalschema                               registratie             resultaten
     beheerder (BA)               fonds                                toezeggingen
    LB                       BA                                      BA                        BA


2                        5                                       8                        11
          Selectie te           Activiteiten                          Incasso/registra-             Eventueel
         benaderen             fondswerving                          tie betalingen en              verzending
         deelnemers                                                  storneringen                     brieven
    BA                       Div                                     BA                        BA


3                        6                                       9                        12
    Aanvullen fonds-           Aanmaken en                             Herinnerings-           Afsluiting fonds
       gegevens                 verzenden                                brieven
                             toezeggingsbrief
    BA                       BA                                      BA                        BA




                                    Inleiding Bijdragenadministratie/opdrachten                           10
De bijdragenadministratie in vogelvlucht


Demonstratie door uw trainer:
  - inlogprocedure met de sleutel
  - startscherm met uitleg van de indeling van het
    scherm, iconen, tabs, broodkruimelspoor en alle
    andere mogelijkheden
  - de belangrijkste softwarefuncties voor de
    bijdragenadministrateur

              Kleppen dicht!
         Zelf opdrachten uitvoeren

• U krijgt eerst een gemeente toegewezen waarop u in
  gaat loggen
• U logt in en bent in uw oefengemeente
• Kijk goed op uw startscherm
• Controleer of uw leden/bijdragen gegevens correct
  zijn ingebracht en corrigeer ze waar nodig
• Begin met het uitwerken van de hierna volgende
  opgaven
• De volgorde van de opgaven is die van de rode
  draad “Bijdragen – het fonds”
 Startscherm




zo behoort het startscherm
er uit te zien
 Manoeuvreren


Kijk eerst de handleiding Bijdragenadministrateur door:
uw eerste hulpmiddel om de weg te kunnen vinden!

Probeer de beschikbare iconen, navigeer door LRP
en doe zo uw eerste ervaring op met de bediening
van LRP

Nadat u tevreden bent met uw bedienvaardigheid, kunt
u beginnen met het controleren van uw bestand en
met het uitwerken van de opdrachten
    Opbouw van de trainingsdatabase
         met ledengegevens

De gegevens zijn per gemeente afgedrukt.


Via de trainer ontvangt u de ledenlijst van uw gemeente.
Naast alle geregistreerden treft u ook de fondsdeelnemers
en de betalingen MT940 (t.b.v. aflettering) aan.
              Beschikbare gemeenten

                     categorie                           categorie

1. Ridderkerk            A        2.    Voorburg             B
3. Utrecht               A        4.    Hoofddorp            B
5. Hoorn                 B        6.    Harderwijk           A
7. Kampen                A        8.    Oosterbeek           A
9. Wierden               A        10.   Steenwijk            B
11. Leeuwarden           A        12.   Goes                 A
13. Breda                A        14.   Roermond             B
15. Doetinchem           B        16.   Emmen                B
17. Groningen            A        18.   Hellevoetsluis       B

A= met wijken, B= zonder wijken

In onderling overleg met de trainer worden de gemeenten verdeeld.
Koffie?   Pauze?
             Rode draad training Bijdragenadministrateur
                                   -het fonds Kerkbalans -


Opzetten fonds                Werving                        Verwerking resultaten        Afsluiting fonds
1                        4                                       7                        10
    Aanmaken fonds;             Registreren                           Binnenkomst en            Rapportage
    registratie fonds-        Betaalschema                               registratie             resultaten
     beheerder (BA)               fonds                                toezeggingen
    LB                       BA                                      BA                        BA


2                        5                                       8                        11
          Selectie te           Activiteiten                          Incasso/registra-             Eventueel
         benaderen             fondswerving                          tie betalingen en              verzending
         deelnemers                                                  storneringen                     brieven
    BA                       Div                                     BA                        BA


3                        6                                       9                        12
    Aanvullen fonds-           Aanmaken en                             Herinnerings-           Afsluiting fonds
       gegevens                 verzenden                                brieven
                             toezeggingsbrief
    BA                       BA                                      BA                        BA




                                    Inleiding Bijdragenadministratie/opdrachten                           18
1
    Aanmaken fonds AKB
    Opdracht


     Het is nu oktober en volgens de planning begint u nu met de
     voorbereidingen voor de Kerkbalans. Controleer of de Lokaal
     beheerder uw Kerkbalans fonds heeft aangemaakt en of u daarvan als
     beheerder bent aangemerkt.


     Zo niet, kijk of er een landelijk fonds is wat u kunt inladen en
     aanpassen voor uw gemeente.




                               Uitvoeren opdrachten
2   Selectie deelnemers
    Opdracht

    Als u nog een selectie met bijbehorende criteria uit vorig jaar beschikbaar zou
    hebben, kunt u die inladen en waar nodig aanpassen. U moet wel
    geautoriseerd zijn. Is dat zoals nu niet het geval of is er geen beschikbaar dan
    moet u zelf een selectie samenstellen en uitvoeren.
    Bedenk welke categoriën personen en/of PE‟s uw gemeente wil aanschrijven
    voor de Kerkbalans. Er zijn meerdere mogelijkheden om aan te schrijven
    (handleiding par. 3.2, punt 5). Neem voor dit geval de PE hoofden en alle
    andere gemeenteleden ouder dan 18, niet PE hoofd zijnde. Blijkgevers en
    gastleden nemen we niet mee.
    Zijn er gemeenteleden die u naast de selectie ook wilt meenemen, sluit die dan
    in; selecteer ze in uw ledenlijst. Pak in dit geval één niet geselecteerde naam
    uit uw ledenlijst en sluit die in.
    Wilt u sommige geselecteerden uit de selectie niet meenemen, kijk dan welke
    namen u geselecteerd heeft en sluit deze namen dan uit. Pak in dit geval één
    geselecteerde naam uit de selectie en sluit die uit.
    Na het genereren van het totaaloverzicht slaat u de selectie op ten behoeve
    van het gebruik van de geselecteerden in het Kerkbalans fonds.

                                Uitvoeren opdrachten
3,4
      Aanvullen fondsgegevens
      Opdracht



      U zoekt in de bijdragenadministratie onder fondsen en acties het
      gewenste Kerkbalans fonds en opent dat.
      Vul als standaard betaalschema 12 maanden in, bepaal de betaalwijze
      op acceptgiro en vul als grootboekrekening 5.202.011 in. Op deze
      rekening komen de opbrengsten t.z.t. terecht. Het afwijkingspercentage
      is nul (er is geen voorgaande bijdrage om van af te wijken).
      Koppel nu de eerder vastgelegde selectie aan het Kerkbalans fonds. U
      heeft nu de gewenste geregistreerden in het fonds opgenomen.




                                Uitvoeren opdrachten
5
    Activiteiten fonds Kerkbalans



     Er worden nu in in het land en in uw gemeente allerlei activiteiten
     ontplooid om de mensen bereid te maken voor het geven aan
     Kerkbalans.
     Wellicht vraagt men u om bijvoorbeeld geselecteerd adressen te
     selecteren voor diverse Kerkbalans acties, af te drukken op etiket of
     brief.




                               Uitvoeren opdrachten
6
    Aanmaken toezeggingsbrieven
    Opdracht

     Het is inmiddels tijd voor het aanmaken en verzenden van de
     toezggingsbrieven. U moet brieven (met acceptgiro) gaan genereren.


     *Onder Verzameldocumenten zoekt u naar landelijke voorbeelden voor
     gebruik in de gemeente.
     U kunt die inladen en aanpassen voor uw gemeente.
     *Voor het zelf aanmaken van een brief voor Fondsen & Acties moet u
     een begin en een eindmaand ingeven en ook een
     verhogingspercentage (ten opzichte van vorige).Kijk nadat u de brieven
     gegenereerd heeft of de brieven al klaar staan in een printbestand.
     *Zie het verschil tussen een brief met en zonder acceptgiro.


                               Uitvoeren opdrachten
7
    Inbrengen toezeggingen
    Opdracht


    De eerste toezeggingen rollen binnen en u wilt die vastleggen.
    Kies het fonds Kerkbalans, kies zelf enkele leden & bedragen en ga
    hun fictieve toezeggingen vastleggen.
    Probeer ook de snelle invoer van toezeggingen via het
    Geregistreerden nummer.




                             Uitvoeren opdrachten
8
    Inbrengen betalingen Kerkbalans
    Opdracht

     De eerste betalingen komen nu ook binnen.
     We brengen in dit voorbeeld de betalingen handmatig in vanaf de
     dagafschriften. U selecteert het betreffende boekstuktype (handmatig)
     en geeft boekstuknummer 123456789 in.
     Breng dan het bedrag wat ontvangen is in bij de eerder geregistreerde
     toezegging. Vul bij opmerking in “Kerkbalans 2010”.




                              Uitvoeren opdrachten
8
    Inbrengen betalingen Kerkbalans


    Indien er tijd en gelegenheid is zal uw trainer laten
    zien hoe digitale dagafschriften, automatische
    incasso‟s en storneringen worden ingelezen
    en verwerkt.


    Tijdens de verdiepingstraining kunt u zelf hiermee
    oefenen.




                             Uitvoeren opdrachten
9
    Aanmaken herinneringsbrieven Kerkbalans
    Opdracht

    Het is nu maart en volgens de toezeggingen zou u betalingen binnen
    hebben moeten krijgen die echter nog niet voldaan zijn.
    Zoek voor het huidige jaar Kerkbalans naar het gewenste sjabloon voor
    de herinneringsbrieven.
    Na eventuele aanpassingen genereert u de herinneringsbrieven.
    Maak de uit te printen herinneringsbrieven als verzameldocument
    klaar.


    Controleer nog even handmatig of er geen brieven bij zijn voor recent
    overleden gemeenteleden.



                              Uitvoeren opdrachten
10
     Rapportage Kerkbalans
     Opdracht



      Maak een financiële rapportage voor uw kerkenraad en voor het
      college van kerkrentmeesters.
      U selecteert het overzicht “ontvangen/te verwachten”.
      Geef het boekjaar en uw (wijk)gemeente in.
      Genereer het rapport en sla het in PDF formaat op.




                               Uitvoeren opdrachten
11
     Eventueel verzending brieven Kerkbalans
     Opdracht


     Selecteer alle toegezegde jaarbijdragen hoger
     dan 10 euro en stel een brief samen welke u aan
     de bijdragers kunt sturen.




                              Uitvoeren opdrachten
12
     Afsluiten Kerkbalans
     Opdracht


      Welke zaken moet u van de huidige actie (electronisch) bewaren voor
      de volgende actie Kerkbalans?


      Hoe zou u de actie Kerkbalans kunnen afsluiten?




                              Uitvoeren opdrachten
        Nieuwe opdracht:

Het fonds “Verloskunde voor Nepal”.
                     Rode draad training Bijdragenadministrateur


                                    -abonnementen-

Opzetten abonne-           Acquisitie          Verwerking resultaten   Voortzetting
menten
     Aanmaken                   Selectie te        Binnenkomst en       Rapportage
  abonnement; reg.              benaderen             registratie        resultaten
   beheerder (BA)               abonnees           abonnementen
  LB                      BA                      BA                   BA



     Aanvullen                  Activiteiten         Incasso/            Verlenging
   abonnements-                  werving           Herinnerings-       abonnementen
     gegevens                   abonnees              brieven
  BA                      Div                     BA                   BA



     Registreren           Aanmaken en               Registratie       Verzending etc.
   Betaalschema              verzenden             betalingen en
   abonnementen            abonneerbrief            storneringen
  BA                      BA                      BA                   BA




                                                                                32
1
                    Verloskunde Nepal

De kerkenraad heeft onlangs besloten om voor de financiering van de kosten
van een uitgezonden verloskundige in Nepal een fonds in te stellen.
U ontvangt een notitie van de scriba met de volgende bijzonderheden:
Het fonds krijgt als werktitel “Verloskunde Nepal” en heeft als werkvorm een
abonnementensysteem.
De bijdragenadministrateur zal beheerder van het fonds worden.
Het is de bedoeling dat deelnemers aan het fonds maandelijks een bedrag
afstaan. De te doneren bedragen zijn 5 euro, 10 euro of meer
Men kan kiezen uit automatische afschrijving, betaling na ontvangst
acceptgiro of betaling per bankoverboeking.
De doelgroep waaronder deelnemers aan het fonds worden gezocht zijn de
belijdende leden boven de 18 jaar.
Ook wil men alle voorkeursleden en blijkgevers aanschrijven.
Onmachtigen en onwilligen worden niet aangeschreven.
Registreer het (abonnementen)fonds en de beheerder en voer bovenstaande
opdracht van de kerkenraad uit.
                                                               33
2                   Verloskunde Nepal 2
U heeft al een aantal toezeggingen kunnen registreren.
De voorzitter van de kerkenraad informeert telefonisch naar de stand van
zaken en vraagt u om een overzicht van de toezeggingen.
Men wil ook graag weten hoeveel er al is toegezegd voor de eerste 2 jaar.

De jeugdvereniging gaat een sponsorloop organiseren.
De secretaris wil graag alle jonge gemeenteleden tussen de 16 en 25 jaar
aanschrijven. Kunt u een lijst voor hem maken met etiketten?

Er zijn toezeggers die nog niet betalen – wilt u hen een correcte
herinneringsbrief zenden?
Heeft u eraan gedacht om de machtigingen tot incasso naar de bank te
sturen? Zo niet, doet u het dan alsnog.

Er komt een mutatiebestand van Equens binnen met betalingen en
storneringen.
Kunt u die inlezen en verwerken?

                                                              34
3
                   Verloskunde Nepal 3
Het fonds loopt goed; er is al 175,728 euro binnengekomen.
Dat bedrag is ruim voldoende geweest en het einde van de uitzendings-
termijn komt in zicht.
De scriba van de kerkenraad meldt u dat het fonds gaat stoppen.

Wilt u voor hem een overzicht van de ontvangsten maken en daarna
het fonds afsluiten?

Kunt u ook een rapportagebrief namens de kerkenraad en de uitgezonden
verloskundige voor de gevers aanmaken?




                                                            35
     Nieuwe opdracht:

Het nieuwe blad “Jeugdkring”.
                   Nieuw blad Jeugdkring

De jeugdouderlingen besluiten om met een nieuw maandblad Jeugdkring
voor de jeugd van de gemeente te starten.
Ze stellen een wervende brief op en vragen u die te verzenden aan alle
jonge leden vanaf 16 jaar tot 25 jaar.
U wordt gevraagd om de administratie van Jeugdkring op te zetten.

Wilt u voor de kerkenraad een overzicht van de huidige abonnees maken.
De nieuwe abonnees krijgen een boekje als welkomstgeschenk.
Wilt u per abonnee een etiket en een begeleidende brief regelen?

De abonnees betalen per kwartaal achteraf.
Wilt u acceptgiro‟s verzenden en de betalingen registreren?

De kerkenraad wil graag weten of de kosten van het blad gedekt worden
door de abonnementen.
Maak een overzicht van de totale opbrengst.

                                                              37
   Afdrukken
Drie mogelijkheden om afdrukken te maken:

1.U drukt zelf af op uw eigen printer(s).
2. U zet de print output op een gegevensdrager (bijvoorbeeld een DVD of USB-stick)
en u laat vervolgens een ander het afdrukken verzorgen, bijvoorbeeld een locale
copyshop. De documenten die uit LRP zijn gedownload, staan standaard in de down-
loadmap of in de map waar u zelf de documenten in opslaat. Is het document „kwijt‟
dan kan het document weer opgezocht worden in LRP en download u het opnieuw.
Maak vervolgens de keuze om het bestand op te slaan i.p.v. openen. Steek de
USB-stick in de computer. Vanuit de dowloadmap selecteert u het bestand,
rechterklik op het geselecteerde bestand,
Kopiëren naar , Verwisselbare schijf of stick..
3. U geeft de Orderdesk van het LRP Team opdracht om het afdrukwerk te doen,
al dan niet gecombineerd met de door u gewenste wijze van nabewerking.
Op de gewenste leverdatum zijn de afdrukken gereed, al dan niet met nabewerking.
Nabewerkingen: sorteren, hakken, vouwen, insteken, couverteren, frankeren,
brengen, laten bezorgen, etc.
              Heeft u straks hulp nodig ?




              http://lrp-netwerk.pkn.nl
Project LRP
LRP-netwerk:
platform voor LRP-gebruikers
Wat is LRP-netwerk?
• Online, interactieve kennisdatabank
en platform voor gebruikers
 bereikbaar via internet, straks ook
bereikbaar via LRP-systeem

• Centraal punt voor alle informatie over LRP
• Altijd actueel (dat is het streven)
• Eerlijk en nuchter
• Raken en verbinden
Wat kunt u met LRP-netwerk?
Doelen: informeren, inspireren,
ondersteunen, meedenken en meedoen

• Veel gestelde vragen bekijken
• Handleidingen downloaden
• Begrippenlijst inzien
• Status project + alle informatie
• Vragen stellen
• Reageren
Een aantal screenshots
 Vraag & Antwoord:
Instructiefilmpjes:
Laatste nieuws over het project:
Conclusie

LRP-netwerk:
- beantwoordt uw vragen
- helpt u verder
- geeft veel informatie
- samen werken

LRP-netwerk is er voor de gebruikers!
Zelf aan de slag…
Webadres:
http://lrp-netwerk.pkn.nl
Ondersteuning Dienstenorganisatie

          Intake: vraag, probleem of opdracht


             Servicedesk: opvang en registratie
          1e lijns hulp met vraag & antwoordenlijst
               Zonodig inschakeling LRP Team


         2e lijns LRP Team: moeilijke vragen en pro-
          blemen Zaken waarbij inzage ledengege-
         vens en bijdragen nodig is; Orderdesk LRP


          Na LRP Team inzet 3e lijns specialisten:
              ontwikkelaars van Mendix en
               applicatiebeheer/IT van DO
                  Afhandeling inkomende calls Servicedesk
Ondersteuning Dienstenorganisatie 2
                                                                e-mail
                                                                                 bezoek
                                                                                               fax
                                           brief
                       telefoon

                                                                      chatdesk




                                                      9.00 - 17.00 u                  17.00 – 21.00 u
                                                                vragen,
                                                             problemen,
                                                               wensen                     Wisseldienst DO
                                                                                           vrijwilligers
                                                            opdrachten



                       Servicedesk                                                    DO


                                                                                               LRP
                 KSO                       LRP                              Admin.
         I.                               Funct./
                                                   Q&A; Registratie
                                                    en toewijzing           zaken
                                                                                                     Techniek
                                         appl.beh.
                    Questions                                     &                           Answers




                             PKN DO Institutionele Ondersteuning

                Buitendienst             Backoffice LRP                    AZ LRP

        II.     - gemeente-             - ledendesk                         - orderadm.
                  adviseurs              (incl. platform, web               - data-entry
                                          site, passwords)                  - AZ

                   Teamleider LRP DO IO incl. toezicht WBP & SILA


                                     PKN DO Facilitaire Zaken
                                           IT Helpdesk                       Logistiek
       III.   Applicatiebeheer               bestaand
              (deels gedetacheerd)
                                           (exceptioneel)
              Vragen




LRP project
Uitvoeren opdrachten

				
DOCUMENT INFO