Get documents about "BA Bijdragen
Document Sample
Bijdragen
admini-
strateur
Utrecht, 8 december 2010
Bijdragenadministratie
• Kennismaking
• Inleiding Bijdragenadministratie
- Opzetten fonds
- Werving
- Verwerking resultaten
- Afsluiting fonds
• Demonstratie BA door de trainer
• Zelf opdrachten uitvoeren
Lokaal beheerder de functie
•Uitgifte sleutels gebruikers
•Secties
•Fonds/ fondsbeheerder
Bijdragen-
administrateur
aanmaak fonds
door lokaal beheerder
Leden-
administrateur
LRP Bijdragen-
administrateur
•Ledenregistratie •Vullen fondsgegevens
•Doop •Betaalschema fonds
•Belijdenis •Selectie voor werving
dooplid
•Overlijden •Aanmaak/verzending
niet gedoopt kind toezeggingsbrief
•Huwelijk/partnerschap belijdend lid •Reg. Toezeggingen
•Pastorale Eenheid PE gastlid KSO •Incasso
blijkgever (van •Registratie betalingen
•Overschrijvingen verbondenheid) en storneringen
•Uitschrijving mee-geregistreerd lid •Herinneringsbrieven
•Toekenning groepen voorkeurslid (perforatie) •Rapportage
•Evt aanmaak brieven
Pastoraat KSO Kerkelijke Structuur en Organisatie
•Zicht op leden
•Bezoekplanning
•Notities
3
Waarom een ledenregistratiesysteem?
Voor plaatselijke gemeentes, regionale en landelijke
organen
• Doelen ledenregistratie
- Zorg (pastoraal en diaconaal - meeleven)
- Betrokkenheid (vasthouden – welkom)
- Financieel (werving van fondsen)
• Huidige systeem verouderd
• Nieuwe LRP is web-based: altijd en overal beschikbaar
Herkomst gegevens LRP
SMRA - mainframe Jaarboekgegevens
- Leden
- GBA / SILA Gegevens
- Kerkelijke structuur - Kerkelijke structuur
- Bijdragenadministratie - Adressen
Nieuw LRP Systeem
- Wijk- en sectieindeling - Lokale instellingen
- Leden aanvullende gegevens - Reparaties en aanpassingen
- lokale adressen / blijkgevers - handmatige “conversie”
- Bijdragenadministratie
Lokaal: Baruch of Scipio Handmatige in- en
bijstellingen
Project LRP
Doelgroepen
• Gebruikers systeem:
- Lokaal beheerder / kerkenraad (scriba) / het plaatselijke
kerkbestuur / beleidsmakers
- Predikant / ouderling / (diaken)
- Ledenbezoekers
- Ledenadministrateur – onderhoud gegevens
- Bijdragenadministrateur – fondswerving
- LRP-team – dienstverlening
- Overig / toekomstige toepassingen
(verwacht 10.000+ gebruikers)
Inleiding Bijdragenadministratie
Kerkelijke Structuur en Organisatie in LRP
Geregistreerde
PKN behoort tot ?
Gemeente
Wijkgemeente
Wijkgemeente 1
…
Welke toe-
Sectie Sectie Sectie Sectie Sectie Sectie gangsrechten
1 2 … 1 2 … zijn er?
Belangrijk bij
o.a. selecties
Indeling ook via groepen en vrije gebieden
Inleiding Bijdragenadministratie
Mutatiestromen LRP vice versa
ING Banken
GMU SKG, Rabobank, SNS, etc.
Geïntegreerde
Mutatie Uitvoer
MT940
CLIEOP3 Elektronische
Automatische incasso‟s rekenafschriften
bankrek. <8 cijfers
LRP
Toezeggings-
brieven incl.
acceptgiro CLIEOP3
Automatische incasso‟s
VERWINFO
bankrek. >7 cijfers verwerkingsinformatie
Acceptgiro
Equens
Inleiding Bijdragenadministratie 8
Fonds of Abonnement?
Fonds:
Een bedrag verdelen over jaar (Kerkbalans)
Eenmalig vast bedrag (Solidariteitskas)
Vrij eenmalig bedrag (zelf invullen: Paascollecte)
Begint met selectie/ aanschrijven potentiële deelnemers
Abonnement:
Loopt door tot opzegging, voor een bepaald bedrag
per tijdvak.
Individuele deelname
Rode draad training Bijdragenadministrateur
-het fonds Kerkbalans -
Opzetten fonds Werving Verwerking resultaten Afsluiting fonds
1 4 7 10
Aanmaken fonds; Registreren Binnenkomst en Rapportage
registratie fonds- Betaalschema registratie resultaten
beheerder (BA) fonds toezeggingen
LB BA BA BA
2 5 8 11
Selectie te Activiteiten Incasso/registra- Eventueel
benaderen fondswerving tie betalingen en verzending
deelnemers storneringen brieven
BA Div BA BA
3 6 9 12
Aanvullen fonds- Aanmaken en Herinnerings- Afsluiting fonds
gegevens verzenden brieven
toezeggingsbrief
BA BA BA BA
Inleiding Bijdragenadministratie/opdrachten 10
De bijdragenadministratie in vogelvlucht
Demonstratie door uw trainer:
- inlogprocedure met de sleutel
- startscherm met uitleg van de indeling van het
scherm, iconen, tabs, broodkruimelspoor en alle
andere mogelijkheden
- de belangrijkste softwarefuncties voor de
bijdragenadministrateur
Kleppen dicht!
Zelf opdrachten uitvoeren
• U krijgt eerst een gemeente toegewezen waarop u in
gaat loggen
• U logt in en bent in uw oefengemeente
• Kijk goed op uw startscherm
• Controleer of uw leden/bijdragen gegevens correct
zijn ingebracht en corrigeer ze waar nodig
• Begin met het uitwerken van de hierna volgende
opgaven
• De volgorde van de opgaven is die van de rode
draad “Bijdragen – het fonds”
Startscherm
zo behoort het startscherm
er uit te zien
Manoeuvreren
Kijk eerst de handleiding Bijdragenadministrateur door:
uw eerste hulpmiddel om de weg te kunnen vinden!
Probeer de beschikbare iconen, navigeer door LRP
en doe zo uw eerste ervaring op met de bediening
van LRP
Nadat u tevreden bent met uw bedienvaardigheid, kunt
u beginnen met het controleren van uw bestand en
met het uitwerken van de opdrachten
Opbouw van de trainingsdatabase
met ledengegevens
De gegevens zijn per gemeente afgedrukt.
Via de trainer ontvangt u de ledenlijst van uw gemeente.
Naast alle geregistreerden treft u ook de fondsdeelnemers
en de betalingen MT940 (t.b.v. aflettering) aan.
Beschikbare gemeenten
categorie categorie
1. Ridderkerk A 2. Voorburg B
3. Utrecht A 4. Hoofddorp B
5. Hoorn B 6. Harderwijk A
7. Kampen A 8. Oosterbeek A
9. Wierden A 10. Steenwijk B
11. Leeuwarden A 12. Goes A
13. Breda A 14. Roermond B
15. Doetinchem B 16. Emmen B
17. Groningen A 18. Hellevoetsluis B
A= met wijken, B= zonder wijken
In onderling overleg met de trainer worden de gemeenten verdeeld.
Koffie? Pauze?
Rode draad training Bijdragenadministrateur
-het fonds Kerkbalans -
Opzetten fonds Werving Verwerking resultaten Afsluiting fonds
1 4 7 10
Aanmaken fonds; Registreren Binnenkomst en Rapportage
registratie fonds- Betaalschema registratie resultaten
beheerder (BA) fonds toezeggingen
LB BA BA BA
2 5 8 11
Selectie te Activiteiten Incasso/registra- Eventueel
benaderen fondswerving tie betalingen en verzending
deelnemers storneringen brieven
BA Div BA BA
3 6 9 12
Aanvullen fonds- Aanmaken en Herinnerings- Afsluiting fonds
gegevens verzenden brieven
toezeggingsbrief
BA BA BA BA
Inleiding Bijdragenadministratie/opdrachten 18
1
Aanmaken fonds AKB
Opdracht
Het is nu oktober en volgens de planning begint u nu met de
voorbereidingen voor de Kerkbalans. Controleer of de Lokaal
beheerder uw Kerkbalans fonds heeft aangemaakt en of u daarvan als
beheerder bent aangemerkt.
Zo niet, kijk of er een landelijk fonds is wat u kunt inladen en
aanpassen voor uw gemeente.
Uitvoeren opdrachten
2 Selectie deelnemers
Opdracht
Als u nog een selectie met bijbehorende criteria uit vorig jaar beschikbaar zou
hebben, kunt u die inladen en waar nodig aanpassen. U moet wel
geautoriseerd zijn. Is dat zoals nu niet het geval of is er geen beschikbaar dan
moet u zelf een selectie samenstellen en uitvoeren.
Bedenk welke categoriën personen en/of PE‟s uw gemeente wil aanschrijven
voor de Kerkbalans. Er zijn meerdere mogelijkheden om aan te schrijven
(handleiding par. 3.2, punt 5). Neem voor dit geval de PE hoofden en alle
andere gemeenteleden ouder dan 18, niet PE hoofd zijnde. Blijkgevers en
gastleden nemen we niet mee.
Zijn er gemeenteleden die u naast de selectie ook wilt meenemen, sluit die dan
in; selecteer ze in uw ledenlijst. Pak in dit geval één niet geselecteerde naam
uit uw ledenlijst en sluit die in.
Wilt u sommige geselecteerden uit de selectie niet meenemen, kijk dan welke
namen u geselecteerd heeft en sluit deze namen dan uit. Pak in dit geval één
geselecteerde naam uit de selectie en sluit die uit.
Na het genereren van het totaaloverzicht slaat u de selectie op ten behoeve
van het gebruik van de geselecteerden in het Kerkbalans fonds.
Uitvoeren opdrachten
3,4
Aanvullen fondsgegevens
Opdracht
U zoekt in de bijdragenadministratie onder fondsen en acties het
gewenste Kerkbalans fonds en opent dat.
Vul als standaard betaalschema 12 maanden in, bepaal de betaalwijze
op acceptgiro en vul als grootboekrekening 5.202.011 in. Op deze
rekening komen de opbrengsten t.z.t. terecht. Het afwijkingspercentage
is nul (er is geen voorgaande bijdrage om van af te wijken).
Koppel nu de eerder vastgelegde selectie aan het Kerkbalans fonds. U
heeft nu de gewenste geregistreerden in het fonds opgenomen.
Uitvoeren opdrachten
5
Activiteiten fonds Kerkbalans
Er worden nu in in het land en in uw gemeente allerlei activiteiten
ontplooid om de mensen bereid te maken voor het geven aan
Kerkbalans.
Wellicht vraagt men u om bijvoorbeeld geselecteerd adressen te
selecteren voor diverse Kerkbalans acties, af te drukken op etiket of
brief.
Uitvoeren opdrachten
6
Aanmaken toezeggingsbrieven
Opdracht
Het is inmiddels tijd voor het aanmaken en verzenden van de
toezggingsbrieven. U moet brieven (met acceptgiro) gaan genereren.
*Onder Verzameldocumenten zoekt u naar landelijke voorbeelden voor
gebruik in de gemeente.
U kunt die inladen en aanpassen voor uw gemeente.
*Voor het zelf aanmaken van een brief voor Fondsen & Acties moet u
een begin en een eindmaand ingeven en ook een
verhogingspercentage (ten opzichte van vorige).Kijk nadat u de brieven
gegenereerd heeft of de brieven al klaar staan in een printbestand.
*Zie het verschil tussen een brief met en zonder acceptgiro.
Uitvoeren opdrachten
7
Inbrengen toezeggingen
Opdracht
De eerste toezeggingen rollen binnen en u wilt die vastleggen.
Kies het fonds Kerkbalans, kies zelf enkele leden & bedragen en ga
hun fictieve toezeggingen vastleggen.
Probeer ook de snelle invoer van toezeggingen via het
Geregistreerden nummer.
Uitvoeren opdrachten
8
Inbrengen betalingen Kerkbalans
Opdracht
De eerste betalingen komen nu ook binnen.
We brengen in dit voorbeeld de betalingen handmatig in vanaf de
dagafschriften. U selecteert het betreffende boekstuktype (handmatig)
en geeft boekstuknummer 123456789 in.
Breng dan het bedrag wat ontvangen is in bij de eerder geregistreerde
toezegging. Vul bij opmerking in “Kerkbalans 2010”.
Uitvoeren opdrachten
8
Inbrengen betalingen Kerkbalans
Indien er tijd en gelegenheid is zal uw trainer laten
zien hoe digitale dagafschriften, automatische
incasso‟s en storneringen worden ingelezen
en verwerkt.
Tijdens de verdiepingstraining kunt u zelf hiermee
oefenen.
Uitvoeren opdrachten
9
Aanmaken herinneringsbrieven Kerkbalans
Opdracht
Het is nu maart en volgens de toezeggingen zou u betalingen binnen
hebben moeten krijgen die echter nog niet voldaan zijn.
Zoek voor het huidige jaar Kerkbalans naar het gewenste sjabloon voor
de herinneringsbrieven.
Na eventuele aanpassingen genereert u de herinneringsbrieven.
Maak de uit te printen herinneringsbrieven als verzameldocument
klaar.
Controleer nog even handmatig of er geen brieven bij zijn voor recent
overleden gemeenteleden.
Uitvoeren opdrachten
10
Rapportage Kerkbalans
Opdracht
Maak een financiële rapportage voor uw kerkenraad en voor het
college van kerkrentmeesters.
U selecteert het overzicht “ontvangen/te verwachten”.
Geef het boekjaar en uw (wijk)gemeente in.
Genereer het rapport en sla het in PDF formaat op.
Uitvoeren opdrachten
11
Eventueel verzending brieven Kerkbalans
Opdracht
Selecteer alle toegezegde jaarbijdragen hoger
dan 10 euro en stel een brief samen welke u aan
de bijdragers kunt sturen.
Uitvoeren opdrachten
12
Afsluiten Kerkbalans
Opdracht
Welke zaken moet u van de huidige actie (electronisch) bewaren voor
de volgende actie Kerkbalans?
Hoe zou u de actie Kerkbalans kunnen afsluiten?
Uitvoeren opdrachten
Nieuwe opdracht:
Het fonds “Verloskunde voor Nepal”.
Rode draad training Bijdragenadministrateur
-abonnementen-
Opzetten abonne- Acquisitie Verwerking resultaten Voortzetting
menten
Aanmaken Selectie te Binnenkomst en Rapportage
abonnement; reg. benaderen registratie resultaten
beheerder (BA) abonnees abonnementen
LB BA BA BA
Aanvullen Activiteiten Incasso/ Verlenging
abonnements- werving Herinnerings- abonnementen
gegevens abonnees brieven
BA Div BA BA
Registreren Aanmaken en Registratie Verzending etc.
Betaalschema verzenden betalingen en
abonnementen abonneerbrief storneringen
BA BA BA BA
32
1
Verloskunde Nepal
De kerkenraad heeft onlangs besloten om voor de financiering van de kosten
van een uitgezonden verloskundige in Nepal een fonds in te stellen.
U ontvangt een notitie van de scriba met de volgende bijzonderheden:
Het fonds krijgt als werktitel “Verloskunde Nepal” en heeft als werkvorm een
abonnementensysteem.
De bijdragenadministrateur zal beheerder van het fonds worden.
Het is de bedoeling dat deelnemers aan het fonds maandelijks een bedrag
afstaan. De te doneren bedragen zijn 5 euro, 10 euro of meer
Men kan kiezen uit automatische afschrijving, betaling na ontvangst
acceptgiro of betaling per bankoverboeking.
De doelgroep waaronder deelnemers aan het fonds worden gezocht zijn de
belijdende leden boven de 18 jaar.
Ook wil men alle voorkeursleden en blijkgevers aanschrijven.
Onmachtigen en onwilligen worden niet aangeschreven.
Registreer het (abonnementen)fonds en de beheerder en voer bovenstaande
opdracht van de kerkenraad uit.
33
2 Verloskunde Nepal 2
U heeft al een aantal toezeggingen kunnen registreren.
De voorzitter van de kerkenraad informeert telefonisch naar de stand van
zaken en vraagt u om een overzicht van de toezeggingen.
Men wil ook graag weten hoeveel er al is toegezegd voor de eerste 2 jaar.
De jeugdvereniging gaat een sponsorloop organiseren.
De secretaris wil graag alle jonge gemeenteleden tussen de 16 en 25 jaar
aanschrijven. Kunt u een lijst voor hem maken met etiketten?
Er zijn toezeggers die nog niet betalen – wilt u hen een correcte
herinneringsbrief zenden?
Heeft u eraan gedacht om de machtigingen tot incasso naar de bank te
sturen? Zo niet, doet u het dan alsnog.
Er komt een mutatiebestand van Equens binnen met betalingen en
storneringen.
Kunt u die inlezen en verwerken?
34
3
Verloskunde Nepal 3
Het fonds loopt goed; er is al 175,728 euro binnengekomen.
Dat bedrag is ruim voldoende geweest en het einde van de uitzendings-
termijn komt in zicht.
De scriba van de kerkenraad meldt u dat het fonds gaat stoppen.
Wilt u voor hem een overzicht van de ontvangsten maken en daarna
het fonds afsluiten?
Kunt u ook een rapportagebrief namens de kerkenraad en de uitgezonden
verloskundige voor de gevers aanmaken?
35
Nieuwe opdracht:
Het nieuwe blad “Jeugdkring”.
Nieuw blad Jeugdkring
De jeugdouderlingen besluiten om met een nieuw maandblad Jeugdkring
voor de jeugd van de gemeente te starten.
Ze stellen een wervende brief op en vragen u die te verzenden aan alle
jonge leden vanaf 16 jaar tot 25 jaar.
U wordt gevraagd om de administratie van Jeugdkring op te zetten.
Wilt u voor de kerkenraad een overzicht van de huidige abonnees maken.
De nieuwe abonnees krijgen een boekje als welkomstgeschenk.
Wilt u per abonnee een etiket en een begeleidende brief regelen?
De abonnees betalen per kwartaal achteraf.
Wilt u acceptgiro‟s verzenden en de betalingen registreren?
De kerkenraad wil graag weten of de kosten van het blad gedekt worden
door de abonnementen.
Maak een overzicht van de totale opbrengst.
37
Afdrukken
Drie mogelijkheden om afdrukken te maken:
1.U drukt zelf af op uw eigen printer(s).
2. U zet de print output op een gegevensdrager (bijvoorbeeld een DVD of USB-stick)
en u laat vervolgens een ander het afdrukken verzorgen, bijvoorbeeld een locale
copyshop. De documenten die uit LRP zijn gedownload, staan standaard in de down-
loadmap of in de map waar u zelf de documenten in opslaat. Is het document „kwijt‟
dan kan het document weer opgezocht worden in LRP en download u het opnieuw.
Maak vervolgens de keuze om het bestand op te slaan i.p.v. openen. Steek de
USB-stick in de computer. Vanuit de dowloadmap selecteert u het bestand,
rechterklik op het geselecteerde bestand,
Kopiëren naar , Verwisselbare schijf of stick..
3. U geeft de Orderdesk van het LRP Team opdracht om het afdrukwerk te doen,
al dan niet gecombineerd met de door u gewenste wijze van nabewerking.
Op de gewenste leverdatum zijn de afdrukken gereed, al dan niet met nabewerking.
Nabewerkingen: sorteren, hakken, vouwen, insteken, couverteren, frankeren,
brengen, laten bezorgen, etc.
Heeft u straks hulp nodig ?
http://lrp-netwerk.pkn.nl
Project LRP
LRP-netwerk:
platform voor LRP-gebruikers
Wat is LRP-netwerk?
• Online, interactieve kennisdatabank
en platform voor gebruikers
bereikbaar via internet, straks ook
bereikbaar via LRP-systeem
• Centraal punt voor alle informatie over LRP
• Altijd actueel (dat is het streven)
• Eerlijk en nuchter
• Raken en verbinden
Wat kunt u met LRP-netwerk?
Doelen: informeren, inspireren,
ondersteunen, meedenken en meedoen
• Veel gestelde vragen bekijken
• Handleidingen downloaden
• Begrippenlijst inzien
• Status project + alle informatie
• Vragen stellen
• Reageren
Een aantal screenshots
Vraag & Antwoord:
Instructiefilmpjes:
Laatste nieuws over het project:
Conclusie
LRP-netwerk:
- beantwoordt uw vragen
- helpt u verder
- geeft veel informatie
- samen werken
LRP-netwerk is er voor de gebruikers!
Zelf aan de slag…
Webadres:
http://lrp-netwerk.pkn.nl
Ondersteuning Dienstenorganisatie
Intake: vraag, probleem of opdracht
Servicedesk: opvang en registratie
1e lijns hulp met vraag & antwoordenlijst
Zonodig inschakeling LRP Team
2e lijns LRP Team: moeilijke vragen en pro-
blemen Zaken waarbij inzage ledengege-
vens en bijdragen nodig is; Orderdesk LRP
Na LRP Team inzet 3e lijns specialisten:
ontwikkelaars van Mendix en
applicatiebeheer/IT van DO
Afhandeling inkomende calls Servicedesk
Ondersteuning Dienstenorganisatie 2
e-mail
bezoek
fax
brief
telefoon
chatdesk
9.00 - 17.00 u 17.00 – 21.00 u
vragen,
problemen,
wensen Wisseldienst DO
vrijwilligers
opdrachten
Servicedesk DO
LRP
KSO LRP Admin.
I. Funct./
Q&A; Registratie
en toewijzing zaken
Techniek
appl.beh.
Questions & Answers
PKN DO Institutionele Ondersteuning
Buitendienst Backoffice LRP AZ LRP
II. - gemeente- - ledendesk - orderadm.
adviseurs (incl. platform, web - data-entry
site, passwords) - AZ
Teamleider LRP DO IO incl. toezicht WBP & SILA
PKN DO Facilitaire Zaken
IT Helpdesk Logistiek
III. Applicatiebeheer bestaand
(deels gedetacheerd)
(exceptioneel)
Vragen
LRP project
Uitvoeren opdrachten
