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Frederik Ahlemann Oldenburg ppt Schreibgeschtzt

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Frederik Ahlemann Oldenburg ppt Schreibgeschtzt Powered By Docstoc
					                                     Software für die Projektarbeit:
                                         Trends, Tipps, Tools


                                              Frederik Ahlemann




                                            www.pm-studie.de




Universität Osnabrück                                                  Folie 1
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann




 Wozu Projektmanagement-Software?
 Zwei interessante Fakten und ein Widerspruch

 • Es gibt keinen wissenschaftlich nachweisbaren
   Zusammenhang zwischen dem Einsatz von
   Projektmanagement-Software und dem Projekt-Erfolg (!)




 • Projektmanagement-Software kommt in den allermeisten
   Projekten zum Einsatz (mehr als 78% der Projektleiter „echter“
   Projekte) setzen solche Software ein.



Universität Osnabrück                                                  Folie 2
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann
 Wozu Projektmanagement-Software?
 Zwei Thesen zum Nutzen von PM-Software


      1. Projektmanagement-Software „zementiert“ Schwächen in
         der Projektabwicklung, behebt sie aber nicht

      2. Projektmanagement-Software macht Ihre Projekte nicht
         erfolgreicher, kann aber eventuell einen signifikanten
         Nutzen bei der Ressoucenallokation entfalten.




Universität Osnabrück                                                              Folie 3
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann




 Wozu Projektmanagement-Software?
 Fragen auf die eine gute Software u.U. Antworten weiß

 •      Geschäftsführung
          – Wie sieht meine „Projektlandschaft“ aus?
          – Welche Projekte müssen wir machen, um unsere Geschäftsziele zu erreichen?
          – Wie ist das Budget zu verteilen?

 •      Lenkungsausschuss / Mittleres Management
          – Welche Projekte benötigen besondere Aufmerksamkeit?
          – Wo liegen die Probleme?

 •      Projektleiter
          – Liegen wir in der Zeit?
          – Reicht das Budget?

 •      Team-Mitglieder
          – Was ist als nächstes zu tun?
          – Was ist mein Erfolgsbeitrag?

Universität Osnabrück                                                              Folie 4
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann
 Der Markt für Projektmanagement-SW

 • Software ist ein wichtiges Werkzeug zur Unterstützung des Portfolio-,
   Programm-, und Projektmanagements

 • Leider ist der Markt für Projektmanagement-Software (PMS) sehr
   intransparent

 • Mehr als 150 Anbieter kämpfen um Millionen potenzieller Anwender

 • Die funktionalen Schwerpunkte der Systeme sind oft sehr
   unterschiedlich

 • Vielfach ist es schwer, hinter der Kommunikationspolitik der
   Hersteller die Produkte zu erkennen


Universität Osnabrück                                                  Folie 5
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann




 Marktstudie der Universität Osnabrück

 • Wissenschaftliche Studie zu Projektmanagement-Software

 • Ziele:
          – Hilfe für Entscheider (System(vor)auswahl)
          – empirische Basis für weitere Forschung


 • Charakteristika
          –     Ausrichtung auf unternehmensweites Projektmanagement
          –     Feststellung von Funktionalitäten
          –     Mittleres Abstraktionsniveau
          –     Analyse der Systeme im Labor oder durch Workshops
                mit dem Hersteller


Universität Osnabrück                                                  Folie 6
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann
 Untersuchte Systeme
         •      3pleP Project Suite                      •     GSI: PSIPENTA PM                     •    Planta: PPMS
         •      ACOS Plus.1                              •     HISC AG:                             •    PlanView
         •      Actano RPlan                                   Alpha Project Line                   •    Primavera: P3e
         •      ASTA Powerproject                        •     IClip: catIT PROTOS                  •    Primavera: SureTrak
                                                         •     ISIS: iPlan                               Project Manager
         •      AMS Realtime Projects
                                                         •     MediaSolv: vProject                  •    ProjectExchange:
         •      Artemis Views, Portfolio                                                                 ProjectExplorer,
                Director                                 •     Meridian Project
                                                               Systems:                                  WebTime
         •      BBL-Software: Projekta                         Prolog Scheduler                     •    Project/Open
         •      Cando                                    •     Metafuse: Project                         (Open Source)
         •      Cataligent: Cat4                               Insight                              •    Projektron BCS
         •      Documentum: eRoom                        •     Microsoft Project                    •    PUS: PQM
         •      EDS PLM Solutions:                       •     Nagarro: Projistics                  •    Scheuring: resSolution
                Teamcenter Project                       •     Nesbit: ProMOS                       •    Sciforma: Project
         •      EFK: PCS                                 •     Niku                                      Scheduler
         •      Engine EAR: Prime                                                                   •    Standpipe:
                                                         •     ourProject
                                                                                                         Vertabase Pro
         •      ESNA: Nucleus                            •     PARM                                 •    untermStrich
         •      Ferox: fx-project                        •     Planisware: OPX2                     •    VESCON: Opentime


Universität Osnabrück                                                                      [kursiv: neu in der zweiten Auflage]   Folie 7
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann




 Bezugsrahmen
 Strategic Business Unit:
 Portfolios
                                                                                                    • M-Model: umfasst alle
                                                    Definition                                        betroffenen Management-
                                                    of Strategy
                                                                                                      ebenen und alle Phasen des
                                                                                                      Projektlebenszyklus
                                 Portfolio                                 Portfolio
                                 Planning                                 Controlling               • Managementebenen
                                                                                                          • Projektebene / Projektleiter
 Project-
 Office:                                                                                                  • Programmebene /
 Programs
                             Idea            Program               Program       Program                    Projektbüro /
                          Evaluation         Planning             Controlling   Termination
                                                                                                            Lenkungsausschuss
                                                                                                          • Portfolioebene /
                                                                                                            Unternehmensführung
 Project-
 Manager:                                                                                           • Projektlebenszyklus von
 Projects                   Idea                 Project  Project                 Project
                          Generation            Planning Controlling            Termination           Ideenfindung bis
                                                                                                      Projektabschluss

                               Personal Information Management / Team Collaboration
                                                                                                    • Jedem Modellelement ist eine
                             Administration / Configuration / Interfaces / Miscellaneous
                                                                                                      Liste von Funktionalitäten
                                                                                                      zugeordnet


Universität Osnabrück                                                                                                             Folie 8
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann
 Kriterien / Funktionalitäten
 1. Idea Generation                               5. Project Planning                          9. Program Termination                13. Administration / Configuration
 Creativity Techniques                            Work Breakdown Structure Planning            Project Knowledge Portal              Access Control
 Employee Suggestion System                       Quality Planning                             Human Ressource Directory             Report Development
 Idea/Project Classification                      Scheduling and Network Planning                                                    Form Development
 Lead Management                                  Risk Management                                                                    View Definition and Configuration
                                                  Cost Planning                                                                      Multi-Currency Support
                                                                                                                                     Project / Ressource / Client Attributes

 2. Idea Evaluation                               6. Project Controlling                       10. Project Termination               14. Interfaces

 Project Proposal Workflow                        Issue Management / Configuration Mgmt.       Acceptance/Testing Management         Database Interfaces
 Resource Usage Estimation                        Expense/Travel Management                    Staff Appraisal                       Microsoft Project Interface
 Risk Estimation                                  Timesheet                                    Project Closure                       Flat file import/export
 Cost Estimation and Profitability Analysis                                                    Cost Control and Billing              Application Programming Interface
 Offer Management                                                                                                                    Integration of PIM applications
                                                                                                                                     Directory Services

 3. Portfolio Planning                            7. Program Controlling                       11. Personal Information Management   15. Miscellaneous

 Project Appraisal                                Status Reporting                             Dashboard, Personal Portal            Usability
 Project Portfolio Optimization                   Cost, Budget and Progress Controlling        Personal Contact Management           Online-Help
 Project Portfolio Configuration                  Quality Controlling, Project Auditing        Personal Calendar                     Security
 Performance Measurement                          Project Monitoring, Project Reporting        Personal Tasks                        Search functions
                                                                                                                                     Baselining / Scenario techniques
                                                                                                                                     Multi-language Support
                                                                                                                                     Time-Zone support

 4. Program Planning                              8. Portfolio Controlling                     12. Team Collaboration                16. General Information

 Project Templates                                controlling of development of the            Document Management                   Architecture
 Time Planning                                    strategic positioning of projects            Notifications and Alerts              References
 Resource Planning and Allocation                                                              Meeting Support                       Installations
 Supplier Management                                                                           Discussion Threads                    SW/HW Requirements
 Budgeting                                                                                     Chatting                              Contractual Details
 Intercompany Planning                                                                         Pollings / Surveys                    Internet-Ability
 Ressource Assignment Workflow                                                                 Databases

Universität Osnabrück                                                                                                                         [2. Auflage]             Folie 9
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann




 Typologie moderner PMS:
 Single-PMS
 Strategic Business Unit:
 Portfolios
                                                                                                                           • Zielgruppe: Projektmanager
                                                               Definition                                                    und Projekt-Controller
                                                               of Strategy
                                                                                                                           • Planungsobjekt:
                                      Portfolio                                            Portfolio
                                                                                                                             Einzelne, isolierte Projekte
                                      Planning                                            Controlling
                                                                                                                           • Funktionaler Fokus:
 Project-                                                                                                                       • Projektstrukturplanung
 Office:
 Programs
                                Idea                 Program                   Program          Program                         • Zeitplanung /
                             Evaluation              Planning                 Controlling      Termination                        Netzplantechnik
                                                                                                                                • Ressourcenzuordnung
                                                                                                                                • Kosten-Controlling
 Project-
 Manager:                                                                                                                  • Technologie: Datei-basierte,
 Projects                     Idea                        Project  Project                       Project
                            Generation                   Planning Controlling                  Termination                   monolithische Architekturen
                                                                                                                           • Beispiel:
                                    Personal Information Management / Team Collaboration
                                                                                                                             Microsoft Project Standard
                                   Administration / Configuration / Interfaces / Miscellaneous                             • In der Studie nicht
                                                                                                                             berücksichtigt!

Universität Osnabrück                                                                                                                                                Folie 10
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann
 Typologie moderner PMS:
 Multi-PMS
 Strategic Business Unit:
 Portfolios
                                                                                              • Zielgruppe: Projekt-Büro,
                                                    Definition                                  Projekt-Manager
                                                    of Strategy
                                                                                              • Planungsobjekt:
                                 Portfolio                                 Portfolio
                                                                                                Projektprogramme
                                 Planning                                 Controlling
                                                                                              • Funktionaler Fokus:
                                                                                                Planorientierte Systeme:
 Project-
 Office:
                                                                                                Planung von großen, komplexen
 Programs
                             Idea            Program               Program       Program        Projekten
                          Evaluation         Planning             Controlling   Termination
                                                                                                Ressourcen-orientierte Systeme:
                                                                                                Management eines
                                                                                                Ressourcenpools
 Project-
 Manager:
                                                                                                Prozessorientierte Systeme:
 Projects                   Idea                 Project  Project                 Project       Qualitätsmanagement und
                          Generation            Planning Controlling            Termination
                                                                                                standardisierte Prozesse
                                                                                              • Technologie: 2-/3-schichtige
                               Personal Information Management / Team Collaboration             C/S-Architekturen
                             Administration / Configuration / Interfaces / Miscellaneous




Universität Osnabrück                                                                                                   Folie 11
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann




 Planorientierte PMS – Beispiel Primavera P3e




Universität Osnabrück                                                                                                   Folie 12
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann
 Ressourcenorientierte PMS – Beispiel Scheuring resSolution




Universität Osnabrück                                         Folie 13
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann




 Prozessorientierte PMS – Beispiel ProMOS




Universität Osnabrück                                         Folie 14
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann
 Typologie moderner PMS:
 Enterprise-PMS
 Strategic Business Unit:
 Portfolios
                                                                                              • Zielgruppe: Top-Management,
                                                    Definition                                  Projekt-Büro, Projektmanager
                                                    of Strategy
                                                                                              • Planungsobjekt:
                                 Portfolio                                 Portfolio
                                                                                                Projektportfolios
                                 Planning                                 Controlling
                                                                                              • Funktionaler Fokus:
 Project-                                                                                         • Abstimmung von
 Office:                                                                                            Unternehmensstrategie und
 Programs
                             Idea            Program               Program       Program            Projektmanagement
                          Evaluation         Planning             Controlling   Termination
                                                                                                  • Strategische
                                                                                                    Ressourcenallokation
 Project-                                                                                         • Standardisierte Planung
 Manager:                                                                                           und Kontrolle von Projekten
 Projects                   Idea                 Project  Project                 Project
                          Generation            Planning Controlling            Termination
                                                                                              • Technologie: 3-schichtige C/S-
                                                                                                Architekturen
                               Personal Information Management / Team Collaboration
                             Administration / Configuration / Interfaces / Miscellaneous




Universität Osnabrück                                                                                                  Folie 15
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann




 Enterprise-PMS – Beispiel Artemis Portfolio-Director




Universität Osnabrück                                                                                                  Folie 16
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann
 Typologie moderner PMS:
 Project-Collaboration-Platforms
 Strategic Business Unit:
 Portfolios
                                                                                              • Zielgruppe:
                                                    Definition                                  Projektgruppenmitglieder
                                                    of Strategy
                                                                                              • Planungsobjekt:
                                 Portfolio                                 Portfolio
                                                                                                Projekte, Dokumente, ...
                                 Planning                                 Controlling
                                                                                              • Funktionaler Fokus:
 Project-                                                                                         • Daten- und
 Office:                                                                                            Informationsaustausch
 Programs
                             Idea            Program               Program       Program            zwischen Projektgruppen-
                          Evaluation         Planning             Controlling   Termination
                                                                                                    mitgliedern
                                                                                                  • Groupware-Funktionalität
 Project-                                                                                     • Technologie: Web-basierte
 Manager:                                                                                       Architekturen
 Projects                   Idea                 Project  Project                 Project
                          Generation            Planning Controlling            Termination



                               Personal Information Management / Team Collaboration
                             Administration / Configuration / Interfaces / Miscellaneous




Universität Osnabrück                                                                                                      Folie 17
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann




 Project Collaboration Platforms – Beispiel eRoom




Universität Osnabrück                                                                                                      Folie 18
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann
 Typologie moderner PMS:
 Service-PMS
 Strategic Business Unit:
 Portfolios
                                                                                              • Zielgruppe: Projektleiter in
                                                    Definition                                  Dienstleistungsorganisationen
                                                    of Strategy
                                                                                                mit Kundenprojekten

                                 Portfolio                                 Portfolio
                                                                                              • Planungsobjekt:
                                 Planning                                 Controlling           Projekte, Leistungen, Angebote,
                                                                                                Kalkulationen...
 Project-
 Office:
                                                                                              • Funktionaler Fokus:
 Programs
                             Idea            Program               Program       Program          • Standard-PM-Funktionalität
                          Evaluation         Planning             Controlling   Termination
                                                                                                  • Angebots-
                                                                                                    /Auftragsabwicklung
 Project-                                                                                         • eingeschränkt: CRM-
 Manager:                                                                                           Funktionalität
 Projects                   Idea                 Project  Project                 Project
                          Generation            Planning Controlling            Termination
                                                                                                  • Vertragsmanagement
                                                                                                    (Subunternehmer)
                               Personal Information Management / Team Collaboration           • Technologie: 2-/3-schichtige
                             Administration / Configuration / Interfaces / Miscellaneous        C/S-Architekturen


Universität Osnabrück                                                                                                   Folie 19
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann




 Service-PMS – Beispiel 3pleP




Universität Osnabrück                                                                                                   Folie 20
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann
 Zusammenfassung


                                Stärken                                       Schwächen
                           aktueller Systeme                               aktueller Systeme
            • Programm-/Projektplanung und                       • Frühe und späte Phasen des
              –kontrolle                                           Projektlebenszyklus
            • Projektstrukturplanung,                            • Portfolio-Management
              Netzplantechnik,                                   • Erweitertes
              Ressourcenallokation,                                Qualitätsmanagement
              Zeitaufschreibung                                  • Erweiterte quantitative
            • Internet-Nutzung                                     Methoden
            • Datenbank-Schnittstellen                           • Programmierschnittstellen
                                                                 • Sicherheit



Universität Osnabrück                                                                               Folie 21
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann




 Typische PMS-Architektur und ihr Umfeld
                                            reduzierter
                                     Funktionsumfang (z.B. nur
                                        Zeitaufschreibung

     MS-Project                           Web-Browser
                                                                                           Groupware-
    Standard oder                                                       Fat-Client
                                          Web-Frontend                                     Lösung(en)
  andere Single-PMS



                    Schnittstelle Single-PMS
                                                          PMS-
                                                       Applikations-/
                                     LDAP
          Verzeichnis-                                  Web-Server
            Dienst                                                          Abgleich von   ERP-System
                                                                             Kosten- und    (z.B. SAP)
                                                                          Personal-Daten


                                                          PMS-DB
                                                     (z.B. Oracle oder
                                                     MS SQL-Server)


Universität Osnabrück                                                                               Folie 22
Dipl. Wirt.-Inf. Frederik Ahlemann
 Tipps und Hinweise zur Systemauswahl...
 1. Erst Organisieren dann „Technisieren“:
    Definieren Sie erst die Standards zur Projektabwicklung in einem
    Organisationsprojekt. Denken Sie dann über die Softwareunterstützung
    nach.
 2. Überfordern Sie Ihre Organisation nicht mit unrealistischen Zielen
    hinsichtlich der Projekt-Organisation und der Projekt-Prozesse. Verfolgen
    Sie eine Politik der kleinen Schritte und involvieren Sie alle Stakeholder.
 3. Das beste Tool für alle Anforderungen gibt es nicht. Verwenden Sie
    ausreichende Zeit für die Festlegung Ihrer Anforderungen und priorisieren
    Sie diese.
 4. Die Abdeckung aller funktionaler Bereiche durch eine Software ist
    hinsichtlich der Marktsituation eher illusorisch.
 5. Die vollständige Integration der Projekt- und Programmebene ist eine große
    Herausforderung und vielfach nicht sinnvoll.
 6. Im Groupware-Bereich ist Spezialsoftware oft besser.

Universität Osnabrück                                                      Folie 23
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 Kleines Vorgehensmodell zur Systemauswahl

 1.          Festlegung der Projekt-Organisation und der Projekt-Prozesse.
 2.          Ableitung von funktionalen Anforderungen an die Software.
 3.          Herstellen von Markttransparenz („Long List“)
 4.          Grobauswahl von Produkten mit Hilfe von entsprechenden
             Produktvergleichen/Marktstudien („Short List“)
 5.          Übermittlung der Anforderungen an die Hersteller der „Short-List“
 6.          Präsentation der Hersteller
                 •      Vorstellung des Produktes allgemein
                 •      Demonstration der Abdeckung der Anforderungen
 7.          Einschränkung auf 1-2 Produkte
 8.          Validierung der Hersteller-Aussagen mittels Testbetrieb
 9.          Usability- und Akzeptanztests
 10.         Finalentscheidung

Universität Osnabrück                                                      Folie 24
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 Prognose – Einige Hypothesen…

          1.
          1.              Portfolio-Management


          2.
          2.              Virtualisierung, Verteilung, Standards


          3.              Zunehmende Unterstützung von
          3.              Mobiltechnologien

          4.
          4.              Zunehmende Spezialisierung und Integration

                          Integration von Wissens- und
          5.
          5.              Projektmanagement
Universität Osnabrück                                                      Folie 25
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 Zusammenfassung

 • Projektmanagement-Software ist kein Bereich für revolutionäre
   Innovationen

 • Es gibt jedoch einige Gebiete in denen Weiterentwicklungen sinnvoll
   sind:
          –     Strategisches Projektmanagement und Portfolio Management
          –     Integration von Wissens- und Projektmanagement
          –     Verteilung, interorganisationales Projektmangement
          –     Fortgeschrittene SW-Architekturen, Protokolle, Standards


 • Weitergehende Informationen unter:
   http://www.pm-studie.de


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