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									1        Controllingsünden - Die 10 wichtigsten Fehler der
         Finanzbuchhaltung

1.1      Einstieg
Ausgangslage
Die Finanzbuchhaltung stellt für viele Unternehmen die wichtigste – manchmal sogar die
einzige – Informationsquelle für das Controlling dar. Quasi als Abfallprodukt dienen die
Buchhaltungszahlen der Beurteilung der wirtschaftlichen Lage und der Entwicklung des
Unternehmens. In vielen Betrieben zeigen die Buchhaltungszahlen ein falsches, ja oft
irreführendes Bild.
Die Buchhaltung ist für jedes Unternehmen Pflicht.
Die Umsatzsteuer müssen die meisten Unternehmen monatlich voranmelden und abführen.
Dies ist nur möglich, wenn die Besteuerungsgrundlagen, also die Buchhaltung, zeitnah
vorliegen.
Und genau hier beginnt das Problem: Die meisten Steuerberater und Buchhaltungsbüros,
aber auch viele Buchhalter in Unternehmen, konzentrieren sich darauf, die Zahlen, die für die
Umsatzsteuervoranmeldung von Bedeutung sind, ordentlich zusammenzustellen.
Aber auch dabei kommt es immer wieder zu Fehlern, die meist dazu führen, dass
Umsatzsteuer zu früh oder zu viel bezahlt wird.
Für die Körperschaft-, Einkommen- und Gewerbesteuer sind die Jahreswerte von
Bedeutung. Basis hierfür ist der Jahresabschluss, in den einmal pro Jahr – und das oft
reichlich spät – auch die Inventur, die Abschreibungen und weitere Abschlussbuchungen
eingehen. Meist unterbleiben entsprechende Buchungen unter dem Jahr.
Für das Controlling reicht es nicht, dass die Buchhaltung unter steuerlichen Aspekten
ordnungsgemäß ist. Es ergibt sich ein falsches Bild, wenn wesentliche Informationen erst bei
der Erarbeitung des Jahresabschlusses berücksichtigt werden.

Ziele
 Sie werden erfahren, wie Sie die wichtigsten „Sünden“ in Ihrer Finanzbuchhaltung
  aufspüren.
 Sie werden wissen, wie Sie diese „Sünden“ ausmerzen können – manche einfach und
  schnell und manche mit Hilfe zusätzlicher Informationen im Laufe der Zeit.
 Sie werden sich selbst, der Bank und anderen (Gesellschaftern, Mitarbeitern, Angehö-
  rigen) eine „unterjährige“ Gewinn- und Verlust-Rechnung vorlegen können, die die
  Entwicklung und den Stand Ihres Unternehmens auf Basis der Finanzbuchhaltung und
  weiterer Quellen aktuell und korrekt darstellt.
 Und Sie werden über ein zentrales Element Ihres Unternehmens-Navigationssystems
  verfügen, das es Ihnen erlaubt, Ihre Ziele schnell und ohne Umwege zu erreichen.


      Praxis-Tipp
      Freiberufler und kleine Gewerbetreibende (bis zu einem Umsatz von 350.000 Euro - ab 1.1.2007
      bis 500.000 Euro) müssen keine doppelte Buchführung machen. Für sie genügt eine Einnahmen-
      Überschuss-Rechnung, die nur Vorgänge bei Zahlung erfasst und keine Forderungen und
      Verbindlichkeiten ausweist. Eine solche Art der Buchhaltung ist für Controllingzwecke denkbar
      ungeeignet. Um überhaupt vernünftige Aussagen über die wirtschaftliche Entwicklung und den
      Status des Unternehmens treffen zu können, müssen auch Veränderungen der Forderungen und
      der Verbindlichkeiten berücksichtigt werden.


Vorbereitung
Das benötigen Sie für das Aufspüren und das Ausmerzen der „Buchhaltungssünden“ (siehe
Tab. 1).
  Notwendige Unterlagen                Fundstelle                         Inhalt
  Jahresabschluss des                   Geschäftsführung                  Gewinn- und
  letzten Jahres                        Steuerberater                      Verlustrechnung
                                                                           Bestände (Aktiva und
                                                                            Passiva)
                                                                           Anlagenverzeichnis
                                                                           Bewertungsmethoden
  Buchhaltungsabschlüsse/               Buchhaltung                       Umsatz
  Betriebswirtschaftliche               Steuerberater                     Wareneinkauf
  Auswertungen (BWA) des
                                                                           Gebuchte Kosten
  laufenden Jahres
                                                                           Vorläufiges Ergebnis
  Summen- und                           Buchhaltung                       Entwicklung aller
  Saldenlisten                          Steuerberater                      Buchhaltungskonten
                                                                           Entwicklung der
                                                                            Forderungen und
                                                                            Verbindlichkeiten
                                                                           Entwicklung der
                                                                            Darlehens- und
                                                                            Kontokorrentkonten
  Kontenblätter                         Buchhaltung                       Überblick über alle
                                        Steuerberater                      Bewegungen auf den
                                                                            Konten
  Ausgangs- und                         Buchhaltung                       Grundlage für Buchungen
  Eingangsrechnungen                    Steuerberater
  Darlehensverträge und                 Buchhaltung                       Zinshöhe,
  Kontokorrentverträge mit              Steuerberater                      Zinsbindungsfrist,
  Nachträgen                                                                Laufzeiten,
                                        Bank
                                                                            Überziehungszinsen,
                                                                            Tilgungsmodalitäten,
                                                                            Sicherheiten,
                                                                            Abrechnungsmodalitäten
  Aktuelle Darlehens- und               Buchhaltung                       Änderungszeitpunkte,
  Kontokorrentabrechnunge               Bank                               aktueller Stand
  n
  Umsatzsteuervoranmeldu                Buchhaltung                       Dem Finanzamt
  ngen                                  Steuerberater                      gemeldete Umsätze und
                                                                            Vorsteuern
Tab. 1: Notwendige Unterlagen


                                                     2
1.2      Lösung
[[fck_11-06_Buchhaltungssünden_01]]
Abb. 1: Buchhaltungssünden aufspüren und ausmerzen

Schritt für Schritt
1.1 Fehler 1 von 10: Luftumsätze gebucht
   1. Die Finanzbuchhaltung bucht die Rechnungen, die ihr vorgelegt oder die automatisch
      aus einem Auftragsbearbeitungsprogramm übernommen werden. In vielen Betrieben
      werden für größere Aufträge mehrere Rechnungen („nach Baufortschritt“) geschrieben.
      Dabei wird von der insgesamt erbrachten Leistung, die durch ein Aufmaß ermittelt wird,
      der Betrag abgezogen, der bereits zuvor in Rechnung gestellt wurde. So wäre es
      korrekt.
      Aber die Programme sind manchmal so eingestellt, dass nicht der bereits in Rechnung
      gestellte Betrag abgezogen wird, sondern der vom Kunden bezahlte Betrag. Da sich
      viele Kunden mit der Bezahlung der Rechnungen viel Zeit lassen, weichen die Beträge
      meist deutlich voneinander ab. Die Konsequenz: Leistungen werden doppelt verbucht,
      erhöhen damit den ausgewiesenen Umsatz, und damit den Gewinn, und den
      Forderungsbestand. Doch die Sache kostet auch Geld, wenn – was nicht zwingend ist
      – für diesen „Luftumsatz“ auch noch Mehrwertsteuer bezahlt werden muss.
  2. Manchmal werden Abschlagsrechnungen gestellt, bevor irgendeine Leistung erbracht
     wurde. Wenn diese normal als Umsatzerlöse gebucht werden, entstehen ebenfalls
     „Luftumsätze“.
      Grundsätzlich sollten nur Schlussrechnungen, wenn also die Leistung vollständig
      erbracht wurde, als Umsatzerlöse mit dem vollen Betrag gebucht werden. Alle
      Rechnungen zuvor sind als Kundenanzahlungen, also als Verbindlichkeit zu buchen.
      Der diesen Verbindlichkeiten gegenüberstehende Vermögenswert sind die „teilfertigen
      Arbeiten“, die in vielen Unternehmen nicht oder nur ungenau erfasst werden. Es gehört
      aber zu den Notwendigkeiten des Controlling in solchen Betrieben, dass diese
      Bestände monatlich, wenigstens aber quartalsweise ermittelt und in der Buchhaltung
      erfasst werden.


      Praxis-Tipp
      Wann ist Umsatzsteuer zu bezahlen?
      Grundsätzlich ist die Umsatzsteuerzahllast, also die Differenz zwischen der Mehrwertsteuer, die
      Sie ihren Kunden berechnen, und der Vorsteuer, die Sie von Ihren Lieferanten in Rechnung
      gestellt bekommen, im nächsten Monat zu bezahlen (bei Dauerfristverlängerung einen Monat
      später). Dabei ist es egal, ob die Rechnungen bereits bezahlt wurden. Zahlt Ihr Kunde spät,
      müssen Sie also nicht nur Ihre eigene Leistung vorfinanzieren, sondern auch die Mehrwertsteuer.
      Das kostet Liquidität.
      Wenn Sie allerdings eine Abschlagsrechnung stellen, also der Auftrag nicht vollständig erledigt ist,
      Sie z.B. mangels Abnahme keine Schlussrechnung stellen können, müssen Sie die
      Mehrwertsteuer erst dann bezahlen, wenn Ihr Kunde bezahlt oder wenn Sie mit dem Auftrag
      vollständig fertig sind – je nachdem, was zuerst eintritt.
      Sprechen Sie mit der Person, die Ihre Buchhaltung macht, damit solche Rechnungen richtig
      verbucht werden, um nicht zu früh die Umsatzsteuer bezahlen zu müssen


1.2   Fehler 2 von 10: Bestandsveränderungen nicht gebucht


                                                       3
Auch im Praxisbeispiel zeigt sich, wie trügerisch es ist, wenn Bestandsveränderungen nicht
erfasst werden.
Bestandsveränderungen können im Bereich der unfertigen oder der fertigen Arbeiten
entstehen, wenn diese noch nicht abgerechnet wurden. In diesen Fällen sind die in der
Buchhaltung ausgewiesenen Umsätze zu korrigieren. Liegt der Bestand höher als zu
Jahresbeginn (Wert in der Bilanz), ist die Veränderung des Bestandes dem Umsatz
hinzuzuzählen, liegt er darunter, müssen wir die Bestandsveränderung vom Umsatz
abziehen. Ergebnis ist die Gesamtleistung, die als der um Bestandsveränderungen
korrigierte Umsatz definiert wird.

     Beispiel
     Der Bestand an Fertigwaren lag zu Jahresbeginn nach der Vorjahresbilanz bei 50.000 EUR. Am
     30.06. ermitteln wir einen Bestand noch nicht abgerechneter Fertigwaren von 60.000 EUR. Der
     gebuchte Umsatz lag in dieser Zeit bei 300.000 EUR. Tatsächlich haben wir also eine Leistung
     von 310.000 EUR erbracht.
     Umsatz laut Buchhaltung per 30.06.:        300.000 EUR
     ./. Bestand Fertigwaren zu Jahresbeginn:    50.000 EUR
     + Bestand Fertigwaren 30.06.:               60.000 EUR
     = Gesamtleistung 01.01. – 30.06.           310.000 EUR
     Liegt dagegen der Bestand an Fertigwaren unter dem Bestand zu Jahresbeginn (z.B. bei 35.000
     EUR), haben wir im laufenden Jahr mehr verkauft als produziert. Deshalb müssen wir den Umsatz
     um den Betrag korrigieren, den wir bereits im Vorjahr produziert haben.
     Umsatz laut Buchhaltung per 30.06.:        300.000 EUR
     ./. Bestand Fertigwaren zu Jahresbeginn:    50.000 EUR
     + Bestand Fertigwaren 30.06.:               35.000 EUR
     = Gesamtleistung 01.01. – 30.06.:          285.000 EUR
     Die gleiche Berechnung gilt für Bestandsveränderungen im Bereich der teilfertigen Arbeiten zu
     den jeweiligen Stichtagen.



     Praxis-Tipp
     Vorsicht Falle!

     Wenn Sie von Ihren Lieferanten eine Abschlagsrechnung erhalten, wird diese üblicherweise in
     diesem Zeitpunkt noch nicht als Materialaufwand gebucht, sondern „nur“ als Forderung gegenüber
     dem Lieferanten. Diese Forderung geht als solche auch in die Bilanz ein, wenn bis zum Stichtag
     noch keine Schlussrechnung gestellt wurde. Dieser Betrag darf dann nicht in die Bewertung der
     teilfertigen Arbeiten eingehen, da wir sonst einen Vermögensgegenstand doppelt zählen, nämlich
     als Forderung und als Bestandteil der teilfertigen Arbeiten.


Auch im Bereich der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB-Stoffe) sowie der
Handelswaren kann es zu Bestandsveränderungen kommen, die in der Buchhaltung nicht
auftauchen, wenn dort nur der Wareneinkauf gebucht wird. Die Bestandsveränderungen
müssen auch hier berücksichtigt werden. Liegen die Bestände über dem Wert zu Beginn des
Jahres, haben Sie einen Teil der Einkäufe nicht verbraucht, sondern auf Lager gelegt. Sie
können diesen Teil, um den sich Ihr Lager erhöht hat, vom gebuchten Wareneinkauf
abziehen. Liegen die Bestände aber unter dem Jahresanfangswert, müssen Sie die Differenz
dem gebuchten Wert hinzuzählen.



                                                    4
                               Beispiel
                               Der Bestand an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen lag zu Jahresbeginn nach der Vorjahresbilanz bei
                               30.000 EUR. Am 30.06. ermitteln wir einen Bestand an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen von
                               20.000 EUR. Der gebuchte Wareneinkauf lag in dieser Zeit bei 120.000 EUR. Tatsächlich hatten
                               wir also einen Materialeinsatz von 130.000 EUR erbracht.
                               Einkauf laut Buchhaltung per 30.06.:      120.000 EUR
                               + Bestand RHB-Stoffen zu Jahresbeginn: 30.000 EUR
                               ./. Bestand RHB-Stoffen 30.06.:               20.000 EUR
                               = Materialeinsatz 01.01. – 30.06.         130.000 EUR
                               Liegt dagegen der Bestand an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen über dem Bestand zu Jahresbeginn
                               (z.B. bei 40.000 EUR), haben wir im laufenden Jahr mehr eingekauft als verbraucht. Deshalb
                               müssen wir den Einkauf um den Betrag korrigieren, um den wir das Lager im laufenden Jahr
                               aufgebaut haben.
                               Einkauf laut Buchhaltung per 30.06.:      120.000 EUR
                               + Bestand RHB-Stoffen zu Jahresbeginn: 30.000 EUR
                               ./. Bestand RHB-Stoffen 30.06.:               40.000 EUR
                               = Materialeinsatz 01.01. – 30.06.         110.000 EUR
                               Die gleiche Berechnung gilt für Bestandsveränderungen im Bereich der Handelswaren zu den
                               jeweiligen Stichtagen.


1.3 Fehler 3 von 10: Personalkosten fehlen
Wie können Personalkosten fehlen? Dies kommt vor, wenn die Löhne und Gehälter für den
Dezember erst im Januar bezahlt und gebucht werden. Im Dezember wurde eine
Rückstellung gebucht und gegen diese Rückstellung wird nun die Zahlung gebucht, so dass
– richtigerweise – die Dezemberlöhne nicht den Januar belasten.
Wenn aber die Januarlöhne erst im Februar, die Februarlohne im März etc. bezahlt werden,
besteht die Gefahr, dass sie auch erst in den Monaten der Zahlung gebucht werden. Dann
aber fehlen uns ein Monat Löhne und Gehälter, vielleicht sogar die zugehörigen Lohnsteuern
und Sozialabgaben.
Beispielfür falsche Buchung:




                 Monat, für den die                              Monat, in dem die                  Monat, auf den die
                 Personalkosten bezahlt                          Personalkosten bezahlt             Personalkosten gebucht
                 werden                                          werden                             werden
                 Dezember 2006                                   Januar 2007                        Dezember 2006
                 Januar 2007                                     Februar 2007                       Februar 2007
                 Februar 2007                                    März 2007                          März 2007
                 März 2007                                       April 2007                         April 2007
                 April 2007                                      Mai 2007                           Mai 2007
                 Mai 2007                                        Juni 2007                          Juni 2007
                 Juni 2007                                       Juli 2007                          Juli 2007
                 Juli 2007                                       August 2007                        August 2007
                 August 2007                                     September 2007                     September 2007
                 September 2007                                  Oktober 2007                       Oktober 2007
                 Oktober 2007                                    November 2007                      November 2007
                 November 2007                                   Dezember 2007                      Dezember 2007

                                                                                5
                 Dezember 2007                                                                                                                                                                                         Januar 2008                Dezember 2007
Tab. 2: Übersicht fehlerhafter Buchungszeitpunkt für Personalkosten


Es wird deutlich, dass die Personalkosten für den Januar „unterschlagen“ werden, wenn so
gebucht wird. Erst im Dezember wird dieser Fehler korrigiert (siehe Tab. 2).
Die Lösung: Die Personalkosten werden grundsätzlich in den Monat gebucht, für den sie
bezahlt werden, unabhängig davon, wann die Zahlung erfolgt (siehe Tab. 3).
Beispielfür richtige Buchung:




                 Monat, für den die                                                                                                                                                                                    Monat, in dem die          Monat, auf den die
                 Personalkosten bezahlt                                                                                                                                                                                Personalkosten bezahlt     Personalkosten gebucht
                 werden                                                                                                                                                                                                werden                     werden
                 Dezember 2006                                                                                                                                                                                         Januar 2007                Dezember 2006
                 Januar 2007                                                                                                                                                                                           Februar 2007               Januar 2007
                 Februar 2007                                                                                                                                                                                          März 2007                  Februar 2007
                 März 2007                                                                                                                                                                                             April 2007                 März 2007
                 April 2007                                                                                                                                                                                            Mai 2007                   April 2007
                 Mai 2007                                                                                                                                                                                              Juni 2007                  Mai 2007
                 Juni 2007                                                                                                                                                                                             Juli 2007                  Juni 2007
                 Juli 2007                                                                                                                                                                                             August 2007                Juli 2007
                 August 2007                                                                                                                                                                                           September 2007             August2007
                 September 2007                                                                                                                                                                                        Oktober 2007               September 2007
                 Oktober 2007                                                                                                                                                                                          November 2007              Oktober 2007
                 November 2007                                                                                                                                                                                         Dezember 2007              November 2007
                 Dezember 2007                                                                                                                                                                                         Januar 2008                Dezember 2007
Tab. 3: Übersicht richtiger Buchungszeitpunkt für Personalkosten
                 Sollten die Löh ne erst spät im Folgemonat errechnet werden, muss mit kalku latorischen Personalkos ten in der geschätzten Höhe gearbeitet werden, die im jeweiligen Fo lgemonat korrigiert werden.




                                                                              Beispiel
                                                                              Geschätzte Höhe der Personalkosten Januar:                                                                                                                 20.000
                                                                              Buchung für Januar:                                                                                                                                        20.000
                                                                              Tatsächliche Höhe lt. Abrechnung im Februar:                                                                                                               20.500
                                                                              Korrektur im Februar für Januar:                                                                                                                             500
                                                                              Geschätzte Höhe der Personalkosten Februar:                                                                                                                21.000
                                                                              Buchung im Februar:                                                                                                                                        21.000
                                                                              Tatsächliche Höhe lt. Abrechnung im März:                                                                                                                  20.800
                                                                              Korrektur im März für Februar:                                                                                                                              - 200



Wenn die Personalkosten nur gering schwanken, reicht es aus, die Personalkosten eines
Monats als kalkulatorischen Aufwand in den Januar zu buchen, und in den restlichen
Monaten des Jahres die Kosten in den jeweiligen Monat der Zahlung zu buchen. Die –
insgesamt geringen – Korrekturen erfolgen bei der Erstellung des Jahresabschlusses.

1.4                                                                      Fehler 4 von 10: Nicht alle Belege gebucht


                                                                                                                                                                                                                                     6
Keine Buchung ohne Beleg! – heißt eine alte Buchhalterregel. Das heißt aber, dass Belege,
die ihren Weg in die Buchhaltung nicht finden, auch nicht gebucht werden können.
Jede Rechnung, die ins Haus kommt, muss auf sachliche und rechnerische Richtigkeit
geprüft werden. Entspricht die gelieferte Ware der bestellten? Stimmt der berechnete Preis
mit dem vereinbarten überein? Wurden Absprachen berücksichtigt? Ist die Skontofrist richtig
angegeben.
In manchen Betrieben wird die Originalrechnung geprüft. Besonders, wenn sich eine solche
Prüfung der Chef vorbehält, kann die Sache dauern – oder ganz in Vergessenheit geraten.
Die Rechnung schlummert unter der Schreibunterlage beim Chef und erst die Mahnung
erinnert wieder an die Rechnung.
Abhilfe schafft da eine kleine organisatorische Änderung: Beim Posteingang wird jede
Rechnung kopiert. Das Original geht sofort in die Buchhaltung und die Prüfung erfolgt an
Hand der Kopie. Wenn sich dann doch später Differenzen ergeben, können diese auch
später gebucht werden. Wichtig ist, dass die Rechnung als solche zeitnah verbucht wird.

1.5 Fehler 5 von 10: Keine Abschreibungen gebucht
Maschinen, Fahrzeuge und andere Anlagen verlieren täglich an Wert. Dieser Wertverlust
wird in Form der Abschreibung in die Kosten gebucht. Dies erfolgt häufig aber erst am
Jahresende. Während des Jahres wird so getan, als behielten die Dinge ihren Wert.
Es dient der Genauigkeit der Controllingwerte, wenn Monat für Monat eine kalkulatorische
Abschreibung gebucht wird. Diese wird zu Jahresanfang auf Basis des Vorjahreswertes und
absehbarer Veränderungen festgelegt und kann im Laufe des Jahres bei Investitionen
verändert werden.
Zum Jahresende wird die genaue Höhe der Abschreibungen ermittelt und der kalkulatorische
Wert wird entsprechend korrigiert.

1.6 Fehler 6 von 10: Kosten werden „von der Bank“ gebucht
Wesen einer doppelten Buchhaltung ist die Buchung des Erfolgs (Erlöse und Kosten) mit der
entsprechenden Gegenbuchung in den Beständen (Forderungen, Verbindlichkeiten).

      Beispiel
      Wir verbuchen eine Ausgangsrechung über 100 EUR zuzüglich 19% Mehrwertsteuer – da die
      Lieferung im Januar 2007 erfolgt, setzen wir den erhöhten Mehrwertsteuersatz an. Die
      entsprechende Buchung lautet
      Forderungskonto (Debitor)        119,00 an          Erlöse                    100,00
                                                          Mehrwertsteuer             19,00
      Wenn der Kunde dann bezahlt, verringert sich unsere Forderung an ihn und das Bankkonto nimmt
      zu. Die entsprechende Buchung lautet:
      Bank                             119,00 an          Forderungskonto           119,00
      Bei Eingangsrechungen läuft das ähnlich:
      Kostenkonto (z.B. Bürobedarf)    100,00 an          Verbindlichkeit (Kreditor) 119,00
      Vorsteuer                          19,00
      Verbindlichkeit                  119,00 an          Bank                      119,00
      Nun gibt es aber auch Fälle, in denen Geld kommt oder bezahlt wird, aber keine Rechnung
      vorliegt. Das ist zum Beispiel bei Mieten oder Leasing üblich. Der entsprechende Vertrag gilt da
      als „Dauerrechnung“. Wenn dann die Miete bezahlt wird, wird sie oft verkürzt gebucht wie folgt:
      Miete                            119,00 an          Bank                      119,00


                                                      7
                               Vorsteuer                        19,00
                               Man spart sich also den „Umweg“ über die Einbuchung der Verbindlichkeit, die mit der Zahlung ja
                               wieder ausgeglichen würde.


Nun kommt es aber vor, dass die Zahlung einmal (oder mehrfach) ausfällt, weil vielleicht die
Liquidität nicht vorhanden ist, oder weil mit einer Gegenforderung aufgerechnet wird. In
diesen Fällen werden aber auch die Kosten nicht gebucht und unsere BWA gibt ein falsches,
zu positives Bild.
Es ist dafür zu sorgen, dass solche Forderungen oder Verbindlichkeiten immer zum
Fälligkeitszeitpunkt als solche und damit auch ertragswirksam gebucht werden. Dies kann
durch „Dauerbuchungen“ erreicht werden. Die Buchhaltung kann auch nur dann als
Grundlage für das Forderungsmanagement dienen.

1.7 Fehler 7 von 10: Zinsen werden nicht bzw. zu spät erfasst
Ein typischer Fall für eine unterlassene Verbindlichkeitsbuchung sind Bankzinsen. Sie
werden meist erst dann gebucht, wenn sie auf dem Kontoauszug der Bank erscheinen. Das
kann im Folgemonat oder im Folgequartal sein. Bei öffentlichen Darlehen oder bei
Eurokrediten erfolgt die Zinszahlung sogar nur zweimal oder einmal pro Jahr.
Wenn es sich um größere Zinsbeträge handelt, sollten diese in den jeweiligen Monat – ggfs.
in ihrer Höhe geschätzt – unterjährig gebucht werden. Bei Zahlung werden Ungenauigkeiten
dann wieder ausgeglichen.

                               Beispiel
                               Wir nehmen unseren Kontokorrentkredit bei der Bank mit durchschnittlich 120.000 EUR in
                               Anspruch. Der Zinssatz liegt bei 10%. Wir haben also mit einer jährlichen Zinsbelastung von
                               12.000 EUR zu rechnen, monatlich somit 1.000 EUR. Die Zinsabrechnung erfolgt vierteljährlich zu
                               Beginn des Folgemonats.


                               Im April werden also 3.000 EUR Zinsen berechnet, die die ersten drei Monate des Jahres
                               betreffen. Wenn die Zinsen jeweils im Folgequartal gebucht werden, müssen die Monate Januar
                               (für das letzte Quartal des Vorjahres), April, Juli und Oktober die dreifachen Zinsen tragen,
                               während die übrigen Monate „ungeschoren“ davon kommen.

Beispielfür falsche Buchung:




                 Monat, für den die Zinsen                    Monat, in dem die Zinsen             Monat, auf den die Zinsen
                 bezahlt werden                               bezahlt werden                       gebucht werden
                 Dezember 2006                                Januar 2007                          Januar 2007
                 Januar 2007                                  April 2007                           April 2007
                 Februar 2007                                 April 2007                           April 2007
                 März 2007                                    April 2007                           April 2007
                 April 2007                                   Juli 2007                            Juli 2007
                 Mai 2007                                     Juli 2007                            Juli 2007
                 Juni 2007                                    Juli 2007                            Juli 2007
                 Juli 2007                                    Oktober 2007                         Oktober 2007
                 August 2007                                  Oktober 2007                         Oktober 2007
                 September 2007                               Oktober 2007                         Oktober 2007
                 Oktober 2007                                 Januar 2008                          Januar 2008

                                                                              8
 November 2007                                                                                                                                                                                                                                    Januar 2008                   Januar 2008
 Dezember 2007                                                                                                                                                                                                                                    Januar 2008                   Januar 2008
Tab. 4: Übersicht Buchungszeitpunkt für Zinsen
 rweise buchen wir in den Mo naten Januar, Februar und Mär z eine kos tenwir ksame Zinsbelastu ng von je 1.000 EU R. Kommt dann im April die Zin sabrechnung für das erste Quartal, wird nur eine eventuel le Differenz kostenwir ksam gebucht.




                                                             Beispiel
                                                             Geschätzte Höhe der Zinsen für Januar:                                                                                                                                                                 1.000
                                                             Buchung für Januar:                                                                                                                                                                                    1.000
                                                             Geschätzte Höhe der Zinsen für Februar:                                                                                                                                                                1.000
                                                             Buchung für Februar:                                                                                                                                                                                   1.000
                                                             Geschätzte Höhe der Zinsen für März:                                                                                                                                                                   1.000
                                                             Buchung für März:                                                                                                                                                                                      1.000
                                                             Tatsächliche Höhe lt. Abrechnung 1. Quartal:                                                                                                                                                           3.100
                                                             Korrektur im April für 1. Quartal:                                                                                                                                                                      100
                                                             Geschätzte Höhe der Zinsen April:                                                                                                                                                                      1.000
                                                             Buchung im April (inkl. Korrektur):                                                                                                                                                                    1.100


Bei Annuitätendarlehen enthalten die Raten immer einen Zins- und einen Tilgungsanteil.
Die Zinsen stellen Kosten dar, während die Tilgungen die Schulden reduzieren, Fremdkapital
also in Eigenkapital umwandeln. Diese wichtige Unterscheidung wird oft erst am Jahresende
in der Buchhaltung erfasst. Unter dem Jahr wird die gesamte Rate entweder voll in die
Zinsen oder voll in die Tilgung gebucht. Im ersten Fall werden die Zinsen zu hoch, im
zweiten Fall zu niedrig ausgewiesen.

                                                             Beispiel
                                                             Annuitätendarlehen                                                                                                                                                                                                100.000 EUR
                                                             Zinssatz p.a.:                                                                                                                                                                                                    5,0%
                                                             Anfangstilgung p.a.:                                                                                                                                                                                              3,0%
                                                             Annuität (Kapitaldienst) p.a.                                                                                                                                                                                     8.000 EUR
                                                             Tilgungsverrechnung:                                                                                                                                                                                              monatlich
                                                             Laufzeit Beginn:                                                                                                                                                                                                  01.01.1998
                                                             Laufzeit:                                                                                                                                                                                                         ca. 19,5 Jahre


Der Tilgungsanteil der Rate steigt um den Betrag, um den die Zinsen durch die Reduzierung
der Restschuld abnehmen.
Am Ende des Jahres 2006 beträgt der Restwert (lt. Bilanz) noch 65.812,76 EUR. Die
jährliche Rate für das Jahr 2007 beträgt – nach wie vor – 8.000 EUR und teilt sich auf in
einen Zinsanteil von 3.161 EUR und einen Tilgungsanteil von 4.839 EUR. Die monatliche
Aufteilung ergibt sich aus folgender Tabelle:


 Rate Datum                                                                                                                                                                                 Restwert                                              Rate              Zinssatz    Zins            Tilgung
 31.12.2006                                                                                                                                                                                 65.812,76
 31.01.2007                                                                                                                                                                                 65.418,68                                             666,67            5,000       272,58          394,09
 28.02.2007                                                                                                                                                                                 65.022,94                                             666,67            5,000       270,93          395,74


                                                                                                                                                                                                                                                                9
 31.03.2007                                                                                             64.625,54   666,67        5,000   269,27   397,39
 30.04.2007                                                                                             64.226,49   666,67        5,000   267,61   399,06
 31.05.2007                                                                                             63.825,76   666,67        5,000   265,94   400,73
 30.06.2007                                                                                             63.423,36   666,67        5,000   264,26   402,40
 31.07.2007                                                                                             63.019,27   666,67        5,000   262,58   404,09
 31.08.2007                                                                                             62.613,50   666,67        5,000   260,89   405,78
 30.09.2007                                                                                             62.206,02   666,67        5,000   259,19   407,47
 31.10.2007                                                                                             61.796,84   666,67        5,000   257,49   409,18
 30.11.2007                                                                                             61.385,95   666,67        5,000   255,77   410,89
 31.12.2007                                                                                             60.973,34   666,67        5,000   254,06   412,61
Tab. 5: Annuitätendarlehen – monatliche Rate und Tilgungsanteil
 Ban ken und Spar kassen stellen auf Anfrage entsprechende Zins- und Tilgungs tabellen zur Verfügung.




Der jeweilige Zinsanteil kann dann als Zinsen (=Aufwand) und der Tilgungsanteil als
Verringerung der Restsumme gebucht werden.
Das Beispiel zeigt, dass die Buchung der gesamten Rate (= 8.000 EUR) entweder nur als
Zinsen oder nur als Tilgung zu einer schlechteren bzw. einer besseren Darstellung der
Unternehmenssituation führt als sie sich tatsächlich darstellt.

1.8 Fehler 8 von 10: Eigenleistungen nicht aktiviert
Mitarbeiter arbeiten nicht nur an Kundenaufträgen, sondern stellen manchmal Dinge her, die
im Unternehmen verbleiben. Dazu gehören die Mithilfe an einem Erweiterungsbau, bei der
Errichtung von Fundamenten für Maschinen oder die Entwicklung von Maschinen selbst.
Diese Eigenleistungen können aktiviert werden und erhöhen somit die Gesamtleistung und
das Anlagevermögen der Firma.


                                                        Praxis-Tipp
                                                        Wichtig!

                                                        Sie dürfen nur „materielle“ Güter aktivieren, nicht z.B. selbst erstellte Software. Bei der Bewertung
                                                        der Eigenleistungen liegen Sie richtig, wenn Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter mit einem
                                                        Stundensatz bewerten, der den Personalkosten (einschließlich Arbeitgeberanteil) je produktiver
                                                        Stunde entspricht. Beim Material berücksichtigen Sie auch Materialgemeinkosten für die
                                                        Beschaffung, Transport, Lagerung und Finanzierung des Materials. Sie dürfen – müssen aber nicht
                                                        – einen Zuschlag für Verwaltungsgemeinkosten und Fremdkapitalzinsen berechnen.
                                                        Vertriebskosten und Gewinnanteile müssen aber außen vor bleiben



1.9 Fehler 9 von 10: Kosten falsch abgegrenzt
Nicht immer betreffen Kosten den Zeitraum, in dem die Rechnung kommt oder in dem sie
gebucht werden. Dies ist besonders bei Jahresbeiträgen für Versicherungen der Fall, aber
auch bei Kammer-, Innungs- und Verbandsbeiträgen oder bei Heizölrechnungen. Sie
müssen auf die einzelnen Monate verteilt werden, da sich sonst ein falsches Bild ergibt.
Besonders „anfällig“ für eine hohe Belastung mit solchen Kosten ist der Januar.
Ein weiteres Beispiel ist das Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Die Sommermonate und der
November werden durch solche Zahlungen belastet, obwohl die Kosten tatsächlich jeden
einzelnen Monat betreffen.




                                                                                                                             10
Die Lösung besteht in der kalkulatorischen Erfassung der voraussichtlichen Kosten pro
Monat mit einer Auflösung der unterjährigen Rückstellung, bei Buchung der Rechnung bzw.
der Zahlung.
Die kalkulatorische Erfassung erfolgt wie bei den Zinsen (siehe Sünde 7).

1.10 Fehler 10 von 10: Konten werden nicht abgestimmt – Klärungskonten laufen über
Zur Qualitätssicherung einer Buchhaltung gehört die permanente Abstimmung. Stimmen die
Bestandskonten? Wenn diese nicht stimmen, liegt auch bei den Umsätzen oder Kosten
einiges im Argen.
Die erste Abstimmung betrifft die Bankkonten. Stimmen die Salden in der eigenen
Buchhaltung mit den Kontoauszügen der Banken zum Stichtag überein? Wenn nicht, heißt
das Suchen, eine der wichtigsten Aufgaben der Buchhaltung. Manchmal wird tagelang der
berühmte „eine Cent“ gesucht, bis ihn der Lehrling zufällig findet.
Die nächste Abstimmung betrifft die Debitoren- (Kunden-) Konten und die Kreditoren-
(Lieferanten-) Konten. Sind die Forderungen und die Verbindlichkeiten korrekt
ausgewiesen? Gibt es Verbindlichkeiten im Bereich der Forderungen (Kunden) oder
Forderungen im Bereich der Verbindlichkeiten (Lieferanten)? Wurden die Zahlungen korrekt
zugeordnet? Auch hier ist Suchen angesagt. Je länger die Vorgänge zurückliegen, desto
nerven- und zeitraubender ist die Angelegenheit.        Deshalb gehört eine wenigstens
monatliche Abstimmung zum Pflichtprogramm einer Buchhaltung. Wenn auf Basis der
Buchhaltung gemahnt werden soll, müssen die Konten immer vor einem Mahnlauf
abgestimmt werden, denn eine unberechtigte Mahnung kann Kundenbeziehungen zerstören,
eine unterlassene Mahnung kostet Liquidität.
Auch Anlagenverzeichnisse müssen abgestimmt werden. Oft stehen da noch Autos drin, die
es schon lange nicht mehr gibt, oder die in Zahlung gegeben wurden. Gerade bei
Verrechnungsgeschäften mit Gebrauchtmaschinen oder bei komplizierten Leasing- oder
Finanzierungslösungen kommt es zu unterlassenen oder zu Fehlbuchungen.


1.1      Fazit
Das ist zu tun
 Beschließen Sie, Ihre Buchhaltung auf Controllingsünden zu überprüfen.
 Legen Sie fest, ob Sie
  –   das selbst alleine tun wollen
  –   das gemeinsam mit der Person machen wollen, die Ihre Buchhaltung fertigt
  –   das an die Person delegieren wollen, die für Ihre Buchhaltung verantwortlich ist.
 Wenn Sie die Prüfung alleine machen wollen, legen Sie sich bitte die erforderlichen
  Unterlagen zurecht und gehen nach Checkliste vor. Wo Sie unsicher sind, machen Sie
  eine Notiz für das Gespräch mit Ihrem Buchhalter.
 Wenn Sie das gemeinsam mit Ihrem Buchhalter machen wollen oder komplett an ihn
  delegieren, so versorgen Sie ihn mit diesem Aufsatz und mit der Checkliste
  „Buchhaltungssünden“. Vereinbaren Sie einen Termin zur Erledigung und haken Sie ggfs.
  nach.

Praxis-Tipp


                                              11
Machen Sie aus der Angelegenheit ein Projekt, das mit seinen Zwischenschritten Eingang in
Ihre Wiedervorlagen findet. So können Sie vermeiden, dass diese vielleicht ungeliebte
Beschäftigung mit Zahlen in Vergessenheit gerät und Sie Ihr Unternehmen nicht nach Zielen
und Zahlen steuern können.

Rating-Check
Das Rating berücksichtigt sehr stark, wie gut ein Unternehmer seinen Betrieb „im Griff“ hat.
Mit einem aktuellen und stimmigen Controlling – auf Basis der Finanzbuchhaltung – holen
Sie wichtige Rating-Punkte bei Ihrer Bank. Denn Sie bekommen damit nicht nur selbst ein
wichtiges „Navigations-System“ an die Hand, sondern Sie zeigen auch denjenigen, die Sie
als Unternehmen und Unternehmer zu beurteilen haben, also den Mitarbeitern der Bank,
dass Sie Ihr Unternehmen nach Zielen und Zahlen führen, Sie also keinen Blindflug
zulassen. Die Glaubwürdigkeit Ihrer Zahlen – und Ihrer Person – steigt dadurch beträchtlich.


1.2      Praxisbeispiel
Problemstellung
Bauunternehmer Baggerfix erfreut sich an seiner Betriebswirtschaftlichen Auswertung per
April. Schwarz auf weiß steht da ein Gewinn von gut 200.000 EUR für das laufende Jahr. Da
lässt es sich verschmerzen, dass das Konto gähnend leer ist und Bank wie
Lieferantengläubiger etwas gereizt reagieren.
Doch die Freude ist trügerisch: Im ausgewiesenen Umsatz sind jede Menge Leistungen
enthalten, die bereits im Vorjahr erbracht, aber erst im laufenden Jahr abgerechnet wurden.
Diese sind aber in der Vorjahresbilanz als „teilfertige Arbeiten“ bereits berücksichtigt und
können natürlich nicht doppelt angesetzt werden. Aus diesen Beständen zum Jahresbeginn
wurden im Laufe des Jahres fakturierte Umsätze. Gleichzeitig gingen aber die teilfertigen
Arbeiten zurück und dies muss bei der Beurteilung der Situation natürlich berücksichtigt
werden.



Umsetzung
In den meisten Buchhaltungen kleiner und mittlerer Unternehmen unterbleibt diese wichtige
Korrekturbuchung, weil sie zum einen zusätzliche Informationen erfordert (aus den Belegen,
die die Buchhaltung erhält, geht das nicht hervor) und die zum andern für die
Umsatzsteuervoranmeldung nicht von Interesse ist. Als Baggerfix genau nachrechnet
erkennt er, dass er nicht 200.000 EUR Gewinn, sondern über 100.000 EUR Verlust gemacht
hat!

Lösung
Baggerfix wäre        der    verhängnisvolle Irrtum nicht passiert, hätte er die
Bestandsveränderungen erfasst und diese entweder mit den Buchhaltungsunterlagen
mitgeteilt oder über ein Korrekturblatt erfasst hätte.
Dann wären ihm sicher noch weitere Controllingsünden in seiner Buchhaltung aufgefallen,
die er hätte beseitigen können. Er hätte frühzeitig gegensteuern können und die Insolvenz
wäre vermieden worden.




1.3      Arbeitshilfen

                                            12
Folgende Arbeitshilfen stehen Ihnen zur Verfügung
Folgende Arbeitshilfenstehen Ihnen zur Verfügung:




                                 Arbeitshilfen zu diesem Thema
                                       Checkliste Buchhaltungssünden
                                       Korrekturblatt BWA
Tab. 6: Arbeitshilfe


So setzen Sie die Arbeitshilfen ein
1.11 Ihre Arbeitshilfe: Checkliste Buchhaltungssünden
Diese Arbeitshilfe dient dem systematischen Aufspüren eventueller Controllingsünden in
Ihrer Buchhaltung:
                                           1. Prüfen Sie Ihre Buchhaltung anhand der Checkliste. Sie können diese auch Ihrem
                                              Steuerberater oder der Person geben, die Ihre Buchhaltung macht.
                                           2. Eine Markierung bei „geprüft“ zeigt Ihnen, dass Ihre Buchhaltung auf diese
                                              Fehlerquelle hin geprüft wurde.
                                           3. Wenn beim jeweiligen Fehlerbereich „in Ordnung“ angekreuzt wurde, können Sie
                                              beruhigt sein: Zumindest in diesen Punkten kann Ihre Buchhaltung als Quelle für das
                                              Controlling dienen.
                                           4. Wenn dagegen „zu ändern“ angekreuzt ist, müssen Sie dafür sorgen, dass diese
                                              Fehlerquellen abgestellt werden. Legen Sie mit der Person, die Sie mit der
                                              Buchhaltung betraut haben (Mitarbeiter des Steuerbüros, Buchhaltungsbüro, eigener
                                              Mitarbeiter) fest, was genau zu verändern ist. Welche Informationen (z.B.
                                              Bestandsinformationen) werden zusätzlich benötigt? Wer liefert diese Informationen?
                                              Was ist bei der Zusammenstellung der Unterlagen zu beachten?
                                           5. Gehen Sie nach drei Monaten die Checkliste noch einmal durch und prüfen Sie, ob die
                                              Fehler nachhaltig beseitigt wurden.

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                                       Controlling-Tipps [[HI1335026]]
Tab. 7: Arbeitshilfen




                                                                                   13

								
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