Docstoc

CHAPELENLEFRITH HIGH SCHOOL ATTENDANCE AND PUNCTUALITY POLICY

Document Sample
CHAPELENLEFRITH HIGH SCHOOL ATTENDANCE AND PUNCTUALITY POLICY Powered By Docstoc
					CHAPEL­EN­LE­FRITH HIGH SCHOOL 

ATTENDANCE AND PUNCTUALITY POLICY 

RATIONALE: 
Regular school attendance and punctuality are essential if pupils are to achieve continuity of learning and 
develop the good habits valued by potential employers after they leave school. Irregular attendance 
undermines educational progress and leads to underachievement and low attainment. 

PURPOSES: 
To promote and reinforce the values of regular attendance and punctuality. 
To monitor and improve pupil attendance and punctuality. 
To combat truancy and reduce unauthorised absence. 
To ensure that parents are aware of their legal requirements regarding attendance and are actively involved in 
ensuring that their children attend school regularly. 

BROAD GUIDELINES: 
Tutors are the first point of reference in monitoring attendance and punctuality, supported by the Pastoral 
Team, Academic Guidance Coordinators (AGCs) and the EWS (Education Welfare Service). 

The school uses a computerised attendance monitoring system to monitor and detect signs of deteriorating 
attendance and punctuality swiftly and easily. The Pastoral Team and AGCs are responsible for:

·  rewarding good attendance and punctuality through the school's merit system;

·  informing parents about the need for regular attendance and punctuality;

·  providing parents with clear guidance as to what constitutes authorised and unauthorised absence;

·  enlisting the support of parents and EWS to improve pupils' attendance and punctuality and to reduce 
   truancy;

·  establishing procedures regarding pupils arriving late, leaving the premises and returning to school;

·  detecting post­registration truancy via attendance monitoring in individual lessons and truancy checks; 
   implementing procedures to monitor attendance, punctuality and post­registration truancy;

·  reporting attendance figures to the LA every term and DCFS as required;

·  formulating the annual Attendance Plan in consultation with the Education Welfare Service;

·  advising the Assistant Headteacher Pastoral of unauthorised absences which may result in the application 
   of fixed penalty notices.
Appendix 1 
Attendance Routines for staff  2008 – 9 

PS  Pastoral Secretary 

PM  Pastoral Manager 
Positive initiatives

     ·          100%  attendance per term =  Praise Postcard (7 ­ 9) or letter (10 + 11) home + 5 merits

     ·          No lates = Praise Postcard/letter home = 5 merits

     ·          Administered by the Pastoral Team and AGCs.

     ·          Certificates to be awarded at Annual Prizegiving for:

                  ·    100% attendance

                  ·    100% punctuality (discounting appointments etc). 
Routines

     ·          Tutors take the register according to the procedures in the staff handbook.

     ·          Tutors should only note if the pupil is present or absent or late before the close of registration 
                8.40 am.

     ·          No other codes should be used other than: 

              /  \ ( Present)  N  (Absent) or  L (Late).

     ·          Tutors should direct all telephone calls from parents regarding absence to the office.  Tutors or 
                pupils should hand all notes to PS so that registers can be amended.

     ·          Tutors to check with pupils on return to school that they have handed in their note or that the 
                parent has telephoned in to explain the absence.  Tutors to have the “return to school” 
                conversation and ensure pupils are reminded to catch up with missed work and homework. 
                Tutors to liaise with parents and gather work for pupils who will be off school due to prolonged 
                illness. If pupils are due to be absent for more than 15 school days, tutors should inform 
                Assistant Head Pastoral (AH [P]) as it may be possible to arrange home tuition via the Local 
                Authority.

     ·          PS checks the registers after registration every morning and clears absences.

     ·          First day absence calls are made by PS for all pupils for whom no reason for absence has been 
                received. Particular priority is given to Looked After Children, pupils who have a Child 
                Protection Plan and identified poor attenders.

     ·          Class teachers take afternoon registers, collecting the sheets from reception beforehand, 
                marking pupils present or absent or late.  If pupils arrive after the close/collection of 
                registers they should be sent to the office with a movement card to register.

     ·          PS informs (AH [P]) if class teachers are persistently failing to mark registers correctly or note 
                pm lates.

     ·          PM will print the registers on a weekly basis, highlight lates/action and give to tutors.  These 
                must be checked to ensure the recorded information is correct and returned to PS in the office 
                for any amendment.  Please note this attendance record is an official legal document, 
                subject to scrutiny. Tutors monitor attendance patterns and have a preliminary conversation
              with pupils who appear to be missing school/late am or pm/having odd days off.  Tutors 
              implement lates detentions as below. 



Pastoral Manager’s Role

     ·        PM checks register print outs on a weekly basis, monitoring patterns of attendance and 
              punctuality.

     ·        Pupils who are late twice in a week, am or pm are issued with a 30 minute lunch or two 
              break­time detentions the following week, administered by tutors.

     ·        Pupils who are late three times or more in a week serve a 1 hour ASD administered by the 
              Pastoral Team.

     ·        PM prints attendance percentages every half term.

     ·        PM analyses attendance and punctuality patterns.

     ·        Pupils requiring intervention are identified.

     ·        PM sends appropriate letter home or makes contact with parents.  Pupils with less than 90% 
              attendance are prioritised for action.

     ·        PM liaises with other members of the Pastoral Team to distribute a caseload of pupils causing 
              concern.

     ·        Should there be no improvement in levels of attendance a referral to the Education Welfare 
              Service will be considered.

     ·        At this point no further absences will be authorised without a medical note. 

Lates

     ·        Prefects sign in lates up to 8.55 a.m.  PS checks these lists and updates registers accordingly.

     ·        After 8.55 a.m. students sign in at Reception and fill in a late slip.  PS enters data and puts lates 
              slips in the registers for tutors to see.

     ·        After 10.00 a.m. a student is deemed absent and must bring a note or the parent must call 
              school to explain the absence in the usual manner. 

Application for Leave of Absence

     ·        Any parent requesting permission to take their child out of school should collect a Leave of 
              Absence request form from the office and return it to the office.  PS will calculate the “points” 
              score, according to the criteria laid down by the Local Authority, and give the information to 
              (AH [P]) who then returns it to PS with a decision to authorise/decline application.

     ·        PS sends copy home with appropriate letter and copies to file. Record of application is held in 
              main office. 


Appendix 2: Unauthorised and authorised absences: 
Parents cannot authorise absence. This can only be done by the school. The school follows the DCFS 
guidelines for authorising absences.
Authorised absences, for example: 
Illness:  visits to doctor, dentist, hospital (confirmation necessary via appointment card or notification from 
parent); 
family bereavements; 
long­term medical conditions; 
family holidays, subject to the approval of the headteacher, up to 10 days per academic year; 
days of religious observance; 
interviews; 
public performances (taking part); 
special close family occasions, weddings etc; 
excluded pupils (fixed term or until a permanently excluded pupil has gone through the appeal process); 
study leave. 

Unauthorised absences, for example: 
truancy 
lateness after the close of register unless a valid reason is provided e.g. visit to doctors etc. 
unacceptable explanations e.g. minding the house/looking after brothers or sisters; 
family holidays of more than 10 days in any one year; 
long weekends; 
shopping trips in school hours; 
birthday treats. 

Absences deemed unauthorised may result in parents being subject to fixed penalty notices. 


Appendix 3: Leaving the School Premises 
Pupils are not given permission to leave the premises except in an emergency. Permission can only be granted 
by the Pastoral Team, as a result of a note or conversation with a parent. All pupils will be recorded when they 
leave and return by the school office. Pupils should show any note as they sign out. 


Appendix 4: Links with the EWS 
PM meets with the Education Welfare Officer bi­weekly to discuss referrals, and the existing individual 
caseload.  Cases are also discussed at the regular Multi­Agency meetings in school. 


Appendix 5:  Fixed Penalty Notices 
Derbyshire County Council has a Code of Conduct relating to the Provision of Education Regulations 2004 
and Section 23 of the Anti Social Behaviour Act 2003. 

These acts give the power to issue fixed penalty notices to the parents or carers of pupils who take 
unauthorised absence from school. 

Our policy follows the Authority’s guidelines, namely:

·    Only the school can take the decision whether to authorise an absence.
·    An absence can only be authorised if it falls under the official categories for authorisation.
·    Requests for holidays in term time must be made by parents in advance, using the proforma available in 
     school. 

The school will not authorise holiday requests:

·    in excess of 10 school days per academic year or
·    during SATs or GCSE examinations. 

All other requests will be judged on a case by case basis taking factors such as the child’s attendance and 
punctuality record into account, following the Authority’s ‘points score’ system.
If the school decides not to authorise any period of holiday, the EWS will be informed.  The school will 
request that a fixed penalty notice is served for each child taken out of school. 

Fixed penalty notices may also be imposed by the EWS on parents of children with generally poor levels of 
attendance and the school will liaise closely with the EWO in identifying such pupils. 



Approved by Governors: December 1994 
Revised and approved by Governors Pastoral Committee: March 1998 
Approved by Governors: March 1998 
Approved by Governors Pastoral Committee: May 1999 
Approved by Governors: May 1999 
Approved by Governors Pastoral Committee: May 2002 
Approved by Governors: May 2002 
Revised and approved by Governors Pastoral Committee: June 2005 
Approved by Governors: July 2005 
Approved by Governors Pastoral Committee: June 2008 
Approved by Governors: July 2008 


W/POL2/ATTEND/JW

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:18
posted:3/9/2011
language:English
pages:5