Functia manageriala de organizare

Document Sample
Functia manageriala de organizare Powered By Docstoc
					              Funţia managerială de
                    organizare




Elaborat profesor ştiinţe economice ,grad didactic I, Colegiul Politehnic din
                                  Chişinău



                        Rodica Olteanu
               Obiective:

   Ce este funcţia de organizare?
   Organizarea structurală ;
   Organizarea procesuală;
   Delegarea autorităţii;
               Ce este funcția de organizare?


 Funcţia de organizare reprezintă procesul de identificare şi structurare a
  resurselor umane, materiale şi financiare în aşa fel încât să asigure realizarea
  obiectivelor organizaţiei.
Functia de organizare răspunde la întrebările: cine şi cum contribuie la realizarea
                                 obiectivelor firmei?

 Organizarea reprezintă un proces esenţial al activităţii într-o întreprindere şi
  constă în gruparea proceselor de muncă pe formaţii de lucru, compartimente
  pentru simplificarea realizării lor şi creşterea eficienţei.
 La nivel de întreprindere organizarea se clasifica in doua tipuri:


           Structurală             organizarea               Procesuală
                    Organizarea structurală

 Rezultatul acestui tip de organizare reiese din denumirea sa - este
   structura organizatorică, specifică pentru fiecare unitate economico-
   socială, şi cuprinde ansamblul persoanelor şi subdiviziunilor
   organizatorice astfel constituite încât să permită realizarea obiectivelor
   previzionate.
 Structura unei organizaţii este considerată cadrul, scheletul organizaţiei.
 Din perspectivã managerialã, structura presupune numeroase scopuri:
 ea clarificã compartimentele şi sarcinile posturilor individuale, precum şi
  responsabilii de realizarea sarcinilor;
 clarificã ierarhia organizaţionalã, adicã cine este superiorul şi cine este
  subordonatul;
 clarificã canalele de comunicare;
 permite managerilor sã aloce resurse către obiectivele definite prin plan;
       Reprezentarea structurii organizaţionale
 Pentru înţelege cum se reprezintă o structură organizaţională, se va descrie o situaţie
  tipicã a unui tânãr care solicitã o slujbã. Unii au deja o astfel de experienţã, alţii o vor
  avea în curând. Unul din primele lucruri de care este întrebat la angajare se referã la:
  ,,Ce reprezintã aceastã slujbã pentru dumneavoastrã? De ce aţi ales organizaţia
  noastră?Dacã tânãrul va câştiga experienţã şi se va familiariza cu ceea ce se face, va
  observa cã organizaţia constã din nenumãrate posturi şi departamente. Va descoperi
  cã şeful sãu are un şef, care la rândul lui are un şef. Va fi destul de curios sã întrebe
  cum funcţioneazã acest sistem. Va ajunge astfel sã descopere o organigramã a
  organizaţiei, care aratã posturile şi departamentele ca în figura 3.2 :
      Ce cuprinde o structură organizaţională

               Structura organizatorică (SO), cuprinde:
 1. Organigrama; – este o reprezentare grafică a structurii organizatorice sub
  forma unor cadrane corelate care exprimă relaţiile organizatorice dintre diverse
  organisme(verigi structurale) ale întreprinderii.

 2. Regulamentul de ordine şi funcţionare (ROF) care la unele firme este
    înlocuit de statut; – este o detaliere a structurii organizatorice în care se includ
    atribuţiile, competenţele şi responsabilităţile specifice funcţiilor existente în
    întreprindere.

    3. Fişa postului ; – este documentul care descrie toate elementele activităţii
    unui salariat sub forma aspectelor specifice: denumirea postului, obiectivele,
    sarcinile, autoritatea, responsabilitatea, relaţiile la care se supune, etc.
Organigrama SA Moldtelecom
                Factori ce influenţează SO

 Asupra structurii organizatorice acţionează o multitudine de factori de
  natură externă sau internă care determină modificări şi adaptări continue.
  Posibilitatea de a avea o structură cât mai flexibilă, adaptabilă (de tip
  organic), este un atuu al firmelor într-un mediu concurenţial.
    Elementele structurii organizaţionale

                                Postul


                               Funcţia


                           Compartimentul
Elementele structurii
   organizaţionale

                          Ponderea ierarhică


                             Nivelul ierarhic



                         Relaţiile organizatorice
        Descrierea elementeleor SO
Postul este cea mai simplă subdiviziune organizatorică şi este formată
din ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor
care revin în mod normal spre exercitare unei singure persoane.
 Raţionalitatea unui post şi implicit eficacitatea muncii depuse de titularul
său sunt condiţionate de corelarea perfectă a sarcinilor, competenţelor şi
   responsabilităţilor, adică realizarea aşa-numitului „triunghi de aur” al
  organizării: cele trei laturi sunt egale, formând un triunghi echilateral:
                 Sarcini = Competenţe = Responsabilităţ




               S                    C
                     Obiectivele
                      postului


                         R
Funcţia este reprezentată de totalitatea posturilor situate pe acelaşi nivel
organizatoric, care prezintă aceleaşi caracteristici şi au de regulă aceeaşi
denumire (ex. Funcţia de inginer şef de secţie).
Compartimentul, cuprinde ansamblul persoanelor care efectuează munci
omogene şi/sau complementare, de regulă pe acelaşi amplasament şi sunt
subordonate aceluiaşi manager (exemple: ateliere, şantiere, birouri, secţii
etc.).
Ponderea ierarhică rezultă din gruparea de posturi şi este un element
organizatoric cu rol important în construirea piramidei de management.
Ponderea ierarhică reprezintă în esenţă numărul de persoane conduse
nemijlocit de un manager.
Nivelul ierarhic este format din totalitatea subdiviziunilor organizatorice
situate la aceeaşi distanţă ierarhică de conducerea de vîrf.
Nivelul ierarhic şi ponderea ierarhică se află într-o relaţie de proporţionalitate inversă:
cu cât numărul de persoane conduse nemijlocit de un manager este mai mare
(ponderea ierarhică este mai mare), cu atât numărul de nivele va fi mai mic (structura
va fi mai plată) iar dacă ponderea ierarhică este mică, numărul de nivele este mai
mare ( triunghiul ierarhic este mai ascuţit).
Relaţiile organizatorice se definesc ca raporturi dintre subdiviziunile
organizatorice instituite prin reglementări oficiale. Relaţiile organizatorice se
împart în relaţii de autoritate, relaţii de cooperare şi relaţii de control.
     ETAPELE PROIECTĂRII STRUCTURII
            ORGANIZATORICE

1.   Stabilirea activităţilor;
2.   Stabilirea volumului de muncă pentru realizarea
     activităţilor şi a posturilor;
3.   Constituirea compartimentelor;
4.   Elaborarea organigramei;
5.   Elaborarea regulamrntului de organizare şi
     funcţionare;
6.   Evaluarea eficienţei structurii organizatorice;
                                    TIPURI DE STRUCTURI
                                              Ierarhică
- este caracteristică firmelor mici cu un grad redus de dotare tehnică şi nivel scazut de
comlexitate, fiecare persoană este subordonată unui singur manager, iar fiecare manager
subordonează un singur subaltern. Din cauza lipsei compartimentelor operaţionale
cunoştintele profesionale ale managerului trebuie sa fie diversificate. A
                                          Functională
– compusa din compartimente operaţionale şi funcţionale; conducatorii beneficiază de
asistenţa compartimentelor funcţionale, ceea ce permite specializarea lor, executanţii sunt
multiplu subordonaţi (in prezent constituie un tip istoric). B
                                    Ierarhic – functionala
- Include atât compartimente funcţionale cat si operaţionale; executanţii se subordonează
doar managerului ierarhic (prezentă în organizaţiile mari şi mijlocii). C

         A
                                                                                1
          1                               1
                                                                      2         3       4
          2                     2         3         4
                                                                5           6           7
          3               5           6
                                      B                                     C           8
                  Structura matricială
Existenţa unui sistem dual de activitate este o trãsãturã
         definitorie a unei organizãri matriceale.
          Organizarea procesuala
Consta in decompunerea proceselor de munca fizica si intelectuala in
  elemente componente (operatii, timpi, miscari etc.), analiza si
  regruparea lor dupa diferite criterii, in vederea realizarii eficiente a
  obiectivelor.

 Rezultatele organizarii procesuale se concretizeaza in delimitarea si
                   definirea functiunilor intreprinderii.

Organiarea procesuala se bazeaza pe sistemul de obiective al
  intreprinderii, format din obiective fundamentale si derivate.

Unui obiectiv fundamental(y) ii corespund mai multe obiective
  derivate (xi).
               i – domeniile principale in care se stabilesc obiective
   derivate.
    Funcţiunile întreprinderii
  Majoritatea specialiştilor în management consideră că principalele
   domenii ale activităţii unei firme în care se vor stabili obiectivele
   derivate sunt:
1. Cercetare – dezvoltare;

2. Productie;

3. Comercial;

4. Financiar – contabil;

5. De personal;

                   Aceste domenii si sunt numite functiuni.
   Funcţiunea întreprinderii reprezintă un ansamblu de activităţi
   omogene sau complementare, respectiv identice, asemănătoare
   sau înrudite care au o logică în manifestarea lor propriu-zisă şi
   contribuie la o mai bună gestionare a resurselor şi creşterea
   eficienţei de ansamblu a întreprinderii.
    Descrierea functiunilor
    funcţiunea de cercetare-dezvoltare - cuprinde activităţile de studiere,
    concepere şi elaborare a cadrului tehnic şi tehnologic. Ea vizează aspecte cum
    ar fi proiectarea si asimilarea de produse (servicii) noi, elaborarea planurilor şi
    previziunea activităţii, etc.;
    funcţiunea de producţie -se referă la activităţile de bază ale întreprinderii şi
    include acţiuni care contribuie la desfăşurarea normală a proceselor de
    producţie, inclusiv a celor auxiliare, etc.;
   funcţiunea comercială - include totalitatea activităţilor care vizează relaţiile
    întreprinderii cu exteriorul, respectiv activităţile de aprovizionare şi
    desfacere(marketingul), inclusiv încheierea unor contracte economice
    avantajoase, etc.;
    funcţiunea financiar-contabilă - înglobează activităţile de obţinere şi folosire
    raţională a disponibilităţilor băneşti, controlul operaţiilor în care s-au investit
    fonduri băneşti, stabilirea necesarului de mijloace financiare şi găsirea de noi
    surse de finanţare a activităţii, etc.;
   funcţiunea de personal reprezintă un ansamblu de activităţi care urmăresc
    asigurarea întreprinderii cu forţă de muncă calificată, recrutarea si selectarea
    personalului, încadrarea, promovarea, pregătirea şi specializarea angajaţilor.
    Interdependenţa funcţiunilor
   Toate activităţile din cadrul unei intreprinderi sunt interdependente, la fel şi
    funcţiunile ei. Dereglările ce vor aparea la nivelul unei funcţiuni, vor produce
    perturbaţii şi la nivelul celorlante.
                                          Activitatea
      Funcţiunnea I                           A



                                          Activitatea               Funcţiunea II
                                              B
                           Interdependenţa dintre doua funcţiuni.
O dereglare la nivelul funcţiunii I, va produce un efect nefavorabil în desfăşurarea
  activităţii A, care va influenţa în continuare negativ activitatea B, respectiv
  funcţiunea II. Influenţarea poate fi şi invers, alteori dereglarile apar în lanţ,
  deoarece se produc de la o funcţiune la alta.

Dacă se vor studia şi cunoaşte interdependenţele funcţiunilor, managerii de la
  diferite nivele vor fi capabili să acţioneze pentru asigurarea manifestării
  corespunzatoare a tuturor funcţiunilor întreprinderii.
Schema organizării structurale şi procesuale
Delegarea autorităţii

• Delegarea constă în atribuirea temporară de către
  manager a uneia din sarcinile sale de serviciu unui
  subordonat, însoţită şi de competenţa şi de
  resposabilitatea corespunzătoare.
• Delegarea se utilizează în cadrul oferit de sistemul
  organizatoric şi reprezintă, de fapt, o deplasare
  temporară de sarcini, competenţe şi
  responsabilităţi de la niveluri ierarhic superioare
  spre niveluri inferioare.
                 Cracteristicile delegarii

• se utilizează în exercitarea procesului de management;
• implică de regulă o perioadă scurtă, precizată de obicei;
• este condiţionată în principal de potenţialul şi gradul de încărcare cu sarcini a
  managerilor şi executanţilor implicaţi;
• are sferă de cuprindere restrânsă, obiectul fiind o sarcină sau atribuţie de manager;
• nu modifică structura organizatorică ci doar funcţional afectează într-o mică măsură
  modul de exercitare a posturilor implicate;
• implică sarcini ce nu au caracter decizional sau implică decizii curente (de
  importanţă relativ redusă);
• determină modificări de detaliu în unele segmente ale sistemului informaţional,
  referindu-se în special la schimbarea temporară a beneficiarului unor informaţii;
• nu modifică instrumentarul de management. , ci doar modul de utilizare a lui
  datorită implicării altei persoane.
Principalele elemente componente ale procesului
                de delegare sunt:
• Atribuirea unei sarcini de către manager unui subordonat.
  Aceasta presupune delimitarea sarcinii respective de celelalte,
  împreună cu precizarea perioadei în care trebuie realizată, a
  rezultatelor scontate şi a criteriilor de apreciere a lor.
• Atribuirea competenţei formale asigură subordonatului
  libertatea decizională şi de acţiune, necesare realizării sarcinii
  respective. Pentru a deveni efectivă, este necesar ca autoritatea
  formală să fie dublată de autoritatea cunoştinţelor.
• Încredinţarea responsabilităţii asigură refacerea “triunghiului de
  aur” al organizării pentru sarcina în speţă. În virtutea
  responsabilităţilor acordate, noul executant este obligat să
  realizeze sarcina delegată, în funcţie de rezultatele obţinute fiind
  recompensat sau sancţionat.
      Când să delegi

• Când se oferă oportunitatea de a instrui şi dezvolta pe
  cineva;
• Când un subaltern dispune de experienta in domeniul ce
  ne intereseaza;
• Când se creează posibilitatea ca unul din subalterni să se
  pună în valoare;
• Când nu avem timp suficient, iar alţi au destul;
• Când vrem să motivăm pe cineva şi să-i dovedim că avem
  încredere în el/ea.

   Delegarea este esenţială pentru un bun manager.
 A delega inseamna:
• a acorda încredere colaboratorilor, adică a “ceda” puţin din propriul
  “teritoriu;
• a nu da ordine;
• a furniza toate informaţiile asupra responsabilităţii ce va fi încredinţată,
  evitând, însă, precizarea modului de soluţionare a acesteia;
• a putea controla toate responsabilităţile încredinţate colaboratorilor;
• puterea de decizie trebuie lăsată asupra persoanelor cărora le-a fost
  încredinţată o responsabilitate;
• Metoda folosită contează mai puţin decât rezultatul final obţinut.
 Problema cheie în utilizarea cu succes a delegării este rezolvarea dilemei
                               încredere-control
              Nu există o proporţie optimă, valabilă universal.
Managerul care a delegat sarcina îşi menţine în faţa superiorilor
         responsabilitatea finală pentru realizarea ei.
Evită delegarea cei ce sunt iritaţi atunci cănd un subordonat ia
    decizii fără sa-i consulte, deşi nu recunosc acest lucru.
                             Bibliografie
   Prof. univ. dr. Magdalena Platis “Management si marketing
    http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM;
   Anca Purcarea,Cristian Niculescu, Doina Constantinescu “ Management, curs pentru
    studenţi”, http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/;
   Adina - Berciu DRĂGHICESCU “Manual de secretariat si asistenta manageriala”, 2003;
   Ovidiu Nicolescu, Eugen Burdiş, “ Management” , 1997;
   Ioan Ursachi “ Management” , ASE Bucureşti 2001;
   www.referate.ro “ Organizarea structurală a întreprinderii” ;
   www.referate.ro “ Management general” , pentru uzul studenţilor;

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:325
posted:3/9/2011
language:Romanian
pages:27
Description: Descrierea modului de desfasurare a acestei finctii in cadrul unei organizatii...