A guide to the completion of the CRB Disclosure

							     A guide to the completion of the CRB Disclosure Application Form 
      
     Please take a moment to read this guide, it has been specifically designed to aid the swift completion of the form and 
     advise you on the evidence that you will need to bring with you when you hand over the form. 
      
     With CRB Disclosure Application Forms issued by the Scout Association you will only need to complete the following 
     sections (these are denoted by the large letter on the left hand side of the page.), A, C, D, and H. All other sections are 
     not required and should be left blank (do not cross through or write N/A). ‘Section D’ only needs to be completed if you 
     have moved your place of residence within the last 5 years and if you have moved more than once your previous 
     addresses need to be given on Continuation Sheet provided. Do not cross out or change any information in Section B. 
      
     Only use black ink and write in BLOCK CAPITALS. If for any reason you have a problem with completing the form please 
     ask for assistance. 
      
     There are boxes on the form to show you where to write. Please use only one letter or number per box and make sure 
     not to write over the edges of the box. Where relevant, leave an empty box between words but not between numbers or 
     postcodes. Always mark a cross [ X ] within the relevant boxes. Do NOT put ticks or any other symbol in these boxes. 


        Town/City      D O N C A S T E R

        County         S O U T H             Y O R K S H I R E

                       D N 5 0 R X                 At current         1 2 2 0 0 4
        Postcode                                                                          (month and year)
                                                   address since


     SECTION  A : Complete this section as fully as possible. Note if you enter your title, as Mrs, Ms or Other you must 
     complete line 20 in “Section C” even if it is the same as that entered in this section. 

     SECTION  B : Leave this section do not make any corrections. 

     SECTION  C : Complete this section as fully as possible. Note lines 28 to 32 must be completed or the form will be 
     returned unchecked delaying your CRB Clearance. 

     SECTION  D : You must give a full 5 years address history to the month that you sign and date the declaration in “Section 
     H”. This means that at least 60 months must be covered, any gaps, even 1 month between moves must be accounted for. 
     Use this section for the address you resided at before your current and then if necessary use the continuation sheet 
     provided to list the remaining addresses in reverse order to cover the last 60 month / 5 year period. Remember when 
     entering dates for this information only the Month/Year is required e.g. February 2004 = 022004. 

     SECTIONS  E ,  F  &  G : Leave these sections blank, they are no longer required by the CRB. 

     SECTION  H : In this section, you must cross the relevant box for line 66. Cross box 67 only if you are providing additional 
     information in the continuation form that is not already in the main CRB application form. You must sign the first box 
     (line 68). You no longer have to sign the second box (line 69) please leave blank. Please remember to enter the date that 
     you completed and signed the form (line 70). 
      
     Once you have completed the CRB Disclosure Application Form it needs                        Can you produce any
     to been returned along with evidence of your identity. The documents                   documentation from Group 1?
     you supply must be originals; photocopies will not be accepted. Below                            (see over leaf)
     is a flow chart to show you how many items are required. 
      
     It is important to note that your current address details need to be                     YES                         NO
     verified with two separate documents from a different source. Please 
     see list over leaf. 
      
     Evidence of Identity may only be checked by: Appointments Secretary,                You need 3                   You need 5
     Commissioner’s within the District & Group Scout Leaders. A Group                   documents                    documents
                                                                                      One from Group 1 and         Five documents from
     Scout Leader may designate this responsibility to one or more leaders.          two from Groups 1 or 2.             Group 2.
     Please check with the section leader to ensure that someone will be 
     available to check your ID. Some groups may even arrange to visit you 
     to check this information. 



29 March 2009                                                  Page 1 of 2                                                      Version 2
Guide to what identity documents can be used. 
 
Please use in conjunction with the flow chart shown on page 1. 
 
Group 1 
     Valid passport 
     UK / Isle of Man Driving Licence (Channel Island Licence is Group 2) 
     Original Birth Certificate (issued within 12 months of birth) 
     Valid photo identity card (EU Countries / HM Forces) 
     UK Firearms Licence 
     UK Adoption Certificate 
 

Group 2 
Any two items HIGHLIGHTED maybe used to confirm your current address. (a driving licence may only confirm current address if 
not used as the only Group 1 document) 
     Non‐original Birth certificate (issued after 12 months of the date of birth) 
     Child benefit book (less than 12 months old) 
     P45 / P60 statement (issued within last 12 months) 
     Marriage certificate 
     Bank / building society statement (less than 3 months old) 
     Utility bill (less than 3 months old) 
     Credit card statement (less than 3 months old) 
     Store card statement (less than 3 months old) 
     Mortgage statement (less than 3 months old) 
     British work permit / visa (less than 12 months old) 
     Mail order catalogue statement (less than 3 months old) 
     Court summons (less than 12 months old) 
     Addressed payslip (less than 3 months old) 
     National Insurance number card 
     Valid TV licence 
     Certificate of British nationality 
     Valid insurance certificate 
     Valid vehicle registration document 
     Valid NHS card 
     Exam certificate 
     Connexions card 
     Civil Partnership Certificate 
 
To see information regarding why CRB checks are required or why we can not accept a CRB Check from another organisation please 
go to www.doncasterscouts.org.uk/appointments/crb or speak to your Group Scout Leader. 
 
You should read the fact sheet “Disclosure Policy and Procedure for Volunteer Roles” available online from 
http://www.scoutbase.org.uk/library/hqdocs/facts/pdfs/crbspp or if you do not have internet access please ask the person 
supplying the CRB Disclosure for a copy. 
 
 
Notes for the responsible adult checking ID documents 
 
SECTION  X : You will need to see original documents, you should enter all appropriate details into Section X, where there in no space 
available in this section you should use the reverse of the “continuation form”. Please note you must confirm the current address 
using two separate documents from different sources, a driving licence maybe used if it is not the primary Group 1 ID. Once you 
have check the current address make sure you cross line 15 and write your name in line 16 once you have checked the evidence and 
the CRB Application form. 
 
SECTION  Y : Leave section Y blank, it is not for you to complete. If this section is completed, the form will be invalid and another new 
form will need to be completed by the applicant. 
 
Please note that anyone who helps the group more than once a month (a weekend camp will require a form) is required
to complete the new OH form in preparation of new legislation in October 2009 unless they are completing an AA form for
Membership / Associate Membership.
29 March 2009                                                  Page 2 of 2                                                       Version 2