Projet EXPRESSO
ROBUSTA
Plan de gestion de la documentation
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METHODES & ORGANISATION
Plan de gestion de la documentation
VERSION 1.0
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PAGE D’ANALYSE DOCUMENTAIRE
TITRE : Plan de gestion de la documentation MOTS CLES : Gestion, document, plan. RESUME : Ce document décrit l’ensemble des caractéristiques fonctionnelles et physiques du satellite nécessaires à sa fabrication, à son contrôle et à son utilisation. COMPOSANTE : UFR de Montpellier 2. AUTEUR(S) : DORIDANT Adrien, FIRROLONI Jean-Thomas. COORDONNEES : firroloni.jean-thomas@laposte.net a.doridant@laposte.net DATE DE CREATION : 15/02/2008. DATE DE LA DERNIERE MISE A JOUR : 15/02/2008 STATUT : DEFINITIF.
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PAGE DES MODIFICATIONS
VERSION
DATE
PAGES MODIFIEES
OBSERVATIONS Création du document. A soumettre pour validation
1.0
15/02/2008
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Généralités
1.1 Objet du document
Le projet ROBUSTA regroupe différents sous systèmes : Partie mécanique Carte Contrôleur Carte Expérience Carte Alimentation Carte Communication Segment Sol Chaque sous système est réalisé par des équipes différentes et localisées sur divers sites. Ainsi chaque sous système doit élaborer un rapport technique à chaque grande étape de réalisation. D’autre part, des réunions inter sous systèmes sont nécessaires et font l’objet de rapports écrits. Les managers se chargent de regrouper ces rapport. aCes rapports seront mis en forme selon le GNS. Ils seront archivés sur un ordinateur dédié au projet. Ils sont également archivés sous forme papier. bChaque rapport est mis en ligne sur le site et accessible à tous les intervenants.
1.2 Domaine d’application
Chaque sous système est concerné par la gestion de documentation. Les responsables de chaque sous systèmes devront remettre leur rapport au managers. Dans le cas d’une réunion inter sous système, l’un des responsables sera désigné pour faire le rapport.
1.3 Documents de référence
Chaque rapport issus de chaque réunion ou phase d’avancement de chaque sous système
1.4 Terminologie utilisée
Le tableau ci-dessous donne la liste des composantes et leur code correspondant. Il est possible qu’il s’en rajoute d’ici à la fin du projet. Code GP CC CE CM CP CT MO SS ALL Composante Gestion de Projet Carte Contrôleur Carte Expérience Conception Mécanique Carte Puissance Carte Télécommunication Méthodes et Organisation Segment Sol Toutes les composantes
1. Principes de gestion de l’information et de la documentation
Les principes de la gestion de l’information et de la documentation sont de garantir l’exactitude, l’accessibilité, la fiabilité, la sécurité et la mise à disposition rapide de toute l’information utile. On rappellera ici les tâches et l’organisation permettant d’atteindre cet objectif.
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Ces tâches concernent essentiellement la définition et la mise en œuvre des règles relatives à l’identification, l’élaboration, l’autorisation, la mise à disposition, l’évolution et le classement et l’archivage de la documentation du projet. L’organisation mise en place au sein de l’équipe projet sera décrite dans le cadre de ce chapitre. Avant d’élaborer les règles de gestion de l’information et de la documentation, il convient de déterminer les intervenants qui en auront la charge et de définir clairement leur rôle respectif. L’organisation dépend de l’importance et de la structure de l’équipe projet ; mais d’une manière générale, les rôles sont distribués comme suit : Le Chef de Projet a la responsabilité de la gestion de l’information et de la documentation dont il élabore les règles et le plan, en collaboration avec le Contrôleur Projet s’il existe. Il veille à la bonne application des règles d’approbation définies dans le plan de gestion de l’information et de la documentation. Lorsque l’équipe ne possède pas de Contrôleur Projet, il en assume les fonctions. Le Gestionnaire de Produit participe à l’élaboration du plan de gestion de l’information et de la documentation, contrôle son application et assure la diffusion, en interne, des documents reçus. Lorsque l’équipe ne possède pas de documentaliste, il en assume les fonctions. Le Chef de Projet, est responsable du classement et de l’archivage de tous les documents, en gère le prêt et la consultation. Il enregistre chacun d’entre eux dans la base de données choisie.
2. Gestion de l’information et de la documentation
3.1 Identification
Cette étape consiste à identifier les documents qui seront soumis aux règles de gestion de la documentation. Cette identification est constituée d’une référence codifiée et unique. Ce chapitre décrira l’identification retenue, ainsi que sa justification. A titre d’exemple, les blocs suivants peuvent être utilisés pour construire la référence d’un document :
repère projet(s) (abréviation ou sigle du/des projet(s) ; type de document (cf. exemple ci-après) : Assurance Produit Budget Contrat Compte Rendu Demande de Modification Demande de Dérogation Fiche d’Anomalie Gestion de Projet, Organisation Intégration et Essai Note Technique Opération, Exploitation Rapport Spécification
AP BC CR DM DR FA GO IE NT OP RP SP
caractères identifiant le produit concerné (sigle du sous-ensemble, n° d’Arborescence Produit, repères des deux sous-ensembles pour les documents d’interfaces) ; n° d’ordre du document (le plus souvent chronologique) ; entité émettrice (abréviation, sigle, ...). Cette identification sera complétée par :
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le n° d’édition pour les documents soumis à des modifications majeures, le n° de révision pour les documents soumis à des modifications mineures, la date d’émission du document.
3.2 Elaboration et présentation des documents
La langue utilisée pour chacun des documents est le français. Le pack de logiciels utilisés est le Pack Office Microsoft. La présentation des documents inclut :
une page de garde qui comprend : - le nom du projet, - le nom de l’entité émettrice, - l’identification du document, os - les n d’édition, de révision et la date, - le titre, - le nom de l’auteur, le nom et le visa des rédacteurs, de l’autorité d’approbation ou d’acceptation, ainsi que la référence du marché pour les contributions externes, - la classe du document - la liste de diffusion (interne et externe au projet); une page de modifications qui indique les évolutions du document depuis son édition initiale, les parties modifiées lors de chaque évolution et les causes de ces évolutions.
le corps du document contenant : - l’objet, - le domaine d’application, - le corps du document, - les annexes
3.4 Mise à disposition de l’information
Les rapports seront mis en forme selon le GNS. Ils seront archivés sur un ordinateur dédié au projet. Ils sont également archivés sous forme papier. Ensuite, chaque rapport est mis en ligne sur le site et accessible à tous les intervenants. Par messagerie informatique, chaque rapport validé par le manager sera diffusé a chaque intervenant du projet.
3.5 Evolution et Mise à jour
Pour toute évolution du document, un numéro de version est associé ainsi que une page relatant les modifications apportées.
3.6 Classement et Archivage
Les rapports sont archivés sur un ordinateur dédié au projet et également archivés sous forme papier.
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