MESSAGE FROM THE CHAIR20112582232

Document Sample
MESSAGE FROM THE CHAIR20112582232 Powered By Docstoc
					                                                                                  ISSUE 22—JULY 2010
                                                         
MESSAGE FROM THE CHAIR                                   
                                                        opportunities it provides for us to engage with our 
Ron Brent                                               colleague institutions in the region. Our staff learn 
Acting Commonwealth Ombudsman                           and grow through the friendships and interactions 
Recent months have been exciting times for the          with our regional colleagues. The POA has also 
Pacific Ombudsman Alliance. We have moved               shown itself to be a powerful tool for enhancing 
from the previous ‘network’ to a more formal            the effectiveness of all our offices in the vital work 
organisation with a Board and a better defined          of improving accountability, fairness and 
role and work program. The 2010 POA program             governance in government. 
was approved in our March Board meeting in              As foreshadowed at our meeting in March, I will 
Canberra, and has since been expanded through           be moving on to a new role and new challenges as 
out‐of‐session Board approvals. It is very pleasing     Australia’s first ‘Aircraft Noise Ombudsman’. (This 
to see a program being rolled out that is having a      will be a part‐time position, allowing me to begin 
strong impact and generating new opportunities.         a ‘transition to retirement’ while hopefully still 
It is also pleasing to see the Board responding         making a worthwhile contribution to fairness and 
quickly and constructively to proposals developed       accountability in government.)  I will therefore be 
by the secretariat. We have an association with a       handing over the reins of the office to the next 
strong and effective board and an active and            Commonwealth Ombudsman, Mr Allan Asher, 
vigorous secretariat. We have strong support from       who will take up duty on 1 September 2010. 
AusAID in particular.                                   Dr Vivienne Thom, the other Deputy Ombudsman 
There have been two particularly exciting               under John McMillan has also moved on, and is 
additions to our work program including the role        now the Inspector General of Intelligence and 
we have taken on to support the AusAID funded           Security, so there has been quite a ‘changing of 
Australian Youth Ambassador for Development             the guard’ here in the Commonwealth 
(AYAD), Kristy Yeats, who has just deployed to the      Ombudsman’s office! However, with change 
Vanuatu Ombudsman’s office for twelve months. I         comes opportunity, and the renewal of energy 
hope this is a precursor to further AYAD                and personality coincides with an exciting stage of 
placements in member offices. Secondly, we have         consolidation across member offices and the POA.  
also allocated funding to bring member                  I have been privileged to work with a group of 
representatives to the National Investigation           truly outstanding colleagues, and to spend a few 
Symposium being hosted in November by the               months as Chair of the POA Board (following John 
NSW Ombudsman, the Independent Commission               McMillan’s move to become Australia’s 
Against Corruption and the Institute of Public          ‘Information Commissioner Designate’). I am very 
Administration. The NSW Ombudsman’s office,             pleased to be handing over the role of Chair at a 
conspicuous in its strong and active role in helping    time when the future of the organisation is 
establish and support the POA, will also host a         looking so strong. I have briefed Mr Asher on the 
separate Pacific focused pre‐conference program         importance of our involvement in the POA and 
for POA delegates.                                      expect him to be every bit as supportive as John 
To see the POA in such good shape is very               and I have been. The Board will decide on a new 
important to me personally. I have been closely         Chair and anticipate that Mr Asher will be 
involved in the development of the Network and          available if that is the Board’s preference. 
now the Alliance. I see it as an important part of      Let me finish by saying that I have found the 
the future of this office because of the                opportunity to share experience, ideas and 
                                                        friendships with colleagues very rewarding a  
personal level and would like to thank you all for 
that. I hope I will be able to maintain contact with 
                                                        COUNSEL FROM THE OCPNG IN 
my friends in the region and perhaps even have          CANBERRA 
ongoing involvement in some of the POA’s 
activities.                                             The Commonwealth Ombudsman hosted 
                                                        Mr Narakobi in Canberra as a part of our twinning 
                                                        program with the OCPNG. In Canberra 
AUSTRALIAN YOUTH AMBASSADOR                             Mr Narakobi worked closely with our legal team as 
FOR DEVELOPMENT IN VANUATU                              well as with senior legal practitioners from AGS 
                                                        and the Victorian Ombudsman. 
Mr Dan Thomas  
POA Secretariat                                         First steps were taken towards the creation of an 
                                                        Ombudsman Legal Officers Network. This network 
In early June 2010, on behalf of the Pacific            would see the strengthening of the unique legal 
Ombudsman Alliance (POA) and the Secretariat,           approach across the region. Ombudsman legal 
Dan undertook a scoping visit to Vanuatu. The visit     work is quite different to most other legal roles, 
was to assess and provide draft recommendations         partly because of the large cross‐section and 
on what level of support the POA should provide         diversity of advice sought. 
to the Vanuatu Ombudsman’s Australian Youth 
Ambassador for Development (AYAD), and to               Often different Ombudsman Offices have 
clarify support for future volunteers across            specialist knowledge or direct experience in 
member offices.                                         particular matters which, through the Legal 
                                                        Officers Network, could be shared across 
The VO has been awarded two separate twelve‐            jurisdictions. 
month AYAD placements commencing in August 
2010 and July 2011. In March this year the POA          Mr Narakobi also provided a seminar to 
resolved to become an Australian Partner                Commonwealth Ombudsman staff on the 
Organisation (APO) of the AYAD program and to           controversial constitutional amendments 
provide support to each AYAD placement.                 proposed by Esa’ala MP Moses Maladina, which 
                                                        diminishes the Commission’s oversight role and 
Ms Kristy Yeats has been selected as the first of       are subject to a number of pending Supreme 
two AYADs to be placed with the Vanuatu                 Court challenges questioning the amendments 
Ombudsman’s Office. Prior to her departure she          legality. 
undertook pre‐departure training with the 
Commonwealth and NSW Ombudsman’s Offices in             Mr Narakobi also met with a number of senior 
a range of complaint handling and investigation         public servants from AusAID and DFAT. 
techniques and office functions. 
The POA is currently considering the program 
                                                        SAMOAN OFFICER IN SYDNEY 
implications of increasing the number of AYADs to       Seiao (Sei) Saena, the Office Manager and part‐
member offices and the form of ongoing support          time Investigation Officer at the office of the 
our program can provide to volunteers during            Ombudsman of Samoa, spent 24 May to 4 June 
placements.                                             2010 working with the Sydney office of the 
Member offices who are interested in developing         Commonwealth Ombudsman and with the NSW 
proposals for AYAD placements in their office           Ombudsman’s office.  
should contact Dan Thomas from the POA                  Ms Saena’s placement fulfilled a recommendation 
secretariat for further information. There are long     made in Michael Woodhead’s exit report after his 
lead times associated with AYAD placements with         2009 placement in Samoa. Michael, an officer in 
a formal application process.  However the right        the Commonwealth Ombudsman’s Canberra 
AYAD volunteer can make a significant                   office, spent two days in the Sydney office with 
contribution to an ombudsman’s office.                  Ms Saena, introducing her to the office’s staff and 
                                                        work processes.  
The Sydney office receives a broad range of 
complaints with parallels to the work of the 
Samoan Ombudsman. Sandra Koller, Director New 
South Wales, facilitated the placement in the 
Sydney office and Anne Radford, Manager Public 
Administration Division, facilitated the placement 
with the NSW Ombudsman. Sei spent time 
working alongside investigation officers in both 
offices.  
The main focus of Ms Saena’s placement was the 
investigation process, with a particular emphasis 
                                                                                                        
on improving complaint file management and 
record‐keeping. The placement explored                   Key speakers at the opening ceremony were 
complaint management and workflows, in                   Deputy Prime Minister Fred Fono and RAMSI 
particular looking at decision points in the             Special Coordinator, Mr Graeme Wilson. Both paid 
complaint management process. Sei examined               tribute to Isaac Qoloni for his vision and fine 
how and why the decisions are made and how this          example of advocacy for openness, transparency 
influences the timely resolution of complaints.          and fairness within the public service.  




                                                                                                            
The Sydney office of the Commonwealth Ombudsman 
                                                         Ombudsman Joe Poraiwai (above) and Leadership 
hosted Ms Seiao Saena, Samoan Investigation Officer.  
                                                         Code Commissioner, Mr Emmanuel Kouhota, 
                                                         accompanied by their staff (below) hosted 
                                                         distinguished guests and members of the public to 
SOLOMON ISLANDS                                          a successful opening ceremony.  The new building 
Update from the Office of the Solomon                    provides custom built and much needed 
                                                         infrastructure to undertake Ombudsman 
Islands Ombudsman 
                                                         investigations and Leadership Code inquiries. 
On 2 July 2010 the Office of the Solomon Islands 
Ombudsman and the Leadership Code 
Commission took delivery of their new building 
funded by the Australian Government through 
RAMSI. The building was named after the 
country’s fourth Ombudsman, the late Mr Isaac 
Qoloni, who had served the country with notable 
vigour and dedication.  




                                                                                                        
Workshop: Focal Point Officers                          OCPNG Regional Standardisation Placement  
Ombudsman Poraiwai recently invited Permanent           The POA Secretariat is making arrangements for a 
Secretaries from each major Government agency           CO staff member to visit the OCPNG and its 
to discuss the role and function of the                 regional offices for two months to assist with the 
Ombudsman’s office. Ombudsman Poraiwai                  standardisation of complaint‐handling policies and 
outlined to the senior public servants strategies to    procedures. 
reduce the departmental response times to 
Ombudsman enquiries.                                    APOR CONFERENCE PAPERS 
The Permanent Secretaries indicated that they 
found the workshop insightful—helping to identify       Conference papers for the general meeting of the 
the mutual aims of senior public servants and           Pacific Ombudsman Alliance and the 25th 
objectives of the Ombudsman’s Office. Those in          anniversary conference of the Australasian and 
attendance provided helpful suggestions on how          Pacific Ombudsman Region are available at 
the public service and the Ombudsman could              http://www.ombudsman.gov.au/pages/about‐
work more closely together to resolve public            us/events/index.php . 
sector complaints. 
A strategy put forward by Ombudsman Poraiwai            NEXT BOARD MEETING 
was the creation of focal point officers within 
                                                        The next board meeting will be held via 
departments to manage departmental response 
                                                        teleconference in August. If you have any matters 
times to Ombudsman enquiries. The 
                                                        that you would like to put before the Board, 
Ombudsman’s suggestion was well received and 
                                                        please contact the Secretariat. 
discussed extensively by the attendees. 

                                                        CONTACT US 
                                                        Articles and submissions are welcome. The 
                                                        Pacific Ombudsman Alliance Network News is 
                                                        published four times a year.  
                                                        Contact us: 
                                                        To submit items for publication, or any other 
                                                        communication with us, please write to us at:  
                                                            Pacific Ombudsman Alliance Secretariat 
                                                            International Program 
                                                 
                                                            Commonwealth Ombudsman 
                                                            GPO Box 442 
PLANNED ACTIVITIES AND                                      Canberra ACT 2601 
                                                            AUSTRALIA  
PLACEMENTS 
                                                        or 
In the coming months, the POA plans to facilitate 
the following activities:                                 email: pacific@ombudsman.gov.au  

Forensic accounting training in PNG                     Previous issues of Pacific Ombudsman Alliance 
                                                        Network News are stored electronically and 
Regional forensic accounting training will be 
                                                        available at www.ombudsman.gov.au. 
delivered in PNG in June 2010. In March, POA 
members identified this as a training priority. The     Pacific Ombudsman Alliance Network News is 
training module is being coordinated by the POA         supported by AusAID and NZAID funding. 
Secretariat.                                             

                                                         

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:4
posted:2/25/2011
language:English
pages:4