Le Guide

Le Guide Juin 2009 Le développement économique du Kamouraska débute par une grande solidarité… ENTRE-NOUS Ce guide se veut une introduction aux principes de fonctionnement et s’adresse aux Adhérants Citoyens, Producteurs/Entreprises, Commerçants, Établissements et Organismes. Tables des matières Bienvenue………............................................................................…………….........................3 La vision………………………………………………………………….………………….....…….....4 La mission…………………………………………………………………………..…………...……...4 L’entreprise…………………………………………………………………………………….....….…4 Les promoteurs…………………………………………………………………………………...…....5 Les services…………………………………………………………………………….......................6 L’adhésion……………………………………………………………………………....…………...…7 Le panier d’épicerie……………………………………………………….……………................….8 Le fonctionnement pour l’AdhérentEs CitoyenNE……………………….…………................…..9 Le fonctionnement pour l’AdhérentE Producteur/Entreprise………………..……………..…....10 Le fonctionnement pour l’Adhérent CommerçantEs……………………………..…………...…..11 La livraison………………………………………………………………………..……………....…..12 La cueillette………………………………………………………………………………………..…..13 Le paiement…………………………………………………………………………………….....14/15 Le site web…………………………………………………………………………..…………….…..16 L’échéancier………………………………………………………………………..…………...…….17 Bienvenue Nous, au Kamouraska, sommes une communauté composée de citoyens, de producteurs, d’entreprises, de commerçants, établissements et autres acteurs du milieu qui aspirons à l’amélioration de la qualité de vie, au succès et au bien-être, pour nous et nos familles. Nous voulons pouvoir acheter et vendre nos produits locaux sur une base régulière et à l’année. Nous voulons développer systématiquement notre économie locale. ENTRE-NOUS est une entreprise éthique, de solidarité économique locale qui redirige chaque semaine une portion importante de nos dépenses courantes d’épicerie vers nos producteurs et entreprises du Kamouraska. ENTRE-NOUS agit comme courtier pour le développement d’un nouveau réseau de distribution de proximité et de ventes directes. Nous commercialisons uniquement des produits locaux. Grâce aux différents services que nous offrons, nous réduisons au minimum le nombre d’intermédiaires entre les producteurs, les entreprises, les commerçants, les organismes et les citoyens. Du même coup, nous tentons de favoriser l'émergence de nouvelles productions et entreprises ainsi que la création d’emplois pour que nos jeunes restent au Kamouraska. ENTRE-NOUS remet 100% du prix de vente aux producteurs et aux entreprises pour leurs produits vendus. Nous facturons 20% de frais de gestion. C’est avec enthousiasme et une bonne dose de réalisme que nous nous engageons dans le développement d’un nouveau concept de distribution de proximité dans une perspective de développement durable. Aujourd’hui et dans le futur, vos commentaires et suggestions nous permettront d’améliorer le concept. Pour tous les citoyens qui partagent nos valeurs et nos objectifs, ce guide contient quelques règles simples capables de susciter l’intérêt. Il permet de commenter le concept, apporter des suggestions et, surtout pour cette première étape, il veut susciter des adhésions. Merci à l’avance de votre intérêt ! Julie Sénéchal, présidente juliesenechal@entrenouskamouraska.ca Manifestez votre intérêt : Richard Gauthier, associé richardgauthier@entrenouskamouraska.ca par courriel : achats@entrenouskamouraska.ca par la poste ou par téléphone : C.P. 72 Saint-Denis-de-la-Bouteillerie G0L 2R0 Tél. : 418 492-1346 ENTRE-NOUS s’adresse autant aux femmes qu’aux hommes. Afin, uniquement, de faciliter la lecture, vous lirez les titres féminisés, (AdhérentE CitoyenNE, Producteur/Entreprise, AdhérentE CommerçantE) et le corps de texte sera simplifié par la suite. (Adhérent Citoyen, Producteur/Entreprise, Adhérent Commerçant). La vision Devenir un modèle d’entreprise éthique et de solidarité locale qui fait du développement durable (économique, humain et environnemental) en se basant sur une économie de proximité. La mission Développer une économie de proximité en offrant des paniers d’épicerie composés de produits diversifiés (de consommation régulière, alimentaire et non alimentaire) provenant de producteurs et entreprises du Kamouraska. L’entreprise ENTRE-NOUS est une entreprise éthique qui agit comme courtier. Elle se distingue par son type de gouvernance basée sur le respect de tous les participants. Nous visons des impacts positifs (économiques, humains et environnementaux) sur la valorisation de nos produits manufacturés et de nos productions locales, avec effets sur la création d’emploi. Nous participons aux efforts de maintien des jeunes en région. Nous travaillons solidairement avec les Citoyens, les Producteurs/Entreprises, les Commerçants et les acteurs du milieu afin de nous assurer qu’une partie importante de nos dépenses d’épicerie profite au Kamouraska. Nous favorisons l’accès aux produits diversifiés de notre région à longueur d'année et encouragerons l’émergence d’entreprises qui permettraient l’atteinte de cet objectif. Nous gérons l’offre, la préparation et la livraison des paniers d’épicerie. Les promoteurs Julie Sénéchal présidente - Saint-Denis-de-la-Bouteillerie Femme engagée, motivée et jeune mère de famille. Venue s’établir dans la région du Kamouraska il y déjà 5 ans, elle travaille avec les Fou du cochon…dans les sublimes cochonnailles d’ici. Riche d’expériences de vie, de voyages et de travail, Julie s’implique avec audace dans ce projet de société avec la ferme conviction que l’on peut faire les choses différemment. Elle met à profit ses expériences au niveau de la gestion d’organismes et de projets touchant le développement local, communautaire et social. Pour Julie, ENTRENOUS est plus qu’un choix, c’est une conviction : se prendre en main pour assurer la prospérité de chacun, de nos familles et le bien être de la planète! Intervenante sociale pendant plusieurs années, Julie met maintenant le cap sur ses passions inavouées : son attachement envers les artisans, son amour pour la terre et la beauté du Kamouraska. Richard Gauthier associé - Saint-Germain-de-Kamouraska Un jeune retraité engagé activement dans sa communauté d’adoption depuis 8 ans. Détenteur d’une maîtrise en gestion du design d’Angleterre, Richard a fondé et dirigé Ove Design comme président pendant 15 ans. Devenue une des plus grandes entreprises de communication/marketing des années 80 (avec des bureaux à Montréal, Toronto, Ottawa et Vancouver), Richard a passé le flambeau à ses employés avant de venir s’établir ici. Depuis quelques années, son intérêt pour le développement économique et social l’a poussé à s’impliquer intensément dans sa communauté. Les services • • • • • Gestion des offres de produits (paniers d’épicerie*) par courriel et par téléphone. Gestion conjointe (avec les Adhérents Producteurs/Entreprises) des produits offerts. Réception et gestion des commandes. Préparation de paniers. Réception des produits au lieu d’assemblage et vérification de la qualité des produits. Gestion des paiements (comptants, transferts bancaire, chèques et cartes de crédit). Livraison dans les 17 municipalités du Kamouraska. Promotion des Adhérents Producteurs/Entreprises et de leurs produits. Soutien (dans un cadre de ventes directes et dans les limites de nos compétences) aux Adhérents Producteurs/Entreprises pour l’amélioration (si nécessaire) de leur mise en marché. Soutien au développement de nouvelles entreprises qui pourraient compléter et diversifier l’offre de paniers et la chaîne de valeur. • • • • • * Voir ci-dessous dans la section - Le panier d’épicerie - les caractéristiques du Panier du Kamouraska qui le différencie du concept de paniers Bio. L’adhésion Quatre types d’AdhérentEs : 1. 2. L’AdhérentE CitoyenNE habite ou visite le Kamouraska. L’AdhérentE Producteur/Entreprise produit, fabrique ou transforme au Kamouraska. Les Producteurs/Entreprises représentent, autant que possible, les 17 municipalités et une diversité de produits. L’AdhérentE CommerçantE opère son entreprise dans l’une des 17 municipalités du Kamouraska. • Le commerçant peut agir comme point de chute municipal pour la cueillette des paniers. Le commerçant peut être une entreprise qui n’agit pas comme point de chute. Il désire acheter un gros panier pour rendre les produits locaux accessibles et disponibles dans son établissement. 3. • 4. L’Adhérent Établissement ou Organisme opère une entreprise qui achète en gros pour consommation. Je suis un AdhérentE quand : • J’ai pris connaissance du document Le Guide qui décrit les règles de fonctionnement. J’adhère aux valeurs de l’entreprise. J’ai dûment rempli et signé le formulaire d’adhésion. • • L’adhésion se fait en tout temps. L’adhésion du Citoyen, du Commerçant, de l’Établissement ou de l’Organisme se fait une seule fois en nous contactant. L’adhésion du Producteur/Entreprise se renouvelle une fois par année, en février. Les frais d’adhésion sont fixés sur une base volontaire de la part de l'Adhérent. Ces frais ne sont pas remboursables. Nous nous réservons le droit d’annuler une adhésion lorsque l’Adhérent est en défaut de paiement ou pour toute autre raison jugée raisonnable. Au moment de l’adhésion, les Adhérents Citoyens, Commerçants, Établissement ou Organismes inscrivent leurs préférences (choix du type de produits - fréquence - mode de paiement - livraison, etc.) Le panier d’épicerie Tous les produits sont fabriqués, transformés ou produits au Kamouraska. Le panier d’épicerie est composé de produits diversifiés*. * Les produits diversifiés (alimentaires ou autres) sont des produits de consommation quotidienne qui s’achètent sur une base régulière et qui pourraient se retrouver dans un panier d’épicerie. Dans le texte qui suit, nous utiliserons le mot produits pour désigner l’ensemble des produits diversifiés. Les produits offerts* sont des produits secs, frais ou congelés. * Il est possible qu’un produit offert ne soit plus disponible. S’il fait partie de votre commande, il vous sera alors crédité. Nous favorisons l’offre de plusieurs Adhérents Producteurs/Entreprises dans un même domaine afin de permettre l’accès à une plus grande diversité de produits et de prix. Nos paniers d’épicerie contiennent : 1. Des offres de produits réguliers*, (sur une base régulière). * Les produits réguliers sont identifiés par catégorie, par Producteur/Entreprise et par municipalité. Un espace est réservé pour mettre en valeur les caractéristiques particulières de l’offre. 2. Des offres de produits à prix d’ami*, (le plus souvent possible). * Les produits à prix d’ami sont offerts à des prix qui reflètent la volonté des Producteurs/Entreprises de contribuer à l’économie de proximité. Ils seront bien identifiés. 3. Des offres de produits en quantité limitée* (à l’occasion) * Les produits en quantité limitée sont des produits saisonniers ou produits en petite quantité. Ils seront identifiés par un symbole distinctif. Le fonctionnement pour l’AdhérentE CitoyenNE L’Adhérent Citoyen reçoit, chaque semaine et pendant toute l’année, une offre pour inclure dans son panier d’épicerie une partie importante de produits du Kamouraska. Il n’y a aucune obligation de commander. L’adhérent conserve toujours ses privilèges d’adhérentE. L’offre pour les paniers se fait chaque semaine par courriel ou par téléphone (au choix). L’Adhérant ne pourra passer de nouvelles commandes s’il n’a pas acquitté la facture de son dernier panier dans les délais requis, ou si une entente n’a pas été prise avec nous. Par courriel Vous recevez un courriel interactif à chaque vendredi et vous avez jusqu’au lundi soir pour passer votre commande par réponse courriel. Elle sera livrée le vendredi ou le samedi de cette même semaine. Sur le courriel interactif, vous cochez les produits que vous désirez recevoir pour la semaine en vigueur ainsi que les détails suivants : • • Le mode de paiement. Le type de livraison (domicile ou point de chute, à votre choix). Vous pouvez visualiser immédiatement sur le courriel le montant total de votre facture et faire des changements si nécessaire. Vous cliquez sur le bouton inclus sur votre courriel pour nous retourner votre commande de la semaine (au plus tard le lundi pour que votre commande soit livrée dans la semaine). Aucune autre information n’est requise puisque nous avons vos coordonnés remis lors de votre adhésion. Votre commande vous sera livrée selon l’horaire de livraison à domicile ou au point de chute municipal*. * Pour plus de détails, veuillez consulter les sections - La livraison et - La cueillette. Par téléphone Vous recevez un appel téléphonique entre le vendredi et le lundi de chaque semaine avec l’offre de produits pour la semaine et vous commandez. Votre commande vous sera livrée selon l’horaire de livraison à domicile ou au point de chute municipal. Pour plus de détails, veuillez consulter les sections - La livraison et - La cueillette. Le fonctionnement pour l’AdhérentE Producteur/Entreprise Pour l’offre de produits à l’année : • Vous déterminez avec nous, à l’avance, les produits réguliers qui seront offerts et leurs périodes de disponibilité. Vous fournissez les informations de base : le prix, la description du ou des produit(s) offert(s), les caractéristiques propres aux produits, la catégorie et autres informations si nécessaire. • Pour l'offre de produits de la semaine : • Vous déterminez, avec nous : 1. Quels produits seront offerts pour l’offre de la semaine suivante (produits à prix d’ami, ceux qui ne sont pas disponibles et ceux en quantité limitée). Vous approuvez l'offre de la semaine avant l'envoi aux Adhérents. 2. • Vous faites la livraison* des produits pour la semaine en cours au local d'assemblage des paniers, aux heures déterminées. * Nous offrons aussi le service de cueillette des produits à votre entreprise. • Vous faites un dernier contrôle de la qualité des produits avec nous lors de la réception au local. Vous décidez de participer (au moment qui vous convient) à la publication d’une annonce promotionnelle d’une demi-page dans Le Placoteux, avec d’autres Producteurs/Entreprises. Les coûts de publication sont partagés entre les Producteurs/Entreprises. ENTRE-NOUS se charge de concevoir et produire l’annonce. • Les Adhérents Producteurs/Entreprises vendent directement aux Adhérents Citoyens et Commerçants. 100% du prix de vente vous est remis et nous vous chargeons 20% de frais de gestion. Ceci inclut tous les services de ENTRE-NOUS, à l’exception du service de livraison qui est payable séparément selon le service demandé. Pour plus de détails, veuillez consulter les sections - La livraison - La cueillette - Les paiements. Dans les limites de nos compétences et dans un cadre de ventes directes nous allons favoriser le développement ''marketing'' des Adhérents Producteurs/Entreprises. Nous vous encourageons à miser sur le développement durable : - prix et qualité de vos produits - respect de l’environnement - respect de la santé - respect dans les relations humaines. Le fonctionnement pour l’AdhérentE CommerçantE Pour l’AdhérentE CommerçantE* (ou établissement ou organisme) qui désire acheter un gros panier pour rendre les produits locaux accessibles. • La livraison de votre panier se fait à domicile. * Vous devez vous assurer que les Producteurs/Entreprises possèdent les permis voulus. Le fonctionnement est le même que pour le panier des Adhérents Citoyens. Pour l’AdhérentE CommerçantE qui agit comme point de chute municipal* pour la cueillette des paniers. * Le point de chute municipal est le lieu où les Adhérents Citoyens vont cueillir leur panier de produits locaux. Ci-dessous, nous utiliserons ‘’Le point de chute’’ pour désigner l’Adhérent Commerçant qui agit comme point de chute municipal. • En autant que possible, nous visons 17 points de chute. Soit un dans chacune des 17 municipalités du Kamouraska*. *Advenant le cas ou deux (ou plus) commerçants aimeraient devenir point de chute municipal, nous nous réservons le droit de choisir. Nous pouvons aussi regarder d’autres alternatives, si c’est nécessaire. À chaque semaine : • Le point de chute reçoit les paniers le vendredi et/ou le samedi, selon un horaire déterminé. Le point de chute reçoit une feuille de contrôle* pour gérer la cueillette des paniers. * La feuille de contrôle contient le nom des Adhérents, le numéro de leur(s) panier(s), le prix de la facture, le prix de la livraison, le mode de paiement, l’espace pour la signature du client et du commis. Notre livreur aura la même copie. • Le point de chute perçoit le paiement total de la facture pour chacun des Adhérents. ENTRE-NOUS perçoit le total des paiements lors de la livraison des paniers de la semaine suivante. Pour plus de détails, veuillez consulter la section - Les paiements. Vers la fin de la dernière journée de cueillette, nous ferons une vérification téléphonique afin de nous assurer que tous les Adhérents Citoyens sont venus chercher leur panier. Si ce n’est pas le cas, nous nous occupons de faire un rappel auprès de l’Adhérent Citoyen ou de récupérer le(s) panier(s) si nécessaire. • • Les Adhérents Commerçants doivent posséder des espaces réfrigérés et congelés conformes à la règlementation (maintien de la chaine de froid, hygiène, salubrité, etc.). Lorsque le point de chute prend un gros panier pour son commerce, la livraison est gratuite et un escompte est applicable. La livraison Au local d’assemblage La livraison des produits au local d’assemblage par les Adhérents Producteurs/Entreprises se fait selon un horaire prédéterminé. Entre 9h00 et 15h00 le jeudi de chaque semaine, par exemple. La livraison* des produits doit se faire dans les délais prescrits. * N.B. Nous offrons aussi le service de cueillette à votre entreprise. Pour plus de détails, veuillez consulter la section - La cueillette. Aux points de chute municipaux La livraison des paniers aux points de chute se fait selon un horaire prédéterminé. Entre 8h00 et 16h00 le vendredi et/ou le samedi de chaque semaine, par exemple. Pour l’Adhérent Citoyen : • La livraison à son point de chute municipal (si disponible) coûte de 2.00$*, par exemple. *N.B. Des modifications peuvent survenir au niveau des coûts de livraison, vous en serez avisés à l’avance. Pour l’Adhérent Commerçant qui désire agir comme un point de chute : • La livraison est gratuite pour l’Adhérent Commerçant qui achète un gros panier pour son commerce. À domicile La livraison se fait selon un horaire prédéterminé. Entre16h00 - 20h00 le vendredi et/ou entre 12h00 et 16h00 le samedi de chaque semaine par exemple. Advenant que vous soyez dans l’impossibilité de recevoir votre commande, nous livrons automatiquement à une des deux adresses supplémentaires que vous avez fournies lors de votre adhésion. Ceci implique que vous aurez remis votre paiement à cette personne ou que vous aurez pris, au préalable, une entente avec nous. Pour les Adhérents Citoyens, Commerçants (ou établissement ou organisme) qui désirent rendre les produits locaux accessibles et disponibles dans leurs établissements. • La livraison à domicile coûte 8.00$, par exemple. *N.B. Des modifications peuvent survenir au niveau des coûts de livraison, vous en serez avisés à l’avance. La cueillette Pour les Adhérents Citoyens La cueillette des Paniers se fait au point de chute municipal entre 16h00 le vendredi et 16h00 le samedi, par exemple. Afin d’assurer la qualité des produits, du service et du bon fonctionnement de la cueillette, nous demandons à chaque adhérent de respecter les délais de cueillette et les heures d’ouverture des commerçants. Les Adhérents apportent leurs sacs réutilisables au point de chute. Pour les Adhérents Producteurs/Entreprises Pour ceux qui en font la demande, nous offrons le service de cueillette des produits à votre entreprise pour un montant à déterminer* avec vous à l’avance. *Le montant à payer pour le service peut varier en fonction de la quantité de produits, la distance à parcourir, les heures etc. *N.B. Des modifications peuvent survenir au niveau des coûts de cueillette de vos produits. Vous en serez avisées à l’avance. Le paiement Nous acceptons les paiements : • • • • Par transfert bancaire Desjardins* En argent comptant. Par carte de crédit (Visa ou MasterCard). Par chèque. * Nous encourageons le transfert bancaire parce qu’il n’implique aucun frais et paperasse. N’oubliez pas que si vous n’êtes pas en mesure de faire la réception et le paiement de votre panier : • Vous nous avez laissé au préalable l’adresse de 2 personnes de votre voisinage qui peuvent le faire à votre place. Vous pouvez également faire le paiement par téléphone à ENTRE-NOUS. • Les produits retournés seront crédités ou remplacés sans conditions par les Producteurs/Entreprises concernés. Le retour ou le remboursement des produits se fera lors de la livraison de la prochaine commande, ou le plus rapidement possible. Pour l’Adhérent Citoyen et pour l’Adhérent Commerçant (ou établissement ou organisme) qui reçoit un gros panier pour son établissement : • La facture et les frais de livraison sont payables à 100% lors de la réception de votre panier d’épicerie aux heures déterminées pour la livraison. Pour l’Adhérent Commerçant qui agit comme point de chute municipal : • • Il reçoit le paiement de l’Adhérent Citoyen lorsque celui-ci vient cueillir son panier. La facture pour le panier des Adhérents Citoyens (incluant les frais de livraison) est payable à 100% lors de la livraison des paniers de la semaine suivante. C’est aussi à ce moment que vous nous remettez une facture totalisant 5% du prix de vente de votre gros panier. Cet escompte est pris à même les 20% de frais de gestion de ENTRE-NOUS. Si applicable, nous pouvons appliquer des escomptes additionnels négociés directement avec les Producteurs/Entreprises. • Pour l’Adhérent Producteur/Entreprise • Il reçoit 100% du paiement (pour ses produits vendus) selon un horaire de paiement convenue avec ENTRE-NOUS. La faisabilité sera évaluée et testée pendant la période de rodage de l’entreprise. La facture pour les frais de gestion ( 20% du prix de vente de vos produits) et pour les frais de cueillette (si cela s’applique) est payable à 100% selon des modalités de paiement à déterminer avec vous après la période de rodage. • Pour ENTRE-NOUS • Pour les Adhérents Producteurs/Entreprises , la faisabilité prévisible des paiements est la suivante : 1. 2 jours après réception des commandes de la semaine nous émettons des bons de commandes à chaque Producteur/Entreprise pour la livraison de la semaine à notre local d’assemblage avec votre facture pour 100% du prix de vente. La semaine 1 commence le lundi suivant la livraison. Nous faisons les dépôts des chèques et des paiements de tous les Adhérents qui ont reçu leur panier. Nous faisons la conciliation entre nos bons de commandes aux Producteurs/Entreprises, la réception des produits au local d’assemblage et les factures correspondantes. La semaine 2 et 3 nous faisons des transferts bancaires ou émettons des chèques 2. 3. • Pour les Adhérents Commerçants qui agissent comme point de chute, l’escompte sur le prix de vente de leur gros panier est payable à 100% dans la semaine suivant la livraison du panier. Ceci sous présentation d’une facture. Le site web www.entrenouskamouraska.ca Le site web n’est pas transactionnel. C’est un site où l’on peut : • • Télécharger son formulaire d’adhésion. S’informer sur les Adhérents Producteurs/Entreprises du Kamouraska, sur leurs produits et sur leurs pratiques. S’informer sur les points de chute municipaux. S’informer sur nous et sur le fonctionnement des paniers d’épicerie. Créer un sentiment d’appartenance et de solidarité au Kamouraska. • • • L’échéancier Mai 2009 à août 2009 • • Incorporation de l’entreprise. Sondage d’intérêt auprès des citoyens, producteurs/entreprises et des commerçants. Remise de documents d’information et d’adhésion pour septembre (Le Guide et autres) • Septembre 2009 à février 2010 • • • Campagne d’Adhésions (objectif 250 familles) Mise à jour du montage financier et recherche de financement Recherche d’équipement (réfrigérateurs et congélateurs, camion réfrigéré, caisses de lait, glacières, génératrices, etc.). Recherche d’un local conforme à la réglementation. Rédaction des étapes opérationnelles pour mettre en place le rodage. • • Mars 2010 – avril 2010 • Rodage avec 15 Adhérents inscrits. Mai 2010 à … • Déploiement du projet avec tous les Adhérents.