Docstoc

National Arts Festival Grahamstown Support for international

Document Sample
National Arts Festival Grahamstown Support for international Powered By Docstoc
					               National Arts Festival Grahamstown                            Contact Kate or Zikhona for help:
                                                                             kate@nationalartsfestival.co.za 
                                                                             fringe@nationalartsfestival.co.za 
               Support for international productions                         Tel: +27 46 603 1163 / 1103 
               on the Fringe                                                 Fax: +27 46 622 3082 
                                                                             www.nationalartsfestival.co.za
                
                




               The National Arts Festival welcomes performers from around the world to its Fringe. 
               We realise, though, that there are significant added expenses associated with 
               travelling internationally and the thought of arriving in a strange country and 
               marketing yourself from a standing start can be quite daunting. So we offer support to 
               international companies travelling to South Africa to make it easier and more viable. 
 
At the outset, we need to stress that performing on the Grahamstown Fringe is not going to make 
anyone rich, but the allure of the Fringe for international performers is: 
 
    ‐ The value of performing to a whole new type of audience 
    ‐ Getting review clips to use for future runs of the production 
    ‐ “Warming up” the production for a run in Edinburgh or at other Festivals 
    ‐ The chance to meet, interact with and possibly collaborate with South African performers, 
        and other performers from around the world 
    ‐ The chance to get seen by South African theatre managements or of the international 
        promoters who use the Grahamstown Fringe as a “shopping ground” for work to tour or 
        stage elsewhere 
    ‐ Combining a run on the Fringe with the chance to enjoy a holiday in South Africa 
 

HOW WE CAN HELP 
 
There are two ways of registering for the Fringe: 
    1. The usual way, as it is laid out on our website for all South African and international 
        productions, or 
    2. By registering in the usual way, but then paying an additional R200 (US$30) to become part 
        of our “International Showcase”. Once you have submitted your form, you will be emailed 
        an option to participate in the International Showcase. 
 
Participants in the Showcase get an added level of support as follows:  
 
One of the most important aspects of your run in Grahamstown is your marketing. It is also, for an 
international visitor, one of the most challenging. Knowing the landscape, the challenges, the 
secrets, the market, are second nature to most South African performers, but can prove stumbling 
blocks for international performers. So we can step in to take some of the pain away for you!  
         
As a participant in the “International Showcase”, you will get the following benefits: 
         
        1. You will be promoted as being part of an “International Showcase” by the Festival office.  
            

           This promotion will include: 
            

                   a. Printing and distributing flyers throughout the Festival, featuring all international 
                      productions and their schedules/venues 
                b. Production of a single “International Showcase” poster advertising all 
                   productions on the Showcase which we will distribute during the Festival 
                c. A daily advertisement in the Festival newspaper CUE profiling the international 
                   productions being staged that day 
                d. All international showcase productions will be flagged as such in our Booking Kit 
                   and on our website, and the Booking Kit will also feature a full page 
                   advertisement promoting all productions that form part of the showcase. 
                    
        2. If you supply us with the finished artwork for your posters, we will arrange for the 
           printing and distribution of the finished posters. The costs of printing will be for your 
           account – budget about R2 000 for this (US$250). Please note that all posters need to 
           include the Festival logo – see www.nationalartsfestival.co.za/branding for guidelines 
           and to download high‐res versions of the logo. 
 
        3. If you supply us with the finished artwork for a print advertisement, we will liaise with 
           the Festival newspaper CUE to have the advert placed. Budget for this would be around 
           R3 000 (US$375) to have an ad in every day, or a larger ad every second day.   
 
        4. Our media office will distribute press releases and high resolution photographs on your 
             behalf to all the media covering the Festival (annually we host 400+ accredited 
             journalists). 
         
        5. All International Showcase productions on the Fringe will get two passes to access our 
             new “Artists Lounge” for the duration of their stay here. 
         
        6. Each International Showcase production registering for the Fringe will get two free 
             Hopper Passes to use throughout the Festival. 
         
       All international companies, whether part of the Showcase or not, will be provided with 
        assistance from the Fringe Office in sourcing accommodation, arranging transport, hiring or 
        sourcing props, tech equipment etc., networking with South African arts organisations, 
        publicists, the media and artists, etc. We will do our utmost to make your visit to South 
        Africa as hassle‐free as possible! 
 
       Whether you are part of the official showcase or not, please read all the marketing 
        guidelines in the Fringe Information Booklet carefully. It is imperative that you follow those 
        instructions – particularly around the supply of copy and photographs to use in our 
        publications and on our website. Those are among your biggest selling tools – so don’t 
        waste the opportunity! 
         

GENERAL ADVICE 
 
FLIGHTS ‐ When travelling to South Africa, shop around for the cheapest flights. We have found 
that, generally, Emirates offers the best deals. You can fly into either Cape Town or Johannesburg. 
From there, you need to fly to Port Elizabeth (or, if you have the time, rent a car in Cape Town and 
enjoy the very scenic drive from Cape Town to Grahamstown – about 8 hours in total, but we 
suggest you plan on breaking the journey along the way and take in some sights along the Garden 
Route.) 
 
When booking your internal flight to Port Elizabeth, make sure you check out some of the low cost 
airlines – www.kulula.com or www.1time.co.za are both good bets, alternatively www.flysaa.com 
and www.ba.com are options. Prices fluctuate wildly, but in general you should be able to get a 
return flight for around R2500 (US$312.50), or possibly less if your dates are flexible and you book 
far enough in advance. 
 
If you fly into Port Elizabeth, we offer a shuttle service from Port Elizabeth airport to Grahamstown. 
The pricing hasn’t been finalized for 2011, but will in all likelihood be around R360 (US$45) per 
person return.  
 
ACCOMMODATION – if you are travelling solo or with just two people, then we suggest that you 
stay at the Rhodes Festival Hotel. It is reasonably cheap (about R360 (US$45) per person per night, 
bed and breakfast). If your travelling party is larger, then you may want to look at renting a house 
for your stay here – prices vary, contact us and we can point you in the right direction. 
 
GETTING AROUND – opinions vary around whether or not you need a vehicle while here. 
Grahamstown is small enough to walk most places, although it does have some challenging hills. 
There is a service that hires bicycles to visitors – the Fringe office can help you pre‐book one. We 
also run a “Hopper Service” during the Festival which shuttles people around town – every venue is 
within a 5 minute walk from a Hopper stop and it travels to the Festival Hotel. It is a new service 
and so inevitably has some bugs in it, but we are working to make it smoother and more reliable 
and efficient in 2011. Each International Showcase production registering for the Fringe will get two 
free Hopper Passes to use throughout the Festival. If you require additional passes, they will cost 
around R500 (US$62.50) for a 10‐day pass. AVIS is the Festival’s preferred car rental agency and we 
can assist you with making arrangements for hire cars. Busses (with drivers) are available for hire as 
well for larger groups. 
 
FOOD AND DRINK – as a rough guideline, a quick meal from a takeaway vendor will cost you in 
the region of R20 (US$2.50) and a dinner in an inexpensive restaurant around R80 (US$10). For the 
hedonists, beers cost no more than R16 (US$2), cigarettes are R30 (US$3.75) a pack, and a bottle of 
good South African wine can be bought for between R25 (US$3.12) and R40 (US$5) from a liquor 
store. There are vegetarian and vegan options around town (the Hare Krishna food stall is a Festival 
must, as is the new Sushi restaurant in town…), as well as outlets that cater for those requiring 
Kosher or Halaal meals.  
 
STAYING IN TOUCH – Wi‐fi facilities aren’t as commonplace here as they are elsewhere. We are 
investigating some options to set up hotspots during the Festival, meanwhile one or two coffee 
shops do have the facility. All International Showcase productions on the Fringe will get two passes 
to access our new “Artists Lounge” for the duration of their stay here. This lounge will be closed to 
the public and media, and accessible only by artists and promoters. It includes complementary tea 
and coffee throughout the day, access to a full bar and restaurant, a chill zone and a couple of 
workstations and wi‐fi access to enable you to check your email, update your Facebook page and 
Tweet what a great time you’re having! 
 
International phone calls are expensive – we suggest you purchase a “Pay as you go” SIM card on 
arrival. They are freely available in most places, and you have a choice of three networks – 
Vodacom, MTN and Cell C. If you have an iPhone, you will be able to download our 2011 iPhone 
app in early 2011.  
 
 
 
 
WEATHER – The Festival takes place in the winter. But this doesn’t really mean anything – we get 
sunny days as frequently as we get rainy days. Generally the evenings are cold. Pack for every 
eventuality (you can probably quite safely leave your bathing costume at home, though). 
 
LUGGAGE – If you are transporting sets and other equipment from your home country it may get 
expensive. We suggest that you contact us to see if we can help source what you need locally – it 
will probably work out much cheaper.  
 
Make sure that you have space in your luggage to leave with more than you came with. The 
massive Transnet Village Green Craft Fair sells some amazing craftwork, art and clothing…..you will 
find lots to take home with you. 
 
TOURISTY STUFF – Grahamstown is surrounded by a diversity of tourist attractions – there are 
several game reserves within a short distance of the city – Addo, Pumba, Kariega, Shamwari – all 
offer game drives where you can see the Big Five up close and personal. The aptly‐named Sunshine 
Coast is a 30 minute drive from Grahamstown and a circular route will take you via the historic 
village of Bathurst through pineapple farms to Port Alfred, along the coast to Kenton‐on‐Sea and 
back to Grahamstown via the Kariega Game Reserve. For details on things to do and places to visit 
in the area, please visit www.ectourism.co.za , www.sevenwonders.co.za and 
www.grahamstown.co.za. 
 
We are hoping to negotiate special deals for international Festival participants with various tourist 
destinations in the area and will let you know of any special offers. 
 
VISAS, WORK PERMITS, DRIVER’S LICENCES – please see the relevant section of the Fringe 
information booklet for more detail on Visas and Work Permits. Also see the relevant section on 
visas for people working in the entertainment industry on the website of the Department of Home 
Affairs if you are intending to work at other theatres in South Africa after the Festival 
http://www.home‐affairs.gov.za/. 
 
 If you intend driving you must get an international drivers’ licence before you leave your home 
country. And remember that we drive on the left hand side of the road.   
 
MEDICAL – We strongly suggest that you travel with comprehensive travel insurance which covers 
hospitalisation should it become necessary. Grahamstown has a top quality hospital and several 
good doctors, dentists, alternative health specialists, physiotherapists etc. The Fringe office can 
offer advice should you find yourself in trouble.  
 
POLICE AND SAFETY – We suggest that you take the same precautions in Grahamstown that you 
would when travelling in any city in the world. Look after your personal belongings, be careful 
about walking the streets carrying cameras/laptops, especially at night and we suggest that, after 
dark particularly, you don’t walk alone. Grahamstown is well policed during Festival time and we 
employ private security companies to assist in several key locations around the city and thankfully 
over the years we have had very few serious incidents of crime. But you need to be aware of the 
risks. 
 
The Festival office can lock your travel documents (passport) in a safe, but cannot take 
responsibility for bulkier items or cash.  
 
Grahamstown has several ATM machines from which you can draw cash from your own bank 
account using any Visa/Mastercard branded card (and, in some cases, Maestro cards). We suggest 
that you make use of this facility rather than travelling with large amounts of cash or travellers 
cheques. Most retailers – bars, restaurants, supermarkets – will accept these cards as payment. 
 
While the City has a relaxed, festive atmosphere during the Festival, don’t be lulled into a false 
sense of security – be sensible and ask for help if you need it or are feeling anxious. South Africans 
are generally very friendly and will be keen to make sure that you have an enjoyable stay in our 
country – ask for help if you need it. 
 
On the other side of the coin, be careful not to fall foul of the law while here. Like most countries, 
South Africa has very strict laws about drinking and driving, drug use and possession, driving 
without a licence and drinking in unlicensed places. The Festival does not offer a bail service to 
performers! 
 
 
                We look forward to welcoming you to South Africa and an  
                               Amaz!ng Festival experience! 
                                                   
                                                   
                                                   
                  Contact Kate or Zikhona if you have any queries, or need any 
                                                   
                                           assistance: 
                                   kate@nationalartsfestival.co.za 
                                  fringe@nationalartsfestival.co.za 
                                     Tel: +27 46 603 1163 / 1103 
                                         Fax: +27 46 622 3082 
                                   www.nationalartsfestival.co.za 

				
DOCUMENT INFO