BAI GIANG HCVP by hiepcantho

VIEWS: 2,176 PAGES: 36

									            NGHIỆP VỤ
      HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
             Trình bày: ThS. Trần Hữu Hiệp
                    Phó Chánh Văn phòng
                  Ban Chỉ đạo Tây Nam Bộ




21.02.2011                              1
    Yêu cầu và nội dung:

   Học viên nắm được những kiến thức cơ
    bản về hành chính văn phòng; vai trò,
    chức năng, nhiệm vụ của người thư ký –
    công việc hành chính văn phòng.
   Hình thành những kỹ năng cụ thể liên
    quan đến công việc hành chính văn
    phòng. Trọng tâm:
         Lập chương trình kế hoạch công tác.
       Kỹ thuật soạn thảo và quản lý văn bản.

       Lập hồ sơ và lưu trữ.
21.02.2011                                       2
             NỘI DUNG

 Chuyên đề 1: Tổng quan về công tác
  hành chính văn phòng
 Chuyên đề 2: Thư ký văn phòng –
  một nghề chuyên nghiệp
 Chuyên đề 3: Nghiệp vụ thư ký –
  hành chính văn phòng


21.02.2011                             3
             Tài liệu tham khảo
 Bài giảng NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
  VĂN PHÒNG (Slide & Word):
  http://hiepcantho.blogtiengviet.net;
 Cẩm nang Thư ký:
  http://www.camnangthuky.com
 Cổng thông tin điện tử Chính phủ:
  http://www.chinhphu.vn

21.02.2011                               4
       Chuyên đề 1
 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
    Chúng ta hãy bắt đầu bằng …
        những câu hỏi ???

   Hành chính là gì?
                           Văn phòng là gì?
              KHÁI NIỆM HÀNH CHÍNH
   Cã nhiÒu c¸ch ®Þnh nghÜa vÒ hµnh chÝnh.
   HiÓu ®¬n gi¶n nhÊt, Hµnh chÝnh lµ viÖc Tæ chøc,
    Qu¶n lý vµ §iÒu hµnh ho¹t ®éng cña:
         > Mét quèc gia, mét nhµ n-íc (HC Quèc gia)
         > Mét ®Þa ph-¬ng (tØnh, huyÖn, x·)
         > Mét c¬ quan, tæ chøc, ®¬n vÞ, doanh nghiÖp
    (HC c¬ quan) ...
    ë bÊt cø ®©u cã ho¹t ®éng cña con ng-êi, ë ®ã cÇn
    ®Õn Hµnh chÝnh. HC lµ khoa häc vÒ tæ chøc vµ
    kiÓm so¸t ho¹t ®éng cña mét tËp thÓ vµ tõng c¸ nh©n.
   HC h-íng c¸c ho¹t ®éng cña tõng c¸ nh©n ®Õn môc
    tiªu chung, thèng nhÊt vµ nh»m ®¹t ®-îc nh÷ng hiÖu
    qu¶ cao cho c¬ quan, tæ chøc, doanh nghiÖp.
             Hành chính doanh nghiệp là một
            dạng của hành chính tư, diễn ra ở
             doanh nghiệp, phục vụ mục tiêu
                   của doanh nghiệp




                                                8
hiepcantho@gmail.com
          Néi dung vµ nhiÖm vô cô thÓ cña
         ho¹t ®éng hµnh chÝnh doanh nghiệp
•  §Þnh ra nguyªn t¾c (kû c-¬ng), néi qui, qui chÕ,
  ®iÒu lÖ ®Ó t¹o sù thèng nhÊt trong nhËn thøc vµ
  hµnh ®éng cña doanh nghiÖp => ThÓ hiÖn t«n
  chØ, môc ®Ých => BiÓu hiÖn Slogan
• Ho¹ch ®Þnh, x©y dùng ch-¬ng tr×nh, môc tiªu, kÕ
  ho¹ch ho¹t ®éng cho tõng giai ®o¹n, tõng bé phËn.
• Tæ chøc triÓn khai thùc hiÖn: Ph©n c«ng, giao
  nhiÖm vô, h-íng dÉn, ®éng viªn, khuyÕn khÝch
  (Tæ chøc c«ng viÖc)
• Theo dâi, kiÓm tra, ®¸nh gi¸ & kÕt qña cña tõng
  c«ng viÖc, tõng nhiÖm vô vµ toµn bé ch-¬ng tr×nh,
  kÕ ho¹ch, ¸p dông c¸c biÖn ph¸p xö lý (khen th-ëng,
  xö ph¹t ).
          VĂN PHÒNG LÀ GÌ?

   Văn phòng là Bộ phận phụ trách công
    việc giấy tờ sổ sách của một cơ quan

    (Từ điển Tiếng Việt:
      http://www.informatik.uni-leipzig.de)
          VĂN PHÒNG LÀ GÌ?
Có nhiều khái niệm, cách tiếp cận khác nhau:
 Tiếp cận về mặt không gian: Là trụ sở làm việc
  của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối
  nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
 Tiếp cận hoạt động: Là một dạng hoạt động của
  cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận,
  bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ,
  những công việc liên quan đến công tác văn thư
  (Văn phòng công ty, Văn phòng giao dịch của
  một cơ quan ...)
           VĂN PHÒNG LÀ GÌ?
   Tiếp cận về chức năng: Văn phòng là nơi thực
    hiện một loại hình công việc nhất định (Văn
    phòng Luật sư, Văn phòng công chứng ...)
   Tiếp cận quyền lực: Là nơi làm việc của một cấp
    quản lý có thẩm quyền chung (VP UBND tỉnh,
    huyện …), thẩm quyền riêng (VP Bộ Công
    thương, Bộ KH&ĐT).
         VĂN PHÒNG LÀ GÌ?

   Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm
    việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
    quan chức năng, phục vụ cho việc
    điều hành của lãnh đạo; là nơi thu
    thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt
    động quản lý; đồng thời đảm bảo các
    điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho
    hoạt động chung của toàn cơ quan,
    tổ chức đó.
    VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP:

   Văn phòng là bộ máy điều hành tổng
    hợp, là nơi thu thập, xử lý thông tin
    hỗ trợ cho quản trị - điều hành; là nơi
    đảm bảo các điều kiện về vật chất, kỹ
    thuật cho hoạt động của doanh
    nghiệp.
        HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
           DOANH NGHIỆP
   Hoạt động của doanh nghiệp gắn liền với Văn
    phòng;
   Hoạt động của doanh nghiệp gắn liền với yếu
    tố con người + sử dụng hợp lý các nguồn lực +
    Thể chế => Văn phòng
   Văn phòng là bộ mặt của DN (nơi giao tiếp,
    diễn ra các hoạt động chủ yếu …) => là nội
    dung ĐKKD, phải công khai

                 hiepcantho@gmail.com           15
    Điều 35, Luật DN 2005. Trụ sở chính của doanh nghiệp


   Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao
dịch của doanh nghiệp; phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa
chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã,
phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh,
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và
thư điện tử (nếu có).

   Doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở
chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười
lăm ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh.


                   hiepcantho@gmail.com                      16
    Bốn yếu tố cấu thành, vận hành
           Văn phòng tốt:
   Con người
   Trang thiết bị
   Nguyên tắc, thủ tục
   Nghiệp vụ HCVP (được đảm bảo
    bởi chất lượng và mối quan hệ giữa
    các yếu tố trên)

             hiepcantho@gmail.com    17
       Heä thoáng haønh chính vaên phoøng
               doanh nghieäp phaûi:

   Hoaït ñoäng haønh chính vaên phoøng doanh nghieäp
    laø moät quaù trình
   Haønh chính vaên phoøng doanh nghieäp ñoøi hoûi tính
    chuyeân moân hoaù vaø tính chuyeân nghieäp
   Haønh chính vaên phoøng doanh nghieäp phaûi tuaân
    thuû muïc tieâu lôïi nhuaän cuûa doanh nghieäp
   Haønh chính vaên phoøng ñoøi hoûi phaûi xaùc ñònh
    tính “quyeàn löïc” töông xöùng vôùi traùch nhieäm




                                                      18
            NhiÖm vô cña v¨n phßng (1)

       Tæ chøc vµ thùc hiÖn c«ng t¸c thu thËp, xö
        lý vµ cung cÊp th«ng tin ®Ó tham m-u cho
        l·nh ®¹o:
    >   Tæ chøc vµ triÓn khai thùc hiÖn c«ng t¸c V¨n
        th- - L-u tr÷ (nguån th«ng tin v¨n b¶n)
    >   Tæ chøc hÖ thèng th«ng tin, liªn l¹c qua ®iÖn
        tho¹i, tiÕp d©n, kh¸ch hµng ( th«ng tin b»ng lêi)
    >   Tæ chøc th- viÖn, mua s¸ch, b¸o, t¹p chÝ ; øng
        dông c«ng nghÖ th«ng tin…( th«ng tin ®¹i
        chóng)
    >   Tæ chøc vµ thùc hiÖn viÖc tæng hîp vµ xö lý
        th«ng tin (theo tõng vÊn ®Ò, tõng lÜnh vùc
            NhiÖm vô cña v¨n phßng (1)

       Tham m-u cho l·nh ®¹o vµ c¸c bé phËn qu¶n
        lý:
    >   Tæng hîp, b¸o c¸o t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c¸c
        ®¬n vÞ vµ toµn c¬ quan ( giao ban)
    >   Ph©n tÝch nguyªn nh©n, ®Ò xuÊt víi l·nh ®¹o
        vÒ c¸c biÖn ph¸p tæ chøc, ®iÒu hµnh vµ gi¶i
        quyÕt c¸c vÊn ®Ò
    >   So¹n th¶o c¸c v¨n b¶n ®Ó tr×nh l·nh ®¹o xÐt
        duyÖt, phª chuÈn, ban hµnh.
    >   Theo dâi, tham m-u vÒ ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t
        ®éng vµ xÐt thi ®ua, khen th-ëng.
         NhiÖm vô cña v¨n phßng (2)

   Gióp l·nh ®¹o tæ chøc, ®iÒu phèi ho¹t
    ®éng cña c¬ quan vµ c¸c ®¬n vÞ :
      > X©y dùng kÕ ho¹ch, lÞch lµm viÖc
    (tuÇn, quý, th¸ng, n¨m)
      > §«n ®èc c¸c ®¬n vÞ vÒ viÖc thùc
    hiÖn KH
      > Tæ chøc c¸c cuéc häp, héi nghÞ, héi
    th¶o, lÔ héi vµ c¸c ho¹t ®éng giao l-u.
      > Tæ chøc c¸c chuyÕn c«ng t¸c cho l·nh
    ®¹o vµ c¸n bé cña c¬ quan.
           NhiÖm vô cña v¨n phßng (3)
    §¶m b¶o c¬ së vËt chÊt, ph-¬ng tiÖn
     lµm viÖc cho c¬ quan (HËu cÇn).
    > Tæ chøc vµ theo dâi viÖc x©y dùng, tu
     söa, n©ng cÊp c¬ së h¹ tÇng (trô së lµm
     viÖc, phßng lµm viÖc…)
    > Mua s¾m, b¶o d-ìng, tu söa, thanh lý c¸c
     trang thiÕt bÞ cho c¬ quan.
    > Qu¶n lý tµi s¶n, ®iÒu hµnh ph-¬ng tiÖn
     ®i l¹i phôc vô l·nh ®¹o vµ c¸n bé trong CQ.
    > Qu¶n lý thu - chi tµi chÝnh cho ho¹t ®éng
     VP
       NhiÖm vô cña v¨n phßng(4)

   Tæ chøc vµ thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng giao
    tiÕp:
   TuyÓn chän vµ bè trÝ c¸n bé ë nh÷ng n¬i
    th-êng xuyªn ph¶i giao tiÕp víi kh¸ch.
   H-íng dÉn CBVP c¸c nguyªn t¾c vµ kü n¨ng
    giao tiÕp.
   TiÕp kh¸ch vµ gi¶i quyÕt c¸c yªu cÇu cña
    kh¸ch trong ph¹m vi cho phÐp .
   Tham gia tæ chøc c¸c buæi gÆp mÆt giao
    l-u
   Tæ chøc c¸c buæi tiÖc chiªu ®·i kh¸ch
 C¬ cÊu tæ chøc cña v¨n phßng c¸c
  c¬ quan, tæ chøc, doanh nghiÖp
1. L·nh ®¹o v¨n phßng (Phßng HC) :
             Ch¸nh v¨n phßng
           ( Tr-ëng phßng hµnh chÝnh)
   Gióp viÖc cã c¸c Phã v¨n phßng (hoÆc Phã Phßng HC)

2. C¸c bé phËn trùc thuéc V¨n phßng :
- Bé phËn v¨n th- (cã thÓ thuéc phßng hµnh chÝnh )
- Bé phËn l-u tr÷-t- liÖu
- Bé phËn qu¶n lý c¬ së vËt chÊt ( Qu¶n trÞ )
- Bé phËn b¶o vÖ, lÔ t©n, t¹p vô …
- Bé phËn tæng hîp .
- Bé phËn tµi vô (tuú tõng c¬ quan )
 Nguyªn t¾c hoat ®éng cña v¨n phßng c¸c c¬
              quan, tæ chøc .

1.   Ho¹t ®éng theo nguyªn t¾c hµnh chÝnh
     (thñ tr-ëng l·nh ®¹o, mÖnh lÖnh – phôc
     tïng)
2.   V¨n phßng cña c¬ quan cÊp trªn cã
     nhiÖm vô h-íng dÉn, kiÓm tra c¸c
     nghiÖp vô chuyªn m«n cña c«ng t¸c v¨n
     phßng ®èi víi v¨n phßng c¬ quan cÊp d-íi
     .
3.   Qu¶n lý c¸n bé vµ nghiÖp vô chuyªn m«n
     theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt vµ theo quy
     ®Þnh cña c¬ quan
    NghiÖp vô hµnh chÝnh
         V¨n Phßng


   X©y dùng quy chÕ, quy ®Þnh vÒ ho¹t
    ®éng cña V¨n phßng.
   Tæ chøc bé m¸y vµ tuyÓn chän nh©n sù
    VP
   X©y dùng ch-¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch lµm
    viÖc
    ( kÕ ho¹ch c«ng t¸c) cho CQ vµ VP
   Tæ chøc triÓn khai, h-íng dÉn thùc hiÖn
    c¸c
        Tổ chức và bố trí nơi làm việc:
   Yêu cầu chung của nơi làm việc:
     Phù hợp: tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan,
      thể hiện bộ mặt DN. Các bộ phận cần sắp xếp, bố trí,
      sử dụng hợp lý trụ sở làm việc, dễ liên hệ giao dịch.
     Thuận lợi: môi trường xung quanh thích hợp (không
      quá ồn ào), trang bị phương tiện đủ (luôn được hoàn
      thiện, cải tiến), cách thức tổ chức và tạo ra một tâm
      lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn
      bó giữa cán bộ, nhân viên cũng như giữa họ và nơi
      làm việc.
     Tính bảo mật.
                    hiepcantho@gmail.com               27
                Văn phòng “mở”
   Tiết kiệm chi phí diện
    tích;
   Dễ giám sát quản lý;
   Thuận tiện trong việc giao
    tiếp giữa nhân viên và
    công việc;
   Dễ tập trung các hoạt
    động trong văn phòng;
   Dễ thay đổi khi cần thiết
               Văn phòng “đóng”
   Ngăn cách bởi các phòng
    riêng. Ưu điểm của nó là đảm
    bảo tính an toàn, bí mật, sự
    riêng tư, phù hợp với công
    việc đòi hỏi tập trung cao.
   Nhược điểm là chiếm diện
    tích, tăng chi phí trong việc
    chi trả tiền điện, trang thiết bị
    văn phòng, khó kiểm tra và
    làm trì trệ luồng công việc.
Hiện đại hóa công tác văn phòng:

    Là một đòi hỏi cấp thiết của nhà quản
    trị, nó có thể thực hiện theo các hướng:
    văn phòng điện tử, văn phòng tự động
    hóa, ứng dụng ISO…



               hiepcantho@gmail.com      30
    Mục tiêu của hiện đại hoá văn phòng:
   Tiết kiệm (thời gian, nhân lực, vật lực), tránh lãng phí
   Giải phóng khỏi “gánh nặng” cho nhà quản lý thoát
    khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,tạo
    điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi Cán bộ trong
    VP,
   Quản lý khoa học, hiệu quả hơn;
   Nâng cao năng suất.




                    hiepcantho@gmail.com                31
                                              liªn tôc
                                             ph¸t triÓn



                             môc tiªu míi

                                            môc tiªu

             C¶i tiÕn                  (MUèN G× ?)


                                                  KÕ ho¹ch

                KiÓm tra
             vµ ®iÒu chØnh            tæ chøc
                                     thùc hiÖn


øng dông c«ng nghÖ qu¶n lý
                                   LỢI ÍCH:

                                     Kỷ luật
                       Kỷ          Cộng tác
               Làm việc mang tính hệ thống
           Xác định điểm mạnh và điểm yếu
                         Hướng dẫn rõ ràng
          Hiểu rõ các mục tiêu và chính sách
    Minh bạch, nhất quán trong qtrình ra QĐ
Được khách hàng tin tưởng vào hệ thống bảo
                             đảm chất lượng
                Có được số liệu thống kê tốt
    ISO
   Bé tiªu chuÈn vÒ hÖ thèng qu¶n lý ho¹t ®éng
   §-a ra c¸c nguyªn t¾c qu¶n lý : muèn cã s¶n phÈm
    tèt th× ph¶i cã hÖ thèng qu¶n lý tèt !
   TËp trung vµo viÖc phßng ngõa/c¶i tiÕn: Lµm ®óng
    ngay tõ ®Çu vµ kh«ng ngõng c¶i tiÕn
   §-a ra nh÷ng nguyªn t¾c vµ yªu cÇu mµ hÖ thèng
    qu¶n lý cÇn ®¸p øng
   ¸p dông cho tÊt c¶ c¸c lo¹i h×nh tæ chøc (doanh
    nghiÖp)
Qu¸ tr×nh ph¸t triÓn sau ISO 9000 ???



Qu¶n lý Tri thøc
lµ sù chuyÓn Thêi ®¹i tri thøc
®æi tiÕp theo
vÒ m« h×nh
qu¶n lý          Thêi ®¹i th«ng tin
     N¨m 2008                                           CKO/SÕp Tri thøc



               Thêi ®¹i c«ng nghiÖp


                                               CIO / SÕp Th«ng tin
      Thêi ®¹i n«ng nghiÖp


   Qu¸ tr×nh ph¸t triÓn
                                        CEO / SÕp
Xin C¸m ¬n                    C¬ héi vµ Th¸ch thøc

                 Kü n¨ng
                  Qu¶n
                   lý häc
                    khoa
Kü n¨ng + ph-¬ng ph¸p +
c«ng cô = ch×a kho¸ kinh
doanh, lµm tèt c«ng viÖc
                       & c«ng nghÖ
                           Qu¶n
                           lý

								
To top