Human Resources Management
Sugiharto, SH MM
Human Resources Information System Sistem informasi sumber daya manusia adalah system integrasi yang dirancang untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan SDM. System informasi SDM melayani dua tujuan utama organisasi: 1. Efisiensi administrasi 2. Penggunaan HRIS adalah lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan SDM. MSDM telah tumbuh dalam nilai strategis pada berbagai organisasi, saat ini teklah terjadi peningkatan penekanan untuk mencapai dan menggunakan data HRIS sebagai rencana strategis dan ramalan SDM, dengan tujuan pemusatan pada efektivitas SDM yang lebih luas sepanjang waktu. HRIS advantages HRIS memilki banyak kegunaan dalam suatu organisasi dan yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan benefits activities. Pencatatan waktu tenaga kerja dimasukkan ke dalam system, dan modifikasi disesuaikan pada setiap individual. Sebagai hasil dari pengembangan dan penerapan HRIS pada berbagai organisasi, beberapa fungsi pembayaran upah telah ditransfer dari accounting department ke HRD department.
Skema 08. kegunaan HRIS
♣ ♣ ♣ ♣ ♣
Industrial relations
Evaluation database The result of behaviors research The result of attitudes research Interview analysis Employees career history
♣ Safety training / drill ♣ Accident database ♣ Material data recorded
Healthy, safety and security
♣ ♣ ♣ ♣ ♣ ♣ ♣ ♣
Analysis and HR Planning
Organization structure Employee projection Expertise supply Employee in – out analysis Absent analysis Cost re-structuring Internal work adjustment Jobs description recording
♣ ♣ ♣ ♣
Affirmative action planning Management trainee data Utilize employees Analysis data availability
Equal jobs
♣ ♣ ♣ ♣
Salary payment structure Salary / fee cost Administration benefits Holidays scheduled
Compensation and benefits
Human resources information system
♣ Recruitment sources ♣ Applicant recorded ♣ Jobs offered refused analysis
Organizing employees
♣ ♣ ♣ ♣
Employment training profiles Evaluation on training needs Planning measurement and forecasting Career attraction and experiences
Human resources development
Untuk merancang HRIS yang efektif, para ahli telah menentukan syarat dengan menilainya melalui jawaban dari pertanyaan-pertanyaan berikut mengenai data yang akan diperlukan: 1) Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orang-orang dalam organisasi? 2) Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?
Chapter 3 PDF Creator - PDF4Free v2.0
HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM
© GiCi Business School 2009
8
http://www.pdf4free.com
Human Resources Management
Sugiharto, SH MM
3) Format yang bagaimana yang akan diterapkan beserta bentuk out-putnya untuk penyesuaian dengan data perusahaan lain? 4) Siapa yang akan membutuhkan informasi? 5) Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan? Four principal areas of HR functionalities: a) The payroll model automates the pay process by gathering data on employee time and attendance, calculating various deductions and taxes, and generating periodic paycheques and employee tax reports. The payroll module sends accounting information to the general ledger for posting subsequent to a pay cycle. b) The time and labors management module applies new technology and methods (time collection devices) to cost effectively gather and evaluate employee time/work information. This module is a key ingredient to establish organizational cost accounting capabilities. The benefit administration model permits HR professionals to easily administer and track employee participation in benefits programs ranging from healthcare provider, insurance policy, and pension plan to profit sharing or stock option plans. The HR management module is a component covering all other HR aspects from application to retirement. The system records basic demographic and address data, selection, training and development, capabilities and skills management, compensation planning records and other related activities. Leading edge systems provide the ability to "read" applications and enter relevant data to applicable database fields, notify employers and provide position management and position control.
c)
d)
(human resources.laborlawtalk.com) Hal yang penting dan utama untuk diperhatikan adalah bahwa sistemnya dapat mendukung strategi SDM dari organisasi yang bersangkutan. jawaban atas pertanyaan tersebut diatas akan membantu menunjukan keperluan dari hardware dan software-nya. Penggunaan system informasi yang berbasis pada jaringan (web/networking) akan memudahkan bagi praktisi SDM untuk melakukan akses informasi yang dibutuhkan. Akses HRIS dapat dilakukan melalui: a) Intranet b) Extranet The information coverage Sesuai dengan kebutuhan saat ini, berdasarkan studi dengan menggunakan metoda “Business Process Re-engineering” terhadap sistem sumber daya manusia yang ada saat ini, telah mencakup semua aspek acuan sistem informasi kepegawaian seperti tersebut diatas. Adapun lingkup informasi yang menjadi acuan dari sistem informasi ini adalah : ♣ Biodata yang akan berisi data umum personil seperti nama, tanggal lahir, alamat, agama dan lain sebagainya. ♣ Pangkat yang mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan sejarah kepangkatan personil. ♣ Jabatan yang mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan sejarah jabatan personil baik fungsional maupun struktural. ♣ Pendidikan mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan sejarah pendidikan personil baik dari SD sampai pendidikan formal terakhir dan juga sejarah pendidikan penjenjangan dan substantial yang diikuti oleh personil tersebut.
Chapter 3 PDF Creator - PDF4Free v2.0
HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM
© GiCi Business School 2009
9
http://www.pdf4free.com
Human Resources Management
Sugiharto, SH MM
♣ Benefit dan Kompensasi mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan sejarah perubahan gaji/penghasilan yang berhubungan dengan kenaikan berkala ataupun kenaikan pangkat. ♣ Kemampuan Bahasa yang mencatat kemampuan berbahasa asing dari personil berikut tingkatannya. ♣ Prestasi Kerja mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan sejarah penilaian atas prestasi kerja karyawan. ♣ Penghargaan yang mencatat seluruh penghargaan resmi yang diakui oleh perusahaan. ♣ Kesra mencatat seluruh fasilitas perusahaan yang diterima karyawan untuk menunjang kelancaran operasi. ♣ Payroll melakukan proses administrasi pembayaran upah karyawan beserta analisisnya. ♣ Absensi mencatat seluruh aktifitas ketidak hadiran karyawan sehubungan dengan kebutuhannya. ♣ Daftar Keluarga mencatat seluruh data anggota keluarga karyawan. ♣ Hukuman Disiplin yang mencatat seluruh hukuman yang pernah diterima oleh karyawan bersangkutan. ♣ Memo Khusus berisi catatan yang bersifat referensial terhadap seorang karyawan dimana informasi ini bersifat informatif dan bukan administratif. ♣ Adapun ruang lingkup informasi diatas adalah ruang lingkup informasi yang telah ada saat ini, tapi tidak menutup kemungkinan pengembangan ke ruang lingkup informasi lainnya, bila diperlukan Penggunaan HRIS berbasis web dalam organisasi menjadikannya lebih efisien secara administrative dan mampu berhadapan dengan permasalahan SDM yang lebih strategis dalam jangka panjang. Ada 4 cara dalam penggunaan HRIS yang berbasis web: 1. Bulletin board 2. Data access 3. Employee self-service 4. Extended Linkage. The advantages of HRIS Pengelolaan SDM berbasis Teknologi Informasi akan menjadi salah satu sumber keunggulan kompetitif, jika pemilihannya benar-benar memperhatikan unsur tepat guna dan mampu menyatu dengan semua aspek pemerintahan. Tiga keuntungan Pengelolaan SDM berbasis Teknologi Informasi antara lain: 1) memungkinkan departemen SDM berperan aktif dalam perencanaan strategis 2) mengintegrasikan dan menyimpan semua informasi SDM dalam suatu database terpusat, yang sebelumnya tersimpan di beberapa lokasi fisik yang terpisah. 3) memfasilitasi penyimpanan dan akses ke catatan kepegawaian yang vital bagi pemerintahan. Dua hal penting yang harus diperhatikan adalah masalah keamanan dan kerahasiaan. Pengawasan harus dilakukan dalam system untuk membatasi akses indiskriminatif data HRIS pada tenaga kerja. Contohnya, masalah klain asuransi kesehatan dapat mengidentifikasi seseorang yang sudah menjalankan konsultasi dengan psikiater atau dalam perawatan pemakaian alcohol yang berlebih, akses untuk informasi semacam ini harus dibatasi. Sama halnya dengan hasil penilaian kinerja untuk penentuan kenaikan upah tenaga kerja harus dijaga.
Chapter 3 PDF Creator - PDF4Free v2.0
HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM
© GiCi Business School 2009
10
http://www.pdf4free.com
Human Resources Management
Sugiharto, SH MM
Conclusion While using the internet or corporate intranet as a communication and workflow vehicle, the HRMS/HCM technology can convert these into web-based HRMS components of the ERP system and permit to reduce transaction costs, leading to greater HR and organizational efficiency. Through employee or manager self-service (ESS or MSS), HR activities shift away from paper based processes to using self-service functionalities that benefit employees, managers and HR professionals alike. Costly and time consuming HR administrative tasks, such as travel reimbursement, personnel data change, benefits enrolment, enrolment in training classes (employee side) and to instruct a personnel action, authorize access to information for employees (manager's side) are being individually handled and permit to reduce HR transaction time, leading to HR and organizational effectiveness. Consequently, HR professionals can spend fewer resources in managing administrative HR activities and can apply freed time and resources to concentrate on strategic HR issues, which lead to business innovation.
Chapter 3 PDF Creator - PDF4Free v2.0
HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM
© GiCi Business School 2009
11
http://www.pdf4free.com