Extraordinary General Meeting of Shareholders of Reed Elsevier NV

Document Sample
Extraordinary General Meeting of Shareholders of Reed Elsevier NV Powered By Docstoc
					DRAFT MINUTES EGM 13 JANUARY 2010 



                   Extraordinary General Meeting of Shareholders of 
                                  Reed Elsevier N.V. 
                         held on Wednesday 13 January 2010 
                      at 09.30 am, at the offices of the company,  
                  Herman Boerhaave room, Radarweg 29, Amsterdam 
                                             

The meeting was chaired by the Chairman of the Supervisory Board. The minutes were kept by the Company
Secretary. A draft of the minutes is made available on the website of the Company for a period of three months
ending 13 July 2010, so as to enable comments.


Convocation for the meeting was announced in accordance with the Articles of Association on 17 December
2009. The full agenda and explanatory notes, the proposed amendments to articles of association of the
Company and the full text of the articles of association after amendment had been made available at the offices
of the Company and on the Company’s website from the notice of meeting. The documents for the meeting are
archived with these minutes and are available from the Company’s website.


The minutes are intended to be a reliable and accurate summary of the order of, the discussions at and
resolutions taken by the meeting. Notwithstanding the careful manner with which these minutes have been
drawn up, it cannot be excluded that the precise meaning or scope of the observations or questions from
individual shareholders at the meeting were not properly understood and reflected herein. For that purpose the
possibility for comments was introduced. No rights can be derived from these minutes other than as regards the
conclusions of the Chairman regarding the formalities for the meeting and the resolutions taken. Shareholders
have had an opportunity to object to the disclosure of their identity in the published minutes. Where they made
use of that right, this is reflected in these minutes.


The meeting was chaired by the Chairman in the English language. In view of the international constitution of
the Company’s shareholder base these minutes have been drawn up in the English language.


Voting at the meeting was by show of hands and the outcome of the voting was immediately communicated to
those attending. The precise voting outcome was published on the Company’s website shortly after the
meeting.


  
1.    Opening  
 
On behalf of the Supervisory Board and the Executive Board, the Chairman welcomed 
the shareholders to this Extraordinary General Meeting of Shareholders and thanked 
those shareholders present for taking the time to attend. 


                                                                                                                  1 
DRAFT MINUTES EGM 13 JANUARY 2010 



In accordance with article 38 subsection 1 of the articles of association, the Chairman 
chaired the meeting.  
Mrs  Jans  van  der  Woude  was  appointed  as  Secretary  of  this  Extraordinary  General 
Meeting of Shareholders.  
Mr Erik Engstrom, Mr Mark Armour and Mr Andrew Prozes, members of the Executive 
Board, and Lord Sharman, Mr Reid, Mr Polet, Mr Elliott and Ms Hook, members of the 
Supervisory  Board,  had  sent  their  apologies;  they  were  not  able  to  attend  this 
meeting, due to other prior commitments. Mrs Dien de Boer, Mr Ben van der Veer and 
the Chairman were in attendance representing the Supervisory Board. 
The convocation for the meeting had been published in Het Financieele Dagblad on 17 
December 2009.  
The  full  agenda  and  the  explanatory  notes  to  the  agenda,  including  the  information 
relating to 
        ‐ the appointment of Mrs Marike van Lier Lels as a member of the Supervisory 
          Board; 
        ‐ the  proposed  amendments  to  the  articles  of  association  of  the  Company; 
          and  
        ‐ the full text of the articles of association after amendment;  
were available at the Company, at RBS, and on the website of Reed Elsevier as per 17 
December 2009.  
The Chairman noted that the meeting had been convened in accordance with the legal 
and statutory requirements.  
Voting  took  place  by  show  of  hands.  The  exact  voting  results  were  announced  in  a 
press release available on the Company website on 13 January 2010.  
313,443,325 ordinary shares with a nominal value of seven eurocents and 4,303,179 
million  R‐shares  with  a  nominal  value  of  seventy  eurocents  were  present  or 
represented at the meeting. This entitled to 356,475,115 million votes. The Chairman 
noted that the total outstanding nominal share capital at the time of the meeting was 
approximately  €  52  million  comprised  of  about  700  million  ordinary  shares  and  4.3 
million R shares. 47.99% of the share capital was represented.  




                                                                                             2 
DRAFT MINUTES EGM 13 JANUARY 2010 



2.      Appointment of Mrs Marike van Lier Lels as member of the Supervisory Board 
        (resolution) 
 
Item 2 on the agenda related to the appointment of Mrs Van Lier Lels as a member of 
the Supervisory Board. The Chairman referred to the explanatory notes to the agenda 
and  the  biographical  information  concerning  a  candidate  for  appointment  contained 
therein.  
On 15 December 2009, the Company announced its intention to appoint Mrs Marike 
van Lier Lels as a member of the Supervisory Board of Reed Elsevier NV. Mrs Van Lier 
Lels  will  take  on  the  role  that  Mrs  Dien  de  Boer‐Kruyt  has  held  as  a  member  of  the 
Supervisory  Board  of  the  Company  since  2000  in  view  of  the  retirement  of  Mrs  De 
Boer‐Kruyt at the close of the annual shareholders meeting on 20 April 2010. Mrs Van 
Lier Lels held the position of Executive Vice President & COO of Schiphol Group from 
2000  –  2005.  Furthermore,  she  has  held  various  senior  positions  in  the  Netherlands 
and  in  Singapore  and  Hong  Kong  for  Nedlloyd.  Mrs  Van  Lier  Lels  is  also  serving  on 
other  supervisory  boards,  most  notably  of  Royal  KPN  N.V.,  USG  People  N.V.,  TKH 
Group N.V. and Maersk B.V. She has broad experience as a supervisory board member 
and  has  a  good  understanding  of  Dutch  human  resources,  pensions  and  corporate 
governance issues. 
The  Nominations  Committee  had  determined  that  Mrs  Marike  van  Lier  Lels  has 
excellent  skills  to  fulfill  the  position  of  member  of  the  Supervisory  Board  and  the 
Combined Board recommended appointing her as a member of the Supervisory Board. 
Mrs Van Lier Lels was present at this meeting. 
Mr  Keyner,  representing  the  Vereniging  van  Effectenbezitters,  VEB,  with  195.986 
votes  to  be  cast,  commented  that  the  role  of  a  Supervisory  Board  deserves  some 
attention. One may question whether members of a Supervisory Board have sufficient 
time and energy to perform their tasks in a professional manner, also in view of the 
number  of  other  board  seats.  The  estimated  time  spend  for  the  new  Supervisory 
Board  member  seems  a  little  low  at  12  days  per  annum.  Mr  Keyner  asked  for  some 
further background on this number. 
The  Chairman  responded  that  the  time  commitment  of  the  new  Supervisory  Board 
member is 12 days per annum in principle. If the circumstances require, the company 
may request a greater time commitment from a board member. The Chairman further 
commented in response to Mr Keyner that flying in board members from the USA for 
a short shareholders’ meeting would not appear to be a reasonable use of company 
resources.  
The Chairman noted that the candidate for the position on the Supervisory Board had 
been  selected  after  an  extensive  search  had  been  conducted.  The  objective  of  the 

                                                                                                  3 
DRAFT MINUTES EGM 13 JANUARY 2010 



search  was  to  have  a  balanced  mix  of  skills  and  experience  represented  on  the 
Supervisory Board. The new candidate had been discussed at length in the Supervisory 
Board. 
Mr Keyner went on to address Mrs Van Lier Lels directly and asked her to comment on 
the strengths and weaknesses of the corporate governance structure at Reed Elsevier. 
Mrs Van Lier Lels responded that this would not seem the appropriate time or place to 
address such questions. 
Mr Keyner enquired whether Reed Elsevier was actively looking to appoint a woman 
on the Board.  
The  Chairman  commented  that  the  Board  was  keen  to  nominate  a  woman  as  a 
candidate  for  the  position.  No  agreed  quota  existed  at  Reed  Elsevier.  The  Chairman 
noted that the Board is happy that a female candidate had been selected. 
The  Chairman  established  that  there  are  no  further  questions  and  proceeded  to  ask 
the attendees to vote. 
The  Company  Secretary  had  received  voting  instructions  from  several  institutions, 
which represented 294,406,871 votes for, 9,021,420 votes against and 74 abstentions.  
The Chairman declared that the proposal had been approved with 347,453,621 votes 
cast  for,  9,021,420  votes  cast  against  and  74  abstentions  and  that  Mrs  Van  Lier  Lels 
had been appointed as a member of the Supervisory Board effective per the close of 
this  meeting  for  a maximum  period  of  three  years,  thus  ending  at  the  closing  of  the 
AGM  of  2013.  The  Chairman  thanked  the  shareholders  for  their  confidence  and 
congratulated  Mrs  Van  Lier  Lels  and  Reed  Elsevier  on  her  appointment. 




                                                                                                 4 
DRAFT MINUTES EGM 13 JANUARY 2010 



3.   Proposal  to  partially  amend  the  articles  of  association  of  the  Company 
(resolution) 
Item  3  on  the  agenda  related  to  a  proposed  partial  amendment  of  the  articles  of 
association, which amendments were of a technical nature. This proposal is made in 
order  to  include  the  municipality  of  Haarlemmermeer  as  a  possible  venue  for  the 
General  Meeting  of  Shareholders.  The  municipality  of  Haarlemmermeer  includes 
Schiphol  and  Schiphol‐Rijk  and  this  will  provide  the  company  with  a  wider  range  of 
possible meeting locations for its annual shareholder’s meeting. 
The articles of association of the Company were last amended by notarial deed on 11 
September 2009.  
The  verbatim  text  of  the  proposed  amendment  was  available  in  Dutch  (the  official 
version)  and  in  a  translation  in  English  on  the  website  of  Reed  Elsevier 
(www.reedelsevier.com) and at the offices of the Company. 
The  Chairman  went  on  to  note  that  adoption  of  the  proposal  implied  that  each 
member  of  the  Executive  Board  and  the  Company  Secretary  would  be  authorised  to 
implement  the  proposed  partial  amendment  of  the  articles  of  association  and  to 
represent the Company before the civil law notary. 
There  were  no  further  questions  and  the  meeting  proceeded  to  vote.  The  Company 
Secretary had received voting instructions for several institutions, which represented 
303,425,645 votes for, 2,210 votes against and 510 abstentions. 
The Chairman declared that the proposal had been approved with 365,472,395 votes 
cast  for,  2,210  votes  cast  against  and  510  abstentions.  The  articles  of  association 
would be partially amended as per the proposal by a public deed before the civil law 
notary. 
 
 




                                                                                              5 
DRAFT MINUTES EGM 13 JANUARY 2010 



4.      Closing 
 
In  response  to  a  question  of  Mr  Russ,  the  Chairman  informed  the  meeting  that  the 
AGM is scheduled to take place at the Marriott Hotel, starting at 10.30. 
There were no further questions or comments and the Chairman declared the meeting 
closed and thanked the shareholders again for attending.  
 
 
 
________________________                               __________________________ 
Anthony Habgood (Chairman)                             Jans van der Woude (Secretary) 




                                                                                             6