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Tempo e Comunicazione

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					           DIALOGHI D’IMPRESA
         a cura di Roberto Lorusso




   DIALOGHI
   D’IMPRESA
    A CURA DI ROBERTO LORUSSO


QUARTO INCONTRO SUL TEMA
 TEMPO E COMUNICAZIONE




         www.robertolorusso.it
                                     DIALOGHI D’IMPRESA
                                   a cura di Roberto Lorusso


La mia presenza qui oggi a questo incontro è il frutto di una mia semplice decisione: quella
cioè di trovare il tempo per prepararmi sul tema e venirvene a parlare.


E per ognuno di voi, l’essere qui, è anch'esso il frutto di una decisione: aver voluto trovare il
tempo per partecipare a questo evento.

Tutti noi quindi ci troviamo uniti su una piccola ma significativa decisione: trovare il tempo per
qualche cosa che riteniamo importante, io di parlarvi, voi di ascoltarmi.


Decisione piccola, e tuttavia difficile, perché tutti o quasi tutti noi abbiamo troppe cose da fare,
e lasciare le nostre aziende non è stato facile. Tutti diciamo che ci manca il tempo e a tutti
aumenta lo stress perché i giorni passano e le cose da fare aumentano. Arrivano le scadenze e
siamo in affanno. Arranchiamo.

Quante volte di fronte a cose che pure riteniamo di dover fare - come approfondire con lo
studio temi che riguardano la nostra specializzazione ed aumentare il nostro know how
industriale, oppure scrivere gli auguri ai nostri dipendenti o clienti, oppure partecipare ad una
conferenza cittadina, ecc – diciamo agli altri e a noi stessi: "mi manca il tempo".

La parola "non ho tempo" la diciamo e l'ascoltiamo così spesso che ormai non ci crea nessun
disturbo, è diventata un condensato dell'esperienza comune, collettiva.

Ma avete mai provato ad andare in Banca dal direttore e chiedere in prestito del Tempo?
Anche se andate con l’uomo più ricco del mondo che farebbe da garante l’unica cosa che
potrebbero prestarvi è qualche euro, ma non certo il tempo.

Noi tra l’altro abbiamo un'acuta percezione della sproporzione tra il tempo di cui disponiamo e
il tempo che ci occorre per cogliere le sempre più numerose opportunità di business a nostra
disposizione..


Ma abbiamo anche la percezione del tempo che abbiamo sprecato? E che non torna più?

Se potessimo dilatare a dismisura il nostro tempo, se potessimo avere, come talora ci capita di
desiderare, una giornata di quarantotto ore invece di ventiquattro, la nostra inquietudine si
placherebbe? Certo, riusciremmo a fare molte più cose (almeno lo pensiamo) ma in realtà è
una illusione.

Perciò, è di questo che abbiamo bisogno? 48 ore? Non credo.


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L'ansia che ci prende al pensiero dello scorrere del tempo non dipende dal numero delle ore
che abbiamo a disposizione.

Non è la mancanza di tempo in quanto tale che ci assedia e ci inquieta, e neppure la
                                        gravare
molteplicità degli impegni che sembrano gravare su di noi o la complessità dei problemi da
risolvere.

                             l
E' piuttosto la percezione del fatto che il costo del tempo mal utilizzato o sprecato, è
                                                    azienda.
inversamente proporzionale al successo della nostra azienda

                                           profilo
Allora per non restare su discorsi di alto profilo o farvi una lezione sulla gestione efficace del
tempo, o sulla pianificazione, oppure sulla delega, ecc. vediamo di scendere alle cose terra
terra a quelle cose di ogni giorno alle quali forse non diamo alcuna importanza e
considerazione.


Vediamo un po’, Qualcuno dei presenti possiede o dirige una azienda in cui si lavora senza
                 ualcuno
parlarsi? Senza comunicare? Senza telefonate, senza e-mail, o fax? Avete un’azienda dove non
si scambiano documenti? Dove non si fanno riunioni? Penso proprio di no.

Ecco quanto si comunica in azienda.




Ebbene ci sono aziende in cui si comunica poco, ma è anche vero che ci sono aziende nelle
quali tutto il tempo utilizzato per “comunicare” è di gran lunga superiore a tutto il tempo
necessario per trasformare le materie prime in un prodotto finito.




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                                      Il tempo è danaro
                                          Costi di                  Costi di
                                        produzione               comunicazione




                           il costo dei processi di comunicazione è molto spesso più alto del costo
                            dei processi di produzione (quelli della fabbrica per intenderci).


                                                   TEMPO E COMUNICAZIONE
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E siccome tutti noi sappiamo che il tempo è una risorsa (si dice che il tempo è danaro) allora
dobbiamo dire che il costo dei processi di comunicazione è molto spesso più alto del costo dei
              oduzione
processi di produzione (quelli della fabbrica per intenderci). Ed è bene dirselo anche se
pensiamo che la nostra azienda è prevalentemente di produzione anziché di
commercializzazione.


                                                                              facciamo il
In sostanza nei costi del prodotto, quando facciamo la distinta base o quando faccia
calcolo del margine di contribuzione netto dobbiamo metterci i costi di comunicazione che
altro non sono che i costi delle ore di quanti altri lavorano sia nei processi delle attività
primarie, sia nei processi delle attività di supporto (vedi la catena del valore di Michael Porter).




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Adesso vorrei parlarvi di alcune delle attività che “distrattamente” noi non consideriamo facenti
parte del conto economico di prodotto:

utilizzare la rubrica telefonica aziendale – inviare una fax – ascoltare la segreteria telefonica.
Ognuno pensi a come si utilizzano questi strumenti nella propria azienda.

Sapete che è possibile integrare i contatti presenti nella vostra rubrica elettronica (ad esempio)
outlook con il telefono fisso? Oppure telefonare ad un cliente, un fornitore, un collega o amico,
semplicemente facendo “clic” sulla scheda del contatto in Outlook? –

In poche parole disporre di una unica rubrica: per il telefonino, fisso, pc, fax server ecc)

Sapete tutti ovviamente che si può inviare un fax dal vostro persona computer (anche ad una
lista di destinatari) come se volessimo usare la nostra stampante, ma cosa interessante è e
ricevere una mail di conferma che il fax è stato recapitato?

Oppure penso vi sia nota la possibilità di ricevere i fax direttamente sulla nostra posta
elettronica. Oppure, questa è ancora più carina: ricevere una mail contenente il file audio del
messaggio vocale ricevuto sulla segreteria telefonica.

Adesso vi faccio vedere che questo che dico è possibile non da oggi e come si potrebbe
risparmiare tempo grazie alla tecnologia informatica (video 01 comunica base).


Ma facciamo un passo avanti e parliamo di gestione delle presenze, conversazioni in stanza o
telefoniche (video 02 solo le prime due parti).

A questo punto avrete inteso che vi sto introducendo al tema della “gestione integrata degli
strumenti di comunicazione”.

Ma continuiamo con gli esempi: ne faccio qualcun altro, tanto per comprendere meglio il
concetto di integrazione: o meglio di comunicazione unificata,


quante volte vediamo i nostri figli usare lo strumento chat anche con molti amici
contemporaneamente? Perché ci ostiniamo a ignorare e a non ritenere utile questo strumento
per lavorare? Ritenere utile vuol dire inserirlo nelle procedure aziendali o nei manuali della




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qualità aziendale. Come avete visto con questo strumento posso inoltrare al mio collega, ad
esempio, un documento sul quale esprimere il parere su di una fornitura e lavorarci insieme a
quattro mani.

Mi direte non puoi andare nella sua stanza? Certo ma è anche probabile che il collega si trovi
in un’altra sede aziendale a Genova ed io che sono il responsabile acquisti mi trovi a Lecce.

Tra l’altro nessuno ci vieterebbe di parlarci in modalità audio video anziché in chat. E questo
utilizzando lo stesso strumento di prima come se fossimo nella stessa stanza. E come si dice
oggi dando il nostro contributo alla sostenibilità ambientale.

Questo comportamento virtuoso fa bene al conto economico dell’impresa, fa bene al pianeta, e
diventa ancora più importante e significativo ad esempio quando faccio una riunione in
videoconferenza usando la rete internet con i miei colleghi che sono in altre parti del mondo.

E’ bello constatare finalmente che vi sono, disponibili per tutti, tecnologie che riducono oltre il
tempo per fare le cose anche l’impiego di risorse energetiche e quindi l’impatto ambientale.

Come ad esempio quello per gestire una riunione tra persone che sono in posti del mondo
diversi.

Ma passiamo ad un’altra area aziendale.

Vi ricordate il video dove rilevo la presenza al lavoro del mio collega? E se l’ufficio del
personale disponesse di una integrazione software con questo strumento (server telefonico) e
rilevasse la presenza al lavoro anziché usando i tradizionali lettori di badge? E continuando
perché non utilizzare (semplicemente il nostro login alla rete aziendale quando accendiamo il
nostro personal computer) questa cosa ad come input alla vostra applicazione di gestione delle
paghe?

Quello che vi racconto non è fantascienza, in molte imprese, quelle veramente competitive
queste cose accadono ogni giorno.


Cambiamo area aziendale.


Tutti noi siamo imprese orientate al mercato e quindi sappiamo il significato del termine CRM.

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Dall’inglese customer relationship management (gestione delle relazioni con i clienti)


                                                                 iniziare
Ebbene dobbiamo fare una telefonata al nostro cliente e prima di iniziare ci chiediamo o ci
facciamo fornire una serie di dati (fatturato, ultima visita, prodotti prevalenti) ecc.


E’ magia oppure realtà il fatto che avendo al computer la rubrica clienti, faccio un clic sul nome
da chiamare e contemporaneamente sul mio pc vedo e leggo tutto quello che devo sapere su
quella persona o azienda che rappresenta?
                                                                    trattare
Ma questo può essere vero anche quando ricevo una telefonata e devo trattare una questione
importante. Di solito se mi coglie impreparato devo rinviare la telefonata x acquisire
informazioni. Che ne dite se rispondendo alla telefonata si apre una finestra sul mio pc che mi
mostra tutte le informazioni sul mio interlocutore? E questo perché ho integrato un software di
crm alla gestione della rubrica telefonica.


Allora? Spero di avervi raccontato cose innovative ma semplici e tutto perché abbiamo deciso
di dedicare del tempo per conoscere, comprendere, unificare, integrare.




Ma spero anche di avervi illuminato come poter evitare sprechi, ma non di materie prime e
    i.
merci. La cosa più interessante è stata quella di avervi comunicato come risparmiare ed


utilizzare con profitto la risorsa più importante: il tempo.


Il tempo che nella nostra azienda dedichiamo alla comunicazione, come ho detto all’inizio, per


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molte imprese sovrasta i costi delle materie prime che si immettono in produzione.


E come dobbiamo fare? Dobbiamo cercare ed installare in azienda soluzioni software:
    •   che hanno un modo d’uso semplice e uniforme
    •   che integrano più funzioni operative
    •   che dispongono di database relazionali
    •   che sono capaci di integrarsi o colloquiare con altre applicazioni




e scusatemi è anche bene ricordare che la rete informatica aziendale deve essere: efficiente,
sicura e versatile.




O meglio deve essere una rete convergente,



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Ma di questo come potete capire ne parliamo in un prossimo incontro.

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Domanda: Le chiedo scusa ma non resisto alla necessità di farle la seguente domanda sui costi,
o meglio questo di cui lei ci ha parlato è disponibile a costi accessibili per le piccole imprese?

Come al solito l’ultima è sempre la domanda più difficile.

Ed io vorrei cavarmela con una domanda a mia volta? Anzi più di una domanda.

                                           collaboratori?
Lei conosce il costo orario lordo dei suoi collaboratori? Conosce quante ore al giorno ciascuno
di loro comunicano con i colleghi, clienti, fornitori? Moltiplichi questo costo per il numero dei
suoi collaboratori, quanto le viene? Ebbene questo numero è il costo della sua azienda per la
                                                                                     software
sola comunicazione. Se non è ancora svenuto si metta alla ricerca di una piattaforma sof
che le permetta di fare le cose di cui abbiamo parlato oggi.

e non si dimentichi che la creatività è la certezza dell’impossibile.




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