Docstoc

Employee Of The Month Sample Letter

Document Sample
Employee Of The Month Sample Letter Powered By Docstoc
					                                 Employee of the Month Award Procedures 
  
Purpose 
The purpose of the Employee of the Month (EOM) Award is to recognize outstanding accomplishments 
and/or service by classified staff employees of Casper College.   
 
Employee of the Month Selection Committee  
The  EOM  Selection  Committee  Chair,  the  Chair  of  the  Staff  Alliance  and  the  previous  six  (6)  winners 
oversee the EOM selection/notification process. 
 
Eligibility 
All  benefited,  non‐probationary,  classified  staff  employees  (with  the  exception  of  the  Staff  Alliance 
Chair and the EOM Selection Committee Chair) who work a minimum of twenty (20) hours per week 
are eligible for the award.  Previous recipients will be eligible for nomination after three (3) years of 
last award.   
 
Benefits of receiving award 
• A certificate for a day off with pay to be taken within one (1) year 
• A certificate for 50% off one item at the Casper College Bookstore 
• An Employee of the Month Recognition Certificate. 
• In addition to formal documentation up to four letters of support submitted along with the 
     nomination form will also be placed in the employee’s personnel file.   
• Award notification printed in various media 
      
Nomination Process 
• Nomination forms are to be sent to all employees by the EOM Selection Committee Chair by the 
     first week of November and second week of April each year.  A cover letter of explanation written 
     by  the  EOM  Selection  Committee  Chair  notifying  employees  of  the  nomination  process  and 
     procedures will accompany the forms.  
• Forms  must  be  properly  filled  out  and  submitted  by  the  stated  deadline  to  the  EOM  Selection 
     Committee Chair or they will not be accepted.  
• Three (3) weeks will be allowed for receipt of nominations.   
• The  nominee’s  accomplishments  or  service  should  be  specific  and/or  unique  and  should  occur  in 
     the course of performance of the employee’s regular duties or in the course of participation in any 
     college‐sponsored  event.  Nominations  and  additional  support  documentation  will  be  accepted 
     from supervisors, co‐workers, students, or anyone who has regular contact with the nominee.  A 
     maximum of four (4) letters of support and/or supporting documentation will be allowed for each 
     nomination.  Supervisory approval is encouraged but is not a requirement. 
• Nominations will not be accepted from the previous six (6) winners due to their involvement in the 
     EOM selection process.  If a nomination is received from one of the six (6) previous winners it will 
     be returned to them and a suggestion will be made to nominate their candidate during the next 
     scoring process. 
 
 
 



Updated March 2009
Selection Process  
• The  EOM  Selection  Committee  Chair  notifies  the  Director  of  Human  Resources  and  the  Staff 
    Alliance Chair of award nominees.   
• Personnel  files  will  be  checked  by  the  Director  of  Human  Resources  to  assure  that  no  current 
    formal documentation exists in the file that could disqualify the recipient; for example, letters of 
    reprimand or formal warnings.   
• Human  Resources  will  notify  the  EOM  Selection  Committee  Chair  of  eligibility  and  address  any 
    questions regarding ineligibility.  An ineligible nominee will be withdrawn from the EOM process.   
• EOM Selection Committee Chair is responsible for consolidating the award nomination information, 
    tabulating the scores and getting the information to the selection committee members for review. 
    Tabulation  forms  will  accompany  the  nomination  forms.  Documentation  will  be  sent  in  the 
    nomination packets explaining the selection process.   
• The  task  of  selecting  the  next  six  (6)  EOM  Award  recipients  is  the  duty  of  the  previous  six  (6) 
    winners.    If  a  previous  winner  is  no  longer  an  employee  of  Casper  College,  their  name  will  be 
    eliminated from the selection committee.   The minimum number of selection committee members 
    will be four (4).  If the number of previous winners serving on the selection committee drops below 
    four,  a  Staff  Alliance  Executive  Committee  member(s)  will  be  appointed  by  the  chair  of  the  Staff 
    Alliance  to  serve  as  a  selection  committee  member(s)  to  bring  the  total  number  of  committee 
    members to four (4). 
• All nomination forms and supporting documents must be reviewed and rated by each member of 
    the selection committee.  Confidentiality will be stressed.  
• Ten  (10)  days  will  be  given  to  the  EOM  Selection  Committee  to  review  and  rate  the  nomination 
    forms and supporting documentation. The EOM Selection Committee determines points awarded 
    in the areas of support documentation and worthiness.  They must review the documentation for 
    each nominee and award the points accordingly.  A selection committee member’s packet may be 
    disqualified if not received by the deadline.   
• The  EOM  Selection  Committee  Chair  and  the  Staff  Alliance  Chair  will  evaluate  documentation, 
    supervisor  input  and  packet  content  and  award  points  in  these  three  (3)  categories  for  each 
    nominee. 
• Final selection of the recipients is calculated by the EOM Selection Committee Chair by tabulating 
    and recording the number of points for each nominee.  
• The six (6) highest point recipients are selected along with two alternates.   
• The top six (6) names will be drawn at random by the EOM Selection Committee Chair to determine 
    the  order  in  which  awards  are  given.    Alternates  are  listed  in  order  by  point  accumulation.  
    Alternates are chosen to fill any vacancies created by an unannounced winner disqualification or 
    the employee’s termination of employment at Casper College.  
• Nominees  who  are  not  selected  will  automatically  be  reconsidered  for  one  (1)  additional  award 
    period.   
 
 
 
 
 
 
 



Updated March 2009
Announcement Process 
• The EOM Selection Committee Chair will prepare a media release to send to all campus employees 
    announcing the EOM winner each month.   
• A  media  release  and  certificates  are  prepared  and  sent  to  the  Executive  Assistant  to  the  Casper 
    College  President  who  makes  arrangements  for  a  personal  presentation  of  the  award  by  the 
    president.  
• The  President’s  Executive  Assistant  will  prepare  and  mail  to  the  recipient  an  award  letter 
    accompanied by a photo/information release form.   
• A copy of the notification letter will also be sent to the Human Resource office for placement in the 
    recipient’s personnel file.   
 
Records of the EOM nominations and awards will be kept by the EOM Committee for a period of three 
(3) years to coincide with the three (3) years of ineligibility of previous award winners.   
All procedures are subject to annual review by the Casper College Staff Alliance Executive Committee.   
                                                         
Selection Committee Scoring Information 
The  purpose  of  the  EOM  award  is  to  recognize  outstanding  accomplishments  and/or  service  by 
classified  staff  employees  of  Casper  College.    Nominees  should  be  commendable  and  serve  as  an 
example to others.  Qualities of previous winners include:  
    • Active participation in college sponsored events 
    • Going the extra mile in their work position 
    • Displaying a positive attitude 
    • Volunteering when a need arises 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Updated March 2009
Nomination Packet Scoring by Selection Committee 
Examine  the  nominations  carefully.    Notice  who  portrays  some  of  the  character  traits  listed  above.  
Personal  feelings  regarding  individuals  should  be  set  aside.    Please  remember  to  score  solely  on  the 
basis of the material presented within the nominee’s packet.  If you will be scoring someone that you 
nominated, please continue to score equitably.  Confidentiality is a must! 
 
Nominees  can  be  awarded  a  total  of  100  possible  points.    These  points  are  collected  from  three  (3) 
different sources.    
 
The six (6) previous winners are responsible for scoring up to forty (40) points in the following areas.   
 
        Category                                   Qualities within category                            Score
                        Self-motivated                             Leadership
       INITIATIVE                                                                                         1-10
                        Resourceful ideas                          Problem solving
                        Accuracy                                   Maintains proper procedures
 QUALITY OF WORK                                                                                          1-10
                        Attention to detail
        SKILLS &        Follow-through                             Flexibility
                                                                                                          1-10
      EXPERTISE         Efficiency
      CUSTOMER          Communicates well                          Tactful
                                                                                                          1-10
        SERVICE         Cooperative                                General Spirit
 
The  EOM  Selection  Committee  Chair  and  the  Staff  Alliance  Chair  are  responsible  for  scoring  up  to 
twenty (20) points in the following areas.  
 
        Category                               Description                               Score
  DOCUMENTATION Award 2 points per document. Max 10 points.                               2-10
SUPERVISOR INPUT Award 5 points for supervisor input                                     0 or 5
  PACKET CONTENT Award 1-5 points for packet content                                       1-5
 
Up to forty (40) points can be awarded in the following categories from the initial nomination form. 
 
          Category             Score                  Category                 Score
Quality of Work                 1-5         Problem Solving                     1-5
Quantity of Work                1-5         Dependability                       1-5
Adaptability                    1-5         Helpfulness to Others               1-5
Initiative                      1-5         Attitude/Image                      1-5
 
 
If you have any questions, please do not hesitate to call a member of the EOM Selection Committee 
Chair or contact the Staff Alliance Chair.  If you would like to comment on anything that would improve 
or simplify the nomination or selection process, please feel free to do so.  
 
 




Updated March 2009