Ecm Roadmap Template - PDF

Document Sample
Ecm Roadmap Template - PDF Powered By Docstoc
					                    Strategic Recommendations & Gap Analysis (SRGA)
                    Architectural & Governance Roadmap – Select Slides
                    Global Client

                                                                         March, 2009
                                                                Contact Russ Edelman
                                                                     781.229.9933 x11

              Table of Contents
              High Level Overview

                    Executive Overview

                    Key Findings & Observations

                    Strategic Recommendations & Gap Analysis Synopsis

                    Appendixes  Technical Supplements
                    Appendixes – Technical Supplements
Confidential – Do Not Distribute                                                        1
              Executive Overview
              50,000 Feet
               The Value of SharePoint                                           Key Risks:
                 Business Perspective:                                           o SharePoint is Perceived as 
                       Find/Manage Information Effectively
                       Find/Manage Information Effectively                          a simple tool without
                                                                                    a simple tool without 
                       Automate Key Processes                                       taking process and change 
                       Minimize Litigation Exposure                                 management factors  into 
                  User Perspective (WIFM):                                          account
                       Find Information Quickly                                  o Client does not focus on 
                       Get More Done in Less Time                                   “Business Successes” 
                       Consistency = Simplicity = Efficiency                        where SharePoint  solves a 
                                                                                    specific business problem
                1. Establish                                                                     5. Pursue 
                Governance                                3. Deliver First                     Projects In A 
                    Light                                     Project                        Prioritized Order

                                    2. Prioritize &                            4. Iterate 
                                      Select Key                              Governance 
                                       Projects                                  Light

              Executive Overview
              The Economics of SharePoint & ECM

                                                                    SharePoint’s Unfair Competitive Advantage
                                   User                                Microsoft provides free version (WSS)
                                                                       Paid version (MOSS) is still economical in 
                                                                       comparison to other ECM solutions
                                  Vast 3rd
                                   Party                               SharePoint 2007 is the third version
                                                                       User demand is exceptionally high
                                                                       User demand is exceptionally high

                 Common IT                      Easily 
                  Platform                     Deployed
Confidential – Do Not Distribute                                                                                     2
              About This Deck: Slide Format

              High Level Conceptual

                                              Detailed Conceptual
                                              Detailed Conceptual


              Different slide formats have been created to
              support the specific material and depth level 
              being defined.  As appropriate, these will be 
              augmented with supplemental formats and 
              an Excel / Word based appendix for technical

              About This Deck: Slide Components

                                                                           Indication of Client’s 
                       Client                                              current maturity level for 
                              Low                                   High
                     Maturity                                              the topic referenced

                  Tool Recommendation(s)                                   Tool recommendation for 
                     As Defined
                     As Defined
                                                                           a governance item that 
                                                                           needs to be created
Confidential – Do Not Distribute                                                                         3
              Key Findings & Observations
              Detailed Table Of Contents

              The ECM Big Picture                             Governance                                      Foundational Elements
                 The Value of ECM
                 The Value of ECM                               Management &
                                                                Management &                                     FARM/SSP
                 Business Justification                         Oversight                                        Optimization
                 Combined Directives                            Project Delivery                                 Functionality
                 (Business & WIFM ‐                             Change Management                                Enablement & 
                 What’s In It For Me)                           Architectural                                    Prioritization
                 Trends & Comparables                           Standards                                        Legacy ECM 
                 Why ECM Matters to                                                                              Integration
                 Cli t                                                                                           Taxonomy & Metadata
                                                                                                                 Taxonomy & Metadata
                 An Achievable Records                                                                           Application Integration
                 Management Strategy

              The ECM Big Picture
               Enterprise Content Management: Organizational approach for storing and organizing  documents and 
               unstructured content  supporting business processes.  Enabling successful ECM requires an overall 
               Information Management  strategy and orchestration of ECM processes and technologies.

               Enterprise Content Mgt         Collaboration                 Portals            Enterprise Search
               Document Mgmt, Version     Automated Notification      Content Aggregation    Full Text Searching of all
                Control, Security, Rich    Discussion Threads,          Personalization        SharePoint Content,
                 Metadata (profiles)       Surveying and More            and Targeting        Web‐sites, Databases
                                                                                                                          “SharePoint has risen to 
                                                                                                                           become  the top search 
                  Electronic Forms                                                                  Workflow              term across Gartner and  
                    Collect, Store                                                              Automate Key Biz
                     and Process                                                               Processes & Update               is generating huge 
                   Standard Forms                                                               Backend Systems                inquiries  from our 
                   Single Sign‐On
                    i l i                   Web Content Mgt
                                              b                                              Records Management
                                                                     Business Intelligence
                 Access most Systems         Manage Public and          Key Reporting,       Automatically Process                       Toby Bell
                    via SharePoint        Corporate Web‐site  with   Dashboards and Links    Physical and Electronic      Research Vice President
                  without Logging in       Minimal/No IT Support      to Backend Systems     Records via Retention
                                                                                                                                        April 2008
Confidential – Do Not Distribute                                                                                                                       4
              The ECM Big Picture
              The Value of ECM
               Value: ECM can support strategic goals including innovation, efficiency, differentiation, and compliance 
               through easy searching, support for collaboration, content organization, categorization, and integration 
               with Line of Business systems and other content stores within and external to the organization.

               Points To Consider                                                      Myths & Misperceptions
                  ECM initiatives fall into CIO top 10 priorities                        ECM Technologies only 
                  based upon Gartner Surveys (Jan, 2009).                                serve a small user 
                  The unprecedented explosion in unstructured                            constituency (regulated)
                  information calls for a grounded strategy and                          SharePoint is an out‐of‐
                  plan of execution to remain efficient.                                 the‐box solution
                  Distributed workforces require collaboration
                    i ib d        kf             i    ll b     i                         Users can learn 
                  capabilities found in ECM technologies.                                SharePoint on their own
                  ECM technologies, and SharePoint specifically, 
                  can be integrated into ERP/Legacy databases.                         Tool Recommendation(s)
                  ECM technologies have become the defacto                                  ECM Trend Reports (Gartner, 
                  portal to unstructured and structured info.                               AIIM, CMS Watch, etc.)

              The ECM Big Picture
              Business Justification
               Justification: ECM initiatives are typically justified through a combination of strategic benefits, hard and 
               soft cost savings and risk mitigation.  Creating a “Collaboration Culture” would be a strategic outcome; 
               reducing time & motion required to find and manage information would be a tactical improvement.

               Points To Consider                                                      Myths & Misperceptions
                  A Business Case Methodology is needed to                               Soft cost savings are 
                  assess project feasibility and priority                                overstated
                  Key Determinants include the Following:                                All Business Cases 
                       Risk Avoidance                                                    should be treated 
                       Hard Cost Savings                                                 equally
                       Soft Cost Savings
                  Business Case Methodology should vary by 
                  project complexity
                                                                                       Tool Recommendation(s)
                    Client                                                                  Business Case/ROI 
                           Low                                              High            Assessment Tool
Confidential – Do Not Distribute                                                                                               5
              The ECM Big Picture
              Combined Directives – Business & User (WIFM)
               Directives: ECM technologies are pervasive  and invasive in terms of reach within the organization and 
               impact to individual staff work .  As such, success requires mixing business benefits with improvements 
               to individual staff capabilities and quality of work life.  (See Governance ‐ Change Management)

               Points To Consider                                                   Myths & Misperceptions
                  Business Directives must be supported from                          IT has a clear 
                  executive levels & well‐communicated                                understanding of User 
                  User (WIFM – What’s In It For Me) Directives/                       Requirements
                  Requirements will drive adoption                                    Minimal user 
                  User Perspectives should be taken into account                      involvement Is Needed
                  and not assumed by IT
                    d             db
                  Communications (Status, Results & Change)                         Tool Recommendation(s)
                  must take place regularly                                              Surveys (Broad & Project)
                                                                                         ECM Program Charter
                                                                                         Project Charter Template
                           Low                                           High            ECM Program Communication 
                  Maturity                                                               Newsletter

              ECM Big Picture
              Trends & Comparables – Project Profile

              Organization                   Global Telecommunications Client

              Project Summary
              Project Summary                MOSS Governance Strategy and Corporate Deployment
                                             MOSS Governance Strategy and Corporate
                                             • Extensive Governance strategy/design
                                             • Cross‐functional group participation
                                             • Development and deployment of MOSS for 
                                               corporate departments

              Economics                      Under 500k

              Lessons Learned                •   Governance effort inappropriately front loaded
                                             •   Performance problems – 64‐bit MOSS resolved in 
                                                 conjunction with list optimization techniques
                                             •   Had a few ‘inappropriate’ resources
Confidential – Do Not Distribute                                                                                          6
              ECM Big Picture
              Why SharePoint Matters to Client
               Summary: Most business activities within Client, as is the case with similar companies,                                        Value
               mandate that employees deal with a high volume of unstructured information & 
               processes. SharePoint can substantively have a positive impact at Client as follows:                                            High

               Key Considerations            Recommendations
               Litigation Exposure           Currently, Client’s process for litigation hold is to put all or most information on legal hold as it is 
                                             difficult to manage.  This introduces unnecessary risk and with the proper Records and Business 
                                             Processes in place, Targeted Holds can be employed to reduce the risk.

               Internal Collaboration        The distributed structure of Client’s workforce & business partners calls for technology to serve as 
                                             a unifying collaboration platform.  Through the use of document sharing, discussion threads, social 
                                             computing, surveys/voting, people can work more efficiently.

               Poorly Managed                Content is disbursed in a non‐uniform and distributed fashion.  Consequently, it is difficult to find, 
                                             information is duplicated and inefficiencies are prevalent.  SharePoint can be employed to address 
               Content                       these issues and provide a centralized approach to information management.

               Centralized Portal            Client would benefit greatly by introducing a new centralized portal for departmental and 
                                             corporate access.  Users should be able to go  to one location to find information and perform their 
                                             job functions.  This should also be used as an aggregation entry point for non‐SharePoint info.

               Extranet Collaboration        As Client has a number of key Business Partners, SharePoint can be leveraged as a collaboration 
                                             portal to provide a centralized facility for communications and information exchanges.

               Process Improvements          Client, similar to other comparable organizations, is laden with processes.  As appropriate, discreet 
                                             and high value processes should be targeted for review and consideration .

                     Client                                                                             Tool Recommendation(s)
                            Low                                                       High
                   Maturity                                                                                   Purchase MOSS Enterprise

              ECM Big Picture
              An Achievable Records Management Strategy
               Summary: Many RM initiatives underachieve or fail.  Successful organizations will link                                         Value
               Records policies to intuitive ECM practices.  SharePoint is uniquely positioned  to achieve 
               success through broad adoption and demand by the users as referenced below:                                                     High

               Key Considerations                        Recommendations
               Targeted Legal Holds                      As referenced on the prior slide, there is currently no capability to perform Targeted 
                                                         Legal Holds.  The introduction of SharePoint, along with customizations or the Business 
                                                         Package Add‐on, will allow for this functionality to be delivered.

               Leverage Rules Mapper/Kahn                With the Rules, Retention Schedules and Records Types established through the Rules 
                                                         Mapper tool, these definitions can be leveraged effectively for a consistent approach to 
               Records Management Efforts                managing records and E‐Discovery requests.

               Provide Platform for Paper and            SharePoint, along with customizations or the Business Package Add‐on, will allow for 
                                                         the management of paper records as well as scanned images.  These are in addition to 
               Electronic Records                        the electronic documents supported by SharePoint.
                                                                                     pp       y

               Provide a Non‐Intrusive                   SharePoint, or any other information management tool, will prove most effective when 
                                                         users are minimally inconvenienced with their records management obligations.  In this 
               Interface for Users                       capacity, automated records and business processes will allow for minimal disruption.

               Provide Escalation &                      Client Business and Records Managers will require visibility and instrumentation into the 
                                                         Records Process.  This will include custodial auditing and reporting, escalation tracking 
               Management Visibility                     and records administration management. SharePoint , along with customizations or the 
                                                         Business Package Add‐on, will allow for these capabilities.

                    Client                                                                            Tool Recommendation(s)
                           Low                                                        High
                  Maturity                                                                                  RM Business Package
Confidential – Do Not Distribute                                                                                                                         7
               Management & Oversight
                Summary: These capabilities support identifying, selecting, and completing projects                                          Value
                deemed valuable to ensure relevance, value, re‐use, and development of capabilities.  
                Requires monitoring and reporting to  senior management including interrelated projects.                                     High

                Key Considerations                      Recommendations
                ECM/SP Steering Committee               Establish cross‐functional oversight for SharePoint design to represent organizational 
                                                        functions, regions, and purposes.

                ECM Program Charter                     Identify purpose, organizational scope, authority (autonomy, budget authority, etc.), etc..  

                Structure/Composition                   Create a body capable of tactical decision‐making and strategic recommendations.  
                                                        Authority levels set to optimize decision efficiency but retain senior management control of 
                                                        large scale initiatives.

                Communications                          Bidirectional feedback to and from constituents typically involving electronic messages, 
                                                        portals, surveys, town meetings, etc.
                                                        portals, surveys, town meetings, etc.

                Meeting Frequency                       It is recommended that a pre‐defined schedule is established for the various groups 
                                                        contained with the Steering Committee. Issues should be escalated to the Steering 
                                                        Committee as appropriate.

                Oversight                               CXO level presence to ensure governance  development is on track.

                      Client                                                                           Tool Recommendation(s)
                             Low                                                       High
                    Maturity                                                                                See Following Slides

               Management & Oversight Structure


             The PMO will ensure dependent or                                                                     The Architecture and  Technical 
             interrelated projects are                                             Architecture &                 Team will participate in the technical 
             successfully orchestrated by           Management                                                    direction, build out of the 
             working with the respective project                                   Technical Team                 environment, and support projects.
             managers.                              Office (PMO)

                                Additional Governance Teams/Committees For Consideration:
                                • Business Analysis Best Practices
                                • Training & Deployment
                                • Communications
                                • Microsoft & 3rd Party Liaison
                                •Centers of Excellence

                      Note: Early stages of the Governance Initiative Typically Have People Playing Multiple Roles.
Confidential – Do Not Distribute                                                                                                                            8
              The ECM Big Picture
              Project Delivery
               Delivery: A set of processes, behavior, and artifacts that ensure the intended project is delivered as 
               envisioned in terms of functionality, budget, and time.  Strengths mitigate risk and increase the 
               likelihood and overall percentage of project success.

               Points To Consider                                                                 Myths & Misperceptions
                  All ECM/SP projects need to be managed when                                       Managers of self‐
                  they are not self‐provisioned                                                     provisioned sites need 
                  Identify desired outcome before beginning or                                      no training
                  agree to an iterative approach                                                    Waterfall Software 
                  Break large projects into discrete steps or                                       Development Life Cycle 
                  “Business Releases”
                  “ i           l     ”                                                             works well for Share‐
                                                                                                    works well for Share
                  Categorize Projects (1‐ Self‐Provisioned, 2‐                                      Point (iterations and 
                  Administrative Configuration, 3‐ Custom Dev.)                                     proto‐typing are ideal)

                    Client                                                                        Tool Recommendation(s)
                           Low                                                     High
                  Maturity                                                                              See Following Slides

              Project Delivery – Project Triage
               Summary: A discipline for prioritizing the optimal projects in terms of tactical ROI, but also                           Value
               regarding re‐use, development of enabling technologies and skills, and strategic 
               imperatives.  Includes checkpoints to ensure continued progress, relevance, and value.                                    High

               Key Considerations                  Recommendations
               Demand Management                   Create a process that is performed on a periodic basis (weekly, bi‐weekly, monthly) for 
                                                   prioritizing, identifying and nominating potential SharePoint projects.  Escalation 
                                                   mechanisms should also be established and used on an exception basis.

               Evaluation/Scoring                  The mechanical evaluation and scoring process and tool that allows projects to be 
                                                   evaluated and prioritized.

               Impact Analysis                     Assess for positive (re‐use, enabling capabilities, etc.) and negative (process change, 
                                                   training needs, etc.) impact.

               Project Resource                    Set up a process to commit resources, establish tracking, and communicate status for each 
                                                   project or program as identified throughout the Triage process.
                                                   project or program as identified throughout the Triage process.
               Project Reporting                   Identify timing and artifacts for monitoring projects.  It will be important to track the 
                                                   qualifiers identified during the Triage process to determine if the final outcome is consistent 
                                                   or if it varied in any substantive capacity.  This should be fed back into the Triage process.

                                                                                                  Tool Recommendation(s)
                                                                                                        Triage Assessment Tool
                    Client                                                                              Project Triage Profile
                           Low                                                     High
                  Maturity                                                                              Project Triage Report
Confidential – Do Not Distribute                                                                                                                      9
              Project Delivery – Analysis Packages
               Summary: As the demand for SharePoint capabilities increases within Client, there will be                                Value
               a need to  introduce a standardized approach for performing project analysis.  The Analysis 
               Packages will serve this purpose as a standard collection of key elements as defined below:                               High

               Key Considerations                  Recommendations
               Project Charter                     A clearly defined project overview stating the project objectives, type, solution 
                                                   characteristics, ownership, and scope of functionality and deployment strategy/schedule.

               Project Communications              Create a set of communication templates including project announcements, agendas, 
                                                   project debriefing, internal marketing communications and external communications.

               Analysis Templates                  Prepare analysis templates that allow information to be gathered in support of  a specific 
                                                   project. These should include references to pre‐defined Client standards as appropriate.

               Design Spec Template                A standard design specification template should be created which can be used to capture 
                                                   the requirements from the analysis workshops.  There might be a few templates to 
                                                   accommodate varying project complexity levels.

               Project Plan                        A standardized set of project plans to include tasks, time, and resources.

               Project Collaboration Site          For each project, it is recommended that a site is created as a repository for artifacts and 
                                                   for real‐time collaboration as information is shared about the project.

                                                                                                  Tool Recommendation(s)
                                                                                                        Analysis Package Toolkit 
                    Client                                                                              (components referenced 
                           Low                                                     High                 above in Considerations)

              Project Delivery – Critical Success Factors (CSFs)
               Summary: With each project, it is important to establish Critical Success Factors (CSFs) that                            Value
               are mutually agreed upon by the business group and IT.   Additionally, a remediation plan 
               should be identified in the event that the CSFs are not achieved.  See below for examples:                             Medium

               Key Considerations                  Recommendations
               Participation/Engagement            Degree to which business users, IT, and other constituents contribute to the creation and 
                                                   use of the solution.

               Functionality                       Capabilities provided by the solution.

               Timing                              Solution delivery against the projected timetable.

               Quality                             Conformance to design and bug/issue count can be tracked.

               Budget                              Actual costs as measured against intended/originally planned.

               Client Satisfaction                 How well the solution met internal client expectation levels.

               Key Performance Indicators          Metrics for how well the solution supports intended process or other business 

                                                                                                  Tool Recommendation(s)
                                                                                                        CSF Template
                    Client                                                                              CSF Project Dashboard
                           Low                                                     High
                  Maturity                                                                              CSF Program Dashboard
Confidential – Do Not Distribute                                                                                                                   10
              Project Delivery – Business Release Strategy
               Summary: A schedule should be created to identify which features are enabled for each                                  Value
               Business Release (or  Phase/Version) of the project.  Doing so will set expectations with 
               users regarding which functionality will be available and at what time during the project.                           Medium

               Key Considerations                 Recommendations
               How separable?                     Can risk be reduced and benefit achieved earlier by breaking the solution  or project into 
                                                  versions or Business Releases?

               Dependencies                       Identify how the delivery of Business Releases for a particular project can be sequenced to 
                                                  satisfy key dependencies.

               Population/Adoption                Does providing access to one user base help stabilize or drive adoption?

               Third Party Products               Are commercial products required to launch the solution?  Does the ECM or SP repository 
                                                  need to be in place first?

               Cost                               Can costs be managed or contained by using a Business Release approach?
                                                  C         b        d         i db      i     B i      R l            h?

                                                                                                Tool Recommendation(s)
                                                                                                      Detailed Business Release 
                    Client                                                                            High Level (user) Business 
                           Low                                                   High
                  Maturity                                                                            Release Schedule

              Boundaries of Autonomy
               Summary: The definition and evolution of Boundaries of Autonomy must be identified for                                 Value
               enterprise deployments of SharePoint.  Doing so establishes a framework of authority for 
               feature enablement/configuration at the central IT, local office & user level.                                          Low

               Points To Consider:                                                              Myths & Misperceptions
                  Boundaries of Autonomy should be established                                    Centralized and tightly 
                  which identifies who can enable/disable features                                controlled decision 
                  (site creation, library/list creation, WebPart 
                                                                                                  rights is optimal
                  enablement, searching, etc.) and security.
                  A hierarchy of Boundaries should be developed 
                                                                                                  Fully independent and 
                  which matches Client’s organizational structure or                              autonomous user rights 
                  another mutually agreeable structure.                                           are optimal
                                                                                                  are optimal
                  An Escalation Process for exceptions should be 
                  monitored to update the Boundary Rights Definition 
                  Matrix on a regular basis.                                                    Tool Recommendation(s)
                                                                                                      Boundary Definition Matrix
                                                                                                      Boundary Escalation Form & 
                    Client                                                                            Process
                           Low                                                   High
Confidential – Do Not Distribute                                                                                                                 11
              Change Management
               Summary: As SharePoint is deployed in Client, it will be important to have a pre‐emptive                              Value
               Change Management policy that includes key communication elements to keep the users 
               interested, engaged and comfortable with ECM/SP systems and how they’ll be impacted.                                   High

               Key Considerations                 Recommendations
               Program Communication              Management processes used to provide information and guidance to constituents including 
                                                  staff, partners, or other stakeholders.  In this regard, a number of on‐going communications 
               Strategy                           and constituency reporting mechanisms and information collection techniques are needed.

               Consensus Building                 Activities aimed at increasing awareness, effecting behavioral change, and providing 
                                                  opportunities for feedback and discussion about ECM/SharePoint plans and issues.  May 
                                                  include town meetings, webinars, etc.

               Governance Portal                  Repository providing visibility into demand, authorized projects, project/program status, 
                                                  standards, procedures, etc.  May be used to elicit feedback.

               Emergency Powers                   A         b d             ht d i i        ki i    i
                                                  A quorum‐based approach to decision‐making in an impaired or stressed situation where 
                                                                                                          i d      t     d it ti   h
                                                  normal operations and plenary decision‐making is not feasible.  Requires strict 
                                                  accountability for actions taken and maximum communication.

                                                                                          Tool Recommendation(s)
                                                                                               ECM Communication Newsletter
                                                                                               Lunch & Learn Sessions
                 Client                                                                        Governance Portal
                        Low                                                  High
               Maturity                                                                        Emergency Escalation Process

              ECM Foundational Elements
               Foundational Elements: This set of disciplines, activities, and artifacts will maximize the value and 
               stability of ECM.  Includes decision making about major features, licensing, and large scale management 
               of the technology.

               Points To Consider:
                                                                                                                     “Earlier versions of 
                 SharePoint 2007 scalability concerns are shared                                                       SharePoint were 
                 in the industry – a strong farm/information                                                                dismissed as 
                                                                                                                departmental solutions.  
                 management design delivers high performance.                                                            In comparison, 
                                                                                                                 SharePoint 2007 is now 
                 Caution should be employed as SharePoint                                                       being incorporated into 
                 features are enabled.  Enabled features to satisfy 
                 features are enabled Enabled features to satisfy                                                           the fabric of 
                                                                                                                            the fabric of
                 specific key business requirements.                                                                 organizations’ ECM 
                                                                                                                        infrastructure. “
                 SharePoint can be a unifying gateway to                                                                      Jeetu Patel
                 Documentum, SAP and other legacy data.                                                         Executive Vice President 
                                                                                                                               May, 2008
Confidential – Do Not Distribute                                                                                                                  12
              ECM Foundational Elements
              Farm / SSP Optimization
               Summary: SharePoint activities designed to optimize the performance, availability, and                                               Value
               cost effectiveness of the hardware and software elements.  Includes Shared Services 
               Provider optimization and management to support Central Administration features.                                                      High

               Key Considerations                              Recommendations
               Farm Topology                                   Arrangement of Site Collections to support access patterns (internal, external); content 
                                                               classes (draft vs. authoritative), Organizational Structures, Records Management, etc.  Maps 
                                                               to physical database and other capacity planning.

               Central Administration                          Controls available services and activated/available features to users.  (See Functionality 

               Shared Services Provider                        Requires design of SSP scope to manage Search, My Sites, Personalization, Audiences, 
                                                               Usage reporting and related configuration.  Includes crawl (index) configuration and 
                                                               schedule which must balance fresh index values against performance.

               Infrastructure                                  Th i f t t              l d f the Farm must be well‐designed with the appropriate level 
                                                               The infrastructure employed for th F            tb     ll d i     d ith th     i t l l
                                                               of redundancy and performance optimization.  Consideration needs to be given to 
               (not formally discussed)                        supporting Client’s international footprint with regard to infrastructure.

                                                                                                             Tool Recommendation(s)
                                                                                                                  SharePoint Planning Tool –
                                                                                                                  Provided by Microsoft
                     Client                                                                                       SharePoint Performance  
                            Low                                                                High
                   Maturity                                                                                       Metric Tracking

              ECM Foundational Elements
              Functionality Enablement/Prioritization
               Summary: SharePoint’s breadth demands judicious management for enabling and                                                          Value
               exposing functionality to appropriate users. Prioritizing which SharePoint and 3rd Party 
               functionality is enabled in a scheduled and dependable matter is important as follows:                                                High

                                     SharePoint Features                                                       3rd Party Products
               ECM/DM Features                       Records Management                      Data Replication
               Collaborations                        Business Intelligence *                 Imaging
               Portals                               Web Content Mgmt.                       MS Outlook Integration
               Search *                              Single Sign‐On                          Documentum/ECM Integration
               Workflow                              E‐Forms *                               Advanced Search
               * Denotes features available (fully or partially) in MOSS Enterprise          Auto Categorization

               Features are enabled within Central Administration or within                                  Tool Recommendation(s)
               Site Collections or Sites.  Client should identify available 
                                                                                                                  Project Triage (should 
               Features as part of the Triage discussion/process.
                                                                                                                  incorporate Feature availability 
                                                                                                                  and scope)
                            Low                                                                High
Confidential – Do Not Distribute                                                                                                                               13
              ECM Foundational Elements
              Taxonomy‐Metadata Standards
               Summary: Optimization of global/enterprise vs. locally/tactically defined taxonomy and                                  Value
               Metadata.  Enterprise consistency introduces efficiencies and reporting consistency 
               balanced against departmental or team purposes and needs.                                                             Medium

               Key Considerations
               Key Considerations              Recommendations
               Taxonomy/Taxonomies             Depending on enterprise scale and complexity, there may be a unified ECM/SP taxonomy with 
                                               topical sub‐sets or a bundle of taxonomies that match business units or functions.  The key 
                                               element is to introduce appropriate standardization for Metadata of enterprise interest before 
                                               variants crop up which impairs reporting, solution re‐use, etc.

               Content Types                   SharePoint Content Types support inheritance from top level Sites to sub‐Sites creating a means 
                                               to (a) enforce a body of standard Metadata and (b) provide access to enterprise lookup Lists at 
                                               the Site or sub‐Site level.  The Content Type architecture will need to be designed and 
                                               configured with the Records Included and Rules definitions work performed already by Client 
                                               and Kahn Consulting, Inc.

               Enterprise Web Parts
               Enterprise Web Parts            Based on standardized Metadata, it is possible to construct web parts that select or aggregate 
                                               information across a Site Collection.

               Information Management          Information Mgmt Policies can be defined and associated with Content Types to support 
                                               Record Management.  Either through customization or the Business Package Add‐On, 
               Policies                        enhancements to these Policies can be leveraged effectively.  Additionally, a Policy replication 
                                               strategy will need to be employed when multiple Site Collections are employed.

                                                                                                Tool Recommendation(s)
                                                                                                      Corporate Metadata Manifest
                           Low                                                    High                Analysis Packages should 
                  Maturity                                                                            include Content Type Manifest 

              ECM Foundational Elements
              Legacy ECM Integration
               Summary: A strategy for phased migration and/or cohabitation for existing ECM                                           Value
               repositories such as Documentum.  Requires short or long term approach for accessing this 
               content including features such as federated search, combined Records Management, etc.                                   Low

               Key Considerations                 Recommendations
               Content Storage Confusion          Documentum is the ECM platform of choice within Client for regulated documents.  As 
                                                  such, there is an understandable level of confusion regarding the selection of  a  content 
                                                  repository for content that supports the regulated documents and for non‐regulated 
                                                  content.  As part of the Project Triage process, criteria should be defined as Documentum 
                                                  and SharePoint both have their distinct strengths and weaknesses.   While this slide speaks 
                                                  specifically to Legacy ECM systems, many of the same issues exist for content stored in 
                                                  other repositories such as SAP or file systems.

               Legacy ECM Integration With        When Legacy ECM solutions must remain in place, it is highly recommended that the Legacy 
                                                  ECM solution, and in Client’s case, Documentum, be “surfaced” within SharePoint.  
               SharePoint                         Surfacing Documentum will allow for the DocBase to appear within SharePoint with most 
                                                  S f i D              t       ill ll f th D B          t            ithi Sh P i t ith        t
                                                  functionality intact.  This allows users to go to one place for information rather than several.

               Content Migration Strategies       The cost of software and maintenance for most Legacy ECM solutions, including 
                                                  Documentum, is significant.  Additionally, SharePoint 2007 is now providing more 
                                                  functionality and as a result, it is recommended that migrating content to SharePoint be a 
                                                  strong consideration.  Fewer systems equate to higher usage and less cost.  

               Records Management                 If multiple ECM systems and/or file systems are used to store Client’s Records, it may be 
                                                  appropriate to extend the planned Records Management capabilities  for SharePoint such 
               Implications                       that they support other systems.  This is referred to as “Federated Records Management” 
                                                  and is  being considered as a Version 2.0 feature for the Corridor/Kahn Records 
                                                  Management Business Package.
Confidential – Do Not Distribute                                                                                                                     14
              Strategic Recommendations & Gap Analysis
              Detailed Table Of Contents

                    Roadmap Purpose & Maintenance
                    Preliminary High Level Roadmap
                    Proposed Roadmap Milestones by Track
                    Recommended Toolkit Inventory Schedule
                    Client SharePoint Maturity Assessment

              Strategic Recommendations & Gap Analysis
              Roadmap Purpose & Maintenance
               The SRGA Roadmap has been prepared to serve as a practical schedule and plan of attack for Client to 
               advance the SharePoint initiative.  It  provides distinct and complementary tracks that can be 
               implemented and dependencies across the tracks are identified to ensure proper sequencing.

               Points To Consider                                                  Myths & Misperceptions
                  The Roadmap creates high level visibility for a                    A roadmap needs to be 
                  timetable                                                          detailed to be effective. 
                  That visibility is used to test readiness, develop                 Publishing any time 
                  consensus, and translate intent into                               table leads quickly to 
                  commitment                                                         key questions: “How 
                  As refinements and additional planning take 
                        fi             d ddi i     l l   i     k                     long until first project?” 
                                                                                     long until first project?
                  place the high level roadmap                                       or “What are the 
                       Is adjusted
                       Triggers detailed program and project plans
Confidential – Do Not Distribute                                                                                       15
              Strategic Recommendations & Gap Analysis
              Preliminary High Level Roadmap1

                                            Q2 / 2009                   Q3 / 2009                   Q4 / 2009

                 Governance             Establish “Light” 
                                                                         Iterate “Light” Version

                                                  First Project  
                Project Delivery                                                      Subsequent Projects Begin

                                                      Prepare & Stabilize Infrastructure

                            1Potential timetable based on current information

               Strategic Recommendations & Gap Analysis
               Proposed Roadmap Milestones by Track
                              2. Establish Program         4. Build Out Gov. Tools      8. Iterate Gov. Tools 
                                     Charter                   For 1st Project            After 2nd Project

                       1. Broad              3. Project                 6. Iterate Gov. Tools 
                        Survey                 Triage                  During/After 1st Project
                                                              5. Conduct 1st                         9. Concurrent 
                                                                  Project                           Project Delivery

                                                                                      7. Conduct 2nd
              Project Delivery
Confidential – Do Not Distribute                                                                                       16
               Strategic Recommendations & Gap Analysis
               Toolkit – Sequence 1 Steps – Preliminary Recommendations

               Strategic Recommendations & Gap Analysis
               Toolkit – Sequence 2 Steps – Preliminary Recommendations
Confidential – Do Not Distribute                                          17
               Strategic Recommendations & Gap Analysis
               Toolkit – Sequence 3 Steps – Preliminary Recommendations

                       Sequence #4 is based on subsequent project selection and is not described

               Strategic Recommendations & Gap Analysis
               Client SharePoint Maturity Model – Usage Notes

                Project Toolkit Inventory slides are based on “Governance Toolkit Checklist.xls” (Client 
                                    Maturity Assessment tab) provided separately
Confidential – Do Not Distribute                                                                            18
               Strategic Recommendations & Gap Analysis
               Client SharePoint Maturity Model ‐ Topics

                                                                       Client Maturity Average:
                                                                       1.9 on a scale of 1‐5
                                                                       Preliminary Assessment

              Appendixes – Technical Supplements
              Detailed Table Of Contents

               Appendix 1 – SharePoint Development Standards Recommendations
               Appendix 2  Spreadsheet with Tools, Maturity, and Sample Tool List
               Appendix 2 – Spreadsheet with Tools, Maturity, and Sample Tool List

              The listing of appendixes above reference supplemental documents that illustrate 
              technical recommendations, tips, tricks and techniques or supporting details.
Confidential – Do Not Distribute                                                                  19

Shared By:
Description: Ecm Roadmap Template document sample