Document Sample
Wedding Contract - WEDDING PHOTOGRAPHY CONTRACT Powered By Docstoc
					                                   WEDDING PHOTOGRAPHY 
                                     THE WEDDING 
Wedding:                                   Date    
                                      THE CLIENT 
Bride’s Name:                   
Phone:                                     Mobile:     
Email Address:                  
Groom’s Name:                   
Phone:                                     Mobile:     
Email Address:                  
                             THE PHOTOGRAPHER 
Name:                JHF Mellenbergh Photography 
Phone:               02 8212 5558       FAX:       02 9837 4916 
Mobile:              0414  500 345      ABN:       47 697 006 219 
Address:             58 Eastern Road Quakers Hill NSW 2763 
Email Address: 
Photographer:        Erik 
Assistant:           Karen 
                       THE PHOTOGRAPHY SCHEDULE  
Time Photography Session:               Start:                 Finish:        
Other Photography Session agreed on:     
Day:                                    Date:                  Time:          
Event Guide Name:                
Phone:                                  Mobile:   
Bride’s Dress‐up Location:       
Phone:                                  Mobile:   
Start:                                  Finish:                 
Groom’s Dress‐up Location:       
Phone:                                  Mobile:   
Start:                                  Finish:                 

JHF Photography Contract                                          Page 1 of 11
Version 1.0 April 2007
                              WEDDING DETAILS 
Wedding Ceremony / Location:          
Start:                               Finish:                
Phone:                               FAX:         
Formal Photos / Location:             
Start:                               Finish:                
Wedding Reception Location:   
Start:                               Finish:                
Manager Name:          
Phone:                               FAX:         
                              WEDDING THEME 
Bride Colour:                        Bridesmaid Colour:     
Groom Colour:                        Groomsmen Colour:      
Traditional           Formal         Informal              Casual              
Other Please Specify: 
Wedding Bridal Party Numbers:        Brides Maids:          
Wedding Bridal Party Numbers:        Best Man &             
Ring Bearer          Page Boy         Flower Girl          Other               
Wedding Bridal Party Numbers:         Total                 
Number of Guests:                      
Maid‐of‐Honour’s Name:                 
Best Man’s Name:                       
Bride’s Parents Name:                  
Married              Single           Remarried            Divorced            
Widowed              Deceased         Mum                  Dad                 
Groom’s Parents name:                  
Married              Single           Remarried            Divorced            
Widowed              Deceased         Mum                  Dad                 
Photos with Special People: 
Photos with Special Things: 

JHF Photography Contract                                       Page 2 of 11
Version 1.0 April 2007
                             PHOTOGRAPHY PACKAGES 
           Basic                  Standard                             Deluxe               
                                  PACKAGE FEE 
            $ 500.00                 $1,500.00                             $2,000.00 
            $ 250.00                  $500.00                              $1,000.00 
The  Photography  Package  Selected  is  ???????  and  the  fee  agreed  is  $???????.  A 
deposit of ($??????) is due when this agreement is signed, and the balance ($???????) 
is to be paid on or before the day of the wedding. 
Additional  Expenses:  THE  CLIENT  is  responsible  for  travel,  all  accommodation, 
meal and transport costs unless provided by THE CLIENT. 
The Standard Wedding Package includes  
    1. Travel to and from JHF Mellenbergh Photography studio on the day and any 
        Other Photography Session agreed on. 
    2. A  pre  wedding  shoot  taken  on  location  as  stated  in  the  Other  Photography 
        Session agreed on section, on the date and time stated in the same section prior 
        to the wedding.  
    3. Covers the photographer and an assistant from the bride getting ready at the 
        Bride’s  Dress‐up  Location  to  bride  and  groom  leaving  the  Wedding  Reception 
    4. All (reasonable) photos taken during the day on a either a CD or DVD in both 
        colour and black & white. These will be in jpeg format.  
    5. A DVD movie (slide show) of the day using selected colour and black & white 
        photos with music in the background.  
            o Photos will be selected by JHF Photography 
            o Music can be the same as the music of the day however; THE CLIENT 
                must provide a CD in MP3 format of the song including a list of what 
                song is used when.  
    6. A  600mm  by  600mm  framed  (plain  wood  up  to  30mm)  signature  board. 
        Including  a  photo  (selected  by  THE  CLIENT)  taken  at  the  Other  Photography 
        Session agreed on location.  
            o The colour of the frame can be selected by THE CLIENT. 
            o Alternative  frames  are  available  at  an  addition  cost  (This  will  be  the 
                cost + 10%) 

JHF Photography Contract                                                    Page 3 of 11
Version 1.0 April 2007
    1. ENTIRE  AGREEMENT:  This  agreement  contains  the  entire  understanding 
       between  JHF  Mellenbergh  Photography  and  THE  CLIENT.  It  supersedes  all 
       prior  and  simultaneous  agreements  between  the  parties.  The  only  way  to 
       change  or  add  to  this  agreement  is  to  do  so  in  writing,  and  providing  the 
       document is signed by all the relevant parties.  
    2. RESERVATION:  Upon  your  signature,  JHF  Mellenbergh  Photography  will 
       reserve the time and date agreed upon, and will not make other reservations 
       for  that  time  and  date.  For  this  reason,  the  Reservation  Deposit  is  non‐
       refundable,  even  if  the  date  is  changed  or  the  wedding  cancelled  for  any 
       reason;  including  acts  of  God,  fire,  strike  and/or  extreme  weather.  The 
       Reservation  Deposit  is  to  be  paid  at  time  of  signing  the  contract.  The 
       Reservation Deposit is applied towards the contracted wedding photography 
       package. THE CLIENT understands and agrees that the entire amount owed 
       for the wedding photography package described in the contract is due on or 
       before the day of the wedding.  
    3. CANCELLATION:  In  the  event  that  THE  CLIENT  cancels  the  contracted 
       services  for  wedding  photography  outlined  in  this  contract  before  the 
       wedding  ceremony  takes  place,  the  deposit  will  be  forfeit.  JHF  Mellenbergh 
       Photography  agrees  to  refund  all  additional  paid  money  (less  expenditures 
       for which receipts will be provided), to THE CLIENT. 
    4. PRE‐EVENT  CONSULTATION:  The  parties  agree  to  a  pre‐event 
       consultation  before the wedding date  in order to finalise  the actual shooting 
       times  and  locations.  This  will  occur  during  the  Other  Photography  Session 
       agreed on or at least two weeks prior to the date. 
    5. EVENT  GUIDE:  THE  CLIENT  will  be  responsible  for  (or  have  someone 
       designated  for  this  responsibility)  identifying  people/objects  of  whom/which 
       specific  photographs  are  desired.  The  photographer  will  NOT  be  held 
       accountable for not photographing desired people if there is no one to assist 
       in identifying or gathering people for the photograph(s). 
    6. COOPERATION:  The  parties  agree  to  positive  cooperation  and 
       communication  for  the  best  possible  result  within  the  definition  of  this 
       assignment.  JHF  Mellenbergh  Photography  is  not  responsible  for  key 
       individuals’  failure  to  be  present  or  to  cooperate  during  photography 
       sessions,  neither  for  missed  images  due  to  details  not  revealed  to  JHF 
       Mellenbergh  Photography.  JHF  Mellenbergh  Photography  recommends  that 
       THE CLIENT designate an ʺevent guideʺ (see PRE‐EVENT CONSULTATION 
       above)  to  point  out  important  individuals  to  the  photographer,  whom  THE 
       CLIENT wishes to include in informal or candid photographs. 

JHF Photography Contract                                                   Page 4 of 11
Version 1.0 April 2007
    7. SHOOTING  TIME / ADDITIONS: The  photography schedule  and selected 
       methodology  are  designed  to  accomplish  the  goals  and  wishes  of  THE 
       CLIENT in a manner enjoyed by all parties involved. THE CLIENT and JHF 
       Mellenbergh Photography agree that positive cooperation and punctuality are 
       therefore  essential.  Shooting  commences  at  the  scheduled  time.  Should  the 
       ceremony  start  late  due  to  any  reason  whatsoever,  JHF  Mellenbergh 
       Photography will not be held liable for any photographs not taken. 
    8. HOUSE  RULES:  The  photographer  is  limited  by  the  guidelines  of  the 
       ceremony  official  or  the  reception  site  management.  THE  CLIENT  agrees  to 
       accept  the  technical  results  of  their  imposition  on  the  photographer. 
       Negotiation with the officials for moderation of guidelines is THE CLIENTʹS 
       responsibility;  JHF  Mellenbergh  Photography  will  offer  technical 
       recommendations only. 
    9. DIGITAL  NEGATIVES,  PRINTS  and  COPYRIGHTS:  The  photographs, 
       digital  negatives  or  prints  produced  by  JHF  Mellenbergh  Photography  are 
       protected by Copyright Law (all rights reserved) and may not be reproduced 
       in  any  manner  without  JHF  Mellenbergh  Photography’s  explicit  written 
       permission.  THE  CLIENT,  has  limited  copyright  ownership  of  the  resulting 
       images will be transferred to THE CLIENT under the following conditions: 
             •   The  negatives,  Digital  Images,  Digital  Files  and/or  slides  are  the 
                 property of THE CLIENT for personal use and for the purposes of the 
                 reproduction and distribution of photographs to friends and relatives.  
             •   THE  CLIENT  must  obtain  written  permission  from,  and  compensate 
                 JHF Mellenbergh Photography prior to an event where THE CLIENT, 
                 THE CLIENT’S friends or relatives publish or sell the photographs for 
    10. MODEL  RELEASE:  THE  CLIENT  hereby  assigns  and  grants  JHF 
        Mellenbergh  Photography  and  its  legal  representatives  the  irrevocable  and 
        unrestricted  right  to  use  and  publish  photographs  of  THE  CLIENT  or  in 
        which THE CLIENT may be included, for editorial, trade, advertising or any 
        other  purpose  and  in  any  manner  and  medium;  to  alter  the  same  without 
        restriction;  and  to  copyright  the  same.  THE  CLIENT  hereby  releases  JHF 
        Mellenbergh  Photography  and  its  legal  representatives  and  assigns  from  all 
        claims  and  liability  relating  to  said  photographs.  It  is  agreed  that  JHF 
        Mellenbergh  Photography  may  display  and  use  the  photographs  taken  for 
        advertising,  display,  website  and  internet  promotion,  photographic  contests, 
        public  display  such  as  in  malls,  photography  books,  photography 
        instructional  books,  store  fronts,  window  displays,  studio  display,  television 

JHF Photography Contract                                                   Page 5 of 11
Version 1.0 April 2007
        advertising, magazine advertising and any other purpose thought proper by 
        JHF Mellenbergh Photography.  
    11. EXCLUSIVITY  /  GUEST  PHOTOGRAPHY:  It  is  understood  that  JHF 
        Mellenbergh  Photography  will  act  as  the  sole  and  exclusive  wedding 
        photographer. Because of the fact that flashes from guest’s cameras may ruin 
        shots  taken  by  JHF  Mellenbergh  Photography,  THE  CLIENT  acknowledges 
        that  they  are  responsible  for  notifying  all  of  their  guests  that  guest 
        photography  is  not  permitted  at  any  time  while  the  professional 
        photographer are in session. The formal photography time is for the exclusive 
        use of JHF Mellenbergh Photography to capture the formal wedding portraits. 
        Because of time constraints and the need for subjects to pay full  attention to 
        the  professional  photographer,  guest  photography  cannot  be  permitted.  JHF 
        Mellenbergh  Photography  will  allow  guests  to  take  snapshots  during  the 
        processional  and  recessional,  during  candid  events  at  the  church,  and  at  the 
        altar  during  the  time  JHF  Mellenbergh  Photography  equipment  is  being 
        packed  up.  In  return  for  this  consideration  JHF  Mellenbergh  Photography 
        insists  no  other  guest  photography  take  place  when  or  where  JHF 
        Mellenbergh Photography is working.  
    12. GUEST  COOPERATION:  THE  CLIENT  is  responsible  for  the  conduct  of 
        their  guests.  THE  CLIENT  will  direct  all  other  service  providers  (florist,  DJ, 
        caterer,  etc...)  to  provide  any  needed  information  and  cooperation  to  the 
        photographer.  Coordination  with  other  service  providers  is  necessary  to 
        complete  all  the  photography  sessions  as  scheduled.  THE  CLIENT  should 
        share  the  photography  schedule  with  other  service  providers  to  make  sure 
        that there is no conflict in times. In addition, events during the wedding day 
        should be planned to make the best use of time from all vendors.  
        JHF Mellenbergh Photography will not tolerate verbally or physically abusive 
        behaviour, nor will it share its time or compete with guest photographers for 
        the  attention  of  the  subjects.  Unchecked  guest  conduct  that  interferes  with 
        photography  may  seriously  affect  the  quality  of  the  photographs  taken  and 
        increase  the  number  of  times  photos  must  be  re‐taken.  If  THE  CLIENT  is 
        unable  to  control  the  conduct  of  their  guests,  resulting  in  an  unacceptable 
        degree  of  misconduct,  or  if  the  conduct  of  any  of  their  guests  damages  the 
        equipment  of  the  photographer,  it  will  result  in  the  early  or  immediate 
        departure  of  the  photographer.  THE  CLIENT  understands  that  in  such  an 
        event,  no  refunds  will  be  granted.  THE  CLIENT  will  be  responsible  for  the 
        costs of any repair or replacement. 

JHF Photography Contract                                                      Page 6 of 11
Version 1.0 April 2007
    13. COMPLETION  SCHEDULE:  The  printing  process  can  only  start  once  JHF 
        Mellenbergh Photography receives the order for the required images. Digital 
        processing  takes  approximately  3‐4  weeks.  Creation  of  a  wedding  album 
        takes 6‐10 weeks, enlargements 1‐2 weeks or possibly longer when laboratory 
        and bindery schedules are heavy. 
    14. PHOTO  VIEWING:    3‐4  weeks  after  the  wedding,  JHF  Mellenbergh 
        Photography  will  provide  THE  CLIENT  with  a  showing  of  the  photographs 
        (in  both  colour  and  black  and  white)  taken  at  the  event  at  our  Quakers  Hill 
        Studio.  During  the  showing  THE  CLIENT  will  categorise  each  photograph 
        into  either  YES,  NO or  MAYBE.  From this  THE  CLIENT will then  select the 
        desired images to be printed, enlarged and/or digitally manipulated.   
    15. FINAL  DELIVERY:  JHF  Mellenbergh  Photography  will  have  ready  for 
        collection form our Quakers Hill Studio any prints ordered during the photo 
        viewing session and any other additional material ordered including the DVD 
        and  CD/DVD  with  the  high  resolution  negatives  of  all  printed  images  once 
        the printing is completed refer to 13. Completion Schedule. 
    16. PAYMENTS: THE CLIENT agrees that the deposit is required at the time of 
        contract acceptance and 100% of the remaining balance is due on or before the 
        day of the wedding. 
    17. METHOD  OF  REMUNERATION:  Payment  may  be  made  in  cash  or  via 
        direct deposit prior to the day into the following bank account: 

                 Bank Details are: ‐  
                 Commonwealth Bank of Australia Wynyard  
                 Account Name:         JHF Mellenbergh  
                 BSB:                  062 009  
                 Account Number:  1038 3502  

    18. PENALTY  FEES  &  CHARGES:  There  is  a  $200.00  late  payment  fee  for  any 
        payments  that  are  not  postmarked  or  delivered  to  JHF  Mellenbergh 
        Photography by the required date.  

JHF Photography Contract                                                      Page 7 of 11
Version 1.0 April 2007
     19. RIGHT  OF  WITHDRAWAL:  JHF  Mellenbergh  Photographyʹs  discovery  of 
         new  information,  changes  to  agreed  circumstances,  or  other  factors  which 
         tend to circumvent its policies may result in its withdrawal. Non‐cooperation; 
         changes  in  locations,  facilities  or  available  times;  missed  appointments  and 
         late payments are examples of contributing factors. Should JHF Mellenbergh 
         Photography  initiate  the  withdrawal,  all  fees  will  be  returned,  excluding 
         deposit  as  well  as  fair  market  value  for  all  services/products  already 
         provided.  In  case  of  withdrawal,  $150.00  an  hour  is  charged  for  all 
         photography services already provided and $50.00 an hour is charged for all 
         other  services, consultations  and all  driving time,  rounded up to  the nearest 
     20. LIMIT  OF  LIABILITY:  In  the  unlikely  event  of  severe  medical,  natural,  or 
         other emergencies, it may be necessary to retain an alternative photographer. 
         JHF Mellenbergh Photography will make every effort to secure a replacement 
         photographer  able  and/or  willing  to  provide  a  similar  package  as  chosen  in 
         this contract at the same/similar tariff. If such a situation should occur and a 
         suitable replacement is not found, responsibility and liability is limited to the 
         return of all payments received for the event package.  
        JHF Mellenbergh Photography takes the utmost care with respect to exposure, 
        transportation  and  processing  of  photographs;  including  using  professional 
        grade equipment and professional grade backup equipment. However, in the 
        unlikely event of THE CLIENT’S photographs being lost, stolen or destroyed 
        for  reasons  within  or  beyond  JHF  Mellenbergh  Photography  control,  the 
        latter’s liability is limited to the return of all payments received for the event 
        package. The limit of liability shall not exceed the contract price stated herein. 
        The limit of liability for a partial loss of originals shall be a prorated amount 
        of the exposures lost based on the percentage of total number of originals. 
         In order to ensure that the pictures desired by THE CLIENT is recorded and 
         preserved  for  them,  and  to  lessen  the  possibility  of  equipment  or 
         photographer error, there are some poses and group shots that will be taken 
         multiple times and or with multiple cameras. This is done to ensure that if a 
         person  blinks,  distractions  in  the  background  which  are  not  initially  seen, 
         hair, clothes or equipment (camera, flash, or some other item) fails to work as 
         expected another image using the same or different camera has also recorded 
         a  similar  image.  This  means  that  there  will  be  multiple  similar  images 
         delivered to the client. 
        Group photos will require more images be taken so as to ensure that the best 
        possible image is captured.  

JHF Photography Contract                                                   Page 8 of 11
Version 1.0 April 2007
                 Multiple  cameras:  When  photographs  are  taken  with  multiple 
                 different cameras, each one will have a different type of lens on it. This 
                 results  in  slight  perspective  changes  (wide  angle  on  one  camera, 
                 standard  lens,  or  a  telephoto  lens  on  a  camera)  and  thus  also  more 
                 variety to choose from while performing the ʺinsuranceʺ function at the 
                 same time. 
                 Multiple images with same camera:  When this is  done, especially on 
                 group shots, two or three similar images will occur in a row. Different 
                 camera settings are sometimes used to  ensure proper exposure which 
                 may not always be noticeable. 
        THE CLIENT should realise that up to ⅕ of the images received could be very 
        similar by using this system to ensure that the best possible image is recorded. 
    22. NON‐GUARANTEE: Although every possible care will be taken to produce 
        photographs  of  all  important  and  special  events  during  the  wedding,  JHF 
        Mellenbergh  Photography  cannot  place  an  unconditional  guarantee  on  the 
        above.  JHF  Mellenbergh  Photography  will  not  be  held  responsible  for  any 
        ruined photographs due to guests’ (or any other) flashes; or any other ruined 
        photographs  due  to  any  other  cause  in  or  outside  of  JHF  Mellenbergh 
        Photography’s control. 
    23. PERFORMANCE:  The  performance  of  this  contract  on  behalf  of  JHF 
        Mellenbergh  Photography  shall  be  contingent  upon  acts  of  God,  flood,  fire, 
        warfare,  government  laws  or  regulations,  electrical  failure,  strikes  by 
        suppliers, and/or conditions beyond its control.  
    24. SEVERABILITY:  If  any  provision  of  this  agreement  is  held  to  be  invalid  or 
        unenforceable under the law, the validity of this agreement as a  whole shall 
        not be affected, and the other provisions of the agreement shall remain in full 
        force and effect. 
    25. AMENDMENTS:  This  contract  has  been  freely  negotiated  and  shall  be 
        recognised  as  the  entirety  of  the  agreement.  Only  those  changes  or 
        modifications  specifically  placed  in  writing,  attached,  dated  and  signed  by 
        THE CLIENT and JHF Mellenbergh Photography at the time of acceptance of 
        this contract shall be recognised as amendments to this contract. 

JHF Photography Contract                                                    Page 9 of 11
Version 1.0 April 2007
    26. PRINT PRICING:  
                               Description                          Price
                  4 x 6 in Lab Print                         $                1.50
                  5 x 7 in Lab Print                         $                2.00
                  6 x 9 in Lab Print                         $                3.00
                  6 x 8 in Lab Print                         $                3.00
                  8 x 10 in Lab Print                        $               10.00
                  8 x 12 in Lab Print                        $               12.00
                  11 x 14 in Lab Print                       $               24.00
                  12 x 18 in Lab Print                       $               28.00
                  16 x 20 in Lab Print                       $               36.00
                  20 x 24 in Lab Print                       $               44.00
                  20 x 32 in Lab Print                       $               50.00
                  Digital re-touching                        $                2.00
                  Mount on thin MDF 12x18                    $               14.00
                  Mount on thin MDF 16x20                    $               18.00
                  Mount on thin MDF 20x24                    $               23.00
                  Mount on thin MDF 20x32                    $               27.00
                  Laminate 12x18                             $               17.00
                  Laminate 16x20                             $               22.00
                  Laminate 20x24                             $               27.00
                  Laminate 20x32                             $               32.00
                  Laminated and MDF Mounted 12x18            $               30.00
                  Laminated and MDF Mounted 16x20            $               40.00
                  Laminated and MDF Mounted 20x24            $               50.00
                  Laminated and MDF Mounted 20x32            $               58.00
                  Mounted on thin Foamcore 10x8 or smaller   $                3.00
                  Mounted on thin Foamcore 10x8 to 16x20     $                9.00
                  Mounted on thin Foamcore 16x20 to 20x32    $               18.00
                  Matt board 10x8 or smaller                 $                3.00
                  Matt board 10x8 to 16x20                   $                9.00
                  Matt board 16x20 to 20x32                  $               18.00
                  Windows cut into Matt Board                $                3.00
                  60 Page 12”x12” Coffee Table Book          $              250.00
                  40 Page A4 Coffee Table Book               $              160.00
        Please note that these prices are subject to change without any prior notice. 
        Standard traditional bound wedding albums are also available (POA) 
        Photography  will  allow  for  limited  professional  image  manipulation  (if 
        technically  possible)  on  images  of  THE  CLIENT’S  choice.  This  will  be  at  the 
        rate  as  outlined  above.  This  includes  opening  of  individual’s  eyes,  red  eye 
        removal,  and  colour  correction.  The  removal  of  people  and/or  objects, 
        insertion  of  missing  people  and/or  objects,  special  effects,  portrait 
        glamorisation  etc…will  be  at  an  additional  charge  of  $10.00  per  image.    It  is 
        understood that if a technicality prevents JHF Mellenbergh Photography from 
        performing  requested  image  manipulation,  or  if  a  technicality  prevents  the 
        final  result  meeting  THE  CLIENT’S  requirement,  THE  CLIENT  will  reside 
        with  the  fact  that  JHF  Mellenbergh  Photography  has  performed  to  its  best 

JHF Photography Contract                                                       Page 10 of 11
Version 1.0 April 2007
         ability with regard to the specific task and that JHF Mellenbergh Photography 
         has no further responsibility towards said image manipulation and no refund 
         will be offered. 
I  have  read  and  understood  the  terms  above.  I  hereby  agree  to  the  terms  of  this 
Signed by __________________________________________________________________
Signed ____________________________________________________________________  

In the presence of ___________________________________________________________
Signed ___________________________________________________________ (Witness)  

Signed by __________________________________________________________________
(On behalf of JHF Mellenbergh Photography) 
Signed ____________________________________________________________________  

In the presence of ___________________________________________________________
Signed ___________________________________________________________ (Witness)  
On this Day ________________ Month________________ Year ____________________ 
Location ___________________________________________________________________ 

JHF Photography Contract                                                   Page 11 of 11
Version 1.0 April 2007

Shared By: