Diagram Aliran Data Akademik by yof19992

VIEWS: 55 PAGES: 15

Diagram Aliran Data Akademik document sample

More Info
									           oleh
Timbalan Pendaftar Akademik
1.   Pendahuluan
        ‘e Meeting’ pencetusan idea keperluan Bahagian Pengurusan
        Akademik [BPA] melalui Timbalan Pendaftar Akademik telah
        menyuarakan hasrat dengan memainkan peranan sebagai katalis atau
        pemangkin kepada keperluan mesyuarat akademik Universiti e.g
        Senat, Majlis Peperiksaan Universiti, Majlis Kemasukan(pelajar), JPA
        dll.
        Disamping itu, harapan menjadikan semua mesyuarat, perbincangan
        maya dan minit menuju kearah pengurusan berdigital dan ‘Knowlegde
        Management’
        Projek ini juga akan dibangunkan berkonsepkan model terpilih dan
        menjadi projek ‘in-house’ dengan penjanaan sumber aplikasi.
        Pendedahan kepada persaingan sihat secara terbuka dan menjadi
        klasifikasi portal pengurusan mesyuarat Universiti secara virtual
        berdigital.

2.   Cabaran
     Cabaran Organisasi
        o Kajian tentang vcollaborative mengimbas semaksimum
           ’mindshare’ (Klein’s)
                 Pembangunan USM terhimpit dengan kesesakan
                 persekitaran dalam pengagihan geografi.
                 Memecah norm mesyuarat secara bersetempat kearah
                 membuat keputusan secara maya (virtual)

     Cabaran Teknologi
        o Pengalakan menggunakan virtual venue berbeza dengan fizikal
           venue
        o Menghindarkan teknologi sebagai ‘add on to spcae’
        o tanggapan technology availability
        o tanggapan technology reliability
        o tanggapan technology capability
        o tanggapan technology supportability
        o tanggapan the human being’s abbility to use technology




                                                                            1
      Cabaran kepada Pemodenan Plan Sistem (System Modernization Plan)
      (Loaudon,2000)
            o Capacity upgrade Programme (CUP)
            o System Operation and Management Programme (SOMP)
            o Data Communication Utility Programme (DCUP)
            o Software Enggineering Programme (SEP)
            o Database Integration
            o Administration Management Information Enggineering
               Programme (AMIE)

3. Apa Dia ‘e Meeting’
         ‘e Meeting’ adalah ruang mesyuarat persendirian dalam rangkaian
         organisasi. ‘e Meeting’ mengizinkan mesyuarat dilaksanakan dalam
         bentuk online secara real-time, bila-masa, dimerata tanpa melibat
         kos komunikasi yang tinggi.(eCollebrative white paper)
         Mesyuarat adalah perhimpunan dua atau lebih orang untuk tujuan
         yang sah untuk kepentingan umum atau kumpulan individu tertentu.
         (rodzi).




                                                                             2
                               BAB 2
                  LAKARAN PROJEK ‘e MEETING’


2.1   Tujuan dan Objektif ‘e Meeting’

         Projek ‘e Meeting’ atau ‘Real-time Enterprise on line Meeting ‘,
         dicetuskan secara keperluan dalaman ‘In-House Needs’ Bahagian
         Pengurusan Akademik, Jabatan Pendaftar bagi memenuhi
         keperluan semasa dan mencapai keperluan asas lebih tinggi untuk
         e Akademik dan e Universiti menjelang tahun 2005.
         Projek ‘e Meeting’’ juga akan menunjulkan pendekatan ‘on Line
         meeting and conferencing management system (OMCMS), antara
         lain;
             o Perkongsian desktop dan pelanggan membolehkan
               perjalanan mesyuarat dilihat oleh semua ahli mesyuarat
               secara desktop.
             o Paparan secara native pelbagai dokumen dan
               heterogeneous data
             o Interaktif dan kecerdasan buatan untuk kongsi paparan
               samada dalam dokument, text, 3D atau 2D.
             o Server dan Client-base viewing
             o Live chat & whisper
             o Kehadiran dan kawalan mesyuarat oleh pengerusi
               mengawal hak keahlian
2.2   Skop dan Bidang Sistem ‘e Meeting’
         Notis mesyuarat
            o Modul ini akan memaparkan tentang Notis Mesyuarat
               kepada Ahli secara on line dengan mengambil kira
               keaktifan keahlian Jawatankuasa.
            o Hantaran notis (deliver)
            o Paparan notis secara on-line (viewing)

         Modul Mesyuarat dan Operasi Mesyuarat
           o Agenda mesyuarat
           o Kehadiran ahli dan penetapan korum mesyuarat termasuk
               pendaftaran kehadiran ahli
            o Mesyuarat secara on~line dengan mengambil kira kaedah
              mesyuarat berjalan
            o Perbincangan secara on~line dalam bilik persidangan;



                                                                        3
                    o Perbincangan secara ruang chatting melalui chating
                      solution; dan
                    o Mesyuarat secara ‘conferencing audio & video’
                    Minit mesyuarat secara on~line
                    o Rakaman mesyuarat secara ‘live’ dan on~line ‘audio &
                      video‘ secara digital
                    o Menterjemah audio dan video digital kepada text melalui
                      teknologi voice recognition .(Teknologi suara secara
                       terjemahan melalui V2T dan T2V perlu diperkayakan sejajar
                       dengan pasaran voice recognition kini.)
                    o Digital on line documentation bagi aktiviti & operasi
                      mesyuarat dibuat secara tacit dan untacit untuk pengkalan
                      ilmu dan arkib.
             2
2.3   Ciri       on~line , meliputi
         Live Interactive
         o Pelbagai Perbentangan dimana perbentangan mesyuarat secara
            interaktif bagi mesyuarat tersebut dalam conferencing
         o Maklum balas secara kolabratif ahli mesyuarat boleh
            menyampaikan rsolusi dan pandangan secara satu point2point
            terkawal melalui half-duplex communication& conferencing
         o Angkat Tangan Q ahli mesyuarat boleh angkat tangan melalui
            indikator mengikut Q (dahulu didahulukan)
         o Agenda base Content Management semua agenda mesyuarat
            boleh dibentang melalui ACM ini dengan keberangkalian aplikasi
            text, word, PowerPoint, execute, video & audio termasuk slide.
            ACM boleh diload sebelum atau semasa sesi mesyuarat berjalan
         o Single Media Window (SMW) semua kandungan mesyuarat boleh
            dipaparkan melalui SMW dan boleh dikongsi secara bersama oleh
                2
            ahli lain.
         Robust Meeting Management
         o Kapasiti Mesyuarat virtual meeting room boleh dicipta dengan
            serta-merta oleh uruetia (superuser)
         o Integrasi Kalendar Mesyuarat dan aktiviti
         o Pengsedulan secara Fleksibel kelonggaran penetapan mesyuarat
            dan penetapan semula oleh urusetia dan ahli boleh mengesahkan
            kehadiran
         o Satu-klik Kehadiran ahli boleh menetapkan kehadiran untuk
            penetapan mesyuarat
         o Public Meeting Listing boleh publish peristiwa mesyuarat dalam
            laman induk untuk maklumat semua atau terhad sahaja.



                                                                                   4
        Keselamatan Sistem Mesyuarat
        o Pasword untuk Kalendar dan Mesyuarat setiap ahli dibekal
           dengan katakunci sendiri termasuk urusetia terlibat.
        o Pemampatan SSL
        Real-time Interaktif
        o IP audio conferencing Fully interacted, Half & Full Duplex VoIP
           audio conferencing
        o Perkongsian Aplikasi secara Live dengan Mark-up
        o Perayauan web
        o Whiteboard
        o Tinjauan dan Chat
        o JIT Persembahan Multimedia

           2
2.4   Modul Sistem dan Projek e Meeting’
        Pengurusan Mesyuarat Urusetia & Pentadbiran
        o Membolehkan urusetia menyedia agenda dan kandungan
           mesyuarat
        o Penetapan mesyuarat
        o Pelantikan dan pengaktifan keahlian
        o Jemputan mesyuarat dan penjadualan semula
        o Pengedaran konten mesyuarat
        Operasi Mesyuarat
        o Pengersusi sebagai ‘superuser’ dimana boleh mengawal semua
           aktiviti dan operasi mesyuarat
        o Urusetia dan Setiausaha bertindak sebagai pegawai bertugas dan
           kesetiausahan mesyuarat juga boleh membuat pindaan dan
           catatan semuala secara on line.
        o Ahli boleh bertindak sebagai ahli mesyuarat dengan melemparkan
           pandangan dan cadangan serta berhak mengundi.
        Kehadiran Mesyuarat
        o Kehadiran ahli boleh mendaftar mesyuarat secara on line dengan
           log in ke sistem.




        Agenda Mesyuarat



                                                                            5
        o Konten agenda di masuk secara on line oleh urusetia dan juga ahli
          kedalam Content Management.
        o Keaktifan agenda tertakluk kepada pengesahan setiausaha dan
           urusetia
        Undian Mesyuarat
        o Pengundian akan dilakukan oleh ahli secara on line
        o Keputusan undian dicapai secara expert system
        Arkib
        o Semua kandungan mesyuarat (text, audio, video, catatan dan
           grafik) akan disimpan dalam bentuk digital


2.5 Tahap dan Fasa Pelaksanaan Projek dan Sistem ‘e Meeting’

        Fasa 1 ‘Document on line Client Base’
        o Projek ini keberangkalian pelaksanaan secara ‘SLDC’ . Pada masa
           proses rekod untuk sistem perlu mengambil kira rantaian projek
           keseluruhannya. Fasa projek dicadangkan berikut:-
                  Fasa ini lebih tumpuan pembangunan secara ‘client-base’
                  yang mana boleh diaplikasikan dalam dewan setempat
                  shaja.
        Fasa 2 ‘Real-time Interactive On Line Comunication’
        o ‘Enhance’ kepada Fasa 1.
        o Antara lain fungsi ini boleh beroperasi secara audio sahaja.
        Fasa 3 ‘Real-time Interactive & Live Audio-Video Comunication’
        o Ini pula ‘enhance’ kepada technology ‘audio & video’.

2.5   Pendekatan Model Pelaksanaan

        Projek ini dilaksanakan secara model RAD
        Pembangunan Projek perlu mengambil perhatian pendekatan lebih
        berkonsepkan ‘Mental Model’
        Cuba elak dari pembangunan sistem dengan pengasingan pengguna
        urus sistem ini.




                                  BAB 3


                                                                          6
                               Analisa Sistem

3.1 Kedudukan Sistem Sekarang
     Mesyuarat merupakan aktiviti rasmi konvensional amalan di USM bermula
     sejak tahun 1969. Amalan tradisi ini, berjalan dengan efisyen dan teruji
     (tested) sebagai berjaya dan berkesan.
     Namun demikian, tradisi ini berjalan seperti biasa sebaliknya
     sosioteknikal berlaku perubahan. Oleh demikian, mesyuarat perlu
     diselitkan dengan nialai-nilai baru (Value Added) dalam proses
     mesyuarat melalui pembahruan sistem (System Modernization Plan (SMP)
     (Loudon, 2000)
            Perubahan sepadu (Integrated Changes)
            Mengelak gangguan perkhidmatan yang sedang beroperasi
            Improve perkhidmatan secara sepontan
            improve keberkesanan staf dan produktiviti
            memulihkan keyakinan umum

      Kelebihan dan Kebaikan Sistem Sedia ada
            Sudah mantap dan diuji berkesan
            serasi dengan komuniti semasa
            bergantung kepada hard copy
            selaras dengan karenah manusia


      Kebaikan Sistem ‘e Meeting’ yang dicadangkan
            Satu perubahan kepada tambah nilai kepada sistem (System Value
            Added)
            Penjimtan kos
               kos keurusetiaan
               kos perjalanan
               kos percetakan (paper dragon)
            memendekan aliran proses minit (draf-minit digital-cetak) sistem
            baru (draf-minitdigital)
            Minit boleh secara on line dan setempat.




3.2 Keperluan sistem



                                                                            7
         Keperluan perkakasan
         o PC guna sedia ada
         o Tablet PC untuk ahli dan urusetia perlu diagih mengikut PTJ
         o Server guna sedia ada
         o Pengimbas
         o
         Keperluan perisian
         o Aplikasi Notes
         o Aplikasi server
         o ASP
         o Aplikasi word
         Keperluan sumber manusia
         o Staf yang sedia ada dengan RM 10.00 per.jam

3.3 Kedududukan Keberangkalian Keboleh laksanaan
        Sistem teknikal
        o Prasarana yang sedia memungkin kepada pembangunan aplikasi e
            meeting
        o Kemudahan networking sudah memadai
        o Tambahan kepada interchange server bernilai RM7,000
        o Display board RM 5,000
        Keberkesanan kos
        o Kos perjalanan ahli dari 3 kampus (Kesihatan, Kejuruteraan &
            Kesihatan Termaju) dapat dikurangkan
        o Kos percetakan tidak perlu termasuk minit, lampiran kepada ahli.
        o Persembahan dalam bentuk intraktif dengan pewarnaan paparan.




                                  BAB 4



                                                                         8
                               Model Proses

4.1   Diagram Kontek Sistem




      Setiausaha &                                     Pengerusi
        Urusetia




                                  e Meeting



      Pemaju                                             Ahli
      Sistem




                                                Umum
 Rajah 1




4.2   Diagram aliran Data Level 0 untuk Modul




                                                                   9
    Cadangan
    Mesyuarat


                                                                           DB


          1                               2

                                                               Pengerusi & Ahli
     Urusetia                        Notis Mesyuarat




                                                          3

                                                                                  DB
                                                       MESYUARAT




          5
                                          4
      Arkib
                                     Minit Mesyuarat




                         DB                                    DB


Rajah 2




                Aliran Data Modul Urusetia
                Aliran Data Modul Mesyuarat
                Aliran Data Kehairan Mesyuarat
                Aliran Data Arkib

          akan dibentuk oleh PPKT sendiri




                                        BAB 5
                                   Rekabentuk Sistem


                                                                                       10
Kitar Hayat Pembangunan Sistem (SLDC) sistem ini banyak bergantung kepada
pengkalan data yang akan menjadi storan kepada sistem ini. Disamping itu,
tidak ditolak tentang kegunaan dokumen eg. Pdf, doc dll untuk sistem ini.

5.1   Pemetaan (mapping) Model E-R ke Hubungan Model
         First Normal Form (1NF)
         Second Normal Form (2NF)
         Third Normal Form (3NF)
      akan dibentuk oleh PPKT sendiri

5.2   Diagram 2 E-R
       akan dibentuk oleh PPKT sendiri

5.3   Sistem Dialog Diagram
      akan dibentuk oleh PPKT sendiri



5.4   Rekabentuk Proses (Carta Alir)
      akan dibentuk oleh PPKT sendiri

         Aliran Data Modul Urusetia
         Aliran Data Modul Mesyuarat
         Aliran Data Kehadiran Mesyuarat
         Aliran Data Arkib




                                  BAB 6



                                                                       11
                                          IMPLIMENTASI PROJEK

6.1         Pembangunan infratruktur
6.2         Rekabentuk teknologi
6.3         Lakaran antara muka
               Aliran Data Modul Urusetia
               Aliran Data Modul Mesyuarat
               Aliran Data Kehairan Mesyuarat
               Aliran Data Arkib

            akan dibentuk oleh PPKT sendiri

6.4         Time Line Projek




                     1 Aug, 2003       1 Sep, 2003     1 Oct, 2003   1 Nov, 2003    1 Dec, 2003
      1/7                                                                                          25/12
            Analisa projek                                                              Implimentasi
            Proposal Projek Persetujuan              Progres
                                                                             Ujian Projek
                            Projek                   Projek
                                   Perbincangan                                    M.T.B.F
                                   dengan Pemaju
                                   Projek




                                                      BAB 7




                                                                                                           12
                Ujian Integrasi Sistem dan Pengkalan Data

Ujian secara ujian (putaran) spiral
       akan dibentuk oleh PPKT sendiri




                                  BAB 8
                                 Penutup


                                                            13
e Meeting merupakan ‘value added’ kepada amalan yang sedia ada. Kaedah
dan teknologi baru perlu diselitkan dalam aliran mesyuarat tradisi USM.
Disaming itu, e recruit juga merupakan pendekatan baru BPA ditahun 2003.
bagi memodenisasikan urusan aktiviti BPA sendiri.
e Meeting menjadi satu pendekatan kepada wawasan untuk
memodenisasikan sistem pentadbiran ( System Modenization Plan) BPA.
Malah pada tahun 2003- akan bermula era permodenan BPA dengan pelbagai
pendekatan terkini kepada sistem dan teknologi termasuk hasrat
menjadikan ‘mobile application’ selaras dengan idaman menjadikan
pentadbiran secara berukuran (Measurement Administration Performance)
meliputi aktiviti, aset dan sumber manusia.

                              ooOOoo




                                                                      14

								
To top