Contoh Surat Memorandum by ofc24996

VIEWS: 17,962 PAGES: 53

Contoh Surat Memorandum document sample

More Info
									1
MEMO
Singkatan dari memorandum  bentuk
komunikasi tertulis yang di dalamnya
berupa pesan singkat.
Merupakan jenis surat dinas yang dipakai
secara intern dalam suatu instansi/
lembaga dan bersifat informal.
Biasanya berupa pertanyaan, perintah,
informasi, peringatan, permintaan, atau
harapan.
                                           2
Pesan-pesan yang disampaikan dalam
memo singkat, dan tidak dikenal adanya
pembuka atau kalimat penutup tetapi
penulis langsung kepada pesan yang
dimaksudkannya.
Biasanya berupa perintah dari atasan
kepada bawahannya.
Isinya singkat dan pendek.


                                         3
                                                     Sistematika Penulisan
                           1
                                                     Memo :
                                                     Keterangan
                   MEMO                                1. kepala memo
Dari : ………. 2                                          2. penulis memo
Untuk :.    …. 3                                       3. pihak yang dituju
................................................ 4     4. isi memo
                  ..............................5      5. tanggal penulisan
                  ..............................6      6. identitas jabatan
                  …………………….7                          7. tanda tangan
                  …………………….8                           8. nama penulis


                                                                              4
Contoh :
                 PT. BUKIT BARISAN
           Jalan Hasanudin No.14 Bandung

                        MEMO
           Kepada : Kepala bagian Personalia
           Dari   : Direktur Utama
           Kami minta laporan kepegawaian
           secepatnya. Terima kasih.

                            3 April 2006
                            Direktur Utama,

                            Danu Wijaya



                                               5
SURAT
Sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Informasi itu dapat berupa :
- pemberitahuan
- pernyataan
- perintah
- permintaan / permohonan
- laporan
                                        6
FUNGSI SURAT
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan
   pemberitahuan / permintaan atau
   permohonan, buah pikiran
   atau gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.
                                     7
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan
bahasanya, surat digolongkan
atas 3 jenis, yaitu :
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat niaga



                                     8
1. Surat Pribadi
   Surat yang dibuat oleh seseorang yang
   isinya menyangkut kepentingan pribadi.
   Komunikasi antara anak dan orang tua,
   antarkerabat, antarsejawat, dan
   antarteman.
   Digunakan kartu pos, warkat pos, atau
   surat bersampul.


                                            9
2. Surat Dinas
  Segala komunikasi tertulis yang
  menyangkut kepentingan tugas dan
  kegiatan dinas instansi.
  Salah satu alat komunikasi kedinasan yang
  sangat penting dalam pengelolaan
  administrasi, seperti penyampaian berita
  tertulis yang berisi pemberitahuan,
  penjelasan, permintaan, pernyataan
  pendapat dari instansi kepada instansi lain
  dan dari instansi kepada perseorangan
  atau sebaliknya.
                                           10
3. Surat Niaga
  Surat yang dipergunakan orang atau badan
  yang menyelenggarakan kegiatan usaha
  niaga, seperti perdagangan, perindustrian,
  dan usaha jasa.
  Macam-macam surat niaga :
  - surat penawaran         - surat pengaduan
  - surat pesanan           - surat pengiriman
  - surat pembayaran     barang
  - surat penagihan         - dan sebagainya.

                                                 11
     Bagian-bagian surat pribadi :
       …………………..….1    1. Tempat,
                          tanggal,bulan,tahun
…….…..2                   penulisan surat
…….......3             2. Alamat surat
                       3. Salam pembuka
…………….……………….4         4. Kalimat pembuka
………………….………….5         5. Isi surat
…………………….……….6
                       6. Kalimat penutup
                       7. Salam Penutup
                       8. Tanda tangan
             …………….7
             …………….8   9. Nama pengirim
             …………….9


                                                12
 Bagian-bagian surat dinas
        1
……….        …………..3   1. Kepala surat
……….2                  2. No,Lampiran ,Perihal
………..                  3. Tanggal,bulan,tahun penulisan
                          surat
                       4. Alamat surat
………..4
                       5. Salam pembuka
………..5
                       6. Kalimat pembuka
………………………………….6
………………………………….7
                       7. Isi surat
………………………………….8
                        8. Kalimat penutup
       ………………..9        9. Salam penutup
       ………………10       10. Tanda tangan
       ……………....11    11. Nama pengirim


                                                     13
Kerangka isi surat :
1. Paragraf pembuka
2. Paragraf isi
3. Paragraf penutup




                       14
Penulisan bagian-bagian surat
1. Kepala surat
   Kepala surat yang lengkap terdiri
   atas :
   a. nama instansi
   b. alamat lengkap
   c. nomor telepon
   d. nomor kotak pos
   e. lambang atau logo

                                       15
Dalam penulisan kepala surat hendaklah
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Nama instansi jangan disingkat, misal-
    nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan
    Bimas, tetapi Biro pendidikan dan
    Pelatihan, Departemen Pendidikan
    Nasional, Badan Bimbingan
    Masyarakat.
2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl.
    tetapi Jalan.


                                               16
3. Kata telepon hendaklah ditulis
   dengan cermat, yaitu Telepon,
   bukan Tilpun atau Telpun dan
   jangan pula disingkat Tlp.,Tilp.,Telp.
4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos
   dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos,
   atau P.O. Box.
5. Logo atau lambang disertakan
   apabila ada.

                                            17
Contoh :

              PEMERINTAH KOTA DEPOK
                DINAS PENDIDIKAN
               SMP NEGERI 11 DEPOK
    Jalan Murbai Komplek Sukatani Permai Cimanggis, Kota Depok 16954
                         Telepon (021) 8740148




                                                                       18
Kepala surat dapat pula seluruhnya
ditulis dengan huruf kapital.
Contoh :

            PEMERINTAH KOTA DEPOK
              DINAS PENDIDIKAN
             SMP NEGERI 11 DEPOK
JALAN MURBAI KOMPLEK SUKATANI PERMAI CIMANGGIS KOTA DEPOK 16954
                      TELEPON (021) 8740148




                                                                  19
2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan
   Perihal
     Kata nomor, lampiran, dan hal
     ditulis dengan diawali huruf kapital.
     Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh
     tanda titik dua yang ditulis secara
     estetik ke bawah sesuai dengan
     panjang pendeknya ketiga kata itu.
     Penulisan No. dan Lamp. Harus taat
     asas.


                                             20
Kata Nomor diikuti oleh nomor
berdasarkan nomor urut surat dengan
kode yang berlaku pada instansi
pengiriman surat. Nomor surat dan kode
surat yang dibatasi garis miring ditulis
rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda
titik atau tanda hubung.
Contoh : Nomor: 110/U/DS/2006 atau
           No.: 110/U/DS/2006

                                         21
Bila penulisan kode surat dengan angka,
penulisannya dibatasi tanda titik atau
tanda hubung.
Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau
          Nomor: 10-10-3-03-90
Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.
Contoh : Lampiran: Satu berkas atau
          Lamp.: Satu berkas


                                          22
Penulisan Hal hendaklah menggambarkan
pesan yang ada dalam isi surat.
Contoh :
  - Hal: Permohonan tenaga pengajar




                                        23
3. Tanggal surat
   Tanggal surat ditulis secara lengkap,
   yaitu tanggal ditulis dengan angka,
   bulan ditulis dengan huruf, dan tahun
   ditulis dengan angka.
   Untuk surat pribadi dicantumkan
   nama kota.



                                           24
Untuk surat dinas tidak dicantumkan
nama kota karena nama kota sudah
tercantum pada kepala surat.

Contoh :
           22 Februari 2006
           13 November 2005



                                      25
4. Penulisan alamat surat ada dua
   bentuk, yaitu :
   1. Bentuk alamat yang ditulis di
      sebelah kanan atas (terletak di
      bawah tanggal bulan, dan tahun
      surat ).
   2. Bentuk alamat yang ditulis di
      sebelah kiri atas (terletak di
      bawah bagian hal).

                                        26
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
menulis alamat surat :
Penulisan nama penerima harus cermat
dan lengkap, sesuai kebiasaan yang
dilakukan oleh yang bersangkutan
(pemilik nama).



                                        27
Nama diri penerima diawali huruf
kapital pada setiap unsurnya, bukan
menggunakan huruf kapital seluruhnya.
Penulisan alamat penerima surat juga
harus cermat dan lengkap serta
informatif.




                                        28
Penulisan kata kepada sebelum Yth.
Tidak diperlukan karena kata kepada
berfungsi sebagai penghubung antar
bagian kalimat yang menyatakan arah.
Kata sapaan hendaknya ditulis penuh
seperti : Bapak, Ibu, Sdr.



                                       29
Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau
pangkat tidak boleh mengikuti kata
sapaan.
Nama alamat yang dituju hendaklah
nama orang yang disertai nama
jabatannya atau nama jabatannya
saja dan bukan nama instansinya.



                                          30
Contoh :
Yth. Bapak Handoyo
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Pattimura Raya 17
Jakarta



                          31
5. Penulisan salam pembuka
  Penulisan salam pembuka ditulis
  dengan huruf awal kapital (Dengan).
  Huruf pertama kata hormat huruf kecil,
  bukan huruf kapital (hormat).
  Pada akhir salam pembuka,
  dibubuhkan tanda koma (,) bukan
  tanda titik, titik dua (Dengan hormat,).


                                         32
Bila salam pembuka Assalamu’alaikum
warohmatullahi wabarokatuh ditulis
lengkap dengan diikuti tanda koma atau
disingkat Assalamu’alaikum w.w.,




                                         33
Contoh ungkapan salam pembuka :
- Salam sejahtera,
- Saudara….
- Saudara… yang terhormat,
- Ibu… yang terhormat,
- Bapak… yang terhormat,
- Salam perjuangan,
- Merdeka,


                                  34
Penulisan salam penutup :
1. Huruf pertama kata Hormat, Salam,
   dan Wassalam ditulis dengan huruf
   kapital.
2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan
   tanda koma, bukan tanda titik, atau
   tanda baca lain.
   Contoh : - Hormat saya,
             - Salam takzim,
             - Hormat kami,

                                         35
6. Isi Surat
   Secara garis besar, isi surat terbagi atas
   tiga bagian, yaitu :
   a. Paragraf pembuka
      Paragraf pembuka mengantarkan isi
      surat yang akan diberitahukan,
      misalnya pemberitahuan, pertanyaan,
      pernyataan, atau permintaan.



                                           36
Contoh :
 1) Kami ingin memberitahukan kepada
    Saudara bahwa….
 2) Salah satu proyek Penelitian adalah
    meneliti sastra Jawa. Sehubungan
    dengan itu,….
 3) OSIS SMP Negeri Taruna akan
    menyelenggarakan Seminar sehari
    “Remaja dan Permasalahannya”, pada
    tanggal 31 Maret 2006, di Graha Insan
    Cita, Jalan RTM Cimanggis, Depok.

                                       37
b. Paragraf Isi
   Paragraf isi mengemukakan hal yang
   perlu disampaikan kepada penerima
   surat.
   Isi surat harus singkat, lugas, dan
   jelas.
   Contoh :
   Surat Anda telah kami terima.
   Sehubungan dengan itu, kami ingin
   memberitahukan hal berikut.
                                         38
c. Paragraf Penutup
   Paragraf penutup merupakan simpulan
   dan kunci isi surat, dan dapat
   mengandung harapan penulis surat
   atau berisi ucapan terima kasih kepada
   penerima surat.




                                            39
Contoh :
 1) Atas perhatian Saudara, kami
    ucapkan terima kasih.
 2) Atas perhatian dan kerja sama
    Saudara yang baik selama ini, kami
    ucapkan terima kasih.
 3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat
    memuaskan Saudara.


                                     40
7. Nama Pengirim
   Nama pengirim surat ditulis di bawah
   tanda tangan dan salam penutup.
   Tanda tangan diperlukan sebagai
   keabsahan surat dinas.




                                          41
Penulisan nama pengirim :

1) Penulisan nama tidak perlu
   menggunakan huruf kapital seluruhnya
   tetapi menggunakan huruf awal huruf
   kapital pada setiap unsur nama.
2) Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung,
   tidak perlu bergaris bawah, dan tidak
   perlu diakhiri tanda titik.
3) Nama jabatan dapat dicantumkan di
   bawah nama pengirim.
                                         42
Contoh : Hormat kami,

         Drs. Doni Damari
         Kepala
                            atau
        Hormat kami,
        Kepala,

        Drs. Doni Damari
        NIP. 130678991
                                   43
Latihan soal-soal!
  1. Pembina OSIS di sekolahmu mengirim
     memo kepada Ketua OSIS agar
     mempersiapkan diri mengikuti lomba
     kebersihan antar-SMP se-Kota Depok.
    Isi memo yang tepat untuk ilustrasi
    tersebut adalah….



                                          44
Jawaban :
Kepada : Ketua OSIS
Dari     : Pembina OSIS
  Harap segera disiapkan sekolah kita menjadi
  peserta lomba kebersihan antar- SMP se-Kota
  Depok.
  Terima kasih.
                            4 April 2006
                            Pembina OSIS,


     Natadipraja,S.Pd
                                                45
2. (1) Kepada
   (2) Yth.
   (3) Bapak
   (4) Pimpinan PT. Perkasa
   (5) di Tempat
  Kata yang tidak diperlukan pada alamat
  surat tersebut adalah….

 Jawaban : Nomor (1) dan (3)

                                           46
3. Dalam rangka memperingati
   HUT RI, kami akan mengadakan
   perlombaan olahraga voli.
   Sehubungan dengan itu sudilah
   kiranya Bapak mengizinkan kami
   untuk menggunakan lapangan voli di
   sekolah yang Bapak pimpin.
   Penggalan surat tersebut berisi….
   Jawaban :
   Permohonan izin
                                        47
4. Kepala Sekolah akan menghadiri
   Rapat di Dinas Pendidikan Kota. Beliau
   menulis memo yang ditujukan kepada
   Wakil Kepala Sekolah agar
   memperhatikan KBM di sekolah
   sampai berakhir.
   Isi memo yang tepat sesuai dengan
   ilustrasi tersebut adalah….


                                            48
Jawaban :
Bapak Suseno, tolong perhatikan
KBM di sekolah. Saya akan rapat di
Dinas Pendidikan Kota. Terima kasih.




                                       49
5. Penutup surat untuk permohonan
   bantuan meminjam barang yang paling
   tepat adalah….

   Jawaban :
   Atas perhatian dan bantuan Bapak,
   kami mengucapkan terima kasih.



                                       50
6. Seorang siswa berkirim surat kepada
   wali kelasnya yang berisi permintaan
   untuk tidak masuk sekolah karena
   mengikuti pertandingan olahraga gerak
   jalan.
   surat yang dikirimkannya
   merupakan….
   Jawaban :
        Surat permohonan izin

                                       51
7. Adinda mengabarkan bahwa penyakit
   jantung ayah kambuh. Untuk itu,
   Adinda mohon Kak Roni pulang ke
   Yogyakarta. Tolong Paman Reza di
   Bogor dikabari. Dinda rasa itu saja
   yang Adinda sampaikan, tak lupa kita
   saling berdoa untuk semuanya.
   Isi berita pada surat pribadi tersebut
   adalah….

                                            52
Jawaban :
Pemberitahuan penyakit jantung
ayah kambuh.




                                 53

								
To top