Aplikasi Spare Part Management by bcn14815

VIEWS: 1,068 PAGES: 75

More Info
									SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER
                  JAKARTA STI&K




                     PENULISAN
               LAPORAN KKP/PENELITIAN

    SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPARE PART
 PADA GUDANG POOL TAKSI BLUE BIRD CIPUTAT DENGAN
       MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2000


          Nama                    : Firmansyah
          NPM                     : 304.01.128
          Jurusan                 : Manajemen Informatika
          Dosen Pembimbing        : Sutarno, Skom, MMSi.




    Ditulis guna melengkapi sebagian syarat untuk menempuh
                jenjang setara Diploma Tiga (D3)
    SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER
                      JAKARTA STI&K
                     LEMBAR PENGESAHAN




NAMA MAHASISWA                  : FIRMANSYAH
DOSEN PEMBIBING                 : SUTARNO, Skom, MMSi
JUDUL PENULISAN                 : SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
                                  SPARE PART PADA GUDANG
                                  POOL TAKSI BLUE BIRD CIPUTAT
                                  DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT
                                  ACCESS 2000




                            Jakarta, Februari 2005

                                 Disetujui Oleh :


        Ketua Jurusan                                        Dosen
    Manajemen Informatika                                  Pembimbing




( Susi Wagiyati P, Skom, MMSi)                       ( Sutarno, Skom, MMSi)



Tanggal Lulus : 02 April 2005
                          KATA PENGANTAR



       Bismillahir rohmanir rohim

       Alhamdulillahir robbil ‘alamin, segala puji bagi Allah swt rob sekalian

alam, yang telah melimpahkan nikmat-Nya, terutama nikmat iman, sehat sehingga

dapat menyelesaikan penulisan ilmiah ini.

       Penulisan ilmiah ini merupakan salah satu mata kuliah wajib pada

pendidikan Diploma Tiga (D3) di jurusan Manajemen Informatika, Sekolah

Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K), Penulisan ini

dengan judul “ SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPARE PART PADA

GUDANG           POOL   TAKSI       BLUE    BIRD      CIPUTAT       DENGAN

MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2000“. Penulisan ini juga merupakan

penerapan atau latihan untuk mengaplikasikan teori-teori yang pernah penulis

dapatkan pada mata kuliah yang dipelajari dibangku kuliah dalam kenyataan di

lapangan.

       Atas selesainya penulisan ini, penulis mengucapkan banyak-banyak terima

kasih kepada :

   1. Bapak Eko Hadiyanto, SSi, MMSi, selaku Ketua Sekolah Tinggi

       Manajemen Informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K).
   2. Susi Wagiyati P, Skom, MMSi, selaku Ketua Jurusan Manajemen

       Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer

       JAKARTA (STI&K).

   3. Bapak Sutarno, SKom, MMSi, selaku Pembimbing Akademik dan Dosen

       Pembimbing dalam penulisan.

   4. Seluruh Pimpinan dan Staff Karyawan PT. Blue Brid Group, khususnya

       teman-teman bagian Gudang yang telah membantu saya dalam bentuk

       apapun sebelum, sesudah dan selama berlangsungnya penelitian ini.

   5. Seluruh teman-teman Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan

       Komputer JAKARTA (STI&K), khususnya kelas malam yang telah rela

       serta ikhlas membantu penulis.

   6. Seluruh jajaran dosen dan staff karyawan Sekolah Tinggi Manajemen

       informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K), yang telah membantu

       dalam kelancaran pembuatan penulisan ini.

       Dan juga tidak lupa saya ucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya

kepada kedua orang tua saya, MATNUR dan MARHAMAH serta kakak saya,

yang telah memberikan segalanya pada saya semenjak dari kecil hingga saat ini.

       Dengan segala kemampuan dan keterbatasan, saya menyadari segala

kekurangan yang dalam penulisan, karena itu saya sangat menharapkan segala

kritik atau saran yang dapat membangun dari semua pihak. Dan juga berharap

penulisan ini dapat berguna bagi diri saya pribadi maupun pihak-pihak lain yang

membutuhkannya.
                                    Jakarta, Februari 2005

       Penulis

                               DAFTAR ISI




                                                             Hal

Halaman Judul

Lembar Pengesahan

Kata Pengantar ……………………………………………………………….                       i

Daftar Isi ……………………………………………………………………..                      iii

Daftar Gambar      …………………………………………………………….                   vi

Daftar Tabel      ………………………………………………………………                   vii

BAB I . PENDAHULUAN

       1.1. Latar Belakang ...………………………………………………              1

       1.2. Batasan Masalah ………………………………………………                2

       1.3. Tujuan Penulisan ………………………………………………               2

       1.4. Metode Penelitian ..……………………………………………             2

       1.5. Sistematika Penulisan ………………………………………….           3

BAB II. LANDASAN TEORI

       2.1. Sistem Basis Data …………………………………………….…             4

                 2.1.1. Definisi Sistem ………………………………………..     4

                 2.1.2. Definisi Basis Data ……………………………………    4
           2.1.3. Definisi Sistem Basis Data …………………………...                5

           2.1.4. Komponen Sistem Basis Data ………………………..                  5

           2.1.5. Operasi Dasar Basis Data …………………………….                   6

           2.1.6. Manfaat Basis Data ……………………………………                        7

           2.1.7. Penerapan Basis Data …………………………………                       9

     2.2. Model Sistem …………………………………………………...                             10

           2.2.1. Data Flow Diagram …………………………………...                      10

           2.2.2. Simbol Data Flow Diagram …………………………..                   11

           2.2.3. Tahapan Data Flow Diagram …………………………                    11

     2.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) ………………….              12

           2.3.1. Simbol Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) …      12

           2.3.2. Kardinalitas Relasi (Derajat Relasi) …………………            13

     2.4. Normalisasi Data ………………………………………………                             14

     2.5. Sistem Informasi Persediaan Spare parts ……………………...             15

           2.5.1. Model Sistem Umum Perusahaan …………………...                 15

           2.5.2. Definisi Sistem Informasi ……………………………                   16

           2.5.3. Definisi Sistem Informasi Persediaan Spare parts …...   17

     2.6. Sekilas Tentang Aplikasi MS-Acces …………………………..                  17

BAB III. PEMBAHASAN MASALAH

     3.1. Sejarah Singkat PT. Blue Bird Group ………………………….                 20

     3.2. Struktur Organisasi PT Blue Bird Group ……………………....             20

     3.3. Rancangan Sistem Basis Data Persediaan Spare parts ………...       24
          3.3.1. Diagram Kontek Persediaan Spare Parts …………….             24

          3.3.2. Diagram Nol Persediaan Spare Parts ………………...             25

          3.3.3. Diagram Entity-Relatioship (Diagram E-R)

                  Sistem Persediaan Spare Parts ……………………….                26

          3.3.4. Normalisasi Data Persediaan Spare Parts …………...          27

                  a. Bentuk Normalisasi Tahap Pertama (1NF) ……...         27

                  b. Bentuk Normalisasi Tahap Kedua (2NF) ……….            28

                  c. Bentuk Normalisasi Tahap Ketiga (3NF) ……….           29

          3.3.5. Spesifikasi Input …………………………………….                        30

                  a. Struktur Basis Data Spare Parts …………………              30

                  b. Struktur Basis Data Supplier ……………………                31

                  c. Struktur Basis Data Transaksi Masuk …………..           32

                  d. Struktur Basis Data Transaksi Keluar …………..          33

                  e. Struktur Basis Data Order Pembelian Spare parts ..   34

          3.3.6. Spesifikasi Layout Output .………………………….                   35

                  a. Report Daftar Spare Parts ……………………….                 35

                  b. Report Spare Parts Masuk ……………………….                  35

                  c. Report Spare Parts Keluar ……………………….                 36

                  d. Report Order Pembelian Harian ……………..….              36

BAB IV. PENUTUP

     4.1. Kesimpulan …………………………………………………...                               37

     4.2. Saran-saran. …………………………………………………...                             37
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………..                          39

LAMPIRAN

                          DAFTAR GAMBAR



Gambar                                                         Hal

2.1. External Entity ………………………………………………………..                   11

2.2. Proses …………..……………………………………………………..                       11

2.3. Data Flow ……………………………………………………………..                       11

2.4. Data Store ……………………………………………………………..

11

2.5. Entity ………………………………..………………………………...                      12

2.6. Atribut …………….…………………………………………………..                       13

2.7. Relationship …………………………………………………………..                     13

2.8. Link …………………….……………………………………………..                         13

2.9. Sistem Fisik Perusahaan ……………………………………………...              15

2.10. Transformasi Data Menjadi Informasi ………………………………         16

2.11. Menu Bar dan Toolbar Microsoft Access …………………………...      19

3.1. Struktur Organisasi Blue Bird Pool Ciputat ………….…………….…

21

3.2. Diagram Kontek ……..……….……………………………………….                   24

3.3. Diagram Nol ….……………….………………………………………

25
3.4. Diagram Entity-Relationship ………………………………………....             26

3.5. Normalisasi Pertama (1NF) …….…………………………………….                27

3.6. Normalisasi Kedua (2NF) …………………………………………….                  28

3.7. Normalisasi Ketiga (3NF) ………………………….………………...               29

3.8. Struktur Tabel Spare part dalam Ms-Access ……………..…………..     30

3.9. Struktur Tabel Supplier dalam Ms-Access …………………………..        31

3.10. Struktur Tabel Transaksi Masuk dalam Ms-Access   …………………   32

3.11. Struktur Tabel Transaksi Keluar dalam Ms-Access …………………    33

3.12. Struktur Tabel Order Spare part dalam Ms-Access ………………….   34

3.13. Report Daftar Spare parts …………………………………………….               35

3.14. Report Spare parts Masuk ……………………………………………                 35

3.13. Report Spare parts Keluar ….………………………………………...             36

3.13. Report Order Pembelian …..…………………………………………                 36
                      DAFTAR TABEL



Tabel                                               Hal

3.1. Tabel Spare parts ………………………………………………………

30

3.2. Tabel Supplier …………………………………………………………          31

3.3. Tabel Transaksi Masuk ………………………………………………..     32

3.4. Tabel Transaksi Keluar ………………………………………………..    33

3.5. Tabel Order Spare parts ………………………………………………..   34




                          BAB I

                      PENDAHULUAN
1.1.      Latar Belakang Penulisan

         Sisten Persediaan Spare Part di sebuah Pool taksi merupakan salah satu

devisi atau bagian yang sangat berperan penting terhadap suatu perusahaan yang

bergerak di bidang jasa transportasi, pada bagian gudang berperan sebagai

pengadaan spare part yang dibutuhkan oleh Bengkel untuk mengantikan spare

part mobil yang rusak, selain itu bagian gudang juga melakukan pengolahan spare

part, diantaranya mencatat setiap barang baik yang masuk maupun yang keluar.

         Pencatatan yang dilakukan di bagian Gudang untuk spare part masuk

dilakukan dengan mencatat spare part ke dalam bon masuk gudang (BMG) lalu di

entry (di masukan) kedalam aplikasi Microsoft Excel, untuk spare part keluar

pencatatan dilakukan dengan mencatat ke dalam bon keluar gudang (BKG) dan

untuk order pembelian di catat di order pembelian harian (OPH), pencatatan

secara manual dan di entry kedalam aplikasi Microsoft Excel merupakan suatu

kegiatan yang kurang baik dengan jumlah item spare part yang sangat banyak.

sehingga sering terjadi ketidakakuratan serta kehilangan data spare parts.

         Spare part yang ada di gudang pool taksi Blue Bird Ciputat yang dipakai

untuk pengadaan gudang sekitar ……item. Oleh karena itu dibutuhkan pencatatan

yang akurat dan tersimpan dengan rapih, jadi penulis memberikan usulan untuk

dibuatkan basis data spare part dengan menggunakan software Microsoft Acces,

sehingga dapat mencatat pemasukan dan pengeluaran spare part yang akurat dan

benar.
1.2.     Batasan Masalah

        Setelah mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan Gudang

Persediaan Spare part pada pool taksi Blue Bird Ciputat, penulis memberikan

batasan masalah hanya membahas pada proses pengadaan dan pengelolaan spare

part dengan kegiatan keluar-masuknya spare parts.



1.3.     Tujuan Penulisan

        Adapun tujuan dari penelitian adalah membuat suatu program aplikasi

dengan menggunakan Microsoft Access yang dapat :

    -   Memdapat informasi yang ada dan lokasi spare part di tempatkan

    -   Menghilangkan atau mengurangi kesalahan-kesalahan laporan

    -   Membantu bagian gudang untuk mengetahui jumlah spare parts yang

        masih ada di gudang.

    -   Memudahkan dalam transaksi keluar-masuknya spare parts.



1.4. Metode Penelitian

        Metode yang digunakan oleh penulis dalam penelitian adalah :

    a. Studi Pustaka

        Membaca buku-buku, literature atau bahan-bahan yang lain, yang

        berhubungan dengan masalah yang dibahas.

    b. Studi Lapangan
       Penulis mendatangkan langsung objek yang dibahas untuk mendapatkan

       data-data yang diperlukan untuk penelitian.

    c. Wawancara

       Penulis menanyakan langsung masalah yang berhubungan dengan

       penelitian yang kebetulan bagian dari pekerjaan penulis.



1.5.    Sistematika Penulisan

       Penulis membagi menjadi empat bab untuk menyelesaikan masalah ini.

Adapun sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut :



BAB I PENDAHULUAN

       Bab ini berisi, latar belakang masalah, batasan masalah, tujuan penelitian,

       metode penelitian dan sistematika penulisan.



BAB II LANDASAN TEORI

       Bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan pembahasan

       masalah antara lain : definisi sistem basis data, system informasi

       persediaan spare parts, flow alir data, simbol-simbol, dan sekilas tentang

       Microsoft Acces.

BAB III PEMBAHASAN MASALAH

       Bab ini membahas tentang proses diagram kontek, diagram nol, ER

       diagram, struktur data, normalisai serta spesifikasi layout input output.
BAB IV PENUTUP

     Bab ini berisi seluruh kesimpulan hasil penulisan ini dan saran-saran yang

     diperlukan.
                                   BAB II

                             LANDASAN TEORI



2.1. Sistem Basis Data

       Jika kita memiliki sebuah lemari arsip dan bertugas untuk mengelolahnya,

maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti : memberi map

pada kumpulan arsip yang akan disimpan, mengkelompokannya, memberi nomor

dengan pola tertentu, dan arsip tersebut akan ditempatkan di lemari arsip dengan

cara atau urutan tertentu.

       Hal-hal tersebut kita lakukan, agar suatu saat kita memerlukan arsip

tersebut kita dapat mencari dan mengambilnya dengan mudah dan cepat.



2.1.1. Denifisi Sistem

       Sistem adalah tatanan atau keterpaduan       yang terdiri atas sejumlah

komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling

berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses

atau pekerjaan tertentu. (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah,

Bandung, 1999, Hal : 9)



2.1.2. Definisi Basis Data

       Basis data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih

dapat diartikan sebagai gudang, tempat berkumpul, sedangkan data adalah
representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia

(pegawai, siswa, pembeli, penerima), barang-barang, konsep, peristiwa dan

sebagainya. (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, Bandung,

1999, Hal : 2).



2.1.3. Definisi Sistem Basis Data

       Basis data hanyalah sebuah objek yang pasif atau mati, ia ada karena ada

pembuatnya. Ia tidak akan pernah berguna jika tidak ada pengelola atau

penggeraknya. Pengelola atau penggeraknya secara langsung adalah program atau

aplikasi (Software).

       Gabungan basis data dan pengelolanya menghasilkan sebuah sistem,

secara umum basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (table)

yang saling berhubungan dan sekumpulan program yang memungkinkan beberapa

pemakai untuk mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel).( Buku Teks

Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, 1999, Hal : 9-10).



2.1.4. Komponen Sistem Basis Data

       Dalam sebuah sistem basis data, secara lengkap akan terdapat komponen-

komponen utama diantaranya sebagai berikut :

   a. Perangkat keras (Hardware)

       Perangkat keras yang biasa terdapat dalam sebuah sistem basis data

       adalah:
      -     Komputer

      -     Memori sekunder yang on-line (Harddisk)

      -     Memori sekunder yang off-line (Tape atau Removable Disk)

      -     Media atau perangkat komunikasi

b. Sistem Operasi (Operating System)

   Sistem     operasi   merupakan    program     yang    mengaktifkan    atau

   memfungsikan system komputer, mengendalikan seluruh sumber daya

   (resource) dalam komputer dan melakukan operasi-operasi dasar dalam

   komputer (operasi I/O, pengelolaan file dan lain sebagainya). Sistem yang

   banyak digunakan seperti : MS-DOS, MS-WINDOWS dan lain-lain.

c. Basis Data (Database)

   Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis

   data dapat berisi atau memiliki sejumlah objek basis data seperti file atau

   tabel, indeks dan lain-lain.

d. Sistem Pengelolaan Basis Data (Database Management System atau

   DBMS)

   Pengelolaan basis data ditangani oleh sebuah perangkat lunak yang khusus

   atau spesifik, perangkat lunak inilah yang disebut Sistem Pengelolaan

   Basis Data (DBMS), yang akan menentukan bagaimana data organisasi,

   disimpan, diubah dan diambil kembali. Yang termasuk dalam perangkat

   lunak DBMS seperti : dBase III+, dBase IV, FoxBase, MS-Acces, MS

   SQLServe dan sebagainya.
2.1.5. Operasi dasar basis data

       Dalam sebuah basis data, dapat menempatkan satu atau lebih file atau

tabel. Pada file atau tabel inilah sesungguhnya data disimpan atau ditempatkan.

       Setiap basis data dibuat untuk mewakili semua data yang spesifik. Untuk

melakukan yang berkenaan dengan basis data tersebut dapat dilakukan operasi-

operasi dasar meliputi :

   a. Pembuatan basis data baru (create database).

   b. Penghapusan basis data (drop database)

   c. Pembuatan file atau tabel baru ke suatu basis data (create table)

   d. Penghausan file atau tabel dari suatu basis data (drop table)

   e. Penambahan atau pengisian data baru ke sebuah file atau tabel (insert)

   f. Pengambilan data dari sebuah file atau tabel (retrieve atau search)

   g. Pengubahan data dari sebuah file atau tabel (update)

   h. Penghapusan data dari sebuah file atua tabel (delete)

       Operasi yang berkenaan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel)

merupakan operasi awal yang dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan

operasi-operasi yang berkaitan dengan isi tabel (data) merupakan operasi rutin

yang akan berlangsung berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang

lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan (management) dan pengolahan

(processing) data dalam basis data.
2.1.6. Manfaat Basis Data

        Pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat

memperoleh menemukan kembali data yang kita perlukan dengan mudah dan

cepat. Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan sebagai

berikut :

    a. Kecepatan dan kemudahan (Speed)

        Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data

        melakukan perubahan terhadap data atau menampilkan kembali data

        dengan mudah dan cepat.

    b. Efisien Ruang Penyimpan (Space)

        Dengan basis data yang efisien atau optimalisasi penggunaan ruang

        penyimpannya, agar dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan

        (redudansi) data, baik dengan menerapkan pengkodean atau dengan

        membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling

        berhubungan.

    c. Keakuratan (Accuracy)

        Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data dengan

        penerapan aturan atau batasan tipe data, domain data, keunikan data, dan

        sebagainya, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan pemasukan

        atau pengeluaran data.

    d. Ketersediaan (Availability)
   Pertumbuhan data baik dari sisi jumlah maupun jenisnya sejalan dengan

   waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpan yang besar.

e. Kelengkapan (Completeness)

   Lengkap atau tidaknya suatu data yang kita kelola dalam sebuah basis data

   bersifat relatif baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap waktu.

   Untuk mengakomodasikan kebutuhan kelengkapan data yang semakin

   berkembang, maka kita tidak hanya menambah record-record data, tetapi

   juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam

   bentuk penambahan objek baru (table) atau dengan penambahan field-field

   baru pada suatu tabel.

f. Keamanan (Security)

   System yang besar dan serius harus menerapkan aspek keamanan yang

   ketat, dan menentukan pemakai (user) yang boleh menggunakan basis data

   beserta objek-objek didalamnya.

g. Kebersamaan Pemakaian (Sharability)

   Pemakai basis data seringkali terbatas pada satu pemakai saja, atau satu

   lokasi saja. Basis data yang dikelola oleh system yang multiuser, akan

   dapat memenuhi kebutuhan, tetapi tetap menjaga atau menghindari

   munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang

   sama diubah oleh banyak pemakai) atau deadlock (karena ada banyak

   pemakai yang saling menunggu untuk menggunakan data).
2.1.7. Penerapan Basis Data

       Sebuah organisasi atau perusahaan hampir semua memanfaatkan komputer

dan senantiasa berhubungan dengan basis data. Secara teknis atau nyata, bidang-

bidang fungsional yang telah umum memanfaatkan basis data demi efisien,

akurasi dan kecepatan operasi antara lain : kepegawaian, pergudangan (inventory),

akuntansi, reservasi, layanan pelanggan, (customer care), dan sebagainya.

       Sedangkan bentuk organisasi atau perusahaan yang memanfaatkan basis

data sebagai komponen system informasi dalam organisasi atau perusahaan dapat

berupa : perbankan, produsen barang, gudang spare part, asuransi, rumah sakit,

pendidikan atau sekolah, telekomunikasi dan sebagainya.



2.2. Model Sistem

       Model adalah Penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili

sejumlah obyek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). (Sistem Informasi

Manajemen, Raymond McLeod, Jr, Hal : 138)



2.2.1. Data Flow Diagram (DFD)

       Pendekatan analisis terstruktur diperkenalkan oleh Demarco (1978) dan

Gane Sarson (1979) melalui buku metodologi struktur analisis dan disain sistem

informasi, mereka menyarankan untuk mengunakan data flow diagram dalam

mengambarkan aktivitas sistem informasi atau membuat model sistem. Pengertian

secara umum dari data flow diagram adalah suatu newtrok yang menggambarkan
suatu sistem automata atau komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari

keduanya, yang penggambarannya saling berhubungansesuai dengan aturan

mainnya.(Analisa Sistem Informasi, Tata Sutabri, Skom, MM, Hal : 163).

       Keuntungan dari data flow diagram adalah memungkinkan untuk

menggambarkan system dari level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan

kekurangan dari data flow diagram adalah tidak menunjukan proses pengulangan

(looping), proses keputusan.




2.2.2. Simbol Data Flow Diagram

       Simbol atau lambang yang digunakan dalam menbuat diagram ada 4

(empat) buah, yaitu :

                               External Entity. Simbol ini digunakan untuk

                               menggambarkan asal atau tujuan data.

Gambar 2.1. External Entity

                               Proses.   Simbol   ini   digunakan     untuk   proses

                               pengolahan atau transformasi data.

Gambar 2.2. Proses

                               Data      Flow.      Simbol      ini      digunakan

                               untukmnggambarkan aliran data yang berjalan.

Gambar 2.3. Data Flow
                              Data     store.   Simbol    ini   digunakan   untuk

                              menggambarkan data flow yang sudah disimpan

Gambar 2.4. Data store        atau disrsipkan



2.2.3. Tahapan Data Flow Diagram

       Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi

tiga tahap atau tingkat kontruksi data flow diagram, yaitu :

   a. Diagram Konteks

       Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang

       akan diproses atau digunakan untuk menggambarkansistem secara umum

       atau global dari keseluruhan system yang ada.

   b. Diagram Nol

       Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di

       dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.

   c. Diagram Detail

       Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail

       lagi dari tahapan proses yang ada di dalam dagram nol.



2.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)

       Perancangan basis data seringkali diasosiasikan dengan pembuatan Model

Entity-Relatioanship, dimana kelompok-kelompok data dan relasi antas kelompok

data tersebut diwujudkan dalam bentuk diagram. Model Entity-Relationship yang
berisikan komponen-komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang

masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mepresentasikan seluruh

fakta dari ‘dunia nyata’ yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih

sistematis dengan mengunakan Diagram Entity-Relationship.



2.3.1. Simbol Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)

       Notasi-notasi simbolik di dalam Diagram Entity-Relationship (Diagram E-

R) yang dapat kita gunakan adalah :



                             Entity. Menyatakan Himpunan Entitas

   Gambar 2.5. Entity

                             Atribut. Menyatakan Atribut (atribut yang berfungsi

                             sebagai key digarisbawahi)

   Gambar 2.6. Atribut



                             Relationship. Menyatakan Himpunan Relasi

 Gambar 2.7. Relationship



                             Link. Sebagai penghubung antara Himpunan relasi

Gambar 2.8. Link             dengan Himpunan Entitas dan Himpunan Entitas

                             dengan atribut.
2.3.2. Kardinalitas Relasi (Derajat Relasi)

        Kardinalitas Relasi yang terjadi antar himpunan entitas dapat berupa :

   a.          Satu ke Satu (One to One)

   Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak

   dengan satu entitas pada himpunan B, dan begitu juga sebaliknya setiap

   himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas

   pada himpunan entitas A.

   b.          Satu ke Banyak (One to Many)

   Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak

   entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas

   pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu

   entitas pada Himpunan entitas A.

   c.          Banyak ke Satu (Many to One)

   Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak

   dengan satu entitas pada Himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana

   setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak

   entitas pada himpunan entitas A.

   d. Banyak ke Banyak (Many to Many)

    Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak

   entitas pada himpunan entitas B, dan juga sebaliknya, dimana setiap entitas
   pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada

   himpunan entitas A.



2.4. Normalisasi Data

        Normalisasi adalah proses-proses untuk mengorganisasikan file dengan

menghilangkan group elemen yang berulang. Adapun bentuk-bentuk normalisasi

diantaranya :

   a.           Bentuk Normal Tahap Pertama (First Normal Form / 1NF)

   Bentuk Normal Tahap Pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki

   atribut bernilai banyak (Multivalued Attribute) atau lebih dari satu atribut

   dengan domain nilai yang sama.

   b.           Bentuk Normal Tahap kedua (Second Normal Form / 2NF)

   Bentuk Normal Tahap Kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut

   yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional

   pada key primer secara utuh. Sebuah tabel tidak memenuhi 2NF, jika

   ketergantungannya hanya bersifat parsial atau hanya tergantung pada sebagian

   dari key primer.

   c.           Bentuk Normal Tahap Ketiga (Third Normal Form / 3NF)

   Penerapan aturan Normalisasi sampai tahap ketiga sesungguhanya sudah

   sangat memadai untuk menghasilkan table-tabel yang berkualitas. Bentuk

   Normal Tahap Ketiga, yaitu menghilangkan beberapa ketergantungan

   transitive (Trancitive Devence) atau dengan kata lain apabila sudah berada
   pada 2NF dan setiap atribut yang bukan key tidak tergantung terhadap atribut

   lain kecuali terhadap key primer.



2.5. Sistem Informasi Persediaan Spare part

2.5.1. Model Sistem Umum Perusahaan

       Sarana yang digunakan sebagai dasar utama penerapan prinsip-prinsip

pada sistem informasi disegala jenis organisasi, disebut dengan model sistem

umum perusahaan, merupakan diagram grafik yang disertai dengan narasi yang

mengambarkan semua organisasi secara umum, dengan mneggunakan kerangka

kerja sistem.

                                                Proses
                   Sumber Daya               Transformasi          Sumber Daya
                      Input                                          Output




                             Gambar 2.9. Sistem Fisik Perusahaan

       Gambar 2.9. menunjukan sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber

daya input menjadi sumber daya output, juga menggambarkan semua jenis

perusahaan.

2.5.2. Definisi Sistem Informasi

       Diawal bab dua telah dijelaskan tentang definisi sistem yang berarti

tatanan atau keterpaduan         yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional

(dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara

bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu

(Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, Ir, Hal : 9)
       Sedangkan informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas

sebuah saluran komunikasi, dan sebagainya. Definisi umum untuk “informasi”

dalam pemakaian sistem informasi, informasi adalah data yang telah diolah

menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam

mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang. (Seri Diktat Kuliah, Guna

Darma, “Pengantar Sistem Informasi”, Hal:142-143).

       Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai

sampai barang jadi, dengan perkataan lain, sistem pengolahan data menjadi

informasi, atau lebih tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi

berguna bagi penerimanya.


                                        Penyimpan
                                        Data




                                     Pengolah
         Data                                                       Informasi


                  Gambar 2.10. Tranformasi data menjadi Informasi



2.5.3. Definisi Sistem Informasi Persediaan Spart part

       Sebelumnya telah dijelaskan tentang sistem informasi yang merupakan

data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang, sedangkan

persediaan (inventory) merupakan suatu aktivitas atau kegiatan dalam mengolah
data di dalam pergudangan, baik berupa keluar-masuknya barang, maupun dalam

penataannya. Dan spare part adalah suku cadang suatu kendaraan.

          Dapat disimpulkan sistem informasi persediaan spare part merupakan data

berupa dokumen seperti faktur, surat jalan yang diolah menjadi sebuah bentuk

seperti laporan-laporan yang berkaitan dengan spare part dan sangat bermanfaat

bagi penerimanya untuk diambil keputusan saat ini maupun keputusan yang akan

datang.



2.6. Selikas Tentang Aplikasi Ms-Acces

          Microsoft Acces merupakan salah satu program aplikasi yang dapat

membuat basis data, Ms-Acces terdapat di dalam Microsoft Office. Banyak yang

dapat dilakukan dengan menggunakan Ms-Acces, yaitu bagaimana merancang

sebuah formulir yang begitu mudah dan indah, menggabungkan beberapa table

dan menyeleksi suatu data secara mudah. Ada suatu kemudahan dalam

pemrograman pada Microsoft Acces yaitu perintah yang digunakan yakni

Microsoft Visual Basic (Visual Basic Aplication/VBA).

          Microsoft Acces akan membantu dalam mengolah data dengan beberapa

fasilitas yang tersedia diantaranya :

   a. Table

          Suatu fasilitas untuk mendesain atau membuat suatu struktur basis data

          (Database), sehingga data dapat di simpan dan diambil secara mudah dan

          efisien.
   b. Form

      Suatu cara untuk menyusun suatu bentuk formulir. Dengan formulir dapat

      memasukan data dan melihatnya kembali.

   c. Query

      Query    digunakan   untuk   membuat     suatu   relasi   tabel,   sehingga

      menghasilkan suatu informasi yang merupakan gabungan dari beberapa

      buah tabel.

   d. Report

      Suatu bagian dalam basis data (database) untuk menyusun laporan-laporan

      data yang bersumber baik dari tabel ataupun dari query.

   e. Macro

      Suatu fasilitas untuk menyerhanakan suatu pengopersian basis data

      (databas), misalkan untuk menyerderhanakan membuka suatu form, tabel

      dan lainnya.

      Dan masih banyak lagi fasilitas-fasilatas yang ada pada Microsoft Acces

yang tidak bias disebutkan satu persatu seperti : Data Filter, Sort, Find dan

sebagainya. (Belajar Sendiri Microsoft Access 2000, Djoko Pranomo, PT. Elex

Media Komputindo, Jakarta, 2001)
Gambar 2.11. Menu Bar dan Toolbar Microsoft Acces
                                        BAB III

                             PEMBAHASAN MASALAH




3.1. Sejarah Singkat PT. Blue Bird Group

       Awal berdiri Blue Bird bermula dari rental atau sewa kendaraan dari

keluarga almarhum ibu Mutara Fatimah Joko Soetono, SH, yang dikendarai

sendiri oleh anak-anak beliau, dan akhirnya dapat mendirikan perusahaan jasa

transportasi darat (taksi) PT. Blue Bird Group pada mei tahun 1972, oleh seorang

ibu Mutara Fatimah Joko Soetono, SH sampai sekarang beberapa cabang-cabang

atau pool-pool taksi diantaranya Pool Buncit, Pool Ciputat, Pool Pondok Cabe,

Pool Perigi, dan masih banyak lagi yang tidak penulis sebutkan satu persatu.



3.2. Struktur Organisai PT. Blue Brid Group Pool Ciputat

       Adapun struktur yang digambarkan merupakan struktur PT. Blue Bird

Pool Ciputat. Pada umumnya struktur organisasi setiap pool adalah sama,

pimpinan pool mebawahi kepala-kepala bagian, hanya yang membedakan antara

pool kecil dan pool besar. Pool besar kepala bagian membawahi Ka. Sub,

sedangkan pool kecil langsung membawahi Ka. Sie.
                                                          Ka. Pool


                                                                                       Sekretaris




              Ka. Operasi                 Ka. Bengkel                     Ka. AK                    Ka. PU



        Ka. Sub. Operasi                Ka.Sub. Bengkel
                                                                          Ka. Gudang


        Ka.Sie. Operasi                 Ka.Sie. Bengkel                                             Ka. Sie. PU



Staff Kasir          Staff Operasi        Montir                     Staff Gudang      Pembelian    Staff PU



                        Gambar 3.1. Sturktur Organisasi Blue Bird Pool Ciputat


              Keterangan yang diberikan dari struktur hanya yang berhubungan dengan

penelitian yang dibuat diantaranya :

                   1.                Ka. Pool (Pimpinan Pool)

      Bertugas atau mempunyai wewenang merelease atau menyetujui order spare

      parts (Purchase Order / PO), yang totalnya nominalnya Rp. 500.000,- sampai

      dengan Rp. 10.000.000,-

                   2.                Ka. A/K (Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan)

      Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut :

      a. Menyetujui order spare parts (Purchase Order) terhadap spare parts yang

              diorder oleh pihak bengkel.
b. Mengawasi stock gudang agar prosentasi 1:1:1 dapat terpenuhi

   (perbandingan antara pemasukan : persediaan : pengeluaran 100%)

c. Menyeleksi hasil ralatan tender dari pihak Ka.Gudang dan pihak

   Ka.Bengkel.

       3.           Ka. Gudang (Kepala Gudang)

Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut :

a. Merelease atau menyetujui orderan dari pihak bengkel.

b. Menyeleksi order spare parts tender, spare parts mana yang perlu ditambah

   atau dikurangi jumlah order.

c. Menyetujui permintaan spare parts dari pool lain.

d. Bertanggungjawab dalam pengadaan jumlah (stock) spare parts gudang

   dalam memenuhi kebutuhan bengkel,

e. Mengontrol jumlah (stock) spare parts agar terjadi keseimbangan antara

   pemasukan, pengeluaran pada posisi perbandingan 1:1:1 (100%)

f. Mengevaluasi atau menilai kinerja Supplier dalam hal kerjasama untuk

   menyupai kebutuhan gudang

       4.           Staff Gudang

Menpunyai tugas sebagai berikut :

a. Mengelola keluar-masuknya spare parts baik dari permintaan bengkel,

   pemenuhan kebutuhan jumlah spare parts ataupun dari tender.

b. Meberikan informasi pada Ka.Gudang jumlah spare parts yang minimum,

   agar diusulkan untuk pembelian.
   c. Menolak spare parts yang dikirim oleh supplier, setelah direkomendasikan

       oleh pihak bengkel.

   d. Menata atau meletakan spare parts sesuai rak atau lokasi yang ada.

          5.            Ka. Bengkel (Kepala Bengkel)

   Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut :

   a. Merelease atau menyetujui spare parts yang diorder.

   b. Menyeleksi order spare parts tender, spare parts mana yang perlu ditambah

       atau dikurangi jumlah order.

   c. Menolak spare parts yang masuk ke gudang, bila terdapat kualitas spare

       parts yang kurang baik.

   d. Mengontrol pekerjaan yang ada di bengkel agar dapat meminimalkan

       storing atau kerusakan di jalan.

          6.            Ka. Sub. Bengkel (Kepala Bagian / Supervisor)

   Bertugas atau mempunyai wewengan sebagai berikut :

   a. Mengawasi pekerjaan yang ada dibengkel.

   b. Mempunyai wewenang menolak spare parts yang mutunya kurang baik.

   c. Mengorder spare parts yang dibutuhkan bengkel.

7. Ka. Sie Bengkel (Kepala Seksi Bengkel)

   Bertugas mengawasi langsung pekerjaan dari awal laporan sampai selesainya

   pekerjaan, dan juga menilai spare parts yang dating atau masuk ke gudang.
           8. Montir

   Merupakan pelaksana yang mengerjakan setiap kerusakan yang dilaporkan

   oleh pengemudi.



3.3. Sistem yang berjalan

       PT. Blue Bird taksi pool Ciputat memiliki armada sebesar ………meter

dan ……Bus, Sehingga untuk pengadaan spare part untuk gudang pool Ciputat

sangat banyak, sehingga dibutuhkan penggelolaan yang baik dan rapih. Untuk saat

ini administrasi pada gudang pool Ciputat dilakukan dengan mencatat ke Bon

Masuk Gudang (BMG) bila spare part masuk, setelah itu dimasukan (entry) ke

aplikasi Microsoft Excel, dalam pembelian harian sehari pencatatan Bon Masuk

Gudang sekitar 50-100 item spare part, dan untuk pembelian tender (order dariv

pusat) sekitar 100-500 item spare part.

       Untuk spare part yang keluar dicatat ke Bon Keluar Gudang (BKG), dalam

sehari transaksi dapat mengeluarkan spare pare dengan BKG mencapai sekitar

kurang 150 BKG (Bon Keluar Gudang), dan untuk kebutuhan pengadaan spare

part dicatat kedalam Order Pembelian Harian (OPH) baik order dari pihak

bengkel maupun order dari gudang yang stocknya minim dengan di lihat rata-rata

pakainya, order dari pihak bengkel ada form khusus untuk dilihat keabsahannya

order spare part yang dibutuhkan dengan ditanda tangani oleh kepala bengkel.
3.4. Permasalahan

         Dari kegiatan gudang PT. Blue Bird Pool Ciputat penulis melihat ada

beberapa permasalahan diantaranya adalah :

   a. Pekerjaan untuk pemasukan dilakukan secara 2 (dua) kali pekerjaan,

         pertama dicatat di bon, setelah itu dimasukan ke aplikasi Microsoft Excel

         menjadi kurang efisien dalam kegiatan gudang.

   b. Belum ada proses pencarian informasi yang baik yang menunjukan jumlah

         stock dan letak spare pat di tempatkan.

   c. Sering terjadi adanya bon-bon yang tidak dimasukan (entry).

   d. Dalam transaksi sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengebon keluar

         karena dikerjakan dengan manual.



3.5. Pemecahan Masalah

         Dari beberapa masalah yang ada pada gudang spare part taksi PT. Blue

Bird Pool Ciputat, penulis membuat program atau aplikasi untuk memudahkan

dalam kegiatan gudang, yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi oleh

personel gudang berhubungan dengan transaksi-transaksi, baik itu transaksi

masuk maupun dengan transaksi keluar dengan menggunakan Microsoft Access

2000..

         Penulis juga membuat basis data yang berkaitan dengan spare part, seperti

data supplier dan data spare part.
3.6. Rancangan Sistem Basis Data Sistem Persediaan Spare part

       Rancangan sistem basis data menentukan bagaimana suatu sistem akan

menyelesaikan apa yang semestinya diselesaikan. Rancangan sistem disini

menyangkut bagaimana mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat

lunak dan perangka keras.

       Setelah pemecahaan masalah didapat penulis menentukan beberapa

diagram diantaranya : Diagram kontek, Diagram Nol dan Diagram Entity-

Relationship. Diagram kontek disini menggambarkan secara umum tentang alur

atau jalannya dokumen atau data baik berupa faktur/surat jalan maupun bon-bon,

mulai dari order spare part OPH (Order Pembelian Harian) sampai transaksi-

transaksi gudang baik transaksi masuk BMG (Bon Masuk Gudang) maupun

transaksi keluar BKG (Bon Keluar Gudang). Penulis membentuk Normalisasi

sampai tahap ketiga.
3.6.1. Diagram Kontek


                                                  barang masuk (BMG)


                                       )
                   Order Spare Part (OPH
                                                          Barang keluar (BKG)


 Supplier                                                 Terima barang (Faktur/SJ)   GUDANG




                                           Sistem
            Kirim barang (Faktur/SJ)
                                           Persediaan
                                           Spare Part

            Order Spare Part (OPH)




                                                                                      Pimpinan
   BENGKEL
                   Terima barang (BKG)                  Laporan



                                 Gambar 3.2. Diagram Kontek
3.6.2. Diagram Nol




                                                  1 .0
                    O rd e r (O P H )           P erm int    D ata S p are p arts
  B engkel                                        aan
                                                                                              spa re p art
                                                 Sp art
                                                  p art




                                                 2 .0
                       O P H ,B M G ,B K G       C ek        D ata G u d ang
       G udang                                   d ata                                        D ata G u d ang
                                                gu d ang




                                                   3 .0
                           F a ktu r / S J      P em b eli   D ata S u p p lier
      Su p p lier                               an S p art
                                                                                              D ata S u p p lier
                                                  p art




                                                  4 .0
          T erim a Barang (BK G )                S erah      D ata T ransaksi
                                                T erim a
                                                                                              D ata T ransaksi




                                                             D ata T ransaksi
                                               5 .0                      D ata S u p p lier
      Pim p inan
                                               Lap o ran                            D ata G u d ang
                                                                                          D ata Sp are p arts




                                             Gambar 3.3. Diagram Nol
3.6.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)


          Nama_Sp
                               Satuan
          p
  Kd_Sp                                                                                            No_TransM
                     Merk
  p                                       Stoc                                                                  No_Orde
                                                                                          Jumlah
                                          k                                                                     r
                                                                                                                          Tgl_Orde
                                                                                 No_TransK                                r

                                M                                                     1
     Spare parts                                            Transak                                  Gudang
                                                            si
                                                            Keluar
                                                                                      No_Mobi
                                    No_TransK
                                                                                      l

                                                                        Tgl_Keluar
                                                                                                               1
          M                               Kd_Spp
                                                             Penerima
                        No_TransM

                                    No_Faktur

          Transaks
          i
          Masuk                                  Tg_Faktu
                                                 r
                                Kd_Supplie
                                r




          M
                             Kd_Supplie
                             r
                                           Nama_Supplie
                                           r


     Supplier
                                                 Alamat



                                                 No_Telp




                             Gambar 3.4. Diagram Entity-Relationship




3.6.4. Normalisasi Data Persediaan Spare parts
a. Bentuk Normalisasi Tahap Pertama (1NF)


                              Kd_Sparepart
                              Nm_Sparepart
                              Alamat
                              No_Telp

                              No_TransM
                              No_Faktur
                              Tg_Trans
                              Kd_Supplier

                              No_TransM
                              Kd_Spp
                              Jumlah

                              Kd_Spp
                              Nama_Spp
                              Merk
                              Satuan
                              Stock

                              No_TransK
                              Penerima
                              Tgl_Kel
                              No_Mobil
                                *Kd_Sparepart
                                 Nm_Sparepart
                              No_TransK
                                 Alamat
                              Kd_Spp
                                 No_Telp
                              Jumlah

                                * No_TransM
                              No_Order
                                  No_Faktur
                              Tgl_)rder
                                  Tg_Trans
                                **Kd_Supplier
                              No_Order
                              Tgl_)rder
                                **No_TransM
                              Jumlah
                                **Kd_Spp
                              Kd_suppLier
                                  Jumlah
                  Gambar 3.5. Normalisasi Pertama (1NF)
                               *Kd_Spp
                                Nama_Spp
                                Merk
                                Satuan
                                Stock

                               *No_TransK
                                Penerima
                                Tgl_Kel
b. Bentuk Normalisasi Tahap   Kedua (2NF)
                                No_Mobil

                               **No_TransK
                               **Kd_Spp
                                 Jumlah

                               *No_Order
                                Tgl_Order

                               **No_Order
                                 Tgl_Order
                                 Jumlah
                                 Kd_Supplier
                   Gambar 3.6. Normalisasi Kedua (2NF)




c. Bentuk Normalisasi Tahap Ketiga (3NF)
                                           Trans_Keluar
  Supplier
                                           No_TransK
  Kd_Supplier                              Penerima
  Nama_Supplier                            Tg_Kel
  Alamat                                   No_Mobil
  No_Tlp
                      Trans_Masuk

                      No_TransM
                      No_Faktur
                      Tg_Trans
                      Kd_Supplier

                                                                  Detail_Keluar

                                                                  No_TransK
                                                                  Kd_Spp
                                                                  Jumlah

   Order
                                       Detail_Masuk
   No_Order                                           Sparepart
   Tgl_Order                           No_TransM
                                       Kd_Spp         Kd_Spp
                                       Jumlah         Nama_Spp
                    Detail_Order                      Merk
                                                      Satuan
                    No_Order                          Stok
                    Tgl_Order
                    Jumlah
                    Kd_Supplier




                      Gambar 3.7. Normalisasi Ketiga (3NF)




3.6.5. Spesifikasi Input

   a. Struktur Basis Data Spare part
Field Name          Type                Field Size         Description
*Kd_Spp             Text                12
Nama_Spp            Text                25
Merk                Text                10
Satuan              Text                2
Stock               Number            Integer
                        Tebel 3.1. Tabel Spare Part




             Gambar 3.8. Struktur Tabel Spare part dalam Ms-Acces



   b. Struktur Basis Data Supplier

Field Name          Type                Field Size         Description
*Kd_Supplier        Text                5
Nama_Supp           Text                25
Alamat              Text                30
No_Tlp             Text                13
                          Tabel 3.2. Tabel Supplier




              Gambar 3.9. Struktur Tabel Supplier dalam Ms-Acces




c. Struktur Basis Data Transaksi Masuk

Field Name        Type                 Field Size         Description
*No_TransM        Number               Long Integer
No_Faktur         Text                 10
Tg_Trans          Date/Time            DD/MM/YYYY
Kd_Supplier        Text              5
                     Tabel 3.3. Tabel Transaksi Masuk




        Gambar 3.10. Struktur Tabel Transaksi Masuk dalam Ms-Acces




d. Struktur Basis Data Transaksi Keluar

Field Name         Type               Field Size         Description
*No_TransKel       AutoNumber         Long Integer
PENERIMA           Text               20
TGL_KEL            Date/Time          DD/MM/YYYY
NO_MOBIL           Text               6
                     Tabel 3.4. Tabel Transaksi Keluar




       Gambar 3.11. Struktur Tabel Transsaksi Keluar dalam Ms-Acces




   e. Struktur Basis Data Order Spare

Field Name        Type                Field Size          Description
*No_Order         AutoNumber          Long Integer
Tanggal           Date/Time           DD/MM/YYYY
Jumlah            Number              Single
Kd_Supllier       Text                5
                     Tabel 3.5. Tabel Order Spare parts
       Gambar 3.12. Struktur Tabel Order Spare parts dalam Ms-Acces




                                 BAB IV

                               PENUTUP



4.1. Kesimpulan
       Kesimpulan yang dapat dikemukakan berdasarkan penjelasan-penjelasan

yang diuraikan pada bab-bab sebelumnya adalah sebagai berikut :

   a. Sistem Informasi Persediaan Spare part yang berbasis komputer, dan

       memiliki basis data (database), diharapkan dapat menyelesaikan masalah-

       masalah yang dialami.

   b. Dengan adanya basis data (database) dengan komputer mepermudah

       pencariaan atau pengecekan spare parts yang ada di gudang

   c. Basis data (database) dengan komputer juga memperkecil tingkat

       kesalahan didalam transaksi antara bengkel dan gudang.

   d. Report atau laporan dapat dibuat sesuai basis data (database) yang telah

       dibuat, dan di format dengan mudah, cepat serta akurat.



4.2. Saran-saran

       Berdasarkan hal-hal yang dikemukakan diatas, untuk meningkatkan

keberhasilan system yang dibuat maka diberikan saran-saran sebagai berikut :

   a. Sistem Persediaan spare parts perlu ditunjang dengan pemeliharaan yang

       baik agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

   b. Sebaiknya sistem persediaan spare parts dapat dihubungkan dengan bagian

       lain seperti bagian bengkel, bagian administrasi, melalui jaringan nantinya.

   c. Untuk meninjau baik-tidaknya kinerja sistem persediaan spare parts,

       sebaiknya dalam kurun waktu satu tahun tidak ada modifikasi, agar terlihat

       mana yang harus dikembangan dalam system persediaan spare parts.
                    DAFTAR PUSTAKA



1.     H.M, Jogiyanto, Pengenalan Komputer, Andi Offset, Yogyakarta,

1988
2.        Fathansyah, Buku Teks Ilmu Komputer “BASIS DATA”, CV.

Informatika, Bandung, 1999

3.        Sutabri, Tata, Analisa Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta,

2003

4.        McLeod,       Raymond,      Sistem     Informasi     Manajemen,

PT.Prenhallindo, Jakarta, 1997

5.        Davis B Gordon, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen,

PT. Pusaka Pressindo, Jakarta, 1997

6.        Pranomo, Djoko, Belajar Sendiri Microsoft Access 2000, PT. Elex

Media Komputindo, Jakarta, 2001
LAMPIRAN
LISTING PROGRAM




**** Listing program Form Spare Part ****

Option Compare Database
Private Sub cmdedit_Click()
  Me.AllowAdditions = True
  isi
  Kd_Spp.SetFocus
  cmdtambah.Enabled = False
  cmdedit.Enabled = False
  cmdhapus.Enabled = False
  cmdkeluar.Enabled = False
  cmdsimpan.Enabled = True
  cmdbatal.Enabled = True
End Sub

Private Sub cmdtambah_Click()
On Error GoTo Err_cmdtambah_Click

  Me.AllowAdditions = True
  Me.NavigationButtons = False
  isi
  DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
  Kd_Spp.SetFocus
  cmdtambah.Enabled = False
  cmdedit.Enabled = False
  cmdhapus.Enabled = False
  cmdkeluar.Enabled = False
  cmdsimpan.Enabled = True
  cmdbatal.Enabled = True

Exit_cmdtambah_Click:
  Exit Sub

Err_cmdtambah_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdtambah_Click
End Sub

Private Sub cmdsimpan_Click()
On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click

  Me.AllowAdditions = True
  Me.NavigationButtons = True
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, ,
acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
  Kd_Spp.SetFocus
  kunci
  cmdtambah.Enabled = True
  cmdedit.Enabled = True
  cmdhapus.Enabled = True
  cmdkeluar.Enabled = True
  cmdsimpan.Enabled = False
  cmdbatal.Enabled = False
Exit_cmdsimpan_Click:
  Exit Sub

Err_cmdsimpan_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdsimpan_Click
End Sub

Private Sub cmdbatal_Click()
On Error GoTo Err_cmdbatal_Click

  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
  Me.NavigationButtons = True
  kunci
  Kd_Spp.SetFocus
  cmdtambah.Enabled = True
  cmdedit.Enabled = True
  cmdhapus.Enabled = True
  cmdkeluar.Enabled = True
  cmdsimpan.Enabled = False
  cmdbatal.Enabled = False

Exit_cmdbatal_Click:
  Exit Sub

Err_cmdbatal_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdbatal_Click
End Sub

Private Sub cmdhapus_Click()
On Error GoTo Err_cmdhapus_Click

  Me.AllowAdditions = True
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False

Exit_cmdhapus_Click:
  Exit Sub

Err_cmdhapus_Click:
  MsgBox Err.Description
  Me.AllowAdditions = False
  Resume Exit_cmdhapus_Click

End Sub
Private Sub cmdkeluar_Click()
On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click


  DoCmd.Close

Exit_cmdkeluar_Click:
  Exit Sub

Err_cmdkeluar_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdkeluar_Click
End Sub

Private Sub Form_Load()
  Dim db As Database
  Dim rs As Recordset
  Set db = CurrentDb
  Set rs = db.OpenRecordset("SPAREPART")
  If rs.EOF = True Then
    Me.AllowAdditions = True
  Else
    Me.AllowAdditions = False
  End If
  kunci
End Sub

Public Sub kunci()
  Kd_Spp.Locked = True
  Nama_Spp.Locked = True
  merk.Locked = True
  Satuan.Locked = True
  Stok.Locked = True
End Sub


Public Sub isi()
  Kd_Spp.Locked = False
  Nama_Spp.Locked = False
  merk.Locked = False
  Satuan.Locked = False
  Stok.Locked = False
End Sub

**** Listing Program Form Supplier ****

Option Compare Database

Private Sub cmdedit_Click()
  Me.AllowAdditions = True
  Me.NavigationButtons = False
  isi
  Kd_Supplier.SetFocus
  cmdtambah.Enabled = False
  cmdedit.Enabled = False
  cmdhapus.Enabled = False
  Command20.Enabled = False
  cmdsimpan.Enabled = True
  cmdbatal.Enabled = True
End Sub

Private Sub cmdtambah_Click()
On Error GoTo Err_cmdtambah_Click

  Me.AllowAdditions = True
  isi
  Me.NavigationButtons = False
  DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
  Kd_Supplier.SetFocus
  cmdtambah.Enabled = False
  cmdedit.Enabled = False
  cmdhapus.Enabled = False
  Command20.Enabled = False
  cmdsimpan.Enabled = True
  cmdbatal.Enabled = True

Exit_cmdtambah_Click:
  Exit Sub

Err_cmdtambah_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdtambah_Click

End Sub

Private Sub cmdsimpan_Click()
On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click

  Me.AllowAdditions = True
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, ,
acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
  Me.NavigationButtons = True
  Kd_Supplier.SetFocus
  cmdtambah.Enabled = True
  cmdedit.Enabled = True
  cmdhapus.Enabled = True
  Command20.Enabled = True
  cmdsimpan.Enabled = False
  cmdbatal.Enabled = False
  kunci
Exit_cmdsimpan_Click:
  Exit Sub

Err_cmdsimpan_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdsimpan_Click
End Sub

Private Sub cmdbatal_Click()
On Error GoTo Err_cmdbatal_Click

  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
  Me.NavigationButtons = True
  Kd_Supplier.SetFocus
  cmdtambah.Enabled = True
  cmdedit.Enabled = True
  cmdhapus.Enabled = True
  Command20.Enabled = True
  cmdsimpan.Enabled = False
  cmdbatal.Enabled = False
  kunci

Exit_cmdbatal_Click:
  Exit Sub

Err_cmdbatal_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdbatal_Click
  End Sub

Private Sub cmdhapus_Click()
On Error GoTo Err_cmdhapus_Click

  Me.AllowAdditions = True
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
Exit_cmdhapus_Click:
  Exit Sub

Err_cmdhapus_Click:
  MsgBox Err.Description
  Me.AllowAdditions = False
  Resume Exit_cmdhapus_Click
End Sub

Private Sub Command20_Click()
On Error GoTo Err_Command20_Click

  DoCmd.Close

Exit_Command20_Click:
  Exit Sub

Err_Command20_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_Command20_Click
End Sub

Private Sub Form_Load()
  Dim db As Database
  Dim rs As DAO.Recordset
  Set db = CurrentDb
  Set rs = db.OpenRecordset("SUPPLIER")
  If rs.EOF = True Then
    Me.AllowAdditions = True
  Else
    Me.AllowAdditions = False
  End If
  kunci
End Sub


Public Sub kunci()
  Kd_Supplier.Locked = True
  Nama_Supp.Locked = True
  Alamat.Locked = True
  No_Tlp.Locked = True
End Sub

Public Sub isi()
  Kd_Supplier.Locked = False
  Nama_Supp.Locked = False
  Alamat.Locked = False
  No_Tlp.Locked = False
End Sub

**** Listing Program Form Transaksi Spare Part Keluar ****

Option Compare Database

Private Sub cmdtambah_Click()
On Error GoTo Err_cmdtambah_Click

  Me.AllowAdditions = True
  Me.NavigationButtons = False
  isi
  DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
  No_Trans.SetFocus
  cmdtambah.Enabled = False
  cmdhapus.Enabled = False
  cmdkeluar.Enabled = False
  cmdsimpan.Enabled = True
  cmdbatal.Enabled = True

Exit_cmdtambah_Click:
  Exit Sub
Err_cmdtambah_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdtambah_Click

End Sub
Private Sub cmdsimpan_Click()
On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click

  Me.AllowAdditions = True
  Me.NavigationButtons = False
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, ,
acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
  No_Trans.SetFocus
  kunci
  cmdtambah.Enabled = True
  cmdhapus.Enabled = True
  cmdkeluar.Enabled = True
  cmdsimpan.Enabled = False
  cmdbatal.Enabled = False

Exit_cmdsimpan_Click:
  Exit Sub

Err_cmdsimpan_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdsimpan_Click

End Sub
Private Sub cmdbatal_Click()
On Error GoTo Err_cmdbatal_Click

  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
  No_Trans.SetFocus
  kunci
  cmdtambah.Enabled = True
  cmdhapus.Enabled = True
  cmdkeluar.Enabled = True
  cmdsimpan.Enabled = False
  cmdbatal.Enabled = False

Exit_cmdbatal_Click:
  Exit Sub

Err_cmdbatal_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdbatal_Click

End Sub
Private Sub cmdkeluar_Click()
On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click


  DoCmd.Close

Exit_cmdkeluar_Click:
  Exit Sub

Err_cmdkeluar_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdkeluar_Click

End Sub

Private Sub Form_Load()
  Dim db As Database
  Dim rs As DAO.Recordset
  Set db = CurrentDb
  Set rs = db.OpenRecordset("TRANS_KELUAR")
  If rs.EOF = True Then
    Me.AllowAdditions = True
  Else
    Me.AllowAdditions = False
  End If
  kunci
End Sub

Public Sub kunci()
  NO_TRANSK.Locked = True
  TGL_KEL.Locked = True
  PENERIMA.Locked = True
  NO_MOBIL.Locked = True
  fDETAIL_KELUAR_Subform.Locked = True
End Sub

Public Sub isi()
  NO_TRANSK.Locked = False
  TGL_KEL.Locked = False
  PENERIMA.Locked = False
  NO_MOBIL.Locked = False
  fDETAIL_KELUAR_Subform.Locked = False
End Sub
Private Sub cmdhapus_Click()
On Error GoTo Err_cmdhapus_Click

  Me.AllowAdditions = True
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False

Exit_cmdhapus_Click:
  Exit Sub

Err_cmdhapus_Click:
  MsgBox Err.Description
  Me.AllowAdditions = False
  Resume Exit_cmdhapus_Click

End Sub

**** List Program Form Transaksi Spare Part Masuk ****

Option Compare Database

Private Sub Form_Load()
  Dim db As Database
  Dim rs As DAO.Recordset
  Set db = CurrentDb
  Set rs = db.OpenRecordset("Trans_Masuk")
  If rs.EOF = True Then
    Me.AllowAdditions = True
  Else
    Me.AllowAdditions = False
  End If
  kunci
End Sub

Public Sub kunci()
  No_TransM.Locked = True
  NO_FAKTUR.Locked = True
  Tg_Trans.Locked = True
  Kd_Supplier.Locked = True
  FDetail_Masuk_Subform.Locked = True
End Sub

Public Sub isi()
  No_TransM.Locked = False
  NO_FAKTUR.Locked = False
  Tg_Trans.Locked = False
  Kd_Supplier.Locked = False
  FDetail_Masuk_Subform.Locked = False
End Sub
Private Sub cmdtambah_Click()
On Error GoTo Err_cmdtambah_Click

  Me.AllowAdditions = True
  Me.NavigationButtons = False
  isi
  DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
  No_TransM.SetFocus
  cmdtambah.Enabled = False
  cmdkeluar.Enabled = False
  cmdhapus.Enabled = False
  cmdsimpan.Enabled = True
  cmdbatal.Enabled = True

Exit_cmdtambah_Click:
  Exit Sub

Err_cmdtambah_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdtambah_Click

End Sub
Private Sub cmdsimpan_Click()
On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click

  Me.AllowAdditions = True
  Me.NavigationButtons = True
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, ,
acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
  kunci
  No_TransM.SetFocus
  cmdtambah.Enabled = True
  cmdhapus.Enabled = True
  cmdkeluar.Enabled = True
  cmdsimpan.Enabled = False
  cmdbatal.Enabled = False


Exit_cmdsimpan_Click:
  Exit Sub

Err_cmdsimpan_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdsimpan_Click

End Sub
Private Sub cmdbatal_Click()
On Error GoTo Err_cmdbatal_Click

  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
  Me.NavigationButtons = True
  kunci
  No_TransM.SetFocus
  cmdtambah.Enabled = True
  cmdhapus.Enabled = True
  cmdkeluar.Enabled = True
  cmdsimpan.Enabled = False
  cmdbatal.Enabled = False

Exit_cmdbatal_Click:
  Exit Sub

Err_cmdbatal_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdbatal_Click

End Sub
Private Sub cmdhapus_Click()
On Error GoTo Err_cmdhapus_Click

  Me.AllowAdditions = True
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
Exit_cmdhapus_Click:
  Exit Sub

Err_cmdhapus_Click:
  MsgBox Err.Description
  Me.AllowAdditions = False
  Resume Exit_cmdhapus_Click

End Sub
Private Sub cmdkeluar_Click()
On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click


  DoCmd.Close

Exit_cmdkeluar_Click:
  Exit Sub

Err_cmdkeluar_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdkeluar_Click

End Sub
**** Listing Program Form Order Spare part ****

Option Compare Database

Private Sub cmdtmbah_Click()
On Error GoTo Err_cmdtmbah_Click

  Me.AllowAdditions = True
  Me.NavigationButtons = False
  DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
  isi
  no_order.SetFocus
  cmdtmbah.Enabled = False
  cmdhapus.Enabled = False
  cmdkeluar.Enabled = False
  cmdsimpan.Enabled = True
  cmdbatal.Enabled = True

Exit_cmdtmbah_Click:
  Exit Sub
Err_cmdtmbah_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdtmbah_Click
End Sub
Private Sub cmdsimpan_Click()
On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click

  Me.AllowAdditions = True
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, ,
acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
  Me.NavigationButtons = True
  no_order.SetFocus
  cmdtmbah.Enabled = True
  cmdhapus.Enabled = True
  cmdkeluar.Enabled = True
  cmdsimpan.Enabled = False
  cmdbatal.Enabled = False

Exit_cmdsimpan_Click:
  Exit Sub

Err_cmdsimpan_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdsimpan_Click

End Sub
Private Sub cmdbatal_Click()
On Error GoTo Err_cmdbatal_Click

  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False
  Me.NavigationButtons = True
  no_order.SetFocus
  cmdtmbah.Enabled = True
  cmdhapus.Enabled = True
  cmdkeluar.Enabled = True
  cmdsimpan.Enabled = False
  cmdbatal.Enabled = False

Exit_cmdbatal_Click:
  Exit Sub
Err_cmdbatal_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdbatal_Click

End Sub
Private Sub cmdhapus_Click()
On Error GoTo Err_cmdhapus_Click

  Me.AllowAdditions = True
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
  DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
  Me.AllowAdditions = False

Exit_cmdhapus_Click:
  Exit Sub

Err_cmdhapus_Click:
  MsgBox Err.Description
  Me.AllowAdditions = False
  Resume Exit_cmdhapus_Click

End Sub
Private Sub cmdkeluar_Click()
On Error GoTo Err_cmdkeluar_Click


  DoCmd.Close

Exit_cmdkeluar_Click:
  Exit Sub

Err_cmdkeluar_Click:
  MsgBox Err.Description
  Resume Exit_cmdkeluar_Click

End Sub

Private Sub Form_Load()
  Dim db As Database
  Dim rs As DAO.Recordset
  Set db = CurrentDb
  Set rs = db.OpenRecordset("TOrder")
  If rs.EOF = True Then
    Me.AllowAdditions = True
  Else
    Me.AllowAdditions = False
  End If
  kunci
End Sub

Public Sub kunci()
  no_order.Locked = True
  Tgl_Order.Locked = True
  FDetail_Order_Subform.Locked = True
End Sub

Public Sub isi()
  no_order.Locked = False
  Tgl_Order.Locked = False
  FDetail_Order_Subform.Locked = False
End Sub
Tampilan-tampilan Program
Print out Program

								
To top