travel_expense_claim-non-staff by niusheng11


									                                           TRAVEL EXPENSE CLAIM - NON-STAFF
                        Please refer to the Guidelines / Veuillez vous référer aux lignes directrices

Vendor # / # Fournisseur :

Name / Nom :

Address / Adresse :

The following expenses were incurred in connection with / Les dépenses mentionnées ci-dessous ont été encourues à l'occasion de :

Event / Évenement :

Location / Lieu :

Date / Date :                        From / De :                               To / A :

Date                                                       Particulars / Details                            Amount / Montant

                                                      Financial Coding / Codage financier
FC / EF :                                              Line / Ligne :          Fund / Fonds :
FCtr / CF :                                                                    GL / GL :
IO / OI :                                                                      CC / CC :
WBS / OTP                                                                      Amount / Montant :

FC / EF :                                              Line / Ligne :          Fund / Fonds :
FCtr / CF :                                                                    GL / GL :
IO / OI :                                                                      CC / CC :
WBS / OTP                                                                      Amount / Montant :

FC / EF :                                              Line / Ligne :          Fund / Fonds :
FCtr / CF :                                                                    GL / GL :
IO / OI :                                                                      CC / CC :
WBS / OTP                                                                      Amount / Montant :

FC / EF :                                              Line / Ligne :          Fund / Fonds :
FCtr / CF :                                                                    GL / GL :
IO / OI :                                                                      CC / CC :
WBS / OTP                                                                      Amount / Montant :
I hereby certify that the above account is correct and just in all respects and that the whole expenditure was incurred on
National Research Council of Canada business and that no part is being claimed from any other party. / Je, soussigné(e),
certifie que les sommes susmentionnées sont exactes et équitables en tout points, que ces dépenses ont été encourues au
service du Conseil national de recherches du Canada et qu'aucune portion de ce montant n'est ou ne sera réclamée de toute
autre source.

     (print and sign name / imprimer et signé)   Signature of Claimant / Signature du réclamant                 Date

Certified pursuant to Section 34 of the Financial Administration Act. / Certifié en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion
des finances publiques.

  (print and sign name / imprimer et signé) Signature   for Section 34 / Signature pour l'article 34            Date

                                                                                          Document #
Guidelines on NRC supported travel for non-staff - Hand-out for non-staff
Travel subjects                  Non staff travel framework, commentaries and direction
                                 The following document is to advise non-staff travelers of the travel framework in place at
                                 NRC. The sensitive nature of travel transactions, the public nature of NRC funds and our
Background                       governance require us to be fully transparent and accountable.
                                 This document is to be read in conjunction with the NRC Travel Directive and any
                                 questions addressed to your contact person with NRC.
                                 Travel activities (practical and economical) are undertaken to further NRC's mandate and must be
                                 directly linked to the provision of goods and services to NRC. Only directly incurred travel
                                 expenses, within the provisions of the NRC Travel Directive and supported by a proof of purchase
                                 and payment, are considered for reimbursement. NRC uses per diems for meals, incidentals and
                                 allowances for kilometers. (See below for more info on these allowances)

                                 NRC policy requires the pre-authorization of all travel. Consequently, members of committees and
                                 others invited to travel for NRC must, in writing or by e-mail, accept the Terms and Conditions
                                 outlined in this document. NRC does not reimburse employees of other federal government
Travel authorization             departments (OGD) / organizations directly. Any recovery for travel expenses by other government
                                 departments will be made by means of a financial arrangement with the OGD. Exceptions to this
                                 general policy may be considered in unusual circumstances.

                                 NRC is a self insured organization and consequently non-staff traveling for NRC are responsible for
Insurance                        their own insurance coverage. The incremental expense linked to the purchase of additional
                                 insurance is not a reimbursable travel expense.
                                 The NRC Non-Staff travel claim form is to be used and submitted as quickly as possible following
                                 completion of each official activity. This expedites and ensures that the payment is made during the
Travel claim
                                 appropriate fiscal year. Travel claims must be submitted in Canadian currency and conversion
                                 rates supported by documents.
Transportation                   NRC staff and non-staff are required to travel in an economical and practical manner.
                                 Air travel (economy rates only) is the normal means of air transportation for distances greater than
                                 300km one way. The lowest available airfare should be sought at all times while respecting your
Air / Rail travel
                                 traveling and scheduling needs. Practical and economical rail travel expenses are acceptable for
                                 As previously mentioned above, NRC only reimburses incurred costs. Consequently, air fare
                                 equivalencies for loyalty program tickets are not accepted at NRC. The pro-rating or allocating of
Air loyalty programs, the pro-
                                 costs between destinations for multi stop itineraries is at the discretion of the Head, NRC Travel
rating of itineraries and
                                 Office. The reimbursement of corporate travel passes must be based on demonstrated incurred
corporate air passes
                                 costs with the concurrence of the purchasing organization/individual and the Head, NRC Travel
                                 An allowance may be claimed for the use of a private motor vehicle but the maximum for all
Driving instead of flying        expenses, including accommodation and meals may not exceed the equivalent air economy fare
                                 plus normal ground transportation costs.
                                 NRC uses a kilometer allowance based on the distance traveled as a basis for reimbursement. The
Private motor vehicle
                                 vehicle's province of registration determines the allowance.
Car Rentals                      The rental must be both practical and economical.
                                 Local transportation to and from departure and arrival terminals, accommodations and meeting
                                 locales will normally be by bus, taxi or private motor vehicle. Please see the Treasury Board web
Ground transportation
                                 site for current applicable rates Treasury Board of Canada Secretariat (

                                 The cost of practical and economical, single occupancy accommodation in establishments
                                 conveniently located and comfortably equipped may be claimed for the required number of nights in
Accommodation                    connection with official NRC business. An allowance of $50.00 US per night may be claimed for
                                 private accommodation in the USA and $ 50.00 CAD everywhere else.

                                 NRC reimburses meals and incidentals based on meal per diem for each meal consumed
                                 while in travel status. Claimants are not reimbursed for in flight meals or provided in trains
                                 or for meals provided and paid for by third parties.
Meals and Incidentals
Meals and Incidentals
                        The daily incidental allowance is to cover such personal expenses as gratuities, dry
                        cleaning, laundry and personal needs, and may be claimed for each partial day that a
                        sleeping accommodation is used (every day you are in travel status). The incidental
                        allowance is not provided for same day trips.
                        Charges for NRC related telephone calls made during travel are reimbursable and should be
                        itemized and supported by receipts. The cost of personal calls is provided for by the daily incidental
Other travel expenses   allowance. Hospitality extended to others and conference registration fees are not refundable
                        expenses, unless previously approved by the delegated authority at NRC.

                        Only original receipts are acceptable for air, rail and bus fares, overnight commercial
                        accommodation, taxi fares in excess of $10.00, parking charges and any other items for which
                        receipts can normally be obtained. The recommended receipt for air travel is the itinerary invoice
                        provided by the carrier which contains the passenger name, itinerary, breakdown of cost, ticket
                        number and a payment indicator such as a credit card number. Conversion rates must be
                        supported by receipts.
                        Separate allowances are maintained for meals and incidental expenses for locations outside
                        Canada and continental U.S.A. Receipts are required to support claims for the reimbursement of
Foreign travel          transportation, accommodation costs and expenses for the conversion of currency including the
                        purchase of travelers' cheques. Except for the cost of flight cancellation insurance all other
                        insurance is the responsibility of the traveler.
                        Rates and allowance for business travel are normally reviewed and adjusted as follows: twice a
Updated                 year, April 1st and October 1st for meal rates and up to four times a year for the kilometric rates.

Revision                This document was last revised in October 2007 by the NRC Travel, Office
Lignes directrices du CNRC sur les déplacements autorisés - document pour les
Sujets                         Cadre sur les déplacements de non-employés : Commentaires et orientations
                               Le présent document vise à renseigner tous les non-employés au sujet du cadre sur les
                               déplacements en vigueur au CNRC. La nature délicate des transactions relatives aux
                               déplacements et la nature publique des fonds du CNRC, ainsi que notre gouvernance,
                               exigent une transparence et une responsabilité totales.
                               La lecture de ce document s'ajoute à celle de la Directive sur les voyages du CNRC et
Contexte                       votre personne-ressource au sein du CNRC répondra à vos questions.

                               Les activités (soit pratiques ou économiques) en matière de voyages sont effectuées pour
                               accomplir le mandat du CNRC et doivent être liées directement à la fourniture de produits ou de
                               services au CNRC. Le remboursement se limite aux frais de déplacement directement engagés qui
                               sont accompagnés d'une preuve d'achat et de paiement et qui sont respectueux des conditions
                               prévues par la Directive sur les voyages du CNRC. Le CNRC se sert d'indemnités quotidiennes
                               pour rembourser les repas, les frais accessoires et les frais de déplacement au taux par kilomètre.
En général                     (Vous trouverez ci-dessous de plus amples renseignements sur les indemnités.)

                               La politique du CNRC stipule qu'il faut autoriser tous les déplacements à l'avance. Par conséquent,
                               les membres de comités et les autres personnes invités à voyager au compte du CNRC doivent,
                               par écrit ou par courriel, accepter les modalités et conditions énoncées dans ce document. Le
                               CNRC ne rembourse pas les employés d'autres ministères ou organismes fédéraux. Le
                               recouvrement des frais de déplacement engagés par d'autres ministères sera assuré au moyen
Autorisation pour le           d'ententes financières conclues avec eux. Des exceptions à cette règle générale pourront être
déplacement                    admises dans le cas de circonstances exceptionnelles.
                               Le CNRC est un employeur auto-assuré et, de ce fait, les non-employés qui se déplacent pour le
                               CNRC sont responsables d'acquérir eux-mêmes une assurance. Les dépenses supplémentaires
                               liées à l'achat d'assurances supplémentaires ne constituent pas des frais de déplacement
Assurance                      remboursables.

                               Le formulaire du CNRC de demande de remboursement de frais de voyage engagés par les non-
                               employés doit être rempli et remis dans les plus brefs délais à la fin de chaque activité officielle. De
                               cette manière, on accélère le processus de remboursement et les frais sont imputés à l'exercice
Demande de remboursement       approprié. Il faut présenter les demandes de remboursement de frais de voyage en devise
de frais de voyage             canadienne et fournir des documents qui justifient les taux de conversion.
                               Tous les employés du CNRC et les non-employés sont tenus de voyager de manière économique
Transport                      et pratique.

                               Le transport aérien (uniquement en classe économique) est le moyen de déplacement habituel si
                               l'aller simple est de plus de 300 km. Dans tous les cas, vous devez choisir le tarif aérien le moins
                               élevé tout en respectant vos besoins en matière de déplacement et d'horaire. Le transport pratique
Voyage en avion ou en train    et économique par voie ferroviaire est également remboursé.

                               Comme il est indiqué ci-dessus, le CNRC ne rembourse que les frais engagés. Par conséquent, les
                               équivalences pour les tarifs aériens, c'est-à-dire les billets achetés dans le cadre d'un programme
Programme de fidélisation,     de fidélisation, ne sont pas acceptées par le CNRC. Le calcul au prorata ou la ventilation des coûts
partage au prorata des         entre les escales multiples prévues par l'itinéraire s'effectue à la discrétion du gestionnaire, Bureau
itinéraires, cartes pour les   des voyages du CNRC. Le remboursement de passes pour les voyages ministériels est fondé sur
voyages en avion pour le       la preuve de frais engagés et se fait avec l'approbation de l'organisme ou du particulier qui effectue
travail                        l'achat et du gestionnaire, Bureau des voyages du CNRC.
                               On peut réclamer une indemnité pour l'utilisation d'un véhicule particulier, mais la réclamation pour
Conduire au lieu de voyager    tous les frais, y compris le logement et les repas, ne peut pas excéder le total du tarif aérien en
en avion                       classe économique et du coût du transport routier.

                               Le CNRC se sert d'une allocation qui tient compte des kilomètres parcourus pour calculer le
Véhicule d'un particulier      remboursement. La province d'immatriculation du véhicule détermine l'allocation.
Location de véhicules          Le véhicule loué doit être à la fois pratique et économique.
                               Le transport local pour le voyage aller-retour entre l'aérogare, le logement et les lieux de réunion se
                               fera habituellement par autobus, par taxi ou dans le véhicule d'un particulier. Veuillez consulter le
                               site du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ( pour connaître les
Transport routier              tarifs actuels applicables.
                              Le coût d'une chambre occupée par une personne dans un logement pratique et économique, bien
                              situé et confortable, peut être réclamé pour le nombre de nuits liées à l'accomplissement de
                              fonctions officielles pour le CNRC. On peut réclamer une indemnité de 50 $US par nuit pour les
Logement                      logements privés aux états-Unis et de 50 $CAN pour les logements ailleurs.
                              Le CNRC rembourse les repas et les frais supplémentaires selon l'indemnité quotidienne
                              pour chaque repas consommé en situation de voyage. Les demandeurs d'indemnité ne
                              sont pas remboursés pour les repas servis sur l'avion ou dans le train, ou pour les repas
                              payés par de tierces parties.

                              L'indemnité quotidienne pour frais accessoires sert à régler les dépenses personnelles
                              comme les pourboires, le nettoyage à sec, la buanderie et les besoins personnels, et on
                              peut réclamer cette indemnité pour une partie de chaque journée d'hébergement (chaque
Repas et dépenses             journée en situation de voyage). L'indemnité pour les frais accessoires n'est pas fournie
accessoires                   lorsque l'aller et le retour se font dans la même journée.
                              Les frais pour les appels téléphoniques se rapportant aux affaires du CNRC et effectués en
                              situation de voyage sont remboursables et doivent être comptés dans une déclaration détaillée
                              appuyée par des reçus. Le coût des appels personnels est couvert par l'indemnité quotidienne pour
                              frais accessoires. L'hospitalité offerte aux autres et les frais d'inscription aux conférences ne sont
                              pas des dépenses remboursables, à moins qu'ils aient été préalablement autorisés par l'autorité
Autres frais de déplacement   déléguée du CNRC.
                              Seuls les reçus originaux sont acceptés pour les billets d'avion, de train et d'autobus,
                              l'hébergement commercial, les tarifs de taxi de plus de 10 $, les frais de stationnement et toutes
                              autres choses pour lesquelles on peut habituellement obtenir un reçu. En matière de transport
                              aérien, on suggère de présenter l'itinéraire émis par le transporteur aérien qui précise le nom du
                              passager, l'itinéraire, la ventilation détaillée des coûts, le numéro du billet et la preuve du paiement,
                              tel que le numéro de la carte de crédit. Il faut fournir des reçus qui documentent les taux de
Reçus                         conversion.

                              Des indemnités distinctes sont accordées pour les repas consommés et les frais accessoires
                              engagés à l'extérieur du Canada et des états continentaux des états-Unis. Les reçus doivent
                              accompagner la demande de remboursement pour le transport, l'hébergement et les frais de
                              conversion de devises, y compris l'achat de chèques de voyage. À l'exception du coût de
Déplacements à l'étranger     l'assurance en cas d'annulation de vol, les assurances sont la responsabilité du voyageur.
                              Les taux et les indemnités pour les voyages faits pour le CNRC sont habituellement révisés et
                              rajustés comme suit : deux fois par année, le 1er avril et le 1er octobre, pour les taux des repas et
Mise à jour                   jusqu'à quatre fois par année pour les taux de kilométrage.
Révision                      Le présent document a été révisé en octobre 2007 par le Bureau des voyages du CNRC.

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