Como Realizar Un Memorandum - PDF

Document Sample
Como Realizar Un Memorandum - PDF Powered By Docstoc
					 Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita
  de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano


En este documento se identifican los formatos más usuales para la redacción de la
comunicación escrita en la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) y sus dependencias, y
se describen sus aspectos más relevantes.

Como se verá a continuación, en el caso de las administraciones públicas la comunicación
escrita desempeña un rol documental que asegura una eventual constatación de datos
futura, pero sobre todo, cumple también una función ejecutiva y comunicativa.

La información corresponde a la tercera unidad del curso en línea sobre la Normatividad de
la comunicación escrita en la SRE. El contenido de este programa fue desarrollado por el
Embajador Edgardo Flores Rivas y su modalidad a distancia por la Subdirección de
Educación a Distancia del Instituto Matías Romero.
              Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano                 1



Correspondencia interna de la SRE
                                                                                                                        página

1    Memorándum o memorando interno                                                                                       2
2    Fax electrónico y telefónico                                                                                         4
3    Oficio                                                                                                               6
4    Papeleta de Acuerdo Administrativo                                                                                   8
5    Tarjeta Informativa de Aviso y Puntos de Conversación                                                                9
6    Comunicado y Boletín de Prensa                                                                                       10
7    Circular y Manual Administrativo                                                                                     12
8    Correo electrónico                                                                                                   13
9    Documento escaneado                                                                                                  14
10   Actas y Actos de Fe Pública                                                                                          15
11   Informe                                                                                                              16
12   Turno o Volante de Correspondencia                                                                                   17
13   Correograma                                                                                                          19
14   Acta de Entrega-Recepción                                                                                            21
15   Declaración Patrimonial                                                                                              22




Correspondencia diplomática y consular
                                                                                                                        página

16   Mensaje cifrado                                                                                                      23
17   Ayuda Memoria, ProMemoria o Aide-Memoire                                                                             24
18   Nota diplomática verbal                                                                                              25
19   Nota diplomática formal o escrita                                                                                    27
20   Nota consular verbal y formal                                                                                        30
21   Lista Diplomática                                                                                                    31
22   Canje o Intercambio de Notas                                                                                         32
23   Memorándum o Memorando de Entendimiento                                                                              37
24   Proyecto de Resolución                                                                                               42
25   Tratado y Convenio                                                                                                   45
26   Cartas Credenciales                                                                                                  46
27   Cartas de Gabinete                                                                                                   48
28   Exequátur                                                                                                            53
29   Cartas Autógrafas                                                                                                    56
30   Carnet                                                                                                               59



      Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                       Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              2


Correspondencia interna de la SRE

1 Memorándum o Memorando interno
El Memorándum de Conversación o el de Información para el Expediente, se escribe en una hoja blanca sin
sello, no lleva destinatario, y al centro superior de la hoja se rotula con la mención al tipo de memorando de que
se trata.

En el ángulo superior derecho, debe aparecer la clasificación del expediente donde consta el caso; y el lugar y
fecha de emisión se ponen al término del texto.

                         No lleva destinatario y al inicio del texto, que es propiamente la relación de lo actuado, se
                         pone la referencia que facilite la ubicación temática del asunto.

                         Al calce de la hoja van las iniciales de la persona que lo elaboró, y lo rubrica el
                         responsable del tema tratado para enviarlo al expediente respectivo como constancia de
                         lo actuado.

                     Los Memorándum o Memorando para Información Superior o para Acuerdo Superior se
                     elaboran en papel simple sin sello alguno y sustituyen al formato de memorándum
                     interno cuando se trata de elevar a la consideración de las autoridades superiores de la
                     SRE algún asunto de especial trascendencia, sea para información del alto funcionario, o
para su acuerdo respecto del curso a seguir.

Tanto el Memorándum para Información Superior como el que se elabora como Memorando para Acuerdo
Superior, llevan al centro el título respectivo como encabezado. Arriba de ese encabezado y en el ángulo
superior derecho, se escribe el nombre de la unidad emisora y la clasificación de archivo. Al inicio del menaje
propiamente dicho, conviene mencionar en una o dos líneas subrayadas, un extracto muy breve del asunto, o
mencionar los antecedentes tomados en cuenta. Por ejemplo, de cuál oficina del Servicio Exterior Mexicano
(SEM) proviene la información o la índole del caso.

En el cuerpo del mensaje, se explica en términos muy claros la situación motivo del documento, y se procura
que el texto sea lo más conciso posible sin ocupar más de una o dos cuartillas según la amplitud o complejidad
del asunto.

En el Memorando para Acuerdo Superior, se explican los antecedentes y la información disponible, y se
concluye con las propuestas sustentadas sobre posibles cursos de acción. Estas opciones facilitan al alto
funcionario una toma de decisión de fondo expedita que podrá ser alimentada en ese momento también por el
criterio y nivel de mayor información que posea su destinatario, ya que el alto
funcionario a quien va dirigido tiene a varias oficinas bajo su responsabilidad y
coordinación.

Al final y en línea por separado, se escribe el lugar y fecha de elaboración; y abajo
rubrica el funcionario que está elevando la información al conocimiento o al acuerdo
superior. Si en la redacción y análisis participaron otros funcionarios, ellos también
rubrican, pero al calce en el ángulo inferior izquierdo.

Es deseable que su destinatario, es decir, el alto funcionario a quien se elevó el
asunto, anote en el documento de su puño y letra, sus observaciones o instrucciones,
para que quede claro que se agotaron los recursos de la línea de mando, y que hay
una responsabilidad compartida respecto de la decisión tomada.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
                      Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              3




DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORÁNDUM
Número:
Referencia:
SICAR:
Asunto:




                                                                         Lugar y fecha en las que se emite el memorándum


                                                          MEMORANDUM

    Nombre del destinatario
    Cargo del destinatario
    Presente




                                                             Texto del mensaje



                                                           Fórmula de cortesía



                                                              Firma del emisor

                                                          Antefirma del emisor
                                                            Cargo del emisor

    Anexo                                                                                 Dirección física de la dependencia
    c.c.p.-                                                                       Datos de contacto (teléfonos, fax y/o correo
                                                                                                                  electrónico)

    Iniciales de quienes se responsabilizan
    del dictado o la elaboración del mensaje




              Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                               Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              4

2 Fax electrónico y telefónico
En el marco de la Imagen Institucional actualmente existe un formato de carátula de facsímil de observancia
obligatoria tanto en la SRE como en el SEM. El formato respectivo, además de contemplar un espacio para el
mensaje respectivo, debe contener como mínimo cuál es la oficina que envía el fax, su ubicación, el teléfono al
que se puede reportar si el documento fue transmitido incorrectamente, el número telefónico del fax desde el
cual se ha transmitido, de no ser electrónico, y el número de páginas transmitidas. También se espera que el
nombre del destinatario, su cargo, la dependencia, aparezcan con claridad a efectos de su turno en el lugar de
destino.

En algunos casos se acostumbra marcar si la comunicación requiere de comentarios o de respuesta urgente.
Normalmente los faxes no se firman, sino solamente se rubrican ya que el documento importante no es la
carátula sino los anexos. Obviamente, el espacio mayor del formato está dedicado al texto del mensaje que
debe ser breve e ilustrativo del tema.

El envío o la recepción de facsímiles se pueden realizar desde un aparato telefónico de fax o, para mayor
ahorro presupuestario, transmitirse de computadora a computadora, si se cuenta además con escáner.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
              Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              5




Subsecretaría de Relaciones Exteriores




Para (To):                                                       [Escriba el nombre                   del    destinatario]
                                                                 [Escriba el cargo]
                                                                 [Escriba la Institución]

Teléfono:                                                        [Escriba el número de teléfono]
Fax:                                                             [Escriba el número de fax]
De (From):                                                       [Escriba el nombre del Remitente]
                                                                 [Escriba el nombre del cargo]
Asunto (Subject):                                                [Escriba el asunto]

Fecha de envío (Sending Date):

Número de páginas incluyendo                         ésta        [Indique el número de páginas]
(Pages including this cover sheet):


Comentarios                     Urgente                 Para su                 Responder                     Favor de
(comments):                                             revisión                urgente                       comentar




      Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                       Septiembre de 2007
                Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              6

3 Oficio
El oficio o carta oficial es el instrumento dictado por autoridad competente dirigido a destinatarios determinados
para regular o dar instrucciones sobre temas específicos. Éste es el modelo más socorrido para la
comunicación escrita en el sector público, e incluso en algunas áreas de la propia SRE se utiliza para la
comunicación interna, modalidad que no es deseable. Tal práctica hace que se confundan oficios externos con
memoranda interna, dificultando su localización, mezclando formatos y logos indebidamente, y corriendo el
riesgo de hacer pública información que solamente debió manejarse al interior de la SRE.

Respecto del formato del oficio, éste lleva el sello oficial en el ángulo superior derecho y en el izquierdo, debe
aparecer el nombre de la dependencia de la SRE que emita el documento. Debajo de ese dato, el número
económico del oficio, con la determinante de oficina que envía la comunicación, más el número de expediente.
Después, de izquierda a derecha, el lugar y la fecha de emisión y, debajo de ellos sí así ha sido decretado
oficialmente, alguna leyenda conmemorativa.

Casi a la mitad del pliego, de arriba para abajo, y junto al margen izquierdo, se escribe los datos del
destinatario, con expresión de nombre, cargo y dependencia.

La idea del oficio es dirigirse a personas físicas y morales, instituciones oficiales, u organizaciones ajenas a las
dependencias de la SRE. Por ello, el texto del mensaje debe asumir cierta formalidad puesto que se presume
que el que suscribe el documento está hablando por delegación y en nombre del secretario de Relaciones
Exteriores. A causa de esto, en la parte correspondiente a la firma del emisor, es decir después de la salutación
final, debe aparecer la leyenda “P.O. [por orden]) del Secretario”, o del Subsecretario Encargado del Despacho;
dejando un espacio para la firma autógrafa (estampar facsímiles de firma en oficios provoca en el receptor la
sensación de cierto desdén del funcionario que le ha dirigido la comunicación); y a continuación se anota el
rango del emisor cualquiera que sea que tenga autorización superior para firmar correspondencia.

Es usual que la SRE se dirija también por oficio (con logo de Imagen Institucional) a las oficinas del SEM, sobre
todo cuando les envía documentos por valija ya que, por ejemplo, unos libros o materiales no pueden mandarse
como documentos escaneados anexos a un correo electrónico o a un fax.

Como dato adicional, en lenguaje internacional se denomina despacho diplomático, a toda comunicación
dirigida por nuestras oficinas en el extranjero a la SRE (o Ministerio de Relaciones Exteriores en otros países),
sea ésta en forma de oficio, de correo electrónico oficial, o por conducto de un fax.

No procede dirigirse en formato de oficio a un representante de gobierno extranjero o de un organismo
internacional, en sustitución de una nota diplomática, por rutinario que pueda parecer el asunto.

Como en toda comunicación escrita, el texto debe hacer mención al inicio del primer párrafo de los
antecedentes del caso, y a continuación tratar el asunto motivo del oficio. El último párrafo contiene las
salutaciones oficiales que suelen ser:

    •   “Atentamente” para oficinas consideradas de menor jerarquía

    •   “Muy atentamente” para aquellas de la misma categoría; o bien en forma más formal “Aprovecho la
        ocasión para reiterar a usted las seguridades de mi atenta”, o “de mi atenta y distinguida consideración”

    •   “Reitero a usted las consideraciones de mi más atenta y distinguida consideración” si se trata de una
        oficina jerárquicamente superior; o “de mi alta consideración” al dirigirse a un secretario de Estado y
        para el jefe de Estado, la fórmula de cortesía debe ser “de mi más alta consideración”.

Al calce se marca si el escrito lleva anexos, después se anota a lo ancho del calce de la página a quién va
dirigida alguna copia del escrito y, hasta el final de la hoja sobre el margen izquierdo, se incluyen las iniciales de
la persona que dictó y/o elaboró el escrito si es distinta del que firma el documento.




        Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                         Septiembre de 2007
                      Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              7




DEPENDENCIA QUE EMITE EL OFICIO
Número:
Referencia:
SICAR:
Asunto:




                                                                                 Lugar y fecha en las que se emite el oficio


    Nombre del destinatario
    Cargo del destinatario
    Presente


                                                             Texto del Mensaje




                                                           Fórmula de cortesía




                                                              Firma del emisor

                                                          Antefirma del emisor
                                                            Cargo del emisor


    Anexo                                                                                 Dirección física de la dependencia
    c.c.p.-                                                                       Datos de contacto (teléfonos, fax y/o correo
                                                                                                                  electrónico)

    Iniciales de quienes se responsabilizan
    del dictado o la elaboración del mensaje




              Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                               Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              8

4 Papeleta de Acuerdo Administrativo
Este documento es utilizado estrictamente para instruir a las oficinas del área administrativa de la SRE,
respecto de asuntos que inciden sobre el manejo del personal del SEM o la afectación de partidas
presupuestarias. Por ejemplo, las actas sobre los asuntos resueltos por la Comisión de Personal acerca de
nombramientos, ascensos, traslados, jubilaciones y otros, pasan a la Dirección General del Servicio Exterior y
de Personal. Ahí se elabora en forma individual el llamado Acuerdo, el cual una vez firmado por el secretario de
Relaciones Exteriores o el encargado del Despacho, surtirá en el área presupuestal y en el escalafón los
efectos ordenados.

La papeleta es de un tamaño equivalente a la mitad del papel tamaño carta, muestra ya impresos en el margen
superior izquierdo la leyenda “Secretaría de Relaciones Exteriores”, y un encabezado al centro de la papeleta
que reza “Acuerdo No. …”, e inmediatamente abajo aparece el lugar y la fecha de expedición.

A la mitad de la papeleta se inscribe el texto, la sustentación legal de la situación que debe surtir efecto, y la
leyenda de “Notifíquese” y “Cúmplase”, así como la antefirma y firma autógrafa del titular del Ramo o el
encargado del Despacho cuando el contenido está relacionado con asuntos de personal. Si se trata de una
adjudicación o asignación presupuestaria, entonces es el oficial mayor quien instruye y firma. El funcionario que
haya elaborado el Acuerdo para la firma superior, debe rubricar el Acuerdo al calce.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              9

5 Tarjeta Informativa de Aviso y Puntos de Conversación
Usualmente en la SRE se entiende el llamado tarjeteo como una forma muy sintética de plantear en el acuerdo
de los funcionarios con el secretario de Relaciones Exteriores, temas sustantivos sin quitar mucho tiempo al
titular del Ramo. Esto mismo se aplica a las tarjetas que el secretario entrega al presidente de la República en
sus acuerdos regulares y se procura que la redacción de las tarjetas, sea sobria, concreta y con criterios
sustentables. Para mayor formalidad se estila que las tarjetas tengan impresa la leyenda “Subsecretario de…”;
o el “Secretario de Relaciones Exteriores”, según su procedencia pero sin el escudo nacional.

Estas tarjetas también se estilan en el extranjero con un formato similar, de carácter informal, sin símbolos ni
emblemas, para apuntar los argumentos o la información a tratar en una reunión con algún particular o alguna
organización civil.

Por su parte, los Puntos de Conversación no se redactan en tarjeta sino en papel tamaño carta, y se pueden
utilizar en el extranjero, sea que hayan estado elaborados en la propia oficina del SEM o que la SRE se los
haya enviado. En todo caso pretenden dar insumo al funcionario mexicano para desarrollar puntualmente una
posición sobre un tema específico, y convencer informalmente a las otras partes de la bondad de los
argumentos mexicanos.

Los puntos anotados deben ser sólidos y con amplia información pero deben ser suficientemente concisos para
poder manejarlos en una conversación formal en la que trataremos de reforzar ciertas posturas o elementos.
Por ejemplo, los utilizamos cuando tratamos de convencer a organizaciones o individuos sobre la conveniencia
o inconveniencia de que se adopten ciertas medidas que afectarán intereses de México en ese país, o en esa
circunscripción consular, o sobre un tema multilateral de especial importancia para México.

El documento Puntos de Conversación normalmente se puede entregar a particulares u organizaciones civiles
cuya posición sobre ciertos temas nos interesa influir. Su formato es similar al de un Aide Memoire que se
entrega a una autoridad extranjera. Ambos documentos se elaboran sin las formalidades oficiales, en papel
simple, sin autoría, sin emblemas, y sin firma, solamente con lugar y fecha de emisión.

En territorio nacional, los Puntos de Conversación son una forma también de difundir la información sustantiva
que muchos no conocen sobre un tema dado, y alertar sobre modalidades que en la opinión pública estén
distorsionando el verdadero sentido de la acción en comento, por ejemplo, de un acto de gobierno.

Este documento simple no tiene la formalidad e inflexibilidad de un boletín de prensa ni de un oficio que fije
posiciones de principio, sino solamente pretende aportar un punto de vista discreto, sin crear controversia, que
de luz a ciertos aspectos que se estén ignorando en el debate público.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              10

6 Comunicado y Boletín de Prensa
Ambos documentos caen en la esfera de las llamadas relaciones públicas ya que no están dirigidos a alguna
persona o institución en lo particular, sino que son por esencia una declaratoria informativa de carácter general.

El Comunicado puede ser un boletín de prensa pero también algo más formal como un Comunicado Conjunto
entre jefes de Estado o ministros del gabinete en visita oficial. Se entiende que refleja la conjunción de
voluntades y aunque no es vinculante jurídicamente, expone una situación de interés público, o refleja por
escrito los acuerdos a los que se llega. En algunas ocasiones puede expresar ciertos propósitos para encarar
conjuntamente, entre dos o más Estados, situaciones internacionales de cierta preocupación o complejidad, o el
deseo o acuerdo en colaborar en proyectos específicos de interés o beneficio para las partes.

También se utiliza el formato de Comunicado cuando se establecen o reanudan relaciones diplomáticas, en
cuyo caso se acostumbra que la entrega a los medios de comunicación del documento se haga
simultáneamente en las dos capitales o, de así preferirlo ambas partes, se haga público en el seno de la
Organización de las Naciones Unidas o del Organismo Regional. En estos casos, el propósito es notificar a la
comunidad internacional del acuerdo alcanzado sobre el inicio o la reanudación de relaciones, en su caso del
ejercicio del derecho de legación, sobre todo cuando el tema de las fricciones o el enfriamiento ha sido de
interés de la sociedad internacional.

El Boletín de Prensa por su parte utiliza un lenguaje parecido al del Comunicado pero en singular, ya que
atiende situaciones sobre las que México desea manifestarse, hacer una propuesta, fijar una posición político-
jurídica, o sencillamente informar de un asunto de cierta trascendencia que puede ser de interés para la
comunidad.

Conforme los medios de comunicación reclaman más y mejor información sobre el quehacer público, en la
Cancillería el boletín de prensa se ha hecho más frecuente y ha dejado de ser un instrumento muy formal que
fija posiciones de fondo muy sopesadas como se hacía en el pasado, para tratar ahora más bien eventos
diplomáticos o consulares ordinarios sobre los cuales los medios se interesan.

El comunicado o boletín de prensa se elabora en papel con el logo de la imagen institucional, se numera en el
ángulo superior derecho con la leyenda “Boletín [o Comunicado] de Prensa No. …” A continuación se menciona
lugar y fecha, se rotula con una leyenda alusiva a lo que tratará el texto, y no se firma.

Cualquier área de la SRE puede determinar la necesidad de hacer pública alguna situación pero solamente la
autoridad superior puede autorizar el texto que se entregará al conducto obligatorio de difusión que es la
Dirección General de Comunicación Social de la SRE.

En las misiones y representaciones consulares, solamente el titular puede autorizar la emisión de boletines y,
cuando se trata de expresar una posición política respecto de ese Estado extranjero o cualquier otro, solamente
nuestra Embajada en ese país tiene la atribución de autorizarlo e incluso publicarlo.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
        Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              11




                                                                                         Comunicado de prensa No.

                                                         Lugar y fecha en las que se emite el comunicado



                     LEYENDA ALUSIVA A LO QUE TRATARÁ EL TEXTO



                                                       Texto




                                                --ooo0O0ooo---




                                                                        Dirección física de la dependencia
                                                   Datos de contacto (teléfonos, fax y/o correo electrónico)




Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                 Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              12

7 Circular y Manual Administrativo
La circular es una comunicación interna de la administración pública, expedida por autoridades superiores para
dar a conocer a sus inferiores, instrucciones, órdenes, avisos o la interpretación de disposiciones legales. Ésta
tiene carácter legal en derecho administrativo y es el último rango en la jerarquía jurídica de las normas, por lo
que sus instrucciones para el funcionario de la SRE o del miembro del SEM son vinculantes. En su redacción
debe cuidarse que no contradiga ni el espíritu ni la letra de la ley o en el reglamento en que se sustenta.

La circular prevé e instruye sobre situaciones prácticas imprevistas o insuficientemente tratadas en los
ordenamientos, con miras a cumplir en forma satisfactoria el encargo que la ley atribuye a un área determinada
de la SRE, como unidad rectora superior.

Normalmente cada división de la Cancillería emite sus propias circulares que van conformando un corpus de
observancia obligatoria y, cuando la colección de ellas es amplia, conviene proceder a la elaboración de un
Manual Administrativo en toda forma sobre esa materia en especial.

El Manual es el documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y
sistemática, los objetivos, las políticas, las atribuciones, las funciones y los procedimientos determinados por
objetivos institucionales.

Una vez integrado un Manual, es preferible suspender el envío de circulares y prever que toda modificación a
esa práctica o texto, se haga por sustitución de las hojas respectivas. De lo contrario, las colecciones paralelas
de circulares debilitan al manual o instructivo, y terminan por confundir a los que deben aplicar esa normativa
administrativa.

La circular lleva el formato de un oficio pero la distingue su propia numeración. A efectos de dar validez y
transparencia a la circular o al manual, la Ley Federal de Procedimiento Administrativo exige su publicación en
el Diario Oficial de la Federación. Esto es especialmente importante porque de inobservarse, no se puede
argüir que no se conocía la existencia de tal instrucción, o cuando se fijan criterios y requisitos a cumplir por los
particulares que buscarán ese servicio documental; así el usuario queda alertado de antemano sobre los
cambios en el procedimiento.

La publicación de los instructivos data de la década de los noventas en que se aprobó la ley mencionada y nos
obliga a ser más cuidadosos en la sustentación y en la redacción. Además evita la producción innecesaria de
circulares o instructivos y nos obliga a la congruencia entre un área y otra, para evitar contradicciones o
descuidos que permitan impugnaciones y amparos.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              13

8 Correo electrónico institucional
El único Correo Electrónico autorizado para la generación, transmisión y recepción de información de la SRE es
el Correo Electrónico Institucional. Éste debe ser utilizado únicamente con propósito oficial, como apoyo al
desempeño de las funciones de los funcionarios de la SRE y miembros del SEM.

El envío de una comunicación por el correo electrónico personal es aplicable exclusivamente a documentos
informales o aquellos que ya hayan pasado por los filtros y resguardos respectivos de las oficinas que utilizan
los servidores públicos.

Toda la información generada y transmitida por el Correo Electrónico Institucional debe
procurar las mejores prácticas de la SRE, ser profesional, cortés y en cumplimiento de
las políticas y leyes aplicables.

El marco normativo técnico a observar se encuentra en el Tesauro y en los
Lineamientos en materia de Correo electrónico de la SRE que invariablemente deben
consultarse para el uso oficial del correo institucional oficial y para su adecuada
clasificación y guarda científica en formato electrónico.

Conforme al Tesauro, los textos del correo electrónico deben observar el llenado de
nueve campos en el Asunto del mensaje:

1           destinatario              Determinante geográfica o de oficina de destino. Integrada por un descriptor
                                      de tres letras que identifican al destinatario.
2            remitente                El número de referencia (consecutivo o de orden económico) del mensaje,
                                      antecedido por las tres letras que identifican al remitente.
3   tema o descriptor principal       Grupo temático que identifica genéricamente el asunto del comunicado
                                      dentro de los grandes rubros de los asuntos de la SRE.
4       primer descriptor
        complementario
5      segundo descriptor             Sirven para identificar, más particularmente, el asunto que trata el mensaje.
        complementario                Pueden consistir en más de una palabra pero no más de tres.
6       tercer descriptor
        complementario
7          referencia                 Número de referencia de la comunicación que originó el asunto que se está
                                      contestando. Es antecedido de las tres letras que identifican al remitente.
8      carácter del mensaje           La prioridad del mensaje, “n” si es normal o “u” si es urgente.
9        tipo de mensaje              Señala si se le está dando seguimiento al asunto o si se le finiquita, “s” si es
                                      seguimiento y “f” si se asume que será el último comunicado relacionado.

                   Ej. /cir/imr01773/acad/convocatoria/curso en línea/comunicación escrita/*/u/s/




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              14

9 Documento escaneado
Esta modalidad es muy útil ya que ahorra a las representaciones en ciertos países los altos costos por
transmisión telefónica de facsímiles y da celeridad al envío de documentos a través del correo electrónico.

                                    Para el envío de documentos oficiales o personales anexos a un oficio había
                                    que utilizar mensajería o valija; en el primer caso, era tan caro usar ese medio
                                    como transmitirlos por facsímil. Usar el segundo conducto, es decir, el de la
                                    valija diplomática, tiene la ventaja de la seguridad y el fácil rastreo del
                                    documento, pero topa con calendarios de envío con mínimos de espera de una
                                    semana entre valija y valija, conforme al Calendario de Valijas autorizado por la
                                    SRE a cada Oficina.

                                 Con los documentos escaneados, una dependencia en México o cualquier otro
                                 destinatario, puede de inmediato iniciar el análisis del asunto y, cuando los
originales lleguen por la valija o la mensajería, proceder a la adecuada integración del expediente. Hay que
recordar que para ciertos efectos, las fotostáticas o reproducciones de escáner no surten efectos legales a
menos que sean debidamente certificadas por autoridad competente.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              15

10 Actas y Actos de Fe Pública
La fe pública es una función propia del Estado y debe entenderse como la presunción de veracidad de que
gozan ciertas declaraciones hechas por personas a quienes se atribuye esta facultad.

En las representaciones consulares, el funcionario consular o agente diplomático es el que da fe pública y
ejerce la función notarial. La primera facultad se sustenta en su calidad de funcionario público (siempre y
cuando se sujete a las facultades de su investidura); la segunda resulta del mandato de la Ley del Servicio
Exterior Mexicano, su Reglamento y el Código Civil Federal, que establecen los casos en que este funcionario
puede actuar como notario público.

El ejercicio de la función notarial compete exclusivamente al titular de la oficina consular (ya sea consulado
general o de carrera). En su ausencia, esta función corresponderá a la persona que lo sustituya legalmente. En
las misiones diplomáticas podrá actuar como notario público el titular o quien esté a cargo de la sección
consular. Dicha facultad se otorga mediante un acuerdo del jefe de la misión y una autorización escrita de la
Dirección General de Protección y Asuntos Consulares (DGPAC).

Las Actas que se elaboran en las oficinas consulares responden a legislación especial, como en el caso de lo
notarial o el Registro Civil, o a disposiciones específicas contenidas en diversos instrumentos legislativos que
atribuyen al cónsul una función certificadora y de ejercicio de fe pública de la cual está investido.

En estas Actas elaboradas en el extranjero se certifican ciertos hechos o actos
jurídicos para que surtan efectos en territorio mexicano, como si hubieran sido
expedidas o autorizadas en territorio mexicano por autoridad competente

En estricto sentido, las Actas consulares más conocidas son las contenidas en
la escritura notarial y en el consecuente testimonio que posteriormente se
expide; o las del Registro Civil, sean éstas de nacimiento, matrimonio o
defunción. Para todas ellas existen formatos especiales predeterminados, sea
por la ley respectiva o el Manual de Documentación Consular. Por lo que
ajustarse a estos modelos evita a comparecientes y beneficiarios, costosos
errores legales o pecuniarios y, al propio cónsul, sanciones por responsabilidad.

Las primeras, es decir las notariales, se hacen constar en los llamados Libros
de Protocolo y, las segundas, es decir, las actas de nacimiento, matrimonio y
defunción, se asientan en los Cuadernillos del Registro Civil. Unos y otros se
concentran en su momento a México para consulta futura por los interesados.

Especialmente delicadas en su redacción y en sus efectos, son también las Actas Testimoniales, o aquellas
otras que se levantan en coadyuvancia con el Poder Judicial, o las procuradurías de Justicia, en asuntos de
orden penal o civil. Los propios representantes de la Procuraduría General de la República, asimilados a las
embajadas o consulados de México, aunque a veces realizan junto al cónsul estas diligencias, una vez
concluidas están impedidos de certificarlas por carecer de la fe pública consular a través de la cual se les da
validez en territorio mexicano.

En el rubro del ejercicio de la fe pública consular entran también, de alguna manera ciertos actos consulares
llamados certificados aunque no se les considere que sean Actas, como el de Petición de Parte, los sanitarios,
los de análisis, los de menaje de casa, las legalizaciones de firma, el de importación de explosivos, los
despachos de buques mercantes, y otros.

De hecho, el concepto engloba incluso a los actos consulares que la Convención de Viena sobre Relaciones
Consulares señala como Registro de Nacionales, y que México lo instrumenta a través del certificado de
matrícula consular, la cartilla del Servicio Militar, y el propio pasaporte que certifica que su portador ostenta la
nacionalidad mexicana. En estos documentos hay un ejercicio de la fe pública para que puedan surtir efectos en
México y en el extranjero, conforme a las facultades del cónsul reconocidas en el derecho interno mexicano y
en el derecho internacional público.

       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              16

11 Informes
En el SEM existe una gran diversidad de informes y cada uno de ellos responde a un formato específico,
determinado por el área de la SRE que lo solicita.

Por ejemplo, para las Direcciones Generales regionales el Informe Político debe contener los apartados
relacionados con Política Interna, Política Externa, Asuntos Económicos y Sociales, y Relación Bilateral; la
Dirección General de Asuntos Culturales (DGAC) exigirá más bien datos sobre la actividad cultural de la misión
y del agregado cultural durante el mes que se informe.

                                 La Dirección General de Protección y Asuntos Consulares (DGPAC) espera un
                                 detallado informe caso por caso, a través del sistema computarizado, respecto del
                                 avance de los casos de Protección y las gestiones hechas por el departamento
                                 respectivo del consulado. Las oficinas consulares son las más prolífico en informes,
                                 ya que cada área de un Consulado (Administrativa y Contable, Protección,
                                 Documentación a mexicanos, Documentación a extranjeros, Fe pública y Registro
                                 Civil, Archivo y Correspondencia, así como Comunidades Mexicanas en el
                                 Exterior),   tienen la obligación de enviar mensual, trimestral, semestral o
                                 anualmente informes sobre sus actividades.

                            De especial trascendencia son los informes contables ya que el procedimiento para
                            hacerlos transparentes requiere de conocimientos y capacitación técnica
específica, ya que la mayoría de los miembros del SEM no son contadores. Afortunadamente éste es uno de los
informes más tecnificados, hasta fecha reciente a través del sistema de contabilidad electrónico, CONTAB, y
ahora con el Sistema para la Gestión Programático-Presupuestaria (SIGEPP).

Es conveniente que la oficina cuente con un cuadro de seguimiento de informes, donde queden especificados
todos los informes para que mes a mes el titular o su jefe de Cancillería se asegure del puntual cumplimiento de
esta obligación sustantiva de informar a México sobre el quehacer de la dependencia en el exterior. Esto es de
especial trascendencia ya que un mal manejo contable de una oficina consular o diplomática puede implicar
responsabilidad penal.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              17

12 Turno o Volante de Correspondencia
Los Turnos de Correspondencia se utilizan con el fin de asegurar que la autoridad cumple eficazmente y brinda
seguimiento puntual del derecho de petición del ciudadano y en aras de la eficiencia de la oficina pública. La
correspondencia que llega a una oficina pasa por el Control de Gestión, antes llamado Registro de
Correspondencia.

La SRE ahora tiene un formato único de Control de Gestión como parte del esquema de Imagen Institucional y
éste formato queda instalado en la computadora del departamento de Archivo en México o en el extranjero.

En el formato se asigna a la pieza de correspondencia la fecha de recepción, la procedencia y el tema que trata
la pieza documental, así como un número de registro. El que se hace cargo de ella firma de Recibido,
asumiendo responsabilidad sobre el adecuado manejo y conclusión del asunto.

En el pasado existía la llamada Oficialía de Partes que era la única responsable de la recepción de toda la
correspondencia de la SRE. Ahora, corresponde al departamento de Archivo de cada unidad administrativa
recibir y turnar las piezas de correspondencia a sus respectivos funcionarios y empleados.

Por su parte, la Dirección de Telecomunicaciones, dependiente de la Dirección General de Comunicaciones e
Informática (DGCI), hace el turno para su atención a las diversas unidades de la SRE de los correos
electrónicos recibidos diariamente.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              18

   SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES                                                   DEPENDENCIA QUE RECIBE
                            DEPENDENCIA QUE                                               Fecha: XX-XX-XXX 00:00
                                  RECIBE                                                               a.m. / p.m.
                           Turnos de documentos
Nombre del destinatario
Cargo del destinatario
Presente.

Turno:                              Requiere respuesta                           Fecha de turno: XX-XX-XXXX
                                                                                 Conteste antes del: XX-XX-XXXX
         Promotor:                                                         Expediente:
         Firmante:                                                         Documento:

         Tema


Dirigido a:




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              19

13 Correograma
Este formato, usualmente de tamaño media carta ya impreso, es un documento que nos evita dictar o elaborar
un oficio estrictamente para turnar un escrito a otra área de la SRE. De hecho este documento ha quedado
superado por la transmisión informal que algunos hacen por los correos personales de servidor oficial para
ganar tiempo. Sin embargo, cuando se desea que quede una constancia muy formal del envío, el texto de
correograma se hace en el propio papel de oficio con imagen institucional.

En el extranjero también se utiliza para el envío de ciertas piezas de correspondencia a la SRE o para que ésta
las haga llegar a otra dependencia o institución. El correograma es aplicable cuando lo enviado no requiere de
mayor comentario sobre el contenido o asunto, o si se trata de una pieza confidencial o personal en sobre
cerrado o lacrado.

Es un formato que no requiere de formulismos en la redacción, por lo que solamente se le anota el destinatario,
y se anuncia con redacción tipo telegrama, para ahorro de tiempo, lo que se está adjuntando. Se rubrica -no se
firma- pero sí se ponen las iniciales de quien lo elaboró para referencia.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
                      Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              20




DEPENDENCIA QUE EMITE EL CORREOGRAMA

CORREOGRAMA
Número:
Referencia:
SICAR:

Asunto:


                                                                          LUGAR Y FECHA EN LAS QUE SE EMITE EL
                                                                           CORREOGRAMA

    NOMBRE DEL DESTINATARIO
    DEPENDENCIA DEL DESTINATARIO
    PRESENTE




                                                         TEXTO DEL MENSAJE



    D E S P Á C H E S E:


    Rúbrica del emisor

    ANTEFIRMA DEL EMISOR
    CARGO DEL EMISOR


    Anexo
    c.c.p.-


    Iniciales de quienes se responsabilizan
    del dictado o la elaboración del mensaje

                                             Dirección física de la dependencia
                                   Datos de contacto (teléfonos, fax y/o correo electrónico)




              Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                               Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              21

14 Actas de Entrega-Recepción
Por la trascendencia que tienen estas actas, y aunque no son formatos de la SRE, sino de la Secretaría de la
Función Pública (SFP), conviene hacer mención a ellas.

Los titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y los servidores públicos
hasta el nivel de director general en el sector centralizado, gerente o sus equivalentes en el sector paraestatal,
deben rendir al separarse de su empleo, cargo o comisión, un informe de los asuntos a su cargo y del estado
que guardan, así como realizar la entrega-recepción de los recursos financieros, humanos y materiales que
tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales, y de la documentación y archivos ordenados y
clasificados, a quienes los sustituyan en sus funciones.

                          Corresponde a los titulares de las dependencias y entidades de la Administración
                          Pública Federal, determinar en sus respectivas áreas de competencia, los servidores
                          públicos de nivel inferior a los señalados anteriormente, que por la naturaleza e
                          importancia de las funciones públicas que realizan o por administrar o manejar fondos,
                          bienes y valores públicos, quedan sujetos a estas disposiciones.

                          Las Actas de Entrega-Recepción son comunes a toda la Administración Pública Federal
                          y al requisitarlas hay que tomar en cuenta que ciertos rubros de ellas no son aplicables a
                          las funciones y actividades del SEM.

La entrega-recepción de los recursos se efectúa mediante acta administrativa que contiene, entre otros
elementos, lo siguiente: el marco jurídico de actuación; situación programática, presupuestaria y financiera;
situación de los recursos materiales, estudios y/o proyectos, obra pública en proceso; situación de los recursos
humanos, precisando, en su caso, la de los servidores públicos sujetos a la Ley del Servicio Profesional de
Carrera en la Administración Pública Federal o a otros Servicios de Carrera establecidos legalmente; el informe
de los asuntos a su cargo y del estado que guardan; la situación de las observaciones de auditoría en proceso
de atención; y un informe sobre el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Las actas pueden ser modificadas por la
autoridad que ejerce la contraloría sin previo aviso, por lo que conviene asegurarse en su momento de los
formatos vigentes.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
                Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              22

15 Declaración Patrimonial
La Declaración Patrimonial es la información que están obligados a presentar los servidores públicos respecto
de la situación de su patrimonio, a través del sistema declaraNET Plus que tiene en operación la SFP, para dar
cumplimiento a lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos.

Al igual que las Actas de Entrega-Recepción, se trata de formatos comunes
a toda la Administración Pública Federal que se llenan y presentan a la
SFP. Existen tres tipos de declaración de situación patrimonial:

    •   Declaración inicial: Cuando se ingresa al servicio público por
        primera vez, se reingresa como servidor público después de 60
        días naturales de la conclusión del último encargo, cuando se
        cambia de dependencia o entidad.

    •   Declaración de conclusión: Cuando se concluye un encargo público.

    •   Declaración de Modificación Patrimonial: Cuando se informa sobre la modificación patrimonial durante
        el mes de mayo de cada año, aún habiendo presentado declaración inicial entre enero y abril.

El cumplimiento cuidadoso de esta obligación es de gran trascendencia para el servidor público a fin de evitarse
responsabilidades e incluso la suspensión. Esta obligación legal es independiente de que invariablemente en el
mes de mayo de cada año, deba notificarse, bajo pena de sanción de no hacerlo, respecto a si hubo, o no
hubo, alguna modificación al acervo patrimonial del funcionario o empleado durante el año transcurrido.




        Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                         Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              23


Correspondencia diplomática y consular

La correspondencia diplomática y consular es la comunicación oficial enviada o recibida por las misiones y
oficinas consulares y es relativa a sus funciones.


16 Mensaje cifrado
La clave o sistema de cifrado de la correspondencia diplomática y consular es característico de los servicios
exteriores y su uso está consignado y protegido por el artículo 27 de la Convención de Viena sobre Relaciones
Diplomáticas y el artículo 35 de la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares. Estos artículos obligan al
Estado receptor a permitir y proteger la libre comunicación de la misión y la oficina consular para todos los fines
oficiales, haciendo mención de los mensajes en clave o en cifra como parte de las comunicaciones normales de
la representación con el gobierno, con las misiones diplomáticas y con los demás consulados del Estado que
envía, dondequiera que se encuentren.

                                               Es competencia exclusiva del titular de la misión u oficina consular, o
                                               del encargado ad interim, determinar si un asunto por su complejidad
                                               política, o su confidencialidad, deba transmitirse a México por el
                                               sistema de clave. Solamente los miembros del SEM deben tener
                                               acceso a las claves y a las actividades de cifrado y descifrado de un
                                               mensaje de entrada o de salida.

                                          La guarda de los instrumentos de cifra, diccionarios o discos
                                          electrónicos, debe ser de especial preocupación para el titular de la
Misión y su jefe de Cancillería. Para no incurrir en responsabilidad, también debe tenerse cuidado con la guarda
de aquellos expedientes confidenciales o reservados que traten asuntos diplomáticos muy delicados o
sensibles, o los consulares que contengan datos personales de los usuarios de los servicios.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              24

17 Ayuda Memoria, Pro-Memoria o Aide-Memoire
La Ayuda Memoria, Pro-Memoria o Aide-Memoire es un escrito informal muy sintético, sin signos externos de
autoridad, que hace un extracto del asunto a plantear, por ejemplo por el embajador, a una Cancillería
extranjera, o por un enviado no mexicano a la SRE. El documento se entrega al final de la conversación para
recordar al interlocutor lo tratado con amplitud en la conversación.

Se utiliza igualmente para reflejar argumentos provisionales sin comprometernos y sin prejuiciar futuros efectos
de una negociación, reflejando un punto de vista de partida y no definitivo en el proceso. Si el Estado al que se
le está planteando una posición no está de acuerdo con ella, no se hace necesario que explique el desacuerdo
como lo haría si el tema se hubiera planteado por un medio más formal como son las notas diplomáticas. Más
adelante revisaremos las particularidades de estas últimas.

También es usual que algunas cancillerías pidan que el currículum vitae de un embajador propuesto se
entregue a través de un Aide-Memoire. De esta manera, si el gobierno al que se le solicita el beneplácito no
considera al candidato como el idóneo, no queda rastro de la negativa. De otra forma habría que contestar una
nota verbal o formal y, conforme al Derecho Internacional, el Estado receptor no tiene por qué dar explicaciones
en caso de negativa.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              25

18 Nota diplomática verbal
Las notas diplomáticas son comunicaciones escritas que intercambian las embajadas con la Secretaría o
Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado receptor. En estos escritos se tratan todas las cuestiones
relacionadas con la gestión oficial de la misión diplomática. Una nota diplomática puede formularse de dos
maneras: como nota verbal o como nota formal.

La nota diplomática verbal es el tipo de nota que se usa con mayor frecuencia; en ella se abordan cuestiones
de trámite común y de menor importancia y se redacta en tercera persona, siendo dirigida por la misión a la
Cancillería, o viceversa.

La nota verbal trata asuntos de cierta rutina diplomática entre la Embajada y la Cancillería extranjera, que no
entrañan para ese Ministerio una situación política de envergadura, una atención prioritaria, o la toma de
decisión al más alto nivel. Sin embargo, no hay que descartar que en algunas ocasiones, por estrategia
diplomática, se opte inicialmente por este conducto aunque el asunto sea de trascendencia para nuestro país.

Obviamente puede suceder que para nosotros sea una cuestión muy sustantiva aunque no lo sea para el otro
gobierno, entonces nos corresponde decidir si el asunto se tratará por nota verbal, por nota formal o se preferirá
pedir una audiencia para tratar personalmente el asunto y posteriormente dejar asentado ya por nota el acuerdo
al que haya llegado. Hay que recordar que en diplomacia es tradicional NO poner por escrito desacuerdos, sino
esperar a llegar a conclusiones debidamente acordadas entre as partes, para proceder a redactar una nota.

Toda nota diplomática se elabora en papel tamaño oficio, que lleve el escudo nacional resaltado, también
llamado de sello de agua, sea al centro superior o en el ángulo superior izquierdo.

La nota verbal lleva un formato de redacción diferenciado del de la nota escrita o formal, y lleva el número
económico o de orden en cualquiera de los dos márgenes. Después inicia a la mitad de la página, el texto en
tercera persona con la introducción tradicional de cortesía: “La Embajada de México [o la Secretaría de
Relaciones Exteriores, Dirección General de…] saluda muy atentamente a la Embajada de…y tiene la honra de
referirse a…”; es decir ubicando el tema, por ejemplo haciendo mención a otra nota de referencia, a una
conversación, o a un suceso.

A continuación, en un segundo párrafo, se explica la posición o el mensaje que desea la Cancillería o la
Embajada transmitir sobre el tema sustantivo de la comunicación,

En un tercer párrafo se concluye con la despedida: “La Secretaría de Relaciones Exteriores [o La Embajada de
México] se vale de la ocasión para reiterar al Honorable Ministerio de Relaciones Exteriores de la República
de…las seguridades de su alta y distinguida consideración”.

Al calce, en el ángulo inferior izquierdo, se rotula con el nombre de la institución destinataria, especificando
debajo de “Al Honorable Ministerio de Relaciones Exteriores”, la oficina subalterna que conocerá y responderá a
la comunicación, y en una tercera línea la ciudad de emisión.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
              Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              26




No. 000000
Exp.:


         La Embajada de México saluda muy atentamente al Ministerio de Asuntos Exteriores del
Reino de Arabia Saudita, y tiene el honor de referirse a los esfuerzos que están haciéndose para
revitalizar la relación bilateral, dada la ausencia de acuerdos y convenios entre los dos países. Por
tanto, se propone incrementar los contactos entre estudiantes e instituciones académicas de ambos
países.

        En ese espíritu, la Secretaría de Relaciones Exteriores de México, a través de esta Embajada,
desea ofrecer a las instituciones gubernamentales, las universidades y a los investigadores y posibles
estudiantes sauditas de postgrado, la posibilidad de cursar estos estudios o investigaciones
académicas (maestrías, doctorados y especializaciones); intercambiar profesores visitantes, expertos;
realizar estancias post-doctorales o estancias profesionales; y/o estudiar el idioma español y la
cultura mexicana en instituciones públicas mexicanas, e incluso en algunas de las universidades
privadas de mayor prestigio en México.

       Las becas que está ofreciendo el Gobierno de México solamente excluyen estudios de
odontología, cirugía plástica, mercadotecnia, contaduría, publicidad y administración de empresas. En
el área de la medicina existen algunas restricciones que tendrían que ser consultadas con la
Embajada por la institución o los estudiantes sauditas interesados.

                                                                                                                   …




Al Hon. Ministerio de Asuntos Exteriores
Dirección General de Asuntos Culturales y Consulares
Riad, Arabia Saudita




      Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                       Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              27

19 Nota diplomática formal o escrita
La nota diplomática formal o escrita es la menos frecuente. En ella se tratan cuestiones de mayor importancia o
seriedad, está escrita en primera persona y la dirige el jefe de misión al Secretario de Relaciones Exteriores o
viceversa.

El formato y propósitos de una nota formal difieren en la forma y, a veces, en el fondo de la nota verbal. En la
formal estamos dando una importancia política más marcada al asunto tratado y, por lo tanto, su formato es
más personalizado.

La nota escrita se asemeja más a una carta personal pero con un texto muy estudiado y elaborado por las
consecuencias políticas que nuestro planteamiento puede llegar a tener. Naturalmente el papel lleva el sello de
la Nación, o éste en las modalidades de la Imagen Institucional, y, al inicio del documento en su ángulo superior
derecho, se numera. Se anota a la mitad de la hoja de izquierda a derecha, y antes del mensaje, el lugar y la
fecha de emisión, a diferencia de la nota verbal en la que estos datos de ciudad y fecha van al final del
mensaje.

La comunicación se dirige a un alto funcionario de Cancillería a efectos de resaltar la prioridad que el gobierno
de México asigna al asunto tratado en el escrito. El mensaje se introduce con la fórmula “Señor Ministro” (o
“Señor Embajador”, “Señor Secretario”, “Señor Subsecretario” o Señor Secretario General). En la siguiente línea
el mensaje alude a la referencia documental o conversación y procede a dar los pormenores del asunto a tratar
de la forma más convincente y respetuosa. Es usual en el texto repetir la fórmula, por ejemplo, como “Vuestra
Excelencia conoce” o “…como Vuestra Excelencia estará de acuerdo”, etc.

Al calce, de izquierda a derecha, se menciona el destinatario, utilizando su titulo o rango. Por ejemplo, “Al
Excelentísimo Señor…”, luego en la siguiente línea “Presidente de la República de…” (“Ministro de Asuntos
Exteriores” o “Embajador del Reino de…”, y en la tercera línea la ciudad donde se emite.

El adecuado tratamiento a la personalidad a quien se dirige adquiere especial importancia en la
correspondencia diplomática; así puede ser que el destinatario sea también un encargado de Negocios de una
embajada (“A Su Señoría”), un nuncio apostólico (“A su Excelencia Reverendísima”) o un cardenal (“A su
Eminencia Reverendísima”) o un dignatario nacional local (“Al Honorable señor Alcalde…”).

También es muy importante que no haya errores en el nombre del país, por lo que se aconseja consultar este
dato invariablemente en la Lista Diplomática que imprime regularmente el Estado territorial, para que el nombre
oficial del país vaya completo e incluso, cuando así lo exijan las autoridades diplomáticas de ese país, en el
idioma de ellos (“Excmo. Señor don….., Embajador de la Côte d’Ivoire”). Más adelante revisaremos las
particularidades de la Lista Diplomática que se elabora en México.

A veces un asunto diplomático se inicia con una conversación a cuyo término se deja una Ayuda Memoria.
Conforme el asunto gana complejidad o asume mayor importancia política, puede ser que su totalidad, o
algunos de sus elementos, deban constar o tratarse por nota verbal. Sin embargo, cuando el matiz o el fondo
muestran ya una importancia especial para el embajador o su gobierno, entonces se opta por la formalidad de
una nota firmada dirigida a la autoridad competente, normalmente de alto nivel en la Cancillería con la que
estemos tratando.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
                Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano                28

                                                                                           DIRECCION GENERAL DE
                                                                                     ORGANISMOS INTERNACIONALES

                                                                                                                     VIII/410:340/106


                                                                                  Tlatelolco D.F., a 22 de agosto de 1977.

47/77

                  Señor Secretario General:


                                     Me complazco en comunicar a Vuestra Excelencia que la Delegación del

                  Gobierno de México a la Conferencia de las Naciones Unidas sobre la Desertificación,
                  que se celebrará en Nairobi, Kenia, del 29 de agosto al 9 de septiembre de 1977,
                  estará
                  integrada en la forma siguiente:


                           Jefe de la Delegación:       Ing. Cuauhtémoc Cárdenas Solórzano,
                                                Subsecretario Forestal y de la Fauna de la Secretaría de
                                                Agricultura y Recursos Hidráulicos.


                           Representantes:                      Lic. Enrique Galván,
                                                         Director de Desarrollo Socioeconómico de la Comisión
                                                         Nacional de Zonas Aridas.


                                                         Ing. Marco Buenrostro,
                                                         Director General de Protección y Repoblación Forestal
                                                         de la Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos.


                                                         Ing. Silvino Aguilar Anguiano,
                                                         Director General de Geografía de Meteorología, Secre
                                                        taría de Agricultura y Recursos Hidráulicos.


                                                         Dra. Consuelo Sáenz de Miera,
                                                         Subdirector General Adjunto de Organismos
                                                         Internacionales de la Secretaría de Relaciones Exteriores.



                  Al Secretario General de la Conferencia
                  de las Naciones Unidas sobre Desertifición.




        Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                         Septiembre de 2007
        Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              29

                                                                                   DIRECCION GENERAL DE
                                                                             ORGANISMOS INTERNACIONALES


                                                                              VIII/410:340/106


                                                         -3-

          Asesores:                                        Arq. Elías Gómez Arcarate,
                                                           Jefe del Departamento de Planeación del Territorio
                                                           Nacional,
                                                           Dirección General de Planeación,
                                                           Secretaría de Asentamientos Humanos y Obras
                                                           Públicas.


                                                           Ing. Víctor Blanco Icazbalceta,
                                                           Universidad Agraria “Antonio Enrro” del Estado de
                                                           Coahuila.


                                                           Dr. Manuel Valdez Castillo,
                                                           Oficial del Subsecretario de Organización y
                                                           Desarrollo Agrario,
                                                           Secretaría de la Reforma Agraria.


                                                           Dr. Ramón Claverán Alonso,
                                                           Jefe del Departamento de Forrajes,
                                                           Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos.


                                       Aprovecho la oportunidad para reiterar las seguridades de mi
                                       muy alta y distinguida consideración.



                                       EL SECRETARIO DE RELACIONES EXTERIORES,


                                                            Lic. Santiago Noel.




                   RCF: CSDM:mpv/mo.




Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                 Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              30

20 Notas consulares verbales y formales
Las notas verbales o las formales procedentes de una oficina consular no son esencialmente diferentes en su
redacción de las diplomáticas, salvo que se cambia “La Embajada de México” por “El Consulado [General si
acaso lo es] de México saluda muy atentamente al Cuerpo Consular acreditado en el Estado de…” o “…saluda
muy atentamente a la Oficina del Gobernador del Estado de…y tiene la honra de…”. Igualmente se hacen las
respectivas sustituciones en el resto del texto de la nota verbal.

En la nota formal se procede a cambios tales como los del rango del funcionario a quien se dirige la nota:
“Señor Gobernador”, y al rotular al calce “Al Honorable señor…, Gobernador Constitucional del Estado de…”;
“Al Honorable Cuerpo Consular en el Estado de…”.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              31

21 Lista Diplomática
La impresión y actualización permanente de la Lista Diplomática es
responsabilidad, en nuestro caso, de la Dirección General de Protocolo,
y es de hecho el directorio de representaciones extranjeras acreditadas
en México.

En este documento aparecen el nombre del embajador o del encargado
de Negocios, el nombre oficial del Estado que representa, la fecha de su
fiesta nacional, la fecha de llegada del emisario, la fecha de
presentación de sus credenciales al jefe del Estado, y el orden de
precedencia que guarda el enviado extranjero, o representante de
organismo internacional, en el Cuerpo Diplomático acreditado ante el
gobierno de México.

La precedencia es la preferencia que se da a los agentes diplomáticos
para efectos de protocolo, según su rango y antigüedad en el cargo. El orden de precedencia es el
ordenamiento protocolar que establece la preeminencia o primacía de los jefes de las distintas misiones
diplomáticas dentro de sus respectivas categorías, de acuerdo a la fecha y hora de su acreditación. El orden de
precedencia en México se toma en cuenta a partir de la fecha y hora de llegada de cada nuevo Embajador al
Distrito Federal. En el caso de que varios embajadores viajen en el mismo avión, se tomará en cuenta la fecha
del otorgamiento del beneplácito correspondiente.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              32

22 Canje o Intercambio de Notas
El Canje de notas es una forma de concluir un tratado que consiste en intercambiarse entre dos Estados dos
notas cuyo contenido se declara por ambos que se quiere constituya un acuerdo internacional.

En algunos temas bilaterales de carácter administrativo se ha visto la flexibilidad de un intercambio de notas
como una forma de Acuerdo simplificado para regular una cierta materia que beneficie el intercambio entre dos
Estados nacionales. A veces también el Canje expande algún tema sustantivo de una relación bilateral, y lo
plasma en ese acuerdo informal, sea con carácter permanente o de corta duración mientras se negocia un
acuerdo más formal y amplio.

                                            El Canje tiene la ventaja de un acuerdo administrativo más amplio pero es
                                            menos formal en su posterior denuncia, no entra necesariamente en la
                                            terminología más elaborada de un tratado, y por comprometer solamente
                                            a un área del gobierno, hace innecesario seguir el procedimiento
                                            constitucional de la ratificación por el Senado de la República.

                                 El intercambio de notas es normalmente una mecánica de acuerdo que
                                 practican las cancillerías, por ejemplo para exentar de visa oficial o
                                 diplomática a funcionarios de uno y otro país. Para los acuerdos
                                 sectoriales a los que llegue el resto del gobierno con sus homólogos
                                 extranjeros, más bien procede que se plasmen en un formato de
Memorándum de Entendimiento. Más adelante revisaremos las particularidades de este último.

En el marco de complejas negociaciones multilaterales, por ejemplo, se ha visto conveniente apresurar ciertos
efectos benéficos para que estos surtan efectos a nivel bilateral, por medio de un Canje. Esa convergencia de
posiciones resuelve ciertos aspectos bilaterales y se aclara que tal acuerdo no prejuicia el resultado de la
negociación multilateral. De esa manera México ha visto la conveniencia de que los efectos benéficos empiecen
a surtir efectos limitados mucho antes de que ciertas negociaciones multilaterales normalmente muy dilatadas
lleguen a feliz término.

Normalmente en el canje se utiliza el formato de la nota formal proponiendo en forma detallada los puntos de
acuerdo y el otro gobierno contesta expresando su acuerdo y reproduciendo en detalle los términos propuestos
en la nota inicial, y se concluye haciendo la declaración de que ese intercambio o canje constituye un acuerdo
entre las partes.

Es importante recordar que todo compromiso formal o informal con gobiernos o instituciones extranjeras, en
nuestro caso, compete negociarlo o autorizarlo exclusivamente a la SRE, por lo que no corresponde iniciarlo
motu proprio a nuestros representantes en el extranjero.

Cualquier negociación de instrumentos bilaterales o multilaterales que comprometan a la Nación, o al gobierno
de México, independientemente de la dependencia que los negocie, invariablemente se debe contar con la
anuencia de la y revisión del instrumento por parte de la SRE, y su negociación debe apegarse a los términos
de la Ley sobre la Celebración de Tratados.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
              Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              33

                                                                                      México, D.F., a 7 de abril de 2006.


       Señor Mnistro:


                         Hago referencia al Acuerdo entre el Gobierno de los Estados

Unidos Mexicanos y el Gobierno de la República de El Salvador para la Supresión

de Visas en Pasaportes Diplómaticos, formalizado a través de intercambio de

Notas, fechadas en la Ciudad de México el 21 de mayo de 1997.


                En este sentido y con el ánimo de fortalecer las relaciones de

amistad existentes entre las Estados Unidos Mexicanos y la República de El Salvador, tengo el
agrado de proponer a Vuestra Excelencia, en nombre de mi Gobierno, que el Acuerdo de 1997
también se aplique a los pasaportes oficiales de los nacionales mexicanos y salvadoreños, en los
términos siguientes:


                1. Los titulares de pasaportes oficiales, expedidos por el Gobierno de los Estados
                     Unidos Mexicanos, podrán ingresar y permanecer en territorio de la República de El
                     Salvador, hasta por un periodo de noventa (90) días, contados a partir de la fecha
                     de internación, sin requerir en forma previa de una visa.


                                                                                              …




       Excelentisimo señor.
       Francisco E. Lainez Rivas,
       Ministro de Relaciones Exteriores
       de la República de El Salvador.




                                                                                                                              2.

      Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                       Septiembre de 2007
         Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              34




2. Igualmente, los titulares de pasaportes oficiales expedidos por el
  Gobierno de la República de El Salvador, a que se refieren los Artículos 9 y 9-B de la “Ley de
  Expedición y Revalidación de Pasaportes y Autorizaciones de Entrada a la República de El
  Salvador”, podrán ingresar y permanecer en territorio de los Estados Unidos Mexicanos, hasta
  por un periodo de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de internación, sin requerir
  en forma previa de una visa.


           Si la anterior propuesta es aceptable para el Gobierno de la República de El Salvador,
  esta Nota y la de respuesta manifestando su conformidad, constituiran un Acuerdo entre los
  dos Gobiernos que entrará en vigor treinta (30) días después de la fecha de la Nota de
  respuesta de Vuestra Excelencia.


  Aprovecho la oportunidad para reiterar a Vuestra Excelencia el testimonio de mi más
  alta y distinguida consideración.




                                      Luis Ernesto Derbez Bautista
                                    Secretario de Relaciones Exteriores
                                    de los Estados Unidos Mexicanos.




 Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                  Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              35




Ministerio de Relaciones Exteriores
República de El Salvador C.A.

                                                                                           México, D.F., 7 de abril de 2006.
Señor Secretario:

       Tengo el agrado de dirigirme a Vuestra Excelencia en relación con su atenta Nota fechada el
día de hoy, cuyo texto es el siguiente:

“Señor Mnistro:Hago referencia al Acuerdo entre el Gobierno de los Estados
Unidos Mexicanos y el Gobierno de la República de El Salvador para la
Supresión de Visas en Pasaportes Diplómaticos, formalizado a través de
intercambio de Notas, fechadas en la Ciudad de México el 21 de mayo de 1997.

En este sentido y con el ánimo de fortalecer las relaciones de amistad existentes entre las Estados
Unidos Mexicanos y la República de El Salvador, tengo el agrado de proponer a Vuestra Excelencia,
en nombre de mi Gobierno, que el Acuerdo de 1997 también se aplique a los pasaportes oficiales de
los nacionales mexicanos y salvadoreños, en los términos siguientes:


   1. Los titulares de pasaportes oficiales, expedidos por el Gobierno de los Estados Unidos
       Mexicanos, podrán ingresar y permanecer en territorio de la República de El Salvador, hasta
       por un periodo de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de internación, sin requerir
       en forma previa de una visa.
   2. Igualmente, los titulares de pasaportes oficiales expedidos por el Gobierno de la República de
       El Salvador, a que se refieren los Artículos 9 y 9-B de la “Ley de Expedición y Revalidación de
       Pasaportes y Autorizaciones de Entrada a la República de El Salvador”, podrán ingresar y
       permanecer en territorio de los Estados Unidos Mexicanos, hasta por un periodo de noventa
       (90) días, contados a partir de la fecha de internación, sin requerir en forma previa de una
       visa.


Luis Ernesto Derbez Bautista
Secretario de Relaciones Exteriores
de los Estados Unidos Mexicanos




      Instituto Matías Romero                                                          Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
              Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              36




Ministerio de Relaciones Exteriores
República de El Salvador C.A.




  Si la anterior propuesta es aceptable para el Gobierno de la República de El Salvador, esta Nota y
  la de respuesta manifestando su conformidad, constituirán un Acuerdo entre los dos Gobiernos
  que entrará en vigor treinta (30) días después de la fecha de la Nota de respuesta de Vuestra
  Excelencia”.




                      Al respecto, tengo a bien confirmar, en nombre del Gobierno de la República de El
       Salvador, el contenido de la Nota antes indicada, y acordar que la Nota de Vuestra Excelencia
       y la presente constituyen un Acuerdo entre ambos Gobiernos que entrará en vigor treinta (30)
       días después de la fecha de la presente comunicación.




                Aprovecho la oportunidad para renovar a Vuestra Excelencia las seguridades mi más
       alta y distinguida consideración.




                                               Francisco Estebán Lainez Rivas
                                               Ministro de Relaciones Exteriores.




      Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                       Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              37

23 Memorándum o Memorando de Entendimiento
Estos memorandos también llamados Acuerdo Ejecutivo, Acuerdo Administrativo o Institucional, son más
formales que un Canje de Notas y constan solamente de un instrumento a diferencia del canje que consta de
dos documentos confirmando un mismo texto.

Su negociación y suscripción se circunscribe a un orden temático y son de interés solamente para un área o
sector de gobierno, sin comprometer, como un tratado o convenio, a la Nación en su conjunto.

En su redacción se sigue el formato de un tratado sencillo, tienen un proemio y una parte resolutiva con
artículos numerados y requieren solamente de la firma de las partes responsables de esos sectores
gubernamentales para su entrada en vigor entre las partes. En esa parte resolutiva se fijan los acuerdos sobre
el tema específico, listan actividades en las que se comprometen a actuar en conjunto; fijan igualmente la
vigencia del instrumento, y ciertas reglas para proceder a su denuncia o anulación.

Estos memorandos o acuerdos no necesitan seguir el procedimiento constitucional de ratificación por el
Senado de la República y, de hacerse necesario ampliar sus términos o hacer más compleja su cobertura, es
usual entonces que las partes procedan a la negociación y suscripción de un tratado en toda forma.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
         Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              38


                        MEMORANDUM DE ENTENDIMIENTO
           SOBRE COOPERACION ENTRE LA SECRETARIA DE RELACIONES
              EXTERIORES DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS Y EL
           MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE LA REPUBLICA DE
                                   EL SALVADOR



En ocasión de la Primera Reunión Binacional México- El Salvador, la Secretaría de
Relaciones Exteriores de los Estados Unidos Mexicanos (“la Secretaría”) y el Ministerio de
Relaciones Exteriores de la República de El Salvador (“el Ministerio”), en adelante
denominados “las Partes”,

DESEANDO fortalecer los tradicionales vínculos de amistad que unen a los pueblos
mexicano y salvadoreño;

CONSIDERANDO que la cambiante situación internacional impone retos cada vez más
difíciles a las cancillerías latinoamericanas y demanda de ellas una constante
actuallización;

ESTIMANDO la importancia de compartir experiencias y apoyarse mutuamente en
aquellos aspectos que sean de su interés;

PARTIENDO de la convicción de la prioridad que debe otorgarse a los programas de
profesionalización de los funcionarios del Servicio Exterior;

DESTACANDO el papel que puede desempeñar la cooperación entre países de desarrollo
similar en la realización de ese tipo de programas;



                                    HAN ACORDADO LO SIGUIENTE:


                                                    ARTICULO I

El objetivo del presente Memorandum de Entendimiento es el establecimiento de un
macanismo de cooperación entre las “Partes” en áreas de carácter técnico.


                                                   ARTICULO II

Para la construcción del objetivo al que se refiere el Artículo I, las Partes mantendrán un
activo intercambio de información en las áreas identificadas de interés común.




 Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                  Septiembre de 2007
              Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              39




                                                        ARTICULO II
               DESARROLLO DE LA INDUSTRIA TURISTICA E INFRAESTRUCTURA


       1. Las Partes cooperarán en el campo del turismo para alentar y desarrollar las relaciones
turísticas entre ambos países, para lo cual llevarán a cabo las acciones de cooperación que estimen
necesarias.




       2. En el ámbito de su respectiva legislación, las Partes facilitarán y alentarán las actividades
de presentadores de servicios turísticos como son: agencias de viajes, comercializadoras y
operadores turísticos, hotelería, aerolíneas, ferrocarriles, operadores de autobuses y compañías
navieras generando turismo entre ambos países.




                A tal efecto, cada una de las Partes:


                a)        considerará la contribución que el transporte aéreo puede proporcionar al
                          desarrollo de los flujos turísticos y promoverá ante las autoridades competentes
                          que los transportistas de la otra Parte, ya sean públicos o privados, puedan
                          abrir agencias de ventas y designar representantes en su territorio para
                          comercializar sus servicios, de conformidad con la legislación nacional
                          aplicable, y

                b)       promoverá, igualmente ante las autoridades competentes, que los transportistas
                         máritimos y terrestres de la otra Parte, ya sean públicos o privados, puedan
                         abrir agencias de ventas en las condiciones mencionadas en el inciso anterior.




      Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                       Septiembre de 2007
        Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              40


                                                   ARTICULO III

La cooperación entre las “Partes” podrá revestir las siguientes modalidades:

                                         * Asesorias
                                         * Pasantías
                                         * Intercambio de misiones
                                         * Capacitación
                                         * Intercambio de información y documentación, y
                                         *Cualquier otra acordada por las partes.


                                                  ARTICULO IV

Para la adecuada instrumentación del presente Memorandum de Entendimiento cada una de
las “Partes” designará a un coordinador, quien tendrá a su cargo la formulación del Programa
de Actividades, cuya ejecución estará sujeta a la evaluación de las Cancillerías.


                                                  ARTICULO V

El programa de Actividades deberá incluir:

                                         * Modalidad de cooperación
                                         * Area responsable de su ejecución
                                         * Duración
                                         * Fase de ejecución de la actividad de cooperación.

                                                  ARTICULO IV




El presente Memorandum de Entendimiento entrará en vigor a partir de la fecha de su firma y
continuará vigente, a menos que cualquiera de las “Partes” decida darlo por terminado,
mediante notificación escrita dirigida a la “Otra”, a través de la vía diplomática, con seis meses
de antelación.

El presente Memorandum de Entendimiento podrá ser modificado por mutuo consentimiento
de las “Partes”, formalizado a través de comunicaciones escritas, en las que se especifique la
fecha de entrada en vigor de dichas modificaciones.

La terminación anticipada del presente Memorandum de Entendimiento, no afectará la
conclusión de las acciones de cooperación que hubieran sido formalizadas durante su
vigencia.




Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                 Septiembre de 2007
            Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              41




                                                          ARTICULO VII

     La “Secretaría” brindará al “Ministerio” asesorias y capacitación a los funcionarios del Servicio
     Exterior salvadoreño de conformidad con el Programa de Cooperación que se anexa a este
     Memorandum de Entendimiento y de acuerdo al calendario que las Partes convendrán por
     escrito para cada actividad.

     Firmado en la Ciudad de México, a los diecinueve días del mes de septiembre del año de mil
     novecientos noventa y cinco, en dos ejemplares originales en idioma español, siendo ambos
     textos igualmente auténticos.




      POR LA SECRETARIA DE                                                         POR EL MINISTERIO DE
     RELACIONES EXTERIORES                                                        RELACIONES EXTERIORES




JOSE ANGEL GURRIA TREVIÑO                                                         RAMON GONZALEZ GINER




    Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                     Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              42


24 Proyecto de Resolución
Las resoluciones en el sistema parlamentario diplomático son una forma documental de expresar los
consensos, los extrañamientos, o las voluntades políticas de los miembros de un organismo internacional sobre
un tema de interés para esos países u organizaciones cuando se trata de las no gubernamentales.

Una resolución adoptada en el seno de un organismo internacional normalmente se inicia con el proyecto que
presenta un país o un grupo de países interesados. El texto de ese proyecto se negocia primeramente entre los
afines a lo ahí expresado a efecto de buscar copatrocinadores antes de presentarlo en comisiones, o al pleno
de ese organismo para su adopción, sea ésta por consenso, por votación, o por aclamación.

La resolución expresa, entre otros, un propósito, una condena, una prohibición, una interpretación de un hecho
o un acto internacional, o la aprobación de un documento o informe. Naturalmente ese texto primigenio alguien
tiene que redactarlo y esto se hace usualmente por los miembros de una delegación nacional acreditada ante el
organismo, o los participantes en una comisión del organismo, o en un comité formado ad hoc para el análisis
de un tema específico. México tiene una larga tradición en negociaciones multilaterales y basta experiencia en
la elaboración de tales documentos.

La redacción de una resolución generalmente se inicia con el título de la resolución, es decir con el nombre del
tema que trata, luego se procede a la redacción de lo que se llama el proemio que toma en cuenta toda la
producción resolutiva o de planes y declaraciones sobresalientes que se hayan adoptado multilateralmente
sobre el tema. Las cláusulas del proemio son del tenor de: “Tomando en cuenta que…”, “Conscientes de…”,
etc., luego se redacta la segunda parte del documento que son las cláusulas o párrafos resolutivos, tales como
“Insta a…”; “Solicita al secretario general que…”; “Expresa su…”, o se menciona a las partes en un conflicto, por
ejemplo “Adopta el Informe presentado por…”, etc.

Para que una Delegación de México a un organismo internacional pueda presentar, elaborar, o votar un
proyecto de texto de resolución, requiere previamente de la autorización expresa de la Secretaría de Relaciones
Exteriores.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              43
NACIONES
UNIDAS                                                                                   A


                            Asamblea                                                      Distr.
                            General                                                       GENERAL
                                                                                          A/RES/48/141
                                                                                          7 de enero de 1994.




                          Alto Comisionado para la promoción y la protección de todos
                                                     los derechos humanos

               Resolución de la Asamblea General 48/141 del 20 de diciembre de 1993




La Asamblea General,

Reafirmando su compromiso con los propósitos y principios de la Carta de las Naciones Unidas,

Subrayando las obligaciones de todos los Estados, de conformidad con la Carta, de promover y
alentar el respeto de todos los derechos humanos y las libertades fundamentales de todos, sin hacer
distinción por motivos de raza, sexo, idioma o religión.

Poniendo de relieve la necesidad de la observancia de la Declaración Universal de Derechos
Humanos 1/ y de la plena aplicación de derechos humanos, incluidos el Pacto Internacional de
Derechos Civiles y Políticos 2/, el Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales
2/, así como la Declaración sobre el derecho al desarrollo 3/,

Reafirmando que el derecho al desarrollo es un derecho universal e inalienable que forma parte
fundamental de los derechos de la persona humana,

Considerando que la promoción y la protección de todos los derechos humanos es una de las
prioridades de la comunidad internacional,




1/Resolución 217 A (III).




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
              Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              44




5. Pide al Alto Comisionado para los Derechos Humanos que informe anualmente sobre sus
actividades, de conformidad con su mandato, a la Comisión de Derechos Humanos y, por conducto
del Consejo Económico y Social, a la Asamblea General;



6. Decide que la Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos tenga su sede en Ginebra
y una oficina de enlace en Nueva York;


7. Pide al Secretario General que facilite el personal y los recursos necesarios con cargo al
presupuesto actual y a los futuros presupuestos ordinarios de las Naciones Unidas para que el Alto
Comisionado pueda desempeñar su mandato, sin distraer recursos de los programas y actividades de
desarrollo de las Naciones Unidas;


8. Pide también al Secretario General que informe a la Asamblea General, en su cuadragésimo
noveno período de sesiones, sobre la aplicación de la presente resolución.




      Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                       Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              45

25 Tratados y Convenios
La Ley sobre la Celebración de Tratados establece que un tratado es el convenio regido por el derecho
internacional público, celebrado por escrito entre el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos y uno o varios
sujetos de Derecho Internacional Público, ya sea que para su aplicación requiera o no la celebración de
acuerdos en materias específicas, cualquiera que sea su denominación, mediante el cual los Estados Unidos
Mexicanos asumen compromisos.

Al igual que en el caso de un Canje de Notas, Memorándum de Entendimiento o Resolución, el SEM no puede
iniciar negociaciones ni proponerlos, si no es por instrucciones expresas de la Cancillería.

Puesto que el tratado, acuerdo, convenio, convención, protocolo de un tratado, o concordato (tratados suscritos
con el Estado Vaticano) son vinculantes, la redacción de sus cláusulas requiere de técnica legislativa y
profundos conocimientos del derecho internacional. Por ello, nuestros representantes se limitan a proponer a la
SRE lo conducente, enviar a México las observaciones o el proyecto de texto enviado por al gobierno
extranjero, y a negociar lo que la SRE les instruya llevar a la mesa de negociación.

Estas observaciones, cláusulas o proyecto de documento extranjero se transmiten al área competente de la
SRE la cual establecerá su procedencia, e iniciará con otros sectores del gobierno las consultas respectivas
para valorar al respecto nuestro interés nacional y la posición política a asumir sobre el tema.

Una vez establecidos esos parámetros políticos temáticos, corresponde a la Consultoría Jurídica del titular del
Ramo, adecuar conforme a derecho las propuestas recibidas, e integrarlas a nuestro proyecto de convenio,
utilizando el lenguaje usual de los tratados.

Las fases posteriores a la suscripción son también competencia de la Consultoría Jurídica, la cual se encarga
de la redacción y tramitación de los instrumentos relacionados con la celebración de tratados, tales como la
ratificación, la aprobación, la adhesión, la aceptación y la declaración de la nulidad de un tratado.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              46

26 Cartas Credenciales
A través de este documento, que sigue un formato y una terminología especial, el jefe de Estado designa a un
embajador ante un gobierno. Su suscripción entraña que el Estado que envía desea llevar la relación bilateral al
nivel diplomático más alto, con mención de que el designado como embajador cumple personales y
profesionales para un buen desempeño.

En las Cartas Credenciales del embajador extraordinario y plenipotenciario se expresa que se le debe dar
entera fe y crédito a sus actos que realizará en nombre del presidente de la República, es decir, del jefe del
Estado mexicano. En ello consiste su capacidad de enviado extraordinario y plenipotenciario que lo distingue
del resto de los funcionarios que, permanente o circunstancialmente, representan a diversas dependencias
mexicanas en el extranjero, pero que en tal capacidad no pueden comprometer jurídicamente al Estado
mexicano como en el caso del embajador.

Para resaltar la formalidad del nombramiento, las Cartas Credenciales se entregan en mano al propio
presidente de la República extranjera, o del soberano cuando se trata de una monarquía, en una ceremonia
especial que puede ser individual o colectiva, según lo acostumbre el protocolo del país que recibe al
embajador.

Hasta que esta presentación se realice el embajador no está oficialmente reconocido por el país anfitrión y por
lo tanto no puede actuar en calidad de tal. Se las denomina "cartas credenciales" debido a que en ellas se
requiere al jefe de estado destinatario que conceda "pleno crédito" a todo lo que el embajador manifieste en
representación de su gobierno.

La redacción de las Cartas Credenciales puede ser muy elaborada y la introducción puede seguir fórmulas de
cortesía no usuales en las notas diplomáticas. El documento va rotulado al centro superior con el nombre del
presidente de la República y ahí con mención también del hombre completo del jefe del Estado destinatario del
documento. A continuación, en línea por separado de izquierda a derecha, se usa la fórmula de cortesía de
“Grande y Buen Amigo” para introducir ya en el texto del mensaje al embajador que se nombra.

Al final del texto sobre la derecha firma el jefe del Estado, y el secretario de Relaciones Exteriores las suscribe
al calce sobre la izquierda. Al pié de la página en el centro, se anota la leyenda de “Dada en el Palacio
Nacional” y la fecha en letras.

Este documento se elabora con una copia adicional que no se firma, llamada Copia de Estilo que se entrega al
ministro de Relaciones Exteriores del país territorial, en fecha previa a la de la ceremonia de Presentación de
Credenciales en la sede de la residencia oficial o Palacio del monarca o el presidente extranjeros.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
              Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              47




                                          Carlos Salinas de Gortari,
                                  Presidente de los Estados Unidos Mexicanos,
                                             al Excelintísimo señor
                                             Dr. Alan García Pérez,
                                      Presidente de la República del Perú.


                Grande y Buen Amigo:

              Con el ánimo de continuar estrechando las cordiales relaciones de amistad que
     felizmente existen entre los Estados Unidos Mexicanos y la República del Perú, he
     decidido acreditar ante el Gobierno de Vuestra Excelencia al señor Edgardo Flores Rivas,
     con el carácter de Embajador Extraordinario y Plenipotenciario.

              Las cualidades del señor Flores Rivas me hacen abrigar la confianza de que sabrá
     llenar cumplidamente las altas funciones que le he encomendado. Convencido de ello,
     ruego a Vuestra Excelencia, de quien soy.



                                                                                       Leal y Buen Amigo,




El Secretario de Relaciones
       Exteriores,




                 Dada en el Palacio Nacional de México a los dieciocho días del mes de
                       septiembre del año de mil novecientos ochenta y nueve.



      Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                       Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              48


27 Cartas de Gabinete y Letras Patentes
A un encargado de Negocios ad interim usualmente lo acredita el embajador para que quede al frente de la
Embajada en su ausencia temporal. Para ello se utiliza una nota formal dirigida al ministro de Relaciones
Exteriores del Estado receptor.

Sin embargo, cuando se pretende acreditar a un encargado de negocios ad hoc, es decir, cuando la ausencia
del embajador es permanente dada una situación de desencuentro, entonces procede la Carta de Gabinete,
que es suscrita por el secretario de Relaciones Exteriores y dirigida al ministro homólogo del país donde
operará nuestro encargado de negocios ad hoc.

Esta categoría puede responder a un enfriamiento de la relación, a problemas presupuestarios del país que
envía, o a que el naciente Estado todavía esté en ciernes y que algunos gobiernos ven la conveniencia política
de tener un representante que observe el desarrollo de los acontecimientos en esa nación.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              49




                                                     Carta de Gabinete



No. 000000


                                                        México, D.F., a ….de….., de 2005



Señor Ministro:



Tengo la honra de poner en conocimiento de Vuestra Excelencia que el señor Presidente de los
Estados Unidos Mexicanos, Lic.----------------------------------, ha nombrado al Ministro--------------------,
con el carácter de encargado de Negocios de México, ad hoc.

Los méritos personales que distinguen al señor----------------------------------------,
me hacen esperar que Vuestra Excelencia lo acogerá con su habitual benevolencia y dará entera fe y
crédito a cuanto le comunique en nombre del Gobierno de México.

Aprovecho la oportunidad para reiterar a Vuestra Excelencia las seguridades de mi más alta y
distinguida consideración.




                                                        El Secretario de Relaciones Exteriores


                 Sello Oficial                                             Firma




Excelentísimo señor………,……
Ministro de Relaciones Exteriores
De la República de……………….


       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              50


Las Letras Patentes, también denominadas simplemente como Patente, es igualmente un documento de
acreditación. Lo suscribe el jefe del Estado del país que envía y debe además ser refrendado al calce por su
secretario o ministro de Relaciones Exteriores.

En el documento, que se inicia con “El Presidente de los Estados Unidos Mexicanos”, se hace saber a la
autoridad central extranjera, es decir al Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado territorial que, para cubrir
cierta parte o la totalidad de ese país, el Estado acreditante designa a un cónsul, funcionario que puede
ostentar el rango de cónsul general o cónsul de carrera.

En el texto se ruega a las autoridades de la sede, o de la circunscripción que cubrirá el funcionario, que le
reconozcan las inmunidades, las prerrogativas y privilegios inherentes a su cargo, y que le den las facilidades y
protección necesarias para el éxito de su comisión.

Es importante aclarar que otro tipo de Patente también es usual los militares que serán acreditados como
agregados a nuestras embajadas. Esta Patente la expide la Secretaría de la Defensa Nacional, pero la anota y
registra la SRE a efecto de buscar la acreditación correspondiente ante el gobierno amigo.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
         Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              51




                             El Presidente de los Estados Unidos Mexicanos


           Por la presente hago saber que he tenido a bien designar al señor Benito Andion
Sancho, Cónsul General de México en Milán, Italia, con circunscripción en la totalidad del
territorio italiano (excepto la región de Lazzlo) y la República de San Marino.



         Por tanto, ruego a todas las autoridades, particularmente a las de Milán, Italia, que
le reconozcan tal carácter y le impartan el auxilio y protección que pudiera requerir para el
ejercicio de las funciones inherentes a su cargo, reconociéndole asimismo las
prerrogativas, inmunidades y privilegios que por el mismo, le corresponden.


                       En fe de lo cual, referendada por el Secretario de Relaciones
Exteriores y, contando con el Gran Sello de la Nación, expido la presente Patente en la
residencia del Poder Ejecutivo Federal, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los
nn días del mes de agosto del año dos mil cinco.




                Refrendada:




 Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                  Septiembre de 2007
        Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              52




Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                 Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              53

28 Exequatur
El Exequatur es un documento que expide el gobierno de un país a un cónsul, en el que se lo
autoriza a desempeñar sus tareas consulares en representación de su país.

En nuestro país, y en otros más, poco a poco ha ido cayendo en desuso otorgar al cónsul extranjero
un Exequátur o autorización definitiva del Estado territorial para que este funcionario opere en una
circunscripción específica.

Varios gobiernos al recibir las Letras Patentes del Cónsul emiten la autorización para ejercer las
funciones consulares en el formato de una nota verbal. En nuestro país, la Dirección General de
Protocolo otorga la llamada Autorización Provisional Número…, seguida del texto en que “se concede
autorización provisional a favor de…para que pueda desempeñar las funciones de cónsul honorario
de la República de…en la ciudad de… con circunscripción consular en los Estados de….o en toda la
República.”

Sin embargo, si el Estado extranjero expresamente solicita el otorgamiento del Exequatur, éste
asume dos modalidades. En la primera, el que se extiende a los cónsules generales extranjeros de
nacionalidad del país que envía, se suscribe por el propio presidente de la República. En la segunda,
cuando el acreditado es un cónsul honorario que no ostenta la nacionalidad del país que
representará, entonces el Exequátur va firmado por el Secretario de Relaciones Exteriores.

El documento se encabeza con una leyenda al centro de la hoja que dice “El Presidente de los
Estados Unidos Mexicanos”, en el primer caso; y, en el segundo, “El Secretario de Relaciones
Exteriores de los Estados Unidos Mexicanos”. A continuación se expresa la autorización al cónsul
para ejercer sus funciones en la circunscripción que ahí se mencione y, más abajo con un texto
cargado hacia la derecha, se anota en forma ceremonial el lugar y fecha de otorgamiento, con la
siguiente leyenda:

     “Dado en la Ciudad de México, autenticado con el Gran Sello de la Nación, refrendado por el
         Secretario de Relaciones Exteriores, y registrado bajo el número… a fojas…del libro
                              correspondiente, el día …de….de año….”




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
        Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              54




Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                 Septiembre de 2007
        Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              55




Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                 Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              56

29 Cartas Autógrafas
Cartas Autógrafas es el nombre genérico que se utiliza para la correspondencia entre jefes de Estado con
motivo de eventos especiales; entre otros, para felicitar a un presidente o a un monarca cuando asumen el
poder; para presentar condolencias cuando sucede algún siniestro de gravedad nacional o el fallecimiento de
una alta autoridad de ese Estado; o para desear un pronto restablecimiento de la salud de un jefe de Estado o
de gobierno.

El texto del mensaje y el formato dependen del grado de amistad entre los jefes de Estado, o la estrecha
pertenencia de ambos a un grupo específico de naciones con características culturales comunes.

En México el formato que se sigue es el de una carta personal, con un encabezado que lleva el nombre del jefe
del Estado y su título oficial “Presidente de los Estados Unidos Mexicanos”. Más abajo, como en cualquier carta,
se anota el lugar y fecha de emisión, luego el nombre del destinatario con su introducción de cortesía
“Excelentísmo Señor…Presidente de la República…” o “del Gobierno de…”. Se inicia el mensaje con “Señor
Presidente” y abajo se inscribe el texto con la felicitación, o el pésame, según corresponda.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007
        Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              57




Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                 Septiembre de 2007
        Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              58




Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                 Septiembre de 2007
               Formatos y Redacción de la Comunicación Escrita de la Cancillería y del Servicio Exterior Mexicano              59

30 Carnet
Este documento sirve al funcionario diplomático, consular, o de representación de organismo internacional, y a
sus cónyuges, como documento de identidad y constancia de su régimen diplomático ante las autoridades
mexicanas. Los formatos de estos carnets difieren entre sí, porque responden al régimen de inmunidades y
privilegios según la categoría y rango de su titular.

Tales documentos los expide la Dirección General de Protocolo y son de tres colores diferentes, según la
función que desarrolle el titular. Llevan una petición de la SRE a las autoridades civiles y militares, para que
otorguen a su portador facilidades para el buen éxito de sus funciones.

Además de los carnets, la Dirección General de Protocolo expide otro documento, tipo credencial sencilla, para
los miembros del personal administrativo de las representaciones extranjeras acreditadas en México.




       Instituto Matías Romero                                                         Subdirección de Educación a Distancia
                                                        Septiembre de 2007

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:1437
posted:1/6/2011
language:Spanish
pages:60
Description: Como Realizar Un Memorandum document sample