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					Tabellenkalkulation Excel

               Grundlagen
Welches Programm für welche Tabelle?


1. Tabelle mit Text + Bild
               – Tabellarischer Lebenslauf, Vokabelliste        Textverarbeitung
               – Bücher Bestellliste, sortiert z.B. nach ISBN

2. Tabelle als einfache Rechnung
               – Summenbildung (Zeilensumme, Spaltensumme)
               – Prozentrechnung (Mehrwertsteuer, Rabatte)

3. Tabelle mit vielen Berechnungen                              Tabellenkalkulation
               – Arbeitszeitabrechnung
               – Hausverwaltung mit Nebenabgaben

4. Komplexe Auswertungen
                                     Statistikprogramme

                                     Datenbankprogramme
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Tabellenkalkulationsprogramme

Auszug aus Wikipedia ….              Übersicht über
                                        mehrereTabellenkalkulationsprogramme
                                     •  Calc (Teil von OpenOffice.org und NeoOffice)
Eine Tabellenkalkulation ist eine    •  Lotus-123
   Software                          •  Microsoft Excel
   für die interaktive Eingabe und      (Teil von Microsoft Office)
   Verarbeitung                      •  Multiplan
                                     •  PerfectCalc
   von numerischen und
                                     •  PlanMaker
   alphanumerischen Daten in         •  ProCalc
   Tabellenform.                     •  Quattro Pro
                                     •  StarOffice
Vielfach beinhaltet sie zusätzlich   •  Symphony
                                     •  Tables (für Mac OS X)
   noch ein Unterprogramm zur        •  VisiCalc
   grafischen Darstellung der        •  …..
   Ergebnisse in verschiedenen
   Anzeigeformen…..



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Allgemeines zu Excel

      Oberfläche, Namen, Positionierung
Genaue Excel Programmversion




Februar 2008                   Folie 5
Symbolleisten übersichtlich anordnen




Februar 2008                           Folie 6
 Oberfläche Excel 2003

Name der Datei



         Menuleiste
         Symbolleisten



Name der Zelle




Tabellen- bzw. Registername
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Tabellenblatt mit
Namensfeld + Bearbeitungsleiste

B4             fx   Zelle B4

               A        B          C   D   …IV
1
2
3
4                       Zelle B4
5
6
…65536


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Positionieren im leeren Tabellenblatt

1. Kleine Sprünge in die Nachbarzellen
          •    Mausklick, Pfeiltasten, Enter, Tab
2. Große Sprünge
          •    Tastenkombinationen mit <Strg> + Pfeiltasten, <Ende>, <Pos1>
3. Genaue Sprungadresse ins Namensfeld eingeben
   (Adresse oder Name der Zelle)
4. Menu Bearbeiten, Gehe zu ….
   Spezielle Sprungadresse



•    Stehen Daten im Tabellenblatt, dann wirken sich die „großen Sprünge“
     anders aus


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Darstellung auf dem Bildschirm


Standardeinstellung
• Menu Ansicht, Normal
• 100% Zoom
• Blick in die linke obere Ecke einer riesengroßen Tabelle
• keine Seitenumbruchvorschau (fürs Drucken)
• Arbeitsbereich rechts ist eingeblendet

Veränderte Darstellung
• Menu Ansicht, ….
• Menu Fenster, ….

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Veränderte Ansichten


Beispiele:
     – Zoom verkleinern hilft mehr Zellen zu sehen
     – Menu Ansicht, Seitenumbruchvorschau und/oder
       Menu Datei, Seitenansicht
       helfen vorauszusehen, wie die Tabelle gedruckt werden würde
       (funktioniert nicht solange die Tabelle leer ist)
     – Menu Fenster, Teilen hilft gleichzeitig in
       zwei weit auseinander liegende Bereiche einer Tabelle zu sehen
     – Menu Fenster, Anordnen hilft gleichzeitig in
       mehrere geöffnete Mappen (Dateien)
       oder auch mehrere geöffnete Tabellen zu sehen



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Ändern am Bildschirmaufbau:
z.B. Zoom verändern

                              100 %

                                      75 %




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Namen: Zelle, Tabellenblatt, Datei

• Namen von Zellen
          • Standard: Spaltenname Zeilenname (A1, B17 …)
          • Man kann Zellen Eigennamen geben – erleichtert die Übersicht
• Name eines Tabellenblattes (= Registerblatt)
          • Standard: Tabelle1, Tabelle2, Tabelle3
          • Man kann Tabellenblätter hinzufügen, umbenennen, löschen …

               Beispiel:
               eine Excel-Datei als Bericht fürs ganze Jahr 2007
               mit 12 Tabellen für Januar, Februar, März, April, …
               Menu Datei, Speichern unter jahresbericht
• Name der gesamten Datei
          • Standard: Mappe1
          • speichern unter individuellem Dateinamen erleichtert die Dateiverwaltung



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Namen ändern


• Zellen individuelle Namen geben
  (Aufzählungspunkte in grauer Schrift
  stehen nur der Vollständigkeit halber auf manchen Folien )
     – Zelle markieren
     – Menu Einfügen, Namen, Definieren, …
• Tabellenname ändern
     – Rechtsklick auf Tabellenname, umbenennen
• Dateiname ändern
     – Menu Datei, Speichern unter, …




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Daten: Text + Zahl (Datum + Uhrzeit)

        Eingabe, Darstellung, Korrektur
Automatische Interpretationen

Eingabe        Was „denkt“ sich Excel   Ergebnis nach <Enter>
               (nur bei Zellformat
               Zahl = Standard )
123            Das ist eine Zahl                          123
               rechtsbündig
abc            Das ist Text           abc
               (Gleichheitszeichen am
               Anfang verboten)
3.7            Das ist ein Datum                       03.Juli

12:12          Das ist eine Uhrzeit                     12:12




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Interpretation von Text und Zahlen


Standardeinstellung:
   Zellformat Zahl Kategorie Standard (=Zahlenformat)
Nur bei dieser Einstellung interpretiert Excel automatisch
     •   Zahl rechtsbündig
         (enthält nur Zahlen, Komma erlaubt)
     •   Text (alles erlaubt außer Gleichheitszeichen am Anfang)
     •   Datum (zahl.zahl )                          Punkt
     •   Uhrzeit (zahl:zahl oder zahl:zahl:zahl)
     •   ……
                          Doppelpunkt




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Zelle ist für die Daten zu schmal


• Text zu lang
          • Kein automatischer Umbruch
          • Erscheint als langer Text über mehrere Zellen
          • Zeilenumbruch von Hand mit <Alt>+<Enter>
• Zahl zu lang
          • „Lattenzaun“ ##########
          • Oder Automatische Spaltenverbreiterung
          • Oder Darstellung als Exponentialfunktion
• Abhilfe: Spaltenverbreiterung von Hand
          • Doppelklick auf rechten Spaltenrand im Spaltenkopf
          • Alternativ: Ziehen am rechten Spaltenrand im Spaltenkopf



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Korrektur von Zellinhalten


Überschreiben des gesamten Zellinhaltes
     1. Zelle anklicken (= markieren)
     2. Wert eingeben, Zelle verlassen (mit <Enter>)
Korrektur vorhandener Zellinhalte (=Editiermodus)
     1. Zelle anklicken
     2. in der Editierzeile korrigieren, <Enter>
     Alternative:
     1. Doppelklick auf die Zelle
     2. Korrektur in der Zelle, <Enter>




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Start + Beenden Editiermodus


•    Start Editiermodus bei Eingabe/Korrektur von Daten
          •    Es gelten normale Bearbeitungsregeln
          •    Beenden Editiermodus durch Zellwechsel oder <Enter>
•    Start nach Eingabe des Gleichheitszeichens
          •    Es gelten die Regeln für Formeln
          •    Beenden Editiermodus durch Zellwechsel oder <Enter>
•    Start nach Aufruf einer Funktion
          •    Es gelten die Regeln der jeweiligen Funktion
          •    Beenden Eingabemodus durch <Enter>
Im Editiermodus sind viele Menus gesperrt



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Kontrolle : Editiermodus oder nicht?


B4                 fx   ABC




So sieht die Leiste im Editiermodus aus

B4        X        fx   ABC im Editiermodus


     „Abbrechen“
     der Eingabe
     entspricht                   „Eingabe“
     <Esc>                        entspricht
                                  <Enter>

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Markieren von mehreren Zellen

• eine Zelle durch Klick
• zusammenhängende Zellen
     – Ziehen mit gedrückten linker Maustaste
     – Klick und dann <Shift>-Klick tun dasselbe
• Gestreut markieren
     – <Strg>-Klick markiert mehrere Zellen (oder auch Tabellen)
• ganze Spalte markieren
     – Klick auf Spaltenkopf - das sind 65536 Zellen
• ganze Zeile markieren
     – Klick auf Zeilenkopf - also 256 Zellen
• Strg+A markiert zusammenhängende Bereiche
  (manchmal überraschend klein oder groß)

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Übung 1


• Eingabe von Text + Zahl
• Positionieren, Markieren, Korrigieren
• Zeilenumbruch von Hand
• Spalte verbreitern
• Tabellenblattname ändern




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Rechnen

            Formel, Funktionen,
      Bezug auf Adressen und Bereiche
  Eingabe einer Formel

1. Leere Zelle anklicken (= Zelle markieren)
2. Formel eingeben
3. Zelle bzw. Editiermodus verlassen (mit <Enter>)   Einfache Formel
                                                     (mit Konstanten)

     B4               =100+77

                 A       B            C        D
    1
                                                         Ergebnis
    2                    abcdefg
    3                           123
    4                           177
    5
    6
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Berechnen von Daten mittels Formeln


• Formel eingeben
     – Beginnt mit einem Gleichheitszeichen
     – Rechenoperatoren: + - * / ^ (letzteres sieht man nicht sofort)
     – nach <Enter>steht das Ergebnis in der Zelle
     – Nachträgliche Kontrolle + Korrektur
       von Formeln durch Klick auf die Zelle = Formel in der Editierzeile
     – Beispiele
          • Formeln mit Konstanten Werten = 5 + 7            = 120 * 56   = 1056 / 12
          • Formel mit Adressbezug           = 100 * A7 * B10
            (#WERT! z.B. bei falscher Zahlenformat Kategorie)




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Unterschied zwischen
Formeln + Funktionen

• Formeln (Gibt man selber in die Ergebniszelle ein)
• Funktionen (Fertige Formeln, die Excel anbietet)
     – Summenfunktion liegt auf der Symbolleiste
     – Weitere Funktionen über den Funktionsassistenten fx
     – Komplexe Funktionen über mehrere Spalten und Zeilen
       unter Menu Daten, …..
     – Zusätzlich zu installierende Add-Inns
       unter Menu Extras, …..
       (Funktionen zur statistischen Auswertung von Daten)




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Start + Beenden Editiermodus

Im Editiermodus sind viele Menus gesperrt
•    Start Editiermodus bei Eingabe von Daten
          •    Es gelten normale Bearbeitungsregeln
          •    Beenden Editiermodus durch Zellwechsel oder <Enter>
•    Start nach Eingabe des Gleichheitszeichens
          •    Es gelten die Regeln für Formeln
                     »   = Zahl Operator Adresse Operator ……
          •    Beenden Editiermodus durch Zellwechsel oder <Enter>
•    Start nach Aufruf einer Funktion über Symbol bzw. Funktionsassistent
          •    Es gelten die Regeln für die Argumente der jeweiligen Funktion
                     »   Name (Argument; Bereich; Parameter ….)
          •    Beenden Eingabemodus durch <Enter>




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Bezugsadressen
(für Formeln + Funktionen)

• Zelladresse = Spaltenname + Zeilenname
     – einzelnen Zellen         A1; B7; ….
     – Bereiche                 A1: A20; B7:D17; …
• Namen als Adressen
     – Name einer Adresse im Tabellenblatt
       (über Menu Einfügen, Namen, Definieren ….)
     – Adresse in einem anderen Tabellenblatt
       Tabelle2!Zelladresse
     – Adresse in einer anderen Datei
       [Mappe2]Tabelle2!Zelladresse




Februar 2008                                         Folie 29
Summe: Formel oder Funktion?

• Aufgabenstellung
  Bilde die Summe der Zahlen in
  B3 bis B6 und addiere die
  Zahlen im Bereich B8 bis C12
• Formel dafür
  =B3+B4+B5+B6+B8+B9+B10+B
  11+B12+C8+C9+C10+C11+c12
• Summenfunktion
  =SUMME (B3:B6;B8;C12))




Februar 2008                      Folie 30
Arbeiten mit Bezugsadressen

• Nur Formeln und Funktionen erkennen Adressen als solche
  (A1 ist ansonsten normaler Text )
     – Bezug: Es wird mit dem Inhalt einer Zelladresse gearbeitet
• Eingabe von Bezugsadressen
     – Adressen könnte man vollständig von Hand eintippen
     – Adressen per Mausklick von Excel einsetzen lassen
          • Entweder einzeln (A1;B7;X6)
          • Oder als Adressbereich (A1:B20)
     – Ende einer Adresseingabe durch
          •    Einen der Operatoren + - * ^ (bei Berechnungen)
          •    Semikolon (Trennzeichen zwischen mehreren Adressen)
          •    Doppelpunkt (für Bereichsangaben)
          •    Runde Klammer zu
          •    <Enter> (am Ende einer Formel)
          •    Abbruch Adresseingabe bei Fehler über <Esc>-Taste



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Elegant Kopieren statt
mühsam Eintippen

               Ausfüllfunktion
           Kopieren mit der Maus
             (Zwischenablage)
Kopieren über die Ausfüllfunktion




Das „Ausfüllkästchen“ denkt mit!
Es kopiert Formatierungen und den Inhalt -
manchmal überraschend verändert


Februar 2008                                 Folie 33
Ausfüllfunktion +
Zelle mit konstantem Wert

• Beispiele
     – Kopieren Sie Text ( abc ) oder eine Zahl
     – und dann Text mit einer Zahl am Ende ( abc1 oder b7+c8 )
     – Kopieren Sie den Namen eines Wochentags oder Monats
       (beachten Sie die Optionen, die danach angeboten werden)
     – Schreiben Sie eine Zahlenreihe,
       markieren alle Zellen der Reihe
       und kopieren dann mit der Ausfüllfunktion
       (1 7 13 …. oder 5 10 15 )




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Optionen für die Ausfüllfunktion

  •    Nach „Ziehen“ am Ausfüllkäschen:
       (Wenn man mit dem Ergebnis nicht zufrieden ist)
       Auto-Ausfüll-Optionen anschauen
               1. Normales Kopieren
               2. Kopieren und „mitdenken“
               3. Nur Formate
               4. Ohne Formate




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Relativer bzw. absoluter Adressbezug
(fürs Kopieren + Verschieben von Formeln + Funktionen)


  • Relativer Bezug ist Standard (z.B. bei Mausklick)
               • Zelladresse
               • Bereichsadresse
               • Relative Adressbezüge werden angepasst (beim Kopieren, Verschieben)
  • Absoluter Bezug
               • Auf Zelladressen über das $ Zeichen Beispiel $A$4; $B$7
                 (Funktionstaste F4)
               • Name von Bereichen im Tabellenblatt
               • Name von Tabellen
                 (gefolgt von einem ! gefolgt von einem relativen Adressbezug)
               • Name von Dateien
                 (in eckigen Klammern gefolgt von einem absoluten Adressbezug)
  • beim nachträglichen Einfügen oder Löschen von ganzen
    Spalten/Zeilen werden Relative + Absolute Adressen angepasst



Februar 2008                                                                           Folie 36
Ausfüllfunktion +
Formel mit relativem Adressbezug

• Voraussetzung: Zahlen in Spalte A und Spalte B
• Aufgabe: die Multiplikation von Werten in zwei Spalten
     – Markieren Sie C1 und geben folgende Formel ein
        = A1*B1


     – kopieren der Formel mit der Ausfüllfunktion in C2 bis C5
     – Veränderte Formeln in C2 bis C5:

                     = A2*B2
                     = A3*B3
                     = A4*B4
                     = A5*B5
Februar 2008                                                      Folie 37
Kopieren ohne Anpassen der
Bezugsadresse




                             Absoluter
                             Adressbezug
                             $D$3




Februar 2008                          Folie 38
Ausfüllfunktion +
Formel mit absolutem Adressbezug

• Schreiben Sie eine Zahl auf D1 – zum Beispiel 3333
  Diese Zahl soll als konstanter Wert hinzugezählt werden


        = A1*B1+$D$1
                                  Erst D1 tippen, dann F4

• Formeln nach dem Kopieren


                       = A2*B2 +$D$1
                       = A3*B3 +$D$1
                       = A4*B4 +$D$1
                       = A5*B5 +$D$1
Februar 2008                                                Folie 39
Gemischte Adressbezüge

Relativer Adressbezug                    A1
beim Kopiervorgang
Absoluter Adressbezug                    $A$1
beim Kopiervorgang
Gemischter Adressbezug mit festgehaltener $A1
Spalte beim Kopiervorgang

Gemischter Adressbezug mit festgehaltener A$1
Zeile beim Kopiervorgang


Funktionstaste F4 mehrfach betätigen




Februar 2008                                    Folie 40
Kopieren + Verschieben mit der Maus


• am „Rand“ einer Markierung mit linker Taste ziehen
     = Verschieben des markierten Inhalts
       mit Überschreiben vorhandener Daten
• am „Rand“ einer Markierung mit rechter Taste ziehen
     = Angebot diverser Möglichkeiten
       mit Überschreiben vorhandener Daten


• Erweiterte Möglichkeiten
     – über <Shift> + ziehen mit linker Taste
     – Über <Strg> + ziehen mit linker Taste



Februar 2008                                            Folie 41
Kopieren über die Zwischenablage


• Im Prinzip wie überall im Windows zu bedienen
• Wird in Excel viel seltener benutzt
• Weil das „Ausfüllkästchen“ so praktisch ist


Besonderheiten bei der Zwischenablage in Excel:
          • Laufrahmen beachten
          • Excel „verliert“ den Inhalt der Zwischenablage
            sobald der Laufrahmen „verschwindet“




Februar 2008                                                 Folie 42
Übung 2


• Formeln + Summenfunktion
• Bezug auf Zelladressen
          • Relativer Bezug auf Zelladressen + Bereiche
          • Absoluter Bezug auf eine Zelladresse
• Ausfüllkästchen benutzen
• Speichern mit sinnvollem Dateinamen (# Mappe1)




Februar 2008                                              Folie 43
Struktur einer Tabelle
verändern, gestalten

          Zeilen + Spalten Einfügen
          Bereiche farbig hinterlegen
Einfügen von Zeilen oder Spalten


• Menu Einfügen, Zeilen bzw. Spalten
     – Fügt immer vor der Markierung ein
     – Falls Mehrere Spalten markiert
       dann werden mehrere Spalten eingefügt etc.
• Auswirkung auf die vorhandene Tabelle
     – Adressbereiche werden gegebenenfalls erweitert
       (Achtung beim Erweitern von Listen am „unteren“ Ende)
     – Adressbezüge werden richtig angepasst
     – Formeln und Funktionen werden nicht immer übernommen




Februar 2008                                                   Folie 45
Löschen – in Excel sehr differenziert


• Menu Bearbeiten, Löschen
     – Löschen nur von Zellinhalten (entspricht <Entf>-Taste)
     – Löschen nur von Formatierungen
     – Alles = Zellinhalt + Formatierung
• Menu Bearbeiten, Zellen löschen
     – Löschen von einzelnen Zellen (selten sinnvoll)
     – Löschen von Zeilen bzw. Spalten
• Nach Rechtsklick auf Tabellenblattname
     – Löschen von ganzen Tabellenblättern (= Registerblättern)




Februar 2008                                                      Folie 46
Bereiche farbig hervorheben

Markieren vor Formatieren spart Zeit und Nerven
Wiederholen Sie das Markieren
• Klick auf eine Zelle
• Shift + Klick markiert zusammenhängende Bereiche
• Strg + Klick markiert „gestreut
   (=nicht zusammenhängend)
Erste Formatierung: „Füllfarbe“


Der „Malerpinsel“
   kann Formatierungen
   übertragen

Löschen Sie die Formatierung
   einer Zelle 


Februar 2008                                         Folie 47
Überschrift zentrieren + hervorheben

Vorbereitung:
Zahlenreihen mit dem „Ausfüllkästchen“ herstellen
Zellen für die Überschrift markieren


1. Menu Format, Zellen, Ausrichtung, Zellen verbinden
2. Inhalt zentriert darstellen
3. Schriftgröße 20 + fett


Praktische Alternative:
Ein Symbol leistet
   Punkt 1+2 mit einem Klick


Februar 2008                                            Folie 48
Übung 3


• Zeilen Einfügen
     – Formeln bzw. Funktionen kontrollieren + evtl. ergänzen
     – Überflüssige Formel bzw. Funktion in einer Zelle löschen
• Tabelle gestalten
     – Zellen mit Formeln bzw. Funktionen farbig hinterlegen
     – Überschrift gestalten




Februar 2008                                                      Folie 49
Funktionen

   Allgemeines Handling am Beispiel „Mittelwert“
Mittelwert = Durchschnitt


Benutzen Sie den Funktionsassistenten
• zur Auswahl einer Funktion
     – Klicken Sie in die Ergebniszelle, dann fx
     – Und wählen die Funktion Mittelwert aus

• zum Verständnis der Funktion selber
     – Benutzen Sie die angebotene Hilfe
• und zur Syntax für die Argumente
     – nach „OK“ braucht die Funktion
       Argumente (per Mausklicks)
     – Ergebnis kommt nach <Enter>



Februar 2008                                       Folie 51
Wie finde ich die richtige Funktion?


• Beispiel:
  „gibt es noch andere Funktionen in Excel, die im weitesten
  Sinne etwas mit dem Mittelwert zu tun haben?“
     – Nehmen Sie den Funktionsassistenten zu Hilfe und recherchieren
          • unter „Mittelwert“
          • unter „Durchschnitt“
          • Für Statistiker: evtl. Add-Ins nachinstallieren
• Vorsicht bei Funktionen, die man nicht verstanden hat!!!




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Zwei wichtige Aspekte rund um Funktionen


Unterschied zwischen Leerzelle und Zelle mit Inhalt Null
     – Probieren Sie Folgendes mit einer Zahlenkolonne aus
          1. Lange Kolonne Zahlen, dann ein paar Zellen löschen
               – Mittelwert berechnen – Mittelwert ignoriert leere Zellen
          2. Nullen in die leeren Zellen schreiben
               – Mittelwert bezieht die Null-Zellen mit ein
     – Ergebnis: Excel verhält sich beim Mittelwert richtig


Der „Zirkelschluss“, ein beliebter Fehler
          wenn die Adresse der Ergebniszelle einer Funktion
            in den Argumenten einer Funktion verwendet wird 



Februar 2008                                                                Folie 53
Formatieren im Tabellenblatt

         Format als reine „Dekoration“
      Format zur Interpretation von Werten
Formatierungen


1. Die „Dekoration“ von Zellen
     Menu Format, Zellen, Schrift bzw. Rahmen bzw. Muster
          •    Hintergrundfarbe, Schrift + Schriftfarbe, Umrahmung
2. Zahlenformat (Zellformat # Standard)
     Menu Format, Zellen, Zahlen
          •    Währungssymbol, Anzahl Stellen hinter dem Komma
          •    Prozent, Datumsformat, Uhrzeitformat
          •    Benutzerdefinierte Formate
     Manche Zahlformate enthalten eine Rechenvorschrift




Februar 2008                                                         Folie 55
Formatierungen – zur „Dekoration“

                     • Über die Hilfe findet man viele
                       Erklärungen
                     • Vier Registerkarten mit
                       „sichtbaren“ Formatierungen




Februar 2008                                         Folie 56
Zahlformat bestimmen

  • Verhindert die automatische Interpretation einer Zahl
    durch Excel
  • Diverse Zahlformate zur Auswahl
  • Manche enthalten eine Rechenvorschrift
       – Prozent multipliziert mit 100 (immer)
       – Uhrzeitangaben rechnen modulo 24
         (ändern über benutzerdefiniertes Zahlformat)
       – Rechnen mit Datum verbietet negative Ergebnisse
         (ändern über verändertes Bezugsdatum im Menu Extras …)
  • Zahlformat Text verbietet das Rechnen


Februar 2008                                                      Folie 57
Erste Formatierung von Zahlen
übers Menu

  • Prozent
       – Multipliziert mit 100 und
         schreibt % Zeichen
  • Währung
  • Buchhaltung
  • Benutzerdefiniert zur Kontrolle
    der Standards




Februar 2008                          Folie 58
Nachträglicher Wechsel des Zahlenformats


Menu Format, Zellen ….




Februar 2008                          Folie 59
Unterschiedliche Darstellung
- immer derselbe „Wert“
 Alte Zahlenformat Kategorie       Interpretation
 der Zelle
 Standard                                      2

 Neue Zahlenformat Kategorie
 der Zelle
 Währung                                  2,00 €

 Datum                               02.01.1900

 Prozent                               200,00%
 Text                          2




Februar 2008                                        Folie 60
falsches Zahlenformat?


• Für Formeln + Funktionen:
  Mit Text kann man nicht rechnen
• In leeren Zellen (meist nach unvollständigem Löschen):
  das Zahlenformat ist „unsichtbar“
• Korrektur
     – Zellen markieren
     – im Menu Format, Zellformat, Zahl die Kategorie wechseln
     – Bei Wechsel von „Text“ nach „Zahl“
       manchmal nötig:
       zusätzlich neu auf „Eingabe“ klicken (lästig)



Februar 2008                                                     Folie 61
Verhalten je nach Zahlenformat


• Zellformat „Standard“ ist vorgegeben
     – Excel interpretiert das Zahlformat abhängig von den eingegebenen
       Daten
     – Löschen von Daten löscht auch das Zahlenformat


• Zahlenformat wurde festgelegt
     – Feste Vorgabe für die Interpretation,
       nur bestimmte Dateneingabe erlaubt
     – Normales Löschen löscht nur die Daten in der Zelle
     – Separates Löschen des Zahlenformats
       führt zurück auf Zellformat Standard
       (Siehe Menu Bearbeiten, Löschen, ….)


Februar 2008                                                         Folie 62
Übung 4


• Funktion Mittelwert
• Zellen formatieren mit Schattierung + Rand
• Erste Zahlformate
     – Währung bzw. Symbol €
     – Prozent bzw. Symbol %
     – Anzahl der Nachkomma-Stellen verändern




Februar 2008                                    Folie 63
Formatieren – nur fürs Drucken

      Ausdruck kontrollieren + beschriften
                  Querformat
Formatierungen in Excel


1. Die „Dekoration“ von Zellen
     •   Menu Format, Zelle, Schrift bzw. Rahmen bzw. Muster
          •    Hintergrundfarbe, Schrift + Schriftfarbe, Umrahmung
2. Zahlenformat # Standard
     •   Menu Format, Zellen, Zahlen
          •    Währungssymbol, Anzahl Stellen hinter dem Komma
          •    Prozent, Datumsformat, Uhrzeitformat
          •    Benutzerdefinierte Formate
3. Einstellungen nur zum Drucken
     •   MENU Datei;
          •    Hoch bzw. Querformat
          •    Beschriftungen


Februar 2008                                                         Folie 65
Voreinstellungen – nur fürs Drucken


• Menu Datei, Seite einrichten
     – Hochformat oder Querformat
     – Begrenzungslinien sichtbar machen
     – Benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen
     – Einstellung gilt nur für das markierte Tabellenblatt!!!
       (also nicht für die ganze Datei mit allen Tabellen –
       es sei denn, Sie hätten vorher mehrere Tabellenblätter markiert )




Februar 2008                                                           Folie 66
Besondere Ansichten


Beispiele:
     – Zoom verkleinern hilft mehr Zellen zu sehen
     – Menu Ansicht, Seitenumbruchvorschau und/oder
       Menu Datei, Seitenansicht
       helfen vorauszusehen, wie die Tabelle gedruckt werden würde
       (funktioniert nicht solange die Tabelle leer ist)
     – Menu Fenster, Teilen hilft gleichzeitig in
       zwei weit auseinander liegende Bereiche einer Tabelle zu sehen
     – Menu Fenster, Anordnen hilft gleichzeitig in
       mehrere geöffnete Mappen (Dateien)
       oder auch mehrere geöffnete Tabellen zu sehen



Februar 2008                                                            Folie 67
Die Druckervorschau hilft Papier zu sparen


Menu Datei, Drucken - Unten links Knopf für „Vorschau“
• Blattaufteilung Ok?
• Anzahl der Druckseiten Ok?
     – Falls viel zu viele:
       Jede nicht vollständig leere Zelle wird gedruckt
       und alle Zellen davor auch
     – Abhilfe:
       alle nicht mehr benötigten Bereiche des Tabellenblattes markieren
       dann
       Menu Bearbeiten, Löschen, Alles




Februar 2008                                                          Folie 68
Übung 5


• Druckervorschau zur Kontrolle
• Querformat einstellen
• Kopf- und Fußzeilen einstellen




Februar 2008                       Folie 69
Weitere Funktionen + Formatierungen

                Besonderer Aspekt:
    Listen, die später erweitert werden sollen
Einfache statistische Funktionen


Wiederholen Sie die Benutzung des Funktionsassistenten und
  lassen sich die folgenden Funktionen erklären:
• Minimum                Min
• Maximum                Max
• Werte zählen           Anzahl, Anzahl2




Februar 2008                                           Folie 71
Besonderheit für Listen,
die später erweitert werden sollen

Problem:
   Listen werden durch einfügen von Zeilen erweitert.
   Man kann Zeilen nur oberhalb einer Zeile einfügen!
   Mitten in einer Liste funktioniert alles super.
   Nur am Ende nicht
   (bezogen auf Formate + Formeln + Funktionen).


Abhilfe:
  Von Anfang an eine Zeile zuviel einplanen
  und diese mit formatieren
  und möglichst in alle Bereichsangaben einbeziehen.
  Vorsicht bei Statistikfunktionen.



Februar 2008                                            Folie 72
Übung 6


• Erste Statistikfunktionen
• Formatierung für Währungsbeträge
• Umgang mit Listen, die später erweitert werden sollen




Februar 2008                                              Folie 73
Bedingungen

       Für Formatierungen der Zelle
           Für Werte in der Zelle
Bedingungen - allgemein


• Klick auf die Ergebniszelle
• Frage nach dem bereits vorhandenen Inhalt einer Zelle
     – Formatierung: Frage nach Inhalt dieser oder anderer Zelle
     – Wert: Frage nach Inhalt einer anderen Zelle (sonst Zirkelschluss)
• Falls Bedingung erfüllt, dann … sonst …
     – Formatierung:
       Bedingung kann noch einmal verschachtelt werden
     – Wert:
       Bedingung kann noch mehrfach verschachtelt werden




Februar 2008                                                               Folie 75
Bedingte Formatierungen


• Menu Format, bedingte Formatierung, ….
     – Zellwert ist
       bezieht sich auf den Wert der markierten Zelle
     – Mögliche Formatierungen:
       Schriftart, Rahmen, Muster
     – Verschachteln über „Hinzufügen“




Februar 2008                                            Folie 76
Bedingte Werte


• Die wenn-dann Funktion
• Über den Funktionsassistenten




Februar 2008                      Folie 77
Datum und Uhrzeit

      Besonderheiten dieser Zahlformate
               Rechnen damit
Automatische Interpretation kontra
vorgegebenes Zahlformat




Februar 2008                         Folie 79
Übung 7




Februar 2008   Folie 80
Arbeit mit mehreren Tabellenblättern

         Innerhalb einer Excel-Datei
Übung 8




Februar 2008   Folie 82
Nebeneinander zeigen


•    Mehrere Fenster öffnen (je Tabelle ein Fenster)
•    mit FENSTER / ANORDNEN... in nebeneinander
     liegenden Fenstern anzeigen lassen




Februar 2008                                           Folie 83
Arbeit mit mehreren Dateien
Nebeneinander zeigen


• Über Menu Fenster, anordnen




Februar 2008                    Folie 85
Namen statt Adressen

     Für Zellen oder Zellbereiche kann man
                Namen definieren
             zur besseren Übersicht
Namen erstellen

Menu Einfügen, Namen, Definieren …..




Februar 2008                           Folie 87
Zusammenspiel mit anderen Office
Anwendungen
Tabelle von Excel nach Word und
umgekehrt

• Kopieren über Zwischenablage
• Objekt einfügen
• Als Verknüpfung einfügen




Februar 2008                      Folie 89
Suchen, Suchen + ersetzen




Februar 2008                Folie 90
Sortieren




Februar 2008   Folie 91
Tabellarische Adressverwaltung


• Word:
     – Kleine Menge Adressen verwalten
     – Bis zu drei Auswahlkriterien beim Schreiben von Serienbriefen
• Excel
     – Große Menge Adressen verwalten
     – Datei als Basis für Serienbriefe möglich
• Access
     – Beliebige Menge Adressen verwalten
     – Datei als Basis für Serienbriefe möglich




Februar 2008                                                           Folie 92

				
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